Gérer ses tâches avec un simple fichier texte

By | 19 août 2010

Un simple fichier text todo.txtJ’ai l’habitude sur ce blog de présenter des logiciels qui optimisent la productivité personnelle. Mais en ce qui concerne la gestion des choses à faire, même s’il m’est arrivé ici ou de présenter des logiciels spécialisés, j’admet que je n’ai pas encore trouvé mieux que d’utiliser un simple fichier texte.

Un fichier texte dépouillé de toute fioriture permet de se concentrer sur l’action. Avec ce format, nous ne sommes entravés par aucun logiciel lourd, juste un petit éditeur de texte basique. Etant donné qu’écrire sur un fichier texte n’a rien de ludique, nous ne sommes pas non plus tentés d’optimiser à longueur de journée les tâches au lieu de travailler. Nous touchons à l’essentiel et rien d’autre.

Je vous propose dans cet article de discuter des avantages et inconvénients de cette solution, et j’en profiterai pour expliquer comment je l’utilise quotidiennement pour organiser mes propres tâches…

Avantages et inconvénients

Voyons d’abord les avantages majeurs d’une liste de choses à faire stockée dans un fichier texte :

  • simplicité : gérer une liste de choses à faire au format texte est à la portée de tout le monde. Il suffit d’un simple éditeur de texte comme le bloc notes de windows, de connaître aussi les bons raccourcis clavier pour faire des copier-coller. Et c’est bon, on est prêt à démarrer!
  • rapidité : manipuler un fichier texte peut se faire avec des logiciels très légers, qui réagissent au quart de tour. En fait, nous ne sommes limités que par la vitesse de frappe. Et les performances ne se dégradent pas avec le nombre de données stockées. Cette rapidité est agréable car elle permet que nos actes soient en accord avec le flot de notre pensée.
  • compatibilité : le format texte basique est utilisé quasiment depuis le début de l’histoire de l’informatique. Autant dire qu’il est complètement “future proof” : dans 10 ans, nous pourrons utiliser exactement le même format si le coeur nous en dit.
  • flexibilité : avec un fichier texte, on peut organiser les données de la manière qui nous plaît, au lieu de la manière dont le logiciel l’a prévu. Il est ainsi plus facile de personnaliser les données à nos besoins.
  • transportable : on peut facilement copier un fichier texte sur une clé USB, et l’ouvrir ensuite sur n’importe quel ordinateur.

Par contre, l’inconvénient majeur du format texte est son manque de structure. Il en résulte ces quelques désagréments :

  • pas de catégories hiérarchisées
  • impossible d’obtenir plusieurs vues, par exemple il serait pratique de ne visualiser que la prochaine tâche à effectuer de chaque projet
  • impossible d’automatiser des manipulations de données ou des traitements de masse
  • impossible de créer des rapports ou de sortir des statistiques

Cependant, je pense qu’on peut se passer de la plupart de ces fonctions avancées, et devenir plus efficace en misant sur la simplicité.

Le format

J’utilise personnellement un format de type agenda, avec des sections datées, de la manière suivante :

———————————–

VEN 20 AOU 2010
============
tâche1
tâche2
tâche3

———————————–

JEU 19 AOU 2010
============
tâche1
tâche2
tâche3

———————————–

Oui, c’est aussi simple que ça! Dans ce format, il n’y a pas de notion de contexte comme le préconise le système GTD. Mais j’utilise deux listes selon l’endroit où je me trouve : la première est réservée à mon lieu de travail (todo-work.txt), et l’autre aux tâches personnelles (todo-perso.txt). Pour les courses, si je dois vraiment les noter j’écris le tout sur papier ou ardoise (pas besoin d’un système hi-tech pour cela 🙂 ).

En général, je crée la section des tâches du jour le matin même, lors de mon rituel matinal. J’y copie les tâches inachevées de la veille, et les tâches prévues de longue date figurant dans mon agenda papier. Toutefois il m’arrive aussi de préparer la section du jour pendant les jours précédents, lorsque je peux planifier mes tâches à l’avance. Mais si la date est trop avancée dans le temps, je note le tout dans mon agenda papier.

Sachez aussi que j’ai choisi de conserver l’historique de toutes les tâches que je note. C’est à dire que je ne supprime jamais mes tâches, je met juste un “ok” à côté pour indiquer que c’est terminé. A mon sens c’est un point crucial, puisque l’historique des tâches a plusieurs utilités :

  • pense-bête : au travail, je dois loguer mes tâches dans le logiciel de gestion de projet de mon entreprise (pour ceux qui connaissent, c’est le logiciel Redmine). J’utilise donc mon fichier todo-work.txt pour me rappeler des tâches que j’ai achevées pendant la journée afin de pouvoir les rentrer dans le système le lendemain matin (car le soir, je suis surtout pressé de rentrer chez moi 😉 ).
  • motivation : archiver les tâches de manière datée est une bonne manière de se dire qu’on avance dans notre boulot. Notre esprit est content car il voit qu’on termine chaque jour plusieurs tâches.
  • sauvegarde : j’ai toujours été anxieux à l’idée de supprimer les tâches terminées, ou des tâches qui ne sont plus d’actualité. On ne sait jamais, peut-être que l’information serait utile plus tard. Conserver les anciennes tâches de manière historisée me permet de me persuader que je n’oublie rien, et donc d’avoir l’esprit tranquille.

