12 astuces pratiques pour en finir avec vos tâches difficiles

« Ne cherchez pas un sol mou pour planter votre bèche » – proverbe malgache

Etes-vous souvent tenté de travailler sur des tâches secondaires pour mieux repousser une corvée que vous appréhendez, espérant peut-être qu’elle disparaisse comme par enchantement? Avez-vous l’habitude de travailler dans l’urgence avec parfois des conséquences néfastes sur la qualité de vos livraisons? Cette attitude s’appelle la procrastination et nous allons explorer aujourd’hui quelques pistes pour y remédier. Vous pourrez ainsi plus facilement appliquer le fameux principe : promettre prudemment et délivrer généreusement.

1. DEMANDEZ-VOUS POURQUOI?

Se plonger tête baissée sur une tâche que vous avez du mal à cerner ne la rendra pas plus attractive, bien au contraire. Il est donc important de prendre d’abord du recul et de vous demander quelles raisons vous poussent à l’accomplir.

Avez-vous l’impression que ce travail est nécessaire? Imaginez les conséquences si vous ne l’accomplissez pas. Tim Ferriss, dans son livre La semaine de 4 heures nous encourage à nous débarrasser des activités les moins productives en nous posant la question : « Comment économiseriez-vous 4/5 de vos heures si c’était une question de vie ou de mort? ». On peut ainsi se rendre compte que certaines tâches ne sont finalement qu’un prétexte pour nous occuper ou assouvir un besoin de perfection. Par exemple, si les spécifications de votre projet décrivent une fonctionnalité difficile à mettre en place et qui apporte peu de valeur ajoutée au produit, on est en droit de demander au client si le jeu en vaut la chandelle.

Parfois, le travail à accomplir n’est pas forcément nécessaire mais peut constituer un bon en avant important dans l’avancement de votre projet. Par exemple, je ne suis pas obligé d’écrire cet article, mais écrire sur le blog de Faysal est une opportunité qui me permet d’atteindre de nouveaux lecteurs et donc d’augmenter mon influence. En visualisant mentalement tous les bénéfices qui découlent d’une tâche, on est ainsi davantage motivé pour la réaliser.

Enfin, pourquoi vous? Pourquoi avez-vous accepté cette tâche? Etes-vous la personne la mieux placée pour la réaliser? Si c’est le genre de travail qu’une personne peu qualifiée pourrait accomplir, pourquoi ne pas la sous-traiter à un assistant offshore? Au contraire, si vous n’êtes pas assez qualifié pour cette tâche, une personne spécialisée pourra peut-être la réaliser en une demi-heure là où ça vous aurait pris une demi-journée!

2. FAITES MONTER L’ADRENALINE

Il est évident que les hommes sont paresseux par nature et préfèrent passer leur temps à assouvir leurs petits plaisirs personnels plutôt qu’à travailler. Pour accomplir une tâche difficile, il est donc important d’être persuadé qu’il n’y a pas d’échappatoire. Et pour y parvenir, la meilleure solution est de vous créer des comptes à rendre.

Essayez dans la mesure du possible de vous engager auprès d’une personne et de lui donner une date de livraison. Ca peut être votre superviseur ou votre client dans un contexte professionnel. Ca peut être un ami auquel vous envoyez des emails pour décrire votre progression dans le cadre d’un projet personnel. Vous pouvez aussi maintenir un blog et vous rendre redevable devant vos lecteurs (le blog Gooooalz!!!! en est un très bon exemple).

Une autre solution pour vous mettre la pression est d’utiliser une minuterie. C’est le moyen qu’a utilisé Gina Trapani de LifeHacker pour écrire son livre 88 astuces pour turbocharger sa journée. Le principe est simple : vous vous réservez régulièrement un intervalle de temps pendant lequel il est interdit de faire autre chose que votre fameuse tâche difficile. Une fois que la minuterie sonne, vous êtes libre. Mais vous aurez généralement envie de continuer. Le plus simple pour ce faire est d’utiliser une minuterie de cuisine mais personnellement, lorsque je suis au boulot, je préfère utiliser une minuterie logicielle.

3. DECOUPEZ LA TACHE EN MORCEAUX

Si une tâche vous fait peur, c’est peut-être tout simplement que vous ne savez pas par où commencer. C’est pourquoi la méthode Getting Things Done (S’organiser pour réussir en français) recommande de toujours noter la première action à réaliser pour chaque tâche de votre liste de choses à faire. Ce peut être un appel téléphonique, une recherche sur l’Internet, une course, etc. L’important est qu’elle soit aussi concrète et basique que possible.

Si la tâche vous semble toujours aussi insurmontable, vous avez peut-être besoin de détailler l’ensemble des actions à accomplir pour la réaliser. Vous aurez ainsi une meilleure vue d’ensemble du travail qui vous attend et votre chemin sera balisé. Vous pourrez même vous créer un mini-planning. Rappelez-vous l’une des plus importantes règles de management : « ce qui n’est pas mesurable n’est pas gérable ».

