50 conseils éprouvés pour planifier un projet à long terme

Cet article est ma contribution au festival A la Croisée des Blogs du mois de Mai 2011, dont le thème s’intitule : “Faut-il planifier à long terme ?”  et organisé par Thierry du blog Une expérience à partager.

Planifier un projet à long terme est un exercice auquel nous sommes souvent confrontés. Mais nous avons rarement le courage d’écrire un plan d’action complet et cohérent de ce que l’on souhaite réaliser.

La plupart du temps, les objectif sont vagues, et l’on se retrouve très vite submergé et découragé par l’ampleur du travail qui nous attends. Alors on traîne des pieds et le projet n’avance pas.

Pourtant, si c’est un engagement à long terme, cela représente probablement un projet conséquent qui vous tient beaucoup à coeur. Aussi est-il important de planifier dans les règles de l’art.

Voici donc une compilation de 50 conseils éprouvés issus de mon expérience, afin de planifier efficacement votre projet.

J’ai choisi de les organiser en 6 questions :

• Pourquoi ?
• Quoi ?
• Où ?
• Qui ?
• Comment ?
• Quand ?

Pourquoi ?

1. Est-ce que ce projet vous ressemble ? Ca paraît tout bête, mais tout d’abord, est-ce que ce projet est vraiment fait pour vous. Où se situe-t-il dans votre vie ? Respecte-t-il vos principes de vie, et ce pour quoi vous vous battez ? Avez-vous envie de consacrer votre énergie à cette cause ?

2. Quelle est votre vision ? Comment imaginez-vous ce projet ? Prenez une feuille de papier et décrivez-le de manière imagée. Incluez tous les détails possibles. Décrivez les bénéfices pour vous, votre équipe et vos partenaires. Indiquez les valeurs qui vous animeront et ce que vous voulez avoir réalisé dans l’idéal.

3. Observez une période de probation : nous avons souvent tendance à nous engager à la hâte. Pourtant, c’est la source de nombreuses erreurs de parcours où l’on perds notre énergie à des choses futile. Pour être sûr que ce projet vous motive sur le long terme, ne vous engagez pas fermement au départ, observez plutôt une période de probation.

4. Les synergies : certains projets sont incompatibles avec notre style de vie. D’autres s’y insèrent à merveille et fonctionneront en synergie avec nos multiples activités. Par exemple, si vous travaillez à l’Ile Maurice (comme moi 🙂 ), il paraît logique de passer vos examens de plongée.

5. Soyez spécifique : un objectif vague ne permet pas d’avoir une vision claire de ce que vous désirez accomplir. Prenez soin de clarifier vos objectifs pour les rendre plus concrets. Utilisez des chiffres : quel est le chiffre d’affaire que vous voulez réaliser ? Combien cela va vous coûter ? Combien de temps cela va vous prendre pour arriver au but ?

6. Votre projet est-il réaliste ? Avez-vous les ressources nécessaires pour réaliser ce  projet ? Par exemple, si vous êtes endetté et au chômage, il paraît difficile de vous lancer dans l’entreprenariat avant de vous être renfloué. De plus, avez-vous les compétences nécessaires pour y arriver ?

7. Analyser les risques : il serait suicidaire de ne pas voir les obstacles qui se dressent sur votre route. Prenez le temps de les lister sur une feuille de papier et de réfléchir aux stratégies qui vous permettront de les surmonter. Identifiez les risque sous-jacents et établissez des procédures d’urgence afin de répondre rapidement et de manière efficace en cas de crise.

8. Prévoir un plan B : même si l’on met toutes les chances de notre côté, on ne peut jamais être sûr d’arriver au succès. Ne dépensez pas toutes vos ressources dans un projet au risque de vous retrouver à la rue. Ménagez-vous plutôt un fond de secours dans lequel vous pourrez puiser au cas où.

Quoi ?

9. Quel est le périmètre d’application de votre projet ? Définissez clairement ce que vous souhaitez faire, et ce que vous allez laisser de côté. Ceci est crucial en particulier lorsque vous avez affaire à des clients exigeants. En précisant clairement les limites de votre projet, ils seront moins enclins à vous demander sans cesse des améliorations qui pour eux étaient prévues au départ.

10. Analysez : listez et décomposez tous les éléments de votre projet. Pour cela, il sera utile de décrire attentivement la situation présente et ce à quoi doit ressembler votre projet finalisé. Si vous n’avez pas une image très nette de votre produit, vous pourrez trouver de bonnes pistes en analysant les produits des concurrents.

11. Réalisez un diagramme systémique : une fois que vous avez décomposé votre projet en sous-parties, un problème demeure : comment ces différentes parties interagissent entre elles ? Afin de le préciser, initiez-vous à la systémique et prenez le temps de créer le diagramme systémique de votre projet (voir à ce propos cette interview de Florent Fouque, un inconditionnel de la systémique).

12. Brainstormez : afin de générer les idées qui pourront résoudre le problème de votre client, utilisez des méthodes éprouvées de brainstorming, comme les 6 chapeaux de la réflexion, la liste de 100, ou la méthode scamper.

13. Organisez vos idées avec une carte heuristique : lorsque l’on prends des notes, on est souvent gêné par l’aspect statique du texte. Afin de combiner vos idées de manière optimale, utilisez plutôt des outils de mind mapping. Ceux-ci vous aideront à obtenir une vue globale, et à élaborer le squelette de votre projet.

14. Bâtir des spécifications robustes : prenez le temps de créer des spécifications détaillées, abondamment illustrées et sans ambigüité afin de ne pas être sans cesse surpris par des problématiques auxquelles vous n’aviez pas pensé.

15. Lisez : pour mieux maîtriser votre sujet, documentez-vous et achetez des livres sur le sujet. En lisant les leçons apprises par les autres sur des projets similaires, vous mettrez ainsi toutes vos chances de votre côté.

16. Créez un prototype : on a beau avoir toute l’imagination du monde, rien de tel que le concret pour évaluer la faisabilité d’un projet. Vous pourrez créer un projet pilote ou un prototype afin de mieux apprécier la teneur des défis qui vous attendent. De plus, ce sera peut être l’occasion de présenter votre travail à d’éventuels investisseurs et/ou clients.

17. Découpez votre projet en lots : afin que votre projet soit plus digeste, découpez-le en plusieurs lots. Vous pouvez créer plusieurs modules, plusieurs phases de développement, ou encore plusieurs types d’activités. A la fin de chaque lot, prenez soin de bien ranger et de classer les documents qui s’y rapportent avant de passer au lot suivant.

Où ?

18. Où sont vos clients ? Etre en contact continuel avec ses clients, dans toutes les phases du projet, est un avantage stratégique majeur. Ce sont eux qui vous permettront d’avoir les retours nécessaires pour améliorer continuellement vos produits. Trouvez donc un moyen de les contacter très facilement dès les premiers balbutiements de votre projet.

19. Où sont les communautés d’experts ? Débusquez les clubs et organismes de votre région, ou les forums du net où vous pourrez rencontrer les experts de votre domaine. Ainsi vous pourrez vous tenir au courant des dernières tendances du secteur où vous êtes positionné.

20. Où sont vos employés potentiels ? Si vous devez embaucher, il sera bien sûr préférable de trouver des employés dans votre région. Or, chaque région a ses spécificités : langues, établissements universitaires, différences culturelles, niveau de vie. Installez-vous dans la région la plus propice selon les compétences que vous recherchez.

21. Où sont les infrastructures dont vous aurez besoin ? Avez-vous besoin d’un accès internet haut débit ? D’une plateforme logistique performante ? D’une alimentation électrique sans faille ? Tous ces critères joueront également quant au choix du lieu où sera implanté votre projet.

22. Dans quel cadre voulez-vous travailler ? Une fois que vous aurez répondu aux questions précédentes, vous pourrez enfin décider de l’emplacement de votre “quartier général” en fonction de vos préférences personnelles pour trouver un cadre de vie agréable.

Qui ?

23. Qui est votre client ? Il est fondamental de déterminer précisément à qui s’adresse votre projet : vous même ? votre conjoint ? les lecteurs de votre blog ? les clients de votre entreprise ? Si vous avez du mal  les cerner, vous pouvez utiliser les persona pour décrire concrètement quel est leur profil type.

24. Qui sont vos concurrents ? Etudier la concurrence vous permettra de découvrir ce qui se fait de bien et de moins bien dans votre secteur. Un des meilleur moyen de trouver des sites internet concurrents reste encore l’annuaire DMoz. le plus gros annuaire au monde. Vous pourrez ensuite étudier leur traffic avec Alexa ou trouver  des informations sur leur entreprise avec societe.com.

25. Demandez conseil : afin d’augmenter les chances que votre projet aboutisse et pour vous assurer que votre projet parte dans la bonne direction, étudiez les stratégies utilisées par ceux qui ont déjà réalisé ce que vous voulez accomplir. Prenez contact avec ces experts et demandez-leur conseil.

26. Faites-vous accompagner : si vous n’avez pas toutes les compétences requises, ou que vous ne vous sentez pas confiant, pourquoi ne pas vous faire accompagner par un coach ou formateur ? Ainsi vous serez certain de ne pas être bloqué ou découragé en cours de route.

27. Créez votre Mastermind : si vous êtes régulièrement en contact avec des experts confirmés et que vous commencez à développer des affinités avec eux, faites-en donc vos alliés en formant un Mastermind. C’est une sorte de forum privé et restreint où vous vous tenez au courant sur vos stratégies de développement mutuelles. Ces alliés pourront vous servir de levier pour passer au stade supérieur. Afin de resserrer les liens, il sera bon de  les rencontrer de manière physique ou de parler de vive voix par Skype.

28. Déléguez : pour être efficace, concentrez-vous sur la valeur ajoutée de votre produit, et déléguez au maximum les tâches basiques et non stratégiques.

29. Vérifiez la solidité de votre équipe : quelles sont les motivations des membres de votre équipe ? Uniquement l’argent ? Ou bien la soif de connaissances, l’esprit d’aventure, la reconnaissance des clients ? Une source de motivation superficielle telle que l’argent peut très facilement mettre en péril votre projet.

30. Managez par l’exemple : si vous ne daignez pas mettre les mains dans le cambouis de temps en temps, comment voulez-vous que votre équipe vous reconnaisse comme un des leurs. Ne vous appuyez pas sur votre statut au sein de votre équipe. Mais soyez prêt à prouver chaque jour pourquoi vous êtes le leader.

31. Faites-vous épauler par un bras droit : lorsque votre projet prendra de l’ampleur, vous aurez probablement besoin d’un chef de projet afin de réaliser la planification, le suivi et le contrôle des tâches au sein de votre équipe.

32. Un responsable qualité : pour vous assurer que vos procédures sont efficaces et s’améliorent constamment, vous pourrez peut-être vous offrir les services d’un responsable qualité. Cela vous permettra d’obtenir des certifications telles que ISO, qui prouveront votre sérieux auprès de vos clients.

33. Trouvez des bénévoles : votre projet est-il suffisamment attractif pour attirer des bénévoles, des stagiaires, ou pour mettre vos amis dans la combine ? Ne négligez pas ces ressources, qui peuvent vous être d’un grand secours, en particulier lorsque vous démarrez votre entreprise.

Comment ?

34. Prévoir des points réguliers : afin de vérifier constamment que votre projet avance dans la bonne direction, faites un point régulier avec votre équipe, vos supérieurs, vos clients et vos formateurs.  Pour les projets d’envergure impliquant des prises de décision au sein de plusieurs divisions de l’entreprise, il peut être judicieux de créer un comité de pilotage.

35. Sachez mesurer vos progrès :  déterminez les indicateurs clés à surveiller tout au long  du projet pour vous assurer que vos objectifs seront atteints.

36. Habitudes et rituels : pour garantir un rythme de travail régulier, créez des habitudes et rituels. Par exemple : un rituel matinal, une réunion hebdomadaire, un rapport de tâches à remplir chaque jour, etc

37. Documentez votre travail à mesure de votre progression : en dehors des spécifications initiales, on a souvent tendance à documenter un projet uniquement en fin de parcours, lorsqu’il faut écrire le manuel du client. Pourtant, cela doit rester un processus continu : mettez à jour régulièrement les spécifications, documentez les leçons apprises, les procédures d’installation des logiciels, etc, Si vous êtes en équipe, vous pouvez créer un wiki afin de rendre aisément consultables vos documents.

38. Des normes et standards de qualité : si tout le monde travaille dans son coin sans prendre en compte le travail des autres, votre projet risque de perdre son intégrité. Pensez donc à rédiger une charte graphique cohérente,  une règle de nommage de fichiers, ou encore des règles de codage uniformes pour les programmeurs.

39. Béta testing : prévoir une période de béta testing à la fin de votre projet vous permettra d’établir un cadre de travail où vous pourrez fignoler les dernières imperfections.

40. Des outils adaptés : n’utilisez pas un lance missile pour tuer une mouche. Par exemple pour un petit projet, utiliser Microsoft Project sera rarement d’une grande aide.

41. Automatisez : minimiser les tâches récurrente basiques peut vous faire gagner beaucoup de temps. Par exemple s’il vous faut lancer 10 commandes pour restaurer une base de données, pourquoi ne pas placer le tout dans un fichier batch qui exécutera tout cela d’une traite ?

42. Les détrompeurs : les détrompeurs peuvent vous aider à prévenir les fautes graves par des mécanismes peu coûteux agissant à la source du problème. En voici quelques uns : accorder les droits d’accès adéquats aux utilisateurs, créer des check-list, mettre en place des alarmes. Pour plus d’infos, consultez mon article sur les détrompeurs.

43. Prévoyez des récompenses tout au long du chemin : il serait bien naïf de croire que l’âne avance toujours avec autant d’entrain s’il n’a pas la chance de temps en temps de croquer la carotte qu’on lui tends. Bien que nous ne soyons pas des ânes, prenez soin de motiver les troupes en prévoyant des récompenses régulières. Ca peut être une sortie à la montagne, un repas d’équipe, ou tout simplement quelques mots d’encouragement et de reconnaissance pour célébrer une petite victoire.

Quand ?

44. Soyez en phase avec le rythme de vos clients : programmez la date de lancement de votre produit au moment le plus opportun. Si vous créez des produits pour les écoliers, mieux vaut lancer votre produit à la rentrée. Si au contraire vous êtes un maître chocolatier, vous serez prêt pour Noël et le jour de Pâques.

45. Priorisez : au lieu de commencer par les choses triviales, déterminez les tâches les plus vitales pour le succès de votre projet, et programmez-les le plus tôt possible dans votre planning.

46. Apprenez à connaître votre capacité de travail : mesurez combien d’heures productives en moyenne vous travaillez chaque jour, et combien d’heures il vous faut pour réaliser chaque partie de votre projet. Pour cela, on peut, tout au moins au départ, chronométrer le temps que nous prends chaque tâche, afin d’avoir une idée sur notre utilisation du temps. Nul besoin d’être précis à la minute près, raisonnez plutôt en terme de blocs de temps (par exemple à raison d’intervalles de 20 minutes).

47. Créez un budget temps : une fois que vous connaissez votre capacité de travail, vous pouvez allouer un nombre d’heures journalier ou hebdomadaire à chaque type d’activités qui composent votre projet. Vous pourrez affiner ce planning à mesure que votre projet avance.

48. Fixez des dates butoires : pour tordre le cou à la loi de parkinson, fixez des dates butoires pour chaque partie de votre projet. Ainsi, les tâches auront moins tendance à  s’éterniser et vous serez moins enclin au perfectionnisme. Bien entendu, les dates butoires proches seront nettement plus précises et plus nombreuses que les dates butoires associées à des parties lointaines du projet.

49. Prévoir une place pour les imprévus : d’après la loi de Murphy, “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner un jour au l’autre”. Prévoyez donc un délai supplémentaire réservé aux imprévus. Vous n’êtes pas obligé de le rendre public. Par exemple, vous pouvez communiquer une date butoire publique qui ne prends pas en compte les imprévus pour motiver les troupes, tout en ayant conscience qu’il faudra probablement la repousser.

50. Prenez en compte les temps de repos et arrêts maladie : planifier en supposant que vous serez à 100% pendant toute la durée du projet est le plus court chemin pour foncer droit dans le mur. Tout le monde a besoin de faire une pause, de se ressourcer et de récupérer lorsqu’une maladie ou un aléas de la vie se présente. Ayez conscience de cela lorsque vous établissez votre planning.

Que pensez-vous de ces 50 conseils ? Avez-vous des pistes supplémentaires ? Je vous propose d’en discuter dans les commentaires de cet article.

 Crédit photo : d’n’c