Comment être productif quand on travaille chez soi

Aujourd’hui, je reçois Sandrino du blog Réussir ses relations, qui va nous faire un petit retour d’expérience sur ses astuces pour travailler à la maison…

Je travaille la majeure partie du temps à mon domicile.

Certains en rêvent, mais peu connaissent la réelle difficulté liée à cette liberté.

Je bosse sur des missions en tant que freelance, mais aussi à titre personnel sur mes deux blogs.

Je dispose de flexibilité sur certaines activités seulement. Je dois m’organiser et maitriser mon emploi du temps afin d’atteindre mes objectifs de mission, mais aussi ceux liés à mes blogs.

Dans cet article, je vais vous donner des conseils de productivité suite à mon expérience.

Façonner son environnement pour être plus productif

Je n’ai pas d’enfant et je suis seul à la maison en journée. C’est donc un avantage, car je ne suis pas dérangé pendant mon travail.

Mon bureau est situé dans une pièce de 11 m2 ouverte sur la cuisine. Je le précise, car cela a son importance. Je suis au calme côté jardin, pas de problèmes de bruit en particulier.

À première vue, mon environnement est idéal. Je lui ai cependant trouvé des inconvénients qui nuisaient à ma productivité.

Tout d’abord, je pense qu’il est important de prendre une douche le matin et de se changer avant de se mettre à travailler. Je suis plus réveillé après une douche et plus enclin à travailler si je ne suis pas en pyjama ou en caleçon !

C’est une question d’état d’esprit.

Il est important de se mettre dans un état d’esprit de travail. En caleçon et pas lavé après le petit déjeuner, vous auriez du mal à émerger et à vous mettre en condition.

Le défaut d’être proche de la cuisine est que je me lève souvent pour aller prendre de l’eau ou me faire un café. Puis je me lève à nouveau pour prendre de  l’eau… et cela n’arrête pas.

J’interrompais mon travail en permanence, je trouvais toujours une excuse pour me lever. L’étendoir à linge, qui est souvent à côté de moi dans cette pièce, me donnait envie de ranger les vêtements lorsqu’ils étaient secs.

J’ai trouvé une solution simple : je mets l’étendoir dans le salon et j’ai toujours une bouteille d’eau et un verre sur mon bureau. Je n’ai plus besoin ou envie de me lever.

Pour le café, je me limite à deux le matin : un au moment où je débute mon travail et le second après deux heures de travail lorsque j’en ressens l’envie.

Mon premier conseil est donc de façonner votre environnement de travail afin de ne pas avoir de source de distraction. Si votre bureau est dans le salon, votre télévision doit être en permanence éteinte. Toute source de distraction doit être écartée de votre environnement.

Pas de pot de Nutella proche de votre bureau, vous seriez enclin à taper dedans en permanence et vous finiriez par changer toutes vos fringues et la taille de votre siège de bureau dans 6 mois 😉

Sur cette thématique, je vous conseille le livre Nudge qui traite de la notion d’architecture du choix liée à la psychologie et à l’économie comportementale. On y aborde ces problématiques d’environnements et des choix liés à notre environnement, mais aussi la manipulation des choix selon l’environnement que l’on met à notre disposition. À ne pas manquer.

Répartir les sujets/projets/actions en tranches horaires

Pendant une certaine période, j’avais du mal à organiser mes tâches en journée. Je sentais que j’étais brouillon et que je perdais du temps sur des futilités.

Un ami me conseilla l’installation d’un logiciel de gestion du temps. On y définit des projets ou tâches. Et à chaque fois que l’on bosse sur une tâche, on l’indique dans le logiciel, cela permet de faire des statistiques d’utilisation de notre temps.

Je n’ai jamais utilisé ce logiciel. Pourquoi ?

Tout simplement parce que je ne souhaitais pas devoir m’interrompre en permanence entre chaque tâche pour indiquer sur quoi je travaillais.

J’ai choisi une autre solution : j’ai divisé mon temps en activités.

Chaque jour, selon mes objectifs ou actions à réaliser, je crée des plages horaires pour chacune des tâches à traiter.

Ce matin, je vais bosser pour un client sur tel projet. Cet après-midi, je me donne 4 heures pour l’écriture d’un article pour mon blog, etc.

Cela marche parfaitement si l’on respecte une règle : suivre le planning 🙂

Je suis aussi d’autres règles que je m’impose. Par exemple, je ne lis pas mes mails pendant mon temps de travail sur une activité.

Je jette un coup d’oeil à mes mails entre deux grandes tâches (en général le midi), mais je ne traite aucun mail sauf si c’est vraiment urgentissime (hormis les correctifs de sécurité de mon wordpress, qui me tient à coeur, rien n’est vraiment urgent…).

Si je suis dans "le flow", c’est-à-dire dans une période prospère où je suis concentré et créatif, je ne m’interromps pas. Si je sens que mon esprit a besoin d’une pause, je peux me permettre 5-10 minutes pour m’aérer l’esprit et revenir ensuite sur mon sujet.

Au début, j’avais tendance à utiliser mes pauses pour lire des articles de blogs auxquels je suis abonné, mais j’ai remarqué que cela nuisait à la reprise de mon sujet après la pause.

