Avec cette nouvelle année viennent de nouveaux rêves, de nouveaux objectifs, de nouveaux projets. C’est un bon moment pour prendre de nouvelles habitudes qui aideront à s’améliorer dans les grandes directions qu’on s’est fixées et à poursuivre les nobles résolutions solennellement énoncées lors du passage à l’an 2009.

Si vous avez un peu d’imagination, alors la tâche aura l’air énorme, presque impossible : il y a tant de travail à réaliser, par où commencer? Il nous faudra donc un plan, construire un agenda afin de découper tout ça en sections et en étapes surmontables. Et pour ça, notre meilleur ami est bien sûr l’organiseur!

Dans cet article, je vais donc vous parler de mon système d’organisation, qui a ses défauts et qualités, mais qui je l’espère, vous donnera des idées et aidera à faire avancer le schmilblick…

Il y a quelques mois donc, j’ai craqué pour un organiseur du commerce tout neuf (voir première photo de l’article). Je m’étais jusque là méfié de ce genre d’accessoires, qui nécessitent d’acheter sans cesse des recharges papier de la marque comme celles-ci :

(en général difficiles à trouver), qui ont des broches fragiles et qui sont aussi plus encombrants que les blocs notes de poche. Mais la modularité qu’offrent ces mini-classeurs est très appréciable : d’une part les intercalaires permettent de diviser le tout en plusieurs sections, et d’autre part, on peut facilement détacher les anciennes pages pour les archiver. En fait, l’avantage principal des organiseurs par rapport aux blocs notes est qu’ils sont eux-même… organisables!

De ce fait, mon organiseur est devenu mon principal allié pour mon efficacité quotidienne. Ce n’est pas mon seul moyen de prise de notes : lorsque j’ai beaucoup à écrire, je le complète par un carnet de poche et, si j’ai accès à un ordinateur, par le logiciel Essential PIM, où je tiens mon journal personnel. Mais j’utilise de préférence l’organiseur lorsqu’il s’agit de gérer les tâches, les contacts, et capturer des idées à la volée.

A la base, cet organiseur était divisé en 5 sections : Agenda, Communication/Réunions, Projets, Dépenses et Buts. Mais comme vous le voyez sur la photo précédente, les recharges incluent des intercalaires. J’en ai donc profité pour créer de nouvelles sections, et j’ai détourné quelque peu l’utilisation qui était prévue pour les sections d’origine.

Je vous propose maintenant de détailler l’utilisation que je fais de chacune des sections :

1re section : les listes de choses à faire et l’agenda

C’est la partie où sont consignées toutes mes tâches. A la base, les pages de cette section se présentent de 3 manières différentes : vue journalière, vue hebdomadaire, ou vue mensuelle :

Mais dans la pratique, j’utilise principalement la vue hebdomadaire pour mes tâches datées, tandis que la vue journalière me sert de conteneur pour noter pêle-mêle des listes de tâches non datées.

Cette section est cruciale et doit être consultée régulièrement tout au long de la journée pour être efficace. J’ouvre donc par défaut mon organiseur à la semaine du jour dès que je m’assoie pour travailler, que je me couche le soir ou que je me lève le matin.

2e section : les wishlists

Cette section est réservée à des listes de choses. D’abord, on y trouve la liste des courses et des choses que j’aimerais acheter un jour mais qui ne sont pas urgentes. Je l’ouvre en général lorsque je me trouve dans les boutiques ou au supermarché. En général, ce ne sont pas des listes de fournitures quotidiennes, car j’ai encore assez de mémoire pour m’en rappeler par moi-même, et ce serait trop fastidieux de créer une liste chaque jour. Mais ce sont plutôt des choses à acheter ponctuellement. Par exemple en ce moment, je sais qu’il faut que je m’achète un duplicateur de ports USB/un masque et un tuba/une centrifugeuse/etc.

Ensuite, j’ai noté des wishlist catégorisées : les films à voir, les albums à écouter, livres à lire… etc. Je remplie ces listes à chaque fois qu’on me conseille quelquechose. Ou alors lorsque j’entends une chanson que j’aime, je note les paroles, et je m’en vais chercher l’artiste et le titre plus tard lorsque j’ai accès à l’internet.

Enfin, j’ai créé une liste des choses prêtées/empruntées. Pour chaque chose, je sais ainsi exactement depuis quand et à qui je l’ai prêtée ou empruntée.

3e section : les habitudes et routines

Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment déménagé à l’île Maurice. Or un déménagement amène toujours un grand bouleversement au niveau de notre mode de vie. Il faut trouver ses repères dans son nouveau logis, dans son nouveau boulot, au niveau des modes de transport, des activités annexes, etc.

D’autre part, comme je vis encore seul, je ne peux compter que sur moi pour les tâches ménagères, et il faut donc que je sois un minimum efficace pour que le chaos ne s’invite pas dans mon logis. D’où l’établissement de nouvelles habitudes et nouvelles routines pour se discipliner un peu. En garder une trace écrite m’a beaucoup aidé dans cette entreprise.

