J’ai aujourd’hui le plaisir de recevoir Franck du blog Papa-Blogueur.com, un papa qui ne manque pas de pêche pour allier sa vie familiale avec ses projets, et qui vient partager son expérience avec nous…

Après quelques échanges forts sympathiques et lucratifs avec Argancel (votre blogueur préféré lol), je lui ai proposé de squatter son blog pour quelques lignes. Il me répond tout de go « Parle-moi de ton rôle de Papa, c’est quelque chose que j’ai du mal à m’imaginer pour l’instant. » *.

Comme tout un chacun le sait, je suis père de famille, salarié et blogueur. Sur Papa Blogueur, entre autre chose, je donne des conseils pour les parents blogueurs débordés.

Mais revenons à ce qui intéresse le plus Argancel, à savoir si son emploi du temps de ministre sera toujours le même avec l’arrivée d’une portée de mini-lui !

Avec la naissance de mon premier mini-moi, ma vie a été bousculée. Pour le second, le rythme était déjà là, de nouvelles concessions « temps et organisation » ont juste été apportées.

Rentrons dans le vif du sujet, la transformation d’un homme sans enfant à Papa peut se comparer à un passage de niveau chez les Pokémons, je préfère prendre cet exemple à celui de l’Alien qui explose les tripes de son hôte pour commencer sa nouvelle petite vie, c’est plus mignon même si on en bave (d’Alien **) beaucoup !

Sur la fiche de ce nouvel homme PAPA (blogueur ou non) on pourra lire :

CARACTÉRISTIQUES PHYSIQUES :

• COURAGE : X/10 (dépend du papa, mais vaut mieux être au top)
• GAGATERIE : 8/10
• CUISINE : 7/10 (spécialisé dans les plats de pâtes facile en moins de 10mn).
• FORCE et ÉQUILIBRE : 7/10 (faut bien tenir bébé dans les bras debout en le berçant la moitié de la nuit).

COMPÉTENCES :

• Ingénieur en changement de couches (même celles avec du caca kaki qui puent!).
• Equilibriste du sommeil polyphasé.
• Maître de la température (de la chambre, du biberon, du bain, etc.).
• Senseï de la maîtrise de soi (afin de ne pas péter les plomb, remonter le moral de Madame qui voudra appeler les urgences ou pire, sa maman, dès que bébé bavera de travers, ou son patron qui le réclame après 1 mois d’absence).

DESCRIPTION :

Le regard hagard, le pas lent, le ventre rebondi (suite à la couvade), le T-shirt sale des déjections de son mini-lui, la barbe fraîche de 15 jours (depuis la naissance), le jeune Papa fixe son entourage un sourire nié aux lèvres.

Il vit dans une autre dimension qui se limite entre la cuisine, la chambre de bébé et le futon déposé à même le sol près du lit à barreau. L’évolution de l’homme a fait qu’il préfère gagner du temps de sommeil en esquivant l’escalier qui le ramène à sa propre chambre… de toutes manières si c’est pour se lever à peine les yeux fermés. D’ailleurs, comme Madame ronfle trop c’est d’autant mieux comme ça.

Bon, je caricature à l’extrême, plus sérieusement il faut revoir son planning et ses priorités. Les sorties en couple, entre amies et en famille sont à mettre de côté au début, puis à distiller régulièrement par la suite pour se retrouver, se ressourcer et s’amuser. L’aide apportée par son entourage proche est alors utile. Sauf si vous haïssez votre belle-mère, vous pouvez très bien lui confier votre mini-vous, au pire qu’elle squatte chez vous, elle aura tout sous la main pour gérer bébé.

Niveau professionnel, entre les jours de paternité, les jours de congés « vacances » et les RTT, vous pouvez facilement vous absenter durant près d’un mois. Le plus dur (ou le soulagement, quoi de mieux que de se reposer au taff ? lol), le retour à la vie active.

Ce qui est étrange, une fois les premiers jours passés, on a l’impression que le mini-nous a toujours été présent et malgré certains manques de notre vie antérieure, on les oublie assez vite.

Les années passant, les mini-nous nous occupent autrement. Entre l’école, le centre-aéré, les activités des plus grands, les rendez-vous médicaux et tout le toutim, avec un planning conséquent, une bonne dose d’organisation et surtout de l’aide (famille, baby-sitter, amis, etc.), vous devriez vous en sortir assez facilement et pouvoir encore bloguer durant de longues années (ou en soirée comme moi).

A bientôt pour de nouveaux conseils sur Papa-Blogueur.com

* Tu aurais certaines envies ? Annonce à Mme « C’éclair », un débarquement de petits Argancel pourraient être en vue ! lol

 Crédit photo : sarniebill

En cette période de rentrée, j’ai de nombreux retours sur un de mes anciens articles où je proposais un modèle d’emploi du temps au format excel.

Or Ange, un de mes lecteurs, vient de me faire parvenir une version qu’il a amélioré de façon à gérer les alternances de cours selon la semaine (semaine A / semaine B).

Je vous joint donc le résultat de son modèle que vous pourrez facilement adapter à votre propre emploi du temps.

Voici le lien de téléchargement:
Modèle d’emploi du temps avec gestion de l’alternance des semaines

Merci Ange!

Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.

Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.

Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…

L’éternel combat de la raison contre les émotions

Mark Forster commence son livre par une description de l’enjeu central de la gestion du temps : faire les choses de manière organisée et raisonnée, plutôt que chaotique et impulsive, sous l’emprise de nos émotions.

Il apparaît que bien des gens agissent de manière réactive, en réponse aux divers stimuli qui parsèment la vie quotidienne. Tel le lézard, nous nous empressons de céder à une tentation comme un insecte juteux passant à notre portée, tandis que nous prenons nos jambes à notre cou dès qu’une menace comme un prédateur se présente. Ce comportement primitif est utile dans certaines situations d’urgence mettant en jeu notre survie. Mais complètement inadapté à notre vie de tous les jours, où il faut privilégier les actions raisonnées, qui elles seules mènent à des bénéfices à long terme.

Privilégier le mode réflexion/décision/action par rapport au mode stimulus/réaction n’est pourtant pas chose aisée. Et ceux qui croient à la toute puissance de la volonté se font de belles illusions. En fait, la situation est analogue à celle d’un gouvernement : il ne suffit pas de prendre des décisions et de voter des lois pour que la population les applique. Pour cela il faut une structure : une police, des inspecteurs, une cour de justice, des formulaires. Et ce sera de même au niveau de l’individu, qui pour mener à bien un projet devra mettre en place un cadre de travail pour asservir son esprit réactif.

Ordonné et créatif

Mark Forster consacre tout un chapitre au fait d’être ordonné et créatif. On dit souvent que pour être créatif, il faut penser sans aucune limite, ne pas se donner de restriction. Pourtant, ce conseil est presque entièrement faux puisque ce sont précisément ces limites qui encouragent la créativité. On peut voir ça par exemple en poésie, avec la structure des vers, où les poètes déploient des trésors d’ingéniosité pour nous écrire de majestueux alexandrins.

Il existe en réalité une dualité entre ordre et créativité, que Mark laisse transparaître dans la formule suivante :

efficacité = ordre x créativité

L’efficacité ne pourra pas se passer d’ordre, sinon les idées qui nous viennent à l’esprit ne seraient jamais réalisées. Et l’efficacité ne peut pas se passer de créativité, puisque l’ordre ne représente que la forme et non le fond. Cette formule nous apprends donc qu’être organisé est essentiel pour améliorer l’efficacité de toute personne un tant soit peu créative.

Mark Forster nous donne en outre la formule suivante :

efficacité = action – activité

qui nous mène directement au prochain concept :

Faire la part entre occupation et vrai travail

Afin de produire un résultat intéressant, il est important de travailler là où on apporte le plus de valeur. Le problème, c’est que cela nous amène dans des situations inconfortables. C’est le genre de tâches qui impliquent beaucoup de réflexion et de planning. Alors il est facile de dévier et de prétendre travailler en s’occupant avec des tâches triviales. Par exemple, si je butte sur un problème complexe, je peux être tenté de dévier vers un travail plus facile, par exemple ranger ce tiroir qui a l’air particulièrement mal rangé.

Rappelons qu’être organisé, ce n’est pas forcément que tout soit super clean, mais qu’on s’y retrouve afin qu’il soit facile de trouver ce que l’on cherche. Donc éviter d’être trop maniaque au point de passer son temps à ranger. Pas besoin non plus de peaufiner à longueur de journée la liste de choses à faire.

Sans rentrer dans ces cas extrêmes, on se voit souvent accepter des tâches sous-qualifiées, alors qu’on a d’autres services plus précieux à offrir. C’est d’ailleurs un des thèmes central du livre La semaine de quatre heures de Tim Ferriss, qui préconise l’automatisation et l’externalisation pour s’en libérer.

