Tout le monde connaît les détrompeurs mécaniques. Le connecteur USB est un bon exemple. Il est conçu de manière à ce qu’il soit impossible pour notre brave pantin de bois écervelé sur la photo de le brancher à l’envers : une languette de plastique à l’intérieur du connecteur l’en empêche. Le système ne risque donc pas d’être endommagé par une mauvaise utilisation, qu’elle soit intentionnelle ou pas.
Mais le concept du détrompeur ne pourrait-il pas se généraliser au delà du cadre des appareils mécaniques? J’ai la conviction que oui. Nous sommes tous enclins à commettre des erreurs routinières qui auraient pu être évitées si l’on avait travaillé dans un environnement mieux adapté, un environnement fool-proof, anti-crétin si je puis me permettre 😉 .
Pourquoi ne pas prendre un moment pour réfléchir à notre environnement de travail afin de prévenir ces erreurs en créant nos propres détrompeurs? On y gagnerait du temps et la qualité de notre travail s’en trouverait renforcée.
C’est pourquoi je vous propose d’examiner les moyens d’y parvenir dans cet article. Et comme le titre le suggère, nous essaierons au terme de cet article de bâtir ensemble une bonne liste de détrompeurs grâce aux commentaires que vous pourrez saisir dans le bas de la page…
Enjeux et histoire du détrompeur
Le détrompeur est un concept très populaire dans le domaine industriel. Sur les chaînes de montage, un bon système de détrompeurs doit permettre d’éviter les erreurs de fabrication sur un produit. Ainsi le produit fini est sans défaut et ne nécessite aucune vérification. En somme : l’idée est de “faire la qualité” au lieu de “contrôler la qualité”.
Lors de la conception d’un système de détrompeurs, une étude doit être réalisée afin de déterminer précisément les besoins à satisfaire et les restrictions mises en place par les détrompeurs. Les points où l’opérateur peut agir sont analysés afin de minimiser les possibilités d’erreur. Les opérateurs sont généralement mis à contribution puisque c’est eux qui vont réaliser les manipulation potentiellement sources d’erreur.
Ce fût Shigeo Shingō (1909-1990), ingénieur japonais employé chez Toyota qui inventa le système détrompeur "poka-yoke", dispositif mécanique permettant d’éviter une erreur involontaire. Il s’intéressa beaucoup aux moyens d’améliorer la qualité de production des entreprises et de parvenir au fameux “zéro défaut”.
Les trois types de détrompeur
Shigeo Shingō distingue trois sortes de détrompeur :
- Le détrompeur de contact : la configuration de l’environnement de travail contraint l’opérateur à agir de la bonne manière. C’est comme la prise USB : sa forme physique empêche de faire un branchement incorrect.
- Le détrompeur de signalement : l’opérateur est averti de son erreur par un signal sonore désagréable, qui ne cessera que lorsque l’erreur aura été réparée.
- Le détrompeur chronologique : une liste de cases à cocher indique la liste des choses à faire pour que le travail soit bien fait, comme par exemple la vérification effectuée par un pilote d’avion lors de la prise des commandes.
Dompter l’animal qui est en nous
Vous vous demandez peut-être maintenant : ok c’est bien beau ces considérations industrielles, mais comment puis-je en bénéficier?
Une des applications les plus intéressantes concerne la gestion de nos émotions. Il faut bien avouer qu’un grand nombre de nos émotions sont des sources d’inefficacité : la colère, l’anxiété, la déprime sont par exemple des émotions rarement utiles. Pour bien gérer le flot de nos émotions, nous recourrons tous à une capacité que l’on appelle notre Intelligence Emotionnelle, un concept popularisé dans le livre du même nom par l’auteur Daniel Goleman.
Dans ce livre, l’auteur parle de la manière dont est organisé le cerveau et comment les émotions court-circuitent parfois notre raison.
On avance que notre cerveau a évolué en trois couches :
- Le cerveau reptilien : la partie la plus primaire située à la base de notre cerveau que nous avons hérité des reptiles. Elle est responsable des fonctions vitales telles que la respiration, les battements du coeur et le système moteur.
