ZTD : 10 habitudes élémentaires pour organiser ses tâches (1/2)

La simplicité est la sophistication suprême -Léonard de Vinci

Ca faisait longtemps que je n’avais pas chroniqué un système de productivité complet sur C’éclair. Le dernier devait être mon résumé du livre Do it tomorrow de Mark Forster.

Retour aux sources donc avec Zen To Done, un livre écrit par Léo Babauta, l’auteur du célébrissime blog Zen habits.

A ses tout débuts, Léo Babauta bloguait beaucoup à propos du système de productivité culte Getting Things Done (connu en France sous le nom S’organiser pour réussir). Pourtant il s’est rendu compte qu’en pratique il n’était pas possible, ni même souhaitable de l’utiliser en entier.

Ce système de productivité avait notamment la fâcheuse tendance d’encourager à passer beaucoup trop de temps sur la gestion des tâches et le perfectionnement de l’outil au lieu d’agir. C’est ainsi que Léo a décidé de créer un système simplifié afin que l’on passe plus de temps sur l’action.

Cet article en est le résumé dont voici la première partie :

Pourquoi trouver une alternative à la méthode Getting Things Done ?

D’après Léo, Zen to Done réponds à 5 travers de la méthode GTD :

1. GTD est trop difficile à assimiler : GTD est un ensemble d’habitudes à implémenter toutes à la fois, ce qui peut paraître trop laborieux pour le lecteur peu habitué aux méthodes de productivité. Avec ZTD, pas la peine d’adopter le système entier en une seule fois, il est possible de développer chaque habitude séparément.
2. GTD n’est pas assez centré sur l’action : avec GTD, on passe plus de temps à saisir des choses dans son système qu’à agir. ZTD conseille plutôt de minimiser le temps passé sur le système pour mieux agir.
3. GTD n’est pas assez structuré : le système GTD n’intègre pas beaucoup d’éléments concernant la planification et la structuration des journées de travail. ZTD y consacre deux habitudes : la planification et les routines.
4. GTD nous pousse à vouloir faire trop de choses : bien que le but soit de travailler sans stress, GTD a souvent l’effet inverse car il nous pousse à vouloir faire trop de choses. Au contraire, ZTD se focalise sur la simplification (ce qui revient un peu à la fameuse étape d’élimination de La semaine de 4 heures).
5. GTD ne met pas assez l’accent sur les buts : GTD est basé sur une approche ascendante, on collecte d’abord les tâches et on en déduit des projets et des buts. En conséquence on en vient à vouloir faire tout ce qui nous passe sous le nez, au mépris des tâches importantes. ZTD propose de passer en revue nos buts et d’identifier les tâches essentiels alignées sur ces buts.

Comment mettre en place les 10 habitudes ?

Ne sous-estimez pas le temps qu’il faut pour mettre en place une habitude. Une habitude prends beaucoup d’énergie, de concentration et de motivation avant qu’elle soit solidement ancrée dans notre vie.

Léo Babauta recommande de s’attaquer à une habitude à la fois. Et ce n’est pas facile car en général on est enthousiaste et on veut les implémenter toutes en même temps.

Si vous êtes déjà bon dans certaines de ces habitudes, vous pouvez toutefois tenter d’en implémenter 2 à 3 à la fois. Par exemple si vous êtes déjà bon en terme de collection, vous pouvez en même temps vous attaquer à la phase de traitement.

Voici quelques pistes pour mettre en place une habitude efficacement :

1. Engagez-vous : rendez votre objectif aussi public que possible (sur ce point, lire aussi mon article : Boostez votre motivation en annonçant haut et fort un objectif ambitieux. Parlez-en donc sur votre blog, dans des forums, autour de vous. Envoyez des rapports journaliers par email à votre famille ou vos amis. Bref, faites en sorte de vous mettre la pression en public de manière positive.
2. Exercez-vous : Pour mettre en place votre habitude, il vous faudra la pratiquer régulièrement. Un des meilleurs moyens est donc de vous donner un défi de 30 jours (là aussi je vous laisse de consulter la page des défis que j’ai annoncés sur C’éclair). Si vous ratez un jour, ne vous fouettez pas :). Mais réessayez jusqu’à ce que votre habitude soit bel et bien mise en place.
3. Motivez-vous : sur ce point, Léo conseille de consulter son article sur les 20 habitudes, traduit en français sur cet article : les 20 meilleures astuces pour se motiver.
4. Mesurez-vous : créez un journal pour noter vos progrès dans la mise en place de votre habitude. Remplissez-le avant d’aller vous coucher. Cela vous motivera et vous donnera la pêche lorsque vous jetterez un coup d’oeil à votre progression.
5. Appuyez-vous sur les autres : rejoignez un groupe en ligne, ou mettez en place votre habitude avec un partenaire. Peu importe la manière, faites en sorte que d’autres vous rejoignent sur cette habitude, et cela vous semblera déjà beaucoup plus facile.
6. Récompensez-vous : récompensez-vous régulièrement, à la fin de chacun des trois premiers jours et de chaque semaine. Enfin octroyez-vous une grosse récompense à la fin des 30 jours.
7. Concentrez-vous : trouvez des moyens pour ramener sans cesse votre attention à la mise en place de votre habitude. Accrochez des posters, envoyez-vous des rappels par email, mettez un rappel sur votre fond d’écran. Ainsi vous serez concentré sur votre habitude comme un laser.
8. Positivez : c’est peut être le plus important. Si vous pensez que vous n’en êtes pas capable, il est clair que vous le serez :). Anéantissez toutes vos pensées négatives, et remplacez-les par des pensées positives.

