Etant donné le flot d’informations auquel on a accès depuis l’avènement d’internet, il devient de plus en plus important pour chacun d’utiliser un logiciel de gestion des informations personnelles ou Personal Information Manager (PIM).
Ce type de logiciel se compose généralement de plusieurs modules qui permettent de gérer les emails, les listes de choses à faire, les rendez-vous ainsi que les notes personnelles. Les plus connus sont Outlook, Lotus Notes ou encore Essential PIM. Ce sont des logiciels qui se veulent tout-en-un mais on est souvent obligés d’utiliser certains logiciels séparés pour complémenter leurs fonctionnalités.
Le but de cet article est de regrouper les caractéristiques des logiciels actuels pour imaginer ce que serait le PIM du futur : celui qui nous permettrait de nous organiser d’une manière intuitive et efficace pour obtenir le maximum de notre base d’informations personnelles.
Donnons-lui déjà un nom à ce logiciel, pourquoi pas Perfect PIM?
Pour moi, Perfect PIM serait le mariage réussi entre 7 logiciels que j’utilise de façon intensive actuellement :
- EssentialPIM pour la gestion des notes et le calendrier
- Gmail pour les emails
- MindManager/FreeMind pour les cartes mentales
- Website Watcher pour l’aspiration de fichiers web et la veille
- Zoundry pour l’édition d’articles de blog [certains trouveront peut-être ce choix étrange mais je reste persuadé qu’à l’avenir, chacun aura son blog]
- Tudumo pour la gestion des tâches
- SciRal Consistency pour les tâches récurrentes
Voici ce que seraient ses principales caractéristiques :
1 Performance
Perfect PIM serait rapide, très rapide, voire instantané. Rien de plus frustrant que d’utiliser un logiciel qui traîne pour s’organiser. Le but étant évidemment de gagner du temps et pas d’en perdre.
2 Accessibilité
En relation directe avec le point précédent, on devra pouvoir accéder aux fonctions clé d’un simple raccourci clavier / clic de souris. C’est souvent grâce à ces petits plus qu’on reconnait les logiciels les plus efficaces.
3 Macros et scripts
Pour automatiser facilement les opérations les plus courantes, il sera souhaitable de pouvoir les enregistrer sous forme de macros. Un langage de script pourrait permettre également de compléter les possibilités.
4 Intuitivité
Utiliser Perfect PIM sera un jeu d’enfant. Il disposera d’une aide contextuelle discrète mais omniprésente et des mémentos consultables au moment opportun. L’utilisateur pourra aussi choisir de naviguer dans ses informations personnelles de manière classique sous forme d’arbre ou sous la forme de cartes mentales.
5 Uniformisation des données
Note, tâche, email, page HTML, tout ceci n’est que du texte au contenu plus ou moins riche. Alors pourquoi séparer leur gestion? On peut très bien imaginer un système de polymorphisme : les informations enregistrées changeraient de forme au gré des besoins.
6 Gestion des tags
C’est la mode en ce moment, les tags envahissent nos logiciels pour le meilleur … et pour le pire! C’est bien beau de traiter une note de tous les noms, encore faut-il rester cohérent et bâtir ses propres standards pour éviter le chaos. Perfect PIM intègrera un assistant qui vous permettra de rester rigoureux en vous proposant les tags les plus logiques en fonction du contexte.
7 Filtres
Grâce aux filtres, vous aurez toujours sous la main l’information qui correspond au contexte de votre travail. Les informations non pertinentes seront cachées mais néanmoins disponibles rapidement lors d’un changement de contexte.
On pourra par exemple filtrer selon le lieu où on se trouve, l’équipement disponible, une certaine date, un collaborateur, un type de fichier, etc…
8 Noyau libre
Les programmeurs savent combien Eclipse a changé la donne en matière d’environnement de développement. Perfect PIM sera basé sur le même principe. Il sera entièrement modulable et basé sur une plateforme gratuite et open-source. Ensuite, les éditeurs développeront au choix des extensions libres ou commerciales autour de ce noyau commun. On peut imaginer par exemple un module supplémentaire de gestion des finances ou de gestion de projet.
9 Partage et sécurité
Par défaut, toutes les informations d’une base de connaissances seront privées et cryptées. Mais le propriétaire pourra décider de rendre publiques certaines informations selon plusieurs niveaux de sécurité, par exemple ses coordonnées aux membres de sa famille.
