Ceci est le 3ième volet du dossier sur le hipster PDA. Après avoir vu comment cet organiseur papier est capable de remplacer avantageusement votre PDA électronique et passé en revue plusieurs solutions pour concevoir le votre, nous nous intéressons aujourd’hui à l’organisation des fiches.

L’article se base largement sur la méthode Getting Things Done et le site Pile of Index Cards, ainsi que plusieurs autres sources d’inspiration à travers le web…

Quelques conseils pratiques

Les fiches de couleur

Je l’avais déjà précisé dans le deuxième article et je le rappelle : les fiches de couleur ne sont pas conseillées – ne vous fiez donc pas à l’icône de l’article, les couleurs sont juste là pour égayer le site.

Il est vrai que des fiches de couleurs différentes vous permet d’un coup d’oeil d’accéder à une catégorie de fiche particulière. Mais il est assez contraignant de gérer plusieurs stocks de fiches. De plus, on peut obtenir le même effet en marquant simplement la tranche des fiches.

La seule exception à la règle concerne les fiches de séparation et de couverture…

Séparez vos fiches vierges des fiches usagées

Merlin Mann préconise d’utiliser un séparateur pour séparer les fiches vierges – fresh cards – des fiches usagées – used cards :

Ainsi, les pages vierges placées en première position permettent d’être réactif et de noter immédiatement n’importe quelle idée qui nous passe par la tête. Ca évite aussi de donner une fiche déjà remplie au dos à un collègue.

Combien de fiches pour un hipster PDA?

Certains se demanderont peut-être combien de fiches sont conseillées pour un hipster PDA. La réponse vient généralement avec la pratique : votre fréquence de prise de note, le nombre de fiches de référence, la grosseur de votre poche…

Merlin Mann par exemple utilise 12 fiches ou moins. D’autres n’utilisent qu’une seule fiche munie des 5 choses les plus importantes à faire pendant la journée. On voit donc que cela dépends beaucoup de votre utilisation personnelle.

N’écrivez pas sur les deux faces d’une fiche

Ce n’est pas une loi absolue mais il vaut mieux n’écrire que sur le recto d’une fiche. Ainsi, quand on les traite, on peut avoir une vision globale en les étalant sur son bureau. Et on ne risque pas d’oublier une information notée au dos d’une fiche. Ceci est important car ça rends le système plus fiable. Notez que si le contenu s’étale sur plusieurs fiches, on peut alors indiquer le numéro de la page dans le coin supérieur droit (exemple : 1/2, 2/2).

On peut quand même faire une exception concernant les fiches de référence, pour gagner de la place. Par exemple on peut mettre sur une même fiche ses numéros de téléphones sur une face et les informations personnelles en cas de perte sur l’autre. Mais d’autres contenus ne s’y prêtent pas : par exemple si vous avez les horaires de bus d’un côté et vos numéros de téléphone de l’autre, vous ne pourrez pas dépanner un ami qui a besoin d’emprunter vos horaires de bus.

Evidemment, on est aussi parfois obligé de déroger à la règle si on est à cours de fiche.

Doit-on écrire en portrait ou en paysage?

Généralement, ceux qui utilisent le hipster PDA principalement pour les listes de tâches préfèrent l’écriture en portrait. Ceci a l’avantage de faciliter la saisie de longues listes. On trouve ainsi beaucoup de modèles imprimables dans ce format. Mais le mode paysage est également un bon format pour les fiches de prise de note, afin d’écrire plus facilement des phrases qui tiennent sur une ligne.

