Ceci est le 3ième volet du dossier sur le hipster PDA . This is the 3rd part of the file on the hipster PDA. Après avoir vu comment cet organiseur papier est capable de After seeing how the paper organizer is capable of remplacer avantageusement votre PDA électronique advantageously replace your PDA Electronic et passé en revue and reviewed plusieurs solutions pour concevoir le votre several solutions to design your , nous nous intéressons aujourd'hui à l'organisation des fiches. We focus today on the organization of files.

L'article se base largement sur la méthode The article is based largely on the method Getting Things Done Getting Things Done et le site and site Pile of Index Cards Pile of Index Cards , ainsi que plusieurs autres sources d'inspiration à travers le web… And several other sources of inspiration around the web ...

Quelques conseils pratiques Some tips

Les fiches de couleur The colored strips

Je l'avais déjà précisé dans le deuxième article et je le rappelle : les fiches de couleur ne sont pas conseillées - ne vous fiez donc pas à l'icône de l'article, les couleurs sont juste là pour égayer le site. I had already stated in the second section and I remember: the colored strips are not recommended - do not rely on the icon of the item, the colors are just there to brighten up the site.

Il est vrai que des fiches de couleurs différentes vous permet d'un coup d'oeil d'accéder à une catégorie de fiche particulière. It is true that cards of different colors gives you a glance access to a particular class of form. Mais il est assez contraignant de gérer plusieurs stocks de fiches. But there is enough binding to manage multiple inventory sheets. De plus, on peut obtenir le même effet en marquant simplement la tranche des fiches. Moreover, we can get the same effect by simply marking the edge of cards.

La seule exception à la règle concerne les fiches de séparation et de couverture… The only exception concerns the separation of sheets and blanket ...

Séparez vos fiches vierges des fiches usagées Separate sheets of blank cards used

Merlin Mann Merlin Mann préconise d'utiliser un séparateur pour séparer les fiches vierges - fresh cards - des fiches usagées - used cards : recommended to use a separator to separate blank cards - fresh cards - cards used - used cards:

Ainsi, les pages vierges placées en première position permettent d'être réactif et de noter immédiatement n'importe quelle idée qui nous passe par la tête. Thus, the blank pages placed in first position can be reactive and immediately note any idea which comes to mind. Ca évite aussi de donner une fiche déjà remplie au dos à un collègue. It also avoids giving a form already filled the back with a colleague.

Combien de fiches pour un hipster PDA? How many sheets for a hipster PDA?

Certains se demanderont peut-être combien de fiches sont conseillées pour un hipster PDA. Some may ask how many cards are recommended for a hipster PDA. La réponse vient généralement avec la pratique : votre fréquence de prise de note, le nombre de fiches de référence, la grosseur de votre poche… The answer usually comes with practice: how much you taking notes, the number of reference cards, the size of your pocket ...

Merlin Mann par exemple utilise 12 fiches ou moins. Merlin Mann for example uses 12 sheets or less. D'autres n'utilisent qu'une seule fiche munie des 5 choses les plus importantes à faire pendant la journée. Others use only a single sheet provided with the 5 most important things to do during the day. On voit donc que cela dépends beaucoup de votre utilisation personnelle. This shows that much depends on your personal use.

N'écrivez pas sur les deux faces d'une fiche Do not write on both sides of a sheet

Ce n'est pas une loi absolue mais il vaut mieux n'écrire que sur le recto d'une fiche. This is not an absolute law but it is better to write on only one side of a sheet. Ainsi, quand on les traite, on peut avoir une vision globale en les étalant sur son bureau. Thus, when treated, can have a global vision by spreading them on his desk. Et on ne risque pas d'oublier une information notée au dos d'une fiche. And it is not likely to forget information recorded on the back of a sheet. Ceci est important car ça rends le système plus fiable . This is important because it makes the system more reliable. Notez que si le contenu s'étale sur plusieurs fiches, on peut alors indiquer le numéro de la page dans le coin supérieur droit (exemple : 1/2, 2/2). Note that if the content spans multiple files, we can state the page number in the upper right corner (example: 1 / 2, 2 / 2).