Dans cette section, je note donc principalement des routines. Ce sont des tâches à exécuter de préférence toujours dans la même séquence, à un moment donné. Par exemple je vous ai récemment parlé de ma routine matinale, mais j’ai créé aussi une routine du soir, une routine des premières tâches que je fais quand j’arrive au boulot, etc. Ce sont des choses très simples, mais qui m’aident à agir vite et bien.

Par exemple pour la routine d’arrivée au boulot, ça donne ce genre de chose :
-ouvrir l’organiseur à la page du jour sur le bureau => ça me rappelle qu’il faut que je lise mes tâches du jour
-brancher ma clé USB => car ma clé USB contient toute mes notes saisies avec le logiciel EssentialPIM
-brancher mon téléphone => pour ne pas être en panne de batterie
-fermer mes applications => car chaque soir, j’éteins mon ordinateur en mode hibernation, ce qui conserve mes applications ouvertes
-redémarrer l’ordinateur => il est important de redémarrer un ordinateur chaque jour pour la rapididé d’exécution
-remplir ma bouteille à la fontaine d’eau => évite les va-et-viens à la machine à café et me permet de faire quelque chose d’utile pendant que ma machine redémarre

Par ailleurs, j’ai ajouté aussi une liste d’habitudes qui ne dépendent pas d’un moment de la journée, par exemple : « se tenir droit« .

Voilà, comme l’article commence à être long, je vous propose de découvrir la suite dans le prochain opus.

(voir aussi cette vidéo : Eric Brenn, Plate Spinning Wizard pour observer un jongleur en action)

Ceci rejoint en partie ce que pratique Sébastien Night dans son entreprise et dont nous avons parlé dans l’article précédent, le moment est donc bien choisi pour développer le sujet.

L’idée derrière la métaphore des assiettes tournantes est de maintenir un maximum de projets en rotation dans l’air, avec le moins d’effort possible. Le plus pénible étant de réaliser l’élan initial qui va donner sa stabilité à chaque projet pour qu’il continue à tourner tout seul sans vaciller et tomber par terre. MindTweaks s’en est inspiré pour bâtir une sorte de pseudo-méthode, ou plutôt un certain état d’esprit qui remet au goût du jour le concept du multitâche…

Le multitâche, c’est mal

On lis souvent dans les méthodes de productivité qu’il faut éviter le multitâche comme la peste. Certaines études confirment d’ailleurs que faire plusieurs choses en même temps nous rends moins efficace. Il a même été démontré que le cerveau n’est pas équipé pour se concentrer sur plus d’une tâche à la fois, et que dans le cas où celui-ci est forcé au multitâche, une sorte de goulot d’étranglement nerveux se produit qui fait que les choses sont traitées plus lentement.

Sauf que dans le cas des assiettes tournantes, le jongleur ne va réaliser que du pseudo-multitâche. Car il va s’occuper de chaque assiette qui commence à vaciller l’une après l’autre, de manière séquentielle et non parallèle, tandis que les projets eux continueront à tourner de manière parallèle. La stabilité du système entier sera maintenue avec un minimum d’effort puisqu’on va simplement raviver la rotation des projets vacillants. Et il y aura du temps libre à chaque fois que toutes les assiettes ont suffisamment d’élan, bien qu’une vision périphérique soit nécessaire pour surveiller de temps en temps l’état de rotation des assiettes.

Qui a besoin de la méthode des assiettes tournantes?

Cette méthode est particulièrement indiquée pour les esprits créatifs qui préfèrent travailler dans l’inspiration du moment plutôt que selon un planning précis. Le genre de personne qui fourni le meilleur travail lorsqu’il s’immerge dans le processus de création, et qui a besoin de temps libre informel pour ruminer, réfléchir, expérimenter et prendre du recul face à ses obsessions.

L’approche des assiettes tournantes se distingue des méthodes traditionnelles, où l’on finit toujours par se concentrer sur la méthode elle-même, au lieu des projets qu’on était supposé organiser. D’ailleurs même si on échappe à ce piège, on finit généralement immergé dans un projet obsédant qui nous fait oublier tout de la méthode qu’on était supposé utiliser.

Avec les assiettes tournantes, le but n’est pas de faire les choses, de les organiser et de les planifier. Il est plus simple : appliquer un élan suffisant derrière chaque projet pour qu’il continue à tourner tout seul.

L’idée est de minimiser le temps de maintenance des projets pour libérer le temps, l’énergie et la concentration pour s’immerger dans l’action du moment, passer du temps avec les autres, ou tout simplement contempler son plafond.

Les assiettes tournantes ne remplaceront pas votre liste de choses à faire. Vous n’aurez pas besoin de refondre votre système de productivité ni d’acheter des fournitures. C’est une sorte de plugin qui s’ajoute au système que vous affectionnez.

La méthode des assiettes tournantes

Voici un extrait de la méthode telle qu’elle est décrite sur le blog MindTweaks :

1/ Pour commencer

-1ère étape : Définir vos assiettes tournantes

Listez sept de vos projets ou catégories de tâches. Ce seront vos « assiettes » à faire tourner. Ne détaillez pas trop votre liste, et n’essayez pas de la prioriser.

