Comment créer un système d'organisation qui dure ?

By | 14 décembre 2011

Persister dans la durée

Avez-vous déjà mis en place dans votre vie un système d’organisation tout beau et bien ficelé, pour vous rendre compte qu’à la première tempête venue, tout a volé en éclat ?

Par exemple vous pourriez avoir eu un gros rush sur une date butoire qui vous a vidé de toutes vos forces.

Ca pourrait être un choc sentimental qui vous a mis le moral à zéro, du coup vous avez laissé s’accumuler vos affaires un peu n’importe où.

Vous avez peut-être été débordé par les évènements, parce qu’un ami est venu séjourner chez vous, ou bien tout simplement parce que vous avez plusieurs gros projets à mener de front à la fois.

Bref vous m’avez compris, les occasions ne manquent pas pour jeter l’éponge.

On finit toujours par décrocher. Et on décroche d’autant plus vite qu’on tarde à en prendre conscience.

Etes-vous un animal à sang froid ?

Laissez-moi introduire ici une métaphore, dont j’ai déjà parlée sur le blog, celle de la vipère de Quinton. Vous verrez ensuite le rapprochement avec le système d'organisation.

René Quinton était un biologiste qui a émis une théorie de l’évolution alternative à celle de Darwin.

En se baladant en forêt. Il tomba sur une vipère toute engourdie par le froid. Il la ramena alors chez lui, puis il la mit près de la cheminée.

Là elle eut tôt fait de reprendre ses esprits et même de montrer des signes d’agressivité.

Il remarqua donc que la vipère fonctionne de manière optimale dans un environnement chaud et faiblit lorsque ces conditions ce dégradent, c’est à dire quand il fait froid.

Or il se trouve que les premières formes de vie seraient apparues dans un environnement beaucoup plus chaud dans lequel elles vivaient en osmose.

Il en déduit donc que lorsque ces conditions optimales à la vie se sont dégradées, certains animaux se seraient adaptés pour garder ces conditions optimales dans leur milieu intérieur, comme les animaux à sang chaud.

Tandis que d’autres ont été condamnés à subir la dégradation de leurs conditions de vie, comme les vipères, animaux à sang froid.

La chaleur n’est qu’un exemple des propriétés à conserver dans le milieu intérieur puisqu’il peut y avoir aussi la salinité, l’acidité, l’humidité, la pression… et même la lumière (dans le cas des organismes des profondeurs des océans).

Bref, ce qu’il faut retenir c’est que les animaux les plus évolués savent garder une certaine intégrité dans leur milieu intérieur, qui leur permet de fonctionner de façon optimale, indépendamment du milieu extérieur.

C’est ce qu’on appelle l’homéostasie : un équilibre dynamique qui nous maintient en vie.

Comment maintenir en vie votre système d’organisation ?

Revenons donc à notre cher système d’organisation.

Il est clair que tout système d’organisation réellement utilisé a besoin d’être régulièrement entretenu pour survivre. Autrement, il tombe en ruine.

C’est ainsi que votre calendrier doit être régulièrement alimenté en nouveaux évènements, tout comme votre agenda. C’est pour cela aussi que vous changez d’agenda ou de calendrier chaque année.

Et il en va de même pour tous les autres éléments de votre système d’organisation.

Or, plus un système est complexe, plus il demandera d’attention.

Et cette attention pose un problème. Parce que vous n’allez pas toujours avoir l’énergie suffisante pour la maintenir, à cause des aléas de la vie qu’on a vus en début d’article.

Instaurer un service minimum

D’où l’idée d’instaurer un service minimum.

C’est à dire que vous allez identifier les organes vitaux de votre système d’organisation, ceux qui sont les plus importants et qui nécessitent le plus d’attention pour que tout fonctionne bien.

C'est le fameux milieu intérieur de la métaphore. Celui qui ne doit jamais se dégrader, sous peine de tuer le système.

Ca pourrait être par exemple :

  • Faire une sauvegarde régulière de mes données personnelles numériques
  • Lire mes emails
  • Surveiller mes tâches récurrentes
  • Etc

Ce service minimum dépendra bien sûr de ce qui est important pour vous, et qui sera peut-être différent pour moi.

Mais une fois que vous l’aurez identifié, il faudra veiller régulièrement à le respecter. C'est pour cela qu'il ne doit pas être trop complexe.

Et c’est seulement une fois que vous êtes sûr que ce service minimum est respecté que vous pourrez enrichir votre système d’organisation à partir de cette base.

Voilà, je vous laisse maintenant appliquer ce concept. Faites-nous part de vos expériences dans les commentaires !

Creative Commons License Crédit photo : subflux

12 thoughts on “Comment créer un système d'organisation qui dure ?