Pour faire la différence entre les tâches d’occupation et le vrai travail, ces six questions vous seront utiles :

• Est-ce que votre travail vous submerge sans pour autant que vous le voyiez comme un défi ?
• Est-ce qu’une grande partie de votre travail ressemble à celui de ceux qui sont sous votre hiérarchie?
• Est-ce qu’il ne vous reste pas des tâches vitales à accomplir sous la main?
• N’avez vous jamais le temps de vous poser pour réfléchir?
• L’horizon de vos actions est-il toujours très court?
• Buttez-vous sans cesse contre le même problème?

S’engager avec précaution/faire une seule chose à la fois

J’ai trouvé très pertinente l’analogie que fait Mark entre la gestion du temps et le restaurant. Lorsqu’on mange au restaurant, on voit tout de suite qu’il va falloir faire un choix. En effet, il est physiquement impossible de manger tout le menu, et cela coûterait de toute façon trop cher. On est donc bien obligé d’accepter que nous ne sommes pas un gouffre infini capable de tout engloutir. Même si tous les plats ont l’air exquis, certains seront forcément laissés de côté. Et ça ne nous empêchera pas d’apprécier ce qu’on a choisi. Par conséquent :

De même qu’au restaurant nous ne pouvons choisir qu’un nombre limité de plats, nous devons faire la fine bouche avec les engagements qu’on prends.

De même qu’au restaurant nous ne mangeons qu’une bouchée à la fois, nous devons travailler sur une chose à la fois, et casser en morceau les tâches trop grosses.

Agir peu mais souvent

J’ai trouvé cette partie tellement passionnante que j’en ai fait un article séparé, que vous avez déjà pu découvrir la semaine dernière. Voici le lien : Agir sans détour avec l’initiative journalière.

La magie des listes fermées

Une liste fermée est une liste à la fin de laquelle on a tracé une ligne, dans le but que rien ne puisse y être ajouté. Simple n’est-ce pas? Pourtant c’est grâce à ce concept fondamental que vous allez comprendre le titre du livre : faites-le demain.

Mark utilise le terme liste fermée pour faire opposition à la liste ouverte, où l’on ajoute constamment des choses. On a souvent l’habitude de travailler avec des listes ouvertes. Par exemple, la boîte de réception des emails est une liste ouverte puisque de nouveaux emails arrivent constamment. Une liste de choses à faire classique est aussi une liste ouverte puisqu’on y ajoute sans cesse de nouvelles tâches à faire.

L’embêtant avec une liste ouverte, c’est que d’une part les nouvelles choses qui arrivent nous distraient, et d’autre part, le boulot n’est jamais terminé. Alors qu’avec une liste fermée, on va pouvoir se mettre à l’abris des interruptions pour terminer un travail quantifiable à l’avance.

J’imagine que vous devez commencer à cerner maintenant le titre du livre. L’application évidente de la liste fermée est de planifier une journée de travail à l’avance et de s’interdire d’y ajouter d’autres tâches pendant ladite journée. En fait, tout le surplus de travail qui arrivera pendant la journée sera reporté sur la liste du lendemain. D’où la maxime : faites-le demain.

Bien entendu, il pourrait y avoir de temps à autre une urgence à faire le jour même, mais ça doit rester un cas exceptionnel. La réponse par défaut lorsqu’on reçoit du boulot sera : “d’accord, je le ferai demain sans faute”, sous-entendu “car mon planning du jour est déjà bouclé”.

Pour que la méthode fonctionne, il faudra rester réaliste lorsqu’on planifie la journée du lendemain. Chaque liste planifiée doit être effectivement terminée. Sinon on ne pourrais jamais dire “j’ai fini mon boulot de la journée, maintenant je peux partir”, ce qui serait un frein à notre motivation. De plus, les personnes auxquelles on a dit “demain sans faute” ne nous feraient plus confiance.

Le concept de liste fermée est applicable à bien d’autres choses. Pour les emails par exemple, on peut s’habituer à  les traiter en lot une à deux fois par jour, en isolant à chaque fois la partie à traiter dans un dossier précis isolé de la boîte de réception. Pour les corbeilles à documents du bureau, on peut se dire que l’une sert de corbeille de réception, et l’autre sert de corbeille de documents à traiter pendant la journée courante.

Pour les connaisseurs, on se rends compte que ce concept de liste ouverte/fermée rejoint le concept de boucle ouverte/fermée cher à la méthode GTD. Comme quoi, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme .

Conclusion

Après deux autres livres sur la gestion du temps, on voit que Mark Forster a amené ses idées à maturation avec le livre Do it tomorrow. Illustré par de nombreux exemples de la vie courante, des métaphores, des tableaux comparatifs et des questions test, je l’ai trouvé particulièrement pratique et facile à lire. Remarquons également la simplicité de la méthode DIT en comparaison avec d’autres méthodes comme Getting Things Done. Comme je l’ai écris plus haut, ce livre m’a apporté de nouvelles réponses dans le secteur de l’efficacité personnelle et je vous le recommande. Il me semble par contre qu’il n’est pas sorti en français. Ce sera donc l’occasion de pratiquer votre anglais!

Avec cette nouvelle année viennent de nouveaux rêves, de nouveaux objectifs, de nouveaux projets. C’est un bon moment pour prendre de nouvelles habitudes qui aideront à s’améliorer dans les grandes directions qu’on s’est fixées et à poursuivre les nobles résolutions solennellement énoncées lors du passage à l’an 2009.

Si vous avez un peu d’imagination, alors la tâche aura l’air énorme, presque impossible : il y a tant de travail à réaliser, par où commencer? Il nous faudra donc un plan, construire un agenda afin de découper tout ça en sections et en étapes surmontables. Et pour ça, notre meilleur ami est bien sûr l’organiseur!

Dans cet article, je vais donc vous parler de mon système d’organisation, qui a ses défauts et qualités, mais qui je l’espère, vous donnera des idées et aidera à faire avancer le schmilblick…

Il y a quelques mois donc, j’ai craqué pour un organiseur du commerce tout neuf (voir première photo de l’article). Je m’étais jusque là méfié de ce genre d’accessoires, qui nécessitent d’acheter sans cesse des recharges papier de la marque comme celles-ci :

(en général difficiles à trouver), qui ont des broches fragiles et qui sont aussi plus encombrants que les blocs notes de poche. Mais la modularité qu’offrent ces mini-classeurs est très appréciable : d’une part les intercalaires permettent de diviser le tout en plusieurs sections, et d’autre part, on peut facilement détacher les anciennes pages pour les archiver. En fait, l’avantage principal des organiseurs par rapport aux blocs notes est qu’ils sont eux-même… organisables!

De ce fait, mon organiseur est devenu mon principal allié pour mon efficacité quotidienne. Ce n’est pas mon seul moyen de prise de notes : lorsque j’ai beaucoup à écrire, je le complète par un carnet de poche et, si j’ai accès à un ordinateur, par le logiciel Essential PIM, où je tiens mon journal personnel. Mais j’utilise de préférence l’organiseur lorsqu’il s’agit de gérer les tâches, les contacts, et capturer des idées à la volée.

A la base, cet organiseur était divisé en 5 sections : Agenda, Communication/Réunions, Projets, Dépenses et Buts. Mais comme vous le voyez sur la photo précédente, les recharges incluent des intercalaires. J’en ai donc profité pour créer de nouvelles sections, et j’ai détourné quelque peu l’utilisation qui était prévue pour les sections d’origine.

Je vous propose maintenant de détailler l’utilisation que je fais de chacune des sections :

1re section : les listes de choses à faire et l’agenda

C’est la partie où sont consignées toutes mes tâches. A la base, les pages de cette section se présentent de 3 manières différentes : vue journalière, vue hebdomadaire, ou vue mensuelle :

Mais dans la pratique, j’utilise principalement la vue hebdomadaire pour mes tâches datées, tandis que la vue journalière me sert de conteneur pour noter pêle-mêle des listes de tâches non datées.

Cette section est cruciale et doit être consultée régulièrement tout au long de la journée pour être efficace. J’ouvre donc par défaut mon organiseur à la semaine du jour dès que je m’assoie pour travailler, que je me couche le soir ou que je me lève le matin.

2e section : les wishlists

Cette section est réservée à des listes de choses. D’abord, on y trouve la liste des courses et des choses que j’aimerais acheter un jour mais qui ne sont pas urgentes. Je l’ouvre en général lorsque je me trouve dans les boutiques ou au supermarché. En général, ce ne sont pas des listes de fournitures quotidiennes, car j’ai encore assez de mémoire pour m’en rappeler par moi-même, et ce serait trop fastidieux de créer une liste chaque jour. Mais ce sont plutôt des choses à acheter ponctuellement. Par exemple en ce moment, je sais qu’il faut que je m’achète un duplicateur de ports USB/un masque et un tuba/une centrifugeuse/etc.

Ensuite, j’ai noté des wishlist catégorisées : les films à voir, les albums à écouter, livres à lire… etc. Je remplie ces listes à chaque fois qu’on me conseille quelquechose. Ou alors lorsque j’entends une chanson que j’aime, je note les paroles, et je m’en vais chercher l’artiste et le titre plus tard lorsque j’ai accès à l’internet.