On peut quand même faire une exception concernant les fiches de référence, pour gagner de la place. We can still make an exception for reference cards to save space. Par exemple on peut mettre sur une même fiche ses numéros de téléphones sur une face et les informations personnelles en cas de perte sur l'autre. For example you can put on a single sheet's phone numbers on one side and personal information in case of loss on another. Mais d'autres contenus ne s'y prêtent pas : par exemple si vous avez les horaires de bus d'un côté et vos numéros de téléphone de l'autre, vous ne pourrez pas dépanner un ami qui a besoin d'emprunter vos horaires de bus. But other content are not suitable: for example if you have the bus schedule on one side and phone numbers of the other, you can not help a friend who needs to borrow your time bus.

Evidemment, on est aussi parfois obligé de déroger à la règle si on est à cours de fiche. Obviously, one is sometimes obliged to waive the rule if it runs out of form.

Doit-on écrire en portrait ou en paysage? Do you write in portrait or landscape?

Généralement, ceux qui utilisent le hipster PDA principalement pour les listes de tâches préfèrent l'écriture en portrait. Generally, those who use the hipster PDA main task lists prefer writing in portrait. Ceci a l'avantage de faciliter la saisie de longues listes. This has the advantage of facilitating the entry of long lists. On trouve ainsi beaucoup de modèles imprimables dans ce format. There are so many models in printable format. Mais le mode paysage est également un bon format pour les fiches de prise de note, afin d'écrire plus facilement des phrases qui tiennent sur une ligne. But the landscape is also a good format for records of note taking, to more easily write sentences that fit on one line.

On pourrait faire cohabiter les 2 orientations étant donné que les fiches de listes de choses à faire sont bien souvent destinées à être déchirées une fois que les tâches ont été réalisées. It could be 2 orientations coexist as sheets lists of things to do are often intended to be torn once the tasks have been completed. Cependant, il est plus simple d'adopter un format unique. However, it is easier to adopt a single format. Personnellement, j'ai choisi le format paysage puisqu'on peut toujours disposer les listes de choses à faire sur deux colonnes. Personally, I chose the landscape since one can always have lists of things to do in two columns. C'est aussi le format choisi par le site It is also the format chosen by the site Pile of Index Cards Pile of Index Cards , d'autant plus que leur système de stockage , Especially as their storage system est orienté en mode paysage : is oriented in landscape mode:

L'en-tête The header

La plupart des utilisateurs de hipster PDA utilisent un en-tête de ce style : Most users hipster PDA use a header like this:

• catégorie category
• titre Title
• date et heure Date and Time
• page n° Page No.

La catégorie Category

Il peut être utile d'établir un système de catégories. It may be useful to establish a system of categories. Par exemple, le système For example, the system PoIC CHEP différencie 4 types de fiches : Record, Discovery, GTD et Reference, que nous étudierons plus loin. 4 different types of records: Record, Discovery, GTD and Reference, which will be studied further. On peut les identifier par un symbole et noircir certaines zones de la tranche des fiches pour les identifier visuellement : They can be identified by a symbol and darken certain areas of the bracket sheets for visual identification:

Vous noterez ici que certaines traces ne sont pas noircies entièrement, ceci pour indiquer que les actions associées ne sont pas terminées (surtout utile pour les fiches GTD). You'll notice here that some tracks are not entirely blackened, this to indicate that the associated actions are not completed (especially useful for forms GTD).

Le titre Title

Le titre est un résumé du contenu, il peut donc être intéressant de le laisser vide dans un premier temps, puis de le remplir après avoir saisi le contenu de la fiche. The title is a summary of content, it may be interesting to leave it empty at first, then fill it after entering inside the sheet.

La date Date

La date et l'heure sont très importants dans le cas de fiches consacrées à la prise de notes. The date and time are very important in the case of cards devoted to taking notes. Elle pourront en effet servir d'identifiant unique pour votre système papier. It may indeed serve as a unique identifier for your paper system. On pourra par exemple faire référence à une fiche à partir d'une autre. One example may refer to a form from another. Il sera bon aussi d'inclure le jour de la semaine (lun, mar, …). It will be good also to include the day of the week (Mon, March ...).

