Vous sentez-vous submergé par tous les emails que vous recevez chaque jour dans votre messagerie? Si vous êtes membre de beaucoup de médias sociaux tels que facebook et twitter, ainsi que de newsletters, c’est probablement le cas.
Ces services se permettent de nous envoyer une avalanche de notifications alors que nous souhaitons traiter en priorité les emails qui font réellement avancer nos projets.
La solution au problème, c’est tout simplement de créer des filtres qui vont déplacer automatiquement les emails de notification dans des dossiers appropriés. Ces dossiers pourront ensuite être tranquillement consultés pendant notre temps libre, lorsqu’on a terminé de traiter les emails importants.
Pour vous faciliter la tâche, voici un petit tutoriel en images qui va vous montrer comment créer un filtre pour ranger automatiquement vos notifications Facebook dans un dossier “mediasociaux” de votre messagerie :
Cliquez simplement sur l’icône de votre messagerie pour accéder au tutoriel
(pour Outlook express, choisissez Window Live Mail)
Gmail
Gmail est sans conteste le client email le plus puissant, et en particulier pour les filtres : vous pouvez créer autant de filtres que vous le désirez et un grand nombre de critères sont à votre disposition.
Pour accéder aux filtres, nous allons d’abord aller dans les paramètres en cliquant sur le lien Settings en haut à droite de la page principale :
Puis on clique sur Filters pour aller dans la gestion des filtres, et Create a new filter pour créer un nouveau filtre :
Là nous accédons à une première page de saisie des paramètres du filtre, où nous allons filtrer par email. Notre filtre concernera tous les emails provenant de “@facebook”, ce qui devrait englober tous les emails provenant du site Facebook.
En appuyant sur le bouton “Test Search”, on a un apperçu des messages filtrés :
On clique ensuite sur Next Step et la deuxième page de saisie du filtre nous permet d’indiquer que nous voulons que le message saute la boîte de réception (skip the inbox) et qu’on lui applique le label “mediasociaux” (cliquez sur New label pour créer le label mediasociaux si ce n’est pas déjà fait):
Il n’y plus qu’à valider en cliquant sur le bouton “Create Filter”.
C’est bon maintenant : il suffit de cliquer sur l’étiquette “mediasociaux” que voilà dans la page principale pour visualiser tous les emails venant de facebook :
Remarquez qu’on peut voir entre parenthèse le nombre d’emails non lus.
Yahoo
Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Yahoo Mail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…
Sur la page des options, cliquons sur Filtres :
Nous aboutissons sur la page [Nouveau filtre] où nous allons saisir les paramètres du filtre :
- Nom du filtre : Média Sociaux
- Expéditeur : @facebook
- Déplacer vers le dossier : mediasociaux
(choisissez [Créer un dossier] si vous n’avez pas encore créé ce dossier)
Nous pouvons enfin valider :
A partir de maintenant, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux” sans passer par la boîte de réception.
Microsoft Live Hotmail
Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Hotmail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…
Dans la page des options, nous cliquons sur le lien Tri automatique des messages :
Puis cliquons sur le bouton Nouveau filtre :
Il n’y a plus qu’à saisir les paramètres du filtre :
- Quels sont les messages? : Adresse qui contient “@facebook”
- Où ces messages doivent être rangés? : Nouveau dossier “mediasociaux”
Enfin il suffit de cliquer sur le bouton “enregistrer” pour valider le filtre.
Les messages venant de Facebook seront désormais déplacés automatiquement dans le dossier “mediasociaux” à leur réception.
Microsoft Live Mail/Outlook Express
Windows Live Mail est le nouveau logiciel de messagerie de Microsoft, successeur d’Outlook Express. Mais tous deux fonctionnent de la même manière pour la gestion des filtres.
Comme j’ai la version en anglais, les captures d’écran concernent la version en anglais mais je vais vous donner le nom des menus françajs dans le texte.
Tout d’abord, créons un dossier en allant dans Fichier > Nouveau > Dossier…
Puis dans la fenêtre Créer un dossier, nous saisissons le nom du dossier qui va contenir nos notifications Facebook : “mediasociaux” :
Une fois que le dossier est créé, nous allons créer une nouvelle règle de message en allant dans Outils > Règles de message > Courrier…
Puis dans la fenêtre “Nouvelle règle de courrier”, nous paramétrons notre filtre :
- Cocher “Lorsque la ligne De contient des personnes” en tant que condition
- Cocher “Le déplacer vers le dossier spécifié” en tant qu’action
- Cliquez sur le lien “contient des personnes” et saisissez ” pour filtrer tous les messages venant de Facebook.
- Cliquez sur le lien “dossier spécifié” et saisissez choisissez “mediasociaux” comme répertoire cible.
Une fois que vous aurez sauvegardé, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.
Thunderbird
La création d’un filtre dans le logiciel de messagerie Thunderbird se fait en deux étapes. Tout d’abord, créons un nouveau dossier “mediasociaux” qui accueillera les messages provenant de Facebook :
On nous demande de saisir le nom du dossier :
Une fois ce dossier saisi, nous allons aller dans Outils > Filtres de messages… pour créer le filtre proprement dit :
Cliquons sur le bouton Nouveau… dans la fenêtre des filtres de messages :
Puis nous saisissons les paramètres du filtre.
- Le nom du filtre : Média sociaux
- Le critère de filtrage : ici on veut filtrer tous les message venant de ”
- L’action à exécuter : nous voulons que ces messages soient déplacés dans le dossier “mediasociaux”
Voilà tout! Les messages provenant de Facebook seront dorénavant automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.
Conclusion
J’espère que cet article vous aura permi de créer votre filtre Facebook, et ainsi de ne plus être ennuyé par vos notifications lorsque vous voulez réellement travailler.
