Sort your emails thanks to the filters automatically
You feel submerged by all the emails which you do receive each day in your transport? If you are member of many social media such as facebook and twitter, as well as newsletters, it is probably the case.
These services are allowed to send one to us avalanche of notifications whereas we wish to treat in priority the emails which really make advance our projects.
solution with the problem, it is quite simply of to create filters who will automatically move the emails of notification in suitable files. These files could then be quietly consulted during our spare time, when one finished to treat the important emails.
To facilitate the task to you, here small a tutoriel in images which will show you how to create a filter to arrange your Facebook notifications automatically in a “mediasociaux” file of your transport:
Click simply on the icon of your transport to reach the tutoriel
(for Outlook express train, choose Window Live Mail)
Gmail
Gmail is without question the customer the most powerful email, and in particular for the filters: you can create filters as many as wish it to you and a great number of criteria are at your disposal.
The filters, we will reach initially in the parameters while clicking on the bond Settings in top on the right of the principal page:
Then one clicks on Filters to go in the management of the filters, and Create new filter has to create a new filter:
There we reach a first page of seizure of the parameters of the filter, where we will filter by email. Our filter will relate to all the emails coming from “@facebook”, which should include all the emails coming from the Facebook site.
By pressing on the button “Search Test”, there is an outline of the filtered messages:
One clicks then on Next Step and the second page of seizure of the filter enables us to indicate that we want that the message jumps the box of reception (skip the inbox) and that one applies to him the “mediasociaux” label (click on New label to create the mediasociaux label if it is not already done):
Il n’y plus qu’à valider en cliquant sur le bouton “Create Filter”.
C’est bon maintenant : il suffit de cliquer sur l’étiquette “mediasociaux” que voilà dans la page principale pour visualiser tous les emails venant de facebook :
Remarquez qu’on peut voir entre parenthèse le nombre d’emails non lus.
Yahoo
Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Yahoo Mail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…
Sur la page des options, cliquons sur Filtres :
Nous aboutissons sur la page [Nouveau filtre] où nous allons saisir les paramètres du filtre :
- Nom du filtre : Média Sociaux
- Expéditeur : @facebook
- Déplacer vers le dossier : mediasociaux
(choisissez [Créer un dossier] si vous n’avez pas encore créé ce dossier)
Nous pouvons enfin valider :
A partir de maintenant, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux” sans passer par la boîte de réception.
Microsoft Live Hotmail
Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Hotmail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…
Dans la page des options, nous cliquons sur le lien Tri automatique des messages :
Puis cliquons sur le bouton Nouveau filtre :
Il n’y a plus qu’à saisir les paramètres du filtre :
- Quels sont les messages? : Adresse qui contient “@facebook”
- Où ces messages doivent être rangés? : Nouveau dossier “mediasociaux”
Enfin il suffit de cliquer sur le bouton “enregistrer” pour valider le filtre.
Les messages venant de Facebook seront désormais déplacés automatiquement dans le dossier “mediasociaux” à leur réception.
Microsoft Live Mail/Outlook Express
Windows Live Mail est le nouveau logiciel de messagerie de Microsoft, successeur d’Outlook Express. Mais tous deux fonctionnent de la même manière pour la gestion des filtres.
Comme j’ai la version en anglais, les captures d’écran concernent la version en anglais mais je vais vous donner le nom des menus françajs dans le texte.
Tout d’abord, créons un dossier en allant dans Fichier > Nouveau > Dossier…
Puis dans la fenêtre Créer un dossier, nous saisissons le nom du dossier qui va contenir nos notifications Facebook : “mediasociaux” :
Une fois que le dossier est créé, nous allons créer une nouvelle règle de message en allant dans Outils > Règles de message > Courrier…
Puis dans la fenêtre “Nouvelle règle de courrier”, nous paramétrons notre filtre :
- Cocher “Lorsque la ligne De contient des personnes” en tant que condition
- Cocher “Le déplacer vers le dossier spécifié” en tant qu’action
- Cliquez sur le lien “contient des personnes” et saisissez ” pour filtrer tous les messages venant de Facebook.
- Cliquez sur le lien “dossier spécifié” et saisissez choisissez “mediasociaux” comme répertoire cible.
Une fois que vous aurez sauvegardé, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.
Thunderbird
La création d’un filtre dans le logiciel de messagerie Thunderbird se fait en deux étapes. Tout d’abord, créons un nouveau dossier “mediasociaux” qui accueillera les messages provenant de Facebook :
On nous demande de saisir le nom du dossier :
Une fois ce dossier saisi, nous allons aller dans Outils > Filtres de messages… pour créer le filtre proprement dit :
Cliquons sur le bouton Nouveau… dans la fenêtre des filtres de messages :
Puis nous saisissons les paramètres du filtre.