Page n° Page No.

Il est parfois utile d'indiquer un numéro de page si les informations ne rentrent pas dans une seule fiche. It is sometimes useful to specify a page number if the information does not fit into a single sheet.

Organisez vos fiches grâce au système Pile of Index Cards Organize your files through the system Pile of Index Cards

Une des études les plus complètes concernant la gestion de fiches a été menée par un japonais au surnom de Hawkexpress , qui partage sa méthode sur le site wiki bilingue One of the most comprehensive studies on the management of records was conducted by a Japanese nickname Hawkexpress, who shares his method on the wiki site bilingual Pile of Index Cards Pile of Index Cards . . Celle-ci repose sur un système de prise de notes (presque) entièrement analogique. This is based on a system of note taking (almost) entirely analog.

Même si la plupart des utilisateurs du hipster PDA ne stockent généralement pas leurs fiches (ou alors de façon numérique), PoIC reste une référence à ne pas négliger. Although most of the hipster PDA users do not usually store their files (or then digitally), CHEP is a reference not to be overlooked. Il démontre avec brio qu'un système entièrement papier est encore possible de nos jours. It demonstrates brilliantly that a fully paper system is still possible today. Si on laisse de côté les fiches GTD, PoIC ressemble d'ailleurs à s'y méprendre à la version papier d'un blog! Leaving aside the sheets GTD, CHEP also resembles nothing so much as the paper version of a blog!

La méthode propose 4 types de fiches symbolisées comme suit : The method offers 4 types of cards symbolized as follows:

Voici comment les utiliser : Here's how to use them:

• Record : pour les expériences personnelles (le cercle) Record: for personal experiences (the circle)
• Discovery : pour les découvertes (l'ampoule) Discovery: For discoveries (bulb)
• GTD : pour les listes de choses à faire (le carré, qui représente la case à cocher) GTD: for lists of things to do (square, which represents the checkbox)
• Reference : pour des informations de référence (une personne extérieure) Reference: For background information (an outsider)

On remarquera que les fiches de type prise de note sont toutes dérivées du cercle. Note that the sheets of note-taking type are all derived from the circle. Ainsi peut-on dessiner un cercle par défaut lorsqu'on prends note. Thus one can draw a circle by default when you take notes. Ceclui-ci pourra ensuite être transformé en découverte ou en information de référence au besoin. Ceclui it can then be converted to discovery or reference information as needed.

Ce système de catégories n'est pas un hasard et reprends un peu le cheminement normal du processus d'écriture, dans le sens noble du terme. This category system is not a coincidence and just resume normal routing process of writing, in the sense of the term. Imaginez simplement notre bon vieux Just imagine our good old Thomas Jefferson Thomas Jefferson en train de prendre des mesures avec ses tablettes en ivoire : ce sont ses expériences personnelles. taking measurements with his ivory tablets: these are his personal experiences. A partir de là, peut-être en s'aidant d'idées provenant d'autres scientifiques (informations de référence), les idées combinées deviendront des découvertes, qu'il pourra ensuite réunir pour écrire un livre qu'il pourra signer de son nom. From there, perhaps with the help of ideas from other scientists (reference information), the ideas become combined findings, it may then meet to write a book he can sign his name.

Rien de bien nouveau donc, il est naturel d'adopter ce système de prise de note. Nothing really new, therefore it is natural to adopt this system of note taking. Voyons maintenant comment l'appliquer dans la vie de tous les jours… Let us now apply it to life everyday ...

Les expériences personnelles Personal experiences

Les fiches de type expérience personnelle sont comme un journal intime. The cards are personal experiences such as a diary. On y note des observations, des mesures, des faits qu'on a vécu. It notes the comments, actions, facts they lived. L'exemple le plus courant est la liste des dépenses quotidiennes . The most common example is a list of daily expenses. Mais on peut aussi par exemple y noter le temps qu'il fait, l'heure à laquelle on s'est levé, le repas qu'on a pris, une description de l'accident qui a eu lieu alors qu'on se rendait au travail, etc. But it can also for example to note the weather, the time that we woke up, the meal we took a description of the accident that occurred when we went at work, etc.. C'est un peu un ensemble d'événements dont on a été témoins de près ou de loin. It's just a series of events that were witnessed near or far.