Enfin, j’ai créé une liste des choses prêtées/empruntées. Pour chaque chose, je sais ainsi exactement depuis quand et à qui je l’ai prêtée ou empruntée.

3e section : les habitudes et routines

Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment déménagé à l’île Maurice. Or un déménagement amène toujours un grand bouleversement au niveau de notre mode de vie. Il faut trouver ses repères dans son nouveau logis, dans son nouveau boulot, au niveau des modes de transport, des activités annexes, etc.

D’autre part, comme je vis encore seul, je ne peux compter que sur moi pour les tâches ménagères, et il faut donc que je sois un minimum efficace pour que le chaos ne s’invite pas dans mon logis. D’où l’établissement de nouvelles habitudes et nouvelles routines pour se discipliner un peu. En garder une trace écrite m’a beaucoup aidé dans cette entreprise.

Dans cette section, je note donc principalement des routines. Ce sont des tâches à exécuter de préférence toujours dans la même séquence, à un moment donné. Par exemple je vous ai récemment parlé de ma routine matinale, mais j’ai créé aussi une routine du soir, une routine des premières tâches que je fais quand j’arrive au boulot, etc. Ce sont des choses très simples, mais qui m’aident à agir vite et bien.

Par exemple pour la routine d’arrivée au boulot, ça donne ce genre de chose :
-ouvrir l’organiseur à la page du jour sur le bureau => ça me rappelle qu’il faut que je lise mes tâches du jour
-brancher ma clé USB => car ma clé USB contient toute mes notes saisies avec le logiciel EssentialPIM
-brancher mon téléphone => pour ne pas être en panne de batterie
-fermer mes applications => car chaque soir, j’éteins mon ordinateur en mode hibernation, ce qui conserve mes applications ouvertes
-redémarrer l’ordinateur => il est important de redémarrer un ordinateur chaque jour pour la rapididé d’exécution
-remplir ma bouteille à la fontaine d’eau => évite les va-et-viens à la machine à café et me permet de faire quelque chose d’utile pendant que ma machine redémarre

Par ailleurs, j’ai ajouté aussi une liste d’habitudes qui ne dépendent pas d’un moment de la journée, par exemple : « se tenir droit« .

Voilà, comme l’article commence à être long, je vous propose de découvrir la suite dans le prochain opus.

David Allen, auteur de Getting Things Done, a annoncé récemment sur le site de sa société la publication prochaine d’un nouveau livre baptisé « Making It All Work : Winning at the Game of Work and Business of Life ».

Ce sera la suite logique de Getting Things Done. Mais là où le premier opus se cantonnait surtout à décrire un système de gestion des tâches quotidiennes, le second aborderas davantage la question du succès. L’auteur décrira notamment comment devenir son propre coach et se donner les moyens d’atteindre ses buts pour gagner au jeu de la vie.

Vous trouverez ce livre sur Amazon.fr, mais il ne sera pas disponible avant décembre 2008!

Dans ce tutoriel, on utilise une recharge du fameux stylo Fisher Space Pen que l’on entoure dans une gaine en plastique. Puis on utilise une agrafe en métal récupérée sur un vieux stylo pour l’accrocher au portefeuille.

Voici l’adresse du tutoriel : Make a $5.00 « Space Pen » for your wallet

Vous pourrez trouver les mêmes recharges vendues en France chez arbreaplumes.com, mais à 8 euros l’unité. Si vous trouvez moins cher, faites-nous en part dans les commentaires.

Tout au long de cette année de blogging, je vous ai présenté divers logiciels qui permettent de mieux s’organiser, d’améliorer sa productivité et de résoudre les petits tracas quotidiens liés à Windows.

J’ai tenté le plus souvent de me focaliser sur les logiciels les plus utiles basés sur mon utilisation quotidienne de Windows. Mais il n’empêche que les envies changent, et à mesure de l’expérience, on se rends compte que certains logiciels n’offrent pas la valeur ajoutée espérée ou peuvent être remplacés par d’autres, plus efficaces.

J’ai donc décidé de vous offrir aujourd’hui un bilan concernant tous les logiciels que je vous ai présentés durant cette année, et même en avant-première certains logiciels dont je n’ai pas encore parlé mais qui valent le détour. Pour chaque logiciel, vous retrouverez une courte description et un commentaire sur l’utilisation personnelle que j’en fais.

Afin de vous aider à cerner les logiciels les plus intéressants, j’ai soigneusement trié cette liste suivant la fréquence d’emploi, qui est un bon indicateur de l’utilité du logiciel.

Cet article m’a pris beaucoup de temps à écrire, alors ce qui serait super, c’est que vous votiez en cliquant sur le bouton rouge Scoopeo, merci beaucoup!

Légende :

(P) = Application Portable : pas besoin de l’installer, on peut l’exécuter à partir d’une clé USB

($) = Logiciel commercial

Les indispensables

Foxit Reader (P) : pour ouvrir en un clin d’oeil tous vos documents PDF

Les dernières versions d’Acrobat Reader sont tellement lentes qu’il est très avantageux d’en changer au profit d’un lecteur alternatif. Foxit Reader est la solution idéale, tous vos PDF se chargeront en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

Foxit Reader est un logiciel très stable et je n’ai jamais eu aucun problème de compatibilité.

Super Copier [revue] : pour éviter les copies râtées lorsque vous transférez des fichiers sous windows

Super Copier vous donne la possibilité de reprendre un transfert interrompu.

C’est un allié précieux lorsqu’on a l’habitude de copier/coller de grandes quantités de données comme moi.

FastStone Capture [revue] ($) (P) : pour capturer n’importe quelle partie de l’écran

FastStone Capture est un logiciel terriblement efficace pour toutes vos captures d’écran . Il intègre un éditeur d’image afin d’annoter vos captures avant de les enregistrer. La dernière version est payante mais vous pouvez aussi télécharger la version 5.3 gratuite ici.

Très utile pour partager des captures d’écran avec les collègues. Et aussi pour tout ce qui concerne les capture d’images pour les articles de C’éclair!

Launchy [revue] (P) : permet de lancer tous vos logiciels au clavier

Avec Launchy, il suffit de presser un certain raccourci clavier pour faire apparaître une boîte de dialogue où vous choisirez le logiciel à lancer en tapant les premières lettres de son nom. Launchy indexe automatiquement tous les programmes du menu démarrer, mais vous pourrez aussi spécifier d’autres répertoires à scanner.

Avec Launchy, on renoue avec la sérénité sous Windows : plus besoin de se demander où on a mis ce @#+~~² d’icône à la noix !!

Ditto [revue] (P) : pour conserver l’historique des copier-coller sous Windows

Ditto est une de mes meilleures trouvailles en terme de productivité. Il permet de mémoriser toutes vos copies de texte afin de vous les ressortir lorsque vous en avez besoin. Il stocke également les textes mis en forme tel que les copies de cellules excel par exemple. Ce logiciel évite bien des basculement de fenêtre.

Je l’apprécie particulièrement lorsque je publie mes articles dans les digg-like.

Folder Menu [revue] (P) : pour accéder très facilement aux données fréquemment utilisées

Folder Menu est un menu qu’on peut faire apparaître à la souris ou à l’aide d’un raccourci clavier et qui permet de sélectionner la ressource voulue.

J’ai découvert ce logiciel il y a 6 mois et je m’en sert tous les jours pour faire essentiellement 3 choses :

• Accéder facilement aux répertoires favoris
• Lancer des applications
• Editer des documents

EssentialPIM [revue] ($) (P) : la rolls des logiciels de gestion d’infos personnelles

Il s’agit d’un outil tout-en-un qui se propose de centraliser vos informations personnelles. Votre calendrier, vos listes de choses à faire, vos notes et vos contacts se retrouvent ainsi regroupés dans un unique logiciel. La version gratuite suffira amplement à satisfaire les besoins du plus grand nombre.

Je l’utilise maintenant depuis deux ans et j’en suis très content. A tel point que je tomberais malade si je perdais les données qui y sont stockées!

TabbyCalc [revue] (P) : une calculatrice légère et puissante

C’est une calculatrice qui remplace avantageusement la désuette calculatrice de Windows. Sa grande force est de conserver l’historique des calculs même après l’avoir fermé et relancé. TabbyCalc intègre aussi un jeu de fonctions basiques.

Un outil dont je me sert très régulièrement et qui m’évite de me tirer les cheveux avec la calculatrice Windows.

Utilisation courante

Texter [revue] (P) : pour substituer automatiquement certains textes que vous tapez au clavier

Au quotidien, il arrive souvent de taper plusieurs fois la même chose : une signature d’email, une adresse personnelle, une formule de politesse, un numéro d’identification à rallonge, etc. Pour économiser ce temps perdu, le logiciel Texter vous propose de mémoriser ces bouts de texte et de vous les ressortir quand vous en avez besoin en tapant simplement l’abbréviation correspondante.

