Ah, la fameuse liste de tâches, le sésame de l’efficacité !
Quand j’écris un article sur les listes de tâches, je suis presque assuré d’attirer l’attention, tellement ce sujet est populaire auprès de tous ceux qui cherchent à améliorer leur productivité.
Vous voulez savoir quelle nouvelle technique révolutionnaire permettra de vous cloner, de gagner deux heures par jour, ou de vivre la semaine de 4 heures ?
Malheureusement, les vertus magiques de la liste de tâches ne suffiront pas. Celle-ci peut même devenir complètement contre-productive.
Je vous explique pourquoi dans cet article…
L’histoire de Kevin
Tout d’abord, laissez-moi vous présenter mon ami Kevin, qui aura donc le privilège d’illustrer le parcours parfois chaotique de certains utilisateurs de listes de tâches.
Bon je vais un peu casser du sucre sur le dos de Kevin, mais comme il est fictif, je crois qu’il ne m’en voudra pas trop 🙂
Désolé si par hasard vous vous appelez Kevin.
Kevin a un nouveau jouet
Ca y est, Kevin vient de découvrir les joies de la méthode GTD, la fameuse méthode de productivité, et il compte fermement l’adopter pour enfin échapper à la procrastination et devenir un mec vraiment efficace.
En plus il est euphorique, car il vient de découvrir un logiciel très complet qui implémente la méthode GTD et qui par chance est compatible avec son système. Ils ont pensé à tout : on peut même s’envoyer des tâches par email !
Kevin commence à organiser ses tâches par contexte et par priorité : un tag pour le boulot, un tag pour les appels téléphoniques, un tag pour les tâches d’aujourd’hui, un pour les choses à faire un jour/peut-être, etc
Perfectionniste, il veut que tout soit paramétré aux petits oignons, à tel point qu’il s’aperçoit bientôt qu’il a consacré toute sa matinée à son nouveau jouet ! Mais après tout, "Ce n’est pas de la procrastination", se persuade-t-il, "C’est de la préparation !".
Kevin dégaine plus vite que son ombre
Enfin satisfait du paramétrage de son nouveau jouet, Kevin se dit qu’il serait temps de se mettre au boulot.
Ca tombe bien, il a l’embarras du choix, avec toute une gamme de tâches fraichement saisies :
- Ecrire un email pour annoncer le nouveau concours de dominos
- Terminer son rapport pour le lancement du produit Tarte-en-Pion
- Appeler Free pour son problème d’internet
- Remplir sa note de frais
Comme il sait qu’il est un peu distrait, il a tout mis en place pour rendre l’accès à sa todo liste le plus facile possible : raccourcis clavier, alertes et résumé des tâches en fond d’écran. Du coup, il ne peut pas échapper à ses obligations !
L’embêtant, c’est que du coup, Kevin trouve toujours mieux à faire que ses tâches les plus difficiles. Pendant qu’il galère à avancer sur son rapport, il lui suffit de dégainer sa liste de tâches pour débusquer une tâche moins pénible.
Il accueille même avec joie les faveurs que lui demandent ses collègues, qui le complimentent au passage sur son nouvel outil. Enfin sauf Bob, qui préfère l’agenda offert par sa compagnie. Normal : il est un peu vieux jeu Bob.
En fin de journée, Kevin a le sentiment d’avoir été très productif : il a été très occupé toute l’après-midi. Mais son rapport est à peine entamé…
Kevin externalise sa mémoire
Comme le préconise la méthode GTD, Kevin prends soin de tout noter sur sa liste de tâches. Ainsi, il n’a plus peur d’oublier ses tâches. Et il peut se concentrer sur ce qu’il est en train de faire.
Il se rends bientôt compte que c’est un excellent outil pour justifier ses heures lors des réunions hebdomadaires avec ses supérieurs. Il lui suffit de synchroniser ses tâches sur son iPad, et d’emporter le tout en réunion, où il consultera l’historique de ses tâches pour la semaine passée.
Pourtant, ce jour-là, suite à une nouvelle mise à jour de son logiciel, plus rien ne marche : on lui demande sans cesse de rentrer un numéro de licence qu’il n’a pas.
L’embêtant, c’est que Kevin a perdu l’habitude de mémoriser ses tâches. Du coup, Kevin se retrouve tout penaud devant ses supérieurs, incapable de se rappeler de ses tâches.
En plus, le soir, il ne pourra pas consulter ses tâches sur son iPad. C’est trop bête ! Si seulement il n’avait pas extériorisé sa mémoire dans sa liste de tâches, il ne serait pas autant dans le pétrin…
Kevin déborde d’idées
Ca y est, Kevin est en règle avec l’éditeur de son logiciel et a obtenu un numéro de licence valide.
Il était temps car il avait plein d’idées à ajouter à sa liste de tâches. D’ailleurs il n’aurait jamais cru qu’il lui viendrait autant de bonnes résolutions !
Sa liste commence mine de rien à prendre de l’embonpoint. Au bout d’un moment, il se dit qu’il serait quand même temps de faire un peu de ménage, car son logiciel commence à ralentir sous le poids du nombre de tâches.
Mais Kevin a beaucoup de mal à faire le tri, après tout s’il a écrit ces tâches c’est bien qu’il était décidé à les faire ! Pourtant il a aussi du mal à respecter ses engagements : ce n’est quand même pas un logiciel qui va dicter ce qu’il doit faire sur le moment s’il n’en a pas envie là tout de suite.