Si vous en avez beaucoup plus que sept, regroupez-en certaines en catégories.

-2e étape : Notez celles qui semblent *fragiles*

Les assiettes fragiles sont celles qui se casseraient si elles cessaient de tourner et perdaient votre attention. Ce sont toutes les tâches qui requièrent une attention constante (par exemple : nourir le bébé). Typiquement, tout ce qui a une date limite, ou qui aurait un coût financier / émotionnel important si on l’ignore.

-3e étape : Marquez les assiettes selon leur statut de rotation

Le statut de rotation est l’équivalent du statut du projet. Ne passez pas trop de temps à décider quel est le statut de chaque projet. Répondez simplement de manière intuitive aux questions suivantes :

• Est-ce qu’il est actif, qu’il progresse, que vous l’avez à l’esprit? Est-ce que vous le sentez bien? Si oui, vous pouvez le marquer comme projet en Rotation

• Est-ce que la tâche a été reléguée au fond de votre boîte de réception, où elle menace de s’écraser et de s’arrêter sous le poids des autres tâches auquelles vous avez été occupé récemment? Si oui, vous pouvez marquer le projet comme Vacillant

• Est-ce que le projet s’est complètement arrêté, a perdu tout élan, et a basculé hors de votre conscience, de telle façon que si vous y pensez (si vous y pensez), c’est avec un sentiment de regret? Si oui, marquez-le en tant que projet Ecrasé

• Est-ce que certaines de ces tâches ne tournent pas encore mais sont à un stade de planification/recherche de ressources? Marquez ce type de tâche en tant que tâche Prep

2/ En pratique

Il est temps de faire tourner vos assiettes/projets. Le truc est de prioriser, non pas par ordre d’importance, mais de façon à garder suffisamment de rotation sur chaque projet pour qu’il ne s’écrase pas, même ceux où vous n’êtes pas concentré en ce moment. Maintenir ou corriger la rotation d’un projet prends moins d’effort/de temps comparé au fait de créer l’élan initial.

Voici donc quelles sont les priorités à appliquer :

-Priorité 1 : S’occuper des projets vacillant

Vous ne devez pas passer trop de temps ou d’effort ici. Vous appliquerez juste assez de « rotation » pour raviver le projet, pour vous le remettre en tête et vous assurer que votre inconscient y travaille aussi. Ceci peut prendre juste cinq minutes mais ne devrait pas prendre plus de 2 heures (notez aussi qu’un projet *fragile* peut aussi interrompre un projet vacillant).

-Priorité 2 : S’occuper des projets *fragile*

Même s’ils ne vacillent pas encore, les projets *fragile* ont besoin d’un peu plus de rotation et d’attention que les autres, afin qu’ils restent dans la zone de sûreté. Vous ne pouvez pas vous permettre de les voir s’écraser. Concernant le temps qu’on doit y passer, ça va dépendre du type de tâche donnée.

Clairement, les assiettes vacillantes/fragiles sont les plus importantes. Ne laissez pas une assiette *fragile* vaciller. Si vous vous rendez compte que vous avez tendance à faire ça, alors mettez les projets *fragile* en top priorité.

-Priorité 3 : Tout le reste, pour remplir les intervalles de temps

Si vous avez regardé la video, vous noterez que Mr Brenn a beaucoup de temps libre entre les moments où il applique une rotation à ses assiettes. Il a le temps de préparer et de réaliser des tours, et aussi de préparer et de donner l’élan initial à de nouvelles assiettes sur les bâtonnets, et sur la table. On voit bien que s’il n’avait pas eu l’intention de réaliser de nouveaux tours, il aurait pu se vautrer dans un fauteuil, lire le journal et méditer sur l’état du monde, avant de se lever et de faire tourner à nouveau les assiettes.

Ceci constitue donc des intervalles de temps libre, de la place pour respirer et décider sur quoi on va travailler. Vous pouvez ainsi vous consacrer à n’importe quel projet qui vous inspire, ou qui vous obsède. Vous avez le temps de redémarrer des projets qui se sont « écrasés », préparer de futurs projets, ou bien vous relaxer ou ruminer.

Si vous voulez vous plonger dans un projet prenant, vous pourrez préalablement donner aux autres assiettes un élan supplémentaire pour être sûr qu’elles gardent leur élan. Et tandis que les assiettes tournent vous aurez le temps nécessaire pour choisir vos projets préférés et vous amuser.

3/ La revue continue de l’avancement des projets (votre vision périphérique)

C’est sans doute la partie la plus épineuse des assiettes tournantes : apprendre à garder dans votre « vision périphérique » les assiettes et leur statut. Cette partie est si délicate qu’elle n’a pas encore été décrite sur l’article de MindTWEAKS. On y suggère juste que la capacité à surveiller le statut des assiettes tournantes s’acquiert naturellement, sans effort conscient ni anxiété.