Vous aurez remarqué que je n’ai pas encore parlé des tâches en incubation. Les tâches en incubation sont les tâches non programmées. On souhaite simplement les effectuer un jour dans le futur, mais on ne sait pas quand et ce n’est pas certain. Voyons cela de plus près…

Les tâches en incubation

Pour les tâches en incubation, qui par définition ne sont pas datées, il y a deux approches :

1. Les placer au début ou en fin du fichier : si c’est une tâche relativement urgente, elle ira au début du fichier, dans une section sans date. Ainsi, on est amené à la lire plusieurs fois dans la journée, ce qui aide à prendre conscience qu’on devrait la traiter tôt ou tard. Il faut toutefois veiller à ne pas trop remplir le début du fichier. Sinon on risque de se sentir submergé par un trop grand nombre de tâches.

Si les tâches sont moins urgentes, on peut aussi les saisir tout en bas du fichier, en les classant éventuellement par projet. Mais il faut alors veiller à consulter cette liste à intervalles réguliers pour être sûr que les tâches ne tomberont pas dans l’oubli.

2. Les placer dans un journal personnel : j’ai souvent évoqué les bienfaits de maintenir un journal personnel. Pour moi, un journal personnel est bien plus que l’inventaire des choses qui se passent chaque jour. Je m’en sert surtout de réceptacle pour accueillir toutes mes idées quotidiennes. C’est pourquoi je suis amené à y noter de nombreuses idées de tâches à accomplir dans le futur, un jour, peut-être…

Un bon exemple, ce sont les idées d’articles à publier sur C’éclair. En vérité, avant d’écrire un article, j’ai souvent eu déjà deux ou trois idées d’articles. Mais j’approfondi finalement l’idée qui m’inspire le plus. Et c’est seulement cette idée d’article qui sera convertie en tâche. On voit bien ici la notion d’incubation. Certaines tâches doivent  mûrir peu à peu dans mon journal personnel avant que je décide de les mettre en pratique.

Je ne stocke pas mon journal personnel dans un simple fichier texte, mais plutôt dans ce qu’on appelle un outliner (en français : idéateur, et je ne vous cache pas que je viens de trouver cette traduction sur wikipédia 🙂 ). Un outliner est un logiciel qui permet de gérer du texte dans une hiérarchie de dossiers. Celui que j’ai adopté s’appelle EssentialPIM, et je l’utilise tous les jours depuis trois ans. Il s’exécute très facilement à partir de ma clé USB.

Je suppose que vous aurez compris que j’utilise ces deux approches combinées.

Pourquoi ne pas utiliser un outliner en tant que liste de choses à faire maîtresse?

Certains d’entre vous seront peut-être étonnés que je n’utilise pas l’outliner de mon journal personnel en tant que liste de choses à faire maîtresse.

Mais trois arguments s’y opposent :

  • la lenteur : les outliners sont généralement plus lents que des éditeurs tout simples comme le bloc-notes de windows
  • la complexité : s’il faut que je réfléchisse même quelques secondes pour savoir dans quel dossier je dois ranger telle ou telle tâche, c’est en général suffisant pour casser le flot de ma concentration sur mon travail
  • la tentation : avoir plusieurs onglets à portée de clic menant à d’autres dossiers de texte est une tentation que je préfère éviter. Lorsqu’on travaille sur des tâches difficiles, notre attention peut très facilement diverger. Mieux vaut ne pas se donner des idées d’excuses pour ne pas travailler.

Voilà, vous devriez maintenant avoir une idée plus précise de mon environnement de travail à base de fichiers texte. Je vous passe à présent la parole dans les commentaires. N’hésitez pas à nous faire un retour à propos de votre propre système d’organisation, notamment ce qui vous aide le mieux à abattre votre travail du jour 🙂 .

41 thoughts on “Gérer ses tâches avec un simple fichier texte

  1. Sébastien

    Intéressant !
    J’ai pour ma part (enfin) réussi à trouver un système de gestion de tâches à partir de fichiers “mindmaps”, qui contournent certains des inconvénients cités dans l’article (contexte, possibilité de masquer des tâches, …).
    L’inconvénient est une portabilité moindre, mais cela reste anecdotique pour moi car j’utilise :
    – freemind sur mes postes de travail
    – freemind “mobile” sur mon téléphone mobile
    Les fichiers sont synchronisés entre eux via active-sync+dropbox.
    Très pratique au final !

  2. fraZck

    Article intéressant ! L’idée du fichier texte m’a plu également mais je n’avais pas trouvé comment noter mes tâches. C’est chose faite grâce à ta présentation.

  3. Sébastien

    J’ai longtemps essayé le fichier texte: pas mutualisable, pas sexy…

    J’aime y avoir accès tout le temps, comme mes emails et mon agenda. 2 solutions pour mixer todo-list, emails et agenda:
    – un compte google
    – netvibes.

  4. ProLire

    Intéressante ta méthode. Merci pour la découverte d’EPIM. Cela a l’air bien pour tout gérer dans sa cléUSB. Il me reste juste à contrôler si cela fonctionne sous Linux.
    La grande question, c’est comment contrôler ses tâches lorsqu’on n’est pas devant un écran ?? C’est le point qui me pose le plus de problème actuellement, c’est pour cela que je maintiens des listes textuelles, sur papier.

  5. Grégory

    Merci de partager avec nous ta méthode.

    Comme Sébastien, pour avoir essayé, je trouve que ça n’est pas très sexy, que ça manque de fonctionnalités.

    D’un autre coté, les fonctionnalités, c’est toi qui les fais ! Et la simplicité de l’outil permet de se concentrer sur l’essentiel : gérer tes taches et efficace.

