Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.
Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.
Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…
L’éternel combat de la raison contre les émotions
Mark Forster commence son livre par une description de l’enjeu central de la gestion du temps : faire les choses de manière organisée et raisonnée, plutôt que chaotique et impulsive, sous l’emprise de nos émotions.
Il apparaît que bien des gens agissent de manière réactive, en réponse aux divers stimuli qui parsèment la vie quotidienne. Tel le lézard, nous nous empressons de céder à une tentation comme un insecte juteux passant à notre portée, tandis que nous prenons nos jambes à notre cou dès qu’une menace comme un prédateur se présente. Ce comportement primitif est utile dans certaines situations d’urgence mettant en jeu notre survie. Mais complètement inadapté à notre vie de tous les jours, où il faut privilégier les actions raisonnées, qui elles seules mènent à des bénéfices à long terme.
Privilégier le mode réflexion/décision/action par rapport au mode stimulus/réaction n’est pourtant pas chose aisée. Et ceux qui croient à la toute puissance de la volonté se font de belles illusions. En fait, la situation est analogue à celle d’un gouvernement : il ne suffit pas de prendre des décisions et de voter des lois pour que la population les applique. Pour cela il faut une structure : une police, des inspecteurs, une cour de justice, des formulaires. Et ce sera de même au niveau de l’individu, qui pour mener à bien un projet devra mettre en place un cadre de travail pour asservir son esprit réactif.
Ordonné et créatif
Mark Forster consacre tout un chapitre au fait d’être ordonné et créatif. On dit souvent que pour être créatif, il faut penser sans aucune limite, ne pas se donner de restriction. Pourtant, ce conseil est presque entièrement faux puisque ce sont précisément ces limites qui encouragent la créativité. On peut voir ça par exemple en poésie, avec la structure des vers, où les poètes déploient des trésors d’ingéniosité pour nous écrire de majestueux alexandrins.
Il existe en réalité une dualité entre ordre et créativité, que Mark laisse transparaître dans la formule suivante :
efficacité = ordre x créativité
L’efficacité ne pourra pas se passer d’ordre, sinon les idées qui nous viennent à l’esprit ne seraient jamais réalisées. Et l’efficacité ne peut pas se passer de créativité, puisque l’ordre ne représente que la forme et non le fond. Cette formule nous apprends donc qu’être organisé est essentiel pour améliorer l’efficacité de toute personne un tant soit peu créative.
Mark Forster nous donne en outre la formule suivante :
efficacité = action – activité
qui nous mène directement au prochain concept :
Faire la part entre occupation et vrai travail
Afin de produire un résultat intéressant, il est important de travailler là où on apporte le plus de valeur. Le problème, c’est que cela nous amène dans des situations inconfortables. C’est le genre de tâches qui impliquent beaucoup de réflexion et de planning. Alors il est facile de dévier et de prétendre travailler en s’occupant avec des tâches triviales. Par exemple, si je butte sur un problème complexe, je peux être tenté de dévier vers un travail plus facile, par exemple ranger ce tiroir qui a l’air particulièrement mal rangé.
Rappelons qu’être organisé, ce n’est pas forcément que tout soit super clean, mais qu’on s’y retrouve afin qu’il soit facile de trouver ce que l’on cherche. Donc éviter d’être trop maniaque au point de passer son temps à ranger. Pas besoin non plus de peaufiner à longueur de journée la liste de choses à faire.
Sans rentrer dans ces cas extrêmes, on se voit souvent accepter des tâches sous-qualifiées, alors qu’on a d’autres services plus précieux à offrir. C’est d’ailleurs un des thèmes central du livre La semaine de quatre heures de Tim Ferriss, qui préconise l’automatisation et l’externalisation pour s’en libérer.
Pour faire la différence entre les tâches d’occupation et le vrai travail, ces six questions vous seront utiles :
- Est-ce que votre travail vous submerge sans pour autant que vous le voyiez comme un défi ?
- Est-ce qu’une grande partie de votre travail ressemble à celui de ceux qui sont sous votre hiérarchie?
- Est-ce qu’il ne vous reste pas des tâches vitales à accomplir sous la main?
