Si vous êtes responsable d’une équipe ou que vous déléguez souvent vos tâches, vous connaissez certainement le prix à payer si vos instructions sont incomprises ou mal interprétées : un travail de maigre qualité ainsi que des retards excessifs.
Pour éviter cela, je vous avais récemment proposé une solution : créer un guide détaillé afin de préciser le mode opératoire à suivre et mieux clarifier les objectifs auprès de votre équipe ou de vos prestataires.
Pourtant, cela ne suffit pas toujours. Pour s’assurer que les tâches soient convenablement menées à bien, il est important d’effectuer un travail de supervision. Grâce à un contrôle régulier, on s’assure que le projet prend la tournure qui nous convient et ne dérape pas des objectifs fixés.
Mais ce contrôle est parfois délicat à mettre en place. Je vous propose d’explorer cette problématique dans cet article.
Quand faut-il renforcer les contrôles ?
Dans un monde utopique, nous n’aurions jamais besoin de contrôler le travail que nous assignons aux autres, ou tout au moins pas avant qu’il soit livré.
On se rapproche de cette vision utopique lorsque nous avons affaire à des collaborateurs très expérimentés, qui ont donc un besoin de supervision minimal.
Pour un travail routinier ou peu qualifié, on peut aussi mettre en place des procédures robustes pour assurer la qualité des livrables, qui minimiseront le besoin de contrôles.
Mais certains types de professions sont confrontés à une diversité de problématiques et à une complexité trop conséquentes pour se passer de contrôles.
On retrouve particulièrement ce besoin auprès des prestataires de service, qui passent sans cesse d’un projet à l’autre, dans des domaines très divers, et où il doivent donc se reformer chaque fois.
Dans ces cas-là on veillera à travailler en étroite collaboration avec son équipe pour vérifier à chaque étape du projet que les spécifications ont bien été comprises, que les normes de qualité sont respectées et que les dates limite restent atteignables.
La tentation du micromanagement
Dans ce contexte, le leader exigeant peut être tenté de "micromanager". Micromanager consiste à limiter les responsabilités de ses collaborateurs en les obligeant à rendre compte de toutes leurs tâches, même les plus insignifiantes.
Le micromanager exige que chaque décision soit discutée en premier lieu avec lui. Il crée donc un goulot d’étranglement qui nuit à la fluidité des opérations.
La semaine dernière, nous parlions de perfectionnisme. Je condamnais à cette occasion la tyrannie du perfectionniste dysfonctionnel, source de gros dégâts au niveau de l’estime de soi.
Nous retrouvons ce mode de pensée dans le micromanagement. Car à force d’insister pour contrôler chaque fait et geste de ses collaborateurs, le micromanager crée un climat de suspicion.
Déçus du manque de confiance qu’on leur accorde, les employés se désengagent et modèrent leurs efforts. Ils sont comme des assistés. Leur niveau de créativité baisse et ils se mettent à procrastiner.
Il est donc important de veiller à instaurer un contrôle équilibré pour faciliter au mieux la supervision du projet.
Accompagner la performance
Pour cela, le superviseur doit se transformer en un véritable coach. Il n’est pas qu’un simple donneur d’ordre mais son rôle consiste avant tout à apprendre à son équipe à devenir autonome.
Cet accompagnement peut prendre plusieurs formes :
- sessions de travail en binôme
- présentations
- réunions d’équipe
- bilans réguliers
- états des lieux impromptus
Cela dépendra de vos besoins bien sûr. Mais personnellement, je considère vital de venir aux nouvelles chaque jour, rien que pour veiller à ce qu’aucun blocage ne vienne entraver la bonne marche du projet.
La validation des prises de décisions peut s’effectuer à certains moments critiques lorsque des situations inhabituelles exigent de dépasser le plafond de responsabilité habituellement octroyé.
Ceci exige un certain niveau d’anticipation de la part du superviseur. Et les collaborateurs doivent être suffisamment à l’aise pour pointer du doigt les dysfonctionnements sans être tentés de les masquer par peur d’être sévèrement critiqués.
Au final, il s’agit avant tout de cultiver un climat de confiance et de respect mutuels. Un environnement d’apprentissage où chacun s’y retrouve : le superviseur, responsable principal du respect des délais de livraison et les membres de l’équipe, qui montent ainsi en compétence.
Article intéressant ! Étant architecte informatique, les procédures et autres “fonctionnal general design” sont mon lot quotidien.
Par expérience, je ponctue systematiquement les procédures que je réalise avec des checkpoints, auxquels je demande de suivre une checklist (ça fait beaucoup de checks:).
En cas de problème nous faisons systématiquement des réunions pour trouver la cause initiale; on utilise alors la méthode du 8D (http://fr.wikipedia.org/wiki/8D) pour ne rien louper.
Ça nous a fait diminuer nos échecs drastiquement.
Amitiés aux “Rose Hilliens” (ma belle famille est mauricienne 🙂
Merci Jeff, je ne connaissais pas cette méthode 8D.
C’est vrai qu’on peut inclure aussi les checks en tant que procédure.
Ca fait plaisir de connaître du monde familier de l’Ile Maurice 🙂
Rose-Hill va bien, enfin je pense… actuellement je suis en France pour deux semaines.
Hello Argencel,
Ravi de découvrir ton séduisant blog.
Il est très bien battu et informatif. 🙂
Sous-traitant moi-même certaines tâches (rédactionnelles),
je ne peux qu’appuyer tes propos. Sauf qu’ici je n’ai pas
trop besoin de contrôle.
Cependant, j’apporte un véritable aide à mon prestataire en
le munissant d’outils d’informations nécessaires pour lui faciliter le travail et lui permettre de réaliser un travail de qualité.
J’ai mis ton blog en favori et je n’y manquerai pas.
Bien cordialement,
Olivier
merci pour voir m’invité en fait suis finaliste en psychologie du travail et j’ai traité sur un sujet intitulé” Gestion du temps au travail et son incidence sur la santé mentale du travailleur” sauf que suis en chômage le moyen est limité pour avancer les recherche:
merci encore
Bonjour Alexandre,
excellent article dans lequel je me retrouve pleinement.
Professionnellement, nous avons à gérer une équipe composée de membres répartis partout sur la planète, et donc à gérer aussi la problématique de la différence culturelle.
L’approche décrite dans l’article est à peu près la même que nous avons suivi, et nous sommes très contents des résultats :
– “team building” réussit : le climat de confiance et de respect mutuel est effectivement là.
– des gens motivés et qui se battent pour que ça marche.
– bon retour d’expérience, et effectivement, pas de crainte du “supérieur” s’ils détectent une incohérence quelque part.
Donc, oui, il existe autre chose que le micro-management ou le management par la terreur, et oui, ça marche bien mieux.
Vincent
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