10 règles de base de la productivité

J’ai le plaisir d’accueillir Charles du blog Vie Explosive. En 2010, Charles a pris la ferme décision de reprendre sa vie en main et de remplir d’ambitieux objectifs. C’est donc tout naturellement qu’il partage avec nous ses meilleurs conseils pour être productif :

1. Mangez sainement

Il faut savoir que notre alimentation est l’un des responsables de nos coups de barre, et autres moments de déconcentration. Manger sainement nous permet de les éviter. Pizza–coca n’est pas votre allié, croyez-moi!

Evitez les sucres, surtout les sucres blancs. Si vous devez manger des féculents préférez les féculents de type pâtes ou riz complet. Mangez les pâtes Al-Dente, de cette façon la diffusion des sucres sera encore plus longue. Cela vous évitera de provoquer un pic d’insuline et une retombée de votre glycémie trop forte.

Préférez les légumes, le vert, et le tout à son état naturel. Bien sûr il faut aussi choisir les bonnes graisses. Evitez les beurres et margarines, pensez plutôt à l’huile d’olive ou de colza!

Boire du coca toute la journée non plus n’est pas un bon point. Ne mangez pas trop de viande, plus difficile à digérer. Pensez aussi au poisson, beaucoup moins gras que la viande, et riche en oméga-3.

Tout ça augmente notre productivité, mais c’est aussi bon pour la santé.

Depuis que je me documente sur l’alimentation, j’essaye de changer petit à petit. Ca ne sera pas forcément évident de tout changer (enfin tout dépends de votre alimentation actuelle). Mais en général j’y vais par petit pas. Fini les coups de barre de 14h!

2. Respectez votre sommeil

Il est dit que les heures avant minuit sont les plus réparatrices. Je ne sais pas si c’est vrai, mais une chose est sûre, il faut respecter son rythme de sommeil. Si vous êtes salarié et que vous devez vous lever à une certaine heure, alors faites attention à vous coucher à une heure décente. Le sommeil est découpé en cycles d’environ 1h30. Si vous vous réveillez en plein cycle, alors vous allez vous lever fatigué. Le mieux, c’est donc de calculer en fonction de l’heure à laquelle on se lève.

Pourquoi? Car en fait, dans chaque cycle, il y a plusieurs phases. La dernière étant le sommeil paradoxal, la phase pendant laquelle on récupère, et notamment pendant laquelle on rêve. On se réveille fatigué quand on est dans cette phase. Le mieux c’est de se réveiller juste après pendant la phase de sommeil léger. Votre réveil sera optimal, et vous serez en pleine forme!

Vous pouvez aussi envisager de faire une courte sieste de 20 à 30 minutes. Pas plus sinon vous indiquez à votre corps que la nuit est partie alors que ce n’est pas vrai. Vous allez commencer un cycle et serez donc plus fatigués après.

Personnellement, je ne fais pas de sieste, mais je calcule mon heure de coucher par rapport à l’heure à laquelle je me lève. En général, je compte 7h50 : 5 cycles de 1h30 + 20 min pour le temps de m’endormir afin de me laisser une marge! Il m’arrive de faire un écart, dans ce cas-là je me rattrape le lendemain. Un autre conseil : essayez d’avoir les mêmes heures de sommeil autant que possible.

3. Dépensez-vous!

C’est bête à dire, mais il faut se fatiguer pour mieux dormir. Si votre travail n’est pas physique, alors il est important chaque jour de se dépenser et de se vider la tête. Ne serait-ce que ¼ d’heure. Allez courir, marcher, nager …

J’essaye de faire du sport tous les jours, et même mieux le matin. Il paraît en plus que cela stimule la créativité! Depuis que je fais ça, mon énergie a considérablement augmenté.
Il m’arrive parfois de ne pas m’y tenir, ce n’est pas grave pour autant. Le tout c’est d’adopter un rythme.

4. Faites des pauses

Ca peut paraître paradoxal dans un article sur la productivité, mais il est plus que nécessaire de faire des pauses. Là encore, il faut suivre son rythme. Certaines personnes arrivent à rester concentrées 2h et d’autres moins. La durée de concentration optimale serait de 45 min. Ayez donc des pauses régulières mais pas trop longues.

Profitez de celles-ci pour changer d’air, vous dépenser, vous vider la tête, boire, méditer, etc. L’activité doit être toute autre. Mieux vaut faire une pause toutes les 45 min et revenir en pleine forme plutôt que de vouloir rester acharné sur son travail, et mettre 3 fois plus de temps à le finir.

Surtout si vous vous prenez la tête sur quelque chose. En général, on ne voit pas la solution. Passer à autre chose et revenir ensuite permet de tout de suite trouver la solution.

1h30 est un temps de travail qui me va bien. Après ma concentration s’échappe, donc toutes les 1h30 je me lève, fais un tour, bois un coup, … etc pendant environ 10 min. Après je peux revenir travailler avec efficacité! 😀

5. Evitez toute interruption possible

Enfermez-vous dans votre bureau. Si vous ne pouvez pas, écoutez des bruits blancs ou de la musique si la pièce dans laquelle vous travaillez n’est pas calme (il faut savoir que les musiques n’ayant pas de parole ne font pas perdre de concentration, pour les autres c’est à vous de voir si ça vous déconcentre ou non). Si vous travaillez pour vous, sur ordinateur, créez-vous une session de travail Windows où tous vos favoris distrayant ne sont pas là, et les programmes non plus. Cela réduira la tentation. Prenez une bouteille d’eau pour boire si jamais vous avez soif afin de ne pas avoir à aller la chercher.

J’ai une session de boulot, là où il y a tous les logiciels tels que Filezilla, mes favoris de travail, etc. Et une autre où ce n’est que distraction. Comme ça toute tentation est évitée.