Lentement mais surement, la liste de tâches de Kevin se transforme en liste d’échecs à passer à l’action. Il se sent un peu embarrassé lorsqu’il voit toutes ces tâches qui trainent depuis des jours et des jours. Il a le sentiment que rien n’avance, ce qui a le don de le démoraliser.
Kevin fait une cure de désintox
Déçu par ses performances, Kevin n’ose plus regarder sa liste de tâches. Il rejette tout d’un coup cette montagne de travail inhumaine qui s’est accumulée dans sa liste de tâches.
Il recommence péniblement à mémoriser ce qu’il doit faire. Comme il ne prends plus note, certaines choses passent inévitablement à la trappe, mais ce n’est pas aussi grave qu’il l’imaginait.
Il semble même que sa mémoire l’aide à trier les tâches vraiment importantes des tâches secondaires, qui sombrent peu à peu dans l’oubli.
Quelques mois plus tard, Kevin ose enfin jeter un coup d’oeil à son ancienne liste de tâches. Tout d’un coup, il se rends compte que sa liste est beaucoup plus facile à trier maintenant, car beaucoup de tâches ne sont plus du tout à l’ordre du jour.
Ca tombe bien, on vient de lui parler d’un nouveau logiciel épatant. Il va pouvoir l’essayer en saisissant les tâches qui subsistent de son ancien système.
On dirait bien que Kevin a un nouveau jouet !
—
J’espère que les mésaventures de Kevin vous auront aidé à réaliser certains effets secondaires couramment rencontrés avec les listes de tâches.
Voyons maintenant si vous avez bien compris :
Quels conseils donneriez-vous à Kevin pour éviter tous ces tracas en utilisant plus intelligemment sa liste de tâches ou d’autres outils ?
Je compte sur vous pour aider Kevin dans les commentaires de cet article…
Crédit photo : gtranquillity – Fotolia.com
De manière générale, je pense qu’il y a trois profils : ceux qui réfléchissent (trop), ceux qui agissent et ceux qui parviennent à mélanger subtilement les deux premiers profils. Kevin est dans le premier cas.
Technologiquement, si on veut utiliser des assistants en ligne, il faut en trouver qui permettent de synchroniser / archiver les données localement pour ne pas être pris au dépourvu en cas d’impossibilité d’accès au sacro-saint Internet. Difficile à dénicher…
Ne s’en remettre qu’à sa mémoire fonctionne bien quand on a peu de tâches ou que celles-ci sont simples / élémentaires. Dans le cas de gestion de projets complexes aux très nombreuses tâches, je pense que c’est prendre un gros risque.
Enfin, un peu de nostalgie, en rappelant qu’un stylo / crayon et une feuille de papier… ça ne tombe jamais en panne et ça permet de noter rapidement et très facilement. Mais, ça ne permet pas de retrouver aisément de l’information.
Vous l’aurez compris… je suis un Kevin ^^
J’étais, moi aussi, un “Kevin”… Jusqu’au jour où je me suis rendue compte que je passais plus de temps à essayer d’améliorer mon système qu’à faire ce qu’il y avait dedans (le but d’un tel système normalement).
Plutôt que de me contraindre à ne plus changer d’outil ou à arrêter de le bidouiller pour le rendre mieux adapté… une résolution très difficile à tenir… Je me suis “piégée” !
Je suis revenue à la méthode papier-crayon qui a plein d’avantages : on retient mieux ce qu’on écrit, ça ne tombe pas en panne, … et surtout pour modifier un système papier, il faut tout réécrire ! Et ça, c’est le meilleur frein à l’envie de tout le temps changer son système 🙂
Pour ceux qui ne sont pas convaincus, j’ai fait, il y a quelques temps, une synthèse comparative entre les formats papier et numérique : http://www.vieproductive.com/to-do-list-papier-ou-numerique/
Il y a finalement beaucoup d’inconvénients du papier qui peuvent être contournés !
Il serait intéressant de découvrir comment chacun (dans le cas de notes sur papier) écrit ses tâches à réaliser sur une feuille / carnet. Séquentiellement ? Mindmapping ? Catégorisation ? Autre ?
pour faciliter les taches a Kevin, je lui suggere de placer et realiser ses objectifs jour a jour et ne pas se pieger dans des taches a long terme….
-utiliser les outils qu’il a vraiment besoin pour realiser et facilter ses taches.
merci.
Je ressemble à KEVIN, sauf qu’effectivement quand les projets sont conséquent il faut bien les palanifier et se donner des objectifs sinon on avance jamais et on prend du retard.
J’attends une réponse à cette problématique
J’en suis venue à la liste ” aide memoire” (avec mon demi neurone actif il vaut mieux !! )
elle est dans mon filofax (papier donc) mais cet agenda je ne l’ai pas toujours avec moi.
mais j’ai un “attrape tout” en plus sur mon tel que j’ai toujours sous la main (attrape tout = je note les choses à faire qui me viennent à l’esprit a un moment lamba )+ je programme sur mon tel des rappels la veille en préparant ma journée du lendemain en cas d’action à heure précise .
Chaque soir je fais le bilan DE CE QUE J AI ACCOMPLIE parce que c’est un booster, c’est positif et cela coprends aussi les taches qui ont ete faite sans etre programmées car la vie est ainsi : des choses a faire se rajoutent au jour le jour à effectuer sans avoir ete programmées
Le dimanche : je range mon sac à main ET JE TRANSCRIS MA LISTE ATTRAPE TOUT sur mon agenda .