4. CHOISISSEZ LE BON MOMENT

Il est d’autant plus facile de dévier de votre tâche que vous n’avez pas l’énergie nécessaire pour la réaliser. C’est pourquoi la plupart des méthodes de productivité recommandent de placer les tâches les plus difficiles le matin. Après une bonne nuit de repos, le corps et l’esprit sont frais, prêts à servir pour réaliser l’impossible. On part ainsi sur de bonnes bases où nos doutes sont remplacés par des convictions de succès. En outre, réaliser une tâche difficile le matin est un formidable tremplin suffisant pour éclairer toute une journée de travail.

Le matin n’est cependant pas le seul moment propice à la créativité. Certains par exemple aiment profiter du calme de la nuit et avouent être plus productifs entre minuit et 2h du matin, où ils sont assurés qu’ils ne seront pas dérangés par une visite imprévue ou des voisins trop bruyants. C’est souvent tard dans la nuit que naissent la plupart des articles du blog C’éclair!.

5. TROUVEZ UN PARTENAIRE

Travailler à plusieurs est une arme très efficace contre la procrastination. Un groupe parviendra plus facilement à se conditionner dans une situation de travail. Il aura ainsi moins de chance de dévier de son objectif. Lorsqu’on travaille en groupe, par exemple, il est plutôt déplacé de consulter sa boîte d’emails ou de discuter avec ses amis par messagerie instantanée.

Travailler en groupe permet en outre de s’encourager mutuellement. Si le moral flanche pour l’un des membres du groupe, les autres pourront le soutenir. A Madagascar, les cultivateurs bêchent ainsi leur champ à plusieurs. Et lors du bouturage, opération particulièrement pénible pour le dos, ils s’y mettent par dizaines.

Enfin, travailler à plusieurs permet aux membres du groupe d’échanger des idées, ce qui est propice à la créativité.

6. UTILISEZ LES BONS OUTILS

Il est bon pour le moral de se dire qu’on a mis toutes les chances de son côté pour réaliser son travail. Et pour s’en convaincre, une bonne façon est de se procurer de bons outils. Par exemple, si votre tâche implique que vous preniez des notes, vous pouvez vous acheter un de ces stylos de luxe comme le Space Pen. Utiliser des outils agréables à utiliser permet d’associer mentalement ce sentiment de facilité avec la tâche en question et donc de vous persuader qu’elle est réalisable.

7. TOUT DOIT ETRE ACCESSIBLE

L’esprit est comme un fleuve qui coule. Dès qu’il rencontre une difficulté, il la contourne. Parfois il suffit juste de canaliser votre flux de pensées pour qu’il coule dans la bonne direction. L’exemple le plus frappant est le cas de l’étudiant qui doit faire ses devoirs. S’il doit se battre pour travailler en affrontant un monticule de livres, de notes et autres objets divers, il n’aura certainement aucune envie de s’y mettre. Par contre si le bureau est net et que chaque chose est à sa place, la corvée peut se transformer en plaisir d’apprendre.

Ce concept s’applique aussi au niveau informatique avec la gestion des emails, les listes de choses à faire et les icônes du bureau. Si vous avez l’impression que vous êtes à jour, que tout ce dont vous avez besoin est à sa place et que vous dominez votre plan de travail, le stress s’évaporera et laissera la place à un sentiment de bien être.

Attention cependant à ne pas rendre trop facilement accessibles vos sources de distraction!

8. BASCULEZ EN MODE TRAVAIL ET VIDEZ VOTRE ESPRIT

Si vous avez dans la tête tout un tas d’idées diverses, qui vont de la fille que vous venez de rencontrer au café voisin, à l’envie de jouer à votre jeu vidéo favori ou de consulter les dernières vidéos marrantes de l’Internet, il est temps d’y faire le ménage. Une bonne méthode est alors de vous inventer un rituel.

Ce rituel va vous permettre de progressivement basculer en mode travail. Suivant la situation où vous vous trouvez, les étapes qui vont mener à vider votre esprit peuvent varier. Si vous êtes chez vous, ça peut être une douche, une petite sieste de 20 minutes et un en-cas. Au bureau, personnellement, j’ai l’habitude de sortir prendre l’air puis de ranger les documents et icônes de mon fond d’écran ainsi que de fermer mon navigateur web.

Au terme du rituel, on est généralement suffisamment concentré pour commencer.

9. 5 MINUTES POUR CONVAINCRE

Hésitez-vous encore à rentrer dans le bain, de peur que l’eau ne soit trop froide? Alors jetez-vous donc dedans! Et il y a de bonnes chances que cette tâche que vous appréhendiez soit finalement beaucoup plus simple que prévu.

