4 étapes pour clôturer un projet personnel dans les règles de l’art

Vous avez fini votre projet personnel et vous brûlez de passer à la suite ?

Woh ! Doucement, doucement...

Avant de vous lancer dans une nouvelle aventure, voyons si vous n'avez rien oublié.

Ces derniers jours, j'ai moi-même clôturé un projet personnel épique.

Et je sais qu'avec l'euphorie de la réussite, c'est difficile de revenir sur terre.

C'est pourquoi j'ai préparé pour vous une liste de 4 étapes indispensables pour clôturer votre projet dans les règles de l'art...

Je suis praticien agile certifié !

Avant de rentrer dans le vif du sujet, laissez-moi clamer haut et fort une grande nouvelle !

Je me réjouis de vous annoncer que je suis désormais praticien certifié en management de projet agile.

Autrement dit : je viens de  réussir mon examen de la certification PMI–ACP !!!

Ceci clôture donc le tout premier défi d’apprentissage que j'avais annoncé sur mon blog "Se former vite et bien".

Au cas où cela vous intéresse, vous trouverez un récit complet du jour de l'examen dans le dernier article.

Clôturer un projet professionnel

Passons donc maintenant aux 4 étapes pour clôturer un projet.

En tant que chef de projet qui se respecte,  il fallait que je vous parle de cette part souvent négligée d'un projet.

Il se trouve que les projets professionnels sont nettement plus complexes à clôturer qu'un projet personnel.

Dans le livre de référence du PMP (Professionnel en Management de Projet), une des 49 procédures porte justement sur la clôture de projet.

Et quand j'ai étudié pour obtenir cette certification il y a quelques mois, j'ai passé un moment à mémoriser la liste des 18 étapes de cette procédure.

Clôturer un projet professionnel nécessite de nombreuses précautions.

Pour vous donner une idée, Il faut entre autre :

  • Vérifier que tout a été livré
  • Faire approuver les dernières livraisons
  • Recevoir le paiement final du client
  • Régler les réclamations éventuelles
  • Vérifier que toutes les procédures de projet sont terminées
  • Rédiger le rapport final
  • Mesurer la satisfaction du client
  • Transférer les livrables au client
  • Archiver

C'est une longue liste mais c'est compréhensible.

Le projet fait intervenir de nombreuses personnes.

Et il faut faire de votre mieux pour satisfaire votre client autant que possible jusqu'à la fin.

Clôturer un projet personnel

A force de réviser la liste complète des 18 étapes, j'en suis venu à me demander ce que cela donnerait pour un projet personnel.

Il se trouve qu'un projet personnel est nettement plus simple à clôturer.

Le nombre d'interlocuteurs se résume souvent à .... vous-même.

Vous ne risquez donc pas un procès... à moins que vous soyez schizophrène...

Ce qui limite grandement la liste.

Au final, voici les étapes que je retiens :

1. Les leçons apprises

Voilà une étape cruciale souvent oubliée !

Il s'agit de garder quelque part les leçons apprises de votre projet pour ne pas retomber dans les même pièges dans le futur.

Pour prendre note de ces leçons apprises, vous avez l'embarras du choix quant aux supports.

Vous pouvez utiliser par exemple un journal personnel comme moi.

Avec un peu de chance, vous avez déjà noté quelques leçons pendant le projet, et il suffira juste d'ajouter les détails finals.

Vous pouvez aussi mettre à jour vos checklistes si vous en avez.

Par exemple si vous avez appris à faire des vidéos, vous pouvez créer une checkliste de choses à vérifier avant de vous filmer tel que l'éclairage, le son, mettre votre portable en mode avion, etc.

Ou bien mettez à jour vos modèles, vos rituels du petits matin, etc.

Enfin, vous pouvez discuter des leçons apprises autours de vous. Peut-être avec votre meilleur ami, votre coach, ou votre mentor. 

Et si vous avez un blog, pourquoi ne pas partager les leçons que vous tirez de votre projet avec votre audience ?

2. Archiver

L'étape d'archivage consiste à regrouper tous vos documents liés à ce projet dans un endroit unique.

Archivez notamment toutes les ressources dont vous avez eu besoin pendant le projet.

C'est-à-dire : les documents PDFs, la liste des articles et sites que vous avez utilisés pour vous documenter, les reçus, accords signés, etc.

Si vous êtes bien organisé, vous devez avoir quelque part un dossier où vous rangez toutes vos archives, qu'il soit physique ou numérique.

Personnellement, je suis plutôt numérique et j'affectionne Dropbox.

Je garde sur mon compte Dropbox une structure de dossier bien précise où je garde tous les documents liés à mes projets passés triés par date (c'est ce dont je parle dans ma formation Sérénité Numérique).

Je vous recommande cette approche car on ne sait jamais, vous pourriez être heureux de vous replonger dans les documents liés à ce projet dans le futur.

3. Préparer la transition

Cette étape n'est pas toujours nécessaire.

Mais ça vaut le coup d'y réfléchir.

L'idée est de vous demander quelle est la prochaine étape après ce projet.

Notamment, comment conserver le bénéfice du projet si cela a aboutit à un capital.

Dans mon cas, la certification que j'ai obtenue est un capital que je dois cultiver.

Car elle doit être reconduite tous les 3 ans et pour cela, je dois continuer à suivre des cours homologués par l'institut PMI.

Dans un précédent article, je vous parlais de la gestion de projet par les risques.