Les choses à faire plus complexes, je les divise en sous taches avec un tableau sur PC j’imprime sur un ppier de couleur (il se retrouve plus facilement ) et je le mets sous mes yeux ou dans mon filofax.
cela c’est ma dernière organisation en date .
J’ai dû rater un épisode car il me semblait avoir compris que la méthode Getting Things Done impliquait, non pas l’utilisation d’une liste unique, mais la création de plusieurs dossiers (31+12) de taches, à échéance chronologique plus ou moins proche, et non par matières. Ceci après purge de tout ce qui se fait en moins de deux minutes (donc exit dominos et note de frais). Je ne comprends donc pas l’amalgame. D’accord également pour se passer du tout numérique. Que Kevin se contente d’un crayon et de ciseaux, et découpe 43 onglets sur l’agenda de Bob ou un cahier d’écolier, ou mieux prenne 43 chemises cartonnées. Enfin, j’dis çà, moi je ne suis pas sur free…
J’avoue également ressembler beaucoup à ce kevin et à vouloir perfectionner à fond mes outils de travail ce qui fait que… Et bien je n’avance pas sur mes projets.
Aussi j’ai pensé à cette méthode nommée SMART
S => Spécifique, donc la tâche doit être claire et ciblée. Non générale! (Par exemple il y a énormément de ménage à faire quelque chose de ciblé serait : nettoyer toute la salle de bain. Quelque chose de général serait : Faire le ménage.)
M => Mesurable, donc l’objectif doit-être mesurable, que ce soit par des chiffres ou de la production. Cela permet de mesurer nos progrès où notre avancée vis-à-vis de l’objectif à atteindre et ainsi, se motiver à aller de l’avant.
A => Atteignable, donc j’entends par là, et ce n’est pas toujours évident, de faire le pour et le contre de notre objectif, faire parler notre réseau et utiliser nos connaissances. Le tout afin de savoir si le projet est réalisable ou si il révèle du pur fantasme.
R => Réalisable, très proche d’atteignable il y a toutefois la différence suivante : on peut avoir les connaissance ou l’expérience requise pour aller au devant d’un objectif. Toutefois, si l’on manque de temps, d’argent, etc. Le projet ne sera vraiment pas réaliste et du coup, encore moins réalisable.
T => Temps, cela permet de fixer une date limite, de s’y tenir et de se mettre un petit “coup de stress” qui empêchera la procrastination, dans le cas de Kevin, je dirais que ce passage est celui à travailler en priorité. Un objectif doit être mesurable dans le temps et aboutir.
Voilà ce que je pense en fonction de ce que j’ai appris. Kevin peut toujours utiliser ces critère afin de trier ses tâches, cela peut à mon sens, grandement l’aider!
Bonjour Argencel,
Comme beaucoup, j’ai voulu mettre en place la méthode GTD, mais lorsque j’ai vu qu’elle allait me faire perdre plus de temps à la mettre en place puis à la suivre que m’en faire gagner j’ai dis stop.
J’ai gardé l’idée des 31 + 12 chemises cartonnées pour classer les taches à effectuer à une date précise et qui prennent plus de 2 minutes. J’ai adopter une méthode beaucoup plus “light”. Celle de Leo Babauta tiré de son livre Zen to Done. Stylo et petit carnet ( attrape-tout) est surement une solution simple et efficace.
Amicalement
Christian
Bonjour Argencel
Je conseillerais à Kévin de faire une matrice à 2 entrées pour y classer ses tâches : en abscisse l’URGENCE et en ordonnée l’IMPORTANCE.
Et il faudra ensuite lui expliquer qu’il vaut mieux commencer par les tâches importantes que par les tâches urgentes.
Merci pour vos commentaires !
@saturnerifo : mais Kevin a agit, il a réalisé plein de choses, sauf que c’était les plus faciles 🙂
Effectivement pour les systèmes électroniques de liste de tâches, je me méfie aussi du tout-en-ligne.
C’est vrai que se fier à sa seule mémoire se corse quand on a beaucoup de choses à faire. Peut-être alors ne saisir dans son système que certains types de tâches ? Comme le cas du projet compliqué, tandis que d’autres comme “ne pas oublier le lait” restent en mémoire ?
@Virginie : tiens ça me fait penser que j’ai écrit moi aussi (il y a un bail) un comparatif papier/systèmes électronique. Je pense qu’il doit ressembler au tiens car j’explorais à l’époque la solution Hipster PDA, un système de fiches cartonnées reliées entre elles.
@Haissam : éviter les fonctions superflues, découper ses tâches, ce sont de bonnes pistes !
@Andre : ah, les projets à long terme, voilà effectivement une question épineuse, pour moi surveiller ses progrès quotidien fait partie des bons conseils à ce sujet.
@Isa-Miaou : lol, c’est bien trouvé ça, l’attrape- tout. Dis-donc, tu es bien disciplinée pour arriver à transcrire tes notes tous les dimanches !
@Axel : en fait quand je parle de liste de tâches, je parlais ici d’un “logiciel” de liste de tâches, qui peut donc bien subdiviser les tâches en plusieurs listes, ou les trier en utilisant des filtres.
@Shanoa : la fameuse méthode SMART, effectivement elle aide à garder les pieds sur terre pour ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre.