    Que de temps ai-je pu perdre à tuner au mieux je-ne-sais-plus-quel-outil, ou jouer avec toutes ces options.

  6. Farah

    Bonjour,
    Premièrement votre blog est très interressant et très bien écrit 🙂 et je suis ce blog depuis quelques mois déjà. Un seul mot à noter : bravo ! Tout est concis et simple.
    Par contre pour l’organisation des taches la technologie reste en recul face au stylo-papier (genre petit carnet) 🙂 même si la vue d’ensemble n’est pas vraiment au top. Je trouve que les todos sur iPod touch ou tout autre portable sont ralentis par l’écriture mais bon chacun a ses avantages et ses défauts… Je n’ai pas encore trouvé mon bonheur mais il me tarde d’essayer cette méthode.
    Bonne continuation 😀

  7. Docthib

    Hello,
    à l’époque, et pour les mêmes raisons que toi, j’avais retenu TaskPaper qui offrait la portabilité d’un fichier texte, et la puissance des tags. Sachant qu’il existe sur Mac (taskpaper), sur PC (todopaper) et en ligne (taskodone). Ce qui me plaisait : le fichier texte était transportable partout, imprimable, modifiable avec n’importe quel éditeur de texte, et dès qu’on était face à un ordinateur, on avait ce même fichier mieux présenté avec la possibilité d’accéder aux tags. Un texte qui était interprété, donc.
    Pour ceux que cela intéresse, j’avais fait une petite revue des logiciels de todo listes ici :
    http://www.christophethibierge.fr/devperso/?p=15
    http://www.christophethibierge.fr/devperso/?p=18
    A+

  8. S9700

    Très bon article.
    Je travaille également avec un fichier texte (ou word/ openoffice) et qui traite du Pro et le Personnel.
    Les actions sont listées dans l ordre ou elles se présentent (ce peut-être différent).
    Pour chacune, je cherche selon le cas :
    – la 1ere ou prochaine action a faire
    – ce qui bloque ou ce que j attends et de qui
    – …
    A chaque action je me pose donc des questions….

    Je ne garde pas les actions traitées ou l’historique (lourd, interet le moment venu) et l’objectif est de “vider” cette liste.
    Par ailleurs, si une action prends moins de 2 mn (GTD), je la traite plutot que de la mettre dans une liste.

    Le fichier est sur mon téléphone lisible comme une clef usb depuis un pc. J ai donc 2 accès possible au fichier.

    J’utilise cette approche simple, après avoir mis en oeuvre GTD sous excel ou d’autres outils (minp). L’approche de Robert Maurer sur le Kaizen m a beaucoup aidé ainsi que celle de Leo Babauta , son excellent blog et son livre.

    Merci pour votre excellent blog.

  9. paletuvier

    J’utilise moi aussi l’outliner EssemtialPIM depuis déjà longtemps. J’en ai essayé plein et c’est celui là que je préfère. Il est rempli de citations, dates, journaux divers à craquer et j’ai tendance lorsque je l’utilise à faire le papillon. Donc, lorsqu’une idée ou une tâche à faire me vient à l’esprit, j’ouvre ale bloc-note qui est rapide, simple et fiable. Si j’ai ensuite quelque chose à garder, je fais alors un simple copier-coller d’un programme à l’autre.

  10. ChrisToonet

    Bonjour ! Une nouvelle fois on constat que l’idéal en ce domaine n’existe pas (“pas encore”)! J’ai aussi essayé plusieurs solutions : EssentialPIM mais en free on ne peut choisir les contextes, Tudumo : au bout de 3 jours j’ai eu un message : “votre durée d’essai de 60 jours est épuisée” (le décalage horaire sans doute !!), MyLifeOrganized un peu complexe, Kplan mais pas encore assez complet, tbGTD (tiddlywiki) un peu trop complet (je me suis créé le mien plus simple), bref il y a de l’avenir pour les amateurs de programmation !! La solution txt fonctionne si on n’a pas une activité très complexe.

  11. S9700

    J ai une activité complexe et c est la solution ultra-simple qui me rend le meilleur service.
    Dans la pratique, j ai choisi mon outil (fichier texte sur blackberry et donc lisible du pc) et ma methode en privilegiant simplicité et facilité d’utilisation.
    Les outils sont contraignants. Je mets a jour sur le BB ou depuis le pc et si j ai beaucoup de modifs ou changement je le fais via le pc.
    Au final et à l’usage, je travaille bien comme cela. Il y a peu d’oubli et les choses avancent (c est le but !).
    J aimerai avoir des vues par activité ou des avancements mais ce serait au detriment de l utilisation courante.

  12. kamel

    Bonjour,

    Je pense que c’est un peu dépassé.
    Le gros défaut de ce type d’outils est la synchronisation et son accès.
    Personnellement j’ai mis en place un gestionnaire complet avec gmail, google contact et google agenda inspiré de GTD et Covey.
    Tout d’abord pour la collecte : c’est très simple on peut s’envoyer un mail à soi-même sans compter les mails qu’on reçoit qui sont de gros générateur de taches. Par exemple sur iphone avec l’application note ou photo il y’a la fonction envoie de mail donc il suffit de mettre notre adresse et tous va dans l’inbox de gmail.
    La prise de note sur ordinateur est facile il suffit de se faire un mail et de mettre en objet la tache. On peut aussi utiliser un raccourci clavier de création de mail.
    J’ai mis en place un système de label 1) les contextes avec liste de contexte pour l’éxécution de la tache ( appel, ordinateur, maison, bureau etc…) 2)les status c’est-à-dire les dégres d’urgence et d’importance = important urgent, important non urgent , non important non urgent, non important urgent, en attente ( d’une réponse) et accompli 3) les projets 4) Les références 5) liste des mois de l’année afin d’avoir un échéancier.
    D’autre part Il y a une astuce sur gmail pour hiérarchiser les labels ils suffit par exemple pour les contextes de créer le label suivant C/_contexte ensuite quand vous créerez un label contexte il suffit de taper C/appels par exemple et le résultat et que ces labels vont se placer sous le C/-contexte comme pour un système de fichier. On fera pareil avec les status (S/_status), les références etc…
    On peut avec gmail laisser afficher les libellés de son choix