4/ La revue formelle (sur papier ou ordinateur)

Périodiquement, vous vous assierez pour réaliser la revue formelle du statut des assiettes en revenant à l’étape n°1. Vous enlèverez les projets terminés et ceux qui ne sont plus à l’ordre du jour, ajouterez de nouveaux projets, et noterez les assiettes vacillantes et *fragiles*.

Si des projets se sont écrasés, vous examinerez pourquoi ils se sont écrasés : Aviez-vous trop d’assiettes à la fois? Vous êtes-vous rendu compte lorsqu’elles étaient vacillantes? Y’a-t-il eu une force extérieure qui a causé le crash?

Le moment et la fréquence où vous réalisez cette revue dépends de la durée des tâches programmées, de la proximité de leur date d’échéance et aussi de la manière dont vous vous immergez dans vos projets. Vous pourriez les revoir chaque jour, ou tous les deux jour. A long terme, une revue hebdomadaire serait certainement une bonne pratique. On peut aussi faire une revue lorsque quelquechose a brisé le rythme de travail, et que la rotation est compromise -typiquement après 2 ou 3 jours sur un projet intense. Avec un peu de pratique, vous trouverez votre propre rythme.

Conclusion

Il y a beaucoup de chances que cette méthode vous semble triviale et que vous l’appliquiez déjà d’une certaine façon. En tout cas c’est mon sentiment. Cependant il faut lui reconnaître certains avantages par rapport aux méthodes traditionnelles :

-La métaphore : la métaphore avec les assiettes tournantes permet de fixer les idées et de s’approprier plus facilement les concepts décrits.

-La simplicité : comparé à une méthode comme Getting Things Done, il semble beaucoup plus simple de la mettre en oeuvre puisque les projets/tâches sont limitées à sept. Il est donc aussi plus facile de la maintenir.

-L’accent est porté sur l’action : là où des méthodes comme GTD préconisent de détailler au maximum les tâches, favorisant du coup le recours trop courant aux listes de choses à faire, la méthode des assiettes tournantes conseille plutôt de s’immerger complètement sur le projet en cours. Il y a ainsi moins de risque qu’on joue avec ses outils d’organisation au lieu de travailler.

Je rajouterai que cette manière de pensée n’est pas sans me rappeler la gestion des tâches récurrentes dans Sciral Consistancy. Peut-être y aurait-il moyen de formaliser le tout dans un logiciel similaire?

David Allen, auteur de Getting Things Done, a annoncé récemment sur le site de sa société la publication prochaine d’un nouveau livre baptisé « Making It All Work : Winning at the Game of Work and Business of Life ».

Ce sera la suite logique de Getting Things Done. Mais là où le premier opus se cantonnait surtout à décrire un système de gestion des tâches quotidiennes, le second aborderas davantage la question du succès. L’auteur décrira notamment comment devenir son propre coach et se donner les moyens d’atteindre ses buts pour gagner au jeu de la vie.

Vous trouverez ce livre sur Amazon.fr, mais il ne sera pas disponible avant décembre 2008!

[fr] Atteignez vos buts avec Goalz : Dan a annoncé il y a quelques semaines le lancement du site Goalz. Le principe est très simple : chacun saisie ses buts et les partage avec les autres afin de travailler ensemble à leur réalisation. C’est un peu l’équivalent francophone de 43things.com, une communauté lancée par Merlin Mann, blogueur de 43folders.com.

[en] GTD and life hacking around the world : cet article donne une liste de quelques blogs qui se sont créés autour du phénomène de GTD et du life hacking autour du monde. Ils ont même pensé à citer C’éclair!

[en] Interview with Gina Trapani, Founder of Lifehacker – Morning Routine, Little Hacks with Big Results, and More… : un entretien très instructif concernant les méthodes de productivité de la fameuse blogueuse du site lifehacker.

[en] 105 Researched GTD Software Titles and Counting : la société Priacta nous offre ici une liste de 105 logiciels GTD en détaillant pour chacune ses principales fonctionnalités, la date de la dernière version, et la licence d’utilisation.

[en] Fifty Habits of Highly Successful People : la référence ultime pour réussir dans la vie!

[fr] 40 principes pour atteindre son poids de forme : dans cette série d’articles, Fred s’inspire de la méthode TRIZ pour nous donner 40 conseils en nutrition.

[en] 29 ways to carry out random acts of kindness every day : quelques idées pour faire preuve d’un peu de douceur dans un monde de brutes.

[fr] L’Ecole des Stratèges Systémiciens: La maîtrise des comportements humains : Alexandre s’entretien ici avec un de ses professeurs en comportement humain pour nous décrire comment le conscient et l’inconscient se combinent pour nous faire agir.

[fr] Qu’est-ce que la Stratégie Systémique : si vous ne savez pas ce qu’est la Stratégie Systémique, vous trouverez quelques éléments de réponse dans cet article.

[en] Life Coaching : Steve Pavlina nous décrit ici les séances de coaching qu’il a suivies tout au long de sa vie et nous donne ainsi une bonne idée de ce qu’on peut attendre de ce genre de pratique.

