Dans le domaine de l’efficacité personnelle, s’il est un livre indispensable, c’est bien Getting Things Done (GTD) de David Allen.
C’est une méthode qui regroupe les notions acquise par David Allen après plus de vingt ans de formations en productivité auprès de personnalités dont la plupart sont des dirigeants.
Ce livre est rapidement devenu un véritable phénomène médiatique, à tel point qu’il fait désormais l’objet d’une sorte de culte. On peut maintenant trouver à travers la toile toute une gamme de produits dérivés : accessoires et outils les plus divers.
Dans cet article, je vais tenter de vous expliquer les notions clef qui lui donnent toute sa force, et qui permettent de réaliser l’objectif de la méthode : maximiser son efficacité sans le stress…
Un package bien ficellé
GTD, c’est avant tout un package très bien pensé, un ensemble de règles pratiques qui font appel au bon sens. Même si la plupart ne sont pas des concepts novateurs, les conseils de David Allen sont illustrés par des situations pratiques et mis en oeuvre avec de nouveaux outils. Et cela a le mérite de leur donner un nouvel éclat. Examinons ces concepts de plus près.
La prise de note
David Allen conseille de noter tout, en toute circonstance et donc de toujours garder un stylo et du papier sur vous. Cela a l’avantage de vous libérer l’esprit pour ne plus penser au lait que vous devez aller acheter pendant une réunion. De plus, vous êtes sûr ainsi de ne rien laisser passer.
Pour les fournitures, vous entendrez souvent parler du Moleskine de poche : un cahier ou agenda agréable au toucher et qui possède un marque-page bien pratique sous forme de ficelle en tissus. Et vous avez aussi le hipster PDA (Parietal Disgorgement Aid) qui fait office d’organiseur bon marché.
Rangez votre bazard
Afin d’être productif et que votre esprit soit libéré, il faut que votre entourage soit organisé : rien ne doit traîner sur votre bureau, il faut instaurer une place pour chaque chose. En clair, si vous devez vous battre pour travailler, vous n’en aurez certainement pas l’envie. Pour ce faire, il sera utile de réserver un espace pour le tout venant : vous pourrez y stocker vos notes, brochures, factures, articles de magazine, etc. Ce sera un espace temporaire en attendant de ranger tout cela dans des dossiers par ordre alphabétique. Lesquels pouvant être stockés dans de solides tiroirs à dossiers comme on en trouve dans les sociétés.
Les “todo listes” ou “listes de choses à faire”
Voici un concept que David Allen dépoussière largement. Pour que les listes de choses à faire soient efficace, il faut d’abord qu’elles soient faisables. C’est à dire que si votre liste de choses à faire contient des projets, par exemple : “écrire un livre sur la productivité”, il faudra les découper en petites tâches. Et quel bonheur de voir votre travail avancer en les cochant au fur et à mesure!
Ensuite, il faudra trier vos tâches selon plusieurs critères, notamment le contexte (au bureau, en réunion avec George, en déplacement) et le temps prévu. Le but est de savoir à chaque instant la prochaine action à accomplir suivant :
- le contexte où on se trouve
- le temps disponible
- l’énergie disponible
- ses priorités du moment
Les tâches pourront aussi être regroupées dans plusieurs listes :
- agenda (en attente d’une date)
- prochaines actions
- projets
- en attente (de qqn)
- un jour peut-être
David Allen recommande également d’accomplir immédiatement les tâches qui prennent moins de 2 minutes.
La revue hebdomadaire
La revue hebdomadaire est une étape critique. Elle permet de faire un point sur votre système, regrouper et ranger votre bazard, mettre à jour vos listes, ceci afin d’éviter que l’ombre du chaos reparaisse. Vous pouvez par exemple faire cela en fin de semaine, le vendredi. Vous devrez surtout passer en revue toutes vos tâches et les remanier pour connaître en toute circonstance vos prochaines actions.
Le “tickler file”
Le tickler file est le compagnon indispensable du calendrier. Il se présente sous la forme de 43 dossiers :
- 31 pour les jours
- 12 pour les mois
Les dossiers sont rangés dans l’ordre chronologique en partant du jour en cours. Chaque jour, vous devrez déplacer le dossier du jour précédent de telle sorte que dans le mois en cours, vous trouviez les dossiers des jours restants et que dans le mois suivant, vous ayez les jours déjà passés.
Une photo est toujours plus parlante qu’un long discours 😉
La méthode Getting Things Done sous forme de diagramme
Le système de David Allen va tellement loin qu’il peut former une boucle et être représenté sous la forme d’un diagramme. Celui-ci est également un excellent récapitulatif qui donne une vue globale de l’ensemble de la méthode.
Vous pourrez trouver une version peronnalisée de ce diagramme à cette adresse : Aide mémoire “Getting Things Done”
Le culte des fournitures de bureau
Selon David Allen :
Un des meilleurs conseils pour améliorer votre efficacité personnelle est d’utiliser des outils que vous adorez utiliser.