En application à ce principe, j'ai maintenant un registre de risque.

Et j'y ai donc ajouté le risque de perdre ma certification si je ne prends pas soin de me former régulièrement avec des cours homologués par l'institut PMI.

(pour info, l'institut PMI qui délivre la cretification offre un accès à des conférences en ligne gratuites qui permettent de continuer à se former tout au long des 3 ans)

4. Célébrer !

Enfin, n'oublions pas la quatrième étape de clôture du projet, qui consiste simplement à fêter dignement votre réussite !

A vrai dire, je ne pense pas que cette étape soit la plus difficile à retenir, mais c'est sans doute la plus dure à exécuter dans l'ordre 🙂

Si vous y arrivez, félicitations. Tout effort mérite réconfort, et vous l'avez bien mérité !

Ceci clôture donc notre liste de 4 étapes pour clôturer un projet.

A très bientôt pour le prochain article, où vous découvrirez la suite de mon article sur la performance adaptative.

Découvrez mon nouveau blog : se former vite et bien

C’est parti pour une nouvelle aventure !

Après des mois d’hésitation, je viens enfin de lancer mon nouveau blog sur l’apprentissage rapide.

Son nom : se former vite et bien

Un titre direct, accrocheur, quelque peu présomptueux peut-être, mais après bien des tests, c’est celui qui sonne le mieux à mon oreille.

Se former vite pour répondre à l’exigence d’un monde plus effervescent que jamais.

Se former bien parce que l’idée derrière, c’est de se créer un capital d’expertise durable pour s’assurer une carrière brillante.

Ce blog réponds donc aux besoins des professionnels qui souhaitent se mettre à niveau par l'acquisition de nouvelles compétences, ou simplement apprendre efficacement tout au long de leur carrière.

Avec ce blog je n'aurai donc plus à jouer les équilibristes sur C'éclair avec des thèmes éloignés de l’efficacité, comme mes recherches sur les technique de mémorisation (fini les articles sur le palais de la mémoire...).

Et en même temps, cela me permet de raconter mes défis d’apprentissage à un public sensible au sujet.

Si vous voulez en savoir plus sur mes motivations pour démarrer ce blog, je vous recommande le tout premier article intitulé L'histoire de ce blog.

Si vous préférez un avant-goût des techniques d’apprentissage rapide dont je vais parler sur ce blog, consultez mon article sur l’écoute rapide.

Et si vous souhaitez comprendre la philosophie derrière ce blog, vous pouvez aussi consulter mon article sur la définition de l’autoformation revisitée par mes soins, et le tout dernier sur les travailleurs polyvalents.

Sur ce, je ne m’étale pas plus sur le sujet, car il me reste environ deux semaines pour terminer mon premier défi d’apprentissage qui consiste à décrocher une certification sur le management agile.

Ah j'oubliais...

Si vous souhaitez m'encourager, il suffit de partager ce blog sur les réseaux sociaux ou en parler à ceux qui s'intéressent au sujet.

Pour me suivre dans cette nouvelle aventure, j'ai ajouté un formulaire dans la barre latérale. Il est très moche pour l'instant, mais il fonctionne 🙂

Merci et à très bientôt !

Performance adaptative : êtes-vous à moitié efficace ?

​Savez-vous ce qu'est la performance adaptative ?

Si je vous dis : ​rêverie, diversion, évasion, ...

​Vous pensez ​​sûrement ​à quelqu'un d'inefficace, n'est-ce pas ?

Peut-être à un travailleur feignant ou incapable de se concentrer 2 minutes sur son travail.

​Maintenant, imaginez que ce soit au contraire l'ingrédient secret qu'il vous manque ​pour être 100% efficace.

Vous n'y croyez pas ?

​L'hypothèse est un brin "farfelue".

Mais ​c'esr pourtant l'idée au coeur du concept de performance adaptative.

Voyons voir de quoi il s'agit...

​La culture de la performance tactique

Habituellement, nous sommes tous habitués à imaginer l'efficacité comme la capacité à suivre un plan.

C'est ce qu'on appelle la performance tactique.

Par exemple, ​dans un centre d'appel, on va demander aux ​vendeurs par téléphone de suivre un script donné à l'avance.

Et on va utiliser ​différentes mesures pour s'assurer que les objectifs sont réalisés : ​nombre d'appels ​par heure, nombre de ventes, etc.

​La performance tactique fonctionne plutôt bien pour des tâches répétitives et familières.

Mais elle a ​ses limites​.

Dans l'exemple cité plus haut, que va faire l'opérateur s'il rencontre une situation nouvelle ?

​Va-t-il continuer à utiliser le même script sans se soucier ​des impacts négatifs ? (par exemple : le client pourrait ​avoir l'impression désagréable ​qu'on ne l'écoute pas)

Ou saura-t-il faire preuve de créativité pour s'adapter à la situation ?

​C'est ici qu'intervient le concept de performance adaptative.

​La performance ​adaptative : ​l'autre ​visage de l'efficacité

Si la performance tactique est la capacité à suivre un plan, la performance adaptative est la capacité à diverger du plan initial.

Cette capacité est cruciale pour trouver des solutions innovantes à des problèmes complexes.

Pourtant, elle est très souvent négligée ​​par les managers, notamment parce qu'elle est difficile à mesurer.