[en] Low-Cost, High-Reward Mini-Retirements: Explore the World with International Volunteering : quelques témoignages très intéressants de personnes qui ont choisi le volontariat international pour voyager autour du monde tous frais payés.

[fr] Going Solo, ou comment réussir son switch en tant que freelance : un article passionnant de Fran6art qui relate un séminaire pour freelancers du web organisé par Stephanie Booth et qui est accompagné de nombreuses vidéos.

[fr] Bilan de 6 mois de Freelance : le blogueur du site Eclaireur nous offre dans cet article les leçons de ses 6 premiers mois en tant que freelancer.

[fr] Freelances, on tourne : 7 questions pour 5 freelances web : 7 questions pour capitaliser la sagesse de 5 freelancers du web.

[en] Finding Profitability – The Tipping Point for Expansion : le propriétaire du blog PSDTUTS relate l’évolution de ses sites et décrit le point critique où son affaire est devenue profitable.

[en] Blogging for Money : dans cet article signé Steve Pavlina, l’auteur utilise son expérience pour nous expliquer l’importance cruciale du marketing pour gagner sa vie en bloguant.

Et enfin, voici 3 nouveaux blogs francophones sur le développement personnel découverts dernièrement :

• Productivité et efficacité personnelles
• Le Personnal Branding
• Centre Neo – Le blog

A suivre…

Tout au long de cette année de blogging, je vous ai présenté divers logiciels qui permettent de mieux s’organiser, d’améliorer sa productivité et de résoudre les petits tracas quotidiens liés à Windows.

J’ai tenté le plus souvent de me focaliser sur les logiciels les plus utiles basés sur mon utilisation quotidienne de Windows. Mais il n’empêche que les envies changent, et à mesure de l’expérience, on se rends compte que certains logiciels n’offrent pas la valeur ajoutée espérée ou peuvent être remplacés par d’autres, plus efficaces.

J’ai donc décidé de vous offrir aujourd’hui un bilan concernant tous les logiciels que je vous ai présentés durant cette année, et même en avant-première certains logiciels dont je n’ai pas encore parlé mais qui valent le détour. Pour chaque logiciel, vous retrouverez une courte description et un commentaire sur l’utilisation personnelle que j’en fais.

Afin de vous aider à cerner les logiciels les plus intéressants, j’ai soigneusement trié cette liste suivant la fréquence d’emploi, qui est un bon indicateur de l’utilité du logiciel.

Cet article m’a pris beaucoup de temps à écrire, alors ce qui serait super, c’est que vous votiez en cliquant sur le bouton rouge Scoopeo, merci beaucoup!

Légende :

(P) = Application Portable : pas besoin de l’installer, on peut l’exécuter à partir d’une clé USB

($) = Logiciel commercial

Les indispensables

Foxit Reader (P) : pour ouvrir en un clin d’oeil tous vos documents PDF

Les dernières versions d’Acrobat Reader sont tellement lentes qu’il est très avantageux d’en changer au profit d’un lecteur alternatif. Foxit Reader est la solution idéale, tous vos PDF se chargeront en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

Foxit Reader est un logiciel très stable et je n’ai jamais eu aucun problème de compatibilité.

Super Copier [revue] : pour éviter les copies râtées lorsque vous transférez des fichiers sous windows

Super Copier vous donne la possibilité de reprendre un transfert interrompu.

C’est un allié précieux lorsqu’on a l’habitude de copier/coller de grandes quantités de données comme moi.

FastStone Capture [revue] ($) (P) : pour capturer n’importe quelle partie de l’écran

FastStone Capture est un logiciel terriblement efficace pour toutes vos captures d’écran . Il intègre un éditeur d’image afin d’annoter vos captures avant de les enregistrer. La dernière version est payante mais vous pouvez aussi télécharger la version 5.3 gratuite ici.

Très utile pour partager des captures d’écran avec les collègues. Et aussi pour tout ce qui concerne les capture d’images pour les articles de C’éclair!

Launchy [revue] (P) : permet de lancer tous vos logiciels au clavier

Avec Launchy, il suffit de presser un certain raccourci clavier pour faire apparaître une boîte de dialogue où vous choisirez le logiciel à lancer en tapant les premières lettres de son nom. Launchy indexe automatiquement tous les programmes du menu démarrer, mais vous pourrez aussi spécifier d’autres répertoires à scanner.

Avec Launchy, on renoue avec la sérénité sous Windows : plus besoin de se demander où on a mis ce @#+~~² d’icône à la noix !!

Ditto [revue] (P) : pour conserver l’historique des copier-coller sous Windows

Ditto est une de mes meilleures trouvailles en terme de productivité. Il permet de mémoriser toutes vos copies de texte afin de vous les ressortir lorsque vous en avez besoin. Il stocke également les textes mis en forme tel que les copies de cellules excel par exemple. Ce logiciel évite bien des basculement de fenêtre.

Je l’apprécie particulièrement lorsque je publie mes articles dans les digg-like.

Folder Menu [revue] (P) : pour accéder très facilement aux données fréquemment utilisées

Folder Menu est un menu qu’on peut faire apparaître à la souris ou à l’aide d’un raccourci clavier et qui permet de sélectionner la ressource voulue.

