Vous avez fini votre projet personnel et vous brûlez de passer à la suite ?
Woh ! Doucement, doucement...
Avant de vous lancer dans une nouvelle aventure, voyons si vous n'avez rien oublié.
Ces derniers jours, j'ai moi-même clôturé un projet personnel épique.
Et je sais qu'avec l'euphorie de la réussite, c'est difficile de revenir sur terre.
C'est pourquoi j'ai préparé pour vous une liste de 4 étapes indispensables pour clôturer votre projet dans les règles de l'art...
Je suis praticien agile certifié !
Avant de rentrer dans le vif du sujet, laissez-moi clamer haut et fort une grande nouvelle !
Je me réjouis de vous annoncer que je suis désormais praticien certifié en management de projet agile.
Autrement dit : je viens de réussir mon examen de la certification PMI–ACP !!!
Ceci clôture donc le tout premier défi d’apprentissage que j'avais annoncé sur mon blog "Se former vite et bien".
Au cas où cela vous intéresse, vous trouverez un récit complet du jour de l'examen dans le dernier article.
Clôturer un projet professionnel
Passons donc maintenant aux 4 étapes pour clôturer un projet.
En tant que chef de projet qui se respecte, il fallait que je vous parle de cette part souvent négligée d'un projet.
Il se trouve que les projets professionnels sont nettement plus complexes à clôturer qu'un projet personnel.
Dans le livre de référence du PMP (Professionnel en Management de Projet), une des 49 procédures porte justement sur la clôture de projet.
Et quand j'ai étudié pour obtenir cette certification il y a quelques mois, j'ai passé un moment à mémoriser la liste des 18 étapes de cette procédure.
Clôturer un projet professionnel nécessite de nombreuses précautions.
Pour vous donner une idée, Il faut entre autre :
- Vérifier que tout a été livré
- Faire approuver les dernières livraisons
- Recevoir le paiement final du client
- Régler les réclamations éventuelles
- Vérifier que toutes les procédures de projet sont terminées
- Rédiger le rapport final
- Mesurer la satisfaction du client
- Transférer les livrables au client
- Archiver
C'est une longue liste mais c'est compréhensible.
Le projet fait intervenir de nombreuses personnes.
Et il faut faire de votre mieux pour satisfaire votre client autant que possible jusqu'à la fin.
Clôturer un projet personnel
A force de réviser la liste complète des 18 étapes, j'en suis venu à me demander ce que cela donnerait pour un projet personnel.
Il se trouve qu'un projet personnel est nettement plus simple à clôturer.
Le nombre d'interlocuteurs se résume souvent à .... vous-même.
Vous ne risquez donc pas un procès... à moins que vous soyez schizophrène...
Ce qui limite grandement la liste.
Au final, voici les étapes que je retiens :
1. Les leçons apprises
Voilà une étape cruciale souvent oubliée !
Il s'agit de garder quelque part les leçons apprises de votre projet pour ne pas retomber dans les même pièges dans le futur.
Pour prendre note de ces leçons apprises, vous avez l'embarras du choix quant aux supports.
Vous pouvez utiliser par exemple un journal personnel comme moi.
Avec un peu de chance, vous avez déjà noté quelques leçons pendant le projet, et il suffira juste d'ajouter les détails finals.
Vous pouvez aussi mettre à jour vos checklistes si vous en avez.
Par exemple si vous avez appris à faire des vidéos, vous pouvez créer une checkliste de choses à vérifier avant de vous filmer tel que l'éclairage, le son, mettre votre portable en mode avion, etc.
Ou bien mettez à jour vos modèles, vos rituels du petits matin, etc.
Enfin, vous pouvez discuter des leçons apprises autours de vous. Peut-être avec votre meilleur ami, votre coach, ou votre mentor.
Et si vous avez un blog, pourquoi ne pas partager les leçons que vous tirez de votre projet avec votre audience ?
2. Archiver
L'étape d'archivage consiste à regrouper tous vos documents liés à ce projet dans un endroit unique.
Archivez notamment toutes les ressources dont vous avez eu besoin pendant le projet.
C'est-à-dire : les documents PDFs, la liste des articles et sites que vous avez utilisés pour vous documenter, les reçus, accords signés, etc.
Si vous êtes bien organisé, vous devez avoir quelque part un dossier où vous rangez toutes vos archives, qu'il soit physique ou numérique.
Personnellement, je suis plutôt numérique et j'affectionne Dropbox.
Je garde sur mon compte Dropbox une structure de dossier bien précise où je garde tous les documents liés à mes projets passés triés par date (c'est ce dont je parle dans ma formation Sérénité Numérique).
Je vous recommande cette approche car on ne sait jamais, vous pourriez être heureux de vous replonger dans les documents liés à ce projet dans le futur.
3. Préparer la transition
Cette étape n'est pas toujours nécessaire.
Mais ça vaut le coup d'y réfléchir.
L'idée est de vous demander quelle est la prochaine étape après ce projet.
Notamment, comment conserver le bénéfice du projet si cela a aboutit à un capital.
Dans mon cas, la certification que j'ai obtenue est un capital que je dois cultiver.
Car elle doit être reconduite tous les 3 ans et pour cela, je dois continuer à suivre des cours homologués par l'institut PMI.
Dans un précédent article, je vous parlais de la gestion de projet par les risques.
En application à ce principe, j'ai maintenant un registre de risque.
Et j'y ai donc ajouté le risque de perdre ma certification si je ne prends pas soin de me former régulièrement avec des cours homologués par l'institut PMI.
(pour info, l'institut PMI qui délivre la cretification offre un accès à des conférences en ligne gratuites qui permettent de continuer à se former tout au long des 3 ans)
4. Célébrer !
Enfin, n'oublions pas la quatrième étape de clôture du projet, qui consiste simplement à fêter dignement votre réussite !
A vrai dire, je ne pense pas que cette étape soit la plus difficile à retenir, mais c'est sans doute la plus dure à exécuter dans l'ordre 🙂
Si vous y arrivez, félicitations. Tout effort mérite réconfort, et vous l'avez bien mérité !
Ceci clôture donc notre liste de 4 étapes pour clôturer un projet.
A très bientôt pour le prochain article, où vous découvrirez la suite de mon article sur la performance adaptative.