En effet, comment mesurer qu'un employé ​utilise le bon équilibre entre:

  • quantité et qualité
  • ​individualisme et esprit d'équipe
  • solutions à court terme et à long terme

De plus, ​la performance adaptative n'est ​pas forcément visible. 

Si vous ​faites une pause pour prendre du recul et réfléchir à un problème complexe, vous n'avez pas vraiment l'air de travailler.

​Pourtant cela est nécessaire puisque la partie responsable de la créativité dans ​votre cerveau fonctionne mieux quand ​vous êtes complètement relâché.

Et même plutôt quand vous faites une autre tâche plus mécanique, comme par exemple faire la vaisselle ou pourquoi pas pratiquer l'origami.

​Mais comment expliquer à votre hiérarchie que ​vous ​faites cette sieste ou ​réalisez cette séance de méditation ​parce que cela ​vous aide à améliorer votre performance adaptative ?​

Pour vous attirer les faveurs de votre patron, ​mieux vaut ​​paraître le plus occupé possible​... c'est-à-dire : privilégier la performance tactique.

Les dérapages de la performance tactique

Pourtant, ​il se trouve que la performance tactique est ​toxique quand elle est trop ​encouragée par rapport à la performance adaptative.

Si vous essayez de motiver les employés uniquement par des mesures de performance tactique, ​les conséquences peuvent être désastreuses.

​Dans le livre Primed to perform, les auteurs identifient 3 ​effets néfastes :

1. La distraction :

​Les employés sont anxieux à l'idée de réaliser l'objectif, surtout s'il est lié à des enjeux financiers, et cela a tendance à leur faire perdre leurs moyens.

Cela se vérifie ​par l'expérience ​suivante :

​Si vous donnez une forte récompense à celui qui saura résoudre un problème mathématique, il aura moins de chances de le résoudre que s'il n'y a pas de récompense à la clé ou si la récompense est moindre.

L'explication est simple.

Comme les enjeux sont élevés​, l'esprit ​de la personne est distrait de la ​tâche elle-même​. 

Son esprit suffoque.​ Il n'arrive plus à réfléchir de manière créative. 

​​2. L'annulation : 

Les employés ne sont plus motivés par la tâche elle-même mais uniquement par la satisfaction de l'objectif.

​Une expérience sur des enfants de moins de 2 ans a été menée à ce sujet.

​L'enfant joue dans une salle et un adulte étranger fait tomber son stylo ​et essaye désespérément de l'attraper ​du haut de son bureau.

Dans 80% des cas, l'enfant va naturellement ramasser le stylo et le donner à la personne.

Mais si on lui donne une récompense, il ​sera beaucoup moins enclin à aider l'adulte dès que la récompense ​aura disparu.

3. La mésadaptation ou effet Cobra :

Les employés sont tellement obnubilés par l'atteinte des objectifs qu'ils trouvent des raccourcis ​qui nuisent à ​leur entreprise​.

C'est le phénomène qui est arrivé à Delhi en Inde autours des années 1800.

​Dans l'espoir de réduire le nombre de cobra dans cette ville, une prime était donnée ​à ​chaque cobra mort délivré aux institutions.

La stratégie ​sembla fonctionner les premiers mois, et le nombre de cobra morts augmenta de mois en mois. 

...jusqu'à ce que le gouvernement se rende compte que des élevages de cobra étaient apparu !

​Malheureusement, ​les éleveurs relâchèrent les cobras dès que les primes cessèrent.

Ce qui augmenta la population de cobra.

​-

Bien sûr, tout cela ne signifie pas que la performance ​tactique est à bannir complètement.

​Mais on se rends bien compte qu'il faut l'équilibrer ​en s'assurant que la performance ​adaptative est également au rendez-vous.

Performance adaptative et théorie de l'autodétermination

Comment encourager la performance adaptative ?

Déjà, il faut bien se rendre compte qu'elle est liée de façon inextricable à la motivation intrinsèque.

Comme son nom l'indique, la motivation intrinsèque ​est ​la poursuite d’une activité pour la satisfaction interne que l’on en tire, plutôt qu’une conséquence séparée.

Le travailleur est ​motivé par le plaisir même de la tâche à accomplir.

Et cela encourage ​la performance adaptative.

Le concept de motivation intrinsèque a été formulé par les chercheurs Deci et Ryan dans la théorie de l'autodétermination et 3 facteurs sont en jeu :

1. Le besoin d'autonomie

2. Le besoin de compétence

3. Le besoin d'affiliation

Il se trouve qu'il existe aujourd'hui des moyens pour mesurer et encourager ce type de motivation, et ​du même coup la performance adaptative.

Nous verrons cela plus en détails dans un prochain article.

D'ici là, portez-vous bien !

Gagner du temps avec la gestion de conflit

Avez-vous de temps à autre des conflits avec votre chef, vos collègues, votre conjoint, ou d'autres personnes ?

Félicitations ! Vous êtes normal 🙂

On a tous nos propres opinions, centres d'intérêts et manières de voir le monde.

Et les conflits se résolvent en principe naturellement par un processus de négociation entre les parties.

Par contre, s'ils sont source d'angoisse, de colère ou de ruminements intempestifs, ils peuvent totalement ruiner votre productivité.

C'est pourquoi je voulais vous parler aujourd'hui de gestion de conflit.

Eviter l'escalade

La première étape dans le processus de gestion de conflit est de reconnaître l'existence du conflit.

Un conflit n'est pas mauvais en soi.