Un logiciel qui n’est pas indispensable mais qui est très agréable à utiliser. Je l’utilise tout le temps pour mes signatures d’email.

StarDict [revue] : pour consulter en local des dictionnaires gratuits

Certains savent peut-être que je n’ai pas de connexion internet chez moi. A défaut de pouvoir consulter wikipédia, j’utilise donc cet excellent dictionnaire offline lorsque je tombe sur du nouveau vocabulaire. Très utile aussi pour les langages un peu plus exotiques comme le japonais ou le chinois.

Open Expert [revue] : pour pouvoir choisir facilement avec quel logiciel on veut ouvrir un fichier

Ce logiciel ajoute des entrées dans le menu contextuel qui s’affiche lorsqu’on clique avec le bouton droit sur un document. Il permet de mémoriser divers choix de logiciels pour le type de document en question.

Un petit plus qui permet de gagner quelques secondes sur l’ouverture des fichiers exotiques.

Website Watcher ($) (P) : pour sauvegarder en local toutes les pages web qui vous intéressent

Website Watcher est un logiciel excellent pour toute personne qui veut faire de la veille. Il permet de sauvegarder individuellement des pages webs en gardant l’adresse et le format d’origine. Vous pouvez même mettre à jour des pages sauvegardées avec la dernière version en ligne. Website Watcher vous montrera où sont les différences.

J’utilise très souvent ce logiciel lorsque je fais des recherches pour mes nouveaux articles.

Nifty Windows [revue] (P) : pour manipuler plus efficacement vos fenêtres windows

Avec NiftyWindows, manipuler les fenêtres de Windows devient un vrai plaisir. C’est un petit logiciel gratuit qui s’exécute en tâche de fond et vous permet de contrôler la plupart des propriétés de vos fenêtres : taille, transparence, attribut « always on top », etc. On utilise pour cela la souris et quelques touches du clavier judicieusement choisies.

Le plus utile avec ce logiciel est la capacité de mettre l’attribut « always on top » sur n’importe quelle fenêtre.

OpenOffice [revue] (P) : un bon remplacement pour la suite Microsoft Office

Cette suite bureautique est compatible avec les formats usuels de Microsoft Office : DOC (Word 2003), PPT (Powerpoint 2003) et XLS (Excel 2003). Elle supporte en outre l’exportation en natif au format PDF.

Je me sert notamment assez souvent du logiciel OpenOffice Draw, qui constitue une bonne solution gratuite pour créer des diagrammes évolués.

Count Down Timer [revue] (P) : une minuterie logicielle pour booster votre productivité

Ce petit logiciel permet de remplacer le bouton Démarrer par deux boutons horloges : celle de gauche affiche le temps et celle de droite affiche un compte à rebours.

Je m’en sert occasionnellement lorsque j’ai des contraintes de temps ou pour me motiver.

QuickMonth Calendar [revue] : pour afficher le calendrier Windows en survolant l’heure avec la souris

Normalement, pour afficher le calendrier de windows, il faut faire un double click sur l’horloge en bas à droite de l’écran. Avec QuickMonth Calendar, un simple passage de la souris suffit.

Ce que j’aime bien avec ce calendrier c’est que le calendrier affiche aussi le numéro des semaines.

Zoundry : pour rédiger et publier des articles de blog

Zoundry est un logiciel qui permet d’écrire des articles de blog en local. Ceux-ci pourront être ensuite chargés en ligne plus tard pour être publiés. L’avantage de ce logiciel est qu’il possède une barre latérale à gauche avec la liste de tous les brouillons en cours et de tous les articles publiés. Il est également léger et très stable.

Devinez avec quel logiciel je suis en train d’écrire cet article…

Startup Control Panel [revue] (P) : pour faire le tri des logiciels lancés au démarrage

C’est une question récurrente chez les utilisateurs de windows : comment faire pour désactiver les applications lancées au démarrage? Car il est courant que des logiciels se configurent pour démarrer automatiquement sans nous demander notre avis et viennent ainsi polluer notre utilisation quotidienne de windows. Cette petite application vous propose de décocher un à un tous les programmes indésirables qui se lancent au démarrage.

On ne peut pas faire mieux en terme de simplicité, d’efficacité et de légèreté.

Utilisation occasionnelle

WinMerge [revue] (P) : pour comparer du texte

WinMerge permet de détecter très rapidement les différences entre deux fichiers texte. Très utile notamment lorsqu’on veut comparer des listes.

Un bon outil à placer toujours à portée de main.

Chronotron [ revue] : pour ralentir/accélérer une musique sans modifier sa tonalité et sans distortion

C’est un plugin de winamp qui modifie l’enregistrement courant pour le ralentir ou l’accélérer.

Une des meilleures solutions gratuites. Je l’utilise en général pour analyser les accords d’un morceau de musique ou pour comprendre plus facilement un enregistrement en langue étrangère.

Universal Extractor [revue] (P) : pour extraire les fichiers contenus dans un fichier d’installation

Il peut être utile de décompresser un fichier d’installation par exemple lorsqu’on veut exécuter un programme à partir d’une clé USB.

Il ne décompresse pas tous les fichiers d’installation. Mais il reste efficace pour la plupart. Je m’en sers pour rendre portable certains programmes.

WinDirStat [revue] : pour localiser facilement les fichiers volumineux du disque dur

Cet utilitaire gratuit génère une représentation graphique des fichiers de votre disque dur sous forme de cases plus ou moins grandes selon l’occupation en mémoire.

Avec WinDirStat, faire le ménage dans son disque n’a jamais été aussi plaisant.

FreeMind [revue] : pour créer des diagrammes de cartes mentales.

C’est une bonne façon d’organiser vos idées lors de réunions ou séances de brainstorming. Certains l’utilisent aussi comme todo list pour implémenter la méthode Getting Things Done.

J’utilise souvent des cartes mentales FreeMind pour obtenir une vue globale des idées qui se rapportent à un sujet donné, ou pour résumer un livre.

Smart FTP ($) : pour transférer vos fichiers efficacement avec le protocole FTP

Je préfère ce logiciel de transfert de fichiers à FileZilla car il a la particularité de vérifier l’intégrité des données transmises. Et en plus il est gratuit pour une utilisation non commerciale.

J’aime utiliser ce logiciel lorsque je transfère des données critiques. Du genre lorsque je met à jour WordPress, le script qui fait tourner ce blog.

AutoHotKey [revue] : pour contrôler Windows grâce à vos propres raccourcis clavier

AutoHotKey est un language de script facile à apprendre qui permet de créer des raccourcis clavier pour toutes sortes d’opérations sous windows.

Il est bon de connaître AutoHotKey pour automatiser Windows selon ses envies.

Temptation Blocker [revue] : pour interdire l’accès à certains logiciels pour un certain temps donné

Il est parfois bien difficile de se motiver à travailler, surtout lorsque les tentations sont à portée de main. Avec Temptation Blocker, vous pourrez bloquer l’accès à certains logiciels pour un certain temps. Il sera toujours possible d’y accéder mais uniquement après avoir recopié une longue chaîne de caractères donnée par le logiciel. C’est en général suffisamment dissuasif pour se raisonner.

Très efficace lorsqu’on sèche sur un projet difficile et que les délais commencent à raccourcir.

PicoCurrency [revue] : pour convertir les devises

Le moyen le plus commun de convertir des devises est de consulter les gros portails comme Yahoo ou MSN. Mais avec toute la publicité qui y figure, mieux vaut rappatrier directement l’information voulue avec un logiciel. C’est ce que fait PicoCurrency en se connectant à Yahoo Finance. Il permet d’enregistrer en local les taux de change de plus de 150 monnaies.

Toujours utile à garder à portée de main.

Utilisation rare

Directory Lister [revue] : pour exporter la liste des fichiers d’un répertoire au format texte

Ce logiciel permet de créer des listings au format texte du contenu de n’importe quel répertoire.

Je l’utilise très rarement mais je le garde toujours au chaud au cas où.

jVLT [revue] : pour apprendre des listes de vocabulaire

Ce petit freeware se propose de vous faire réciter le vocabulaire d’une langue étrangère de manière aléatoire et automatique grâce à des quiz.

L’embêtant avec ce logiciel, c’est la saisie du vocabulaire. Je ne l’utilise plus beaucoup parcequ’en ce moment, j’ai réduit le temps que je consacre à l’apprentissage des langues.

Chatter Blocker [revue] ($) : pour ignorer le vacarme ambiant

Ce logiciel se propose de rendre inintelligible les discussions de vos collègues en fondant leurs discussions avec divers enregistrements audio.

Je ne l’utilise plus que de manière anecdotique, lorsque je veux travailler sur le bruit des vagues.

XScrape [revue] : pour extraire des données à partir du web

XScrape permet de récupérer des données sur le web à partir d’une simple expression régulière. Par exemple des emails, des adresses internet, etc.

