Voici donc la suite de l’inventaire des sections de mon organiseur, dont la première partie est déjà parue à cette adresse.
Après l’agenda, les wish-lists et les routines, nous avons :
Section 4 : Les check-lists
Les check-lists que j’utilise sont des listes de choses à prévoir ou à faire en vue d’un événement particulier. Dans sa forme la plus simple, on peut par exemple créer une check-list pour se rappeler des affaires à amener pour aller à la plage (histoire de ne pas oublier la crème solaire).
Mais on peut aussi rajouter plus de détails, comme ce qui doit se passer pendant et après l’événement. L’exemple le plus courant étant la check-list pour organiser une réunion, qui peut se rédiger de la façon suivante :
Avant :
-Envoyer un email de rappel au groupe des intervenants, en précisant la date, l’heure, le sujet et les documents que chacun devra fournir
-Vérifier la disponibilité du projecteur pour le jour J
etc…
Pendant :
-Rappeler l’ordre du jour
-Faire les présentations entre les intervenants si nécessaire
etc…
-Préciser la date de la prochaine réunion
Après :
-Rédiger un compte rendu de la réunion
Tout ceci permet d’être plus relax et de s’assurer contre les imprévus pour un résultat plus professionnel. Evidemment, l’exemple des réunions n’est pas très complexe, contrairement à ce que ça donnerait pour un mariage ou une conférence.
Comme on peut le voir, la rédaction des check-lists n’est pas très différente des routines, on aurait pu les mettre dans la même section en fait. La différence notable étant que pour les check-list, on parle d’événements plus ponctuels, donc moins enclins à entrer dans la catégorie des habitudes.
Section 5 : Idées inspirantes
Dans cette section, je note toutes les idées qui m’interpellent ou qui correspondent à mes valeurs. Il peut s’agir de :
-Situations ou réflexions marrantes : j’aime bien me rappeler de ces moments de franche rigolade où tout le monde est plié de rire. Les noter, c’est une façon pour moi d’étudier le processus humoristique et de m’inspirer pour créer des dérivés. A Madagascar, quelques situations insolites, bien que dramatiques, m’avaient ainsi marquées, parmi lesquelles :
-Les plaques d’égoût en pleine route sont souvent dérobées pour être revendues aux ferrailleurs et jamais remplacées, du coup, il arrive que les voitures tombent à l’intérieur, surtout en saison des pluies
-Il n’est pas rare de voir des camions attendre patiemment dans une rue étroite que le pousse-pousse de devant (évidemment chargé comme un mulet) arrive tout doucement à la prochaine intersection
-Citations : par citation, je veux dire une façon d’exprimer une idée de manière concise et efficace. Donc ce sera non seulement des citations qu’on trouve classiquement dans les livres ou les discours, mais aussi de certaines personnes de mon entourage. Par exemple voici quelques euphémismes capables d’éviter bien des tensions dans le monde professionnel :
« Tout le monde n’est peut-être pas de cet avis » – pour atténuer le refus d’une affirmation de quelqu’un qui la présente comme une évidence
« Ce n’est pas un problème, c’est une affaire à traiter. » – pour dédramatiser la difficulté inhérente à un problème
« Je ne l’apprécie pas » – pour dire : je ne le supporte pas…
« Je vais un peu te bousculer » – pour dire : toutes les spécifications du projet sur lequel tu travaille sont à revoir 
-Mantras (ou crédo) : les mantras sont des règles de vie en accord avec nos valeurs qu’on aime à appliquer chaque jour. Par exemple, moi qui suis plutôt fonceur, je suis plutôt en accord avec les quelques citations suivantes :
« Si tout semble sous contrôle, alors vous n’allez certainement pas assez vite » -Mario Andretti
« Pour éviter les concours de circonstances, je crée des opportunités » – Bruce Lee
-Anecdotes et leçons de vie : ici, je note comment certaines règles de sagesse s’appliquent dans la vie réelle. Parfois ce sont des histoires lues dans des livres, ou bien des choses qui me sont arrivées ou qui sont arrivées à d’autres.
Ainsi récemment, je lisais un petit fascicule sur l’estime de soi qui citait le bowling comme évaluation grandeur nature du niveau d’estime de soi des enfants. Les plus confiants savaient prendre du recul sur un mauvais tir et savaient même en rire. Tandis que d’autres le prenaient tout de suite personnellement et déclinaient les parties suivantes, préférant être spectateurs.