6. Ne commencez pas par les choses « distractives »

On a tous tendance à aller directement voir ses mails, son lecteur RSS. Puis on va lire quelques articles. Ensuite on prend un café, … etc. Si bien qu’au bout d’une heure seulement (voire plus) on commence à travailler. Bref, au lieu de commencer à 8h, vous allez commencer à 10h.

C’est ce que j’avais tendance à faire au début, et je n’écrivais quasiment pas sur vie explosive. Je ne me préoccupais pas du référencement, alors que je lisais des articles sur ce sujet. En supprimant toutes les distractions, j’ai pu trouver mon rythme. Une fois que j’ai fait ce que je voulais (ou quand je fais une pause), je vais me distraire.

7. Organisez votre journée

Avoir un plan d’action est primordial. Vous devez savoir précisément ce que vous allez faire. Ainsi au début, au lieu d’aller sur votre lecteur RSS par exemple, prenez une feuille et un crayon (ou vous pouvez aussi faire ça sur PC si vous avez un logiciel de prédilection, tel que Remember The Milk ou encore le bloc-notes) et notez les tâches à faire ainsi que les priorités.

Avant toute chose faites directement ce qui prend moins de deux minutes. On a souvent tendance à laisser trainer, et au final, on ne les fait jamais.

Après faites les plus urgentes. Puis pour les moins urgentes faites ensuite les plus compliquées, celles qui vous rebutent le plus.

Au début de chaque journée, je me fais mon emploi du temps. J’écris tout ce que j’ai à faire et je le mets par ordre de priorité. J’écris précisément ce que je dois faire par exemple : « créer un site internet » n’est pas suffisamment précis, je mets plutôt « Acquérir un nom de domaine, Faire une maquette du site, Créer la page contact » par exemple. Il faut vraiment que les étapes soient détaillées, c’est très important sinon on perd beaucoup de temps à réfléchir à chaque fois, on ne fait pas les choses au bon moment…

Depuis que je blogue, je me suis considérablement amélioré en terme de productivité et j’ai maintenant mon organisation qui – certes a ses failles – me permet de beaucoup mieux gérer mon travail sur le blog (qui est un travail assez conséquent). J’ai tel jour où j’écris, tel jour où je référence mon blog, etc…

8. Soyez ordonné

On peut être organisé, et pas ordonné. Pour être plus productif, il faut être plus ordonné. Rangez directement ce dont vous n’avez plus besoin à la bonne place. Pareil pour vos documents numériques. Rangez les dans les bons dossiers, au bon endroit. Comment trouver un document rapidement s’il est parmi plein d’autres? Prenez l’habitude de bien créer un dossier avec un nom parlant bien sûr dès qu’un nouveau type de document est traité. A vous de voir comment vous aimez vous organiser. Pareil pour votre bureau, allez retrouver la feuille volante sous une grosse pile!

Personnellement, je crée un nouveau dossier pour chaque projet. Sur mon bureau je n’ai quasiment rien.

N’oubliez pas non plus de sauvegarder souvent et sur plusieurs support les documents importants : par exemple sur un espace en ligne comme Dropbox, sur votre clé USB ou disque dur externe.

Dropbox est un petit utilitaire qui permet de synchroniser un dossier avec un serveur online. Le tout est fait automatiquement, pratique non? En plus de ça, vous pourrez avoir accès à vos données importantes de partout (à condition que Dropbox soit installé). Vous avez droit à 2 Go gratuits. 50 Go et 100 Go sont payants.

Si vous gérez des sites internet, trouvez un utilitaire pour faire des sauvegardes de votre base de données!

9. Fixez-vous un délai

La loi de Parkinson affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». De ce fait si vous n’avez pas prévu une durée précise pour votre tâche, vous allez vous étaler, et … la finir en 3 fois plus de temps qu’il vous en faut réellement.
Bien sûr, on ne se blâme pas à ne pas la finir, mais il faut quand même que ça soit important pour vous : se fixer une durée pour une tâche, et être à l’aise avec le fait de ne pas respecter la deadline est inutile.

J’ai tendance à laisser une légère marge pour prévoir tout contretemps. Si jamais il n’y en a pas, dans ce cas je suis content, j’ai fini avant.

10. Pensez à la loi de Pareto

La loi de Pareto, si vous ne connaissez pas, affirme que 20% des causes entrainent 80% des résultats. Ainsi 20% des pays génèrent 80% des richesses. Ici 20% de vos tâches vous rapportent 80% de résultats. Cherchez lesquels. Identifiez-les, et externalisez le reste ou passez-le à la trappe. Ainsi quand je prépare un gros projet, j’essaye de déléguer les choses que je ne sais pas – ou peu – faire, ce qui me permet de me concentrer pleinement à ce que je maîtrise.

Attention toutefois quand on délègue, il faut que ça soit à la bonne personne, c’est donc le point le plus difficile à mon sens à mettre en place. En général, je délègue à des personnes que je connais, à qui je peux faire confiance.

Aussi n’oubliez pas que nous restons humains et qu’il est normal d’avoir des baisses de régime. On mise beaucoup sur la productivité, mais il ne faut pas stresser pour autant. On doit aussi savoir se pardonner ces heures perdues… à condition qu’elles ne soient pas trop nombreuses! :p

 

Cet article a été écrit par Charles de Vie Explosive. Charles est passionné de développement personnel, et a décidé de partager autour de sa passion sur son blog. Créateur d’une entreprise, il est aussi très axé sur le côté finances personnelles et entrepreneuriat. Il a décidé de poursuivre sa vie à l’étranger l’an prochain.

Voici quelques uns de ses meilleurs articles :

• Confiance en soi
• Le cheminement d’une idée
• 10 commandements que j’applique à ma vie