@Christian : eh oui, simplifier est très utile. Mais encore faut-il être assez discipliné pour savoir simplifier quand on est dans le feu de l’action.
@Jérôme : yes, la matrice de Covey, bien vu, à garder toujours à l’esprit quand on décide quelle est la prochaine tâche à réaliser.
Bonjour,
Après avoir étudié de très près GTD, je dirais bien qu’il manque encore des éléments de compréhension à Kevin.
1. Toujours séparer les 5 phases du process.
L’erreur la plus commune est bien sûr de réaliser les 4 phases en même temps.
2. Evaluer sa journée de travail:
As-t-on passé sa journée à:
-Définir son travail.
-Faire le travail défini ou
-Faire le travail qui surgit de nulle part (les urgences)
3. Effectivement j’utilise aussi une technique de Brian Tracy, “abcde method”. Pour passer le plus de temps sur les tâches à haute valeur ajoutée.
Sinon personnellement je synchronise mon android et mon pc avec Evernote (c’est vraiment génial).
Vous pouvez le paramétrer à la manière GTD(après il faut personnaliser), regardez le lien suivant:
http://www.thesecretweapon.org/
3 choses à retenir:
1-Ne jamais essayer de réaliser les 5 phases de GTD en même temps.
2-Toujours tout collecter pour éviter d’avoir à s’en rappeler.
3-Toujours préciser la prochaine action réalisable pour chaque item de sa liste. (sinon on sait jamais ce qu’on doit faire).
J’ai relu l’ouvrage GTD plusieurs fois et je dirais qu’il est vraiment très enrichissant, à chaque lecture on comprend pourquoi on s’est planté ou qu’est ce qui coince dans son système actuel.
A bientôt.
Brice.
@Alexandre : le dimanche je range mon sac à main, sinon cela devient .. le bardas ! donc dans la foulée … Je fais aussi mes comptes le dimanche : ca deviens automatique et simplifie la vie.
Je suis féneante donc … :)tout ce qui simplifie la vie , j’adopte !
bonjour,
Autofocus de MarkForster dans sa version 2 est la solution pour Kevin…
Autofocus : http://www.markforster.net/french/ ou la vidéo du maitre : http://www.youtube.com/watch?v=qF1ngJAyD_s
Retour du papier crayon que je tiens depuis plus d’un an, après avoir “perdu” du temps à essayer beaucoup de solutions numériques (et je suis un vrai geek !). Au final un carnet ligné ultrafin moleskine, n’importe quel stylo et un fluo… (j’ai commencé avec un cahier A5 à spirale)
La technique vous permet d’avoir toutes vos taches, et dans éliminer régulièrement, ce que fais le cerveau de Kevin… sauf que Kevin n’oubliant pas volontairement certaines tâches, il risque de se faire taper sur les doigts…
Après un an de cette technique en plus simple, (sans la liste fermée), je commence à comprendre l’efficacité de la liste fermée et je l’applique.
Que Kevin perde encore quelques minutes à lire les règles d’Autofocus… il qu’il l’applique une semaine, il ne s’en passeras plus !
cordialement
Wakaa
un autre système simple de Mark Forster http://fmblg.blogspot.fr/2012/04/final-version-le-nouveau-systeme-de.html
GTD demande de la discipline et la revue hebdomadaire n’est pas toujours facile à faire ce qui provoque l’écroulement du système. Le système de Mark Forster est robuste et simple à mettre en oeuvre, couplé à un agenda, il est efficace car il tient compte de la résistance psychologique à faire les tâches. Cette même résistance qui pousse Kevin à parfaire son système et à procrastiner en organisant ses tâches au lieu de faire ce qui compte vraiment. Le fait que le personnage de Kevin ressemble à des personnes réelles ne me semble pas entièrement fortuit, ça sent le vécu 🙂
Je vois que de nombreux avis ont été donnés sur cet article. Etant étudiante, je vais partager avec vous mes techniques d’organisation.
Déjà, je m’arrange pour avoir constamment un carnet avec moi: j’y note dedans les informations qui viennent chaque jour. Une fois rentrée le soir, je fais le tri entre les gros projets et les broutilles; comme le conseille la méthode GTD, je décide d’une première action à faire pour les gros projets (ça accroît automatiquement la motivation) puis j’essaie de découper le reste du projet en petites étapes.
A chaque étape, et pour chaque petite tâche, j’essaie de visualiser le temps que ça me prendra environ.
Pour chaque jour, je me fais une liste de choses à faire la veille, tout en gardant pour les gros projets les listes de petites actions (que je coche au fur et à mesure pour toujours voir où j’en suis). En général, je commence mon temps de travail par les actions les plus courtes pour me mettre dans le bain, et je finis par les actions les plus longues (en aménageant quelques pauses pour respirer).
J’écris tout pour ne rien oublier. J’ai souvent remarqué que quand je me fie entièrement à mon ouïe beaucoup de choses m’échappent.
J’espère que mon expérience pourra servir à quelqu’un.
Concernant l’importance des tâches, il faut d’abord voir celles dont l’échéance est la plus proche ET les gros projets à rendre plus tard mais qui prendront du temps.
contre l’envie de procrastiner… un peu de pomodoro 😉
🙂 Tête en l’air , pas très ancré , déborde d’idées .. çà ressemble à quelqu’un que je connais 🙂
être présent sera pour moi une idée à lui partager
Bonjour Argencel,
Effectivement les post sur les checklist sont populaires et cela se comprend. J’apprécie beaucoup ton point de vue, car j’ai eu le même raisonnement et cela fut à l’origine de mon idée de création d’outil internet : MisterMind.