C'est juste un désaccord qui persiste entre vous et une autre personne ou groupe de personnes.

Même si c'est avec votre supérieur, il a le devoir de le prendre positivement, car l'esprit critique est le moteur de toute innovation.

Le problème, c'est qu'on a souvent tendance à étouffer ce désaccord ou prétendre qu'il n'existe pas, alors que ça ne fait qu'empoisonner les choses.

La meilleure façon d'agir est donc de reconnaître son existence et d'utiliser un peu de métacognition pour s'en détacher et éviter qu'il soit la source de ruminements sans fin dans votre tête.

A ce sujet, je suis le premier à reconnaitre que ce n'est pas si simple.

Parfois en rentrant du travail le soir, ça m'est arrivé de regarder un film rien que pour éviter de penser à un conflit non résolu.

Mais si vous réfléchissez en termes de stratégies de gestion de conflit, vous pouvez parvenir à y penser de façon constructive.

Ouvrir le dialogue

La clé de la gestion de conflit est le dialogue.

Lorsque j'étudiais pour obtenir la certification PMP (Professionnel en Management de Projet), il y avait un type de question d'examen qui revenait souvent.

Elle avait même un nom.

On l'appelait la question "organiser une réunion".

Dans le titre de la question, l'examen décrivait une situation de conflit.

Et dans les choix, on avait plusieurs réponses, dont plusieurs suggéraient de prendre une décision unilatéralement.

Pourtant, à chaque fois, c'était la réponse "organiser une réunion" qui était la meilleure.

Pourquoi ?

Lorsque vous êtes dans une situation de conflit, il vous manque souvent des éléments pour prendre une décision.

Et souvent, vous aurez naturellement tendance à combler ce vide par des à-prioris, qui peuvent s'avérer totalement faux sur les personnes avec qui vous êtes en désaccord. 

Si vous vous basez sur ces à-priori pour résoudre le conflit, vous ne trouverez pas de solution convenable.

C'est plutôt par le dialogue et l'écoute active que vous arriverez à cerner la racine profonde du conflit.

La quête de la solution élégante

D'après le manuel du PMP, il existe 5 stratégies de gestion de conflit :

  • La collaboration/résolution de problème
  • Le compromis/conciliation
  • L'acceptation/accomodement
  • La force/compétition
  • Le retrait/évitement

D'après vous, quelle est la meilleure stratégie ?

Oui, il s'agit de la collaboration.

C'est la seule stratégie qui permet d'obtenir une solution élégante qui résoud la racine du problème.

Une solution qui fera consensus à la fois avec vous et la partie adverse.

Les autres stratégies sont utilisables mais dans des situations très particulières.

  • Le compromis aboutit à une situation qui ne satisfait pas tout le monde. Mais au moins on a une solution si on n'arrive pas à trouver la solution élégante.
  • L'acceptation met l'accent sur l'harmonie et la bonne volonté. Elle ne résoud pas le conflit mais prépare le terrain à une future collaboration sur le sujet.
  • Imposer son point de vue par la force ne doit être utilisé qu'en situation d'urgence.
  • Enfin, l'évitement est la pire des stratégies. Mais elle peut être utilisée pour des conflits mineurs et temporaires. Par exemple : le choix de la couleur de la perforeuse ou le film qui sera présenté pendant le voyage en bus.

Pour résumer, gardez bien à l'esprit que la collaboration est toujours la stratégie de premier choix.

Mais il vous faudra faire preuve de créativité et d'écoute pour parvenir à trouver la solution élégante qui mettra tout le monde d'accord.

Je vous souhaite bon courage dans cet exercice 🙂

Désamorcer une crise de procrastination

Etes-vous parfois prisonnier d'une crise de procrastination tenace, incapable de vous résoudre à vous mettre au travail malgré les conséquences fâcheuses d'un retard potentiel ?

Ne vous en faites pas. Tout le monde procrastine de temps à autre. Le tout est de savoir comment minimiser la fréquence des crises de procrastination.

Et c'est ce que nous allons voir ajourd'hui.

Attaquer le mal à la racine

Il existe beaucoup de petites techniques pour minimiser la procrastination.

Je vous en ai déjà présentées beaucoup sur ce blog. Par exemple, on peut réduire l'exposition aux tentations en coupant sa connexion internet, ou bien décomposer la tâche si elle paraît trop dure à réaliser.

Cependant, il faut parfois creuser plus loin pour obtenir un effet profond et durable sur vos crises de procrastination.

L'idée est que la procrastination vient principalement d'une chose : la sensation d'être obligé de faire quelque chose malgré soi.

Si encore c'était quelque chose de détestable, on comprendrait.

Mains non. Il s'agit le plus souvent d'un travail constructif que vous avez accepté de faire...

Enfin... étiez-vous réellement en accord avec vous-même quand vous l'avez accepté ?

Pris en otage

Car il y a une partie en vous qui boude complètement la tâche à réaliser.

Une part de vous-même qui brûle de surfer de lien en lien sur wikipedia.

Une part de vous qui aimerait savoir si quelqu'un vous a écrit un email, ou si vos amis ont posté une photo rigolotte sur les réseaux sociaux...

Et tout au long de la journée, vous faites le bras de faire avec cette part de vous-même.

Au début, quand vous êtes tout frais, vous allez peut-être gagner souvent.

Mais au bout d'un moment, votre volonté s'épuise.

