Faut-il jeter les méthodes de productivité à la poubelle ?

Ces temps-ci, beaucoup de monde se demande si finalement les méthodes de productivité sont bonnes pour notre santé mentale ou si au contraire elles nuisent à notre bonheur.

C’est le cas d’un article récent de Léo Babauta sur le blog Zen Habits. Dans cet article, Léo revient sur tous les conseils en productivité qu’il a enseignés à ses débuts et il propose littéralement de les jeter par la fenêtre

Ce que je crois, c’est que les modes changent. Nous sommes passés de la GTDmania, cette méthode qui conseille de s’organiser méticuleusement avec des listes de tâches contextuelles, à la mode du minimalisme et de la simplicité, où l’on rejette toutes ces lourdeurs pour se concentrer sur l’essentiel.

Mais tout n’est pas si simple. L’un et l’autre sont des extrêmes à prendre avec des pincettes. L’un des grands danger en développement personnel est de vouloir transposer le style de vie d’un expert à son compte, sans tenir compte des différences de cadre de vie entre l’expert et nous-même.

Or il faut bien être conscient que le cadre de vie de Léo a changé depuis ses débuts. Léo est devenu indépendant, il gère seul son emploi du temps sans se soucier d’un chef ou d’une équipe sous sa responsabilité.

Certes il a des clients auxquels il doit rendre des compte (ce sont ses lecteurs). Mais connaissant déjà le succès, il peut se permettre de vivre en mode "freestyle", et d’en faire un peu qu’à sa tête, sans trop se soucier du revenu qu’il en tire.

Certains blogs anglophones se sont permis de lui répondre, et j’ai voulu moi aussi répondre aux points qu’il énonce afin que vous puissiez décider ce qui est bon pour vous-même.

Voici donc les 7 principes que Léo propose de jeter à la poubelle, commentés par mes soins :

1. Soyez organisé

Premièrement, Léo nous conseille de simplifier au lieu d’organiser, ce qui veut dire faire des choix sur ce qui est important, plutôt que d’ignorer cette question et d’essayer de tout caser dans sa journée (et son espace de travail) de manière logique.

Je suis bien d’accord que faire des excès d’organisation est contre-indiqué puisque ça provoque des lourdeurs et qu’on finit par s’occuper de son système d’organisation au lieu de ce qu’on doit faire. Mais trop simplifier est tout aussi toxique, puisqu’on risquerait de sacrifier l’essentiel.

Sur ce point, je dirai qu’un équilibre s’impose. C’est à dire qu’il faut trouver le point où le temps gagné à organiser compense le temps que l’on a passé à entretenir notre système d’organisation. Et effectivement lorsqu’on est obnubilé par l’outil de gestion des tâches, on peut perdre cet équilibre.

Notez bien que cet équilibre change au cours du temps. Si vous êtes dans une phase où vous êtes autonome comme Léo, si vous avez un travail plutôt linéaire, si vous avez un nombre limité de tâches sur le feu, et que vous vous occupez d’un seul projet à la fois, alors vous pourrez peut-être utiliser un système d’organisation très simplifié pour gérer vos tâches. Peut-être même que votre mémoire vous suffira amplement.

Mais si tout d’un coup vous devez gérez une équipe de programmeurs informatique, et que votre patron vous rajoute d’autres projets auxiliaires. Allez-vous dire à votre patron d’aller se faire *** parce que vous voulez vous simplifier la vie ? Non, vous allez vous organiser pour que ce soit possible pour ne pas vous faire remplacer par quelqu’un de plus performant que vous (à condition que votre patron ne vous demande pas l’impossible bien sûr).

Si vous voulez lancer un ou deux projets personnels en parallèle de votre activité de salarié, tels qu’un blog, une communauté web ou des produits à la vente, allez-vous jeter l’éponge et renier vos ambitions pour vous simplifier la vie ? Non plus, si votre cadre de vie vous le permet, vous allez le faire. Vous allez juste adopter un système d’organisation un peu plus élaboré pour que ce soit gérable.

2. Faites des listes d’idées

Léo nous dit que nos meilleures idées sont celles que l’on ne peut pas repousser au lendemain, et que les idées que nous notons sur des listes ne sont pas nos meilleures idées.

Là encore Léo vient de tordre le cou à un des principes fondateurs de la méthode Getting Things Done qui conseille de noter le trop plein de nos idées sur papier pour se libérer l’esprit.

Pourtant ce que conseille Léo n’est pas toujours faisable. Dans l’idéal, je suis d’accord : privilégions la spontanéité et l’intuition en agissant sans attendre sur nos vagues d’inspiration.

Pourtant les idées arrivent souvent à des moments inadaptés : dans le métro, sous la douche, dans l’ascenseur… Dans ces moments-là, impossible de les appliquer tout de suite. Il nous faut prendre note pour ne pas prendre le risque de les oublier.