J’ai découvert ce logiciel il y a 6 mois et je m’en sert tous les jours pour faire essentiellement 3 choses :

• Accéder facilement aux répertoires favoris
• Lancer des applications
• Editer des documents

EssentialPIM [revue] ($) (P) : la rolls des logiciels de gestion d’infos personnelles

Il s’agit d’un outil tout-en-un qui se propose de centraliser vos informations personnelles. Votre calendrier, vos listes de choses à faire, vos notes et vos contacts se retrouvent ainsi regroupés dans un unique logiciel. La version gratuite suffira amplement à satisfaire les besoins du plus grand nombre.

Je l’utilise maintenant depuis deux ans et j’en suis très content. A tel point que je tomberais malade si je perdais les données qui y sont stockées!

TabbyCalc [revue] (P) : une calculatrice légère et puissante

C’est une calculatrice qui remplace avantageusement la désuette calculatrice de Windows. Sa grande force est de conserver l’historique des calculs même après l’avoir fermé et relancé. TabbyCalc intègre aussi un jeu de fonctions basiques.

Un outil dont je me sert très régulièrement et qui m’évite de me tirer les cheveux avec la calculatrice Windows.

Utilisation courante

Texter [revue] (P) : pour substituer automatiquement certains textes que vous tapez au clavier

Au quotidien, il arrive souvent de taper plusieurs fois la même chose : une signature d’email, une adresse personnelle, une formule de politesse, un numéro d’identification à rallonge, etc. Pour économiser ce temps perdu, le logiciel Texter vous propose de mémoriser ces bouts de texte et de vous les ressortir quand vous en avez besoin en tapant simplement l’abbréviation correspondante.

Un logiciel qui n’est pas indispensable mais qui est très agréable à utiliser. Je l’utilise tout le temps pour mes signatures d’email.

StarDict [revue] : pour consulter en local des dictionnaires gratuits

Certains savent peut-être que je n’ai pas de connexion internet chez moi. A défaut de pouvoir consulter wikipédia, j’utilise donc cet excellent dictionnaire offline lorsque je tombe sur du nouveau vocabulaire. Très utile aussi pour les langages un peu plus exotiques comme le japonais ou le chinois.

Open Expert [revue] : pour pouvoir choisir facilement avec quel logiciel on veut ouvrir un fichier

Ce logiciel ajoute des entrées dans le menu contextuel qui s’affiche lorsqu’on clique avec le bouton droit sur un document. Il permet de mémoriser divers choix de logiciels pour le type de document en question.

Un petit plus qui permet de gagner quelques secondes sur l’ouverture des fichiers exotiques.

Website Watcher ($) (P) : pour sauvegarder en local toutes les pages web qui vous intéressent

Website Watcher est un logiciel excellent pour toute personne qui veut faire de la veille. Il permet de sauvegarder individuellement des pages webs en gardant l’adresse et le format d’origine. Vous pouvez même mettre à jour des pages sauvegardées avec la dernière version en ligne. Website Watcher vous montrera où sont les différences.

J’utilise très souvent ce logiciel lorsque je fais des recherches pour mes nouveaux articles.

Nifty Windows [revue] (P) : pour manipuler plus efficacement vos fenêtres windows

Avec NiftyWindows, manipuler les fenêtres de Windows devient un vrai plaisir. C’est un petit logiciel gratuit qui s’exécute en tâche de fond et vous permet de contrôler la plupart des propriétés de vos fenêtres : taille, transparence, attribut « always on top », etc. On utilise pour cela la souris et quelques touches du clavier judicieusement choisies.

Le plus utile avec ce logiciel est la capacité de mettre l’attribut « always on top » sur n’importe quelle fenêtre.

OpenOffice [revue] (P) : un bon remplacement pour la suite Microsoft Office

Cette suite bureautique est compatible avec les formats usuels de Microsoft Office : DOC (Word 2003), PPT (Powerpoint 2003) et XLS (Excel 2003). Elle supporte en outre l’exportation en natif au format PDF.

Je me sert notamment assez souvent du logiciel OpenOffice Draw, qui constitue une bonne solution gratuite pour créer des diagrammes évolués.

Count Down Timer [revue] (P) : une minuterie logicielle pour booster votre productivité

Ce petit logiciel permet de remplacer le bouton Démarrer par deux boutons horloges : celle de gauche affiche le temps et celle de droite affiche un compte à rebours.

Je m’en sert occasionnellement lorsque j’ai des contraintes de temps ou pour me motiver.

QuickMonth Calendar [revue] : pour afficher le calendrier Windows en survolant l’heure avec la souris

Normalement, pour afficher le calendrier de windows, il faut faire un double click sur l’horloge en bas à droite de l’écran. Avec QuickMonth Calendar, un simple passage de la souris suffit.

Ce que j’aime bien avec ce calendrier c’est que le calendrier affiche aussi le numéro des semaines.