Jusqu'à ce que le château de cartes s'effondre : vous procrastinez d'autant plus que vous avez refoulé vos envies d'escapade !

N'est-ce pas fatiguant de lutter constamment pour tenir le cap ?

Et si vous choisissiez plutôt le chemin de la coopération ?

Le déclic

Mais comment parvenir à un accord ?

Faut-il prétendre que le travail est agréable et amusant, alors qu'au fond de vous-même, vous savez que ce n'est pas vrai ?

Essayons autre chose...

Et si vous n'étiez pas contraint de la faire cette tâche ?

Laissez-moi vous expliquer.

Dans le livre "Le pouvoir du moment présent" de Eckart Tolle, l'écrivain propose un exercice plein de sagesse.

Il s'agit d'imaginer qu'à chaque instant, nous "choisissons" l'instant présent.

Remarquez comment cela change votre posture.

Vous n'êtes plus la "victime" des circonstances de votre travail.

Désormais, vous êtes un "acteur", et même un "créateur".

Vous créez, en quelque sorte, chacun des instants que vous vivez.

Ce qui veut dire que vous n'êtes plus contraint par une force extérieur de faire cette tâche.

Et il n'y a plus de raison de procrastiner.

En résumé, il s'agit de vous dire simplement, à chaque fois que vous avez une tâche peu ragoûtante à réaliser, que vous avez "choisi" vous-même cette tâche.

Et d'un certain point de vue, c'est bien la réalité.

Examinez un instant la chaîne de conséquences qui ont mené à cet instant.

N'est-ce pas vous qui avez choisi d'aller au travail ce matin ?


N'est-ce pas vous qui avez décidé de vous faire embaucher, et qui salivait à l'idée de rejoindre la société où vous travaillez actuellement durant l'entretien d'évaluation ?

Théorie X, Théorie Y

Pour illustrer la puissance de cette technique, laissez-moi faire un rapprochement avec la Thérorie X, Théorie Y de Douglas McGregor.

En management, on distingue 2 styles de leadership.

La Théorie X signifie que l'on considère les employés comme des paresseux qu'il faut punir ou récompenser selon qu'ils accomplissent ou non les tâches à réaliser.

La Théorie Y signifie que l'on considère les employés comme ayant envie naturellement de travailler et de réaliser leurs tâches.

Chaque théorie renforce l'hypothèse qu'elle émet sur les employés.

A savoir : les employés encadrés par un leader qui utilise la Theorie X ont tendance à être passifs et paresseux.

Et les employés encadrés par un leader qui utilise la Theorie Y ont tendance à réaliser les tâches par eux-même.

Quel est le lien avec la technique dont je vous parlais ?

Eh bien, en vous disant que vous avez vous-même choisi les tâches que vous réalisez, vous entrez dans le cadre de la théorie Y.

Ce qui signifie que plus vous allez avoir cette croyance, et plus vous allez avoir tendance à vous faire confiance dans votre capacité à garder le cap sur vos tâches.

Et cette confiance est un excellent moyen de vous réconcilier avec cette part de vous-même qui vous donnait tant de mal.

De quoi réduire drastiquement vos crises de procrastination 🙂

Comment développer une habitude journalière solide

Imaginez que vous puissiez accomplir quelque chose chaque jour, sans déroger à la règle.

Quelque chose de constructif et de motivant, qui au bout du compte aboutit à une oeuvre fabuleuse.

Par exemple : retrouver un corps d'athlète en faisant 20 minutes de sport chaque jour, écrire un livre en écrivant une ou deux pages tous les jours, apprendre un instrument de musique en répétant 30 minutes par jour.

Tout cela est possible grâce à l'effet conjugué des efforts journaliers répétés.

Et pour cela, rien de mieux que de prendre une habitude journalière.

En théorie, ça a l'air simple. Il suffit simplement de se dire : oui, j'y arriverai. Marquer cela sur un bout de papier, ou pourquoi pas partager l'idée avec votre entourage.

Mais comme vous le savez, en pratique c'est moins simple. Car on a tendance à perdre de vue ce genre de résolution après quelques semaines.

Et ce n'est pas forcément une décision réfléchie et consciente. Souvent, l'habitude s'estompe naturellemet d'elle-même.

Alors comment cultiver la flamme de votre nouvelle habitude ? C'est ce que nous allons voir aujourd'hui...

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Travaille dur et rentre chez toi

Savez-vous quelle est la devise de la société "Slack", très connue pour son logiciel de messagerie ?

Oui, c'est exact : "Travaille dur et rentre chez toi"

Cela contraste avec l'ambiance habituelle des startups où les ingénieurs sont fortement incités à travailler le plus longtemps possible.

Dernièrement, je suis tombé sur un documentaire décrivant l'univers des startups à San Francisco et dans la Silicon Valley.

Souvent, la cafétéria est ouverte 7 jours sur 7, il est possibile de dormir sur place, d'avoir le nettoyage-à-sec gratuit.

Et la présence de nombreux types de jeux pour se détendre donnent l'illusion d'être un peu comme à la maison.

Avec ça, les ingénieurs sont nombreux à passer tout leur temps libre dans leur boite.

Alors pourquoi Slack change de refrain ?

L'idée, c'est que faire des heures supplémentaires n'est pas forcément synonyme de plus de travail accompli.

C'est particulièrement frappant quand on réfléchit en termes de pratique délibérée, la science de l'expertise.