- Le nom du filtre : Média sociaux
- Le critère de filtrage : ici on veut filtrer tous les message venant de ”
- L’action à exécuter : nous voulons que ces messages soient déplacés dans le dossier “mediasociaux”
Voilà tout! Les messages provenant de Facebook seront dorénavant automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.
Conclusion
J’espère que cet article vous aura permi de créer votre filtre Facebook, et ainsi de ne plus être ennuyé par vos notifications lorsque vous voulez réellement travailler.
Vous pourrez ajouter bien d’autres filtres. Je vous conseille notamment d’en créer un pour les newsletters. En fait, c’est le premier conseil que je donne dans ma newsletter. Je préfère de loin que les emails que j’envois dans ma newsletter soient consultés dans un moment de temps libre plutôt qu’ils soient perçus comme une source de distraction!
Moi-même, depuis que j’ai créé un filtre pour toutes mes newsletters, je me rends compte que j’en ai une expérience désormais bien plus positive qu’avant.
Et vous? Utilisiez-vous déjà des filtres dans votre messagerie? Faites-nous connaître votre expérience dans les commentaires!
Mots-clefs :efficacité, email, productivité, projet, tutoriel
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Vinodis said,
Wrote on juin 5, 2010 @ 9:18
C’est sans doute très utile de filtrer mais j’ai fait l’expérience que placer un mail dans un dossier autre que l’Inbox fait que nous ne le lirons jamais, c’est un peu créer une 2° poubelle que nous ne viderons jamais.
En effet, si on veut gagner du temps, c’est qu’on a trop de travail, ce qui ne risque pas de s’améliorer dans le temps (au contraire) et déplacer une tâche de son champ de vision empêche toute action envers celle-ci.
Je pense qu’il faut donc « sacrifier » un article ou prendre la décision de « perdre quelques minutes de son boulot » pour le lire si on estime que cet article intéressant.
Attention : Avis tout à fait personnel que j’ai déjà expérimenté !
Argancel said,
Wrote on juin 6, 2010 @ 1:08
@Vinodis : très bonne remarque!
D’abord, je pense que si tu ne vas pas de toi-même consulter régulièrement ce dossier de messages filtrés et que tu laisses s’accumuler les messages non lus, c’est probablement qu’ils ne sont pas si utiles que ça non? Ou alors tu ne peux pas assumer l’investissement en temps que ça représente.
Ensuite il faut bien noter que cette manipulation ne vise pas à gagner du temps en diminuant les emails à lire. Mais plutôt à compartimenter les emails de travail d’une part et les emails de divertissement d’un autre côté.
En fait on gagne du temps oui, mais plus grâce au fait de ne pas être interrompu dans son travail et donc grâce au fait d’améliorer notre concentration.
Cela dit je suis d’accord qu’il ne faut pas créer trop de dossiers d’emails filtrés, sinon on ne sait plus où donner de la tête
Et bien sûr il faut avoir la présence d’esprit d’aller voir ailleurs que la boîte de réception pendant les moments de pause.
Vinodis said,
Wrote on juin 6, 2010 @ 9:38
Tout dépend de la part de travail de ta journée par rapport à la vie personnelle … mais aussi si tu passes ta vie privée sur ton PC à lire tes mails personnels.
Personnellement, si je ne me mets pas le tas de documents que je dois traiter devant les yeux, il est clair que je ne le ferai pas, que ce soit dans le professionnel que dans le privé. D’ailleurs, ne met-on pas sa to-do-list sur la porte du frigo pour ne pas l’oublier ?
Argancel said,
Wrote on juin 6, 2010 @ 22:09
Oui Vinodis je comprends ce que tu dis. C’est ce que j’appelle un détrompeur, par analogie avec le détrompeur mécanique qui permet de ne pas brancher les prises dans le mauvais sens.
Comme tu es sûr de regarder ton frigo plusieurs fois dans la journée, tu es sûr de regarder la todo list autant de fois.
Mais le fait d’avoir les emails personnels mélangés aux emails professionnels, ne serait-ce pas plutôt un trompeur? (dans le sens où ça te pousse à céder à la tentation en plein boulot)
Vinodis said,
Wrote on juin 6, 2010 @ 22:19
En effet, tu as tout à fait raison.
2 solutions : Avoir une boîte mail séparée pour le privé et le professionnel OU limiter le plus possible les mails de blagues, Newsletters qu’on lit en diagonale (quand on les lit), …
Personnellement, j’applique la 2° solution car je suis parfois contacté par des potes qui ne font pas la distinction entre boîte professionnelle et privée pour envoyer des commandes.