- N’avez vous jamais le temps de vous poser pour réfléchir?
- L’horizon de vos actions est-il toujours très court?
- Buttez-vous sans cesse contre le même problème?
S’engager avec précaution/faire une seule chose à la fois
J’ai trouvé très pertinente l’analogie que fait Mark entre la gestion du temps et le restaurant. Lorsqu’on mange au restaurant, on voit tout de suite qu’il va falloir faire un choix. En effet, il est physiquement impossible de manger tout le menu, et cela coûterait de toute façon trop cher. On est donc bien obligé d’accepter que nous ne sommes pas un gouffre infini capable de tout engloutir. Même si tous les plats ont l’air exquis, certains seront forcément laissés de côté. Et ça ne nous empêchera pas d’apprécier ce qu’on a choisi. Par conséquent :
De même qu’au restaurant nous ne pouvons choisir qu’un nombre limité de plats, nous devons faire la fine bouche avec les engagements qu’on prends.
De même qu’au restaurant nous ne mangeons qu’une bouchée à la fois, nous devons travailler sur une chose à la fois, et casser en morceau les tâches trop grosses.
Agir peu mais souvent
J’ai trouvé cette partie tellement passionnante que j’en ai fait un article séparé, que vous avez déjà pu découvrir la semaine dernière. Voici le lien : Agir sans détour avec l’initiative journalière.
La magie des listes fermées
Une liste fermée est une liste à la fin de laquelle on a tracé une ligne, dans le but que rien ne puisse y être ajouté. Simple n’est-ce pas? Pourtant c’est grâce à ce concept fondamental que vous allez comprendre le titre du livre : faites-le demain.
Mark utilise le terme liste fermée pour faire opposition à la liste ouverte, où l’on ajoute constamment des choses. On a souvent l’habitude de travailler avec des listes ouvertes. Par exemple, la boîte de réception des emails est une liste ouverte puisque de nouveaux emails arrivent constamment. Une liste de choses à faire classique est aussi une liste ouverte puisqu’on y ajoute sans cesse de nouvelles tâches à faire.
L’embêtant avec une liste ouverte, c’est que d’une part les nouvelles choses qui arrivent nous distraient, et d’autre part, le boulot n’est jamais terminé. Alors qu’avec une liste fermée, on va pouvoir se mettre à l’abris des interruptions pour terminer un travail quantifiable à l’avance.
J’imagine que vous devez commencer à cerner maintenant le titre du livre. L’application évidente de la liste fermée est de planifier une journée de travail à l’avance et de s’interdire d’y ajouter d’autres tâches pendant ladite journée. En fait, tout le surplus de travail qui arrivera pendant la journée sera reporté sur la liste du lendemain. D’où la maxime : faites-le demain.
Bien entendu, il pourrait y avoir de temps à autre une urgence à faire le jour même, mais ça doit rester un cas exceptionnel. La réponse par défaut lorsqu’on reçoit du boulot sera : “d’accord, je le ferai demain sans faute”, sous-entendu “car mon planning du jour est déjà bouclé”.
Pour que la méthode fonctionne, il faudra rester réaliste lorsqu’on planifie la journée du lendemain. Chaque liste planifiée doit être effectivement terminée. Sinon on ne pourrais jamais dire “j’ai fini mon boulot de la journée, maintenant je peux partir”, ce qui serait un frein à notre motivation. De plus, les personnes auxquelles on a dit “demain sans faute” ne nous feraient plus confiance.
Le concept de liste fermée est applicable à bien d’autres choses. Pour les emails par exemple, on peut s’habituer à les traiter en lot une à deux fois par jour, en isolant à chaque fois la partie à traiter dans un dossier précis isolé de la boîte de réception. Pour les corbeilles à documents du bureau, on peut se dire que l’une sert de corbeille de réception, et l’autre sert de corbeille de documents à traiter pendant la journée courante.
Pour les connaisseurs, on se rends compte que ce concept de liste ouverte/fermée rejoint le concept de boucle ouverte/fermée cher à la méthode GTD. Comme quoi, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme ;).
