ZTD : 10 habitudes élémentaires pour organiser ses tâches (2/2)

Voici donc la deuxième partie de notre article sur la méthode de productivité ZTD, par Léo Babauta du blog Zen Habits, qui est devenue une des grandes références en matière de gestion du temps dans la blogosphère anglophone.

Pour rappel, nous avions vus lors de la première partie, les 5 habitudes suivantes :

• Habitude n°1 : Collecter
• Habitude n°2 : Traiter
• Habitude n°3 : Planifier
• Habitude n°4 : Agir
• Habitude n°5 : Un système simple et fiable

Examinons à présent les 5 habitudes restantes…

Habitude n°6 : Organiser

Le meilleur moyen de prédire le futur est de le créer. -Stephen R. Covey

Pour cette habitude, Léo nous conseille simplement de nous rappeler de l’éternel adage : "Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place".

A chaque fois que vous posez quelque chose, demandez-vous : "Est-ce bien sa maison ?". Les clés de la voiture ? Accrochez-les au mur ! Les vêtements sales ? Posez-les dans leur corbeille ! Les boutons de manchettes ? Rangez-les dans leur coffret !

Souvenez-vous également que les choses qui arrivent dans votre vie doivent toutes aller par défaut dans votre boîte de réception. Elles seront traitées ensuite une à une en utilisant l’une des quatre actions suivantes :

• agir si c’est une chose qui prends moins de 2 minutes
• placer dans la liste des choses à faire
• jeter
• ou encore archiver dans votre système de classement

Et voici quelques conseils supplémentaires qui vous aideront à vous organiser :

• Un système de classement simple et efficace : Léo nous conseille de classer par ordre alphabétique, et de ne jamais créer un tiroir "Divers" car ça deviendrait votre tiroir à procrastination :). Pour faciliter les choses, il est bon de toujours s’assurer que l’on n’est jamais à court de fournitures de bureau : chemises vides, étiquettes vierges, etc
• Rangez immédiatement : oui je sais, vous avez posé ça là en attendant, au cas où vous en auriez besoin. Mais c’est comme ça que les choses finissent par s’entasser. N’attendez pas et rangez immédiatement les choses à leur place.
• Faites-en une habitude : vous pouvez vous lancer un défi de 30 jours, afin que ranger les choses à leur place devienne automatique.
• Gare aux transitions : une transition est le moment où vous passez d’une tâche à une autre. C’est un moment délicat car vous devez ranger ce que vous venez de faire, mais vous pensez en même temps à la prochaine tâche. Faites donc très attention à vous souvenir de tout ranger AVANT de passer à autre chose.
• Gardez vos surfaces propres : Ne placez rien sur votre table, votre bureau, sur le sol, etc. Jetez la moitié de ce qu’il s’y trouve et trouvez une maison pour le reste. Ah, ça fait du bien non ?
• Etiquetez : votre étiqueteuse est votre meilleure amie, ou à défaut, des étiquettes vierges. Notez sur chaque chose l’endroit où vous le rangez.
• Evaluer : revisitez périodiquement vos espaces de rangement, optimisez l’espace et l’organisation de chaque pièce de votre maison.

Habitude n°7 : Faire le point

Au delà du noble art de faire les choses, il est un art tout aussi noble de laisser les choses inachevées. La sagesse de la vie consiste en l’élimination du superflu. -Lin Yutang

A force d’avoir la tête dans le guidon, nous avons tendance à perdre de vue nos buts, et notre système d’organisation se désagrège peu à peu. Il est donc important de faire le point chaque semaine pour remettre les choses en ordre.

Léo nous conseille pour cela d’organiser une revue hebdomadaire d’une demi-heure chaque semaine, en 6 étapes :