C’est ainsi qu’il nous donne une liste de fournitures de bureau à utiliser pour prendre de bonnes habitudes. On a déjà cité le moleskine, le hipster PDA, les tiroirs à dossier de type entreprise, on pourra ajouter notamment l’étiqueteuse automatique :
(un conseil : préférez-la avec un adaptateur secteur et des recharges car une fois qu’on en a pris l’habitude, on s’en sert très souvent)
Je pense déjà à écrire dans un prochain article un petit inventaire avec photo des fournitures de bureau les plus populaires pour implémenter la méthode GTD.
Conclusion
J’espère, à travers cette introduction, vous avoir convaincu d’adopter la méthode Getting Things Done. Pour commencer à l’utiliser, je ne saurais trop vous conseiller d’acheter le livre, sachant qu’il vous faudra plusieurs lectures avant de maîtriser l’intégralité de la méthode.
Je vous propose maintenant de découvrir une sélection d’adresses utiles à propos de GTD, et vous pourrez bien sûr utiliser les commentaires pour réagir.
Quelques bonnes adresses
(fr) – La page wikipedia francophone de Getting Things Done
(fr) – Une introduction à GTD sur biologeek
(en) – Site officiel de David Allen et GTD
(en) – What is GTD ? (Une définition officielle sur le site de David Allen)
(en) – La page wikipedia anglophone de Getting Things Done
(en) – Une liste de ressources sur GTD
Quelques sites non officiels dédiés entièrement à la méthode Getting Things Done :
(en) – 43 folders : le blog de référence pour des discussions à propos de GTD
(en) – Le wiki de 43 folders
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Une bonne découverte pour moi : merci !
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Getting Things Donne va enfin paraître en France sous le titre : “S’Organiser Pour Réussir”. Il sera préfacé par Philippe Bloch, fondateur de Colombus Cfé, animateur sur BFM.
Parution le 10 mars 2008 aux éditions Leduc.s : http://www.leduc-s.com/boutique/fiche_produit.cfm?type=13&ref=209&code_lg=lg_fr&pag=1&num=0
@Hélène : merci de le préciser. J’avais déjà écris un article pour mettre tout le monde au courant mais il est vrai que je n’ai pas pensé à inclure l’information sur cette revue du livre.
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Bonjour,
Merci pour ces ressources 😉
Pour info, j’ai également écrit une chronique et un résumé de GTD sur mon blog 😉
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Merci pour cet article, qui est un des seuls à présenter des images des outils utilisé. Je signale simplement que le lien concernant les “solides tiroirs à dossiers” ne marche pas.
Si vous pouviez développer ce point en fournissant encore d’autres images et des fournitures utilisés, ce serait super. Par exemple, par quoi remplacer les dossiers suspendus, et quels sont vos choix dans la grande variété de fournitures de bureau : comment choisir entre des chemises cartobox, des classeurs à levier, des chemises extensibles, des chemises pochettes, des chemises 3 rabats classiques, etc. pour classer vos documents ?
Merci !
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Bonjour,
J’ai développé un fichier Excel sur les bases du GTD.
Si vous être intéressé vous pouvez le trouver ici:
http://blog.development-shift.com/
A bientôt
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super cette démarche et effectivement c’est quelque chose que l’on essaye de suivre quand on a de l’expérience et du bon sens : et là cela devient une méthode précise qui va nous permettre d’aller plus loin
Bonjour,
Je viens pour ma part de découvrir un cahier assez génial, l’Orgabook, qui me facilite vraiment l’appliquation de la méthode GTD. Ce cahier comprend différentes pages amovibles spécialisées et un rappel de la méthode. Efficace !
Toutes les infos sur le blog blog.orgacity.com et le sité lié.
GTD est une méthode très puissante, qui nécessite une certaine rigueur.
C’est pourquoi j’ai créé l’Orgabook, un cahier qui facilite la mise en oeuvre de la méthode.
Le papier a un impact psychologique très fort, bien plus puissant que les produits électroniques actuellement.
Venez découvrir toute l’actualité de l’organisation personnelle et GTD sur blog.orgacity.com
Et découvrez l’Orgaboook sur http://www.orgacity.com
– Olivier
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et bien voici des méthodes GTD
je ne connaissais pas la méthode “tickler file”, c’est surprenant ! à approfondir !
j’utilise quand à moi, iGTD sous mac pour suivre les projets et autres taches en cours !
@ bientôt
et merci encore pour cet article !
Sebastien
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Excellente présentation de la méthode GTD.
C’est vraiment très pratique d’avoir toutes ses ressources accessibles depuis le même article 🙂
Pour info, j’ai écrit un article sur mon blog pour présenter une méthode de productivité que j’utilise tous les jours depuis quelques années déjà. Elle pourrait être considérée comme un dérivé simplifié de la méthode GTD : http://www.penser-et-agir.fr/comment-devenir-efficace-apprendre-liste-objectifs/
Ton avis sur cet article serait très intéressant 🙂
C’est marrant tout ces gens qui viennent faire leur pub dans les coms.
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