Je garde encore ce logiciel de côté au cas où j’en aurais besoin mais il ne me sert que très rarement.

Logiciels dont j’ai arrêté de me servir

DIManager X [revue] (P) : pour sauvegarder et restaurer la position des icônes sur le bureau

Ce logiciel s’adresse notamment aux personnes qui utilisent leur ordinateur pour des présentations. Il leur permet de restaurer la position des icônes après un changement de résolution

Malgré qu’il fonctionne très bien et qu’il soit gratuit, j’ai un peu perdu l’usage de ce logiciel. Il faut dire qu’il est un peu contraignant de laisser tourner un tel logiciel en tâche de fond alors qu’on n’en a l’utilité que de façon ponctuelle, lorsqu’on fait des présentations sur un rétroprojecteur.

PigeonHole Organizer [revue] ($) (P) : pour noter des mémos

Ce logiciel permet de saisir des mémos dans des cases qu’on peut facilement consulter ensuite au passage de la souris.

Je n’ai pas voulu l’acheter après la période d’essai gratuite. Ce qu’il manque à ce logiciel, c’est notamment la possibilité de stocker des textes mis en forme. D’autre part il fait un peu double emploi avec Essential PIM (voir plus haut).

Tudumo [revue] ($) (P) : pour gérer ses listes de choses à faire

Tudumo est un logiciel qui permet de gérer ses listes de choses à faire en suivant la méthode Getting Things Done. Sa particularité est d’être totalement contrôlable au clavier, ce qui permet de gagner du temps lorsqu’on le manipule. Le système de filtrage basé sur les tags et les états est particulièrement bien vu aussi.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles je n’utilise plus ce logiciel. D’une part, il devient trop lent à mon goût lorsqu’on stocke beaucoup d’actions. D’autre part, il reste pas mal de bugs, qui aboutissent parfois à perdre les données qu’on y a stocké. Ceci contredit une des règles les plus importante de la méthode getting things done : la confiance dans ses outils d’organisation. Sans compter que ça reste un logiciel commercial (même si la version bêta est gratuite).
Du coup, je suis repassé au bloc notes de Windows pour gérer mes listes de choses à faire…

Folder Size [revue] : pour que l’explorateur windows affiche la taille des dossiers

Habituellement, losqu’on veut savoir la taille d’un dossier, on clique dessus avec le bouton droit de la souris et on clique sur « propriétés ». Ce logiciel permet de supprimer cette étape en calculant automatiquement la taille des dossiers lorsqu’on ouvre l’explorateur windows.

Je ne l’utilise plus car il consomme trop de ressources système à mon goût et fait double emploi avec le logiciel WinDirStat (voir plus haut).

FolderGuide [revue] : pour accéder facilement aux dossiers favoris dans les fenêtres d’explorateur windows

Avec FolderGuide, plus besoin de chercher pendant trois quarts d’heure où sont passés nos répertoires de travail. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris dans une fenêtre d’explorateur windows pour accéder facilement à la liste des répertoires favoris.

Ce logiciel est une pure merveille. Mon équipe de développeurs l’utilise encore abondamment au boulot. Mais depuis que j’ai découvert Folder Menu (voir plus haut), je n’en ai plus l’utilité.

Sciral Consistency [revue] ($) : pour surveiller la réalisation des tâches récurrentes

Ce logiciel se présente sous la forme d’un tableau de bord où on coche chaque jour les tâches récurrentes qu’on a réalisées.

Je n’utilise plus ce logiciel car la version gratuite est bridée à 2 tableaux de bord de 5 tâches chacune. Mais c’est un logiciel très bien fait et je n’exclue pas d’y revenir un jour, voire d’acheter la licence.

Remarque : on avait décidé avec le webmaster de infofiltrage de créer un équivalent gratuit en langage AutoHotKey, mais finalement le projet est tombé un peu aux oubliettes faute de temps.

Money Manager Ex [revue] (P) : pour gérer ses finances

Money Manager Ex est un logiciel de comptabilité personnelle qui permet de gérer très facilement ses finances.

A vrai dire, je me suis rendu compte que la gestion de mes finances est pour le moment tellement simple qu’elle ne justifie pas le temps passé à saisir chaque dépense et rentrée d’argent dans ce logiciel. Mais je n’exclue pas d’y revenir un jour.

Voilà tout. De quoi vous occuper quelques temps, non?

Si vous voulez suggérer d’autres bons logiciels, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires!

Le titre de cet ouvrage : « S’organiser pour réussir ». Pas de quoi fouetter un chat mais c’est simple et conci, à l’image du titre en anglais.

D’après Jupiter, l’auteur de la nouvelle, l’information émane directement de la société de David Allen, en réponse à son email.

Alors Getting Things Done va-t-il faire un carton chez les francophones? Rendez-vous dans 2 mois!

Ce type de logiciel se compose généralement de plusieurs modules qui permettent de gérer les emails, les listes de choses à faire, les rendez-vous ainsi que les notes personnelles. Les plus connus sont Outlook, Lotus Notes ou encore Essential PIM. Ce sont des logiciels qui se veulent tout-en-un mais on est souvent obligés d’utiliser certains logiciels séparés pour complémenter leurs fonctionnalités.

Le but de cet article est de regrouper les caractéristiques des logiciels actuels pour imaginer ce que serait le PIM du futur : celui qui nous permettrait de nous organiser d’une manière intuitive et efficace pour obtenir le maximum de notre base d’informations personnelles.

Donnons-lui déjà un nom à ce logiciel, pourquoi pas Perfect PIM?

Pour moi, Perfect PIM serait le mariage réussi entre 7 logiciels que j’utilise de façon intensive actuellement :

• EssentialPIM pour la gestion des notes et le calendrier
• Gmail pour les emails
• MindManager/FreeMind pour les cartes mentales
• Website Watcher pour l’aspiration de fichiers web et la veille
• Zoundry pour l’édition d’articles de blog [certains trouveront peut-être ce choix étrange mais je reste persuadé qu'à l'avenir, chacun aura son blog]
• Tudumo pour la gestion des tâches
• SciRal Consistency pour les tâches récurrentes

Voici ce que seraient ses principales caractéristiques :

1 Performance

Perfect PIM serait rapide, très rapide, voire instantané. Rien de plus frustrant que d’utiliser un logiciel qui traîne pour s’organiser. Le but étant évidemment de gagner du temps et pas d’en perdre.

2 Accessibilité

En relation directe avec le point précédent, on devra pouvoir accéder aux fonctions clé d’un simple raccourci clavier / clic de souris. C’est souvent grâce à ces petits plus qu’on reconnait les logiciels les plus efficaces.

3 Macros et scripts

Pour automatiser facilement les opérations les plus courantes, il sera souhaitable de pouvoir les enregistrer sous forme de macros. Un langage de script pourrait permettre également de compléter les possibilités.

4 Intuitivité

Utiliser Perfect PIM sera un jeu d’enfant. Il disposera d’une aide contextuelle discrète mais omniprésente et des mémentos consultables au moment opportun. L’utilisateur pourra aussi choisir de naviguer dans ses informations personnelles de manière classique sous forme d’arbre ou sous la forme de cartes mentales.

5 Uniformisation des données

Note, tâche, email, page HTML, tout ceci n’est que du texte au contenu plus ou moins riche. Alors pourquoi séparer leur gestion? On peut très bien imaginer un système de polymorphisme : les informations enregistrées changeraient de forme au gré des besoins.

6 Gestion des tags

C’est la mode en ce moment, les tags envahissent nos logiciels pour le meilleur … et pour le pire! C’est bien beau de traiter une note de tous les noms, encore faut-il rester cohérent et bâtir ses propres standards pour éviter le chaos. Perfect PIM intègrera un assistant qui vous permettra de rester rigoureux en vous proposant les tags les plus logiques en fonction du contexte.

7 Filtres

Grâce aux filtres, vous aurez toujours sous la main l’information qui correspond au contexte de votre travail. Les informations non pertinentes seront cachées mais néanmoins disponibles rapidement lors d’un changement de contexte.

On pourra par exemple filtrer selon le lieu où on se trouve, l’équipement disponible, une certaine date, un collaborateur, un type de fichier, etc…

8 Noyau libre

Les programmeurs savent combien Eclipse a changé la donne en matière d’environnement de développement. Perfect PIM sera basé sur le même principe. Il sera entièrement modulable et basé sur une plateforme gratuite et open-source. Ensuite, les éditeurs développeront au choix des extensions libres ou commerciales autour de ce noyau commun. On peut imaginer par exemple un module supplémentaire de gestion des finances ou de gestion de projet.

9 Partage et sécurité

Par défaut, toutes les informations d’une base de connaissances seront privées et cryptées. Mais le propriétaire pourra décider de rendre publiques certaines informations selon plusieurs niveaux de sécurité, par exemple ses coordonnées aux membres de sa famille.