En effet, si je reprend le cas de Kevin, on voit bien qu’une routine n’est pas efficiente si ça mise en place et son maintient prend trop de temps. Par ailleurs, comme tu le montre bien le facteur importance et urgence et à prendre en compte dans les choix des tâches à traiter. C’est pourquoi nous avons mis en place, il y a quelques semaines sur notre outil, la vue “Matice d’Eisenhower” qui est très pratique et très simple d’utilisation pour choisir ce qu’il faut traiter en premier avec cela Kevin aurait commencer par le plus urgent ET le plus important.
Enfin je suis de plus en plus convaincu qu’un pattern seul tel que (TodoList, SCRUM, Agenda, …) n’est pas une fin en soi. Ce qui est important c’est la conjonction de toutes ces informations.
Notre outil Mistermind permet de se focaliser sur le facteur temps si vous avez besoin de voir la répartition de votre agenda au cours de la journée. Vous pouvez utiliser un Gantt si vous voulez répartir correctement vos ressources. Vous pouvez utiliser la vue Checklist si vous souhaitez avoir une vue linéaire sur la journée. Tout ceci est regroupé dans notre concept de “mind-planning”.
En tout cas merci pour cet article. Tu as pris le bon exemple. La gestion du temps est une vertu mais ne doit pas être un travers.
Epurer ses listes de taches sur le modèle d’un Haiku, ces fameux poèmes japonais. L’idée est de limiter le nombre de tâches, et donc de se poser LA question : dans ce magma, quelles sont les tâches les plus importantes pour moi ? (ou mes objectifs, mes projets, etc…)
C’est la seule technique que j’ai trouvé pour l’instant pour arriver à supprimer une tâche, que oui, j’aimerais bien réaliser, mais non, ça n’est pas et de loin la plus importante pour moi. Et après quelques essais, je parviens à dimensionner le “nombre” de tâches que je peux planifier aujourd’hui, pour la semaine et pour les 15 jours… et gouter au bonheur de terminer la semaine avec une liste réduite de moitié !
M’amuser avec mon système d’organisation m’a pris un peu de temps. Et aussi permis de découvrir la méditation, discuter avec plein de gens, et même entrainer à me poser des questions existencielles sur mes objectifs personnels. Alors, du temps perdu ???
Bonjour Kevin,
et bienvenue au club, tu n’es pas seul à ce que je vois 😉
J’ai, moi aussi, été confronté aux mêmes situations.
J’ai tenté de me soigner à plusieurs reprises et j’ai finalement trouvé la solution qui me convient.
Elle n’est peut être pas valable pour toi, je pense que le premier conseil à te donner est d’apprendre à te connaître et de tester plusieurs approches. Comme tu l’as déjà constaté celles qui ne conviennent pas ne survivent pas.
Alors papier ou électronique, j’ai fait mon choix mais je respecte celui de chacun.
Personnellement, j’avais besoin :
* d’une solution simple et rapide autant que le papier/crayon pour saisir immédiatement la tâche à réaliser,
* disponible en permanence sur moi et l’objet qui répond à ce besoin est mon téléphone portable plus que le papier,
* d’un système de classement aussi clair que rapide,
* d’un mécanisme de rappel de dépassement de délai pour les tâches importantes.
Personnellement j’ai trouvé mon outil et je l’utilise depuis plusieurs mois à ma satisfaction.
Bon Kevin, voici un cadeau, un nouveau jouet électronique, tu en feras ce que bon te semble :
http://utiliser-internet.com/blog/2012/06/gerer-ses-taches-avec-wunderlist/
A+
Olivier
La liste de tâches c’est comme pour tout, il faut de l’entraînement pour bien s’en servir, et c’est tout à fait normal d’échouer lamentablement la première fois.
Tu as tout à fait raison de parler de cela. Voilà un écueil insidieux qui menace tout le monde : devenir performant à réaliser des tâches sans intérêt, ce qui est une forme de procrastination. David Allen et Michael Linenberg en parlent dans leurs livres.
Bonjour Alexandre,
Je crois qu’on se retrouve tous dans Kevin ! idem pour moi.
5 ans de Gtd, des remise en causes permanentes, des recherches incessantes sur les outils, des changement à 180 degrés. Bref beaucoup d’errance. Jusqu’au jour où j’ai (enfin) compris ceci :
L’outil idéal n’existe pas. Toutes ces méthodes globales sont des chimères qui en vérité donnent des outils. A chacun de prendre ce qu’il trouve de bien et de créer sa propre méthode à partir de ce qu’il aime et qui marche chez les uns ou les autres. Ce serait mon 1er conseil.
Mon 2éme serait de revenir au papier pour les taches. Un simple cahier, tout noter sans organisation toute chose au fur et à mesure sans chercher à organiser ou à référencer les choses. Simplement dater chaque jour chaque nouvelle liste pour avoir un repère. Mettre des taches sur un logiciel me fait perdre le sens de l’appropriation de mes taches. Bref je ne les “sens” plus et de les revoir aussi fréquemment que possible et les éliminer systématiquement sans remord si inutiles. Moi j’utilise FV la dernière méthode de Mark forster à laquelle je rajoute quelques contextes en marge (appels) et je dissocie sur une page à part quelques listes spécifiques (informations en attente, liste des affaires en cours, liste des projets actifs, liste des projets à démarrer etc…) un cahier a spirale A4 oxford recyclable me fait 6 mois avec tout… Toutes informations à suivre sont reportées sur mon Mac (liste de mes immeubles, demandes sous excel par exemple, notes sur mes immeuble dans une fiche projet etc…) c’est très simple.