    Pour le suivi c’est super car avec un mail on a la fiche contact disponible (click droit sur le mail du contact) et la possibilité de créer un événement agenda en utilisant le foward à soi-même et en cliquant sur « invitation » vous avez un petit module de création d’événement complet.Dans les notés de l’événement on peut coller l’adresse html du mail et ainsi si on passe par calendar on peut retrouver le mail et les données contact immédiatement.
    Calendar est utilisé exclusivement pour les rdv téléphoniques et physique précis.
    Pour les projets on peut créer un mail et le sauvegarder en brouillon mais bien sûr avec un libellé et on obtient un document où on peut colleter des infos du web et joindre des fichiers. Tout cela en sachant dans quel contexte on doit le faire et son degrés d’importance.

    C’est un peu lourd à mettre en place au début mais ensuite c’est redoutable.

    Cordialement,

  13. s9700

    Decidement, vaste sujet.

    Il y a visiblement 2 ecoles :
    – celle de la simplicité et du minimalisme que j’ai maintenant adopté malgré une charge de travail importante et trés variée qui nécessite reactivité et rigueur.
    – celle de la gestion du temps plus classique telle que la presente Kamel (je ne parle pas de l’utilisation d’une @ mail dediée).

    Pour avoir beaucoup experimenté ces methodes, je ne conserve aujourd’hui que ce qui est ultra-somple :
    – le texte
    – l’action sur laquelle on reflechit : 1ere chose a faire, ce qu on attend, ce qui bloque, ce qu on ne sait pas, ou ?
    – pas de fioriture
    – pas d’historique
    Comme je le disai precedemment, j’ai retenu des differentes “ecoles” ce qui survit de la pratique quotidienne et des periodes de stress ou la plupart des methodes volent en eclat.
    J’ai donc conservé le minimum avec la reflexion apportée a chaque action ; une des valeurs ajoutées est surement la.

    Les classements U, I, UI … ou autres ne tiennent pas très longtemps.

    J’en revient à l’approche de L Babauta : vider, ranger, trier, jeter, …

    Voila ou j’en suis. Ca peut evoluer, mais trop sophistiqué et ca ne tient plus … au quotidien.

    Au final, quelques questions :
    – depuis combien de temps utilisons nous une “méthode” ?
    – y a t’il des ratés ou des passages sans gestion du temps ?
    – la gestion adaptée apporte t’elle un stress ou au contraire le réduit elle ?
    – voit-on les choses avancer ?
    – le temps pour gérer est il faible ?
    – la gestion des actions induit elle une reflexion sur quoi quand comment pour qui et des options (cf demarche qualité et analyse transactionnelle) ?
    – l’ameliorons nous en permanence ?
    – permet elle une action immediate (note, action, …) afin de soulager notre cerveau ?
    – est ce que l’on passe plus de temps a remplir des listes qu’a agir et surtout la liste change t’elle beaucoup ?

    Merci pour pour tous ces commentaires sur C’eclair” qui nous permettent de partager nos façons de faire.

    Bonsoir

  14. MaxR de Maxadi

    J’utilise moi aussi le simple fichier texte pour lister les différentes tâches à faire pour le lendemain. Je le fais en soirée typiquement.

    Par contre j’évite d’en faire plus ou trop complexe, car cela deviendrait trop vite chronophage.

    En fait, j’utilise le bloc note de Windows à la place d’un papier+stylo. Mais les deux se valent … à condition de ne pas perdre le papier. 🙂

  15. Jérôme

    Article très intéressant 🙂
    Tout comme Farah et Prolire, je liste mes tâches sur papier car transportable partout (j’ai pu réfléchir à des articles sur mon blog dans la brousse de Madagascar par exemple grâce à mon calepin).

  16. S9700

    J ai utilisé le papier ou plutôt les carnets Moles….
    Mon feedback :
    – liste qui s’allonge …
    – même si on barre, ca devient lourd
    – le carnet ou le papier ca se perd
    – et alors, c’est 2 ou 3 carnets …
    J’en suis donc venu au fichier accessible depuis mon BB et depuis mon PC, mais pas depuis le web.
    En ce qui concerne, les taches :
    – quand j’utilisai un carnet, je reprenai périodiquement les taches non traitée (pourquoi, …), je les barrai et je les reportai a la fin de la liste.
    – je crois que c’est pour cela (alourdit mais oblige a parcourir), que j ai adopté le fichier texte ou word.

    Je vous rassure, Si je suis au téléphone ou occupé ou pas envie d’appuyer sur des tocuhes ou si je marche, je prends un papier et j’écris.
    Il m’arrive aussi de refaire la liste “a faire” sur papier – c’est très intéressant comme exercice – et de mettre a jour mon fichier ensuite.

