Le principe des blogs fait que seul les nouveaux articles disposent d’une visibilité optimale sur la page d’accueil du site. Pourtant, beaucoup d’articles restent encore valables aujourd’hui.

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de janvier 2009 :

• Ces autodidactes qui réussissent
• Nouvelle année, nouvel organiseur (2/2)
• Nouvelle année, nouvel organiseur (1/2)
• Meilleurs Voeux 2009

Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.

Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.

Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…

L’éternel combat de la raison contre les émotions

Mark Forster commence son livre par une description de l’enjeu central de la gestion du temps : faire les choses de manière organisée et raisonnée, plutôt que chaotique et impulsive, sous l’emprise de nos émotions.

Il apparaît que bien des gens agissent de manière réactive, en réponse aux divers stimuli qui parsèment la vie quotidienne. Tel le lézard, nous nous empressons de céder à une tentation comme un insecte juteux passant à notre portée, tandis que nous prenons nos jambes à notre cou dès qu’une menace comme un prédateur se présente. Ce comportement primitif est utile dans certaines situations d’urgence mettant en jeu notre survie. Mais complètement inadapté à notre vie de tous les jours, où il faut privilégier les actions raisonnées, qui elles seules mènent à des bénéfices à long terme.

Privilégier le mode réflexion/décision/action par rapport au mode stimulus/réaction n’est pourtant pas chose aisée. Et ceux qui croient à la toute puissance de la volonté se font de belles illusions. En fait, la situation est analogue à celle d’un gouvernement : il ne suffit pas de prendre des décisions et de voter des lois pour que la population les applique. Pour cela il faut une structure : une police, des inspecteurs, une cour de justice, des formulaires. Et ce sera de même au niveau de l’individu, qui pour mener à bien un projet devra mettre en place un cadre de travail pour asservir son esprit réactif.

Ordonné et créatif

Mark Forster consacre tout un chapitre au fait d’être ordonné et créatif. On dit souvent que pour être créatif, il faut penser sans aucune limite, ne pas se donner de restriction. Pourtant, ce conseil est presque entièrement faux puisque ce sont précisément ces limites qui encouragent la créativité. On peut voir ça par exemple en poésie, avec la structure des vers, où les poètes déploient des trésors d’ingéniosité pour nous écrire de majestueux alexandrins.

Il existe en réalité une dualité entre ordre et créativité, que Mark laisse transparaître dans la formule suivante :

efficacité = ordre x créativité

L’efficacité ne pourra pas se passer d’ordre, sinon les idées qui nous viennent à l’esprit ne seraient jamais réalisées. Et l’efficacité ne peut pas se passer de créativité, puisque l’ordre ne représente que la forme et non le fond. Cette formule nous apprends donc qu’être organisé est essentiel pour améliorer l’efficacité de toute personne un tant soit peu créative.

Mark Forster nous donne en outre la formule suivante :

efficacité = action – activité

qui nous mène directement au prochain concept :

Faire la part entre occupation et vrai travail

Afin de produire un résultat intéressant, il est important de travailler là où on apporte le plus de valeur. Le problème, c’est que cela nous amène dans des situations inconfortables. C’est le genre de tâches qui impliquent beaucoup de réflexion et de planning. Alors il est facile de dévier et de prétendre travailler en s’occupant avec des tâches triviales. Par exemple, si je butte sur un problème complexe, je peux être tenté de dévier vers un travail plus facile, par exemple ranger ce tiroir qui a l’air particulièrement mal rangé.

Rappelons qu’être organisé, ce n’est pas forcément que tout soit super clean, mais qu’on s’y retrouve afin qu’il soit facile de trouver ce que l’on cherche. Donc éviter d’être trop maniaque au point de passer son temps à ranger. Pas besoin non plus de peaufiner à longueur de journée la liste de choses à faire.

Sans rentrer dans ces cas extrêmes, on se voit souvent accepter des tâches sous-qualifiées, alors qu’on a d’autres services plus précieux à offrir. C’est d’ailleurs un des thèmes central du livre La semaine de quatre heures de Tim Ferriss, qui préconise l’automatisation et l’externalisation pour s’en libérer.

Pour faire la différence entre les tâches d’occupation et le vrai travail, ces six questions vous seront utiles :

• Est-ce que votre travail vous submerge sans pour autant que vous le voyiez comme un défi ?
• Est-ce qu’une grande partie de votre travail ressemble à celui de ceux qui sont sous votre hiérarchie?
• Est-ce qu’il ne vous reste pas des tâches vitales à accomplir sous la main?
• N’avez vous jamais le temps de vous poser pour réfléchir?
• L’horizon de vos actions est-il toujours très court?
• Buttez-vous sans cesse contre le même problème?

S’engager avec précaution/faire une seule chose à la fois

J’ai trouvé très pertinente l’analogie que fait Mark entre la gestion du temps et le restaurant. Lorsqu’on mange au restaurant, on voit tout de suite qu’il va falloir faire un choix. En effet, il est physiquement impossible de manger tout le menu, et cela coûterait de toute façon trop cher. On est donc bien obligé d’accepter que nous ne sommes pas un gouffre infini capable de tout engloutir. Même si tous les plats ont l’air exquis, certains seront forcément laissés de côté. Et ça ne nous empêchera pas d’apprécier ce qu’on a choisi. Par conséquent :

De même qu’au restaurant nous ne pouvons choisir qu’un nombre limité de plats, nous devons faire la fine bouche avec les engagements qu’on prends.

De même qu’au restaurant nous ne mangeons qu’une bouchée à la fois, nous devons travailler sur une chose à la fois, et casser en morceau les tâches trop grosses.

Agir peu mais souvent

J’ai trouvé cette partie tellement passionnante que j’en ai fait un article séparé, que vous avez déjà pu découvrir la semaine dernière. Voici le lien : Agir sans détour avec l’initiative journalière.

La magie des listes fermées

Une liste fermée est une liste à la fin de laquelle on a tracé une ligne, dans le but que rien ne puisse y être ajouté. Simple n’est-ce pas? Pourtant c’est grâce à ce concept fondamental que vous allez comprendre le titre du livre : faites-le demain.

Mark utilise le terme liste fermée pour faire opposition à la liste ouverte, où l’on ajoute constamment des choses. On a souvent l’habitude de travailler avec des listes ouvertes. Par exemple, la boîte de réception des emails est une liste ouverte puisque de nouveaux emails arrivent constamment. Une liste de choses à faire classique est aussi une liste ouverte puisqu’on y ajoute sans cesse de nouvelles tâches à faire.

L’embêtant avec une liste ouverte, c’est que d’une part les nouvelles choses qui arrivent nous distraient, et d’autre part, le boulot n’est jamais terminé. Alors qu’avec une liste fermée, on va pouvoir se mettre à l’abris des interruptions pour terminer un travail quantifiable à l’avance.

J’imagine que vous devez commencer à cerner maintenant le titre du livre. L’application évidente de la liste fermée est de planifier une journée de travail à l’avance et de s’interdire d’y ajouter d’autres tâches pendant ladite journée. En fait, tout le surplus de travail qui arrivera pendant la journée sera reporté sur la liste du lendemain. D’où la maxime : faites-le demain.

Bien entendu, il pourrait y avoir de temps à autre une urgence à faire le jour même, mais ça doit rester un cas exceptionnel. La réponse par défaut lorsqu’on reçoit du boulot sera : “d’accord, je le ferai demain sans faute”, sous-entendu “car mon planning du jour est déjà bouclé”.

Pour que la méthode fonctionne, il faudra rester réaliste lorsqu’on planifie la journée du lendemain. Chaque liste planifiée doit être effectivement terminée. Sinon on ne pourrais jamais dire “j’ai fini mon boulot de la journée, maintenant je peux partir”, ce qui serait un frein à notre motivation. De plus, les personnes auxquelles on a dit “demain sans faute” ne nous feraient plus confiance.

Le concept de liste fermée est applicable à bien d’autres choses. Pour les emails par exemple, on peut s’habituer à  les traiter en lot une à deux fois par jour, en isolant à chaque fois la partie à traiter dans un dossier précis isolé de la boîte de réception. Pour les corbeilles à documents du bureau, on peut se dire que l’une sert de corbeille de réception, et l’autre sert de corbeille de documents à traiter pendant la journée courante.

Pour les connaisseurs, on se rends compte que ce concept de liste ouverte/fermée rejoint le concept de boucle ouverte/fermée cher à la méthode GTD. Comme quoi, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme .

Conclusion

Après deux autres livres sur la gestion du temps, on voit que Mark Forster a amené ses idées à maturation avec le livre Do it tomorrow. Illustré par de nombreux exemples de la vie courante, des métaphores, des tableaux comparatifs et des questions test, je l’ai trouvé particulièrement pratique et facile à lire. Remarquons également la simplicité de la méthode DIT en comparaison avec d’autres méthodes comme Getting Things Done. Comme je l’ai écris plus haut, ce livre m’a apporté de nouvelles réponses dans le secteur de l’efficacité personnelle et je vous le recommande. Il me semble par contre qu’il n’est pas sorti en français. Ce sera donc l’occasion de pratiquer votre anglais!

Voici donc la suite de l’inventaire des sections de mon organiseur, dont la première partie est déjà parue à cette adresse.

Après l’agenda, les wish-lists et les routines, nous avons :

Section 4 : Les check-lists

Les check-lists que j’utilise sont des listes de choses à prévoir ou à faire en vue d’un événement particulier. Dans sa forme la plus simple, on peut par exemple créer une check-list pour se rappeler des affaires à amener pour aller à la plage (histoire de ne pas oublier la crème solaire).

Mais on peut aussi rajouter plus de détails, comme ce qui doit se passer pendant et après l’événement. L’exemple le plus courant étant la check-list pour organiser une réunion, qui peut se rédiger de la façon suivante :

Avant :
-Envoyer un email de rappel au groupe des intervenants, en précisant la date, l’heure, le sujet et les documents que chacun devra fournir
-Vérifier la disponibilité du projecteur pour le jour J
etc…

Pendant :
-Rappeler l’ordre du jour
-Faire les présentations entre les intervenants si nécessaire
etc…
-Préciser la date de la prochaine réunion

Après :
-Rédiger un compte rendu de la réunion

Tout ceci permet d’être plus relax et de s’assurer contre les imprévus pour un résultat plus professionnel. Evidemment, l’exemple des réunions n’est pas très complexe, contrairement à ce que ça donnerait pour un mariage ou une conférence.

Comme on peut le voir, la rédaction des check-lists n’est pas très différente des routines, on aurait pu les mettre dans la même section en fait. La différence notable étant que pour les check-list, on parle d’événements plus ponctuels, donc moins enclins à entrer dans la catégorie des habitudes.

Section 5 : Idées inspirantes

Dans cette section, je note toutes les idées qui m’interpellent ou qui correspondent à mes valeurs. Il peut s’agir de :

-Situations ou réflexions marrantes : j’aime bien me rappeler de ces moments de franche rigolade où tout le monde est plié de rire. Les noter, c’est une façon pour moi d’étudier le processus humoristique et de m’inspirer pour créer des dérivés. A Madagascar, quelques situations insolites, bien que dramatiques, m’avaient ainsi marquées, parmi lesquelles :
-Les plaques d’égoût en pleine route sont souvent dérobées pour être revendues aux ferrailleurs et jamais remplacées, du coup, il arrive que les voitures tombent à l’intérieur, surtout en saison des pluies
-Il n’est pas rare de voir des camions attendre patiemment dans une rue étroite que le pousse-pousse de devant (évidemment chargé comme un mulet) arrive tout doucement à la prochaine intersection

-Citations : par citation, je veux dire une façon d’exprimer une idée de manière concise et efficace. Donc ce sera non seulement des citations qu’on trouve classiquement dans les livres ou les discours, mais aussi de certaines personnes de mon entourage. Par exemple voici quelques euphémismes capables d’éviter bien des tensions dans le monde professionnel :
« Tout le monde n’est peut-être pas de cet avis » – pour atténuer le refus d’une affirmation de quelqu’un qui la présente comme une évidence
« Ce n’est pas un problème, c’est une affaire à traiter. » – pour dédramatiser la difficulté inhérente à un problème
« Je ne l’apprécie pas » – pour dire : je ne le supporte pas…
« Je vais un peu te bousculer » – pour dire : toutes les spécifications du projet sur lequel tu travaille sont à revoir

-Mantras (ou crédo) : les mantras sont des règles de vie en accord avec nos valeurs qu’on aime à appliquer chaque jour. Par exemple, moi qui suis plutôt fonceur, je suis plutôt en accord avec les quelques citations suivantes :
« Si tout semble sous contrôle, alors vous n’allez certainement pas assez vite » -Mario Andretti
« Pour éviter les concours de circonstances, je crée des opportunités » – Bruce Lee

-Anecdotes et leçons de vie : ici, je note comment certaines règles de sagesse s’appliquent dans la vie réelle. Parfois ce sont des histoires lues dans des livres, ou bien des choses qui me sont arrivées ou qui sont arrivées à d’autres.

Ainsi récemment, je lisais un petit fascicule sur l’estime de soi qui citait le bowling comme évaluation grandeur nature du niveau d’estime de soi des enfants. Les plus confiants savaient prendre du recul sur un mauvais tir et savaient même en rire. Tandis que d’autres le prenaient tout de suite personnellement et déclinaient les parties suivantes, préférant être spectateurs.

Section 6 : Dreamstorming

J’ai créé cette section un peu comme un exercice de créativité. Il s’agit d’imaginer ce qu’il se passerait dans des situations extrêmes. Un peu comme un écrivain de fiction, j’y décris les conséquences bonnes ou mauvaises de cette nouvelle façon de voir le monde, et je regarde dans la société actuelle ce qui se rapproche le plus de cette situation. Ca me permet de mieux comprendre certaines questions éthiques actuelles.

J’y aborde par exemple le thème futuriste de la téléportation :

Imaginez qu’on puisse se rendre n’importe où quand on le veut, ce serait fantastique! On pourrait aller acheter les meilleurs produits là où ils se trouvent, se faire un week-end sur une île paradisiaque ou à Pampelune pour faire la fête. Mais en même temps, les guerres seraient aussi beaucoup plus dures à gérer… Quant au plus proche équivalent actuel : ça pourrait bien être les jets privés.

Section 7 : Idées de projets

Chacun de nous a de temps en temps un petit éclair de génie (ou crois en avoir un ) : des moments d’inspiration où on a l’impression d’avoir découvert quelquechose de nouveau, un nouveau produit, un nouveau business, etc. Il est important alors de bien s’en rappeler pour que ça ne reste pas qu’un coup de tête. Le projet ne sera sans doute pas mâture tout de suite et nécessitera de nombreux raffinement et de nombreuses recherches sur l’internet. Mais tant que l’euphorie de la découverte nous inspire, autant noter les idées qui nous passent par la tête!

Donc dans cette partie, je note précisément ce que serait ce projet, le contenu qui serait proposé, et le nom du site qui en découlerait. Parfois je regarde si le nom de domaine est disponible, quels mots clef s’y rapportent et s’il y a déjà des concurrents. J’en parle aussi un peu autours de moi. Mais pour être franc, il est rare que j’aille plus loin (étude du marché, création d’une maquette, etc), surtout faute de temps…

Section 8 : Collections

Je me sers de cette section pour regrouper des collections d’astuces autour d’un même thème, glanées au fur et à mesure de mes recherches sur l’internet, ou de mes expériences dans la vie réelle. C’est une façon d’alimenter ma créativité. Ensuite, lorsque je suis chez moi, je peux au choix structurer tout cela sous forme de cartes mentales (mind maps) ou garder la liste telle quelle.

Ce brainstorming me sert assez régulièrement pour l’écriture d’articles.

Section 9 : Mémorisation

Pour entraîner ma mémoire, je consigne ici des textes à apprendre par coeur. Ce peut être des chansons, des sketches, des histoires ou des affirmations motivantes. Ce sont souvent des textes courts en raison de la taille limitée des pages et pour ne pas trop surcharger l’organiseur.

Section 10 : Buts / Objectifs

Avoir toujours avec soi la liste des buts qu’on a dans la vie est une bonne manière de vérifier que chacune de nos activités est alignée avec nos priorités à long terme. Pour chacun des buts on pourra indiquer les divers moyens qui permettent de le réaliser : les activités à pratiquer et les connaissances à acquérir. Et en fonction du contexte où on vit, on pourra choisir tel ou tel moyen en fonction des ressources qu’on a à disposition. Parfois, certains buts resteront au point mort : par exemple si je veux devenir un champion de surf, pas facile de m’entraîner en habitant à Nice . Cette liste sera donc très pratique pour se remettre en question et décider éventuellement d’aller vivre ailleurs.

Section 11 : Carnet d’adresses

A la fin de l’organiseur se trouve un carnet d’adresses classique avec un index par ordre alphabétique. Je m’efforce de le synchroniser plus ou moins régulièrement avec mon téléphone pour ne pas être pris au dépourvu en cas de perte.

Conclusion

Voilà, vous savez tout à propos de mon organiseur. Finalement, comme vous pouvez le voir, il va bien au delà des classiques fonctions d’organisation qu’on peut trouver dans la méthode Getting Things Done, puisqu’il incorpore des fonctions de prise de note, d’introspection, d’entraînement à la créativité et à la mémorisation. Evidemment, cette structure qui fonctionne pour moi devra sans doute être adaptée en fonction de vos besoins.

A présent, vous pouvez partager vos réactions dans les commentaires, et je serais intéressé d’en savoir plus sur votre système d’organisation : Utilisez-vous un organiseur papier ou électronique? Quelle méthodologie suivez-vous? Comment se présentent vos sections?

Avec cette nouvelle année viennent de nouveaux rêves, de nouveaux objectifs, de nouveaux projets. C’est un bon moment pour prendre de nouvelles habitudes qui aideront à s’améliorer dans les grandes directions qu’on s’est fixées et à poursuivre les nobles résolutions solennellement énoncées lors du passage à l’an 2009.

Si vous avez un peu d’imagination, alors la tâche aura l’air énorme, presque impossible : il y a tant de travail à réaliser, par où commencer? Il nous faudra donc un plan, construire un agenda afin de découper tout ça en sections et en étapes surmontables. Et pour ça, notre meilleur ami est bien sûr l’organiseur!

Dans cet article, je vais donc vous parler de mon système d’organisation, qui a ses défauts et qualités, mais qui je l’espère, vous donnera des idées et aidera à faire avancer le schmilblick…

Il y a quelques mois donc, j’ai craqué pour un organiseur du commerce tout neuf (voir première photo de l’article). Je m’étais jusque là méfié de ce genre d’accessoires, qui nécessitent d’acheter sans cesse des recharges papier de la marque comme celles-ci :

(en général difficiles à trouver), qui ont des broches fragiles et qui sont aussi plus encombrants que les blocs notes de poche. Mais la modularité qu’offrent ces mini-classeurs est très appréciable : d’une part les intercalaires permettent de diviser le tout en plusieurs sections, et d’autre part, on peut facilement détacher les anciennes pages pour les archiver. En fait, l’avantage principal des organiseurs par rapport aux blocs notes est qu’ils sont eux-même… organisables!

De ce fait, mon organiseur est devenu mon principal allié pour mon efficacité quotidienne. Ce n’est pas mon seul moyen de prise de notes : lorsque j’ai beaucoup à écrire, je le complète par un carnet de poche et, si j’ai accès à un ordinateur, par le logiciel Essential PIM, où je tiens mon journal personnel. Mais j’utilise de préférence l’organiseur lorsqu’il s’agit de gérer les tâches, les contacts, et capturer des idées à la volée.

A la base, cet organiseur était divisé en 5 sections : Agenda, Communication/Réunions, Projets, Dépenses et Buts. Mais comme vous le voyez sur la photo précédente, les recharges incluent des intercalaires. J’en ai donc profité pour créer de nouvelles sections, et j’ai détourné quelque peu l’utilisation qui était prévue pour les sections d’origine.

Je vous propose maintenant de détailler l’utilisation que je fais de chacune des sections :

1re section : les listes de choses à faire et l’agenda

C’est la partie où sont consignées toutes mes tâches. A la base, les pages de cette section se présentent de 3 manières différentes : vue journalière, vue hebdomadaire, ou vue mensuelle :

Mais dans la pratique, j’utilise principalement la vue hebdomadaire pour mes tâches datées, tandis que la vue journalière me sert de conteneur pour noter pêle-mêle des listes de tâches non datées.

Cette section est cruciale et doit être consultée régulièrement tout au long de la journée pour être efficace. J’ouvre donc par défaut mon organiseur à la semaine du jour dès que je m’assoie pour travailler, que je me couche le soir ou que je me lève le matin.

2e section : les wishlists

Cette section est réservée à des listes de choses. D’abord, on y trouve la liste des courses et des choses que j’aimerais acheter un jour mais qui ne sont pas urgentes. Je l’ouvre en général lorsque je me trouve dans les boutiques ou au supermarché. En général, ce ne sont pas des listes de fournitures quotidiennes, car j’ai encore assez de mémoire pour m’en rappeler par moi-même, et ce serait trop fastidieux de créer une liste chaque jour. Mais ce sont plutôt des choses à acheter ponctuellement. Par exemple en ce moment, je sais qu’il faut que je m’achète un duplicateur de ports USB/un masque et un tuba/une centrifugeuse/etc.

Ensuite, j’ai noté des wishlist catégorisées : les films à voir, les albums à écouter, livres à lire… etc. Je remplie ces listes à chaque fois qu’on me conseille quelquechose. Ou alors lorsque j’entends une chanson que j’aime, je note les paroles, et je m’en vais chercher l’artiste et le titre plus tard lorsque j’ai accès à l’internet.

Enfin, j’ai créé une liste des choses prêtées/empruntées. Pour chaque chose, je sais ainsi exactement depuis quand et à qui je l’ai prêtée ou empruntée.

3e section : les habitudes et routines

Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment déménagé à l’île Maurice. Or un déménagement amène toujours un grand bouleversement au niveau de notre mode de vie. Il faut trouver ses repères dans son nouveau logis, dans son nouveau boulot, au niveau des modes de transport, des activités annexes, etc.

D’autre part, comme je vis encore seul, je ne peux compter que sur moi pour les tâches ménagères, et il faut donc que je sois un minimum efficace pour que le chaos ne s’invite pas dans mon logis. D’où l’établissement de nouvelles habitudes et nouvelles routines pour se discipliner un peu. En garder une trace écrite m’a beaucoup aidé dans cette entreprise.

Dans cette section, je note donc principalement des routines. Ce sont des tâches à exécuter de préférence toujours dans la même séquence, à un moment donné. Par exemple je vous ai récemment parlé de ma routine matinale, mais j’ai créé aussi une routine du soir, une routine des premières tâches que je fais quand j’arrive au boulot, etc. Ce sont des choses très simples, mais qui m’aident à agir vite et bien.

Par exemple pour la routine d’arrivée au boulot, ça donne ce genre de chose :
-ouvrir l’organiseur à la page du jour sur le bureau => ça me rappelle qu’il faut que je lise mes tâches du jour
-brancher ma clé USB => car ma clé USB contient toute mes notes saisies avec le logiciel EssentialPIM
-brancher mon téléphone => pour ne pas être en panne de batterie
-fermer mes applications => car chaque soir, j’éteins mon ordinateur en mode hibernation, ce qui conserve mes applications ouvertes
-redémarrer l’ordinateur => il est important de redémarrer un ordinateur chaque jour pour la rapididé d’exécution
-remplir ma bouteille à la fontaine d’eau => évite les va-et-viens à la machine à café et me permet de faire quelque chose d’utile pendant que ma machine redémarre

Par ailleurs, j’ai ajouté aussi une liste d’habitudes qui ne dépendent pas d’un moment de la journée, par exemple : « se tenir droit« .

Voilà, comme l’article commence à être long, je vous propose de découvrir la suite dans le prochain opus.

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois d’ août 2007 :

• Gagnez du temps grâce à la substitution de texte en cours de frappe
• Dossier hipster PDA (2e partie) : Un guide pour concevoir votre propre hipster PDA
• OVERnote : oh le beau modèle!
• Dossier hipster PDA (1ère partie) : Organiseur électronique ou papier?
• GTDfr : un groupe de discussion en français sur la méthode GTD
• Le zapping de l'efficacité – volume 1
• Productive Firefox : des solutions pour être efficace avec Firefox
• Un porte-clef pratique pour prendre des notes en toute occasion
• Un logiciel gratuit et efficace pour créer des diagrammes
• 100 paliers à gravir pour devenir un maître en productivité
• Comment connaître la sortie d'un logiciel avant tout le monde?
• Comment conserver l'historique des copier coller sous Windows?

(remarque : je me permet de faire l’impasse sur les articles qui ne sont plus d’actualité)

Ce type de logiciel se compose généralement de plusieurs modules qui permettent de gérer les emails, les listes de choses à faire, les rendez-vous ainsi que les notes personnelles. Les plus connus sont Outlook, Lotus Notes ou encore Essential PIM. Ce sont des logiciels qui se veulent tout-en-un mais on est souvent obligés d’utiliser certains logiciels séparés pour complémenter leurs fonctionnalités.

Le but de cet article est de regrouper les caractéristiques des logiciels actuels pour imaginer ce que serait le PIM du futur : celui qui nous permettrait de nous organiser d’une manière intuitive et efficace pour obtenir le maximum de notre base d’informations personnelles.

Donnons-lui déjà un nom à ce logiciel, pourquoi pas Perfect PIM?

Pour moi, Perfect PIM serait le mariage réussi entre 7 logiciels que j’utilise de façon intensive actuellement :

• EssentialPIM pour la gestion des notes et le calendrier
• Gmail pour les emails
• MindManager/FreeMind pour les cartes mentales
• Website Watcher pour l’aspiration de fichiers web et la veille
• Zoundry pour l’édition d’articles de blog [certains trouveront peut-être ce choix étrange mais je reste persuadé qu'à l'avenir, chacun aura son blog]
• Tudumo pour la gestion des tâches
• SciRal Consistency pour les tâches récurrentes

Voici ce que seraient ses principales caractéristiques :

1 Performance

Perfect PIM serait rapide, très rapide, voire instantané. Rien de plus frustrant que d’utiliser un logiciel qui traîne pour s’organiser. Le but étant évidemment de gagner du temps et pas d’en perdre.

2 Accessibilité

En relation directe avec le point précédent, on devra pouvoir accéder aux fonctions clé d’un simple raccourci clavier / clic de souris. C’est souvent grâce à ces petits plus qu’on reconnait les logiciels les plus efficaces.

3 Macros et scripts

Pour automatiser facilement les opérations les plus courantes, il sera souhaitable de pouvoir les enregistrer sous forme de macros. Un langage de script pourrait permettre également de compléter les possibilités.

4 Intuitivité

Utiliser Perfect PIM sera un jeu d’enfant. Il disposera d’une aide contextuelle discrète mais omniprésente et des mémentos consultables au moment opportun. L’utilisateur pourra aussi choisir de naviguer dans ses informations personnelles de manière classique sous forme d’arbre ou sous la forme de cartes mentales.

5 Uniformisation des données

Note, tâche, email, page HTML, tout ceci n’est que du texte au contenu plus ou moins riche. Alors pourquoi séparer leur gestion? On peut très bien imaginer un système de polymorphisme : les informations enregistrées changeraient de forme au gré des besoins.

6 Gestion des tags

C’est la mode en ce moment, les tags envahissent nos logiciels pour le meilleur … et pour le pire! C’est bien beau de traiter une note de tous les noms, encore faut-il rester cohérent et bâtir ses propres standards pour éviter le chaos. Perfect PIM intègrera un assistant qui vous permettra de rester rigoureux en vous proposant les tags les plus logiques en fonction du contexte.

7 Filtres

Grâce aux filtres, vous aurez toujours sous la main l’information qui correspond au contexte de votre travail. Les informations non pertinentes seront cachées mais néanmoins disponibles rapidement lors d’un changement de contexte.

On pourra par exemple filtrer selon le lieu où on se trouve, l’équipement disponible, une certaine date, un collaborateur, un type de fichier, etc…

8 Noyau libre

Les programmeurs savent combien Eclipse a changé la donne en matière d’environnement de développement. Perfect PIM sera basé sur le même principe. Il sera entièrement modulable et basé sur une plateforme gratuite et open-source. Ensuite, les éditeurs développeront au choix des extensions libres ou commerciales autour de ce noyau commun. On peut imaginer par exemple un module supplémentaire de gestion des finances ou de gestion de projet.

9 Partage et sécurité

Par défaut, toutes les informations d’une base de connaissances seront privées et cryptées. Mais le propriétaire pourra décider de rendre publiques certaines informations selon plusieurs niveaux de sécurité, par exemple ses coordonnées aux membres de sa famille.

10 Interopérabilité

Perfect PIM sera capable de communiquer avec de nombreux autres systèmes d’information : banque, administration publique, assurance, transporteur… et pourquoi pas votre frigo? Vous pourrez aussi par exemple synchroniser vos informations personnelles avec vos réseaux sociaux préférés.

11 Fiabilité

Vos informations seront stockées dans un de ces coffres-forts virtuels où vous serez assurés de retrouver à tout moment l’ensemble de vos données.

La base locale sera constamment synchronisée avec la base distante. En cas de problème de connexion, il sera ainsi possible de continuer à travailler. Et toutes vos modifications offline seront transmises à la base distante lors du rétablissement de la connexion.

12 Multi-interfaces

Il sera possible d’accéder à Perfect PIM depuis n’importe quel terminal informatique. Les fonctionnalités seront simplement plus ou moins réduites selon les possibilités du terminal utilisé. Une interface web sera également prévue.

13 Autonome

Vous pourrez utiliser Perfect PIM sans même l’installer, en le stockant simplement sur une clé USB. Ainsi, vous ne laisserez aucune trace sur les machines que vous utiliserez.

14 Aide à la décision

L’utilisateur sera guidé constamment dans son travail grâce à des assistants. Par exemple, Perfect PIM sera capable de suggérer les tâches les plus pertinentes du moment en fonction du contexte, de façon plus ou moins agressive selon son importance et son urgence.

Un assistant personnalisable permettra en outre de réaliser facilement la fameuse revue hebdomadaire préconisée par la méthode GTD. Il indiquera quelles sont les tâches à réévaluer afin que l’utilisateur progresse régulièrement vers ses objectifs.

15 Historisation complète

Perfect PIM gardera un historique complet des opérations de l’utilisateur, lui permettant de revenir aisément à un état précédent. Le système conservera également les versions successives des documents édités. Et des journaux tenus en permanence vous permettront de garder une trace des événements les plus divers.

16 Mise à jour automatique

Toutes les mises à jour seront transparentes pour l’utilisateur. Il pourra néanmoins retourner à une version précédente du logiciel à volonté.

17 Mais encore…

Bien entendu, toutes les qualités d’un logiciel digne de ce nom seront également incluses : correcteur d’orthographe, impression, rapports, statistiques, traitements en lot, traductions, etc.

18 Et dans un avenir plus lointain…

Si on essai d’imaginer en plus les perspectives que nous ouvrirons les progrés réalisés en interfaces 3D, intelligence artificielle, réalité virtuelle, reconnaissance vocale/de caractères/d’images, temps réel, systèmes distribués,… on y passerait facilement la nuit!!

Alors, ça vous tente?

Ceci est le 3ième volet du dossier sur le hipster PDA. Après avoir vu comment cet organiseur papier est capable de remplacer avantageusement votre PDA électronique et passé en revue plusieurs solutions pour concevoir le votre, nous nous intéressons aujourd’hui à l’organisation des fiches.

L’article se base largement sur la méthode Getting Things Done et le site Pile of Index Cards, ainsi que plusieurs autres sources d’inspiration à travers le web…

Quelques conseils pratiques

Les fiches de couleur

Je l’avais déjà précisé dans le deuxième article et je le rappelle : les fiches de couleur ne sont pas conseillées – ne vous fiez donc pas à l’icône de l’article, les couleurs sont juste là pour égayer le site.

Il est vrai que des fiches de couleurs différentes vous permet d’un coup d’oeil d’accéder à une catégorie de fiche particulière. Mais il est assez contraignant de gérer plusieurs stocks de fiches. De plus, on peut obtenir le même effet en marquant simplement la tranche des fiches.

La seule exception à la règle concerne les fiches de séparation et de couverture…

Séparez vos fiches vierges des fiches usagées

Merlin Mann préconise d’utiliser un séparateur pour séparer les fiches vierges – fresh cards – des fiches usagées – used cards :

Ainsi, les pages vierges placées en première position permettent d’être réactif et de noter immédiatement n’importe quelle idée qui nous passe par la tête. Ca évite aussi de donner une fiche déjà remplie au dos à un collègue.

Combien de fiches pour un hipster PDA?

Certains se demanderont peut-être combien de fiches sont conseillées pour un hipster PDA. La réponse vient généralement avec la pratique : votre fréquence de prise de note, le nombre de fiches de référence, la grosseur de votre poche…

Merlin Mann par exemple utilise 12 fiches ou moins. D’autres n’utilisent qu’une seule fiche munie des 5 choses les plus importantes à faire pendant la journée. On voit donc que cela dépends beaucoup de votre utilisation personnelle.

N’écrivez pas sur les deux faces d’une fiche

Ce n’est pas une loi absolue mais il vaut mieux n’écrire que sur le recto d’une fiche. Ainsi, quand on les traite, on peut avoir une vision globale en les étalant sur son bureau. Et on ne risque pas d’oublier une information notée au dos d’une fiche. Ceci est important car ça rends le système plus fiable. Notez que si le contenu s’étale sur plusieurs fiches, on peut alors indiquer le numéro de la page dans le coin supérieur droit (exemple : 1/2, 2/2).

On peut quand même faire une exception concernant les fiches de référence, pour gagner de la place. Par exemple on peut mettre sur une même fiche ses numéros de téléphones sur une face et les informations personnelles en cas de perte sur l’autre. Mais d’autres contenus ne s’y prêtent pas : par exemple si vous avez les horaires de bus d’un côté et vos numéros de téléphone de l’autre, vous ne pourrez pas dépanner un ami qui a besoin d’emprunter vos horaires de bus.

Evidemment, on est aussi parfois obligé de déroger à la règle si on est à cours de fiche.

Doit-on écrire en portrait ou en paysage?

Généralement, ceux qui utilisent le hipster PDA principalement pour les listes de tâches préfèrent l’écriture en portrait. Ceci a l’avantage de faciliter la saisie de longues listes. On trouve ainsi beaucoup de modèles imprimables dans ce format. Mais le mode paysage est également un bon format pour les fiches de prise de note, afin d’écrire plus facilement des phrases qui tiennent sur une ligne.

On pourrait faire cohabiter les 2 orientations étant donné que les fiches de listes de choses à faire sont bien souvent destinées à être déchirées une fois que les tâches ont été réalisées. Cependant, il est plus simple d’adopter un format unique. Personnellement, j’ai choisi le format paysage puisqu’on peut toujours disposer les listes de choses à faire sur deux colonnes. C’est aussi le format choisi par le site Pile of Index Cards, d’autant plus que leur système de stockage est orienté en mode paysage :

L’en-tête

La plupart des utilisateurs de hipster PDA utilisent un en-tête de ce style :

• catégorie
• titre
• date et heure
• page n°

La catégorie

Il peut être utile d’établir un système de catégories. Par exemple, le système PoIC différencie 4 types de fiches : Record, Discovery, GTD et Reference, que nous étudierons plus loin. On peut les identifier par un symbole et noircir certaines zones de la tranche des fiches pour les identifier visuellement :

Vous noterez ici que certaines traces ne sont pas noircies entièrement, ceci pour indiquer que les actions associées ne sont pas terminées (surtout utile pour les fiches GTD).

Le titre

Le titre est un résumé du contenu, il peut donc être intéressant de le laisser vide dans un premier temps, puis de le remplir après avoir saisi le contenu de la fiche.

La date

La date et l’heure sont très importants dans le cas de fiches consacrées à la prise de notes. Elle pourront en effet servir d’identifiant unique pour votre système papier. On pourra par exemple faire référence à une fiche à partir d’une autre. Il sera bon aussi d’inclure le jour de la semaine (lun, mar, …).

Page n°

Il est parfois utile d’indiquer un numéro de page si les informations ne rentrent pas dans une seule fiche.

Organisez vos fiches grâce au système Pile of Index Cards

Une des études les plus complètes concernant la gestion de fiches a été menée par un japonais au surnom de Hawkexpress, qui partage sa méthode sur le site wiki bilingue Pile of Index Cards. Celle-ci repose sur un système de prise de notes (presque) entièrement analogique.

Même si la plupart des utilisateurs du hipster PDA ne stockent généralement pas leurs fiches (ou alors de façon numérique), PoIC reste une référence à ne pas négliger. Il démontre avec brio qu’un système entièrement papier est encore possible de nos jours. Si on laisse de côté les fiches GTD, PoIC ressemble d’ailleurs à s’y méprendre à la version papier d’un blog!

La méthode propose 4 types de fiches symbolisées comme suit :

Voici comment les utiliser :

• Record : pour les expériences personnelles (le cercle)
• Discovery : pour les découvertes (l’ampoule)
• GTD : pour les listes de choses à faire (le carré, qui représente la case à cocher)
• Reference : pour des informations de référence (une personne extérieure)

On remarquera que les fiches de type prise de note sont toutes dérivées du cercle. Ainsi peut-on dessiner un cercle par défaut lorsqu’on prends note. Ceclui-ci pourra ensuite être transformé en découverte ou en information de référence au besoin.

Ce système de catégories n’est pas un hasard et reprends un peu le cheminement normal du processus d’écriture, dans le sens noble du terme. Imaginez simplement notre bon vieux Thomas Jefferson en train de prendre des mesures avec ses tablettes en ivoire : ce sont ses expériences personnelles. A partir de là, peut-être en s’aidant d’idées provenant d’autres scientifiques (informations de référence), les idées combinées deviendront des découvertes, qu’il pourra ensuite réunir pour écrire un livre qu’il pourra signer de son nom.

Rien de bien nouveau donc, il est naturel d’adopter ce système de prise de note. Voyons maintenant comment l’appliquer dans la vie de tous les jours…

Les expériences personnelles

Les fiches de type expérience personnelle sont comme un journal intime. On y note des observations, des mesures, des faits qu’on a vécu. L’exemple le plus courant est la liste des dépenses quotidiennes. Mais on peut aussi par exemple y noter le temps qu’il fait, l’heure à laquelle on s’est levé, le repas qu’on a pris, une description de l’accident qui a eu lieu alors qu’on se rendait au travail, etc. C’est un peu un ensemble d’événements dont on a été témoins de près ou de loin.

Les découvertes

Les découvertes sont des déductions qui donnent de la valeur ajoutée aux expériences personnelles. Elles peuvent être issues aussi d’autres découvertes personnelles et d’idées extérieures (informations de référence). Tout ceci se mélange dans l’esprit et il arrive d’obtenir quelquechose d’intéressant. On arrive ainsi à un état de satisfaction intense, des fois décrit comme une sorte d’orgasme intellectuel, où tout devient d’un seul coup beaucoup plus clair.

On pourra par exemple ranger dans cette catégorie une idée de cadeau d’anniversaire, une recette de cuisine personnelle, une implémentation personnelle de GTD, une manière de pêcher, etc.

Les listes de choses à faire

Les listes de choses à faire sont un peu la raison d’être du hipster PDA de Merlin Mann. Et beaucoup ne l’utilisent que pour cela. Ces listes pourront être organisées suivant la méthode Getting Things Done :

• Liste de premières choses à faire (ou « prochaines actions ») : les premières actions physiques à faire pour chaque sujet à traiter en cours. Comme elles risquent d’être nombreuses, on peut les trier par contexte – par exemple : appels à passer, en réunion, au bureau, à la maison, courses, etc.
• Liste de sujets à traiter (ou « projets ») : on défini par « sujet à traiter » n’importe quel résultat désiré qui nécessite plus d’une action physique. Voici quelques exemples : Planifier les vacances du mois d’août, Réinstaller l’ordinateur, Embaucher une nouvelle personne, Dépanner la voiture, etc.
• Liste de choses en attente (déléguées) : dans la méthode Getting Things Done, pour chaque nouvelle tâche qui prends plus de 2 minutes, il faut se poser la question : « Suis-je la personne la plus appropriée pour réaliser cette tâche? ». Si la réponse est non, il faudra déléguer cette action. Et si l’on veut qu’elle soit réalisée, mieux vaut en garder la trace, de préférence en gardant la date à laquelle on a délégué. On stockera toutes ces actions dans la liste de choses en attente.
• Liste de choses à faire un jour/peut-être : ici atterissent tous les sujets à traiter qui ne sont pas encore réalisables maintenant mais ne doivent pas être perdus de vue. On peut aussi trier cette liste par catégories : endroits à visiter, livres à lire, films à voir, CDs à écouter, etc.

On voit donc ici se profiler 4 types de fiches, qui pourront être complétées par un cinquième type : la fiche calendrier, pour toutes les tâches datées.

Cependant, dans la pratique, il est parfois utile de limiter les divers types de fiches. D’autant qu’on se retrouvera souvent à noter des actions en vitesse, comme lors des réunions. A l’écriture d’une tâche, il se pourra alors qu’on change d’avis et qu’une première chose à faire se transforme en tâche déléguée. Dans ces cas là, le système de notation de Patrick Rhone se révèlera utile :

Légende :

• - Chose à faire
• + Chose faite
• -> Chose à faire dépendante d’une autre action
• <- Chose à faire déléguée (pour s’en souvenir, il suffit de se rappeler que la flèche pointe en dehors du système). On pourra accompagner cette notation de la date à laquelle l’action a été déléguée, la date dûe et le nom de la personne à qui on a délégué.
• ^ Information
• O Chose à faire déplacée dans une autre liste

Vous aurez remarqué ici que toutes ces notations sont dérivées du tiret initial. Ainsi pourra-t-on facilement transformer une nouvelle action.

Un autre détail important concerne la quantité d’informations transportables dans un hipster PDA. Vu la taille des fiches et le nombre d’actions qu’une personne occupée peut avoir, il faudra certainement faire des choix. Et on ne pourra pas implémenter la totalité du système sur le hipster PDA. Ainsi devra-t-on périodiquement « synchroniser » le hipster PDA avec le système d’organisation maître, lors d’une revue journalière, le soir ou le matin.

Les informations de référence

Les informations de référence sont des idées qui émergent de l’extérieur. Ce peut être une citation, une recette, un extrait de livre, d’un site web, d’une émission télé. On peut imaginer aussi une liste de vocabulaire à apprendre ou les paroles d’une chanson.

L’important ici sera de citer la source de la référence, sinon l’information n’est pas utilisable. Pour un livre par exemple, ce sera l’auteur, l’année, la page. On peut aussi faire référence à des fichiers informatique à condition d’avoir une base personnelle avec des noms de fichier uniques.

La plupart du temps, c’est en lisant qu’on confectionnera des fiches de ce type. Mais je rangerai aussi dans cette catégorie de fiche tout type de mémo du genre carte de métro, horaire des bus, numéros de téléphone d’urgence, etc.

Conclusion

J’espère que ces quelques pistes vous auront inspiré pour organiser vos fiches. L’essentiel étant de les adapter à vos besoins. Pour ceux qui veulent aller plus loin, je ne pourrai que vous conseiller de lire le livre Getting Things Done et d’aller consulter le site de Pile of Index Cards.

Des commentaires?

Cet article en est la suite logique avec un petit guide pour faire le tour des diverses solutions possibles pour concevoir un hipster PDA. On se basera ici sur les divers modèles que l’on rencontre à travers la toile…

Une petite parenthèse : je me rends compte que je n’ai pas encore clarifié la signification du mot anglais hipster. Apparemment, ce serait l’équivalent de hippie. Donc le hipster PDA est en fait le « PDA hippie ». C’est plutôt bien trouvé comme nom étant données les valeurs de liberté, de retour aux choses simples et même d’écologie qui lui sont rattachées!

Refermons la parenthèse et commençons avec un peu d’histoire :

L’ancêtre du hipster PDA

L’ancêtre du hipster PDA pourrait bien être le système de prise de note de Thomas Jefferson.

Pour mémoire, Thomas Jefferson est l’auteur de la Déclaration d’Indépendance en 1776 et fût le 3ème président des Etats-Unis. Il fût aussi partie des élites intellectuelles du Siècle des Lumières. Observateur invétéré, il avait l’habitude de transporter une variété d’instruments portables pour prendre des mesures. Et il notait tout au crayon sur des tablettes en ivoire :

Le soir, il pouvait recopier ces informations dans un de ses 7 livres où il maintenait un historique pour ses finances, ses fermes, etc. Il effaçait ensuite les tablettes en ivoire avec de l’eau.

On se rends donc bien compte que le concept du hipster PDA n’est certainement pas nouveau et séduisait déjà nos ancêtres aux esprits éclairés. Ici, les tablettes en ivoire ont même l’avantage par rapport au papier de ne pas nécessiter de recharge. Si vous êtes tenté par cette antiquité, sachez que vous pouvez vous procurer un ustensile similaire avec crayon intégré sur le site de Jas. Townsend and Son :

Le hipster PDA de Merlin Mann

Certainement moins prestigieux que les tablettes d’ivoire de Thomas Jefferson, le hipster PDA de Merlin Mann a l’avantage de ne coûter presque rien et beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done l’utilisent encore sans aucune modification. Pour le reproduire, vous aurez besoin d’une pince à relier et de fiches :

La pince à relier (binder clip)

La pince à relier est un système simple mais efficace. Inventée en 1911 pour pouvoir relier des documents de façon temporaire – à l’époque on perforait les feuilles pour pouvoir y faire passer un fil – la pince à relier se présente sous la forme d’un « étaux » triangulaire noir qu’on écarte grâce à des leviers en métal. Lorsque la pince se referme, on peut ensuite rabattre les leviers en métal le long des documents maintenus ou carrément les retirer pour former une reliure permanente :

On les préfèrera aux pinces à mâchoires du genre bulldog clip, plus fortes mais dont les leviers ne peuvent pas se rabattre :

On les trouve dans le commerce dans divers format. Merlin Mann affectionne les petites pinces de 0,75 pouces (19mm). Mais je trouve que le format 1,25 pouces (32mm) a l’avantage d’offrir une prise pour y glisser la poignée d’un stylo, la reliure est aussi plus forte.

Les fiches (index cards)

Le hipster PDA original de Merlin Mann est composé de fiches unies au format 3×5 pouces (75x125mm). Ce format offre un bon compris entre portabilité du système et espace disponible pour écrire : on peut glisser facilement un tel hipster PDA dans la poche arrière d’un pantalon et l’espace est suffisant pour écrire des phrases courtes.

Attention : dans le commerce – en France en tout cas – on trouve généralement uniquement les fiches bristol au format A6 (105x148mm), qui rentrent difficilement dans les poches. Au pire vous pourrez les couper en 2 pour arriver à une taille correcte (format A7). Sinon vous pouvez commander en ligne des fiches 75x125mm ici.

Sur la capture d’écran, on voit que Merlin Mann utilise des fiches de couleur pour établir des catégories. Personnellement je suis contre car cela nécessite de maintenir plusieurs stocks de fiche. Vous pourrez à la place surligner ou noircir le bord de certaines fiches pour les différencier d’un coup d’oeil par rapport aux autres fiches.

Un dernier détail : si vous désirez obtenir un PDA vraiment écologique, vous pourrez utiliser des fiches entièrement recyclées.

Le hipster PDA miniature

Le hipster PDA porte-clef a récemment été évoqué dans un précédent article :

Ce n’est pas vraiment une alternative au hipster PDA de Merlin Mann mais il peut être utile pour stocker vos cartes de visite et écrire des petites notes au dos. Vous pouvez utiliser une pince à relier de format 19mm pour le concevoir ainsi que des morceaux de fiche. L’embêtant avec un tel système est que les clefs et autres accessoires dans vos poches risquent d’abîmer les fiches et de les salir. Utiliser deux fiches renforcées pour la couverture pourra donc s’avérer judicieux.

La boîte à fiches

Utiliser une boite pour transporter vos fiches a l’avantage de les protéger efficacement. Sur cette photo trouvée sur Flickr, l’utilisateur Gideon a eu la chance d’en trouver une qui corresponds exactement au format de ses fiches, ni trop large, ni trop étriquée :

Le Zipster PDA

Si vous avez des vieux disques zip qui traînent chez vous, vous pourrez utiliser la boîte pour créer un Zipster PDA. Comme celle-ci protège vos fiches, il ne sera pas nécessaire d’utiliser du papier renforcé. Vous pourrez même les égayer en imprimant les modèles de chez Sanctum Mekkanicum :

Remarquez que la boîte étant transparente, la première fiche sera toujours visible même si la boîte est fermée. En outre, vous pourrez redresser la boîte sur votre bureau pour lire les fiches plus facilement.

Le hipster PDA à anneau

Le problème avec le hipster PDA de Merlin Mann est que vous devez enlever la pince pour consulter les fiches. FullContactGEEK nous propose de résoudre ce problème en les perforant pour les relier par un anneau :

Notez l’élastique pour maintenir les fiches.

Le problème ici, c’est que vous serez quand même obligés d’ouvrir votre anneau si vous devez changer l’ordre des fiches, et il faut alors aligner toutes les fiches pour le remettre.

Le hipster PDA à mousqueton

Voici enfin le hipster PDA à mousqueton présenté par solutionjunkie.com :

Etant donné que le mousqueton épouse la taille de la perforation, on n’est pas forcé d’utiliser un élastique pour maintenir les fiches. Cependant, ce mousqueton est peut-être un peu trop gros pour un organiseur de poche.

D’autres systèmes?

Parmi les autres systèmes, on peut citer la pile de fiches adhésives genre Post-it, le portefeuille de fiches ou le flip flop hipster PDA. A vous de trouver le système qui vous convient!

Quel stylo choisir pour un hipster PDA?

Evidemment, n’importe quel stylo bille de petite taille peut faire l’affaire. Mais on privilégiera surtout un stylo à mine rétractable car on n’est jamais à l’abris d’une perte de bouchon, et donc d’un stylo qui coule.

Ceux qui veulent un stylo de qualité privilégieront le space pen de Fisher, puisqu’il ne fuit pas, dure 3 fois plus longtemps qu’un stylo normal (environ 48km) et écrit dans presque toutes les situations :

Mais au fond, pourquoi s’encombrer d’un stylo cher qu’on regrettera en cas de perte?

Mon choix personnel : un stylo 4 couleurs bic. Vous pourrez ainsi écrire en couleur et en cas d’encre sèche, il vous restera toujours les 3 autres mines!

Levenger : le luxe pour ceux qui peuvent en payer le prix

Pour terminer cet guide, sachez que le site Levenger vends des organiseurs de poche de style hipster PDA assez sympatiques, ainsi que divers autres accessoires relatifs. Cependant, il faut y mettre le prix, et je ne suis pas sûr qu’ils livrent en Europe. Mais leur catalogue est une bonne source d’inspiration.