On pourrait faire cohabiter les 2 orientations étant donné que les fiches de listes de choses à faire sont bien souvent destinées à être déchirées une fois que les tâches ont été réalisées. Cependant, il est plus simple d’adopter un format unique. Personnellement, j’ai choisi le format paysage puisqu’on peut toujours disposer les listes de choses à faire sur deux colonnes. C’est aussi le format choisi par le site Pile of Index Cards, d’autant plus que leur système de stockage est orienté en mode paysage :

L’en-tête

La plupart des utilisateurs de hipster PDA utilisent un en-tête de ce style :

• catégorie
• titre
• date et heure
• page n°

La catégorie

Il peut être utile d’établir un système de catégories. Par exemple, le système PoIC différencie 4 types de fiches : Record, Discovery, GTD et Reference, que nous étudierons plus loin. On peut les identifier par un symbole et noircir certaines zones de la tranche des fiches pour les identifier visuellement :

Vous noterez ici que certaines traces ne sont pas noircies entièrement, ceci pour indiquer que les actions associées ne sont pas terminées (surtout utile pour les fiches GTD).

Le titre

Le titre est un résumé du contenu, il peut donc être intéressant de le laisser vide dans un premier temps, puis de le remplir après avoir saisi le contenu de la fiche.

La date

La date et l’heure sont très importants dans le cas de fiches consacrées à la prise de notes. Elle pourront en effet servir d’identifiant unique pour votre système papier. On pourra par exemple faire référence à une fiche à partir d’une autre. Il sera bon aussi d’inclure le jour de la semaine (lun, mar, …).

Page n°

Il est parfois utile d’indiquer un numéro de page si les informations ne rentrent pas dans une seule fiche.

Organisez vos fiches grâce au système Pile of Index Cards

Une des études les plus complètes concernant la gestion de fiches a été menée par un japonais au surnom de Hawkexpress, qui partage sa méthode sur le site wiki bilingue Pile of Index Cards. Celle-ci repose sur un système de prise de notes (presque) entièrement analogique.

Même si la plupart des utilisateurs du hipster PDA ne stockent généralement pas leurs fiches (ou alors de façon numérique), PoIC reste une référence à ne pas négliger. Il démontre avec brio qu’un système entièrement papier est encore possible de nos jours. Si on laisse de côté les fiches GTD, PoIC ressemble d’ailleurs à s’y méprendre à la version papier d’un blog!

La méthode propose 4 types de fiches symbolisées comme suit :

Voici comment les utiliser :

• Record : pour les expériences personnelles (le cercle)
• Discovery : pour les découvertes (l’ampoule)
• GTD : pour les listes de choses à faire (le carré, qui représente la case à cocher)
• Reference : pour des informations de référence (une personne extérieure)

On remarquera que les fiches de type prise de note sont toutes dérivées du cercle. Ainsi peut-on dessiner un cercle par défaut lorsqu’on prends note. Ceclui-ci pourra ensuite être transformé en découverte ou en information de référence au besoin.

Ce système de catégories n’est pas un hasard et reprends un peu le cheminement normal du processus d’écriture, dans le sens noble du terme. Imaginez simplement notre bon vieux Thomas Jefferson en train de prendre des mesures avec ses tablettes en ivoire : ce sont ses expériences personnelles. A partir de là, peut-être en s’aidant d’idées provenant d’autres scientifiques (informations de référence), les idées combinées deviendront des découvertes, qu’il pourra ensuite réunir pour écrire un livre qu’il pourra signer de son nom.

Rien de bien nouveau donc, il est naturel d’adopter ce système de prise de note. Voyons maintenant comment l’appliquer dans la vie de tous les jours…

Les expériences personnelles

Les fiches de type expérience personnelle sont comme un journal intime. On y note des observations, des mesures, des faits qu’on a vécu. L’exemple le plus courant est la liste des dépenses quotidiennes. Mais on peut aussi par exemple y noter le temps qu’il fait, l’heure à laquelle on s’est levé, le repas qu’on a pris, une description de l’accident qui a eu lieu alors qu’on se rendait au travail, etc. C’est un peu un ensemble d’événements dont on a été témoins de près ou de loin.

Les découvertes

Les découvertes sont des déductions qui donnent de la valeur ajoutée aux expériences personnelles. Elles peuvent être issues aussi d’autres découvertes personnelles et d’idées extérieures (informations de référence). Tout ceci se mélange dans l’esprit et il arrive d’obtenir quelquechose d’intéressant. On arrive ainsi à un état de satisfaction intense, des fois décrit comme une sorte d’orgasme intellectuel, où tout devient d’un seul coup beaucoup plus clair.