- Le cerveau limbique : le centre de nos émotions, dévolu aux principaux comportements instinctifs et à la mémoire.
- Le cerveau humain ou néocortex : situé en périphérie, c’est la partie la plus évoluée, responsable des raisonnement logiques et du langage.
Normalement, les stimuli que nous percevons grâce à nos sens dans la partie primaire du cerveau sont d’abord analysés par le néocortex afin que l’on prenne une décision qui va déclencher une réaction émotionnelle dans le cerveau limbique puis le mouvement approprié. Il s’agit du circuit long.
Mais sous le coup d’une menace forte, le signal passe directement dans la partie limbique du cerveau pour déclencher l’émotion automatique qui corresponds à cette menace. Et ce n’est qu’après coup qu’on évalue le réel danger de façon raisonnée. Le signal a emprunté dans ce cas le circuit court, habituellement plus efficace pour des décisions à prendre à la hâte.
L’exemple typique est le cas où l’on perçoit une forme qui ressemble à un serpent sur un chemin. Instinctivement, nous allons nous écarter d’emblée du serpent. Alors qu’à postériori, l’analyse de la forme par le néocortex pourrait bien déterminer qu’il ne s’agissait en réalité que d’un bout de bois.
Il faut bien avouer que dans notre monde moderne, les réactions émotionnelle que nous avons hérité de nos ancêtre sont souvent inadaptées. Pour anticiper ces moments de faiblesse où nos émotions prennent à tort le dessus par rapport à notre raison, nous pouvons utiliser la puissance des détrompeurs. Voyons quelques exemples…
Des exemples!
1/ Les détrompeurs de contact
Je me permet de généraliser les détrompeurs de contact à tous les détrompeurs de type bloquants. En voici une petite liste :
- ne pas avoir de télévision chez soi : ce détrompeur permet d’éviter de regarder machinalement la télévision au lieu de faire avancer nos projets les plus chers. C’est un détrompeur que j’utilise moi-même. C’est peut-être radical mais très efficace!
- ne pas placer son bureau en face d’une fenêtre : comme je suis très curieux, j’aime regarder ce qu’il se passe par la fenêtre. Alors vous imaginez bien que si mon bureau était en face d’une fenêtre, mon boulot n’avancerait plus!
- ne pas acheter de Nutella : bon vous savez maintenant que je suis accroc au nutella. Et pour ne pas mourir d’une overdose, eh bien je n’en achète pas : je n’en mange que chez les autres. 😉
- attacher ma clé USB à mon trousseau de clefs : moi qui suis tête en l’air, j’aurais tôt fait d’égarer ma clé USB dans un coin si je ne l’attachais pas à mon trousseau de clés.
- l’anti-vol de mon vélo : cette fois-ci, voilà un détrompeur dédié aux autres, pour éviter que quelqu’un veuille m’ “emprunter” mon vélo sans mon accord.
- mes mots de passe : une bonne manière de me prémunir de la naturelle curiosité de mes concitoyens.
2/ Les détrompeurs de signalement
- utiliser un minuteur pour commencer un projet : pour vaincre la procrastination, rien de tel que de se dire qu’on va travailler pendant un court laps de temps, disons dix minutes avant que l’alarme ne sonne. Tant qu’on n’est pas arrivé au bout du temps imparti, le tic-tac du minuteur nous rappelle sans cesse que notre temps est compté. Et au bout du temps imparti, la sonnerie nous signale qu’il faut faire une pause… ou bien continuer pour profiter de l’élan. Remarquez qu’ici, notre instinct de compétition arrive à contrebalancer notre fainéantise naturelle.
- s’engager auprès d’autres personnes : voilà une autre arme psychologique de choix. Cette fois-ci, ce sont des personnes qui jouent le rôle de l’alarme. Comme on n’aime pas perdre notre crédibilité, on n’osera jamais rester sans rien faire lorsqu’on s’engage publiquement. Ici, c’est la peur du rejet qui bat notre naturelle fainéantise.