Habitude n°1 : Collecter

La majeure partie du stress que les gens perçoivent ne vient pas d’avoir trop de choses à faire, mais de ne pas terminer ce qu’ils ont commencé. – David Allen

Tout comme dans le livre S’organiser pour réussir de David Allen, Léo Babauta nous conseille de transporter en permanence sur soi de quoi noter. Notez toute tâche, idée, projet ou autre information que vous avez à l’esprit.

De cette manière, on évite d’être anxieux à l’idée de les oublier et on peut se focaliser sur l’action. De retour chez soi ou au bureau, transférez au plus tôt ces informations dans votre liste de choses à faire.

De préférence, Léo conseille de se munir d’un carnet ou d’une pile de fiches. Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est un moyen plus rapide et moins pénible de prendre des notes qu’un outil digital portable, où l’on doit naviguer jusqu’à la bonne application, écrire sur un tout petit clavier, sans compter les problèmes de batterie.

Au delà de la prise de note, il est important de fixer une boîte de réception pour chaque chose qui arrive dans votre vie : la paperasse, les numéros de téléphone, les rendez-vous, les emails.

Habitude n°2 : Traiter

Nous avons mieux à faire de la vie que d’en accélérer le rythme. -Ghandi

Une fois que vous avez mis en place vos boîtes de réception, il va falloir les traiter. Pour cela, prenez des décisions rapides sur chacune des choses dont vous les avez rempli. Ne laissez pas les choses s’empiler !

Pour que cela reste gérable, forcément, il faudra limiter le nombre de ces boîtes de réception au minimum. Listez-les et éliminez celles qui n’apportent pas assez de valeur dans votre vie. Par exemple, munissez-vous d’une unique boîte physique pour tous vos papiers entrant, et assurez-vous que vous n’avez qu’une seule boîte email (personnellement j’utilise Gmail pour centraliser tous mes comptes email).

Traitez vos boîtes de réception au moins une fois dans la journée, et plus fréquemment si nécessaire (mais pas de manière obsessionnelle). Voici les différents choix qui s’offrent à vous pour chaque élément :

1. Supprimer : si vous n’en avez pas besoin, éliminez-le.
2. Déléguer : êtes-vous la personne la mieux placée pour vous occuper de cette tâche ? Si ce n’est pas le cas, confiez-la à quelqu’un d’autre.
3. Agir immédiatement : si cette tâche prends moins de 2 minutes, faites-la immédiatement au lieu de l’ajouter à votre liste de choses à faire.
4. Reporter à plus tard : si cette tâche prends plus de 2 minute à faire, écrivez-la sur votre liste de choses à faire pour vous en occuper plus tard.
5. Classer : si cet élément est juste une information que vous avez besoin de garder comme référence, classez-là immédiatement.

Videz vos boîte de réception de haut en bas jusqu’à ce qu’elles soient vides. Et si jamais vous avez empilé trop de choses, mettez les éléments en trop de côté et réservez vous quelques heures pour les traiter dès que possible.

Une fois que vos boîtes sont vides, célébrez votre succès et dégustez le sentiment de libération que cela vous procure !

Habitude n°3 : Planifier

Prenez chaque jour quelques instants pour vous -sa Sainteté le Dalaï Lama

Maintenant que vous avez des listes de choses à faire, il est temps de décider à quel moment vous allez agir sur chacune d’entre elles.

Pour cela, il est important de structurer sa vie et de planifier vos tâches chaque jour et chaque semaine. Sans quoi, vous êtes à la merci de vos envies du moment, de vos réactions, de vos émotions ou celles des autres, et vous perdez de vue l’essentiel.

Chaque semaine, listez vos "grosses pierres". Ce sont les choses les plus essentielles et les plus conséquentes que vous devez faire pour avancer dans la vie et réaliser vos buts. Celles qui doivent être réalisées en priorité. Disposez-les simplement dans votre programme de la semaine. Le terme "grosse pierre" viens du livre Les 7 habitudes des gens qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent. Vous devez les programmer en premier dans votre emploi du temps, car autrement si vous mettez toutes les choses secondaires en premier (les cailloux, le gravier et le sable), il n’y aura plus de place pour les grosses pierres.