Par exemple, si vous demandez à des choristes comment ils se sentent après une répétition, la réponse est très différente suivant que vous demandez à un groupe de choristes amateurs ou professionnels.

Le groupe de choristes amateurs vous dira quelque chose du genre : "C'était très amusant".

Les choristes professionnels diront plutôt : "Je suis épuisé".

Pourquoi une telle différence ?

Ce n'est pas que les choristes amateurs sont plus joueurs.

Mais simplement que le groupe de choristes professionnels a l'habitude de travailler dur pour aboutir à un résultat professionnel.

Par exemple, le groupe de choristes professionnels aura plutôt tendance à réaliser des exercices spécifiques pour améliorer les voix et leur synchronicité.

Il insisteront davantage sur les passages difficiles des oeuvres à couvrir.

Tandis que les amateurs auront plutôt tendance à répéter mécaniquement un ensemble d'oeuvres du début à la fin.

C'est pourquoi la répétition des professionnels est qualifiée de "pratique délibérée" : elle est davantage focalisée sur les difficultés, par rapport au groupe amateur.

Et bien sûr, c'est un travail beaucoup plus fatiguant que la simple répétition mécanique.

Elle ne peut donc pas être prolongée trop longtemps.

D'autre part, d'après Anders Ericsson, l'expert des experts, la pratique délibérée exige davantage d'heures de récupération.

C'est ce qui ressort d'un comparatif entre un groupe de violonistes exceptionnels et un groupe de bons violonistes.

Le nombre d'heures de repos par semaine est supérieur pour les violonistes exceptionnels.

Ce qui n'est pas une surprise, sachant que la récupération est très importante pour se concentrer convenablement chaque jour.

Au final, en encourageant ses employés à rentrer chez eux à l'heure après une bonne séance de travail intensive, on voit bien que Slack optimise au mieux la productivité de ses employés.

Espérons que les autres startups se donnnent le mot 🙂

Une technique mentale pour mieux se plonger dans son travail

Que faire quand votre esprit papillonne au bureau ?

Quand vous pensez à des myriades de choses qui n'ont rien à voir avec votre travail :

  •  La série de la veille
  •  La dernière dispute avec la voisine
  • Les papiers à signer pour les enfants
  • La fuite d'eau de l'évier

Ou encore à un projet annexe, professionnel ou personnel.

A petite dose, tout ça ne poserait pas tant de soucis.

Mais les dérapages peuvent s'accumuler sournoisement.

Jusqu'à ce que vous vous demandiez, arrivé 17h :
"Qu'est-ce que j'ai bien pu accomplir aujourd'hui !"

Voyons quelques précautions pour éviter ce piège...

Quand l'esprit s'égare

Tout d'abord, notez que l'effet empire sous certaines conditions.

Par exemple, si vous être confronté à des tâches très exigentes.

Ou bien si vous êtes souvent interrompu dans votre journée

L'idée, c'est que votre esprit va automatiquement se focaliser sur ce qui se présente à lui.

Et si vous n'avez pas une vision suffisamment claire de ce que vous êtes censé faire, alors il va le choisir pour vous.

Dans le cerveau, on appelle ça le "réseau du mode par défaut".

C'est lui qui s'active quand vous laissez votre esprit dériver à sa guise.

Et soyons clair, je ne suis pas en train de fustiger votre tendance à la rêverie.

Car celle-ci joue un rôle important dans la créativité.

Seulement, il y a un temps pour tout : rêverie ou travail concentré...

Alors pour ancrer solidement votre esprit sur cette tâche exigente qui se dresse devant vous, il faut affirmer votre volonté.

Il ne doit pas y avoir l'ombre d'un doute.

Tout doit converger vers ce que vous aviez décidé de faire.

Focaliser votre esprit

En sport de haut niveau, il existe une technique populaire qui permet aux athlètes d'accomplir leurs objectifs.

Chaque soir, avant d'aller se coucher, ils imaginent en détail le parfait lancer de javelot, le parfait service de tennis, le parfait triple salto arrière.

Et cela les aide à mieux performer.

Ca paraît bête, mais ça marche vraiment car la visualisation est une technique très puissante.

Au point même de donner l'impression à l'esprit qu'il s'agit de la réalité.

Certaines études prouvent par exemple qu'on peut entraîner un muscle par la visualisation (ce n'est pas une blague).

Résultat : une confiance à toute épreuve pour tous ces athlètes chevronnés.

Et vous savez quoi ?

Cette technique, on va leur piquer.

Non pas pour muscler vos abdos sans bouger de votre lit 😀

Mais on va s'en servir pour anticiper votre journée de travail comme il se doit.

Et surtout bien focaliser votre volonté sur votre tâche la plus difficile.

Oui, cette tâche insurmontable.

Que dis-je : ce défi épique !

Anticiper

Pour cela, je vous suggère trois options :

1. Tout comme les sportifs, visualisez votre journée la veille au soir, et focalisez-vous sur les premières tâches simples. Celles-ci vont vous permettre de prendre un départ sur les chapeaux de roue sur votre défi du jour.

2. Faites 10 minutes de méditation le matin au réveil avant d'aller au travail. Et fixez votre attention sur cette tâche complexe que vous souhaitez accomplir. Avec un peu de chance, votre esprit continuera peut-être aussi à réfléchir à ce défi en tâche de fond. Et vous n'aurez plus qu'à récolter ses trouvailles en arrivant au travail !