D’autre part, ayant l’habitude de noter des idées de sujets pour mes articles, il m’arrive parfois de reprendre la rédaction d’un article resté en suspends depuis un long moment. Le temps et les situations de la vie nous amènent parfois des compléments de réponse qui alimentent le processus créatif. Les bonnes idées démarrent donc parfois par une idée restée en suspends.

3. Fixez-vous plein de buts à atteindre

Léo nous dit qu’il y a cinq ans, il écrivait une longue liste de buts chaque année, et qu’il atteignait la plupart (au moins 50%). Mais maintenant, il n’a plus de buts, et c’est encore mieux. Il a cessé de se concentrer sur le futur, et se concentre plutôt sur ce qui l’inspire et l’enthousiasme à l’instant présent.

Léo Babauta fait bien sûr référence à la pleine conscience et au flow. Se concentrer sur le processus plutôt que l’objectif à atteindre.

Mais il oublie qu’évoquer le but n’est pas tabou. Récemment, je lisais un livre qui s’intitule The Practicing Mind, et qui invite le lecteur à se concentrer sur le moment présent. J’ai beaucoup aimé les enseignements de ce livre.

On y apprends que ce qui est mauvais lorsque nous avons l’esprit tourné vers le futur, c’est que nous n’apprécions pas ce que nous sommes en train de faire, parce que nous repoussons notre bonheur au moment où nous aurons atteint l’objectif. Le livre prends l’exemple des golfeurs débutant qui veulent devenir bons pour leurs affaire et qui ne prennent même pas plaisir au jeu de golf lui-même, et qui sont donc condamnés à rester médiocres.

Mais se concentrer sur le processus n’empêche pas d’avoir un oeil de temps en temps tourné vers le résultat que nous voulons atteindre. C’est même essentiel afin de pouvoir ajuster ce que nous faisons pour arriver à bon port, tout comme nous ajusterions un gouvernail. Le tout est de continuer à apprécier le voyage, sans trépigner d’impatience parce que nous n’avons toujours pas touché terre.

Personnellement ce qui me plaît dans le fait d’écrire des objectifs, c’est l’introspection qui en découle. Récemment, nous avons fait un petit bilan de nos objectifs 2011 sur DevPerso.org. Cela nous a permit de voir combien nous avons changé entre temps. Evidemment, il ne s’agit pas là de s’auto-critiquer mais simplement de prendre connaissance de notre cheminement.

4. Mesurez tous vos progrès

On dit habituellement que pour changer quelque chose, il faut le mesurer pour avoir des résultats rapides. Mais pour Léo, c’est des conneries. Déjà pourquoi avez-vous besoin de résultats aussi rapides ? Et qui a dit que vous deviez mesurer vos progrès pour les avoir.  D’après Léo, on obtient des résultats plus durables et significatifs lorsqu’au lieu de mesurer ses progrès, on se concentre sur le plaisir de l’activité.

Encore une fois, voici une belle idée tirée du moment présent et de la pleine conscience. Et je suis bien d’accord qu’on n’est pas obligé de tout mesurer, notamment ce qui n’est pas mesurable, et surtout si ça génère trop de stress, comme les notes d’examen tirées à la baisse de la prépa par exemple.

A trop se presser le citron, on aura certes travaillé à fond. Mais on aura vidé toute notre énergie et peut-être même triché, en privilégiant le bachotage dans le but d’obtenir le diplôme plutôt que l’envie authentique d’apprendre .

Cependant, il s’agit là encore d’un équilibre à trouver, "ne rien mesurer" est aussi pénalisant que "mesurer à outrance" et se flageller (ou se faire flageller) lorsque les résultats baissent.

Personnellement j’aime beaucoup garder une trace de ce que je fais. Il est vrai que parfois, les statistiques sont biaisées ou mal interprétées, mais d’autres fois elles apportent leur lot de révélations. Là encore, il ne s’agit pas de juger si on est mauvais ou bon, mais de savoir comment ajuster le tir pour que les résultats s’améliorent et pour connaître les dates auxquelles on peut s’attendre à une livraison.

Encore une fois, ça dépendra aussi de l’activité (est-elle est uniquement mécanique ou exige-t-elle de la créativité ?). Un des exemples les plus lamentables étant de noter un livre à son nombre de page, ou pire, évaluer la progression d’un écrivain en lui demandant constamment le nombre de pages qu’il a terminées.

5. Restez productifs lorsque vous patientez

D’après Léo, beaucoup de personnes amènent leur ordinateur portable, leur mobile ou des documents à terminer pour pouvoir travailler lorsqu’ils attendent dans le train, le traffic routier, ou chez le docteur. Mais la philosophie sous-jacente (que chaque minute compte ou elle est perdue), est mauvaise. Car s’assoir dans une salle d’attente, et goûter le silence, ou observer les autres personnes, est une belle façon d’occuper son temps. Tout comme lire un roman dans le train, ou faire une sieste.

Là-dessus, j’aurais tendance à dire que si on est plein d’énergie et qu’on est en plein élan, alors pourquoi le gaspiller en ne faisant rien ?