Car si je lis un article intéressant, cela va me donner des idées et je vais avoir envie de partir sur un autre sujet que celui sur lequel je bosse.

Je déconseille donc cela aux esprits créatifs et impulsifs qui partent dans tous les sens 😉

Si j’ai juste besoin de m’aérer, je ne prends pas plus de 5 minutes de pause par tranche d’une heure. Si j’ai mal aux yeux ou à la tête, je peux prendre 10 minutes voire exceptionnellement 15 minutes si je sens que je serai en meilleure forme pour reprendre mon travail.

On a tous un rythme différent. Chacun doit tester et adapter la formule de temps qui lui convient le mieux.

En ce qui concerne des techniques comme celle du pomodoro qui consiste à travailler pendant 25 minutes chrono puis faire une pause de 5 minutes à chaque fois, je pense qu’elle est limitée et bonne seulement sur des activités particulières comme la lecture/réponse à des mails ou à la lecture d’articles. C’est-à-dire des activités où l’on a juste besoin de faire des actions qui ne demandent pas une grande réflexion.

Dans un domaine où il faut se concentrer : l’écriture, la composition, le développement informatique, ou un sujet complexe à traiter, il faut au minimum 15 minutes pour entrer dans une phase de concentration profonde (le flow dont je parlais précédemment), les 25 minutes sont donc trop courtes et nuiront totalement à votre productivité.

Maintenant, sur le concept de se chronométrer, je trouve que l’idée est bonne. Mais que se passe-t-il si l’on est très productif et que le temps imparti est terminé ?

Eh bien il y a une autre approche.

Utiliser une approche par le résultat et/ou par le temps passé

J’utilise deux méthodes de travail distinctes qui se basent :

1. Sur le résultat : Travailler jusqu’à l’accomplissement d’une tâche spécifique
2. Sur le temps passé : Travailler sur un sujet pendant une durée déterminée

Comme je l’indiquais précédemment, j’utilise généralement des plages horaires, car elles permettent de mieux cadrer les activités et ne pas délaisser une activité pour une autre.

J’utilise donc la seconde méthode de travail, celle qui est axée sur le temps passé. Mais il faut savoir utiliser les deux méthodes selon nos besoins et nos objectifs.

Exemple : si demain, j’ai pour objectif d’écrire 2 articles pour mon blog, je peux :

• M’axer sur le résultat : passer tout le temps qu’il faudra jusqu’à ce que j’ai réussi à écrire mes 2 articles -> je n’ai donc pas la maitrise du temps, mais je m’engage à produire un résultat.
• M’axer sur le temps passé : attribuer 4 heures (par exemple) à l’écriture d’un ou de plusieurs articles -> je maitrise mon temps, mais je ne sais pas si je vais réussir à écrire 1 article, 2 articles ou aucun ! Note : en général, j’arrive à produire 1 article 😉

J’utilise la méthode par résultat quand :

• J’ai une obligation de résultat, c’est-à-dire une tâche ou un objectif spécifique à terminer avec une date limite à respecter (imposée par un employeur ou par moi-même dans le cadre de mon blog).

Et j’utilise la méthode par le temps passé quand :

• Je dispose d’un temps limité et que j’aimerais avancer sur des sujets non urgents. Exemple : je peux m’attribuer 2 heures le week-end pour lire les articles des sites auxquels je suis abonné par exemple. Je peux aussi utiliser ce temps pour recopier des brouillons d’article de mon cahier de notes à mon blog afin d’y travailler un peu plus tard.

J’ai donné l’exemple du blog, mais vous pouvez appliquer ces techniques dans d’autres domaines.

Si vous êtes compositeur, que vous avez composé une mélodie à la guitare ou au piano et que vous devez écrire les paroles, vous pouvez passer toute votre journée sur ces paroles avec l’objectif de les terminer. Ou vous pouvez décider de passer 4 heures sur ces paroles pour les faire avancer, car vous avez quelque chose d’autre de prévu dans la journée.

Personnellement, la méthode de travail qui fonctionne le mieux pour moi est celle du résultat. J’ai une pression et un objectif à atteindre et cela me permet d’être satisfait de moi lorsque j’atteins cet objectif.

Mais vous obtiendrez encore de meilleurs résultats si vous mixez les deux techniques. Par exemple, vous fixez 2 heures pour écrire et publier un article. Vous avez un objectif et un temps limité, vous devez faire de votre mieux pour y arriver. La réussite est liée à un objectif précis dans un temps limité.

Vous pouvez également alterner les techniques. Exemple : vous vous levez le samedi matin avec pour objectif d’écrire un article. C’est votre priorité. Vous passez tout le temps nécessaire jusqu’à ce que vous ayez atteint votre objectif.

Ensuite, lorsque votre copine (accro aux reines du shopping…) vous imposera de l’accompagner faire les magasins et qu’elle vous donne 1 heure "à passer devant votre ordinateur", vous utiliserez ce créneau d’une heure pour lire et traiter vos mails 😉

Le plus important est de se tenir à son planning et d’adapter ces méthodes à votre situation.

—

J’espère que cet article vous aura été utile !

Vous retrouverez d’autres conseils dans l’article : 15 conseils aux freelance qui travaillent à la maison.