10 Interopérabilité

Perfect PIM sera capable de communiquer avec de nombreux autres systèmes d’information : banque, administration publique, assurance, transporteur… et pourquoi pas votre frigo? Vous pourrez aussi par exemple synchroniser vos informations personnelles avec vos réseaux sociaux préférés.

11 Fiabilité

Vos informations seront stockées dans un de ces coffres-forts virtuels où vous serez assurés de retrouver à tout moment l’ensemble de vos données.

La base locale sera constamment synchronisée avec la base distante. En cas de problème de connexion, il sera ainsi possible de continuer à travailler. Et toutes vos modifications offline seront transmises à la base distante lors du rétablissement de la connexion.

12 Multi-interfaces

Il sera possible d’accéder à Perfect PIM depuis n’importe quel terminal informatique. Les fonctionnalités seront simplement plus ou moins réduites selon les possibilités du terminal utilisé. Une interface web sera également prévue.

13 Autonome

Vous pourrez utiliser Perfect PIM sans même l’installer, en le stockant simplement sur une clé USB. Ainsi, vous ne laisserez aucune trace sur les machines que vous utiliserez.

14 Aide à la décision

L’utilisateur sera guidé constamment dans son travail grâce à des assistants. Par exemple, Perfect PIM sera capable de suggérer les tâches les plus pertinentes du moment en fonction du contexte, de façon plus ou moins agressive selon son importance et son urgence.

Un assistant personnalisable permettra en outre de réaliser facilement la fameuse revue hebdomadaire préconisée par la méthode GTD. Il indiquera quelles sont les tâches à réévaluer afin que l’utilisateur progresse régulièrement vers ses objectifs.

15 Historisation complète

Perfect PIM gardera un historique complet des opérations de l’utilisateur, lui permettant de revenir aisément à un état précédent. Le système conservera également les versions successives des documents édités. Et des journaux tenus en permanence vous permettront de garder une trace des événements les plus divers.

16 Mise à jour automatique

Toutes les mises à jour seront transparentes pour l’utilisateur. Il pourra néanmoins retourner à une version précédente du logiciel à volonté.

17 Mais encore…

Bien entendu, toutes les qualités d’un logiciel digne de ce nom seront également incluses : correcteur d’orthographe, impression, rapports, statistiques, traitements en lot, traductions, etc.

18 Et dans un avenir plus lointain…

Si on essai d’imaginer en plus les perspectives que nous ouvrirons les progrés réalisés en interfaces 3D, intelligence artificielle, réalité virtuelle, reconnaissance vocale/de caractères/d’images, temps réel, systèmes distribués,… on y passerait facilement la nuit!!

Alors, ça vous tente?

L’auteur de Tudumo m’a récemment fait découvrir une vidéo très intéressante montrant les possibilités de Things : une todo liste novatrice qui suit la méthode GTD sous MAC.

J’ai noté plusieurs innovations par rapport à Tudumo :

• le logbook : c’est un historique des tâches terminées. Lorsque vous ne voulez plus voir les tâches que vous avez cochées, il suffit de les faire glisser dans le logbook.
• les areas : ce sont des sortes de domaines d’activité qui englobent plusieurs projets et tâches.
• la gestion des tâches du jour : on y glisse toutes les tâches qu’on compte réaliser aujourd’hui. Personnellement, sous Tudumo, j’utilise la même approche grâce à un tag !today.
• les tags hiérarchisés : on peut donner un nom à un ensemble de tags, par exemple « contexte » pour les tags @home, @work, … Il est possible aussi de filtrer selon cet ensemble de tags.

• les raccourcis clavier pour les tags : on peut facilement ajouter un tag à une tâche grâce à un raccourcis clavier.
• la possibilité de choisir le nombre de prochaines actions (next action) visibles pour chaque projet.
• la possibilité de symboliser un tag par une icône

De plus, l’interface est particulièrement soignée :

Et plusieurs fonctionnalités alléchantes sont prévues à terme parmi lesquelles :

• la gestion des tâches récurrentes
• l’intégration avec iCal
• le support de l’iPhone
• l’intégration avec Apple Mail

Si vous possédez un MAC [ce qui n'est malheureusement pas mon cas :'( ] précipitez-vous donc sur la version beta encore en libre téléchargement.

La date de lancement de Things est prévue au printemps de cette année et une licence vous coûtera 49 $. CultureCode fait une ristourne de 10 $ si vous le précommandez avant la fin du mois.

Si vous en avez marre des post-its jaunes et carrés, vous pourrez ainsi coller et décoller à volonté vos notes et autres objets personnels sans laisser de trace. Il suffit d’appliquer une fine couche au dos et le tour est joué.

Voici peut-être une bonne façon de pousser ceux qui ont gardé une âme d’enfant à s’organiser plus efficacement.

D’après Lifehacker.com, vous trouverez aussi ce genre d’accessoire pour l’équivalent de 2 dollars sous la marque Scotch.

Voici le premier article : Getting Things Done.

[via lifehacker.com]

L’américain David Allen est un homme comblé. Grâce à la méthode Getting Things Done, il est parvenu à enthousiasmer les foules et à faire prospérer sa propre société fondée en 1996.

Rappelons-le encore, Getting Things Done est un ensemble de conseils qui vous aident à garder le contrôle de vos tâches quotidiennes sans le stress.

Je vous propose aujourd’hui de nous intéresser à l’histoire de cet homme et à la naissance de GTD grâce à un excellent article de CNNMoney.com :

David Allen : The master of Getting Things Done

On y décrit le chemin tumultueux emprunté par Allen pour trouver sa voie, de sa quête spirituelle avec son maître karatéka, en passant par des petits boulots divers et variés jusqu’à ses débuts en tant que formateur en développement personnel.

On y apprends que David Allen n’en était pas à son premier coup d’essai avec la méthode Getting Things Done et qu’il a enseigné plusieurs techniques avant de trouver la bonne, certaines visiblement assez agressives pour générer des troubles psychologiques chez certains clients…

Enfin, on y découvre comment David gère sa petite entreprise, qui ne connaît pas la crise puisque ses bénéfices ont triplé ces 4 dernières années. Il faut croire finalement qu’il sait appliquer son élixir de réussite sur lui-même!

UPDATE du 03/10/2007 : voici un article tout aussi intéressant sur David Allen :
Getting Things Done Guru David Allen and His Cult of Hyperefficiency

Ceci est le 3ième volet du dossier sur le hipster PDA. Après avoir vu comment cet organiseur papier est capable de remplacer avantageusement votre PDA électronique et passé en revue plusieurs solutions pour concevoir le votre, nous nous intéressons aujourd’hui à l’organisation des fiches.

L’article se base largement sur la méthode Getting Things Done et le site Pile of Index Cards, ainsi que plusieurs autres sources d’inspiration à travers le web…

Quelques conseils pratiques

Les fiches de couleur

Je l’avais déjà précisé dans le deuxième article et je le rappelle : les fiches de couleur ne sont pas conseillées – ne vous fiez donc pas à l’icône de l’article, les couleurs sont juste là pour égayer le site.

Il est vrai que des fiches de couleurs différentes vous permet d’un coup d’oeil d’accéder à une catégorie de fiche particulière. Mais il est assez contraignant de gérer plusieurs stocks de fiches. De plus, on peut obtenir le même effet en marquant simplement la tranche des fiches.

La seule exception à la règle concerne les fiches de séparation et de couverture…

Séparez vos fiches vierges des fiches usagées

Merlin Mann préconise d’utiliser un séparateur pour séparer les fiches vierges – fresh cards – des fiches usagées – used cards :

Ainsi, les pages vierges placées en première position permettent d’être réactif et de noter immédiatement n’importe quelle idée qui nous passe par la tête. Ca évite aussi de donner une fiche déjà remplie au dos à un collègue.

Combien de fiches pour un hipster PDA?

Certains se demanderont peut-être combien de fiches sont conseillées pour un hipster PDA. La réponse vient généralement avec la pratique : votre fréquence de prise de note, le nombre de fiches de référence, la grosseur de votre poche…

Merlin Mann par exemple utilise 12 fiches ou moins. D’autres n’utilisent qu’une seule fiche munie des 5 choses les plus importantes à faire pendant la journée. On voit donc que cela dépends beaucoup de votre utilisation personnelle.

N’écrivez pas sur les deux faces d’une fiche

Ce n’est pas une loi absolue mais il vaut mieux n’écrire que sur le recto d’une fiche. Ainsi, quand on les traite, on peut avoir une vision globale en les étalant sur son bureau. Et on ne risque pas d’oublier une information notée au dos d’une fiche. Ceci est important car ça rends le système plus fiable. Notez que si le contenu s’étale sur plusieurs fiches, on peut alors indiquer le numéro de la page dans le coin supérieur droit (exemple : 1/2, 2/2).

On peut quand même faire une exception concernant les fiches de référence, pour gagner de la place. Par exemple on peut mettre sur une même fiche ses numéros de téléphones sur une face et les informations personnelles en cas de perte sur l’autre. Mais d’autres contenus ne s’y prêtent pas : par exemple si vous avez les horaires de bus d’un côté et vos numéros de téléphone de l’autre, vous ne pourrez pas dépanner un ami qui a besoin d’emprunter vos horaires de bus.