3. Troisième option : méditer juste avant de commencer à travailler. Vous pouvez vous servir de ce moment pour réfléchir à un plan d'action. En bonus, vous aurez abaissé votre niveau d'impulsivité, ce qui limitera encore mieux les chances de succomber aux tentations.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, vous aurez ainsi amorcé une idée implacable dans votre esprit.

L'idée que votre défi du jour est la tâche la plus importante de votre journée, et que c'est elle qui doit occuper le devant de la scène.

Et vous verrez que grâce à cette technique, vous serez beaucoup moins enclin à céder à toutes sortes de tentations ou pensées parasites.

Allez au boulot maintenant !

Je sais que vous pouvez le faire 🙂

La gestion des tâches par les risques

Voilà un mois que j'ai obtenue la certification PMP.

Et je n'ai pas encore pris le temps de vous faire profiter de ce que j'ai appris.

Alors on va commencer par un des sujets qui m'a le plus intéressé : la gestion des risques.

Les systèmes de productivité personnelle évoquent rarement ce sujet.

Pourtant, vous allez voir que "penser risques" est très pratique pour la priorisation des tâches.

Je vous préviens tout de suite, il y a beaucoup de notions à voir.

L'article est un peu long mais croyez-moi, cela en vaut la peine.

Qu'est-ce qu'un risque ?

Un risque est un évènement incertain qui, s'il se produit, a un effet positif ou négatif sur un ou plusieurs objectifs de votre projet.

Ca, c'est la définition du PMP.

Notez bien qu'un risque peut être positif ou négatif.

Autrement dit : une opportunité ou une menace.

Et le but du jeu est d'atténuer l'impact des menaces et d'accentuer celui des opportunités.

La gestion des risques se fait en plusieurs étapes, dont la première est d'inventorier les risques...

Le registre des risques

Pour cela vous pouvez partir d'un ensemble de catégories de risque.

Par exemple :

  • Les risques de déplacement
  • Les risques météorologiques
  • Les risques d'achat
  • Les risques administratifs

Ainsi, en efficacité personnelle, une menace pourrait être par exemple : 

  • La date d'échéance de la déclaration des impôts
  • Le risque de perdre ou de vous faire voler votre portable
  • L'incendie de votre maison
  • Que votre voiture tombe en panne
  • etc.

Et pour une opportunité :

  • Profiter de la fête du cinéma pour aller voir un bon film
  • Profiter des soldes
  • Profiter d'un évènement de networking
  • Profiter des fruits et légumes de saison
  • etc.

N'hésitez pas à utiliser des techniques de brainstorming pour répertorier tous vos risques.

Une fois que c'est fait, vous obtiendrez une liste de risques que vous pourrez mettre dans un registre de risques.

Personnellement, j'ai créé le miens dans un classeur Google Sheet.

C'est très pratique pour avoir accès à votre registre de risques de n'importe quel ordinateur ou portable.

Voyons maintenant comment prioriser ces risques.

Prioriser les risques

Une fois que vous avez inventorié vos risques, il faut savoir quels risques vous voulez gérer.

Certains risques ont tellement peu de chance d'arriver que ça ne vaut pas la peine d'y prêter attention.

De même si le risque ne causera quasiment aucun dommage.

Pour connaître les risques à gérer, il y a donc 2 grandeurs importantes :

  1. La probabilité
  2. L'impact

Vous pouvez estimer la probabilité en % de chances d'arriver, et l'impact avec un montant en euros.

Et en multipliant la probabilité par l'impact, vous obtenez un indice qui va vous permettre d'ordonner vos risques du plus prioritaire au moins prioritaire.

Ceux qui sont les moins prioritaires pourront être mis dans une section spéciale de votre registre de risques : la liste de veille.

Et vous surveillerez cette liste de temps en temps, au cas où le risque changerait de priorité d'après les nouvelles circonstances de votre vie.

Voyons maintenant comment gérer vos risques...

Les stratégies de gestion de risque

Il existe 5 stratégies de gestion de risque :

  1. Eviter / Exploiter. Vous cherchez à éviter la menace ou saisir l'opportunité.
  2. Atténuer / Améliorer. Même chose, mais en moins efficace. Vous allez prendre des mesures pour diminuer la probabilité ou l'impact de la menace, ou dans le cas de l'opportunité : augmenter sa probabilité / son impact.
  3. Transférer / Partager. Ici, vous allez déléguer la gestion de ce risque. Pour une menace, vous allez faire appel à une assurance. Et pour une opportunité, vous allez partager les bénéfices avec un autre parti qui exploitera l'opportunité.
  4. Accepter.  Vous ne prenez pas de mesure particulière. Juste éventuellement mettre un fond de côté pour pouvoir gérer la menace si elle arrive.
  5. Escalader. Vous remontez le risque à un responsable qui gèrera le risque de façon plus globale avec tous les acteurs concernés par ce risque.

L'idée ici est de choisir la stratégie la plus appropriée pour chacun de vos risques.

Suivant l'importance du risque, vous allez choisir d'investir plus ou moins de ressources sur ce risque.

Mettre en oeuvre les réponses aux risques

Une fois que vous avez choisi les stratégies les plus appropriées pour chacun de vos risques, vous allez pouvoir mettre en oeuvre vos réponses aux risques.

Ces réponses sont des plans d'action que vous allez planifier.