1. Passez en revue votre but à long terme et votre but à court terme : tout d’abord, si ce n’est pas encore fait, listez vos buts de vie. Puis sélectionnez l’unique but que vous désirez réaliser cette année (si vous en choissez plus d’un, vous risquez de vous éparpiller). Assurez-vous que vos tâches sont bien alignées sur ce but. Evaluez aussi votre but à court terme de la semaine passée.
   [durée : initialement 10 à 15 minuts, puis 5 minutes chaque semaine]
2. Passez en revue vos notes : si vous avez suivi l’habitude numéro 1 (collecter), vous devriez avoir pris des notes pendant la semaine qui s’achève. Scannez rapidement vos listes et notez les tâches inachevées.
   [durée : 5 minutes]
3. Passez en revue votre calendrier : sur votre calendrier de la semaine passée, repérez les choses inachevées à repousser, et celles qui génèrent de nouvelles choses à faire. Puis consultez les choses programmées pour la semaine suivante.
   [durée : 5 minutes]
4. Passez en revue vos listes : assurez-vous que vos listes maîtresses sont à jour et barrez toutes les tâches accomplies.
   [durée : 10 minutes]
5. Décidez quel sera votre but à court terme cette semaine, et quelles seront vos grosses pierre. Dans l’étape numéro 1, si vous avez terminé votre but à court terme de la semaine précédente, choisissez-en un nouveau pour la semaine suivante. Décomposez-le en mini-tâches et disposez-les dans votre calendrier, avec vos autres tâches importantes.
   [durée : 5 minutes]

Isolez-vous complètement pendant cette mise au point afin de la réaliser efficacement.

Habitude n°8 : Simplifier

Avant l’illumination, je coupais du bois et je transportais de l’eau; après l’illumination, je coupais du bois et je transportais de l’eau. -dicton Zen

Si vous êtes comme Léo, vous avez sans doute une liste interminable de tâches. Mais en la simplifiant au strict minimum, vous pourrez vous passer d’un système d’organisation complexe.

Comment simplifier :

• Eliminer : mettez un point d’honneur à réduire le nombre de vos tâches. Comment éliminer ? Parfois une tâche devient trop vieille et vous n’avez plus besoin de vous en occuper. Parfois vous pouvez la déléguer.
• Aller à l’essentiel : assurez-vous que toutes vos tâches soient alignées sur vos buts.
• Limitez vos engagements : apprenez à dire non et prenez conscience de la valeur du temps. Restez honnête, admettez simplement que vous avez des projets urgents et que vous ne pouvez plus vous engager outre mesure.
• Faites une diète d’informations : Léo ne regarde plus la télévision, ne lis plus aucun magazine, ne lis plus les journaux et il limite ses flux RSS au sticte minimum.
• Les grosses pierres : programmez vos grosses pierres à divers jours de la semaine et faites-les en premier.
• La valeur de vos tâches : concentrez-vous sur les tâches qui apporteront le plus de valeur à votre vie, génèreront un revenu à long terme et contruibueront à votre bonheur. Ce sont vos grosses pierres.
• Les trois TPI : Concentrez-vous uniquement sur 3 tâches les plus importantes chaque jour. Ce sont généralement les grosses pierres que vous avez programmées.
• Traiter en lot les petites tâches :  en dehors de vos TPIs, vous aurez des petites tâches qui arriveront pendant la journée. Mettez-les à part, et traitez-les en lot une fois que vous avez réalisées vos TPIs.

Habitude n°9 : Mettre en place des routines

Le zen n’est pas une forme d’excitation, mais la concentration sur notre routine quotidienne. -Shogaku Shunryu Suzuki Roshi

La neuvième habitude consiste à créer des routines journalières et hebdomadaires pour ajouter de l’ordre dans votre vie et gagner en sérénité.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Les tâches de votre vie professionnelle : faites une liste de tout ce que vous voulez accomplir dans votre vie professionnelle. Par exemple : la revue de hebdomadaire, un point régulier avec votre supérieur, vider la boîte de réception de votre messagerie, fixer vos trois TPI chaque matin, etc.
• Les tâches de votre vie personnelle : faites la même chose pour vos tâches personnelles. Par exemple : méditer, tenir un journal personnel, lire, faire la lessive, payer les factures, etc.
• Regroupez les tâches similaires pour les traiter en lot : par exemple regroupez toutes vos courses (aller à la banque, à la poste, au supermarché) sur la même liste, tous vos appels, tous vos emails, etc. En limitant les interruptions, vous allez gagner du temps.
• Tâches journalières : maintenant relisez vos listes et déterminez quelles tâches doivent être exécutées chaque jour. Ne planifiez pas chaque minute de votre vie mais réservez-vous certains créneaux pour les réaliser. Vous aurez probablement une ou deux routines matinales (au réveil et à votre arrivée au boulot) et une ou deux routines du soir (au départ du boulot, et au coucher).
• Tâches hebdomadaires : maintenant place aux tâches que vous faites une ou deux fois par semaine, par exemple la lessive, la revue hebdomadaire, etc. Programmez-les pendant la semaine en prenant garde de ne pas dépasser les 3 TPIs par jour.
• Expérimentez : une fois que vous avez fixé vos routines, il est temps de les mettre en place. Essayez de faire tenir vos routines journalières pendant au moins une semaine et les hebdomadaires pendant au moins 2 semaines. Ajustez au besoin.
• Transformez-les en habitudes : une fois que vous avez exécuté vos routines pendant 30 jours elles deviendront des habitudes. Comment tenir 30 jours ? Par un défi de 30 jours, en vous engageant publiquement, en postant vos routines sur vos murs. Et ne vous éparpillez pas trop en tentant de mettre en place plusieurs habitudes à la fois !