Evidemment, on est aussi parfois obligé de déroger à la règle si on est à cours de fiche.

Doit-on écrire en portrait ou en paysage?

Généralement, ceux qui utilisent le hipster PDA principalement pour les listes de tâches préfèrent l’écriture en portrait. Ceci a l’avantage de faciliter la saisie de longues listes. On trouve ainsi beaucoup de modèles imprimables dans ce format. Mais le mode paysage est également un bon format pour les fiches de prise de note, afin d’écrire plus facilement des phrases qui tiennent sur une ligne.

On pourrait faire cohabiter les 2 orientations étant donné que les fiches de listes de choses à faire sont bien souvent destinées à être déchirées une fois que les tâches ont été réalisées. Cependant, il est plus simple d’adopter un format unique. Personnellement, j’ai choisi le format paysage puisqu’on peut toujours disposer les listes de choses à faire sur deux colonnes. C’est aussi le format choisi par le site Pile of Index Cards, d’autant plus que leur système de stockage est orienté en mode paysage :

L’en-tête

La plupart des utilisateurs de hipster PDA utilisent un en-tête de ce style :

• catégorie
• titre
• date et heure
• page n°

La catégorie

Il peut être utile d’établir un système de catégories. Par exemple, le système PoIC différencie 4 types de fiches : Record, Discovery, GTD et Reference, que nous étudierons plus loin. On peut les identifier par un symbole et noircir certaines zones de la tranche des fiches pour les identifier visuellement :

Vous noterez ici que certaines traces ne sont pas noircies entièrement, ceci pour indiquer que les actions associées ne sont pas terminées (surtout utile pour les fiches GTD).

Le titre

Le titre est un résumé du contenu, il peut donc être intéressant de le laisser vide dans un premier temps, puis de le remplir après avoir saisi le contenu de la fiche.

La date

La date et l’heure sont très importants dans le cas de fiches consacrées à la prise de notes. Elle pourront en effet servir d’identifiant unique pour votre système papier. On pourra par exemple faire référence à une fiche à partir d’une autre. Il sera bon aussi d’inclure le jour de la semaine (lun, mar, …).

Page n°

Il est parfois utile d’indiquer un numéro de page si les informations ne rentrent pas dans une seule fiche.

Organisez vos fiches grâce au système Pile of Index Cards

Une des études les plus complètes concernant la gestion de fiches a été menée par un japonais au surnom de Hawkexpress, qui partage sa méthode sur le site wiki bilingue Pile of Index Cards. Celle-ci repose sur un système de prise de notes (presque) entièrement analogique.

Même si la plupart des utilisateurs du hipster PDA ne stockent généralement pas leurs fiches (ou alors de façon numérique), PoIC reste une référence à ne pas négliger. Il démontre avec brio qu’un système entièrement papier est encore possible de nos jours. Si on laisse de côté les fiches GTD, PoIC ressemble d’ailleurs à s’y méprendre à la version papier d’un blog!

La méthode propose 4 types de fiches symbolisées comme suit :

Voici comment les utiliser :

• Record : pour les expériences personnelles (le cercle)
• Discovery : pour les découvertes (l’ampoule)
• GTD : pour les listes de choses à faire (le carré, qui représente la case à cocher)
• Reference : pour des informations de référence (une personne extérieure)

On remarquera que les fiches de type prise de note sont toutes dérivées du cercle. Ainsi peut-on dessiner un cercle par défaut lorsqu’on prends note. Ceclui-ci pourra ensuite être transformé en découverte ou en information de référence au besoin.

Ce système de catégories n’est pas un hasard et reprends un peu le cheminement normal du processus d’écriture, dans le sens noble du terme. Imaginez simplement notre bon vieux Thomas Jefferson en train de prendre des mesures avec ses tablettes en ivoire : ce sont ses expériences personnelles. A partir de là, peut-être en s’aidant d’idées provenant d’autres scientifiques (informations de référence), les idées combinées deviendront des découvertes, qu’il pourra ensuite réunir pour écrire un livre qu’il pourra signer de son nom.

Rien de bien nouveau donc, il est naturel d’adopter ce système de prise de note. Voyons maintenant comment l’appliquer dans la vie de tous les jours…

Les expériences personnelles

Les fiches de type expérience personnelle sont comme un journal intime. On y note des observations, des mesures, des faits qu’on a vécu. L’exemple le plus courant est la liste des dépenses quotidiennes. Mais on peut aussi par exemple y noter le temps qu’il fait, l’heure à laquelle on s’est levé, le repas qu’on a pris, une description de l’accident qui a eu lieu alors qu’on se rendait au travail, etc. C’est un peu un ensemble d’événements dont on a été témoins de près ou de loin.

Les découvertes

Les découvertes sont des déductions qui donnent de la valeur ajoutée aux expériences personnelles. Elles peuvent être issues aussi d’autres découvertes personnelles et d’idées extérieures (informations de référence). Tout ceci se mélange dans l’esprit et il arrive d’obtenir quelquechose d’intéressant. On arrive ainsi à un état de satisfaction intense, des fois décrit comme une sorte d’orgasme intellectuel, où tout devient d’un seul coup beaucoup plus clair.

On pourra par exemple ranger dans cette catégorie une idée de cadeau d’anniversaire, une recette de cuisine personnelle, une implémentation personnelle de GTD, une manière de pêcher, etc.

Les listes de choses à faire

Les listes de choses à faire sont un peu la raison d’être du hipster PDA de Merlin Mann. Et beaucoup ne l’utilisent que pour cela. Ces listes pourront être organisées suivant la méthode Getting Things Done :

• Liste de premières choses à faire (ou « prochaines actions ») : les premières actions physiques à faire pour chaque sujet à traiter en cours. Comme elles risquent d’être nombreuses, on peut les trier par contexte – par exemple : appels à passer, en réunion, au bureau, à la maison, courses, etc.
• Liste de sujets à traiter (ou « projets ») : on défini par « sujet à traiter » n’importe quel résultat désiré qui nécessite plus d’une action physique. Voici quelques exemples : Planifier les vacances du mois d’août, Réinstaller l’ordinateur, Embaucher une nouvelle personne, Dépanner la voiture, etc.
• Liste de choses en attente (déléguées) : dans la méthode Getting Things Done, pour chaque nouvelle tâche qui prends plus de 2 minutes, il faut se poser la question : « Suis-je la personne la plus appropriée pour réaliser cette tâche? ». Si la réponse est non, il faudra déléguer cette action. Et si l’on veut qu’elle soit réalisée, mieux vaut en garder la trace, de préférence en gardant la date à laquelle on a délégué. On stockera toutes ces actions dans la liste de choses en attente.
• Liste de choses à faire un jour/peut-être : ici atterissent tous les sujets à traiter qui ne sont pas encore réalisables maintenant mais ne doivent pas être perdus de vue. On peut aussi trier cette liste par catégories : endroits à visiter, livres à lire, films à voir, CDs à écouter, etc.

On voit donc ici se profiler 4 types de fiches, qui pourront être complétées par un cinquième type : la fiche calendrier, pour toutes les tâches datées.

Cependant, dans la pratique, il est parfois utile de limiter les divers types de fiches. D’autant qu’on se retrouvera souvent à noter des actions en vitesse, comme lors des réunions. A l’écriture d’une tâche, il se pourra alors qu’on change d’avis et qu’une première chose à faire se transforme en tâche déléguée. Dans ces cas là, le système de notation de Patrick Rhone se révèlera utile :

Légende :

• - Chose à faire
• + Chose faite
• -> Chose à faire dépendante d’une autre action
• <- Chose à faire déléguée (pour s’en souvenir, il suffit de se rappeler que la flèche pointe en dehors du système). On pourra accompagner cette notation de la date à laquelle l’action a été déléguée, la date dûe et le nom de la personne à qui on a délégué.
• ^ Information
• O Chose à faire déplacée dans une autre liste

Vous aurez remarqué ici que toutes ces notations sont dérivées du tiret initial. Ainsi pourra-t-on facilement transformer une nouvelle action.

Un autre détail important concerne la quantité d’informations transportables dans un hipster PDA. Vu la taille des fiches et le nombre d’actions qu’une personne occupée peut avoir, il faudra certainement faire des choix. Et on ne pourra pas implémenter la totalité du système sur le hipster PDA. Ainsi devra-t-on périodiquement « synchroniser » le hipster PDA avec le système d’organisation maître, lors d’une revue journalière, le soir ou le matin.

Les informations de référence

Les informations de référence sont des idées qui émergent de l’extérieur. Ce peut être une citation, une recette, un extrait de livre, d’un site web, d’une émission télé. On peut imaginer aussi une liste de vocabulaire à apprendre ou les paroles d’une chanson.

