Priorité aux priorités

 

Priorité aux priorités est le livre de Stephen R. Covey où il nous présente sa méthode de gestion du temps. Il fait suite à son fameux best seller : Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent.

Pour rappel, voici les 7 habitudes en question :

1. Soyez pro-actif
2. Sachez dès le départ où vous voulez aller
3. Donnez la priorité aux priorités
4. Pensez Gagnant–Gagnant
5. Chercher d’abord à comprendre les autres, ensuite à être compris
6. Profiter de la synergie
7. Aiguiser ses facultés

La première habitude consistait à prendre conscience que chacun de nous sommes les créateurs de notre vie, et non de simples spectateurs. A ce titre, nous sommes responsables de notre vie.

La seconde habitude mettait l’accent sur la naissance mentale de tout projet. Les mérites de la visualisation des objectifs étaient donc mis en avant.

La troisième habitude explique quant à elle la concrétisation de nos projets. Et c’est donc sur celle-ci en particulier que se focalise le livre Priorité aux priorités.

Dans cet article, je vous propose de récapituler les principes essentiels de ce livre de référence…

L’horloge et la boussole

Selon Stephen R. Covey, notre difficulté à donner la priorité aux priorités est symbolisée par ces deux outils qui nous gouvernent : l’horloge et la boussole.

• L’horloge symbolise nos engagements, nos rendez-vous, nos plannings, nos buts, nos activités. C’est à dire ce que nous faisons pour gérer notre temps.
• La boussole quant à elle représente notre vision, nos valeurs, nos principes, notre mission, notre conscience, notre direction. C’est à dire ce qui est important et qui guide notre vie.

Malheureusement, il y a souvent un fossé entre ces deux outils : ce que nous faisons ne contribue pas forcément à ce que nous voulons faire dans la vie.

Pour certains, ce fossé est immense : on se sent contrôlé par notre entourage. On vit constamment en mode crise, sans jamais investir notre temps dans ce qui pourrait vraiment faire la différence. C’est comme si quelqu’un d’autre vivait notre vie à notre place.

Pour d’autres, c’est un léger malaise. L’impression de ne pas être à notre place. On ne prends pas goût à ce qu’on vit parce qu’on pense à ce qu’on pourrait vivre.

D’autres encore se sentent vides. Ils ont gravi péniblement l’échelle du succès, seulement pour se rendre compte qu’elle était appuyée au mauvais mur.

Prendre conscience du problème

En général, on se rends compte de ce décalage entre ce que nous faisons et ce qui est vraiment important à l’occasion d’une crise. Par exemple quelqu’un meurt dans notre famille, et nous regrettons de ne pas avoir passé plus de temps avec lui. Ou bien un membre de la famille sombre dans l’alcoolisme ou la drogue et nous nous sentons responsables, parce que nous étions occupés ailleurs, et nous ne nous sommes pas aperçu du manque d’affection qui en a résulté.

Pour combler ce fossé entre ce que nous faisons et ce qui est réellement important, nous nous référons habituellement aux méthodes de gestion du temps traditionnelles. Nous croyons qu’elle vont nous permettre de trouver des raccourcis en faisant plus de choses en moins de temps. Mais cela ne fonctionne pas toujours ainsi.

Les relations sociales sont un excellent exemple parce qu’on ne peut pas traiter les gens seulement en terme d’échanges. La vrai valeur de nos relations sociales réside surtout dans la transformation qui en résulte.

Nous pouvons certes gérer les choses, l’argent, des inventaires, des ressources physiques. Mais les gens ne se gèrent pas : on les accompagne, on les conduit d’un point à un autre, et on grandit en leur compagnie.

La tyrannie de l’urgent

Deux critères fondamentaux déterminent notre gestion du temps :

1. L’urgence
2. L’importance

Agir sur ce qui est important au lieu de simplement répondre aux besoins urgents est fondamental.

Pourtant nous n’avons pas toujours la lucidité nécessaire pour faire le bon choix.  Certains d’entre nous sont tellement grisés par l’excitation qui accompagne une montée d’adrénaline, qu’ils en deviennent complètement accroc.

Certes, l’urgence nous met la pression, nous stresse, nous épuise. Mais c’est également un sentiment exaltant. On se sent utile et efficace lorsqu’on réponds à un besoin pressant. Cela nous apporte un résultat immédiat, et nous nous sentons valorisés. Nous sommes les héros du jour !

