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Dans le domaine de l’efficacité personnelle, s’il est un livre indispensable, c’est bien Getting Things Done (GTD) de David Allen.

C’est une méthode qui regroupe les notions acquise par David Allen après plus de vingt ans de formations en productivité auprès de personnalités dont la plupart sont des dirigeants.

Ce livre est rapidement devenu un véritable phénomène médiatique, à tel point qu’il fait désormais l’objet d’une sorte de culte. On peut maintenant trouver à travers la toile toute une gamme de produits dérivés : accessoires et outils les plus divers.

Dans cet article, je vais tenter de vous expliquer les notions clef qui lui donnent toute sa force, et qui permettent de réaliser l’objectif de la méthode : maximiser son efficacité sans le stress…

Un package bien ficellé

GTD, c’est avant tout un package très bien pensé, un ensemble de règles pratiques qui font appel au bon sens. Même si la plupart ne sont pas des concepts novateurs, les conseils de David Allen sont illustrés par des situations pratiques et mis en oeuvre avec de nouveaux outils. Et cela a le mérite de leur donner un nouvel éclat. Examinons ces concepts de plus près.

La prise de note

David Allen conseille de noter tout, en toute circonstance et donc de toujours garder un stylo et du papier sur vous. Cela a l’avantage de vous libérer l’esprit pour ne plus penser au lait que vous devez aller acheter pendant une réunion. De plus, vous êtes sûr ainsi de ne rien laisser passer.
Pour les fournitures, vous entendrez souvent parler du Moleskine de poche : un cahier ou agenda agréable au toucher et qui possède un marque-page bien pratique sous forme de ficelle en tissus. Et vous avez aussi le hipster PDA (Parietal Disgorgement Aid) qui fait office d’organiseur bon marché.

Rangez votre bazard

Afin d’être productif et que votre esprit soit libéré, il faut que votre entourage soit organisé : rien ne doit traîner sur votre bureau, il faut instaurer une place pour chaque chose. En clair, si vous devez vous battre pour travailler, vous n’en aurez certainement pas l’envie. Pour ce faire, il sera utile de réserver un espace pour le tout venant : vous pourrez y stocker vos notes, brochures, factures, articles de magazine, etc. Ce sera un espace temporaire en attendant de ranger tout cela dans des dossiers par ordre alphabétique. Lesquels pouvant être stockés dans de solides tiroirs à dossiers comme on en trouve dans les sociétés.

Les « todo listes » ou « listes de choses à faire »

Voici un concept que David Allen dépoussière largement. Pour que les listes de choses à faire soient efficace, il faut d’abord qu’elles soient faisables. C’est à dire que si votre liste de choses à faire contient des projets, par exemple : « écrire un livre sur la productivité », il faudra les découper en petites tâches. Et quel bonheur de voir votre travail avancer en les cochant au fur et à mesure!
Ensuite, il faudra trier vos tâches selon plusieurs critères, notamment le contexte (au bureau, en réunion avec George, en déplacement) et le temps prévu. Le but est de savoir à chaque instant la prochaine action à accomplir suivant :

1. le contexte où on se trouve
2. le temps disponible
3. l’énergie disponible
4. ses priorités du moment

Les tâches pourront aussi être regroupées dans plusieurs listes :

• agenda (en attente d’une date)
• prochaines actions
• projets
• en attente (de qqn)
• un jour peut-être

David Allen recommande également d’accomplir immédiatement les tâches qui prennent moins de 2 minutes.

La revue hebdomadaire

La revue hebdomadaire est une étape critique. Elle permet de faire un point sur votre système, regrouper et ranger votre bazard, mettre à jour vos listes, ceci afin d’éviter que l’ombre du chaos reparaisse. Vous pouvez par exemple faire cela en fin de semaine, le vendredi. Vous devrez surtout passer en revue toutes vos tâches et les remanier pour connaître en toute circonstance vos prochaines actions.

Le « tickler file »

Le tickler file est le compagnon indispensable du calendrier. Il se présente sous la forme de 43 dossiers :

• 31 pour les jours
• 12 pour les mois

Les dossiers sont rangés dans l’ordre chronologique en partant du jour en cours. Chaque jour, vous devrez déplacer le dossier du jour précédent de telle sorte que dans le mois en cours, vous trouviez les dossiers des jours restants et que dans le mois suivant, vous ayez les jours déjà passés.

Une photo est toujours plus parlante qu’un long discours

La méthode Getting Things Done sous forme de diagramme

Le système de David Allen va tellement loin qu’il peut former une boucle et être représenté sous la forme d’un diagramme. Celui-ci est également un excellent récapitulatif qui donne une vue globale de l’ensemble de la méthode.

Vous pourrez trouver une version peronnalisée de ce diagramme à cette adresse : Aide mémoire « Getting Things Done »

Le culte des fournitures de bureau

Selon David Allen :

Un des meilleurs conseils pour améliorer votre efficacité personnelle est d’utiliser des outils que vous adorez utiliser.

C’est ainsi qu’il nous donne une liste de fournitures de bureau à utiliser pour prendre de bonnes habitudes. On a déjà cité le moleskine, le hipster PDA, les tiroirs à dossier de type entreprise, on pourra ajouter notamment l’étiqueteuse automatique :

(un conseil : préférez-la avec un adaptateur secteur et des recharges car une fois qu’on en a pris l’habitude, on s’en sert très souvent)

Je pense déjà à écrire dans un prochain article un petit inventaire avec photo des fournitures de bureau les plus populaires pour implémenter la méthode GTD.

Conclusion

J’espère, à travers cette introduction, vous avoir convaincu d’adopter la méthode Getting Things Done. Pour commencer à l’utiliser, je ne saurais trop vous conseiller d’acheter le livre, sachant qu’il vous faudra plusieurs lectures avant de maîtriser l’intégralité de la méthode.

Je vous propose maintenant de découvrir une sélection d’adresses utiles à propos de GTD, et vous pourrez bien sûr utiliser les commentaires pour réagir.

Quelques bonnes adresses

(fr) - La page wikipedia francophone de Getting Things Done

(fr) - Une introduction à GTD sur biologeek

(fr) - Une introduction à GTD sur le blog de Pierre Morsa

(fr) - Balade A Travers « Getting Things Done », chapitre par chapitre

(fr) (en) - Une présentation bien illustrée de GTD sur le site de Orgameth (format PDF)

(en) - Site officiel de David Allen et GTD

(en) - What is GTD ? (Une définition officielle sur le site de David Allen)

(en) - La page wikipedia anglophone de Getting Things Done

(en) - Une liste de ressources sur GTD

Quelques sites non officiels dédiés entièrement à la méthode Getting Things Done :

(en) - 43 folders : le blog de référence pour des discussions à propos de GTD

(en) – Le wiki de 43 folders

(en) – The Getting Things Done

(en) – Getting Things Done – My Experiences using GTD