- les posts-it : lorsqu’on a un but très important à réaliser, il est bon de se le rappeler sans cesse en collant un peu partout des post-it qui nous rappelleront que nous nous sommes promis d’y arriver.
- placer de beaux stylos sur la table : si on a comme but d’écrire tous les jours, alors nul doute que placer de beaux stylos sur la table aidera à se donner l’envie de gratter du papier.
- le voyant lumineux de l’essence : je ne sais pas pour vous mais celui-ci m’a déjà rendu de fiers services 🙂
3/ Les détrompeurs chronologiques
- le rituel matinal : grâce à une petite liste de choses à faire, je sais chaque matin par quelles actions je dois commencer pour démarrer ma journée du bon pied. Ce fût l’objet d’un précédent article : Le pouvoir du rituel matinal
- les check-lists de choses à amener : lorsque je pars à la plage ou en salle de sport, je sais que j’oublie forcément quelque chose. Alors pour éviter cela, j’ai créé des check-lists qui indiquent les choses que je dois amener.
Voilà tout, je suis sûr que vous avez vous aussi mis en place toute une panoplie de détrompeurs dans votre vie pour être efficaces. Alors pour les partager avec nous, je vous propose de les saisir dans le champ des commentaires ci-dessous. Merci beaucoup!
Crédit photo : julianrod
Merci Alexandre pour cette synthèse très agréable à lire ! J’utilise un peu les mêmes détrompeurs que toi, sauf que je n’emploie pas toujours des listes mais souvent des numéros.
Par exemple, quand je vais à la piscine, je sais que je dois emmener dans mon sac 6 objets (Maillot de bain, serviette, goggles, etc.) Donc si je n’est pas mes “6” dans le sac, je sais qu’il me manque quelque chose. 😉
Très maline cette utilisation des détrompeurs pour sa propre productivité et efficacité. Il y a effectivement quelques techniques issues des mondes industriel et tertiaire qu’on peut réutiliser pour soi. Par exemple la méthode SMART.
J’utilise moi-même certains des détrompeurs dont tu parles (le minuteur, ..), ainsi que d’autres (je n’achète jamais de lait concentré sucré, je n’allume pas l’ordinateur après 22h30, …)
Perso, je suis un GROS fan des check-lists. J’en mets partout, soit dans Evernote, soit sur des petites fiches cartonnées.
Salut,
Je trouve cet article excellent !
Ta première phrase m’a fait sourire « tout le monde connaît les détrompeurs mécaniques ». Euh … oui, oui bien sûr … mais en fait non.
Faire de la qualité au lieu de contrôler la qualité : c’est pratiquement une philosophie de vie ça.
Ton article rejoint deux idées qui me tiennent à cœur : 1 – C’est à nous de créer les conditions de notre réussite et donc organiser notre environnement en conséquence. 2 – Bien que cela ne fasse pas plaisir à entendre, notre volonté est très limitée face à la tentation. Par exemple pour tes exemples de la télévision et du nutella, tu as supprimé de ton environnement ces sources de tentations. Si tu avais du nutella dans ton placard, la tentation serait toujours présente dans un coin de ta tête.
Je n’ai pas spécialement de liste de détrompeurs à proposer (il y a encore 20 minutes, je ne connaissais même pas ce mot), mais des actions comme écrire chaque jour ses 3 actions prioritaires de la journée peuvent rentrer la dedans je pense.
Bravo pour cet article qui nous montre les poka-yoke sous un nouveau jour.
En tant que praticien du LSS, j’avais acheté le livre de Shigeo Shingō… Malheureusement quand je l’ai reçu, je l’ai vite classé dans ma rubrique “Erreur de casting” tant le livre s’adresse à des ingénieurs en mécanique… 🙁
Mais je suis content d’avoir découvert via ton article les 3 catégories de détrompeur… Ça me facilitera la tâche pour en trouver de nouveaux ! ;-P
Au plaisir de te lire.
Exemple de détrompeur de signalement : le beep quand on laisse ses feux allumés en sortant de sa voiture.
@Jean-Philippe : j’utilise aussi le coup du nombre de choses à prendre
Article très intéressant, bravo !