Il est assez troublant de se rendre compte que cette dépendance ressemble à l’effet d’une véritable drogue, puisque l’urgence :

• nous apporte des sensations prévisibles et fiables
• devient notre principale préoccupation et absorbe notre attention
• supprime temporairement la douleur et les sensations négatives
• nous fourni une impression artificielle d’estime de soi, de pouvoir, de contrôle, de sécurité, d’intimité, d’accomplissement
• exacerbe les problèmes et sensations qu’elle est sensée régler
• fait empirer notre fonctionnement et diminue nos relations sociales

Pour mieux comprendre ce dilemme entre urgence et importance, Stephen R. Covey a conçu la désormais célèbre matrice des activités :

 La matrice des activités :
les quatre cadrants de la gestion du temps

	Urgent	Pas urgent
Important	I. -Les crises -Les problèmes pressant -Les projets avec une date butoire, les réunions, les préparations	II. -La préparation -La prévention -Clarifier nos valeurs -Planifier -Nouer des relations -Se ressourcer -Etre l’acteur de sa vie
Pas important	III. -Les interruptions, certains appels téléphoniques -Certains emails, certains rapports -Certaines réunions -Beaucoup d’affaires  pressentes -Beaucoup d’activités populaires	IV. -Les futilités, travailler juste pour être occupé -Les spams -Certains appels téléphoniques -Les voleurs de temps -Fuir la réalité, fuir ses responsabilités

• Les activités du cadrant 1 sont urgentes et importantes, ce sont celles que l’on gère habituellement sur notre liste de tâches et notre planning quotidien et qui ont une date butoire. Elles nous poussent naturellement à l’action, et elles doivent être accomplies.
• Les activités du cadrant 2 sont importantes, mais pas urgentes. Ce sont les activités que l’on fait fructifier à long terme. Par exemple : faire du sport, se former en lisant des livres, se préparer pour prévenir de futurs problèmes, bâtir des relations sociales saines et authentiques. C’est le cadrant de la proactivité.
• Les activités du cadrant 3 sont le fantôme du cadrant 1, le bruit de fond. Nous avons l’impression qu’elles sont importantes parce qu’elles nous poussent à l’action. Mais en réalité, on pourrait très bien s’en passer. Très souvent, elles nous sont imposées par les autres.
• Les activités du cadrant 4 n’ont quant à elles aucune valeur constructive et ne sont pas urgente. C’est le temps passé à regarder des émissions écervelées, à se perdre en commérages autour de la fontaine d’eau, ou à lire des romans à l’eau de rose.

La tyrannie de l’urgent nous pousse naturellement à passer le plus clair de notre temps dans les cadrants 1 et 3. Mais comme vous l’aurez deviné : l’objet de ce livre est au contraire de dédier plus de temps aux tâches du cadrant 2.

Voyons donc comment identifier ces activités vitales pour notre développement personnel.

Nos 4 besoins fondamentaux

Voici les 4 besoins élémentaires qui régissent notre vie :

• Le besoin de vivre : ce sont nos besoins élémentaires tels quels que se nourrir, s’habiller, trouver un toit, gagner de l’argent, avoir la santé.
• Le besoin d’aimer : c’est notre besoin d’avoir des contacts sociaux avec les autres : aimer, être aimé, appartenir à une famille, être accepté.
• Le besoin d’apprendre : c’est le besoin d’exercer nos capacités mentales pour grandir, nous épanouir et développer nos talents.
• Le besoin de léguer un héritage : c’est notre besoin spirituel : trouver un sens à sa vie, créer de la valeur, trouver sa place dans le monde.

Ces 4 besoins ont l’air indépendants. Par exemple pour gagner de l’argent on peut être amené à faire des choses peu constructives, et oublier pour un temps nos autres besoins.

Pourtant, nous devons satisfaire ces 4 besoins pour avoir une vie équilibrée et une qualité de vie acceptable.

Prenons donc soin de ne pas sacrifier un de ces domaines. Nous devons faire en sorte que chacune de nos activités agisse en synergie avec les autres pour que ces 4 ingrédients soient réunis dans notre vie.

La loi de la ferme

On a souvent tendance à croire que l’on peut outrepasser les lois de la nature. On se met en quête de toute sortes de raccourcis pour économiser nos efforts et atteindre plus vite nos buts.

Par exemple à l’école, juste avant un examen, on se met à bachoter tous nos cours depuis le dernier examen. Connaissant le professeur, on sait quelles parties sortiront plus probablement que d’autres. Mais tout cela ne fonctionne pas sur le long terme, car on aura bientôt oublié tout ce que nous avions pris le soin d’ingurgiter pour les besoins de l’examen.

Cela ne pourrait pas arriver dans une ferme, où les agriculteurs doivent gérer leurs plantations au rythme de la nature. Ils ne peuvent pas se dépêcher de planter les graines juste avant la récolte. Cela doit avoir été fait de manière proactive.