  17. Alexandre Post author

    Hello tout le monde. Content de voir que la discussion soit aussi riche. C’est même plus long que l’article 🙂

    @Sébastien : merci pour ton retour sur freemind. Je ne savais pas qu’il y avait maintenant une version pour mobile. Sur Windows, je la trouvais un peu lourde à se lancer.
    Perso je n’utilise pas Freemind comme todo liste principale à cause des 3 derniers points que j’ai mentionnés dans l’article: lenteur, complexité et tentation de faire semblant de travailler. Mais j’admet que c’est un bon moyen de prendre note.

    @fraZck : ravi que l’article t’inspires! Il va falloir mettre ça en place maintenant.

    @Sébastien : pourquoi ne pas essayer de stocker le fichier texte sur clé USB? Tu l’aurais alors toujours avec toi, tant que tu as accès à un ordinateur.

    @ProLire : malheureusement essentialPIM n’est dispo que pour windows il me semble…
    Et pour les déplacements, je n’ai pas non plus de solution miracle. N’étant pas trop fan(encore?) des téléphones sophistiqués, je note tout sur papier à ce moment là.

    @Grégory : ah toi aussi tu es joueur? lol Mais quand on veut vraiment avancer, c’est vrai qu’il vaut mieux faire dans la simplicité

    @Farah : merci pour le compliment. C’est vrai que moi non plus je n’aime pas trop écrire sur un téléphone mobile, d’autant que le miens est vraiment rudimentaire. Donc pour moi aussi c’est papier et stylo en dehors de l’ordi.

    @S9700 : c’est vrai que le Black Berry a un clavier un peu plus confortable qu’un téléphone conventionnel. Mais mon problème, c’est que j’ai tendance à perdre mes téléphones. Peut-être qu’il faudrait que j’attende les black berry jetables lol

    @paletuvier : on utilise donc les mêmes outils, c’est rigolo ça!

    @Christoonet : je vois que S9700 as répondu à ton commentaire. Je pourrais te dire la même chose. Mon activité est assez complexe puisqu’en plus de mes tâches, je dois gérer les tâches de l’équipe que je gère. Par contre à mon boulot nous avons une gestionnaire de projet qui nous facilite un peu la tâche.

    @Kamel : merci pour la description de ton système. On peut dire qu’il est sophistiqué!
    Pour la synchronisation du fichier texte, tu peux soit stocker le fichier en ligne avec un compte Dropbox ou même un service online tout simple comme MyTextFile.com, ou bien stocker sur la clé USB.
    Au niveau de l’email, dans ma société on utilise le logiciel email collaboratif Zimbra, qui est efficace pour des choses comme programmer une réunion.
    Par contre, je ne suis pas trop d’accord que ce soit un bon système de prise de notes. Normalement un email n’est pas éditable. Or lorsqu’on prends des notes, on aime bien les modifier au fur et à mesure.
    Sur Gmail, j’utilisais aussi les libellés de contexte que tu décris. Mais au bout d’un moment, j’ai trouvé ça trop complexe à maintenir. Et désormais je me débrouilles simplement grâce aux filtres et en notant les emails importants grâce à la petite étoile.

    @S9700 :
    Ce sont des question intéressantes, voici quelles seraient mes réponses:
    -Les fichiers textes de choses à faire, je les ais régulièrement utilisés, mais cela ne fait que depuis début avril que je les historise tels que décrit dans l’article.
    -Je pense effectivement que l’on peut avoir des passages sans gestion des tâches, surtout lorsqu’on a besoin de décompresser.
    -pour ma part, la sonnette d’alarme vient lorsque je suis interrompu par mes collègues. Il me faut alors un fichier texte pour me rappeler du véritable ordre de traitement de mes tâches, basé sur leur priorité et non pas sur l’émotion qu’ils évoquent à mes yeux.
    -voir les choses avancer : effectivement lorsque tu historises tes tâches, on voit les choses avancer, et c’est très encourageant!
    -le temps pour gérer est il faible ? là dessus le fichier texte s’y prête à merveille effectivement. En fait je pense qu’il faut trouver un équilibre, le juste milieu qui permet d’avoir les idées claires, sans pour autant sombrer dans le perfectionnisme
    -j’admet qu’il faut de temps en temps avoir un temps de réflexion pour recadrer les tâches, voir si elles sont déléguables, et quelles sont celles qui ne sont plus d’actualité
    – l’ameliorons nous en permanence? j’espère!
    – permet elle une action immediate (note, action, …) afin de soulager notre cerveau? eh bien c’est ce que j’aime le plus avec le fichier texte. C’est comme un tampon pour soulager la RAM manquante de notre cerveau lol
    – est ce que l’on passe plus de temps a remplir des listes qu’a agir et surtout la liste change t’elle beaucoup ? je pense que l’aspect épuré du fichier texte limite en fait le temps de gestion de la liste par sa simplicité. Chez moi, c’est surtout le haut et le bas qui changent beaucoup, puisque le reste est occupé par l’historique!

    @MaxR : Je vois que tu as choisi aussi une option minimaliste! Moi aussi je remplis parfois le soir, ça dépends un peu du courage que j’ai avant de me coucher.

    @Jérôme : hehe, justement, j’avais aussi un calepin quand j’étais comme toi dans la brousse de Madagascar. Dans ces cas-là, forcément, l’iPhone ou le black berry sont beaucoup moins utiles!

    @S9700 : je rajouterai encore que l’option papier et stylo, c’est quand même beaucoup moins joli et lisible qu’un fichier texte lorsqu’on écrit mal comme moi 😉

  18. Aurelien

    Ca fait presque 3 ans que j’utilise un simple fichier texte sur le bureau de mon ordinateur pour noter les tâches à faire et j’en suis très content.

  19. S9700

    Merci Alexandre pour ta relecture attentive.
    Plusieurs remarques :
    – je suis comme toi sur un fichier texte editable du PC (BB en mode cle USB) ou du Blackberry depuis son clavier. Quand c’est simple et que le PC est eteint : BB et quand c’est plus complexe ou PC allumé : PC.
    Le support est une cle USB accessible depuis le PC ou integré au BB.
    – je suis intéressé par ton historique : comment tu le gères, quel en est l’utilité pour toi, … (1)
    – sonnette d’alarme quand il y a interruption par tes collegues. Le fichier txt est alors “la balise”, le moyen de ne pas perdre son cap. Comment en es tu arrivé la ? C’est intéressant. (2)
    – quand je parle de reflexion, je veux dire que face a chaque action, je me poses une question : que faut-il faire pour avancer, que manque t’il, … Ca m’evite de lister des actions qui n’avanceront jamais (cf PCAF de GTD et petits pas de R Maurer.
    – je partage ton avis sur l’aspect epuré. En fait, l’esprit de la chose est d’epurer, de trier, de jeter …. une liste qui bien sur se remplit toujours et que l’on cherche à vider en permanence.
    – “Chez moi, c’est surtout le haut et le bas qui changent beaucoup, puisque le reste est occupé par l’historique!” : que veux-tu dire ? (3)
    Merci pour ce post qui génère beaucoup d’échanges, de reflexion sur “comment je fais en ce moment” et comment font les autres.

  20. Denis

    Slt,

    J’adore ; un bon retour vers des éléments simple, alors que la tendance va vers le complexe.

    Pour ma part, je trouve l’usage .txt et Usb un peu en manque de fonctions qui me semble importantes, comme lien avec agenda par exemple, ou gestion d’échéance…

    Mais aussi le fait d’accéder plus rapidement à la liste.

    Pour ma part j’utilise depuis quelque mois les fonctions de tâches de Google.

    On peu l’avoir soit seul, soit en en même temps que l’on consulte ses emails (Gmail), soit en même temps que le consulte sont Agenda Google.

    De plus, sur mon Iphone j’ai créé le bouton Google Todo, qui me permet d’y accéder immédiatement.

    Tout est donc synchro.

    En terme de fonctions c’est pour moi l’idéal.

    Très simple, pas de fioritures (le retour à la simplicité/efficacité), mais des élèments essentiels :

    – le retrait , qui permet de structurer
    – des “sous-tâches”
    – la gestion de date d’échéance
    – la liaison direct avec l’agenda (pour un usage Agenda google)…

    Bref que du bonheur

  21. loic

    tout un article pour expliquer comment écrire des taches sur un bout de papier ou un fichier txt…
    pffioou ! vous avez du temps à perdre.

  22. Jon

    Euh.. t’aurais pas un template de fichier texte vierge pour que je puisse commencer ?

  23. Web Marketing Junkie

    C’est drôle, je viens de revenir aussi au fichier texte la semaine dernière, après avoir travaillé avec de multiples applis GTD plus ou moins complexes.

    Mon fichier TODO est synchronisé entre mes ordinateurs et mon téléphone grâce à Dropbox.

    C’est souvent ce qui est le plus simple qui fonctionne le mieux !

  24. S9700

    Mon cher Loic,
    si tu regardes bien les échanges, il a été beaucoup question de la manière de faire, de ce qui est important,… La reflexion va beaucoup plus loin. L’aspect txt est le support.

  25. ProLire

    @Argencel : oui, j’ai remarqué après avoir posté le commentaire. Du coup, je n’ai pas trop testé. Mais je prend note de ce type de logiciel pour faire une recherche plus poussée.

  26. DeliXianne

    Perso, j’utilise les posts-it.
    Ca marche bien … quand ils ne se décollent pas et tombent derrière un meuble ! 🙂

  27. Julien

    J’utilisais un fichier texte il y a encore peu de temps, mais je dois avoue m’etre laissé séduire par une application disponible sur iphone qui peermet de gerer ses listes simplement et de les transporter partout avec moi. J’avais une trop faceuse tendace a passer les feuilles de papier volantes a la machine à laver avec mes jeans! Article tres interessant! Merci

  28. kamel

    Bonsoir,

    Je vais m’essayer à la prospective. Je considère le webmail type gmail comme le futur et le point de départ d’une centralisation de toutes nos données entrantes ou en cours de traitement. En effet les frontières entre le mail (sous forme html), le lecteur flux rss, google voice, google wave, les notes vocales ou écrites, les appels, les taches,les événements de l’agenda, l’échéancier, la gestion de projet, la gestion des contacts et les documents web (partagé ou non) vont s’estomper. Je vois tout ça dans une seule page et des onglets. Cela sera couplé avec un service type dropbox par défaut (dans l’attente d’un google document plus performant) pour le référencement des fichiers.
    Avec un moteur de recherche totale l’accès aux données devient très performant
    Le bénéfice est une synchronisation totale, une centralisation de la collecte via une inbox, un accès sur toutes les plateformes et un seul environnement de travail.
    Pour finir j’ajouterais le développement de google voice avec l’obtention d’un seul numéro de téléphone pour toutes les lignes avec transfert vers celle de son choix, la possibilité d’émettre des appels ainsi que la synchronisation des sms et de la voicemail (qui peut être transcrite). Il est disponible pour l’instant qu’aux USA et bénéficie de très bon échos.

    Cordialement,

  29. S9700

    C est bien toutes ces innovations qui facilitent le quotidien.
    En pratique, on peut y perdre beaucoup de temps, etre noyé sous la masse d information et perdre de vue l essentiel.

  30. Jupiter

    Bonjour, Merci pour ton article très intéressant. Pour ma part après avoir utilisé des fichiers.txt depuis longtemps pour des raisons de compatibilité que je synchronisais dernièrement avec dropbox je suis revenu au papier… Et plus particulierement au Filofax. Je me sus rendu compte que je perdais bcp de temps avec des logiciels que ce soit omnifocus ou autres. Finalement on peut faire un peu sa méthode facilement et rien ne vaut une bonne feuille de papier et un bic. J’ai differentes sections. J’ai fait un article sur mon blog à ce sujet si tu veux le voir voici le lien… http://gtdway.blogspot.com/
    J’aimerais pouvoir remplacer ma solution par un Ipad et une solution globale mais je constate apres 5 ans de GTD et 2 ans d’autofocus que le papier et la simplicité sont les meilleurs garants de l’efficacité professionnelle. On complique toujours trop les choses.

  31. Olivier FAURAX

    J’arrive un peu après la bataille, désolé.

    J’ai testé les post-its, c’est la misère dès qu’on en empile assez et le plus urgent remonte pas tout seul sur la pile 🙂

    J’ai testé le fichier texte tout simple, mais là aussi, on passe sa vie à faire des copier/coller et il est pas possible de trier/chercher efficacement.

    Depuis, j’ai découvert http://www.rememberthemilk.com/ et c’est drôlement pratique (j’ai toujours un onglet ouvert avec).

    Il est possible de rentrer une tâche avec une date, des mots-clés, etc. super facilement.
    Ça encourage également à faire 1 tâche == 1 message et à décrire la tâche de façon concise (même si on peut faire long).

    Et ensuite, on peut faire des listes intelligentes, par exemple pour sélectionner les tâches avec le mot clé “rapide” dont la date d’échéance est dans la semaine prochaine….
    Un avantage aussi, c’est qu’on peut facilement passer une tâche de “idée” à “urgent” ou “un jour peut être”.

    Après, il y a des raccourcis claviers pour l’interface web et une API qui permet d’utiliser RTM depuis pleins d’applis, etc.

    L’autre option que j’ai découvert par la suite, c’est le org-mode d’emacs, mais il faut le coupler à Dropbox pour toujours l’avoir dispo avec soi…. et aimer Emacs. À voir.

  32. Christophe H.

    je rajoute le précieux raccourci F5, pour les fichier .txt de Windows.

    ce raccourci permet d’y inscrire la date du jour.

    Très pratique surtout pour l’organisation de l’information.

    ++

  33. Alexandre

    Merci pour vos nombreux retours! Je reviens sur cette conversation après quelques temps d’absence.

    Voici mes réponses à vos questions:

    @Aurélien : 3 ans! Ca fait un bail, tu n’as jamais été tenté par d’autres systèmes depuis tout ce temps? Moi je n’ai pas pu m’en empêcher. Enfin peut-être que tu as raison si c’est pour revenir comme moi à la solution la plus simple 🙂

    @S9700 :
    -en fait mon historique est assez simple. Au fur et à mesure que j’ajoute de nouvelles tâches au sommet de la liste, les tâches s’enfoncent vers le bas. Et je ne les supprime pas.
    Parfois je ne copie pas certaines tâches non terminées d’un jour à l’autre pour ne pas encombrer trop ma liste du jour, donc ces tâches basculent au fur et à mesure vers le bas. Et je pars les repêcher dès que ma liste du jour est suffisamment réduite.
    -le fichier txt comme balise de rappel, oui effectivement : la plupart du temps, je garde mes tâches à l’esprit, mais je ne peux pas garder plus de deux ou trois tâches dans ma tête. Dès que ce chiffre augmente je dois absolument les noter et reprioriser afin de voir quelles sont les tâches les plus urgentes (ne pas prioriser selon l’envie du moment, mais une priorité objective).
    Cette confusion vient donc aussi des interruptions, c’est à dire que si quelqu’un vient me déranger pendant que je suis plongé dans quelquechose avec suffisamment de panache, il peut réussir à me détourner de mon flow. Et donc le fait d’avoir marqué cela sur ma liste me permet de me rappeler que en fait j’étais sur quelquechose d’autre.
    -effectivement les baby steps sont parfois préférables à des tâches vague que l’on n’a pas bien définie, et qui nécessitent donc un effort
    – « Chez moi, c’est surtout le haut et le bas qui changent beaucoup, puisque le reste est occupé par l’historique! » : en fait l’historique chez moi change beaucoup moins que le haut de la liste (les tâches du jour) et le bas de la liste (les tâches “un jour peut-être”), puisque c’est juste lorsque je me suis suffisamment libéré que je viens repécher parfois certaines tâches non terminées

    @Denis : c’est vrai que pour les tâches futures à long terme, je n’utilises pas le fichier texte mais un système à part : un agenda classique.

    @docG : ton système est similaire alors? Pour le Moleskine, le problème c’est que tu ne peux pas totalement te lâcher, écrire des choses très intimes, car il y a toujours la peur que quelqu’un le consulte non? 😀

    @loic : mais c’est peut-être du temps de gagné si ça t’aide à mieux t’organiser non?