Conclusion
Après deux autres livres sur la gestion du temps, on voit que Mark Forster a amené ses idées à maturation avec le livre Do it tomorrow. Illustré par de nombreux exemples de la vie courante, des métaphores, des tableaux comparatifs et des questions test, je l’ai trouvé particulièrement pratique et facile à lire. Remarquons également la simplicité de la méthode DIT en comparaison avec d’autres méthodes comme Getting Things Done. Comme je l’ai écris plus haut, ce livre m’a apporté de nouvelles réponses dans le secteur de l’efficacité personnelle et je vous le recommande. Il me semble par contre qu’il n’est pas sorti en français. Ce sera donc l’occasion de pratiquer votre anglais!
Amen !!!!
hi hi hi fini la culpabilisation de ne pas avoir assez de volonté ( sous-entendu, pas assez d’heure dans la journée )
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Hihi !
Ce type se fait des sous avec une idee qui est loin d’etre neuve:
demandez donc a un Espagnol de bosser pour vous, il vous dira avec le sourire “Mañana mañana !” 🙂
PS: c’est une blague, hein, alrs si vous etes Espagnol, me sautez pas dessus svp 🙂
Très très bonne recommandation ! Le concept de la liste fermée est tout simplement géniale, il faut juste avoir la discipline de vouloir s’y tenir, pour les boulimiques d’actions 🙂 Merci.
Merci pour ce résumé qui m’a donnée envie de lire l’ouvrage 🙂
J’ai lu hier soir ce nouveau sujet .
A la maison, j’ai 6 caisses de paperasse : à jeter, à trier, à classer.
Régulièrement, je m’y mets et régulièrement, je fuis après avoir “farfouiller”.
Il me semble être hors “liste” pour l’instant!
Alors, j’ai trouvé la solution : j’ai demandé de l’aide auprès d’une personne discrète.
Cela peut un truc utile, afin de tout organiser et repartir sur une bonne base.
Merci beaucoup pour cet espace généreux.
Merci pour vos commentaires.
@Mary : à ce propos, Mark Forster a écrit une métaphore très belle comme quoi ceux qui se plaignent de ne pas avoir assez de temps sont comme des poissons qui se plaindraient de manquer d’eau!
@Khrys : en dehors de la blague, il faut noter que beaucoup de gens ont seulement deux priorité : “maintenant” ou “plus tard” (c’est à dire vraissemblablement jamais). Ce qui explique qu’il réagissent à la moindre tâche importante qui leur tombe sous la main : ils ont trop peur d’oublier de la faire!
@Simon : je trouve aussi l’idée géniale, très simple mais elle touche du doigt là où réside notre principale faiblesse
@Christophe Deschamps : content que tu aies eu envie de lire le livre.
@Varia : j’ai moi aussi commencé à trier un peu tous les jours les papiers de mon bureau sur le principe de l’initiative journalière. Tu as de la chance d’avoir quelqu’un, moi je ne peux pas déléguer cette tâche ingrate que j’ai pourtant créée moi-même.
Bonjour,
Je m’interroge vraiment sur l’interet de tel ouvrage:
1- il faut trouver le temps de les lire, pour des gens pas super structures c’est pas forcement le plus simple
2- On peut aussi avoir la demarche inverse, je fais tout le jour meme en etant efficace pour profiter de demain 🙂 Je constate bien souvent bcp de gens integrant bien peu l’efficacite dans la realisation des taches… En gros, si il faut toujours tout repousser a demain parce que le jour meme on est pas efficace….
3- Toutes ces references sur le GTD c’est bien joli mais celui de la semaine de 4 heures c’est une jolie arnaque je trouve… enfin il faut bien des titres accrocheurs sinon tu n’aurais pas fait ce billet et moi je n’aurais pas fait ce commentaire 🙂
Moi je suis pour le respect de la desorganisation d’autrui !
@Boris : pour réagir aux problèmes que tu soulèves, voici ce qui me vient :
1-si cette personne dit qu’elle n’a pas le temps de le lire, c’est qu’elle a choisi de privilégier d’autres engagements. On ne peut pas tout faire dans la vie.