Et c’est vrai aussi pour bien des domaines de la vie : nous devons faire du sport régulièrement pour prendre soin de notre corps sur le long terme, nous devons agir courageusement chaque jour pour façonner notre caractère, et nous devons entretenir nos relations sociales régulièrement pour bâtir des liens forts avec nos proches.

Nos quatre dons principaux

En tant qu’être humains, nous avons des capacités qui nous distinguent des animaux. Et l’usage de ces capacités nous rends capables de mener notre vie en donnant la priorité aux priorités.

Voici nos 4 principaux dons :

• La conscience de soi : c’est notre capacité à nous observer, à examiner notre propre façon de penser, nos motivations, notre histoire, nos actions et nos habitudes. Tenir un journal personnel est une excellente activité pour développer notre conscience de soi.
• La conscience morale : notre conscience morale nous connecte avec notre sagesse ancestrale et celle de notre coeur.
  Comment entretenir notre conscience morale ? En apprenant, en écoutant et en répondant judicieusement à tout cela. Le sens moral est un des piliers de l’être humain. Nous pouvons l’affiner en lisant les expériences passées de ceux qui nous ont précédé. Nous pouvons apprendre de nos expériences. Nous pouvons observer les expériences des autres.
• La volonté indépendante : la volonté indépendante corresponds à notre capacité à agir, à notre capacité à nager à contre courant si nécessaire, à agir pour des principes au lieu de réagir à nos émotions et à  des stimuli extérieurs.
  Nous pouvons l’aiguiser en apprenant à honorer nos promesses. A chaque fois que nous le faisons, nous capitalisons sur notre intégrité, nous améliorons l’opinion que nous avons de nous-même. Par exemple, promettez-vous de vous réveiller à une certaine heure chaque jour pendant une semaine.
• L’imagination créative : c’est la capacité à visualiser le chemin que nous souhaitons emprunter, à créer quelque chose dans notre esprit, à résoudre des problèmes d’une manière inhabituelle.
  Pour l’améliorer, utilisez la visualisation. Prenez un peu de temps pour vous à l’abri des interruption. Fermez les yeux et imaginez-vous agir idéalement dans des situations inconfortables.

Les étapes pour donner la priorité aux priorités

1) Connectez-vous à votre mission

Prenez d’abord un moment pour visualiser quelle est votre mission dans la vie. Qui voudriez-vous être ? Que voudriez-vous faire ? Quelle contribution voudriez-vous léguer ?

Listez les 3 ou 4 choses les plus importantes de votre vie. Listez quels sont les buts à long terme que vous vous êtes fixés, quelles sont les relations et responsabilités les plus importantes de votre vie, quel sentiment voudriez-vous ressentir : paix, confiance, bonheur, estime de soi. Comment passeriez-vous la semaine si vous n’aviez que 6 mois à vivre ?

Connectez-vous à votre boussole interne et vous découvrirez ce qui compte le plus dans votre vie. Ce sera le grand “OUI” qui vous permettra de dire “NON” aux activités moins importantes pour votre vie.

Vous pourrez raffiner au fur et à mesure cette mission, afin de vous en servir chaque semaine comme base pour planifier vos tâches du cadrant numéro 2. Mémorisez-là enfin pour vous aider à choisir lorsque vous devrez prendre des décisions importantes.

2) Identifiez vos rôles

Une fois que vous avez clairement défini votre mission, prenez un moment pour lister les rôles importants que vous jouez dans votre profession, dans votre famille, dans votre communauté ou d’autres domaines de votre vie. Les rôles représentent nos responsabilités, nos relations, les domaines où nous apportons notre contribution.

Lister nos rôles établit un cadre naturel que nous allons pouvoir utiliser pour définir nos activités. Le but n’est pas simplement de s’en tenir à chaque rôle séparément, mais de les faire travailler ensemble pour accomplir notre mission, et de prendre soin que nous ne négligeons aucun de ces rôles.

Prenez garde cependant à ne pas lister trop de rôles. vous pouvez en regrouper certains au besoin afin que votre liste reste gérable. Un maximum de 7 rôles semble suffisant.

Dans tous les cas, il sera utile de créer un rôle additionnel spécifique dédié à votre développement personnel, que nous appellerons “Aiguiser la scie”. C’est une métaphore qui illustre l’énergie que nous investissons dans le développement de nos capacités, alignées sur nos 4 domaines fondamentaux : physique, social, mental et spirituel.

Souvent, nous passons le plus clair de notre temps à produire des résultats (scier), mais nous oublions d’entretenir la scie. Nous négligeons l’exercice physique, nos relations sociales, notre formation continue dans notre domaine de compétence, et nous ne donnons pas un sens clair à notre vie.