  1. Julien Arcin

    L'idée du service minimum est sympa je n'y avais pas pensé. Se fixer des horaires (ou plages) quotidiennes pour effectuer ce service minimum ça peut être une bonne idée aussi.

    Par exemple, pour moi le matin c'est sport, et le soir méditation. Même si je suis à la bourre sur certains projets, je m'en charge en journée. Je ne déroge jamais à mes règles du matin et du soir.

    Mais peut être que je suis hors sujet, tu parlais probablement d'un système d'organisation spécifiquement dédié à la vie professionnelle.

  2. Alexandre Post author

    Hello Julien !

    Non tu n'es pas hors sujet. Effectivement, ça peut se le faire en tant que routine matinale, ou du soir. Ou bien en tant que revue hebdomadaire.
    Ou encore en même temps qu'un autre événement arrive (par exemple on peut se dire : à chaque fois que je m'enregistre sur un nouveau site, je saisi le mot de passe dans mon système de gestion de mots de passe).

  3. Agnès

    Absolument d'accord,
    Il faut mettre en place une "Routine" qui fonctionne ensuite comme une locomotive chaque jour.
    Chaque matin au réveil, je me retrouve en tête à tête avec l'agenda de mon Iphone. Je balaye ce qu'il contient et je vérifie les échéances. Automatiquement, les idées fusent et j'y ajoute les nouveaux rendez-vous indispensables pour renouveler la dynamique de mon activité.
    Maintenant c'est automatique ! Et efficace...

  4. Jean-Yves

    On veut souvent faire des systèmes hyper compliqués qui sont capables de gérer 100% des situations. Pour se rendre compte plus tard, que ce sont de vraies usines à gaz.

    J'ai un exemple perso qui est mon système de gestion de budget. Une colonne dépense en rouge avec la description, une colonne recettes en vert avec la description. Une colonne "dépenses obligatoire" que je copie-colle mois après mois.
    C'est tout.

    Pas besoin de chercher plus loin.
    Son but est simplement de me permettre de voir ce qu'il me reste, mes dépenses et mes recettes.

    Si chaque fois que j'inscrivais une dépense ou une recette, je devais chercher la sous-partie adéquat, faire des graphiques ou éplucher chaque relevé, je m'en sortirai pas.

    Ce qui m'amène à mon deuxième point :

    Un système c'est surtout une habitude, une routine comme tu le dis.
    Si tu ne prends pas très tôt la nouvelle habitude de t'en servir à chaque fois (et non quand tu décides d'y penser) tu finiras par l'oublier, quelle que soit sa qualité à l'origine.

    Merci pour ton article 🙂

  5. Michael

    Bonjour,

    mon système minimal c'est un carnet où je note mes idées, un petit agenda avec les taches planifiées et un petit classeur où je trie toutes mes idée/taches par projet et pour plus tard que dans une semaine.

    Tu as raison Jean Yves de faire un budget très minimaliste. J'ai créé un fichier excel avec plusieurs pôle de dépenses. Ça a tenu 5 mois. Ce n'est pas facile de prendre une heure par mois pour le mettre à jour. Surtout que nous n'avons pas de difficultés financières en ce moment ni de gros projet couteux. Cependant, l’intérêt était de voir où l'argent part. Et avec les périodes de fêtes, ce fichier sera très intéressant. Donc, tel la vipère près du feu, je vais reprendre mon courage à deux mains (pas à demain...) pour rattraper mon retard!

  6. Elisandre (le Royaume Amoureux)

    Bonjour Alexandre,

    Bien sûr nous devons maintenir des "constantes" dans notre vie, exactement comme celles qui sont automatiques dans notre corps (gérer par le cerveau reptilien : température, rythme cardiaque, cycle de sommeil etc).Donc l'homéostasie, feed-back automatique avec le milieu ambiant.

    Au mot routine cité par plusieurs personnes ci-dessus, je préfère celui de "rituel".

    Rituel donne un caractère sacré à quelque chose que l'on fait régulièrement.
    Il y a une notion de choix et de responsabilité plus importante dans le "rituel" que dans le routine.
    Le caractère sacré du rituel en fait un "évènement" qui rappelle que la vie est précieuse et que cet acte est fait pour la faire durer.

    L'acte sexuel par exemple n'a plus d'intérêt et devient une routine (d'où les migraines) s'il est juste une compulsion répétitive du passé(routine).
    S'il se vit comme un rituel symbolique de (re) création de la vie , son caractère sacré en fait un moment privilégié, un privilège même.

    Globalement les routines apportent peu de plaisir mais rassurent sur ce que l'on sait.
    Tandis que les rituels impliquent l'esprit, les émotions, le sens et la volonté de créer.Ils ont une valeur symbolique de lien à la vie, au futur (perpétuer un geste vital).