Libre à elle de ne pas lire le livre si l’article présent ne l’a pas suffisamment motivé.
2-L’article est sûrement un peu trop conci pour comprendre la profondeur du message de Mark. Disons que si tu es organisé pour répondre aux urgences comme les pompiers, alors oui tu vas agir de façon réactive toute la journée, mais les pompiers sont organisés pour ça, de même que les call centers par exemple.
Lorsque tu as un travail de bureau, tu seras généralement plus efficace si tu planifie ta journée à l’avance et que tu te tiens concentré sur les tâches que tu t’es données, à l’abris des interruptions.
Mark fait le parallèle avec les garagistes. L’un des garagistes dit à ses clients d’amener leur voiture quand ils veulent, il a une longue file de voitures dans son parking à divers états de réparation. L’autre planifie ses journées et quantifie le boulot, il donne des rendez-vous aux clients, ce qui leur permet souvent de repartir avec leur voiture dès le lendemain. Devinez qui est le moins stressé et a le plus de clients?
3-Oui la semaine de 4 heures, il ne faut pas s’attendre à des miracles en lisant le bouquin, bien que je suis persuadé que ça soit faisable. Ce que j’ai aimé surtout, c’est l’histoire vécue par l’auteur, comment il a optimisé son temps et ce qu’il a fait avec le temps gagné. Ca m’a donné matière à rêver!
Je suis assez perplexe devant ce concept de liste fermée.
Dans mon ancienne vie, quand j’étais ingénieur, j’ai essayé de mettre en pratique ce genre d’initiative pour pouvoir dire, comme le garagiste, je peux faire ça tel ou tel jour.
Deux gros problèmes se sont posés à moi : la gestion des imprévus et l’estimation du temps que va prendre une tâche. C’est vite devenu trop lourd de programmer mon emploi du temps, (dans un contexte de projet énorme sans gestion de projet au niveau des équipes : ton chef te “rappelle” en gueulant le matin le truc méga-urgent -critique mais y a pas de gestion de projet- qu’il fallait faire pour hier), du coup je suis revenu à mes todo lists ouvertes. Je connaissais pas GTD à cette époque (ça m’aurait bien aidé) alors je ramais comme je pouvais.
Maintenant que je suis paysan, ça me semble strictement impossible de fonctionner avec des listes fermées. Quel temps fera-t-il demain ? Comment réagir suite à la panne de tel outil ? etc à l’infini.
J’apprécie bien le “modèle à 4 critères pour choisir l’action à exécuter au moment propice” de David Allen :
– le contexte
– la disponibilité
– le niveau d’énergie
– la priorité
Je trouve que c’est pertinent, ça me fait penser au “traité de l’efficacité” de François Jullien sur la pensée chinoise. Passionnant, d’ailleurs.
Les commentaires sont très intéressants. Pour ma part, c’est vrai que j’ai tendance à m’occuper de ranger une armoire plutôt que d’avancer dans un objectif que je me suis fixé.
J’aimée également le principe de la liste fermée : c’est l’assurance d’accomplir ses tâches, tout en ayant la certitude que les imprévus seront résolus à court terme.
Cela demande évidemment une certaine discipline car qui n’aurait la la tentation d’accepter une tâche “facile” au détriment d’un objectif demandant un effort concrêt de notre part ?
Après, je pense qu’il ne faut pas tomber dans des extrêmes. Comme toutes ressources, il faut expérimenter, prendre et rejeter ce qui ne nous permet pas de progresser.
Merci pour ces mots qui ouvrent de nombreuses réflexions.
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Encore un autre livre à acheter! 😀
Pingback: ZTD : 10 habitudes élémentaires pour organiser ses tâches (1/2)
Merci pour l’info ! Hélas, encore un livre non traduit en Français…
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Mark Forster a développé un nouveau système Final Version ou FV dont il parlera dans un prochain livre.
Pour plus d’infos:
http://fmblg.blogspot.fr/2012/04/final-version-le-nouveau-systeme-de.html
Ce système permet de lever plusieurs objections figurant dans les commentaires.