10 Interopérabilité
Perfect PIM sera capable de communiquer avec de nombreux autres systèmes d’information : banque, administration publique, assurance, transporteur… et pourquoi pas votre frigo? Vous pourrez aussi par exemple synchroniser vos informations personnelles avec vos réseaux sociaux préférés.
11 Fiabilité
Vos informations seront stockées dans un de ces coffres-forts virtuels où vous serez assurés de retrouver à tout moment l’ensemble de vos données.
La base locale sera constamment synchronisée avec la base distante. En cas de problème de connexion, il sera ainsi possible de continuer à travailler. Et toutes vos modifications offline seront transmises à la base distante lors du rétablissement de la connexion.
12 Multi-interfaces
Il sera possible d’accéder à Perfect PIM depuis n’importe quel terminal informatique. Les fonctionnalités seront simplement plus ou moins réduites selon les possibilités du terminal utilisé. Une interface web sera également prévue.
13 Autonome
Vous pourrez utiliser Perfect PIM sans même l’installer, en le stockant simplement sur une clé USB. Ainsi, vous ne laisserez aucune trace sur les machines que vous utiliserez.
14 Aide à la décision
L’utilisateur sera guidé constamment dans son travail grâce à des assistants. Par exemple, Perfect PIM sera capable de suggérer les tâches les plus pertinentes du moment en fonction du contexte, de façon plus ou moins agressive selon son importance et son urgence.
Un assistant personnalisable permettra en outre de réaliser facilement la fameuse revue hebdomadaire préconisée par la méthode GTD. Il indiquera quelles sont les tâches à réévaluer afin que l’utilisateur progresse régulièrement vers ses objectifs.
15 Historisation complète
Perfect PIM gardera un historique complet des opérations de l’utilisateur, lui permettant de revenir aisément à un état précédent. Le système conservera également les versions successives des documents édités. Et des journaux tenus en permanence vous permettront de garder une trace des événements les plus divers.
16 Mise à jour automatique
Toutes les mises à jour seront transparentes pour l’utilisateur. Il pourra néanmoins retourner à une version précédente du logiciel à volonté.
17 Mais encore…
Bien entendu, toutes les qualités d’un logiciel digne de ce nom seront également incluses : correcteur d’orthographe, impression, rapports, statistiques, traitements en lot, traductions, etc.
18 Et dans un avenir plus lointain…
Si on essai d’imaginer en plus les perspectives que nous ouvrirons les progrés réalisés en interfaces 3D, intelligence artificielle, réalité virtuelle, reconnaissance vocale/de caractères/d’images, temps réel, systèmes distribués,… on y passerait facilement la nuit!!
Alors, ça vous tente?
J’ajouterais à ton excellente liste de fonctionnalités les caractéristiques suivantes:
– J’ajouterais les possibilités du logiciel PersonalBrain que j’utilise pour la gestion d’informations et de connaissances. Soit une sorte de super carte mentale (plutôt un cerveau virtuel) permettant de lier entre elles une infinité de cartes mentales. Mais avec de meilleures capacités d’impression et d’échange.
– la possibilité de travailler en temps réel sur une base de donnée commune comme le permet déjà Essential PIM en version réseau.
– la gestion de projet montrant visuellement l’état d’avancement des différentes sous-tâches avec plusieurs mode de visualisation tel que le diagramme de Gantt et la ligne de temps. Avec la possibilité d’assigner des tâches aux différents collaborateurs comme c’est le cas avec les applications de type Groupware.
– un moteur de recherche intégré permettant de trouver rapidement un fichier ou une partie de texte dans la base de données, dans un répertoire ou un fichier attaché à cette base de données ou encore sur Internet.
Quand sortira cette merveille?
Allez, Alex au travail !
plus d’excuse maintenant, tu as un cahier des charges 🙂
@Laurent Brixius :
Je te remercie pour PersonalBrain, je ne connaissait pas ce logiciel et d’après ce que je peux voir, c’est exactement ce que j’attends des cartes heuristiques depuis longtemps.
C’est vrai qu’on peut intégrer aussi les fonctionnalités des logiciel qui permettent de se partager les tâches entre plusieurs utilisateurs. Comme par exemples ce que font les gestionnaires de bug [j’utilise Mantis en ce moment].
Pour le moteur de recherche je dirais qu’on peut le confondre un peu avec les filtres, sauf que les filtres sont instantanés alors que le moteur de recherche prends quelques secondes à récupérer le résultat et se présente sous la forme d’une liste.
“Quand sortira cette merveille?” : avis aux investisseurs potentiels!
