Nouvelle année, nouvel organiseur (2/2)
Voici donc la suite de l’inventaire des sections de mon organiseur, dont la première partie est déjà parue à cette adresse.
Après l’agenda, les wish-lists et les routines, nous avons :
Section 4 : Les check-lists
Les check-lists que j’utilise sont des listes de choses à prévoir ou à faire en vue d’un événement particulier. Dans sa forme la plus simple, on peut par exemple créer une check-list pour se rappeler des affaires à amener pour aller à la plage (histoire de ne pas oublier la crème solaire).
Mais on peut aussi rajouter plus de détails, comme ce qui doit se passer pendant et après l’événement. L’exemple le plus courant étant la check-list pour organiser une réunion, qui peut se rédiger de la façon suivante :
Avant :
-Envoyer un email de rappel au groupe des intervenants, en précisant la date, l’heure, le sujet et les documents que chacun devra fournir
-Vérifier la disponibilité du projecteur pour le jour J
etc…
Pendant :
-Rappeler l’ordre du jour
-Faire les présentations entre les intervenants si nécessaire
etc…
-Préciser la date de la prochaine réunion
Après :
-Rédiger un compte rendu de la réunion
Tout ceci permet d’être plus relax et de s’assurer contre les imprévus pour un résultat plus professionnel. Evidemment, l’exemple des réunions n’est pas très complexe, contrairement à ce que ça donnerait pour un mariage ou une conférence.
Comme on peut le voir, la rédaction des check-lists n’est pas très différente des routines, on aurait pu les mettre dans la même section en fait. La différence notable étant que pour les check-list, on parle d’événements plus ponctuels, donc moins enclins à entrer dans la catégorie des habitudes.
Section 5 : Idées inspirantes
Dans cette section, je note toutes les idées qui m’interpellent ou qui correspondent à mes valeurs. Il peut s’agir de :
-Situations ou réflexions marrantes : j’aime bien me rappeler de ces moments de franche rigolade où tout le monde est plié de rire. Les noter, c’est une façon pour moi d’étudier le processus humoristique et de m’inspirer pour créer des dérivés. A Madagascar, quelques situations insolites, bien que dramatiques, m’avaient ainsi marquées, parmi lesquelles :
-Les plaques d’égoût en pleine route sont souvent dérobées pour être revendues aux ferrailleurs et jamais remplacées, du coup, il arrive que les voitures tombent à l’intérieur, surtout en saison des pluies
-Il n’est pas rare de voir des camions attendre patiemment dans une rue étroite que le pousse-pousse de devant (évidemment chargé comme un mulet) arrive tout doucement à la prochaine intersection
-Citations : par citation, je veux dire une façon d’exprimer une idée de manière concise et efficace. Donc ce sera non seulement des citations qu’on trouve classiquement dans les livres ou les discours, mais aussi de certaines personnes de mon entourage. Par exemple voici quelques euphémismes capables d’éviter bien des tensions dans le monde professionnel :
“Tout le monde n’est peut-être pas de cet avis” - pour atténuer le refus d’une affirmation de quelqu’un qui la présente comme une évidence
“Ce n’est pas un problème, c’est une affaire à traiter.” - pour dédramatiser la difficulté inhérente à un problème
“Je ne l’apprécie pas” - pour dire : je ne le supporte pas…
“Je vais un peu te bousculer” - pour dire : toutes les spécifications du projet sur lequel tu travaille sont à revoir 
-Mantras (ou crédo) : les mantras sont des règles de vie en accord avec nos valeurs qu’on aime à appliquer chaque jour. Par exemple, moi qui suis plutôt fonceur, je suis plutôt en accord avec les quelques citations suivantes :
“Si tout semble sous contrôle, alors vous n’allez certainement pas assez vite” -Mario Andretti
“Pour éviter les concours de circonstances, je crée des opportunités” - Bruce Lee
-Anecdotes et leçons de vie : ici, je note comment certaines règles de sagesse s’appliquent dans la vie réelle. Parfois ce sont des histoires lues dans des livres, ou bien des choses qui me sont arrivées ou qui sont arrivées à d’autres.
Ainsi récemment, je lisais un petit fascicule sur l’estime de soi qui citait le bowling comme évaluation grandeur nature du niveau d’estime de soi des enfants. Les plus confiants savaient prendre du recul sur un mauvais tir et savaient même en rire. Tandis que d’autres le prenaient tout de suite personnellement et déclinaient les parties suivantes, préférant être spectateurs.
