Faites-le demain! ou la gestion du temps selon Mark Forster

Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.

Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.

Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…

L’éternel combat de la raison contre les émotions

Mark Forster commence son livre par une description de l’enjeu central de la gestion du temps : faire les choses de manière organisée et raisonnée, plutôt que chaotique et impulsive, sous l’emprise de nos émotions.

Il apparaît que bien des gens agissent de manière réactive, en réponse aux divers stimuli qui parsèment la vie quotidienne. Tel le lézard, nous nous empressons de céder à une tentation comme un insecte juteux passant à notre portée, tandis que nous prenons nos jambes à notre cou dès qu’une menace comme un prédateur se présente. Ce comportement primitif est utile dans certaines situations d’urgence mettant en jeu notre survie. Mais complètement inadapté à notre vie de tous les jours, où il faut privilégier les actions raisonnées, qui elles seules mènent à des bénéfices à long terme.

Privilégier le mode réflexion/décision/action par rapport au mode stimulus/réaction n’est pourtant pas chose aisée. Et ceux qui croient à la toute puissance de la volonté se font de belles illusions. En fait, la situation est analogue à celle d’un gouvernement : il ne suffit pas de prendre des décisions et de voter des lois pour que la population les applique. Pour cela il faut une structure : une police, des inspecteurs, une cour de justice, des formulaires. Et ce sera de même au niveau de l’individu, qui pour mener à bien un projet devra mettre en place un cadre de travail pour asservir son esprit réactif.

Ordonné et créatif

Mark Forster consacre tout un chapitre au fait d’être ordonné et créatif. On dit souvent que pour être créatif, il faut penser sans aucune limite, ne pas se donner de restriction. Pourtant, ce conseil est presque entièrement faux puisque ce sont précisément ces limites qui encouragent la créativité. On peut voir ça par exemple en poésie, avec la structure des vers, où les poètes déploient des trésors d’ingéniosité pour nous écrire de majestueux alexandrins.

Il existe en réalité une dualité entre ordre et créativité, que Mark laisse transparaître dans la formule suivante :

efficacité = ordre x créativité

L’efficacité ne pourra pas se passer d’ordre, sinon les idées qui nous viennent à l’esprit ne seraient jamais réalisées. Et l’efficacité ne peut pas se passer de créativité, puisque l’ordre ne représente que la forme et non le fond. Cette formule nous apprends donc qu’être organisé est essentiel pour améliorer l’efficacité de toute personne un tant soit peu créative.

Mark Forster nous donne en outre la formule suivante :

efficacité = action – activité

qui nous mène directement au prochain concept :

Faire la part entre occupation et vrai travail

Afin de produire un résultat intéressant, il est important de travailler là où on apporte le plus de valeur. Le problème, c’est que cela nous amène dans des situations inconfortables. C’est le genre de tâches qui impliquent beaucoup de réflexion et de planning. Alors il est facile de dévier et de prétendre travailler en s’occupant avec des tâches triviales. Par exemple, si je butte sur un problème complexe, je peux être tenté de dévier vers un travail plus facile, par exemple ranger ce tiroir qui a l’air particulièrement mal rangé.

Rappelons qu’être organisé, ce n’est pas forcément que tout soit super clean, mais qu’on s’y retrouve afin qu’il soit facile de trouver ce que l’on cherche. Donc éviter d’être trop maniaque au point de passer son temps à ranger. Pas besoin non plus de peaufiner à longueur de journée la liste de choses à faire.

Sans rentrer dans ces cas extrêmes, on se voit souvent accepter des tâches sous-qualifiées, alors qu’on a d’autres services plus précieux à offrir. C’est d’ailleurs un des thèmes central du livre La semaine de quatre heures de Tim Ferriss, qui préconise l’automatisation et l’externalisation pour s’en libérer.

Pour faire la différence entre les tâches d’occupation et le vrai travail, ces six questions vous seront utiles :

• Est-ce que votre travail vous submerge sans pour autant que vous le voyiez comme un défi ?
• Est-ce qu’une grande partie de votre travail ressemble à celui de ceux qui sont sous votre hiérarchie?
• Est-ce qu’il ne vous reste pas des tâches vitales à accomplir sous la main?
• N’avez vous jamais le temps de vous poser pour réfléchir?
• L’horizon de vos actions est-il toujours très court?
• Buttez-vous sans cesse contre le même problème?