Zoundry : pour rédiger et publier des articles de blog

Zoundry est un logiciel qui permet d’écrire des articles de blog en local. Ceux-ci pourront être ensuite chargés en ligne plus tard pour être publiés. L’avantage de ce logiciel est qu’il possède une barre latérale à gauche avec la liste de tous les brouillons en cours et de tous les articles publiés. Il est également léger et très stable.

Devinez avec quel logiciel je suis en train d’écrire cet article…

Startup Control Panel [revue] (P) : pour faire le tri des logiciels lancés au démarrage

C’est une question récurrente chez les utilisateurs de windows : comment faire pour désactiver les applications lancées au démarrage? Car il est courant que des logiciels se configurent pour démarrer automatiquement sans nous demander notre avis et viennent ainsi polluer notre utilisation quotidienne de windows. Cette petite application vous propose de décocher un à un tous les programmes indésirables qui se lancent au démarrage.

On ne peut pas faire mieux en terme de simplicité, d’efficacité et de légèreté.

Utilisation occasionnelle

WinMerge [revue] (P) : pour comparer du texte

WinMerge permet de détecter très rapidement les différences entre deux fichiers texte. Très utile notamment lorsqu’on veut comparer des listes.

Un bon outil à placer toujours à portée de main.

Chronotron [ revue] : pour ralentir/accélérer une musique sans modifier sa tonalité et sans distortion

C’est un plugin de winamp qui modifie l’enregistrement courant pour le ralentir ou l’accélérer.

Une des meilleures solutions gratuites. Je l’utilise en général pour analyser les accords d’un morceau de musique ou pour comprendre plus facilement un enregistrement en langue étrangère.

Universal Extractor [revue] (P) : pour extraire les fichiers contenus dans un fichier d’installation

Il peut être utile de décompresser un fichier d’installation par exemple lorsqu’on veut exécuter un programme à partir d’une clé USB.

Il ne décompresse pas tous les fichiers d’installation. Mais il reste efficace pour la plupart. Je m’en sers pour rendre portable certains programmes.

WinDirStat [revue] : pour localiser facilement les fichiers volumineux du disque dur

Cet utilitaire gratuit génère une représentation graphique des fichiers de votre disque dur sous forme de cases plus ou moins grandes selon l’occupation en mémoire.

Avec WinDirStat, faire le ménage dans son disque n’a jamais été aussi plaisant.

FreeMind [revue] : pour créer des diagrammes de cartes mentales.

C’est une bonne façon d’organiser vos idées lors de réunions ou séances de brainstorming. Certains l’utilisent aussi comme todo list pour implémenter la méthode Getting Things Done.

J’utilise souvent des cartes mentales FreeMind pour obtenir une vue globale des idées qui se rapportent à un sujet donné, ou pour résumer un livre.

Smart FTP ($) : pour transférer vos fichiers efficacement avec le protocole FTP

Je préfère ce logiciel de transfert de fichiers à FileZilla car il a la particularité de vérifier l’intégrité des données transmises. Et en plus il est gratuit pour une utilisation non commerciale.

J’aime utiliser ce logiciel lorsque je transfère des données critiques. Du genre lorsque je met à jour WordPress, le script qui fait tourner ce blog.

AutoHotKey [revue] : pour contrôler Windows grâce à vos propres raccourcis clavier

AutoHotKey est un language de script facile à apprendre qui permet de créer des raccourcis clavier pour toutes sortes d’opérations sous windows.

Il est bon de connaître AutoHotKey pour automatiser Windows selon ses envies.

Temptation Blocker [revue] : pour interdire l’accès à certains logiciels pour un certain temps donné

Il est parfois bien difficile de se motiver à travailler, surtout lorsque les tentations sont à portée de main. Avec Temptation Blocker, vous pourrez bloquer l’accès à certains logiciels pour un certain temps. Il sera toujours possible d’y accéder mais uniquement après avoir recopié une longue chaîne de caractères donnée par le logiciel. C’est en général suffisamment dissuasif pour se raisonner.

Très efficace lorsqu’on sèche sur un projet difficile et que les délais commencent à raccourcir.

PicoCurrency [revue] : pour convertir les devises

Le moyen le plus commun de convertir des devises est de consulter les gros portails comme Yahoo ou MSN. Mais avec toute la publicité qui y figure, mieux vaut rappatrier directement l’information voulue avec un logiciel. C’est ce que fait PicoCurrency en se connectant à Yahoo Finance. Il permet d’enregistrer en local les taux de change de plus de 150 monnaies.

Toujours utile à garder à portée de main.

Utilisation rare

Directory Lister [revue] : pour exporter la liste des fichiers d’un répertoire au format texte

Ce logiciel permet de créer des listings au format texte du contenu de n’importe quel répertoire.

Je l’utilise très rarement mais je le garde toujours au chaud au cas où.

jVLT [revue] : pour apprendre des listes de vocabulaire

Ce petit freeware se propose de vous faire réciter le vocabulaire d’une langue étrangère de manière aléatoire et automatique grâce à des quiz.