Conclusion

J’espère que ce petit guide vous a permi de décider quel hipster PDA vous convient le mieux. Personnellement, j’ai conçu le miens avec un petit mousqueton et des fiches au format 75x125mm accompagnées d’un stylo bic 4 couleurs, un élastique permettant de maintenir le tout. J’utilise aussi un hPDA miniature sur mon porte-clefs pour les cartes de visite.

Et pour vous ce sera quoi?

La popularité du hipster PDA est née d’un mouvement de retour aux sources chez certains geeks repantis, qui se sont rendu compte que leur système d’organisation électronique n’a pas amélioré leur productivité. Merlin Mann l’a baptisé hipster PDA en référence au fameux PDA (Personal digital assistant) dont se munissent beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done. Et il a renommé l’acronyme PDA en Parietal Disgorgement Aid pour faire référence au lobe du cerveau qui est chargé de la réception et de la corrélation des informations sensorielles.

Si vous ne l’avez pas encore adopté, voici quelques raisons de vous convertir…

C’est un système :

• Flexible et efficace

L’écriture manuelle reste un mode de saisie supérieur à ceux de la plupart des organiseurs électroniques de petit format. Non seulement la saisie est plus rapide, mais vous pouvez inclure facilement toutes sortes d’illustrations, d’équations, de portées musicales, etc. Même si vous reniez les systèmes papier pour cause de mauvaise écriture, dites vous que vous en aurez forcément besoin tout au long de votre vie. Alors autant la maintenir tous les jours.

La modularité du hipster PDA rends le système extrêmement flexible. Vous pourrez changer la taille des fiches, leur couleur. Des modèles pourront être employés pour certains types de fiches. Vous pourrez aussi organiser les informations à votre guise sur chaque fiche et établir un système de catégories.

Adieu aussi la frustration engendrée par l’ergonomie bancale, les lenteurs ou la rigidité qui caractérisent souvent les systèmes électroniques.

• Economique

Cela va sans dire, le hipster PDA ne coûte presque rien et peut être facilement remplacé. Vous n’hésiterez donc pas à l’emporter n’importe où, même s’il s’agit d’une soirée où vous avez des chances de le perdre ou de vous le faire voler – remarquez que la tentation sera moins grande avec un hipster PDA

• Convivial

Le hipster PDA est accessible aux non initiés. Ils comprendront assez aisément comment fonctionne le système et voudront même éventuellement le reproduire. De plus, vous pourrez facilement partager une fiche avec un collègue qui travaille sur le même sujet que vous.

• Fiable

Avec le hipster PDA, vous êtes certain de ne jamais être pris au dépourvu et de retrouver ainsi une certaine sérénité. Un hipster PDA ne tombe pas en panne, ne dépends pas d’une alimentation électrique, encore moins de l’internet. Bien sûr votre stylo peut vous jouer des tours ou vous pouvez être à cours de fiches mais vous trouverez facilement un remplacement. En outre, vous ne serez pas lié aux constructeurs, qui cherchent généralement à vous faire abandonner votre ancien modèle pour adopter le plus récent. Pas de risque de perte d’information non plus (à part bien sûr si vous perdez vos fiches ou si votre maison prends feu…).

• Authentique

En choisissant le hipster PDA, vous renouez avec des valeurs plus humaines. Votre hipster PDA ne sonnera jamais pour vous notifier qu’un nouvel email est arrivé, vous ne ferez plus figure d’extra-terrestre auprès des non-geek, vous aurez l’air plus accessible, peut-être même plus décontracté. Certains apprécieront aussi l’odeur du papier. En outre, je vois difficilement un vieux sage muni d’un PDA, pas vous?

• Branché

En sortant votre bloc de fiches en réunion, vous passerez plus facilement pour une personne organisée. Vous pourrez aussi remanier le look de votre hipster PDA à votre guise pour refléter votre personnalité.

Conclusion

J’espère que cette introduction vous aura permi de considérer l’adoption du hipster PDA.

Evidemment, les adeptes les plus convaincu du PDA ne manqueront pas de me contredire, brandissant tous les avantages de la numérisation. Ceux-là pourront éventuellement utiliser les 2 systèmes en même temps, afin de combiner les avantages de chacun.

Prochain épisode : un guide pour concevoir votre propre hipster PDA

Je me débrouillais avec Launchy, qui permet de lancer des raccourcis vers des fichiers (.txt par exemple) en tapant le début du nom, mais le gros inconvénient est que Launchy ne permet pas de visualiser globalement l’ensemble des aide mémoire disponibles.

Et finalement, alors que je préparais la liste ultime des sites d’applications portables dans le précédent article, la solution est arrivée d’elle-même avec ce petit logiciel portable : pigeonhole organizer.

Le principe

Le logiciel porte bien son nom : de même que pour des cages de pigeon, on peut visualiser sans les ouvrir un ensemble d’aides mémoires rangés dans des emplacements colorés. Il n’y a qu’à passer la souris au-dessus de l’un d’eux pour que le contenu soir révélé. Ce schéma illustre bien la chose :

(traduisez : « placez la souris sur n’importe quelle cage à pigeon » … « et son contenu apparaît dans le visualiseur ici »)

Les fonctionnalités

Vous pouvez paramétrer le logiciel pour qu’il se lance automatiquement au démarrage de Windows et paramétrer un raccourci clavier pour faire apparaître la liste des « boîtes » – pour ma part j’ai choisi ctrl+alt+w pour éviter la gymnastique des doigts. Ainsi, retrouver ses aides mémoires est presque instantané.

Les aides mémoires sont rangés par groupe. Chaque groupe ouvre une nouvelle grille.

Il est également possible de sauvegarder / restaurer les données.

Si vous stockez une adresse web, une adresse email ou un numéro de téléphone, il est possible de paramétrer un bouton qui vous ouvrira le bon logiciel (un navigateur, un logiciel de messagerie ou votre logiciel de téléphonie).

Des aides mémoire pour quoi faire?

Cela diverge beaucoup selon les besoins de chacun.

Pour ma part, j’y ai stocké :

• la liste des résolutions d’écran – je ne la connais pas encore par coeur
• des listes de vocabulaire malgache
• quelques fragments de codes de programmation – « code snippets » en anglais
• des listes de raccourcis clavier

Et je viens à peine d’effleurer les possibilités, d’ailleurs si vous avez de bonnes idées, laissez un commentaire.

Les limitations

Le logiciel a bien quelques défauts, en voici quelques-uns :

• Pas de contenu riche : impossible d’ajouter des images, changer la police, etc. Il n’est même pas possible de mettre en gras les mots importants!
• Dommage qu’on ne puisse pas changer de groupe d’aide mémoire avec une touche de raccourci
• Je trouve la fenêtre du visualiseur trop petite pour les longs mémos, alors que sa taille aurait pu s’adapter au contenu

En ce moment, le logiciel en est à sa version 1.01, on peut donc espérer que d’autres fonctions seront ajoutées dans les versions ultérieures. Notamment je proposerais bien la possibilité de stocker un raccourcis windows dans les cages. Ca me permettrait de lancer mes mémos au format .pdf et autres modèles.

Un autre bémol : bien que très simple à programmer, l’application est… payante! Avis donc à la communauté libre pour créer un clone.

Plus d’infos

Vous pouvez vous faire une idée des possibilités du logiciel en téléchargeant la version d’évaluation limitée à 30 jours ici.

Je vous invite maintenant à réagir dans les commentaires…