Certains ont déjà fait le même rêve que toi et ont essayé de le concrétiser : ils ont investi beaucoup d’argent. Ce projet s’appelle Chandler (http://chandlerproject.org/). Tu pourrais te rendre compte que les objectifs de l’équipe se rapprochaient des tiens en lisant “dreaming in code”. Ce livre raconte la vie de l’équipe de développement de Chandler.
@Alexandre :
PersonalBrain a vraiment révolutionné ma façon de travailler et surtout mon système de classement des informations, des connaissances et des documents physiques et numériques.
Je pense que moteur de recherche et filtre doivent être disponibles de concert.
Par exemple, dans PersonalBrain, lorsque tu ajoutes ou recherche une “thought” (pensée), le logiciel t’affiche les entrées correspondant aux premières lettres que tu viens de taper. Si une des propositions du logiciel correspond à ton ajout ou à ta recherche, il suffit de la sélectionner et un lien sera créé (si tu ajoutes) ou tu sera dirigé vers la thought correspondante (si tu recherches). Pour une recherche plus approfondie, comme par exemple un texte dans un fichier .DOC attaché, le moteur de recherche est activé et permet une recherche plus détaillée.
Cela permet de ne pas afficher trop de propositions pour le filtre et de maintenir l’ergonomie du logiciel.
@Guillaume SEMPE : très intéressant, il faudra que j’y jette un oeil.
@Khrys : mais j’ai pas les fonds 😉
Ca ressemble quand même à une usine à gaz … même si ce serait intéressant d’avoir tous ces outils au même endroit.
Il faudra soigner l’ergonomie 😉
@agatzebluz : ça peut l’être si le logiciel est mal conçu, mais si on arrive à bien organiser les modules, je pense que ça doit être adaptable aux besoins de la plupart des utilisateurs.
@Laurent Brixius : je suis en train de tester un peu PersonalBrain.
Une des première critiques que je ferais, c’est que les pièces attachées sont stockés dans des répertoires qui ont des noms système du genre : F869CF68-F46D-CBF5-4EC6-70D65ECDB963.
Du coup si jamais je n’utilise plus PeronalBrain dans le futur, je resterai avec mes répertoires aux noms bizarre.
Ou peut-être y’a-t-il un truc?
@Alexandre,
Je ne connais pas de truc pour donner un nom signifiant aux répertoires interne de PB.
Personnellement, je n’intègre que très rarement les pièces attachées dans la base de données (avec un copier/coller) mais je fais des liens vers mes différents répertoires (add attachement puis link to file) dont j’ai choisi la hiérarchie et la dénomination.
Et je n’imagine pas de ne plus utiliser PersonalBrain dans le futur: plus je l’utilise et plus sa valeur augmente!
@Laurent Brixius : d’accord, je vois ce que tu veux dire. Mais j’ai remarqué que si on change un fichier de répertoire, PersonalBrain ne met pas à jour le lien.
D’autre part lors d’une réinstallation, j’imagine qu’il y aura beaucoup de liens brisés.
Est-ce qu’il existe un moyen dans PersonalBrain de résoudre les liens brisés?
@Alexandre,
Non, à ma connaissance il n’y a pas moyen de réparer automatiquement les liens brisés. PB ne suit pas le déplacement de fichiers liés externes.
Pour une réinstallation, à partir du moment où tu conserves la même arborescence pour tes répertoires, il ne devrait pas y avoir de soucis.
Je ne place jamais mes données sur la même partition que mon système d’exploitation et mes logiciels pour éviter ce genre de problème à la réinstallation.
Et je fais des sauvegardes régulières de mes données…
Bonjour, je développe actuellement un logiciel sur téléphone mobile qui permettra de gérer ses taches prises sous forme de texte ou vocalement dans une base de données, avec une fonction de recherche et la possibilité de gérer une mini base documentaire, avec photo, audio, video liens vers internet.
@Laurent Brixius :
Effectivement, ça peut etre une approche : conserver son arborescence.
Sauf que pour ma part, je change très souvent les noms de répertoire, c’est pour cela que j’étais un peu embêté.
J’ai vu en outre que l’éditeur de PersonalBrain conseille d’inclure tous les fichiers liés dans le Brain avant de réinstaller.
Un autre problème qui m’embête actuellement avec PersonalBrain, c’est que les raccourcis ne conservent pas la ligne de commande.
Je reconnais cependant que c’est vraiment un logiciel agréable à utiliser qui facilite la vie.
@wikimobile : bon courage pour ton projet.
J’espère que les quelques idées de cet articles t’auront données de l’inspiration.