Par exemple :

  • Souscrire à une assurance
  • Acheter des multiprises anti-foudre
  • Installer un antivirus sur votre ordinateur
  • Faire vos sauvegardes de données
  • Activer l'appli de localisation de votre portable
  • Acheter un ordinateur avec une garantie étendue
  • etc.

Mais ça ne s'arrête pas là, car chaque semaine, vous allez sûrement détecter de nouveaux risques ou opportunités à gérer.

Tandis que d'autres risques ne seront plus à l'ordre du jour et devront être retirés de la liste.

L'idée est donc de faire le point chaque semaine pour mettre à jour votre registre de risques et créer les plans d'action nécessaires pour gérer vos risques.

En d'autres termes : incluez cette activité dans votre revue hebdomadaire de tâches.

Libérer votre esprit pour vos projets personnels

Pour clôre cet article, j'aimerais attirer votre attention sur l'utilité du mécanisme quand on entreprends un projet personnel très prenant.

Pour moi, cela a été le cas pour obtenir la certification PMP.

Chaque matin, j'étais à pied d'oeuvre pour étudier pendant environ 2 heures avant d'aller au travail.

Et le soir je passais aussi du temps à mémoriser ce que j'avais appris.

Dans ces conditions-là, on est tellement obnubilé par les tâches du projet qu'on peut rater des opportunités intéressantes ou bien ne pas voir arriver un risque majeur.

Heureusement, il ne m'est rien arrivé de grave.

Mais je sais que certains "accidents" de ma vie auraient pu être mieux gérés.

Je vous cite un exemple : à un moment, je me suis fait surfacturer l'hébergement internet de C'éclair, et j'aurais pu éviter ça en surveillant un peu mieux l'usage du disque de mon serveur.

J'aurais pu aussi me faire hacker sur C'éclair, sachant que le logiciel qui me sert à écrire les articles sur C'éclair n'était pas complètement à jour.

Le risque ne s'est pas matérialisé, mais il aurait pu me causer bien des soucis.

J'espère que ces 2 exemples vous aident à rendre tout cela plus parlant.

L'idée est qu'en prenant les dispositions adéquates bien à l'avance pour gérer ce genre de risques, on se blinde comme il faut.

Et on peut se réfugier dans sa grotte pour travailler sur ses projets personnels avec une tranquilité d'esprit incomparable...

Il suffit juste de refaire surface de temps en temps pour vérifier qu'un ours ne rode pas dans les parages 😉

7 astuces pour vous rafraîchir et booster votre productivité en été

La température a un effet massif sur la productivité.

Selon la plupart des études, la température idéale pour travailler est de l'ordre de 23 °C.

Et bien que les avis divergent, on considère qu'en dessous de 16 °C ou au-dessus de 30 °C, vous êtes bien plus préoccupé par le froid ou la chaleur que du travail lui-même.

Bref, cela a un impact massif sur la qualité de votre concentration.

Et en cette période estivale, ça vaut la peine de s'en préoccuper.

Surtout si vous travaillez à la maison et que vous n'avez pas la climatisation.

Dans ce cas-là, voici quelques pistes pour vous rafraîchir :

1. Travaillez au petit matin

C'est une de mes astuces préférées. 

Pendant l'été, j'apprécie de me lever à 5h du matin pour profiter de la fraîcheur matinale.

Pourtant, je suis plutôt un couche-tard.

Mais avec un peu d'organisation, j'arrive en général à me coucher tôt pour pouvoir profiter de la fraîcheur matinale.

2. Prendre des douches froides

Rien de tel pour se rafraîchir que de prendre une bonne douche froide.

Une douche glacée et prolongée, si vous le pouvez.

Au pire, passez vos avant-bras sous l'eau froide, pour que la circulation de votre sang se charge de propager la fraîcheur dans tout votre corps !

3. Un linge humide ou tee-shirt rafraichissant

Si vous voulez prolonger l'effet rafraîchissant de la douche, vous pouvez porter un vêtement légèrement humide.

Ou bien porter simplement des bandeaux humides sur les poignets.

Vous pouvez aussi passer votre tee-shirt au congélateur, ou acheter un tee-shirt spécialement conçu comme ceux de la marque Columbia Zero Limit.

4. Un seau d'eau sous votre ventilateur

Vous pouvez aussi essayer cette technique que je viens de découvrir.

Mettez un seau d'eau sous votre ventilateur.

Celui-ci va aider l'eau à s'évaporer.

Et l'énergie consommée par l'évaporation va réduire la chaleur de l'air.

5. Débranchez vos appareils

Ca n'a l'air de rien, mais les appareils électriques produisent de la chaleur.

Débranchez donc tous les appareils dont vous n'avez pas besoin.

Concernant les ampoules, préférez plutôt des ampoules LED aux ampoules classiques.

6. Fermez vos fenêtres pendant le jour, ouvrez pendant la nuit

Fermez vos rideau ou vos stores pendant la journée.

Et ouvre-les pendant la nuit.

Vous pouvez même induire un courant d'air avec votre ventilateur pendant la nuit, pour que l'air nocturne imprègne bien votre maison.

7. L'ombre et les couleurs

Essayez aussi de tirer au mieux partie de l'ombre et des couleurs.

Vous pouvez par exemple abriter votre fenêtre sous un porche.

Vous pouvez peindre votre fenêtre ou votre toit en blanc.

Vous pouvez aussi mettre des plantes à votre fenêtre.

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J'espère que tout cela vous aura inspiré.

Je vous souhaite bon vent pour vos projets !