Section 6 : Dreamstorming
J’ai créé cette section un peu comme un exercice de créativité. Il s’agit d’imaginer ce qu’il se passerait dans des situations extrêmes. Un peu comme un écrivain de fiction, j’y décris les conséquences bonnes ou mauvaises de cette nouvelle façon de voir le monde, et je regarde dans la société actuelle ce qui se rapproche le plus de cette situation. Ca me permet de mieux comprendre certaines questions éthiques actuelles.
J’y aborde par exemple le thème futuriste de la téléportation :
Imaginez qu’on puisse se rendre n’importe où quand on le veut, ce serait fantastique! On pourrait aller acheter les meilleurs produits là où ils se trouvent, se faire un week-end sur une île paradisiaque ou à Pampelune pour faire la fête. Mais en même temps, les guerres seraient aussi beaucoup plus dures à gérer… Quant au plus proche équivalent actuel : ça pourrait bien être les jets privés.
Section 7 : Idées de projets
Chacun de nous a de temps en temps un petit éclair de génie (ou crois en avoir un ) : des moments d’inspiration où on a l’impression d’avoir découvert quelquechose de nouveau, un nouveau produit, un nouveau business, etc. Il est important alors de bien s’en rappeler pour que ça ne reste pas qu’un coup de tête. Le projet ne sera sans doute pas mâture tout de suite et nécessitera de nombreux raffinement et de nombreuses recherches sur l’internet. Mais tant que l’euphorie de la découverte nous inspire, autant noter les idées qui nous passent par la tête!
Donc dans cette partie, je note précisément ce que serait ce projet, le contenu qui serait proposé, et le nom du site qui en découlerait. Parfois je regarde si le nom de domaine est disponible, quels mots clef s’y rapportent et s’il y a déjà des concurrents. J’en parle aussi un peu autours de moi. Mais pour être franc, il est rare que j’aille plus loin (étude du marché, création d’une maquette, etc), surtout faute de temps…
Section 8 : Collections
Je me sers de cette section pour regrouper des collections d’astuces autour d’un même thème, glanées au fur et à mesure de mes recherches sur l’internet, ou de mes expériences dans la vie réelle. C’est une façon d’alimenter ma créativité. Ensuite, lorsque je suis chez moi, je peux au choix structurer tout cela sous forme de cartes mentales (mind maps) ou garder la liste telle quelle.
Ce brainstorming me sert assez régulièrement pour l’écriture d’articles.
Section 9 : Mémorisation
Pour entraîner ma mémoire, je consigne ici des textes à apprendre par coeur. Ce peut être des chansons, des sketches, des histoires ou des affirmations motivantes. Ce sont souvent des textes courts en raison de la taille limitée des pages et pour ne pas trop surcharger l’organiseur.
Section 10 : Buts / Objectifs
Avoir toujours avec soi la liste des buts qu’on a dans la vie est une bonne manière de vérifier que chacune de nos activités est alignée avec nos priorités à long terme. Pour chacun des buts on pourra indiquer les divers moyens qui permettent de le réaliser : les activités à pratiquer et les connaissances à acquérir. Et en fonction du contexte où on vit, on pourra choisir tel ou tel moyen en fonction des ressources qu’on a à disposition. Parfois, certains buts resteront au point mort : par exemple si je veux devenir un champion de surf, pas facile de m’entraîner en habitant à Nice . Cette liste sera donc très pratique pour se remettre en question et décider éventuellement d’aller vivre ailleurs.
Section 11 : Carnet d’adresses
A la fin de l’organiseur se trouve un carnet d’adresses classique avec un index par ordre alphabétique. Je m’efforce de le synchroniser plus ou moins régulièrement avec mon téléphone pour ne pas être pris au dépourvu en cas de perte.
Conclusion
Voilà, vous savez tout à propos de mon organiseur. Finalement, comme vous pouvez le voir, il va bien au delà des classiques fonctions d’organisation qu’on peut trouver dans la méthode Getting Things Done, puisqu’il incorpore des fonctions de prise de note, d’introspection, d’entraînement à la créativité et à la mémorisation. Evidemment, cette structure qui fonctionne pour moi devra sans doute être adaptée en fonction de vos besoins.
A présent, vous pouvez partager vos réactions dans les commentaires, et je serais intéressé d’en savoir plus sur votre système d’organisation : Utilisez-vous un organiseur papier ou électronique? Quelle méthodologie suivez-vous? Comment se présentent vos sections?
J’ai l’habitude sur ce blog de présenter des logiciels qui optimisent la productivité personnelle. Mais en ce qui concerne la gestion des choses à faire, même s’il m’est arrivé ici ou là de présenter des logiciels spécialisés, j’admet que je n’ai pas encore trouvé mieux que d’utiliser un simple fichier texte.
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