L’important ici sera de citer la source de la référence, sinon l’information n’est pas utilisable. Pour un livre par exemple, ce sera l’auteur, l’année, la page. On peut aussi faire référence à des fichiers informatique à condition d’avoir une base personnelle avec des noms de fichier uniques.

La plupart du temps, c’est en lisant qu’on confectionnera des fiches de ce type. Mais je rangerai aussi dans cette catégorie de fiche tout type de mémo du genre carte de métro, horaire des bus, numéros de téléphone d’urgence, etc.

Conclusion

J’espère que ces quelques pistes vous auront inspiré pour organiser vos fiches. L’essentiel étant de les adapter à vos besoins. Pour ceux qui veulent aller plus loin, je ne pourrai que vous conseiller de lire le livre Getting Things Done et d’aller consulter le site de Pile of Index Cards.

Des commentaires?

Cet article en est la suite logique avec un petit guide pour faire le tour des diverses solutions possibles pour concevoir un hipster PDA. On se basera ici sur les divers modèles que l’on rencontre à travers la toile…

Une petite parenthèse : je me rends compte que je n’ai pas encore clarifié la signification du mot anglais hipster. Apparemment, ce serait l’équivalent de hippie. Donc le hipster PDA est en fait le « PDA hippie ». C’est plutôt bien trouvé comme nom étant données les valeurs de liberté, de retour aux choses simples et même d’écologie qui lui sont rattachées!

Refermons la parenthèse et commençons avec un peu d’histoire :

L’ancêtre du hipster PDA

L’ancêtre du hipster PDA pourrait bien être le système de prise de note de Thomas Jefferson.

Pour mémoire, Thomas Jefferson est l’auteur de la Déclaration d’Indépendance en 1776 et fût le 3ème président des Etats-Unis. Il fût aussi partie des élites intellectuelles du Siècle des Lumières. Observateur invétéré, il avait l’habitude de transporter une variété d’instruments portables pour prendre des mesures. Et il notait tout au crayon sur des tablettes en ivoire :

Le soir, il pouvait recopier ces informations dans un de ses 7 livres où il maintenait un historique pour ses finances, ses fermes, etc. Il effaçait ensuite les tablettes en ivoire avec de l’eau.

On se rends donc bien compte que le concept du hipster PDA n’est certainement pas nouveau et séduisait déjà nos ancêtres aux esprits éclairés. Ici, les tablettes en ivoire ont même l’avantage par rapport au papier de ne pas nécessiter de recharge. Si vous êtes tenté par cette antiquité, sachez que vous pouvez vous procurer un ustensile similaire avec crayon intégré sur le site de Jas. Townsend and Son :

Le hipster PDA de Merlin Mann

Certainement moins prestigieux que les tablettes d’ivoire de Thomas Jefferson, le hipster PDA de Merlin Mann a l’avantage de ne coûter presque rien et beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done l’utilisent encore sans aucune modification. Pour le reproduire, vous aurez besoin d’une pince à relier et de fiches :

La pince à relier (binder clip)

La pince à relier est un système simple mais efficace. Inventée en 1911 pour pouvoir relier des documents de façon temporaire – à l’époque on perforait les feuilles pour pouvoir y faire passer un fil – la pince à relier se présente sous la forme d’un « étaux » triangulaire noir qu’on écarte grâce à des leviers en métal. Lorsque la pince se referme, on peut ensuite rabattre les leviers en métal le long des documents maintenus ou carrément les retirer pour former une reliure permanente :

On les préfèrera aux pinces à mâchoires du genre bulldog clip, plus fortes mais dont les leviers ne peuvent pas se rabattre :

On les trouve dans le commerce dans divers format. Merlin Mann affectionne les petites pinces de 0,75 pouces (19mm). Mais je trouve que le format 1,25 pouces (32mm) a l’avantage d’offrir une prise pour y glisser la poignée d’un stylo, la reliure est aussi plus forte.

Les fiches (index cards)

Le hipster PDA original de Merlin Mann est composé de fiches unies au format 3×5 pouces (75x125mm). Ce format offre un bon compris entre portabilité du système et espace disponible pour écrire : on peut glisser facilement un tel hipster PDA dans la poche arrière d’un pantalon et l’espace est suffisant pour écrire des phrases courtes.

Attention : dans le commerce – en France en tout cas – on trouve généralement uniquement les fiches bristol au format A6 (105x148mm), qui rentrent difficilement dans les poches. Au pire vous pourrez les couper en 2 pour arriver à une taille correcte (format A7). Sinon vous pouvez commander en ligne des fiches 75x125mm ici.

Sur la capture d’écran, on voit que Merlin Mann utilise des fiches de couleur pour établir des catégories. Personnellement je suis contre car cela nécessite de maintenir plusieurs stocks de fiche. Vous pourrez à la place surligner ou noircir le bord de certaines fiches pour les différencier d’un coup d’oeil par rapport aux autres fiches.

Un dernier détail : si vous désirez obtenir un PDA vraiment écologique, vous pourrez utiliser des fiches entièrement recyclées.

Le hipster PDA miniature

Le hipster PDA porte-clef a récemment été évoqué dans un précédent article :

Ce n’est pas vraiment une alternative au hipster PDA de Merlin Mann mais il peut être utile pour stocker vos cartes de visite et écrire des petites notes au dos. Vous pouvez utiliser une pince à relier de format 19mm pour le concevoir ainsi que des morceaux de fiche. L’embêtant avec un tel système est que les clefs et autres accessoires dans vos poches risquent d’abîmer les fiches et de les salir. Utiliser deux fiches renforcées pour la couverture pourra donc s’avérer judicieux.

La boîte à fiches

Utiliser une boite pour transporter vos fiches a l’avantage de les protéger efficacement. Sur cette photo trouvée sur Flickr, l’utilisateur Gideon a eu la chance d’en trouver une qui corresponds exactement au format de ses fiches, ni trop large, ni trop étriquée :

Le Zipster PDA

Si vous avez des vieux disques zip qui traînent chez vous, vous pourrez utiliser la boîte pour créer un Zipster PDA. Comme celle-ci protège vos fiches, il ne sera pas nécessaire d’utiliser du papier renforcé. Vous pourrez même les égayer en imprimant les modèles de chez Sanctum Mekkanicum :

Remarquez que la boîte étant transparente, la première fiche sera toujours visible même si la boîte est fermée. En outre, vous pourrez redresser la boîte sur votre bureau pour lire les fiches plus facilement.

Le hipster PDA à anneau

Le problème avec le hipster PDA de Merlin Mann est que vous devez enlever la pince pour consulter les fiches. FullContactGEEK nous propose de résoudre ce problème en les perforant pour les relier par un anneau :

Notez l’élastique pour maintenir les fiches.

Le problème ici, c’est que vous serez quand même obligés d’ouvrir votre anneau si vous devez changer l’ordre des fiches, et il faut alors aligner toutes les fiches pour le remettre.

Le hipster PDA à mousqueton

Voici enfin le hipster PDA à mousqueton présenté par solutionjunkie.com :

Etant donné que le mousqueton épouse la taille de la perforation, on n’est pas forcé d’utiliser un élastique pour maintenir les fiches. Cependant, ce mousqueton est peut-être un peu trop gros pour un organiseur de poche.

D’autres systèmes?

Parmi les autres systèmes, on peut citer la pile de fiches adhésives genre Post-it, le portefeuille de fiches ou le flip flop hipster PDA. A vous de trouver le système qui vous convient!

Quel stylo choisir pour un hipster PDA?

Evidemment, n’importe quel stylo bille de petite taille peut faire l’affaire. Mais on privilégiera surtout un stylo à mine rétractable car on n’est jamais à l’abris d’une perte de bouchon, et donc d’un stylo qui coule.

Ceux qui veulent un stylo de qualité privilégieront le space pen de Fisher, puisqu’il ne fuit pas, dure 3 fois plus longtemps qu’un stylo normal (environ 48km) et écrit dans presque toutes les situations :

Mais au fond, pourquoi s’encombrer d’un stylo cher qu’on regrettera en cas de perte?

Mon choix personnel : un stylo 4 couleurs bic. Vous pourrez ainsi écrire en couleur et en cas d’encre sèche, il vous restera toujours les 3 autres mines!

Levenger : le luxe pour ceux qui peuvent en payer le prix

Pour terminer cet guide, sachez que le site Levenger vends des organiseurs de poche de style hipster PDA assez sympatiques, ainsi que divers autres accessoires relatifs. Cependant, il faut y mettre le prix, et je ne suis pas sûr qu’ils livrent en Europe. Mais leur catalogue est une bonne source d’inspiration.

Conclusion

J’espère que ce petit guide vous a permi de décider quel hipster PDA vous convient le mieux. Personnellement, j’ai conçu le miens avec un petit mousqueton et des fiches au format 75x125mm accompagnées d’un stylo bic 4 couleurs, un élastique permettant de maintenir le tout. J’utilise aussi un hPDA miniature sur mon porte-clefs pour les cartes de visite.

Et pour vous ce sera quoi?