L’embêtant avec ce logiciel, c’est la saisie du vocabulaire. Je ne l’utilise plus beaucoup parcequ’en ce moment, j’ai réduit le temps que je consacre à l’apprentissage des langues.

Chatter Blocker [revue] ($) : pour ignorer le vacarme ambiant

Ce logiciel se propose de rendre inintelligible les discussions de vos collègues en fondant leurs discussions avec divers enregistrements audio.

Je ne l’utilise plus que de manière anecdotique, lorsque je veux travailler sur le bruit des vagues.

XScrape [revue] : pour extraire des données à partir du web

XScrape permet de récupérer des données sur le web à partir d’une simple expression régulière. Par exemple des emails, des adresses internet, etc.

Je garde encore ce logiciel de côté au cas où j’en aurais besoin mais il ne me sert que très rarement.

Logiciels dont j’ai arrêté de me servir

DIManager X [revue] (P) : pour sauvegarder et restaurer la position des icônes sur le bureau

Ce logiciel s’adresse notamment aux personnes qui utilisent leur ordinateur pour des présentations. Il leur permet de restaurer la position des icônes après un changement de résolution

Malgré qu’il fonctionne très bien et qu’il soit gratuit, j’ai un peu perdu l’usage de ce logiciel. Il faut dire qu’il est un peu contraignant de laisser tourner un tel logiciel en tâche de fond alors qu’on n’en a l’utilité que de façon ponctuelle, lorsqu’on fait des présentations sur un rétroprojecteur.

PigeonHole Organizer [revue] ($) (P) : pour noter des mémos

Ce logiciel permet de saisir des mémos dans des cases qu’on peut facilement consulter ensuite au passage de la souris.

Je n’ai pas voulu l’acheter après la période d’essai gratuite. Ce qu’il manque à ce logiciel, c’est notamment la possibilité de stocker des textes mis en forme. D’autre part il fait un peu double emploi avec Essential PIM (voir plus haut).

Tudumo [revue] ($) (P) : pour gérer ses listes de choses à faire

Tudumo est un logiciel qui permet de gérer ses listes de choses à faire en suivant la méthode Getting Things Done. Sa particularité est d’être totalement contrôlable au clavier, ce qui permet de gagner du temps lorsqu’on le manipule. Le système de filtrage basé sur les tags et les états est particulièrement bien vu aussi.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles je n’utilise plus ce logiciel. D’une part, il devient trop lent à mon goût lorsqu’on stocke beaucoup d’actions. D’autre part, il reste pas mal de bugs, qui aboutissent parfois à perdre les données qu’on y a stocké. Ceci contredit une des règles les plus importante de la méthode getting things done : la confiance dans ses outils d’organisation. Sans compter que ça reste un logiciel commercial (même si la version bêta est gratuite).
Du coup, je suis repassé au bloc notes de Windows pour gérer mes listes de choses à faire…

Folder Size [revue] : pour que l’explorateur windows affiche la taille des dossiers

Habituellement, losqu’on veut savoir la taille d’un dossier, on clique dessus avec le bouton droit de la souris et on clique sur « propriétés ». Ce logiciel permet de supprimer cette étape en calculant automatiquement la taille des dossiers lorsqu’on ouvre l’explorateur windows.

Je ne l’utilise plus car il consomme trop de ressources système à mon goût et fait double emploi avec le logiciel WinDirStat (voir plus haut).

FolderGuide [revue] : pour accéder facilement aux dossiers favoris dans les fenêtres d’explorateur windows

Avec FolderGuide, plus besoin de chercher pendant trois quarts d’heure où sont passés nos répertoires de travail. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris dans une fenêtre d’explorateur windows pour accéder facilement à la liste des répertoires favoris.

Ce logiciel est une pure merveille. Mon équipe de développeurs l’utilise encore abondamment au boulot. Mais depuis que j’ai découvert Folder Menu (voir plus haut), je n’en ai plus l’utilité.

Sciral Consistency [revue] ($) : pour surveiller la réalisation des tâches récurrentes

Ce logiciel se présente sous la forme d’un tableau de bord où on coche chaque jour les tâches récurrentes qu’on a réalisées.

Je n’utilise plus ce logiciel car la version gratuite est bridée à 2 tableaux de bord de 5 tâches chacune. Mais c’est un logiciel très bien fait et je n’exclue pas d’y revenir un jour, voire d’acheter la licence.

Remarque : on avait décidé avec le webmaster de infofiltrage de créer un équivalent gratuit en langage AutoHotKey, mais finalement le projet est tombé un peu aux oubliettes faute de temps.

Money Manager Ex [revue] (P) : pour gérer ses finances

Money Manager Ex est un logiciel de comptabilité personnelle qui permet de gérer très facilement ses finances.

A vrai dire, je me suis rendu compte que la gestion de mes finances est pour le moment tellement simple qu’elle ne justifie pas le temps passé à saisir chaque dépense et rentrée d’argent dans ce logiciel. Mais je n’exclue pas d’y revenir un jour.

Voilà tout. De quoi vous occuper quelques temps, non?

Si vous voulez suggérer d’autres bons logiciels, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires!