PhraseExpress : tapez plus efficacement avec l’assistance en cours de frappe

[windows uniquement] PhraseExpress est un logiciel particulièrement intéressant pour tous ceux qui se retrouvent à taper tout le temps les mêmes textes :

• Signatures d’email
• Formules de politesse
• Bouts de code
• Modèles d’email
• etc…

En tapant quelques touches bien choisies, ces fragments apparaissent auto-magiquement dans le texte que nous étions en train de saisir. Et cela économise donc non seulement quelques frappes mais également quelques migraines puisque nous ne sommes plus obligés de perdre notre temps à les rechercher dans nos notes.

PhraseExpress est même capable de beaucoup plus puisqu’il corrige nos fautes, garde l’historique des copier-coller, lance des applications, ou encore recherche sur le web un mot sélectionné.

Je vous propose dans cet article un petit panorama de ses capacités…

Installation

Bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligés d’installer ce logiciel, il peut s’exécuter directement à partir de votre clé USB, ce qui permet de l’emporter partout avec vous pour l’utiliser sur n’importe quel ordinateur sous windows.

Pour cela il faudra télécharger la version portable sur la page suivante (sous la mention “PhraseExpress for USB memory devices”) :
Télécharger PhraseExpress

D’autre part le logiciel est gratuit pour une utilisation non commerciale.

Remarque : vous pouvez aussi télécharger la version installable, qui sera plus judicieuse si vous utilisez toujours le même ordinateur.

Créer votre première phrase

Après avoir démarré PhraseExpress, vous verrez apparaître un icône additionnel en bas à droite de l’écran en forme de point d’exclamation :

Pour créer votre première phrase, vous allez d’abord surligner le texte que vous voulez sauvegarder avec votre curseur dans un éditeur de texte :

Puis il faut cliquer sur l’icône de PhraseExpress avec le bouton droit de la souris et on peut alors sélectionner le menu Create new phrase qui permet donc de créer une nouvelle phrase :

 

Ensuite on arrive dans le menu d’édition :

Il faut paramétrer dans cette fenêtre quel est le déclencheur qui fera apparaître la formule de politesse.

Deux solutions s’offrent à nous :

• Autotext : on peut indiquer dans le champ Autotext le texte saisi déclencheur de la formule de politesse
• Hotkey : on peut indiquer aussi un raccourci clavier comme déclencheur

Ici, j’ai rempli le champ Autotext avec le mot “Veuillez#” qui déclenchera donc automatiquement l’insertion de la formule de politesse dans le texte que nous sommes en train de saisir.

On peut aussi demander que PhraseExpress nous demande confirmation avant l’application de cette phrase (case à cocher Manual confirmation).

Il est également possible de spécifier que la phrase s’exécute uniquement dans un programme spécifique (ici le programme “Wordpad”, qui est celui où j’avais surligné la formule de politesse au départ).

Enfin, on peut déclencher la phrase en allant dans le menu qui apparaît losqu’on clique avec le bouton droit sur l’icône en forme de point d’exclamation de PhraseExpress :

 

Cliquer sur cette phrase déclenchera l’insertion de la formule de politesse là où se trouve le pointeur de saisie du texte que nous sommes en train de taper.

Organiser les phrases contenues dans PhraseExpress

Pour explorer les phrases contenues dans PhraseExpress, il suffit d’aller dans le menu Settings par un click droit sur l’icône en forme de point d’exclamation comme ceci :

 

On arrive alors dans l’écran principal de gestion des phrases :

On y voit trois dossiers par défaut :

• Word Corrections : ce répertoire contient des phrases de correction automatique de mots. Par exemple dans ce dossier, j’ai le mot “susi” qui se transforme automatiquement en “suis” ou encore le mot “poru” qui se transforme automatiquement en “pour”.
• Last Used : ici, nous avons l’historique des phrases utilisées récemment.
• Clipboard Cache : et voici l’historique des copier coller

Nous y voyons également apparaître notre formule de politesse :
“Veuillez agréer, [Monsieur], l’expression de ma considération distinguée”
qui n’est donc dans aucun dossier.

Il serait donc intéressant de créer un dossier qui contiendrait toutes les formules de politesse que l’on connaît (via le bouton New Folder) :

 

A présent, losqu’on clique avec le bouton droit de la souris sur l’icône point d’exclamation, on voit apparaître le dossier “Formules de politesse” avec toutes les formules de politesse qui le contiennent :

 

Accéder à l’historique des copier-coller

L’historique des copiers-coller se consulte en plaçant le curseur sur “Clipboard Cache” dans le menu de l’icône de PhraseExpress :

Maintenant ce qui serait intéressant, ce serait de faire apparaître la liste des derniers copier-coller avec un raccourci clavier. On va donc associer ce raccourci clavier au dossier “Clipboard Cache” dans les Settings :

Et voilà, à présent à chaque fois que je tape Ctrl+Alt+V, je ferai apparaître la liste des derniers copier-coller à côté de mon curseur :

Smart Search

La fonctionnalité Smart Search permet de rechercher un mot automatiquement parmi un ensemble de site pré-configurés. Il suffit pour cela de surligner le mot que vous désirez rechercher et de taper le raccourci clavier Ctrl+F8 :

Ici, automatiquement, la recherche du mot “Marshmallow” se lance donc dans un navigateur sur le site web Wikipedia.

Pour avoir la fonctionnalité Smart Search, il faudra d’abord télécharger cette macro sur le site de Phrase Express :
Text Templates – Download (profitez-en aussi pour télécharger la liste de 600 auto-corrections de mots français mal saisis proposée)

Puis il faudra importer le fichier dans les Settings à partir du menu File>Import>Import Phrase file

Typo Learn

PhraseExpress possède également la fonctionnalité TypoLearn qui permet de reconnaître automatiquement les erreurs de frappe courantes ou les expressions fréquemment utilisées. A chaque fois qu’il en détecte une, il vous indique qu’il vient de l’ajouter à l’ensemble des phrases.

Ce qu’il peut arriver parfois, c’est qu’une correction ne soit pas souhaitable. Par exemple, j’ai une auto-correction qui modifie le “ave “ avec le mot “avec”, car souvent j’oublie de saisir le “c”. Mais dans une adresse, je pourrais avoir envie de saisir “12 ave Coriolis” par exemple, et là il n’y a pas d’erreur.

Si jamais PhraseExpress applique une auto-correction que vous ne souhaitez pas, il est toujours possible d’accéder à la phrase correspondante en cliquant sur l’icône de PhraseExpress en maintenant le bouton Maj enfoncé. Vous pourrez alors au choix désactiver la phrase ou bien la supprimer.

Pour aller plus loin

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le fonctionnement de PhraseExpress, je vous conseille de lire la documentation disponible ici :
Documentation de PhraseExpress

PhraseExpress permet en effet de programmer des macros avancées qui permettent d’automatiser toutes sortes de manipulations fréquentes.

Conclusion

PhraseExpress est une de ces applications qui mettent un peu d’huile dans le moteur de notre efficacité. En mettant à disposition tous les petits bouts de code que l’on utilise fréquemment, il évite d’interrompre le flux de nos pensées.

Je l’utilise depuis un mois et j’ai été agréablement surpris par la richesse des fonctionnalités de ce petit programme. Après une phase d’apprentissage, on se rends compte qu’il peut rendre bien des services.

Je m’en sers principalement pour copier des petits bouts de code dont je me sers lorsque je programme. Mais j’apprécie aussi les fonctionnalités d’auto-correction, et les quelques macros proposées telles que Smart-Search.

Pour finir, notons que PhraseExpress est disponible en plusieurs versions, dont vous pourrez voir le comparatif ici : PhraseExpress Shop (je vous rappelle que la version gratuite est réservée à un usage non commercial).

Que pensez-vous de ce programme ? Avez-vous déjà utilisé un logiciel d’assistance en cours de frappe ? Je vous propose d’en discuter dans les commentaires de cet article.