Mon 3 éme serait de conserver de GTD certains principes essentiels
Le controle : Collecter (tout pour ne rien oublier), traiter chaque information, (exécuter celles des moins de 2mn immédiatement), analyser (travailler sur chaque projet 1 par 1, noter un plan sommaire, des objectifs, des délais, noter les échéances sur l’agenda en ligne) revoir les informations régulièrement (encore et encore) et bien sur les exécuter. La perspective si on est indépendant ou patron ou simplement autonome et que l’on a besoin de savoir précisément où en va.
Mon 4 éme serait de simplifier, simplifier et encore simplifier. Mes projets sont gères sur une fiche .txt comme cela c’est compatible avec tout. Chaque projet inutile est éliminé. J’utilise de moins en moins de logiciels tels qu’omnifocus ils sont chronophage et ingérables au bout d’un moment… On ne fait que jouer avec ces outils. Mon Mac est de plus en plus dépouillé. Moins de logiciels.
Mon 5 éme serait de standardiser tout ce qui peu l’être pour gagner du temps. Et surtout de ne pas avoir 36 modèles.
Mon 6 éme serait de prendre du recul. C’est important de ne rien faire du tout à certains moments. Cela permet de réfléchir et mieux avancer ensuite. prendre des vacances, prendre des loisirs, passer du temps avec les autres bref vivre !
Mon 7 éme serait de maximiser les solutions en ligne. Oui il y a les problèmes éventuels de sécurité mais pour travailler partout c’est mieux. Moi je suis sous mac c’est plus simple. Ical, adresse sont synchronisés.
Mon 8 éme conseil serait tout les soirs de noter ce qui s’est passé et de corriger le tir en fonction de ses objectifs + de préparer la liste des choses essentielles et des 3 projets prioritaires du lendemain
Mon 9 éme serait de revoir une fois par semaine toute mes information (weekly review) et de préparer la semaine suivante. Identifier les sujets essentiel.
Mon 10 éme serait de lire régulièrement les forums. Notamment l’excellent blog d’Alexandre pour apprendre et corriger sa propre méthode petit à petit.
Bonjour Alexandre,
Je crois qu’on se retrouve tous dans Kevin ! idem pour moi.
5 ans de Gtd, des remise en causes permanentes, des recherches incessantes sur les outils, des changement à 180 degrés. Bref beaucoup d’errance. Jusqu’au jour où j’ai (enfin) compris ceci :
L’outil idéal n’existe pas. Toutes ces méthodes globales sont des chimères qui en vérité donnent des outils. A chacun de prendre ce qu’il trouve de bien et de créer sa propre méthode à partir de ce qu’il aime et qui marche chez les uns ou les autres. Ce serait mon 1er conseil.
Mon 2éme serait de revenir au papier pour les taches. Un simple cahier, tout noter sans organisation toute chose au fur et à mesure sans chercher à organiser ou à référencer les choses. Simplement dater chaque jour chaque nouvelle liste pour avoir un repère. Mettre des taches sur un logiciel me fait perdre le sens de l’appropriation de mes taches. Bref je ne les “sens” plus et de les revoir aussi fréquemment que possible et les éliminer systématiquement sans remord si inutiles. Moi j’utilise FV la dernière méthode de Mark forster à laquelle je rajoute quelques contextes en marge (appels) et je dissocie sur une page à part quelques listes spécifiques (informations en attente, liste des affaires en cours, liste des projets actifs, liste des projets à démarrer etc…) un cahier a spirale A4 oxford recyclable me fait 6 mois avec tout… Toutes informations à suivre sont reportées sur mon Mac (liste de mes immeubles, demandes sous excel par exemple, notes sur mes immeuble dans une fiche projet etc…) c’est très simple.
Mon 3 éme serait de conserver de GTD certains principes essentiels
Le controle : Collecter (tout pour ne rien oublier), traiter chaque information, (exécuter celles des moins de 2mn immédiatement), analyser (travailler sur chaque projet 1 par 1, noter un plan sommaire, des objectifs, des délais, noter les échéances sur l’agenda en ligne) revoir les informations régulièrement (encore et encore) et bien sur les exécuter. La perspective si on est indépendant ou patron ou simplement autonome et que l’on a besoin de savoir précisément où en va.
Mon 4 éme serait de simplifier, simplifier et encore simplifier. Mes projets sont gères sur une fiche .txt comme cela c’est compatible avec tout. Chaque projet inutile est éliminé. J’utilise de moins en moins de logiciels tels qu’omnifocus ils sont chronophage et ingérables au bout d’un moment… On ne fait que jouer avec ces outils. Mon Mac est de plus en plus dépouillé. Moins de logiciels.
Mon 5 éme serait de standardiser tout ce qui peu l’être pour gagner du temps. Et surtout de ne pas avoir 36 modèles.
Mon 6 éme serait de prendre du recul. C’est important de ne rien faire du tout à certains moments. Cela permet de réfléchir et mieux avancer ensuite. prendre des vacances, prendre des loisirs, passer du temps avec les autres bref vivre !