    Pour ne pas m'ennuyer dans la vie, je vis sur ce mode "rituel"

    Dire bonjour peut être une habitude, un simple acte automatique donc une routine ou bien prendre un caractère cérémoniel, un moment unique qui ne se renouvellera jamais de la "même façon".

    Bon peut être que je suis hors sujet, mais c'est justement parce que j'accorde une grande valeur à laisser un commentaire, donc comme un acte créatif et rituel, plutôt qu'une habitude parce que cela doit se faire ainsi quand on est "blogueur pro".

    merci pour cet article Alexandre

    Elisandre

  7. Seb F.

    @Elisandre, c'est peut-être hors-sujet, mais qu'est-ce que j'aime cette distinction routine / rituel... Je vais de ce pas stopper toutes mes routines et commencer à mettre en place des rituels à la place 😀

  8. Alexandre Post author

    @Jean-Yves : c'est vrai qu'à un moment je gérait toutes mes dépenses dans un logiciel. Mais à force, cette habitude est partie. C'était un peu trop me demander que d'ouvrir mon logiciel à chaque fois que je fais une dépense, même si je met un plafond.
    A vrai dire avec mon mode de vie actuel, je n'ai même pas besoin du tout de gérer mes dépenses. Mon relevé bancaire me suffit. Mais en effet s'il fallait que j'en adopte un, je penserais au tiens 🙂

    @Michael : j'aime bien aussi apporter des carnets dans la poche de mon sac à dos. Habituellement j'aime bien apporter un répertoire téléphonique, un carnet genre moleskine, un mini carnet à spirale pour les tâches. Parfois aussi j'utilise tout simplement des cahiers, c'est plus confortable quand on veut écrire beaucoup.

    @Elisandre : intéressante cette distinction routine/rituel. C'est vrai que le rituel a un caractère beaucoup moins péjoratif que la routine !
    D'ailleurs dans un de mes articles précédents je parlais du pouvoir du rituel matinal. Forcément routine matinale aurait été beaucoup moins inspirant !

  9. Judith

    Depuis quelques années, je fonctionne beaucoup sur base de routines élaborées avec soin... J'ai une routine du matin et une routine du soir. Et dans ces routines, j'ai déterminé un service minimum, ce sont les tâches obligatoires, comme prendre mes médicaments, signer le journal de classe de mon grand, etc. Euh... faire la vaisselle ne fait pas partie du service minimum ! 😉 Mais je précise que je m'autorise un service minimum que rarement, c'est à dire si je suis malade, si un gros problème survient (comme lorsque mon grand s'est cassé le bras et qu'il a fallu l'opérer à 21h...), autant dire que c'est vraiment rare mais au moins il existe et c'est rassurant de checker en vitesse que le plus important est fait.
    Mais grâce à la remarque d'Elisandre, je vais maintenant parler de rituel du matin et de rituel du soir parce que comme elle le dit si bien, le rituel a qqch de sacré, ce que la routine ne représente pas. Or, en effet, mes petits rituels sont vraiment sacrés, ils me permettent de démarrer ma journée avec le sourire et de la clôturer sereinement. C'est comme le rituel du coucher pour les enfants... 😉 C'est sacré !

  10. Olivier

    Eh bien je sens que je vais trouver ici la rigueur qui me fait défaut de temps en temps dans mon quotidien et c'est ma foi une bonne nouvelle.

  11. Alban Brice

    Belle idée pour le service minimum. Mon organisation personnelle se fonde sur 3 organes vitaux que j'utilise quotidiennement: ma liste de choses à faire (TO-DO list) et mon journal. Point barre. Lorsque j'arrive à maintenir en vie ces 2 outils, je suis plus que productif.

  12. Miaou Isabelle

    Je fonctionne comme Judith (on a les mêmes sources ^^)
    Et durant une grave maladie j'ai pu garder la maison propre et rangee avec un minimum.
    Comme vous je vais parler de Rituel, plutot que routine, un mot d'ailleurs qui m'a longtemps heurté. Routine cela me faisait penser a un monsieur qui travaillait a la securité sociale quand je faisait un CDD la bas et qui durant toute sa vie salarié a pris le meme chemin a la meme heure pour faire quasi les memes choses habillé de la meme façon et chez lui il mangeait les memes choses chaque jour de la semaine (un plat chaque jour) avec une variante de mai à octobre , le pot au feu du jeudi étant remplacé par une ratatouille et du poulet ... l'horreur !
    Pour revenir au sujet, je retiens l'idée du "service minimum" pour d'autres taches !
    merci Alexandre
    Miaou Parisienne ou presque mi janvier

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