Vous pourrez ajouter bien d’autres filtres. Je vous conseille notamment d’en créer un pour les newsletters. En fait, c’est le premier conseil que je donne dans ma newsletter. Je préfère de loin que les emails que j’envois dans ma newsletter soient consultés dans un moment de temps libre plutôt qu’ils soient perçus comme une source de distraction!
Moi-même, depuis que j’ai créé un filtre pour toutes mes newsletters, je me rends compte que j’en ai une expérience désormais bien plus positive qu’avant.
Et vous? Utilisiez-vous déjà des filtres dans votre messagerie? Faites-nous connaître votre expérience dans les commentaires!
C’est sans doute très utile de filtrer mais j’ai fait l’expérience que placer un mail dans un dossier autre que l’Inbox fait que nous ne le lirons jamais, c’est un peu créer une 2° poubelle que nous ne viderons jamais.
En effet, si on veut gagner du temps, c’est qu’on a trop de travail, ce qui ne risque pas de s’améliorer dans le temps (au contraire) et déplacer une tâche de son champ de vision empêche toute action envers celle-ci.
Je pense qu’il faut donc “sacrifier” un article ou prendre la décision de “perdre quelques minutes de son boulot” pour le lire si on estime que cet article intéressant.
Attention : Avis tout à fait personnel que j’ai déjà expérimenté !
@Vinodis : très bonne remarque!
D’abord, je pense que si tu ne vas pas de toi-même consulter régulièrement ce dossier de messages filtrés et que tu laisses s’accumuler les messages non lus, c’est probablement qu’ils ne sont pas si utiles que ça non? Ou alors tu ne peux pas assumer l’investissement en temps que ça représente.
Ensuite il faut bien noter que cette manipulation ne vise pas à gagner du temps en diminuant les emails à lire. Mais plutôt à compartimenter les emails de travail d’une part et les emails de divertissement d’un autre côté.
En fait on gagne du temps oui, mais plus grâce au fait de ne pas être interrompu dans son travail et donc grâce au fait d’améliorer notre concentration.
Cela dit je suis d’accord qu’il ne faut pas créer trop de dossiers d’emails filtrés, sinon on ne sait plus où donner de la tête 🙂
Et bien sûr il faut avoir la présence d’esprit d’aller voir ailleurs que la boîte de réception pendant les moments de pause.
Tout dépend de la part de travail de ta journée par rapport à la vie personnelle … mais aussi si tu passes ta vie privée sur ton PC à lire tes mails personnels.
Personnellement, si je ne me mets pas le tas de documents que je dois traiter devant les yeux, il est clair que je ne le ferai pas, que ce soit dans le professionnel que dans le privé. D’ailleurs, ne met-on pas sa to-do-list sur la porte du frigo pour ne pas l’oublier ?
Oui Vinodis je comprends ce que tu dis. C’est ce que j’appelle un détrompeur, par analogie avec le détrompeur mécanique qui permet de ne pas brancher les prises dans le mauvais sens.
Comme tu es sûr de regarder ton frigo plusieurs fois dans la journée, tu es sûr de regarder la todo list autant de fois.
Mais le fait d’avoir les emails personnels mélangés aux emails professionnels, ne serait-ce pas plutôt un trompeur? (dans le sens où ça te pousse à céder à la tentation en plein boulot)
En effet, tu as tout à fait raison.
2 solutions : Avoir une boîte mail séparée pour le privé et le professionnel OU limiter le plus possible les mails de blagues, Newsletters qu’on lit en diagonale (quand on les lit), …
Personnellement, j’applique la 2° solution car je suis parfois contacté par des potes qui ne font pas la distinction entre boîte professionnelle et privée pour envoyer des commandes.
J’ajoute que pour les filtres il peut-être interessant de creer des alias email (que pour gmail a ma connaissance) comme ceci avec une adresse :
On peut aussi mettre des points à l’infini:
http://www.post-hit.net/ressources/des-adresses-gmail-a-linfini/
@Vinodis : en effet j’applique déjà ta solution : j’ai deux adresse emails : une pour le boulot et une personnelle.
Mais il y a aussi les emails de mon business perso (mes sites internet), qui partagent ceux de ma vie privée. Donc les filtres sont essentiels pour moi.
En particulier, je suis abonné à beaucoup de newsletters (une vingtaine au moins). Et j’ai un répertoire ‘newsl’ dans lequel ils sont tous rangés, en plus du répertoire ‘mediasociaux’.
@Julien : Génial ton conseil sur les alias Gmail! Je ne connaissais pas. Ca évite de créer le filtre à la main, et dans le cas où l’auteur change par exemple dans une newsletter, le filtre marchera toujours.
Seule limitation, il arrive que la fonction qui verifie les adresses emails n’autorisent pas les “+”.
Bon c’est bien j’ai au moins pu corriger toutes mes fautes d’orthographes dans l’article ^^
Encore un petit effort Julien : “… n’autorise …” ;o)
Haha pas mal celle-ci aussi. Au moins j’ai pensé à faire l’accord, par contre il ne fallait pas c’est dommage.
Hello Alexandre, merci pour ce tutoriel. L’idée de cette astuce était pourtant simple mais je ne l’avais jamais appliquée, jusqu’à aujourd’hui. Je déplaçais manuellement les messages en les faisant glisser dans le dossier adéquat, c’était du bricolage 🙂
Merci pour l’article donc 😉
Merci pour ce tutoriel très bien expliqué. Mis à part les filtres, de mon côté, j’ai purement et simplement interdit les mails en provenance des réseaux sociaux directement dans mes paramètres sur facebook, twitter et autres. Ça m’évite de recevoir des tonnes de mails inutiles du genre “Machin à commenté ta photo”…