3) Pour chaque rôle sélectionnez des buts du cadrant numéro 2

Après avoir identifié vos rôles, posez-vous la question suivante :

Quelle est la plus importante chose à faire, pour chaque rôle, cette semaine pour obtenir un impact positif significatif ?

Rappelez-vous de considérer votre semaine dans une perspective de bénéfice à long terme, associé à votre mission. Ecoutez votre conscience, utilisez votre boussole au lieu de l’horloge.

Vous allez probablement avoir conscience de plusieurs buts pour chaque rôle que vous avez déterminé. Mais pour l’instant, limitez-vous à un ou deux buts par rôle. Il est même possible que vous vous rendiez compte que vous n’avez pas besoin de fixer un but chaque semaine pour chaque rôle que vous avez listé.

4) Panifiez vos activités importantes en premier

La plupart d’entre nous cherchent constamment à libérer du temps dans un planning déjà surchargé de tâches. On essaye alors soit de les arranger le mieux possible, soit de les déléguer ou de les repousser. Mais cela ne fonctionne pas.

La clé est de planifier nos activités pour la semaine au lieu de planifier uniquement  pour la journée en cours, afin d’avoir une vision plus globale.

Nous retrouvons ici le concept des grosses pierres symbolisées par l’anecdote suivante :

Un jour, un des associés de Stephen R. Covey est venu assister à un cours sur la gestion du temps. Le professeur avait posé un bac sur la table. Il commença à le remplir avec des grosses pierres. Puis il demanda à son audience si la bac était plein. Tout le monde répondit en coeur : “Oui”.
Le professeur répondit : “Ahhh”. Il pris un seau de gravier et le versa dans le bac. Puis il secoua un peu et chaque gravillon vint s’insérer dans les espaces laissés entre les pierres.
Le professeur reposa sa question : “Le bac est-il plein ?” Auquel les élèves répondirent : “Probablement pas”.
“Bien !” répondit le professeur, il sortit un seau de sable et le versa dans le bac, et chaque particule de sable vint s’insérer entre les gravillons.
Le professeur reposa sa question : “Le bac est-il plein ?” Auquel les élèves répondirent en coeur : “Non”.
“Bien !” répondit le professeur, il sortit un seau d’eau et le versa dans le bac.
”Que pouvons-nous en conclure ?“ demanda-t-il.
Quelqu’un s’empressa de répondre : “Eh bien il y a des espaces libres dans notre vie, et si nous y travaillons, nous pouvons toujours les remplir.”
”Non” répondit-il. “La leçon est la suivante : si vous ne placez pas vos grosses pierres en premier, seriez-vous capable de placer ne serait-ce qu’une seule de vos grosses pierres ?”

Les grosses pierres sont les choses les plus importantes que l’on désire réaliser. Si l’on commence à remplir notre planning par des choses secondaires, on ne peut plus insérer les grosses pierres.

Planifiez donc intelligemment vos activités du cadrant numéro 2 pour la semaine afin d’être sûr de travailler sur vos activités vitales pour le long terme.

5) Pratiquez l’intégrité dans les moments de décision

Faire les bons choix au moment opportun pour privilégier notre vision à long terme requière beaucoup d’intégrité. Et nous devons exercer cette aptitude. Nous devons traduire notre mission à chaque moment, en paix avec nous-même.

Que ce soit pour donner la priorité aux priorités, créer des changements dans notre vie, ou suivre un plan d’action, nous devons nous assurer que ce que nous décidons est toujours en harmonie avec notre conscience, focalisée sur nos principes de vie.

6) Evaluez

Le processus serait incomplet si nous ne refermions pas la boucle. A la fin de la semaine, avant de prévoir les activités de la semaine suivante, prenez l’habitude de vous poser les questions suivantes :

• Quels sont les buts que j’ai atteint ?
• Quels sont les défis auxquels j’ai dû faire face ?
• Quelles décisions ai-je prises ?
• Ces décisions étaient-elle conformes au principe : “Donner la priorité aux priorités” ?
• Ai-je rempli les rôles que j’avais prévu de remplir ?

Grâce à ce dernier point, les étapes que nous avons vues forment un cycle propice au développement personnel et au dépassement de soi. Comme nous nous focalisons davantage sur le fait de contribuer, plutôt que de consommer, nous trouvons plus de sens à notre vie. A mesure que nous respectons les principes de vie et les personnes qui nous sont chères, nous améliorons notre paix intérieure.

Vivre une vie centrée sur des principes nous permet ainsi de nous transformer durablement, au lieu de simplement chercher à arriver à une destination.

J’espère que vous avez apprécié cette présentation du livre de Stephen R. Covey. Je vous propose à présent d’en discuter dans les commentaires…