Mon 7 éme serait de maximiser les solutions en ligne. Oui il y a les problèmes éventuels de sécurité mais pour travailler partout c’est mieux. Moi je suis sous mac c’est plus simple. Ical, adresse sont synchronisés.
Mon 8 éme conseil serait tout les soirs de noter ce qui s’est passé et de corriger le tir en fonction de ses objectifs + de préparer la liste des choses essentielles et des 3 projets prioritaires du lendemain
Mon 9 éme serait de revoir une fois par semaine toute mes information (weekly review) et de préparer la semaine suivante. Identifier les sujets essentiel.
Mon 10 éme serait de lire régulièrement les forums. Notamment l’excellent blog d’Alexandre pour apprendre et corriger sa propre méthode petit à petit.
Voila en espérant ne pas avoir été trop long et utile à Kevin 😉
un autre petit truc que j’utilise pour les listes qui marche pour moi et qui peut marcher pour Kevin, le stabilos. Voila comment ça marche. J’ai 2 stabilos un fushia et un jaune. Le jaune c’est pour toutes les taches que je n’arrive pas à faire. Svt des projets lourds. Le rose c’est pour toutes les taches de type A qu’il faut absolument faire car elle contribuent ou réalisent le CA. Si je passe un des stabilos de couleur différente cela devient orange cela signifie que non seulement la tache est importante pour moi mais qu’en plus je proscranise à mort pour la réaliser. C’est rare mais cela arrive je la place donc comme première tache à faire le lendemain matin des mon arrivée au bureau puis je traite les roses enfin les jaunes. J’ai remarqué que bop de jaunes devenaient obsolète par elle même.. J’ai aussi remarqué que je fais toujours les roses.
Oui, oui et OUI. Les to-do list, cela ne marche pas. L’utilisation des tags, des dates, des priorités et des sous-listes (voire des sous sous liste) complexifie le système d’autant qu’il faut passer du temps à mettre à jours ses tâches. Ajouter à cela GTD qui est une méthode d’organisation contraignante et c’est pire que ce qui est décrit ici.
J’ajouterai ceci : GTD et les applications de to-do list qui implémentent (manuellement) cette méthode demandent un esprit rigoureux et très organisé… un comble pour des outils qui sont censés suppléer à notre manque d’organisation.
Mais pourquoi les to-do lists ne marchent pas,? pourtant nous connaissons les comportements déviants de la réalisation des actions, nous avons des leaders en organisation personnelle qui savent comment travailler efficacement et quels sont les écueils a éviter enfin les machines même les plus petites (les iPhone et consort) disposent d’une puissance considérable. pourquoi ces outils ne nous aident pas ?
Force est de constater que la gestion des taches et les todo lists n’ont pas beaucoup évolué depuis le premier PDA (US ROBOTICS PALM PILOT 5000)en 1995. Ce sont toujours des items libellé+priorité+date auquel les éditeurs ont ajouté récemment les tags pour faciliter le classement mais surtout pour modéliser GTD. L’emmerdant c’est que tout cela est très manuel (manuel c’est le mot clé du poison) et ne m’assiste (m’aide), ni pour le choix des taches, ni pour la mise à jour de celles-ci, ni pour automatiser le processus GTD et encore moins pour les exécuter.
Voila pourquoi les todo lists ne servent à rien et sont une perte de temps…. à moins que qu’on y mette un peu plus d’automatisation.
Notre projet ToDoGenius se penche cette automatisation et met en œuvre un moteur d’intelligence artificielle qui procède à votre place au choix de la tâche à faire. Ce moteur applique pour cela une base de règles (environ une centaine) pour implémenter ces fameuses règles de bons sens issues des différentes méthodes (DIT, GTD, …).
par exemple, entre deux taches, l’une urgente datée de deux jours et une autre importante à faire aujourd’hui, ToDoGenius proposera en premier la tache importante du jour car il vaut mieux faire ce que l’on a à faire dans sa journée que de passer son temps à rattraper son retard. Si on dispose de temps après cela il sera toujours possible d’écluser son retard.
On voit là que c’est bien ce type d’aide que l’on attend des outils et encore là je ne parle que du choix mais c’est crucial. Dans ce projet, nous n’en sommes qu’au début mais nous avançons sur cette voie.
Pour en savoir plus et pour ne pas trop polluer ce blog, je vous invite à aller télécharger l’outil sur l’iPhone qui existe aussi en version gratuite et de me faire votre retour sur facebook. J’invite aussi l’auteur de cet article à y aller et à échanger avec nous sur ce sujet de l’automatisation.
Bien vous tous.
bob
« Kevin trouve toujours mieux à faire que ses tâches les plus difficiles. Pendant qu’il galère à avancer sur son rapport, il lui suffit de dégainer sa liste de tâches pour débusquer une tâche moins pénible. »
On appelle ça de la procrastination structurée.
http://www.structuredprocrastination.com/ (en)
Je suis une grande adepte de la procrastination comme Kevin.
Cependant pour m’améliorer, j’ai mis en place un sytème de Post its, à savoir:
Les bleus : ce qui doit impérativement être fait aujourd’hui – tâche qui ne saurait attendre
Les jaunes : c’est important, doit être fait dans la semaine impérativement
Les roses : peut attendre mais pas indéfiniment
les verts : i faut que j’y pense mais il n’y a pas d’urgence
Ch
je continue
Chaque fois qu’une tâche est faite, je la raye de sa liste. Tout ce qui est urgent, est à faire en priorité le matin, parce que l’on a l’esprit libre et alerte. Et si je la reporte sur 2 ou 3 jours, j’essaye de me botter le c… pour que je la réalise rapidement!!! Le nombre de fois ou je me suis aperçue que ce que je retardais était en réalité simple à réaliser, c’était uniquement un blocage dans ma tête, incompréhensible à posteriori.