Section 6 : Dreamstorming
J’ai créé cette section un peu comme un exercice de créativité. Il s’agit d’imaginer ce qu’il se passerait dans des situations extrêmes. Un peu comme un écrivain de fiction, j’y décris les conséquences bonnes ou mauvaises de cette nouvelle façon de voir le monde, et je regarde dans la société actuelle ce qui se rapproche le plus de cette situation. Ca me permet de mieux comprendre certaines questions éthiques actuelles.
J’y aborde par exemple le thème futuriste de la téléportation :
Imaginez qu’on puisse se rendre n’importe où quand on le veut, ce serait fantastique! On pourrait aller acheter les meilleurs produits là où ils se trouvent, se faire un week-end sur une île paradisiaque ou à Pampelune pour faire la fête. Mais en même temps, les guerres seraient aussi beaucoup plus dures à gérer… Quant au plus proche équivalent actuel : ça pourrait bien être les jets privés.
Section 7 : Idées de projets
Chacun de nous a de temps en temps un petit éclair de génie (ou crois en avoir un ) : des moments d’inspiration où on a l’impression d’avoir découvert quelquechose de nouveau, un nouveau produit, un nouveau business, etc. Il est important alors de bien s’en rappeler pour que ça ne reste pas qu’un coup de tête. Le projet ne sera sans doute pas mâture tout de suite et nécessitera de nombreux raffinement et de nombreuses recherches sur l’internet. Mais tant que l’euphorie de la découverte nous inspire, autant noter les idées qui nous passent par la tête!
Donc dans cette partie, je note précisément ce que serait ce projet, le contenu qui serait proposé, et le nom du site qui en découlerait. Parfois je regarde si le nom de domaine est disponible, quels mots clef s’y rapportent et s’il y a déjà des concurrents. J’en parle aussi un peu autours de moi. Mais pour être franc, il est rare que j’aille plus loin (étude du marché, création d’une maquette, etc), surtout faute de temps…
Section 8 : Collections
Je me sers de cette section pour regrouper des collections d’astuces autour d’un même thème, glanées au fur et à mesure de mes recherches sur l’internet, ou de mes expériences dans la vie réelle. C’est une façon d’alimenter ma créativité. Ensuite, lorsque je suis chez moi, je peux au choix structurer tout cela sous forme de cartes mentales (mind maps) ou garder la liste telle quelle.
Ce brainstorming me sert assez régulièrement pour l’écriture d’articles.
Section 9 : Mémorisation
Pour entraîner ma mémoire, je consigne ici des textes à apprendre par coeur. Ce peut être des chansons, des sketches, des histoires ou des affirmations motivantes. Ce sont souvent des textes courts en raison de la taille limitée des pages et pour ne pas trop surcharger l’organiseur.
Section 10 : Buts / Objectifs
Avoir toujours avec soi la liste des buts qu’on a dans la vie est une bonne manière de vérifier que chacune de nos activités est alignée avec nos priorités à long terme. Pour chacun des buts on pourra indiquer les divers moyens qui permettent de le réaliser : les activités à pratiquer et les connaissances à acquérir. Et en fonction du contexte où on vit, on pourra choisir tel ou tel moyen en fonction des ressources qu’on a à disposition. Parfois, certains buts resteront au point mort : par exemple si je veux devenir un champion de surf, pas facile de m’entraîner en habitant à Nice . Cette liste sera donc très pratique pour se remettre en question et décider éventuellement d’aller vivre ailleurs.
Section 11 : Carnet d’adresses
A la fin de l’organiseur se trouve un carnet d’adresses classique avec un index par ordre alphabétique. Je m’efforce de le synchroniser plus ou moins régulièrement avec mon téléphone pour ne pas être pris au dépourvu en cas de perte.
Conclusion
Voilà, vous savez tout à propos de mon organiseur. Finalement, comme vous pouvez le voir, il va bien au delà des classiques fonctions d’organisation qu’on peut trouver dans la méthode Getting Things Done, puisqu’il incorpore des fonctions de prise de note, d’introspection, d’entraînement à la créativité et à la mémorisation. Evidemment, cette structure qui fonctionne pour moi devra sans doute être adaptée en fonction de vos besoins.
A présent, vous pouvez partager vos réactions dans les commentaires, et je serais intéressé d’en savoir plus sur votre système d’organisation : Utilisez-vous un organiseur papier ou électronique? Quelle méthodologie suivez-vous? Comment se présentent vos sections?
