Le planning transparent : mettez-vous à nu pour renforcer votre efficacité au travail

Avez-vous tendance à vous assigner des myriades de tâches que vous ne réalisez qu’à moitié ?

Lorsqu’on travaille avec des outils d’organisation privés, c’est-à-dire dont on est les seuls à avoir accès, peu importe que l’on ne remplisse pas ses engagements personnels.

Vu qu’on est les seuls à connaitre ce qui doit être fait, on peut toujours se trouver des excuses, aussi mauvaises soient-elles. Personne ne viendra nous demander des comptes.

Au pire, si cette liste de tâches devient trop obèse, donc ingérable, on peut se permettre de la jeter à la poubelle sans aucun problème : on efface les engagements non tenus et on recommence avec une liste de tâches toute neuve !

Par contre, la situation n’est plus la même si vous vous êtes engagé aux yeux d’autres personnes. Car désormais c’est votre réputation qui est en jeu, et les excuses habituelles qui suffisaient à vous convaincre ne passent plus.

D’où l’intérêt d’inviter des regards extérieurs dans votre planning pour doper votre efficacité au travail…

Ne cachez plus votre planning

Vous allez me dire : n’est-ce pas un peu radical comme méthode ?

Il est vrai que nous aimons tous organiser notre temps à notre manière. Inviter une personne externe pour se mêler de nos tâches peut donc sembler trop intrusif.

D’autant plus que l’autonomie est le facteur le plus important pour prendre plaisir au travail, comme nous l’avons vu dans le précédent article sur la motivation intrinsèque.

Mais remarquez aussi à quel point un projet progresse dès qu’il sort de la phase d’incubation pour s’exposer au regard des autres ! 

Exposer ses tâches ainsi que l’avancement de son travail est plus motivant que de rester dans son coin. Car nous en tirons des retours sur notre performance qui améliorent notre sentiment de compétence. Nous prenons plus de plaisir à réaliser nos tâches car notre entourage nous aide à valider nos succès.

S’engager envers autrui nous pousse aussi à modérer nos appétits. Sachant que notre réputation est en jeu, nous devenons plus réalistes quant à nos capacités de travail. Et cela évite de faire une indigestion de tâches. On se focalise ainsi plus facilement sur ce qui compte vraiment dans notre travail : les tâches fondamentales.

3 facteurs essentiels pour un planning transparent efficace

D’après Elizabeth Grace Saunders qui vient d’écrire un article sur ce sujet sur le blog 99u, le planning transparent fonctionne mieux lorsqu’il réunit ces 3 propriétés  :

1. Fiabilité : tout d’abord il faut voir le planning transparent comme une habitude à prendre. Et pour qu’il perdure, il va falloir vous engager sur vos tâches avec une personne fiable, un partenaire assidu qui pourra suivre régulièrement l’avancée de vos objectifs.

2. Transparence : la transparence est l’élément central du planning transparent. Pour que l’on suive efficacement vos tâches, vous allez devoir confier les détails de vos projets à votre partenaire. Il faudra donc que vous ayez confiance en votre partenaire si vous avez des informations sensibles à lui révéler. Les détails du projet permettront d’améliorer la pertinence du suivi effectué par votre partenaire.

3. Responsabilité : enfin vous allez devoir rendre des comptes à votre partenaire. La mesure de votre performance pourra se faire soit par un rapport régulier de votre activité, soit par des résultats qui parlent d’eux même. Pour que l’expérience soit bénéfique, il faudra que votre partenaire soit suffisamment prévenant pour vous donner des retours constructifs et trouver les mots adéquats pour vous encourager en cas d’échec.

Mise en application

Il y a de nombreuses manières de mettre en place le concept du planning transparent. Mais laissez-moi vous en citer trois que j’utilise régulièrement :

1. Annoncer son planning à ses collègues : au bureau, j’utilise couramment cette approche pour travailler avec mon équipe. Chaque matin et en début d’après-midi, nous faisons un point pour évaluer notre progression et se mettre d’accord sur les tâches à venir. Même si je suis la personne en charge, je m’assure également que mon équipe soit au courant de mon propre planning.

2. Suivi hebdomadaire mutuel : je n’ai pas l’habitude de suivre des séances de coaching personnel. Par contre, j’aime beaucoup l’idée d’un coaching mutuel, c’est-à-dire un suivi régulier entre deux personnes ayant les mêmes aspirations. Actuellement, j’ai deux rendez-vous hebdomadaires qui me permettent de faire le point sur mes objectifs. L’un se fait en conférence skype, et l’autre par email. Les résultats sont très probants. Évidemment, si vous avez la possibilité de vous rencontrer régulièrement en personne, c’est l’idéal !

3. Les défis : enfin, n’oublions pas les défis personnels de groupe, qui permettent de s’engager à plusieurs sur un objectif commun. Actuellement, je vous rappelle d’ailleurs que j’ai lancé un défi méditation de 30 jours au début de ce mois, dont je vous donnerai des nouvelles la semaine prochaine.

J’espère que ces quelques pistes vous auront inspiré. Je suis maintenant curieux de lire vos anecdotes sur votre manière d’appliquer le concept du planning transparent. Je vous invite à les partager dans les commentaires de l’article 🙂