Le fait de reporter les tâches d’un jour sur l’autre, de les faire changer de couleur, fais que certaines s’auto-éliminent naturellement et que d’autres deviennent franchement urgentes.
Je fais le bilan chaque semaine et j’essaye de m’améliorer. Pas vraiment évident mais ça évolue doucement.
Ceci dit, j’ai toujours dans mon sac à mains un carnet à spirale avec un crayon accroché à ce carnet (pour ne pas avoir d’excuses pour ne pas noter ce qui me parait important). J’y note absolument tout. Aussi bien les choses à faire qui me viennent à l’esprit, que des contacts à appeler, de bonnes idées que je peux réutiliser ou détourner professionnellement. Bref, tout ce qui peut m’être utile. De temps en temps je re-consulte les anciennes pages du carnet et je raye tout ce qui a été fait ou utilisé. Et si je trouve des choses sur lesquelles je ne me suis pas penchée, j’essaye de voir si cela a encore un intérêt. Sinon je raye l’info.
Jusqu’ici j’ai préféré éviter tous ces logiciels censés nous aider. Le plus dur est de définir réellement le temps dont on a besoin pour réaliser une tâche. J’ai tendance à pêcher par défaut, ce qui explique que je prenne du retard parfois. Alors, j’ai décidé de mettre dans mon planning une heure de début et de fin de tâche pour que j’arrive à mieux estimer mon temps. Et ne pas bloquer 8 heures par jour, sinon on arrive plus à gérer les impondérables et on se retrouve à bosser 10 ou 11 heures ce qui nuit à la vie de famille. Ou alors on se dit qu’il y a trop à faire et on reporte ceci ou cela jusqu’à ce que l’on soit acculé par des deadlines!
Je dois dire que le mind mapping m’a beaucoup aidé pour sérialiser mes tâches et je commence à en automatiser un certain nombre d’entre elles.
Donc tout espoir n’est pas perdu!
je suis touours étonné de constater que les commentaires sur ce sujet ne donnent jamais à débat. Chaque post y va de sa méthode perso surement efficace mais toujours complexe parce que MANUELLE et requièrant de la rigueur
A l’attention de c-clair : quant est-il de l’urgent qui ne l’est plus ? Je le réécris sur un post-it de la bonne couleur. Je ne dis pas que ce n’est pas faisable mais si j’ai plus de 40 taches en mode manuel cela prend du temps et va être vite ingérable.
Pourque ne pas se pencher sur l’automatisation ? voici une liste non exhaustive des blocages :
Je prefere faire ma cuisine moi même car c’est une mécanique trop complexe.
C’est une methode perso et je ne serai appliquer les mêmes règles a chaque tache.
Je ne fais pas confiance aux outils pour mes taches perso, c’est trop important pour les confier à un outil.
J’aime pas qu’on me dise quoi faire.
je trouve cela trop intrusif (parce qu’une alarme de rdv ne l’est pas ?)
Et pourtant l’automatisation est la clé pour sortir de cette orniere dans laquelle les listes de taches se sont embourbées. D’autant que les règles à automatiser sont connues, je dirai même reconnues, par des sommités en matière de gestion de taches.
Vos taches non réalisées évoluent à la fois en terme d’échéance et de priorité et ces règles sont simples à automatiser : une tache urgente non réalisée ou on commencée depuis plus de 4 jours est à dé-prioriser.
dans ToDoGenius ce type de taches change de couleur et migrera en bas de votre liste et seule une nouvelle échéance ou un changement de priorité la remettra dans la course à sa bonne place.
Mais il faut savoir qu’indépendamment de sa priorité une tache sera réalisable (et donc réalisée) si ses conditions d’exécution sont remplies. Il ne me sert a rien de savoir que je dois écrire un email urgent si je suis en voiture. A ce moment il est plus judicieux de me pousser une tache de déplacement (faire une course).
Je m’arrêtte et je vous laisse réagir.
Bonjour!!! La méthode principale que j’utilise pour effectuer mes tâches est de “COMME J’AI LE TEMPS EH BIEN JE PROFITE DE FAIRE CETTE TÂCHE”. Et ça marche bien, je l’aime bien ma méthode. Sinon je note des taches sur mon agende et d’autres sur mon téléphone. Il ya des taches que je fais vraiment quand j’ai l’occasion. C comme une d’eau de pluie qui tombe, j’ai le temps et j’essaye de l’attrapper.
Merci à vous!!!
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Agenda pour les Rdv
Wunderlist pour les petites taches administratives ou du suivi sans sous tâches. (Rappels)
Mindmeister pour du brainstorming en équipe couplé de meistertask avec vue Kanban (open/in progress/à discuter/à valider)
Une maj quotidienne le matin et soir. Et des objectifs à la semaine.
Mais toujours à la bourre.. A toujours pas moyen de gérer les ressources de mon équipe.
Le papier c’est bien mais en mode collaboratif on fait comment?
Un grand merci pour tous ces témoignages et toutes ces méthodes. Le chiffre du jour : 43.. 31+12 pour la gestion des factures papiers et paperasse.. 😉
Bon courage.