Je vais sans doute m’éloigner un peu du sujet mais je pense que tout process se doit d’être revu TRÈS régulièrement (besoin donc de mettre en place des détrompeurs) car l’habitude d’exécuter une tâche empêche toute remise en question et donc toute amélioration du processus.
Combien de fois ne suis-je pas rentré dans une colère noire quand un collègue me disait : “Ben, on a toujours fait comme ça”. En effet … mais s’il y avait une erreur lors de la première exécution, on est parti pour répéter cette erreur des millions de fois et personne ne semblait s’en émouvoir !
Sans parler non plus du concept de “l’ignorance de l’étape suivante” où on transmet une tâche à un collègue sans se demander ce qu’il en fait et comment on pourrait améliorer sa vie …
@Jean-Philippe : toujours premier à commenter, merci! 🙂
Toi qui vis au Japon, as-tu été témoin du culte de la qualité dans les entreprises japonaises? Sinon effectivement j’emploi parfois aussi ce truc des chiffres pour savoir quoi emmener. En particulier pour ce que j’emmène dans mes poches quand je vais au boulot 🙂
@Grégory : effectivement le monde de l’entreprise peut parfois aider. Ainsi nous pouvons utiliser à notre compte la notion de process, de log des tâches, de planning,… et de détrompeur. En somme on crée notre propre entreprise personnelle à développer notre potentiel et à réaliser nos rêves!
@Olivier : lol, c’est vrai que l’emploi du mot détrompeur n’est pas si courant. La notion de détrompeur rejoint en effet un thème très important de l’organisation personnelle : nous devons bâtir une structure qui va canaliser notre énergie vers la réalisation de ce qui nous tient à coeur, ni trop rigide, ni trop souple bien sûr, mais on ne doit pas se laisser aller sans garde fou, au risque de s’éparpiller dans toutes les directions.
@Florent F. : ça me fait plaisir d’avoir ton retour puisque tu travailles beaucoup sur ces problématiques dans ton métier, avec le Lean Six Sigma. Les catégories de détrompeur, je les ai trouvées dans l’article wikipedia sur le détrompeur. J’espère que ça t’inspirera pour l’écriture de ton deuxième livre 🙂
@Vinodis : ça me fait sourire cette expression : « Ben, on a toujours fait comme ça », on me l’a dite hier! Je crois qu’une des méthodes les plus efficaces de remettre en question ses habitudes de travail, c’est d’écouter et d’encourager le feedback de ses collaborateurs.
Pour l’« l’ignorance de l’étape suivante », tu parles donc de la nécessiter d’accompagner une personne lorsqu’on lui délègue des tâches?
@Olivier FAURAX : effectivement le signal de la voiture quand on a oublié d’éteindre les phares est un bon détrompeur. Je le sais car j’en ai pas sur ma voiture, et je le regrette 🙂
Un autre qu’il serait intéressant de promouvoir : le blocage du moteur tant qu’on n’a pas bouclé la ceinture de sécurité!
Je dois être le premier à commenter parce que je suis au Japon. Avec le décalage horaire, cela me donne de l’avance sur l’hexagone. 😉
Le culte de la qualité est, à mon avis, partout ici. Pas seulement dans les entreprises mais aussi dans tout ce que les Japonais mettent en vente ou dans leur travail. Même les agriculteurs ont ce culte du beau fruit, de la rizière parfaitement équilibrée. D’ailleurs, il semblerait que l’origine de leur acharnement pour le beau travail vienne de ça : des siècles de culture du riz. On imagine pas le travail de précision qui est demandé pour s’occuper d’une rizière ! C’est sans répit ! Certains y voient là l’une des raisons pour lesquelles beaucoup de peuples asiatiques sont très travailleurs.
Enfin, on pourrait rajouter l’exemple de Toyota qui, semblerait-il, a abandonné il y a quelques années cette philosophie du culte de la qualité pour s’adapter à une façon de faire plus occidentale. On a vu le résultat. 🙂
Je dirais plutôt que toute nouvelle personne doit faire le tour complet de la société et surtout connaître les personnes avec qui elle va travailler … en amont et en aval !
Quand je suis arrivé chez General Electric il y a 10 ans, mon boss m’a envoyé travailler pendant 1 semaine dans tous les services avec qui j’allais travailler avec comme objectif de pouvoir faire leur boulot, tout ceci pour que je comprenne bien ce que veut la personne en amont et à quoi sert mon boulot en aval !
Cette expérience fut primordiale dans ma carrière de Project Manager car c’est la seule façon selon moi d’améliorer un processus … et je ne puis que confirmer maintenant que je suis patron de ma propre boîte !
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@Alexandre : Sur ma voiture, il y a un beep quand je roule sans ceinture. Je pense que couper le moteur est un peu extrême, dans la mesure où on peut vouloir “juste la bouger”.
@Jean-Philippe : eh oui comme j’ai publié tard le soir, et que tu te lèves tôt le matin, tu devais être un des premiers à voir l’article 🙂
Merci pour ton petit compte rendu sur la culture du riz de qualité 😀
@Vinodis : je suis bien d’accord avec ce conseil, mais une semaine c’est pas un peu court tout de même? Enfin au moins ça permet de voir un bon panorama de ce qu’il se passe au coeur du métier.
@Olivier : effectivement Olivier, le détrompeur de signalement peut paraître mieux approprié dans ce cas là.
Le but n’était pas de devenir spécialiste en leur matière mais de savoir comment ils travaillaient, d’où venaient les chiffres pour comprendre le process complet et donc de pouvoir interpréter correctement les chiffres.
Super article. Je ne connaissais pas le terme de détrompeur, même si je les utilisais tous les jours 🙂 (post-it, to do list, engagement public, …)
Cependant, j’essaie le plus possible de me passer d’écrire les tâches pour travailler ma mémoire. C’est risqué mais au moins, quand ça rentre, ça ne sort plus 😉
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– mettre les rappel imporatnt dans le pot de nescafé de mon mari
sinon comme toi :
– une fiche pour les departs version ete et hiver (week-end, vacances, urgences)
– un rituel matinal depuis 10 ans
– le minuteur depuis que j’ai eu des enfants
– rituel genre vider et ranger mon sac a main le diomanche soir, faire mes comptes le samedi matin avec mapremiere tasse de café
– j’ai une pochette dans mon sac avec l’essentiel : fils noir et blanc sur une cartonnette avec une aiguille , deux jours de medicaments, mini ciseaux, deux comprimés antalgiques , un pansement, un mini gel desinfectant… sur lemode japonnais du Kyu kyu bukuro (voir http://www.miaouzdays.com/index.php?post/2009/01/23/Vous-avez-dit-Kyu-kiu-bukuro )
je decouvre ton blog et je sens que je vais y etre fidele
cordialement Isa Miaou
Merci de ton passage “chez moi” !
C’est vrai que nous les femmes avec nos sacs a main (en bandouiliere pour moi) emmenner nos peties affaires essentielles est plus gracieux que comme tu le cite “une boursouflure” 🙂
bonne fin de semaine
Isa Miaou
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Quand j’ai lu : “utiliser un minuteur pour commencer un projet” je n’ai pas pu m’empêcher de penser à un logiciel que j’ai présenté sur mon blog lors de mon 1er screencast, Focusbooster, j’y suis devenu accroc et ça m’aide énormément à bien resté concentré sur une et une seule tache. Mort à la procrastination ! 😀
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Lorque j’avais un competiteur dans ma ville il arrivait de voir leurs employés et des ecoutés parlés. À cet endroit il y avait presque continuellement un personne en burn out. Je que j’ai été chanceux il y en avait pas chez. le truck était de travailler pres de la fenetre chacun son tour et d’aller fumée une cigarette dur la veranda lorqu’un sufisait à la tache. Je considere que ça leur donnait l’opportunité de se relaxer. Ce qui est bon pour un n’est pas necessaire vrai pour l’autre. Le but visé c’est toujours d’être opérationnel le plus possible. Si vous etes stressé il y a surement un moyen au travail de regler le dilem.
à la prochaine,
René alias zoro
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