    @Jon : Merci pour ton intérêt pour ce sytème. Réellement, si tu veux l’appliquer, tu n’as pas besoin de grand chose de plus qu’une liste de dates séparés par une ligne de traits d’union.

    @Web Marketing Junkie : lol, peut-être peux-tu nous en dire plus alors sur la manière dont tu gère ton fichier txt?

    @DeliXianne : ah oui les posts-its, sympa parfois pour se rappeler d’une tâche très urgente. Mais commme d’autres l’ont souligné, tu ne peux pas t’en servir pour toutes tes tâches, ça ferait une montagne de confettis 🙂

    @Julien : pour l’iPhone si cette solution te conviens c’est parfait. Pour ma part je vois quand même plusieurs inconvénients : déjà tu peux le perdre, donc j’espère que tu sauvegarde son contenu d’une manière ou d’une autre, et que les données ne sont pas trop sensibles ou bien cryptées, et puis le clavier n’est pas super pratique. Enfin aucun système n’est parfait lol

    @kamel : ah oui, l’organiseur idéal, j’avais essayé d’en parler un peu dans ce post : De quoi aura l’air l’organiseur du futur?. En pratique, difficile de mettre tout le monde d’accord sur une même plateforme. Et je ne sais même pas si c’est souhaitable. Après les monopoles de Windows, Google, Facebook, un monopole sur l’organiseur? L’avenir nous le dira!

    @Jupiter : je pense que ça dépends vraiment de ton environnement de travail. Si tu n’es pas souvent sur un ordi, à ce moment là je comprends que le papier soit plus efficace. Mais moi comme j’utilise l’ordinateur vraiment tous les jours au boulot, et le soir pour bloguer et travailler sur mes projets annexes, le fichier .txt me va mieux. D’autant que j’ai une écriture atroce!

    @Olivier FAURAX : A propos de Remember The Milk, j’ai envie de dire : oui d’accord c’est un outil web très appréciable. Mais déjà ça nécessite d’aller dans son navigateur web. Donc c’est le premier pas pour diverger du travail courant pour aller surfer sur le web :/
    Pour le org-mode d’emacs, j’ai voulu essayer, mais Emacs est vraiment un logiciel lourd lorsqu’il n’est pas préinstallé sur ta machine. Donc finalement j’ai abandonné cette solution.

    @Christophe H : merci pour le raccourci! Je ne connaissais même pas. Dommage qu’il n’inclue pas le jour de la semaine :/

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  35. S9700

    Bilan de fin d annee :
    Fichier texte avec gestion des grosses priorites du jour (pmi) au quotidien ou presque.
    Et de temps en temps, si je n ai pas mon fichier, je recree une liste vite fait
    Au final cette methode simple me convient bien mieux que les gestionnaires de taches. Je manipule deja bcp d info et je dois faire le tri.
    Ce qui m aide :
    -grosses pierres (priorites/ a faire) : se centrer sur l important
    – pour une tache, premiere chose a faire ? : decouvrir ce qui manque, qui appeler, … (Gtd)
    – faire tout de suite ce que je peux, ne pas reporter, … (Voir l babauta)
    – faire simple
    Et j ai vu mon efficacité s ameliorer dans une periode tres difficile
    Bonne fetes a tous

  36. Roms

    Personnellement, je pense que quitte à utiliser un programme de bureau, le bloc notes de Google Desktop est pas mal et permet une synchro en ligne.

    Sinon, des outils papier peuvent également énormément aider avec des cahiers et carnets orientés GTD, qu’on peut trouver ici par exemple : http://www.unbloc.fr

    on prend des notes, on fait ses réunions, on note un peu tout d’un côté, et les actions à réaliser de l’autre… et on coche quand c’est fait ! simplissime !

  37. Pingback: 10 x 4 logiciels gratuits sous Windows, Ubuntu, en ligne et auto-hébergés | Stocker-partager.fr

  38. Chevenement David

    Bonjour à tous,

    J’arrive carrément après la bataille mais disons que j’ai une excuse.
    En effet, a peu près à la même période de ces posts, j’ai quitté mon job pour fonder BeesApps et créer l’application Beesy.
    Quel rapport ?

    En fait en tant que manager, j’ai fait le même constat que vous et je n’arrivais pas à trouver de solutions de gestion de tâches satisfaisantes. Du coup, en partant des mêmes principes dont vous parlé, j’ai créé cette application.

    On sait tous que le principal problème de la gestion de tâche, c’est de les saisir, de les paramétrer et mettre à jour tout ça.
    Alors j’ai essayé de changer d’angle de vue sur le problème: Beesy part du principe que la plupart des tâches viennent de vos notes de réunions.
    Du coup Beesy est un outil de prise de notes intelligentes qui alimente automatiquement un gestionnaire de tâches.
    http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ pour avoir un aperçu.

    Du coup, Beesy génère aussi automatiquement le contexte des tâches à partir du contacte de la note, tout cela automatiquement. Très simple alors de se faire une vue People ou une vue Projet, sans rien avoir à configurer pendant la prise de note.

    Je ne sais pas s’il y a encore des personnes intéressés sur ce blog mais je me suis dit que ça pourrait vous intéresser d’aller jeter un coup d’oeil et de me faire un retour.
    On est une jeune start-up française et on prend toute l’aide qu’on peut 🙂

    @Alexandre, si tu es interéssé, on peut en discuter en direct pour éventuellement tester l’appui avec un code promo.
    http://www.beesapps.fr/contact-beesapps/

    En tout cas belle discussion, ça m’a rappelé les longues heures de réflexion avant d’accoucher de Beesy

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