Tags: agenda, brainstorming, but, cartes mentales, créativité, Getting Things Done, GTD, inspiration, introspection, leçons, liste, mémoire, organisation, organiseur, projets, réunion, sagesseArticles similaires (en théorie) :
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tnalias said,
Wrote on janvier 26, 2009 @ 16:47
merci pour l’article. pour ma part, je m’organise sur un agenda électronique mais il n’offre pas une palette d’outils si diversifiées…
je vais essayer d’appliquer quelques méthodes que vous pratiquez
Mary said,
Wrote on janvier 28, 2009 @ 13:22
Amusant : on m’a offert un mini filofax pour Noël ! Je suppose qu’il y avait là un message
Je pensais justement enrichir mon tout-nouveau-tout-beau agenda avec quelques plannings et feuilles que j’aurais acheté mais vu sa taille c’est difficile : il me faudra mettre la main à la patte *le note dans son agenda*
De plus je ne savais pas trop quoi mettre en plus.
J’ai récemment laissé tomber les agenda électroniques et autres applications GTD sur mac ( bien que certaines soient absolument magnifiques ! ) malgré les ouvertures automatiques et toutes astuces, j’ai souvent des périodes où je n’ouvre ni l’ordinateur ni l’agenda. Entre les 2 j’ai plus de chance d’ouvrir un agenda que l’ordinateur. Il m’est apparu plus évident d’étoffer un agenda que de surcharger mon disque dur et d’apprendre autant de méthode de travail.
Du coup j’ai combiné mon mini-filofax à un agenda moleskine d’une semaine par page et une page de note : ainsi tout est là.
Le mini me permet de rester à jour rapidement et d’avoir un carnet d’adresse ( je déteste le téléphone et le mien est toujours en rade )
Et le grand moleskine me donne l’espace nécessaire pour les notes, les dessins, les listes, les projets, etc… je regrette même qu’il n’y est pas un carnet d’adresse intégré au moleskine !
Kayman said,
Wrote on janvier 31, 2009 @ 23:10
Bravo pour la customization d’un organiser de base, qui a le mérite d’être modulable et économique.
Comme d’autres l’ont dit ici et là, ce n’est pas l’outil qui importe, mais de construire son propre système, que ce soit confortable et robuste.
Si j’ai bien vu c’est un modèle type “pocket” 12 x 8 cm, dont tous les fabricants proposent des variantes, du célèbre Filofax au confidentiel Time System, en passant par Quo Vadis, Exacompta, Oberthur et j’en passe.
Dans le même esprit existent des versions en 17 x 10 cm, en A5 et même A4.
Les avantages : facile à ouvrir, facile à lire, pas de panne. Les inconvénients : on remplit, on remplit, et à force ça pèse dans la poche ou le sac. Et pas de sauvegarde simple, en cas de perte cela peut être catastrophique.
Pour ma part, j’ai à peu près tout essayé. Le Time System A5 (super pointu mais pas adapté à la mobilité du commercial, et totalement inutilisable en cocktail ou à la plage !!!). Les agendas simples + les carnets de notes (ça vole de partout). Les différents formats. Le gros problème était le carnet d’adresses, raturé, surchargé, à recopier chaque 1er janvier, ou à mettre sur excel et à imprimer en petit (très petit…).
Et un jour, je me suis lancé : j’ai acheté un Palm (j’en suis à mon 3ème, un Tréo combinant téléphone + organiser). Il m’a fallu 3 mois pour me détacher de mon agenda papier. Mais aujourd’hui, rien ne me ferait changer. Un seul appareil à la ceinture. Rien dans les poches. Free as a bird. Pas de gomme pour changer un RV. Une alarme pour les anniversaires et les échéances, même dans x années. 1400 contacts dans mon carnet d’adresses, modifiables sans effort, avec un espace de notes pour l’historique. Un nombre potentiellement illimité de mémos que j’utilise pour toutes mes listes et catégories. Plus des images. Plus ma comptabilité. Plus une version lisible de mes tableurs excel si j’ai besoin de les consulter lors d’un RV. Plus les lignes de métro et les itinéraires, une calculatrice, un appareil photo, un dictaphone, un jeu d’échecs, etc… Tout ceci sauvegardé sous forme numérique, et récupérable en quelques minutes. Ne fait pas le café, toutefois…
Cela dit, j’ai toujours à portée de main un mini calepin pour prendre des notes, ou pour transmettre une info à un interlocuteur. Par ailleurs, je n’ai pas voulu m’abonner au web et au mail sur mon Palm (sinon je ne ferais rien d’autre de mes journées !).
Et quand je veux travailler sur un nouveau projet, je fais comme tant d’autres depuis des centaines d’années : je prends une feuille de papier et un crayon, au calme, sans machine et sans me stresser.
Argancel said,
Wrote on février 1, 2009 @ 16:46
Merci pour vos commentaires.
@tnalias :
Si tu veux rester au format électronique, avec un logiciel flexible, tu peux essayer Essential PIM, la version gratuite est tout à fait fonctionnelle et j’en suis très content.
@mary :
Ton système se rapproche du miens donc.
L’embêtant avec un carnet d’adresse pour le Moleskine, c’est qu’il ne serait pas modulaire.
@kayman :
Oui le choix du Palm Tréo semble tentant. je m’y mettrai peut-être un jour. Comme tu le soulignes, l’embêtant est encore au niveau de la saisie. J’aimerais qu’on invente un jour un système compact aussi efficace que les claviers de taille normale.
tnalias said,
Wrote on février 1, 2009 @ 18:24
Merci pour la suggestion Arganciel
J’espère que c’est compatible avec windows mobile.
tnalias said,
Wrote on février 1, 2009 @ 18:27
Je viens d’aller voir le site web du programme. Après avoir vu les screenshots du logiciel, je me demande quelle est la différence avec outlook ? Est-ce plus complet ?
Merci encore pour la suggestion et excellente fin de week-end.
Argancel said,
Wrote on février 1, 2009 @ 22:20
@tnalias : en fait, ce n’est pas un logiciel de messagerie comme Outlook, moi j’utilise gmail pour cela et donc je n’en ai pas l’utilité.
Il ne fonctionne pas non plus sur Mobile à priori, je crois qu’il peut seulement se synchronier avec un ipaq ou un palm.
Mais si ça t’intéresse toujours, tu peux regarder la présentation que j’ai faite dans cet article
Kayman said,
Wrote on février 2, 2009 @ 12:12
@ Argancel : je doute qu’on mette au point un jour un système de saisie facile pour les PDA. La raison est purement physique : la taille et la forme des doigts ! Mais en fait c’est un faux problème, il suffit de s’y habituer. Sur mon précédent palm j’avais uniquement le clavier virtuel (difficile au début). Le clavier du Tréo m’a demandé quelques jours d’adaptation, maintenant ça va viiite. Quand il a fallu passer de l’écriture manuelle au clavier du PC ça m’a pris plus de temps
A noter que palm va sortir le “PRE”, présenté comme une alternative crédible à l’i-phone. A voir sur le site : une très belle présentation. Le grand avantage c’est que l’un ou l’autre NE TOURNENT PAS sur Winmobile !!! Dans le même genre il y a le célèbre Blackberry.
Si tu veux essayer sans te prendre la tête, tu peux trouver des Tréo récents pas chers (avec OS Palm uniquement, surtout pas winmobile). Cela te permettra de tester la machine et le logiciel palm desktop, simple et robuste. Tu peux aussi aller voir le site palmattitude.org, il y a un max d’infos et d’applications.
Mary said,
Wrote on février 18, 2009 @ 17:12
Je débarque 15 jours plus tard mais ça m’a rappeler la première tentative de PDA de Apple : le Newton.
Il y en a un encore en état de marche à la maison et ça reste géant ( autant la taille que la technologie vue l’époque )
A l’époque Newton-chéri apprenait votre écriture ! Si ça c’est pas de la prise de note facile
Ceci étant, vos histoires de clavier me rappelle que la prochaine version du firmware de l’iPhone intègrera le clavier horizontale sur pratiquement toutes les applications.
J’ai eu l’occasion de tester l’iPhone comme organisateur et c’était pas mal. Comme à l’habitude de la pensée de Steve, c’est la base du petit professionnel. Un agenda, des notes, un carnet d’adresse ( avec note ) et internet ( ah et le téléphone … on l’oublie parfois )
Dans l’ensemble il fait bien l’affaire mais reste incomplet pour un véritable professionnel. A moins d’avoir de minime besoin ou d’aimer le minimalisme
Et toujours pas de café …
Quant au carnet d’adresse moleskine : il n’y a malheureusement que 2 versions chez moleskine. Soit une toute petite additionnelle qui vient avec un petit agenda. Soit le carnet d’adresse en tant que tel. Mais avoir 3 carnets c’est trop.
Je m’attendais, bêtement et naïvement, à une grande version du carnet en achetant l’agenda grand format. Ca laissait la place suffisante pour quelques notes en plus des contacts.