Les découvertes Discoveries

Les découvertes sont des déductions qui donnent de la valeur ajoutée aux expériences personnelles. The findings are inferences that give value to personal experiences. Elles peuvent être issues aussi d'autres découvertes personnelles et d'idées extérieures (informations de référence). They can also be from other personal discoveries and ideas from others (reference information). Tout ceci se mélange dans l'esprit et il arrive d'obtenir quelquechose d'intéressant. All this is mixed in mind and sometimes get something interesting. On arrive ainsi à un état de satisfaction intense, des fois décrit comme une sorte d'orgasme intellectuel, où tout devient d'un seul coup beaucoup plus clair. We thus arrive at a state of intense satisfaction, sometimes described as a kind of intellectual orgasm, where everything becomes suddenly much clearer.

On pourra par exemple ranger dans cette catégorie une idée de cadeau d'anniversaire, une recette de cuisine personnelle, une implémentation personnelle de GTD, une manière de pêcher, etc. One example may fit into this category a gift idea birthday, a personal recipe, a custom implementation of GTD, a way of fishing, etc..

Les listes de choses à faire The lists of things to do

Les listes de choses à faire sont un peu la raison d'être du hipster PDA de Merlin Mann. The lists of things to do are just the rationale of the hipster PDA Merlin Mann. Et beaucoup ne l'utilisent que pour cela. And not much use for it. Ces listes pourront être organisées suivant la méthode These lists can be organized according to the method Getting Things Done Getting Things Done : :

• Liste de premières choses à faire (ou “prochaines actions”) : les premières actions physiques à faire pour chaque sujet à traiter en cours. List of the first things to do (or "next steps"): the first physical action to do for each subject being treated. Comme elles risquent d'être nombreuses, on peut les trier par contexte - par exemple : appels à passer, en réunion, au bureau, à la maison, courses, etc. As they may be numerous, we can sort them by context - for example: calls to pass, meeting, office, home, shopping, etc..
• Liste de sujets à traiter (ou “projets”) : on défini par “sujet à traiter” n'importe quel résultat désiré qui nécessite plus d'une action physique. List of subjects to be treated (or "projects") is defined by "story idea" any desired result that requires more than physical action. Voici quelques exemples : Planifier les vacances du mois d'août, Réinstaller l'ordinateur, Embaucher une nouvelle personne, Dépanner la voiture, etc. Here are some examples: Planning holidays in August, Reinstall the computer, Hiring a new person, Troubleshoot the car, etc..
• Liste de choses en attente (déléguées) : dans la méthode Getting Things Done, pour chaque nouvelle tâche qui prends plus de 2 minutes, il faut se poser la question : “Suis-je la personne la plus appropriée pour réaliser cette tâche?”. List of things waiting (delegates) in the Getting Things Done method, for each new task that take more than 2 minutes, ask yourself the question: "Am I the person best suited to achieve this task?". Si la réponse est non, il faudra déléguer cette action. If the answer is no, it will delegate this action. Et si l'on veut qu'elle soit réalisée, mieux vaut en garder la trace, de préférence en gardant la date à laquelle on a délégué. And if it is to be achieved, it is better to keep track, preferably bearing the date on which it has delegated. On stockera toutes ces actions dans la liste de choses en attente. We store all these actions in the list of things on hold.
• Liste de choses à faire un jour/peut-être : ici atterissent tous les sujets à traiter qui ne sont pas encore réalisables maintenant mais ne doivent pas être perdus de vue. List of things in one day / maybe: Here attery all topics to which they are not feasible now, but should not be overlooked. On peut aussi trier cette liste par catégories : endroits à visiter, livres à lire, films à voir, CDs à écouter, etc. You can also sort the list into categories: places to visit, books to read, see movies, listen to CDs, etc..

On voit donc ici se profiler 4 types de fiches, qui pourront être complétées par un cinquième type : la fiche calendrier, pour toutes les tâches datées. Thus we see here is profiled 4 types of cards, which can be supplemented by a fifth type: sheet calendar, tasks for all dated.