Habitude n°10 : Trouver votre passion

Rien de grand n’a été accompli dans le monde sans passion
-Hegel

Cette habitude est probablement la plus cruciale. Si vous voulez vraiment faire quelque chose, vous allez travailler dur pour y arriver. En revanche, un travail qui ne vous plaît pas et où vous traînez des pieds engendre automatiquement de la procrastination.

En étant passionné par votre travail, vous avez une raison de vous lever le matin, vous ne voyez pas les heures passer et vous êtes constamment dans ce légendaire état de concentration optimale appelé l’état de flow.

Comment trouver votre passion ?

• Y’a-t-il quelque chose que vous adorez déjà faire ? Si vous avez un hobby ou quelque chose que vous adoriez faire étant enfant, creusez-vous la tête : il y a probablement un moyen de gagner de l’argent avec et d’en faire votre métier.
• Y’a-t-il un domaine sur lequel vous adorez lire ? Si vous passez des heures à vous documenter et à faire des recherches sur un sujet particulier, ça pourrait bien être pour vous une possiblité de carrière, ne la sous-estimez pas !
• Brainstormez : si rien ne vous vient à l’esprit, prenez une feuille de papier et notez vos idées. Générez vos idées sans aucun esprit critique dans un premier temps. Puis évaluez-les plus tard.
• Demandez autours de vous : démandez à vos proches quelle passion ils se sont découvert. Cela vous donnera matière à réfléchir.
• Expérimentez : dans un premier temps, faites-en un hobby, passez-y du temps en dehors du boulot. Si vous adorez toujours cette activité après quelques mois, vous l’aurez probablement trouvée.
• N’abandonnez pas votre quête : votre hobby n’a pas tenu longtemps ? Ou peut-être que vous avez lancé votre entreprise mais cela n’a pas marché. Qu’importe, continuez à tenter votre chance. Abandonner est le plus sûr moyen d’échouer.

Comment vivre de votre passion ?

• Ne quittez pas encore votre travail : si vous trouvez votre passion, ne démissionnez pas du jour au lendemain. Prenez le temps de bâtir votre business en tant que seconde activité. Cela vous permettra de faire des économies dont vous aurez besoin lorsque vous vous lancerez.
• Faites des recherches : cherchez dans votre entourage ou sur l’internet qui a réalisé le travail que vous rêvez de faire. Demandez-leur quelle est leur expérience, comment ils ont obtenu leur emploi, et quels sont les prérequis.
• Quels sont vos obstacles ? : que faut-il faire pour y parvenir ? avez-vous besoin d’un diplôme ? de connaître les bonnes personnes ? de remplir un formulaire ?
• Faites un plan d’action : dressez la liste des étapes pour surmonter chaque obstacle que vous avez trouvé.
• Agissez : n’attendez pas que l’opportunité vienne à vous, mais provoquez votre chance. Travaillez chaque jour sur votre plan d’action et vous y arriverez un jour.
• Pratiquez : ne partez pas sur le marché en tant qu’amateur. Pour gagner de l’argent, vous devez avoir des compétences de professionnel. Devenez bon dans votre domaine, passez-y des heures. Si c’est votre passion, ça ne devrait pas vous poser de problème.
• Persistez : encaissez les échecs sans broncher. Continuez à frapper aux portes, à passer des appels, à soumettre votre CV même si vous être rejeté à chaque fois. La chance sourit aux audacieux.

Si vous trouvez le travail de vos rêves, vous n’aurez peut-être plus jamais besoin de chercher des moyens de vous motiver pour être productif !

Ainsi se termine notre article sur la gestion du temps selon Léo Babauta. Je vous laisse à présent réagir dans les commentaires : dites-nous comment vous vous organisez et si votre méthode se rapproche de celle de Léo 🙂