Pratiquement, il est facile de négocier 5 minutes de son temps libre avec soi-même. Et c’est souvent ce petit déclic qui vous aidera à avancer suffisamment pour que vous en demandiez encore plus.

10. STIMULEZ VOTRE ESPRIT EN MUSIQUE

L’effet Mozart, vous connaissez? C’est une théorie selon laquelle la musique de Mozart, et par extension, toute forme de musique suffisamment structurée, serait capable d’étendre nos capacités intellectuelles. Au niveau scientifique, on pourrait dire que le cerveau effectue des sortes de « calculs » inconscients qui font par exemple qu’un morceau harmonique sera plus plaisant à l’oreille qu’une cacophonie.

Personnellement, écouter de la musique pendant que je travaille, de par la stimulation qu’elle me donne, m’aide à ne pas m’endormir sur mon travail et à me motiver. Certaines musiques sont plus propices que d’autres. Par exemple, les musiques trop agressives sont à bannir, car elles distraient plus qu’autre chose, de même que les musiques trop répétitives ou trop simples, car on s’en lasse trop vite. Le mieux est donc d’écouter des musiques qui varient suffisamment pour être intéressantes. Voici quelques coups de coeur personnels :

En classique :

• Les 4 saisons de Vivaldi, après des centaines d’heures d’écoute, je ne m’en lasse jamais

• La truite de Schubert, qui contient de magnifiques « dialogues » entre piano et violon

En musiques électroniques :

• Come.From.Heaven de Alpha, très connu chez les amateurs de trip-hop

• La BO de Fight Club, qui peut sembler trop agressive à première vue mais qui est surtout incroyablement variée

• La BO du jeu vidéo Dune de Exxos, qualifiée de « musique organique », également très variée

On peut aussi opter pour des CDs de relaxation ou d’ambiance, tel que des enregistrements de la pluie qui tombe, d’une cascade qui coule ou des bruits de la forêt. Il existe aussi des logiciels capables de générer ce genre de sons.

A noter qu’il est préférable de bien connaître une musique avant de travailler en l’écoutant.

11. LIMITEZ LES INTERRUPTIONS

C’est sans doute un des points les plus importants : éviter à tout prix de travailler en mode multitâche! Vous avez déjà dû le remarquer, mais il existe un état de productivité optimale qu’on atteint seulement après un certain temps passé à se concentrer sur sa tâche. Et plus vous êtes interrompu, plus il sera difficile de le maintenir. Au final, vous passerez sans doute au moins deux fois plus de temps sur votre tâche.

Pour éviter les interruptions, vous devrez donc vous efforcer d’ignorer tout ce qui ne concerne pas votre tâche. En somme il faut devenir l’espace d’un moment une sorte d’autiste. Il existe pour cela un certain nombre de solutions radicales, parmi lesquelles :

• Ne consultez votre boîte d’emails et votre liste de choses à faire que 2 fois par jour (par exemple à 11h et 16h).

• Montrez à vos collègues que vous êtes occupé, grâce à un écriteau ou en faisant semblant de parler avec quelqu’un dans un micro-casque dès que quelqu’un entre dans votre bureau.

• Ne placez pas votre bureau en face de la fenêtre.

• Bloquez les logiciels qui pourraient vous distraire grâce au logiciel Temptation blocker.

• Bloquez les sites Internet indésirables ou même mieux : déconnectez votre ordinateur de l’Internet.

Si vous avez l’habitude de traiter chaque nouvelle tâche au moment où elle s’empile dans votre liste de choses à faire, il serait bon de remettre en question ce comportement. Marc Forster suggère dans son livre Do it tomorrow de reporter chaque nouvelle tâche au lendemain afin de pouvoir réaliser l’ensemble des tâches qu’on a programmées pour la journée. Cela aide beaucoup à ne pas se sentir submergé par une liste de choses à faire qui grossit à vue d’oeil.

12. RECOMPENSEZ-VOUS A CHAQUE ETAPE

Au lieu d’attendre l’achèvement de votre travail pour jouir du bénéfice qui en découle, il est bon de célébrer chaque nouvelle étape franchie par une petite récompense. Ce peut être une pause café, un petit en-cas, une douche, une promenade ou un appel téléphonique avec ceux que vous aimez. Pour vous donner des idées, Léo Babauta a écrit une liste de 75 plaisirs simples pour illuminer sa journée.

Par contre, n’abusez pas des bonnes choses. Par exemple, si vous voulez vous détendre avec un jeu vidéo, n’allez pas choisir un jeu de stratégie qui dure des heures. Et n’allez pas non plus vous créer des envies en lisant vos flux RSS, vos emails ou votre liste de choses à faire!

Conclusion

J’espère que ces quelques pistes vous auront permis de découvrir de nouveaux moyens pour avancer dans vos projet. Vous pouvez maintenant partager vos conseils dans les commentaires.