Je ne rejette pas les vertus de la méditation. Et je conçois que lorsque l’occasion se présente de rencontrer du monde, il serait dommage de jouer les autistes avec un casque vissé sur la tête, les yeux rivés sur son ordinateur.

Mais certains sont tellement passionnés par ce qu’ils font qu’ils veulent avancer. Alors pourquoi ne pas continuer son élan jusque dans les transports en commun ?

Lorsque je suis fatigué, je suis le premier à faire une sieste ou à me satisfaire de ce moment de calme. Mais n’oublions pas que certains ont un mode de vie plus agité et l’apprécient. Laissons-les se dépasser pour poursuivre leurs rêves.

6. Faites des listes de tâches contextuelles

Léo se souvient qu’aux débuts de Zen Habits , en 2007, il gardait une série de listes de tâches contextuelles pour la maison, le travail, les appels à passer, les courses, les choses à faire un jour peut-être etc. C’est devenu trop pour lui, donc au lieu d’organiser, il a simplifié. Il se concentre désormais sur une ou deux choses à faire chaque jour, et s’il réussi, sa journée est d’or.

Je suis bien d’accord que les listes de choses à faire ne doivent pas être trop complexes, sous peine de passer son temps à optimiser ses tâches plutôt qu’à agir.

Pourtant, pour avoir testé un grand nombre de systèmes, je suis convaincu de l’utilité de certains systèmes qui peuvent sembler superflu au commun des mortels, mais qui fonctionnent bien lorsqu’on a un emploi du temps chargé.

Sans compter qu’en entreprise il est souvent vital d’utiliser des logiciels de gestion de projet pour veiller à ce que tous les membre du projet fonctionnent en synergie.

Je n’ai jamais été un grand fan des listes de tâches contextuelles. Préférant utiliser des outils différent pour chaque contexte. Par exemple au boulot, je peux utiliser un logiciel de gestion de projet. Tandis que je peux utiliser une simple feuille de papier dans mon portefeuille pour me rappeler des courses. Et utiliser encore un carnet ou un agenda virtuel sur mon ordinateur à la maison pour planifier mes tâches personnelles.

Donc pour ma part, je crois encore à la personnalisation du système selon les besoins, en faisant attention à ne pas utiliser une tractopelle pour écraser une mouche.

7. Travaillez sur de courtes périodes de temps, ponctuées de pauses fréquentes

Léo conseille de ne pas se forcer à travailler dur sur des tâches qu’on redoute de faire, suivies d’une pause en guise de récompense ou pour se soulager d’un travail pénible. Il faudrait travailler sur des choses qu’on apprécie. De cette manière on est impatient de commencer et les pauses ne sont qu’une manière d’apprécier d’autres choses (une petite promenade, un bon livre, une bonne conversation avec un ami). Travailler dur sur de petites périodes suivies d’une pause, c’est atroce. Travailler sur des choses qu’on aime, c’est de l’art.

Voilà un conseil admirable mais qui manque de réalisme. Tout le monde n’a pas un travail passionnant. Faudrait-il alors se forcer à aimer ce que l’on fait, même si on le fait uniquement parce qu’on manque d’argent et qu’on ne trouve pas mieux ?

Et même si l’on a la chance d’exercer un travail passionnant, il y a toujours ces moments où l’on manque de courage. Parfois on est frustré pour toute sorte de raison, et sans un petit coup de pression, on a du mal à se concentrer.

Notons d’ailleurs que la procrastination n’est pas forcément due à une sorte de répugnance pour les tâches que l’on fait. Il peut arriver que nous soyons bloqués sur quelque chose que nous adorons faire mais qui est complexe à réaliser.

Par exemple un écrivain peut très bien avoir un blocage, alors qu’il adore écrire, et qu’il fait le métier dont il a rêvé depuis tout petit. S’il se force à écrire ce qui lui passe par la tête pendant une heure pour générer des idées, n’est-ce pas une magnifique manière de lui faire lever ce blocage ?

Et si une petite limite de temps permet de gagner un petit succès. Alors pourquoi s’en priver ? Une tension créative est bénéfique. Ce qui génère du stress, c’est d’avoir trop de tension.

Moi-même j’adore m’occuper de mon blog, mais de temps en temps je suis feignant. Alors un petit coup de minuteur suffit parfois pour me replonger dans le fil d’un article pour être à nouveau absorbé par cette activité.

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Voilà j’espère que cette mise au point aura permit de recadrer les choses et de donner un peu de mesure aux conseils contradictoires que l’on trouve dans la blogosphère du développement personnel.

Je précise que je suis le blog Zen Habits depuis 2007 et que j’ai un profond respect pour le travail de Léo Babauta, dont le style d’écriture reste tout aussi rafraichissant et inspirant qu’à ses débuts.

Simplement, il faut rester conscient que le mode de vie qu’il mène et qu’il préconise maintenant est moins soutenu et plus libre qu’à ses débuts, lorsqu’il n’était pas encore à son compte.

Sur ce, je vous invite sans plus attendre à discuter de tous ces points dans les commentaires de cet article…