Ensuite chaque jour, listez une à trois tâches les plus importantes (T.P.I). Certaines d’entre elles correspondront probablement aux grosses pierres. Faites-les le plus tôt possible dans la journée pour les chasser de votre chemin et assurez-vous qu’elles soient accomplies. Puis admirez avec fierté le beau travail que vous avez réalisé !

Habitude n°4 : Agir

On ne cuit pas le riz avec des mots -Vieux proverbe chinois

L’action est le chaînon manquant de nombreux systèmes de productivité, et pourtant c’est le plus important. Tout le reste, c’est seulement s’occuper au détriment de l’efficacité.

Léo Babauta conseille, comme la plupart des experts, de se concentrer sur une tâche à la fois, et de limiter les interruptions.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

1. Choisir une grosse pierre et s’y tenir : choisissez une de vos tâches les plus importantes et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou pendant une période minimale.
2. S’isoler : avant de commencer à travailler, débarrassez-vous de tout ce qui serait susceptible de vous distraire de vos tâches. Eteignez votre téléphone, internet si possible, et faites le ménage sur votre bureau.
3. Travailler en rafales : mettez un minuteur en marche et travaillez jusqu’à ce qu’il sonne.
4. En cas d’interruption : prenez note de la requête ou de la tâche à accomplir. Puis reconcentrez-vous sur votre tâche. N’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois.
5. En cas d’envie soudaine : s’il vous prends l’envie soudaine de lire vos emails ou de passer à autre chose, respirez un bon coup et reconcentrez-vous sur votre tâche.
6. Si vous ne pouvez pas faire autrement : certaines interruptions sont si urgentes qu’elles ne vous donnent pas d’autre choix que de passer à une autre tâche. Dans ce cas, notez ce que vous étiez en train de faire et regroupez les documents correspondant. Ainsi dès que vous le pourrez, il vous sera facile de reprendre votre tâche initiale.
7. Relaxez-vous : respirez profondément, étirez-vous, sortez dehors. Gardez une vie saine.
8. Ahhh : une fois la tâche terminée, récompensez-vous en regardant vos emails, ou en allant lire des blogs. Puis au bout de 10 minutes, repassez à l’action.

Si vous n’avez toujours pas envie d’agir, voici quelques pistes supplémentaires :

1. Un petit morceau ? Dites-vous que vous ne devez travailler que 5 minutes sur votre tâche. C’est moins intimidant.
2. Commencez, tout simplement : Léo parle souvent de son habitude de faire des footings. Pour se motiver, il se dit simplement qu’il va enfiler sa tenue et ses chaussures de sport. Une fois qu’il a commencé, il est irrémédiablement tenté de continuer sur sa lancée. Faites de même pour vos tâches : commencez simplement à taper au clavier !
3. Récompensez-vous : résistez à l’envie de consulter vos emails. Octroyez-vous cette récompense uniquement après avoir avancé sur vos projets.
4. Soyez passionné : trouvez quelque chose d’agréable dans votre tâche. Pensez au revenu, aux opportunités, à la reconnaissance que cela va vous apporter. Si vous n’y arrivez pas, demandez-vous s’il n’est pas préférable d’éliminer cette tâche.
5. Arrêtez de vous focaliser sur les aspects négatifs : trop souvent, on ne pense qu’à la difficulté et aux obstacles qui se trouvent devant nous. A la place, réfléchissez aux opportunités et à la connaissance que ce problème va vous apporter.

Habitude n°5 : Un système simple et fiable

Simplifiez, simplifiez, simplifiez -Thoreau

Léo conseille de mettre en place un système d’organisation simple et fiable basé sur des boîtes de réception, un calendrier, des listes et un système de classement.

Comme pour la méthode GTD, ZTD propose de créer des listes de choses à faire contextuelles, mais en nombre limité. Par exemple :

• @Travail : ce que vous devez réaliser au bureau
• @Personnel : vos tâches personnelles
• @Courses : vos courses personnelles
• @Appels : les appels que vous devez passer
• @En attente : les tâches en attente de quelqu’un ou de quelque chose, à surveiller
• @Un jour/Peut-être : les choses que vous ne pouvez ou ne voulez pas encore faire

Attention : ces listes ne sont pas vos tâches du jour. Ce sont des listes maître d’où vous devez puiser pour créer vos tâches du jour.

Il sera également important de trouver le bon outil pour stocker ces listes. Léo conseille d’adopter un outil pas trop compliqué, puisqu’il ne faut pas trop passer de temps à l’utiliser. Il recommande entre autre : Simple GTD, un carnet Moleskine, un hipster PDA, Tadalist ou encore Todoist (mais depuis que le livre a été écrit il y en a bien d’autres !).

Enfin, le plus important dans cette habitude est de réellement utiliser le système. Consultez vos listes au moins le soir et le matin, et bien sûr pour les listes d’appel et de course, à mesure que vous en avez besoin.

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J’espère que vous avez apprécié ces cinq premières habitudes, ne manquez pas la suite dans le prochain épisode ! 🙂

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Crédit photo : Pavel Timofeev – Fotolia.com