S’engager avec précaution/faire une seule chose à la fois

J’ai trouvé très pertinente l’analogie que fait Mark entre la gestion du temps et le restaurant. Lorsqu’on mange au restaurant, on voit tout de suite qu’il va falloir faire un choix. En effet, il est physiquement impossible de manger tout le menu, et cela coûterait de toute façon trop cher. On est donc bien obligé d’accepter que nous ne sommes pas un gouffre infini capable de tout engloutir. Même si tous les plats ont l’air exquis, certains seront forcément laissés de côté. Et ça ne nous empêchera pas d’apprécier ce qu’on a choisi. Par conséquent :

De même qu’au restaurant nous ne pouvons choisir qu’un nombre limité de plats, nous devons faire la fine bouche avec les engagements qu’on prends.

De même qu’au restaurant nous ne mangeons qu’une bouchée à la fois, nous devons travailler sur une chose à la fois, et casser en morceau les tâches trop grosses.

Agir peu mais souvent

J’ai trouvé cette partie tellement passionnante que j’en ai fait un article séparé, que vous avez déjà pu découvrir la semaine dernière. Voici le lien : Agir sans détour avec l’initiative journalière.

La magie des listes fermées

Une liste fermée est une liste à la fin de laquelle on a tracé une ligne, dans le but que rien ne puisse y être ajouté. Simple n’est-ce pas? Pourtant c’est grâce à ce concept fondamental que vous allez comprendre le titre du livre : faites-le demain.

Mark utilise le terme liste fermée pour faire opposition à la liste ouverte, où l’on ajoute constamment des choses. On a souvent l’habitude de travailler avec des listes ouvertes. Par exemple, la boîte de réception des emails est une liste ouverte puisque de nouveaux emails arrivent constamment. Une liste de choses à faire classique est aussi une liste ouverte puisqu’on y ajoute sans cesse de nouvelles tâches à faire.

L’embêtant avec une liste ouverte, c’est que d’une part les nouvelles choses qui arrivent nous distraient, et d’autre part, le boulot n’est jamais terminé. Alors qu’avec une liste fermée, on va pouvoir se mettre à l’abris des interruptions pour terminer un travail quantifiable à l’avance.

J’imagine que vous devez commencer à cerner maintenant le titre du livre. L’application évidente de la liste fermée est de planifier une journée de travail à l’avance et de s’interdire d’y ajouter d’autres tâches pendant ladite journée. En fait, tout le surplus de travail qui arrivera pendant la journée sera reporté sur la liste du lendemain. D’où la maxime : faites-le demain.

Bien entendu, il pourrait y avoir de temps à autre une urgence à faire le jour même, mais ça doit rester un cas exceptionnel. La réponse par défaut lorsqu’on reçoit du boulot sera : “d’accord, je le ferai demain sans faute”, sous-entendu “car mon planning du jour est déjà bouclé”.

Pour que la méthode fonctionne, il faudra rester réaliste lorsqu’on planifie la journée du lendemain. Chaque liste planifiée doit être effectivement terminée. Sinon on ne pourrais jamais dire “j’ai fini mon boulot de la journée, maintenant je peux partir”, ce qui serait un frein à notre motivation. De plus, les personnes auxquelles on a dit “demain sans faute” ne nous feraient plus confiance.

Le concept de liste fermée est applicable à bien d’autres choses. Pour les emails par exemple, on peut s’habituer à  les traiter en lot une à deux fois par jour, en isolant à chaque fois la partie à traiter dans un dossier précis isolé de la boîte de réception. Pour les corbeilles à documents du bureau, on peut se dire que l’une sert de corbeille de réception, et l’autre sert de corbeille de documents à traiter pendant la journée courante.

Pour les connaisseurs, on se rends compte que ce concept de liste ouverte/fermée rejoint le concept de boucle ouverte/fermée cher à la méthode GTD. Comme quoi, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme ;).

Conclusion

Après deux autres livres sur la gestion du temps, on voit que Mark Forster a amené ses idées à maturation avec le livre Do it tomorrow. Illustré par de nombreux exemples de la vie courante, des métaphores, des tableaux comparatifs et des questions test, je l’ai trouvé particulièrement pratique et facile à lire. Remarquons également la simplicité de la méthode DIT en comparaison avec d’autres méthodes comme Getting Things Done. Comme je l’ai écris plus haut, ce livre m’a apporté de nouvelles réponses dans le secteur de l’efficacité personnelle et je vous le recommande. Il me semble par contre qu’il n’est pas sorti en français. Ce sera donc l’occasion de pratiquer votre anglais!