Cependant, dans la pratique, il est parfois utile de limiter les divers types de fiches. However, in practice it is sometimes useful to limit the types of cards. D'autant qu'on se retrouvera souvent à noter des actions en vitesse, comme lors des réunions. Especially since they are often found noteworthy actions in speed, as during the meetings. A l'écriture d'une tâche, il se pourra alors qu'on change d'avis et qu'une première chose à faire se transforme en tâche déléguée. A writing task, it can then it changes its mind and a first step becomes delegated task. Dans ces cas là, le système de notation de In these cases, the rating system Patrick Rhone Patrick Rhone se révèlera utile : will prove useful:

Légende : Legend:

• - Chose à faire - Things to do
• + Chose faite + Thing done
• -> Chose à faire dépendante d'une autre action -> Thing to do depends on another action
• <- Chose à faire déléguée (pour s'en souvenir, il suffit de se rappeler que la flèche pointe en dehors du système). <- Thing to delegate (to remember, just remember that the arrow points outside the system). On pourra accompagner cette notation de la date à laquelle l'action a été déléguée, la date dûe et le nom de la personne à qui on a délégué. We will accompany this notation of the date on which the action has been delegated, the due date and the name of the person to whom it has delegated.
• ^ Information ^ Information
• O Chose à faire déplacée dans une autre liste O thing to move to another list

Vous aurez remarqué ici que toutes ces notations sont dérivées du tiret initial. You'll notice here that all these ratings are derived from the initial dash. Ainsi pourra-t-on facilement transformer une nouvelle action. So does can be easily turn a new action.

Un autre détail important concerne la quantité d'informations transportables dans un hipster PDA. Another important detail concerning the quantity of information transported in a hipster PDA. Vu la taille des fiches et le nombre d'actions qu'une personne occupée peut avoir, il faudra certainement faire des choix. Given the size of sheets and the number of shares that an employee may have, it will certainly make choices. Et on ne pourra pas implémenter la totalité du système sur le hipster PDA. And we will not implement the entire system on the hipster PDA. Ainsi devra-t-on périodiquement “synchroniser” le hipster PDA avec le système d'organisation maître, lors d'une revue journalière, le soir ou le matin. So does should be periodically "synchronize" the hipster PDA with the organizational master, in a journal daily, evening or morning.

Les informations de référence Reference information

Les informations de référence sont des idées qui émergent de l'extérieur. The reference information are ideas that emerge from outside. Ce peut être une citation, une recette, un extrait de livre, d'un site web, d'une émission télé. This may be a quote, a recipe, a book excerpt, a website, a TV show. On peut imaginer aussi une liste de vocabulaire à apprendre ou les paroles d'une chanson. One can also imagine a list of vocabulary or learn the lyrics of a song.

L'important ici sera de citer la source de la référence, sinon l'information n'est pas utilisable. The important thing here is to identify the source of the reference, if the information is not usable. Pour un livre par exemple, ce sera l'auteur, l'année, la page. For a book such as this will be the author, year, page. On peut aussi faire référence à des fichiers informatique à condition d'avoir une base personnelle avec des noms de fichier uniques. It may also refer to computer files provided you have a personal basis with unique file names.

La plupart du temps, c'est en lisant qu'on confectionnera des fiches de ce type. Most of the time by reading it that make for such records. Mais je rangerai aussi dans cette catégorie de fiche tout type de mémo du genre carte de métro, horaire des bus, numéros de téléphone d'urgence, etc. But I also place in this category form any kind of memo cards metro bus schedules, phone numbers, emergency, etc..

Conclusion Conclusion

J'espère que ces quelques pistes vous auront inspiré pour organiser vos fiches. I hope these tracks will have you inspired to organize your files. L'essentiel étant de les adapter à vos besoins. The key is to meet your needs. Pour ceux qui veulent aller plus loin, je ne pourrai que vous conseiller de lire le livre For those who want to go further, I can only advise you to read the book Getting Things Done Getting Things Done et d'aller consulter le site de and go visit the site Pile of Index Cards Pile of Index Cards . .

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