On pourra par exemple ranger dans cette catégorie une idée de cadeau d’anniversaire, une recette de cuisine personnelle, une implémentation personnelle de GTD, une manière de pêcher, etc.

Les listes de choses à faire

Les listes de choses à faire sont un peu la raison d’être du hipster PDA de Merlin Mann. Et beaucoup ne l’utilisent que pour cela. Ces listes pourront être organisées suivant la méthode Getting Things Done :

• Liste de premières choses à faire (ou « prochaines actions ») : les premières actions physiques à faire pour chaque sujet à traiter en cours. Comme elles risquent d’être nombreuses, on peut les trier par contexte – par exemple : appels à passer, en réunion, au bureau, à la maison, courses, etc.
• Liste de sujets à traiter (ou « projets ») : on défini par « sujet à traiter » n’importe quel résultat désiré qui nécessite plus d’une action physique. Voici quelques exemples : Planifier les vacances du mois d’août, Réinstaller l’ordinateur, Embaucher une nouvelle personne, Dépanner la voiture, etc.
• Liste de choses en attente (déléguées) : dans la méthode Getting Things Done, pour chaque nouvelle tâche qui prends plus de 2 minutes, il faut se poser la question : « Suis-je la personne la plus appropriée pour réaliser cette tâche? ». Si la réponse est non, il faudra déléguer cette action. Et si l’on veut qu’elle soit réalisée, mieux vaut en garder la trace, de préférence en gardant la date à laquelle on a délégué. On stockera toutes ces actions dans la liste de choses en attente.
• Liste de choses à faire un jour/peut-être : ici atterissent tous les sujets à traiter qui ne sont pas encore réalisables maintenant mais ne doivent pas être perdus de vue. On peut aussi trier cette liste par catégories : endroits à visiter, livres à lire, films à voir, CDs à écouter, etc.

On voit donc ici se profiler 4 types de fiches, qui pourront être complétées par un cinquième type : la fiche calendrier, pour toutes les tâches datées.

Cependant, dans la pratique, il est parfois utile de limiter les divers types de fiches. D’autant qu’on se retrouvera souvent à noter des actions en vitesse, comme lors des réunions. A l’écriture d’une tâche, il se pourra alors qu’on change d’avis et qu’une première chose à faire se transforme en tâche déléguée. Dans ces cas là, le système de notation de Patrick Rhone se révèlera utile :

Légende :

• - Chose à faire
• + Chose faite
• -> Chose à faire dépendante d’une autre action
• <- Chose à faire déléguée (pour s’en souvenir, il suffit de se rappeler que la flèche pointe en dehors du système). On pourra accompagner cette notation de la date à laquelle l’action a été déléguée, la date dûe et le nom de la personne à qui on a délégué.
• ^ Information
• O Chose à faire déplacée dans une autre liste

Vous aurez remarqué ici que toutes ces notations sont dérivées du tiret initial. Ainsi pourra-t-on facilement transformer une nouvelle action.

Un autre détail important concerne la quantité d’informations transportables dans un hipster PDA. Vu la taille des fiches et le nombre d’actions qu’une personne occupée peut avoir, il faudra certainement faire des choix. Et on ne pourra pas implémenter la totalité du système sur le hipster PDA. Ainsi devra-t-on périodiquement « synchroniser » le hipster PDA avec le système d’organisation maître, lors d’une revue journalière, le soir ou le matin.

Les informations de référence

Les informations de référence sont des idées qui émergent de l’extérieur. Ce peut être une citation, une recette, un extrait de livre, d’un site web, d’une émission télé. On peut imaginer aussi une liste de vocabulaire à apprendre ou les paroles d’une chanson.

L’important ici sera de citer la source de la référence, sinon l’information n’est pas utilisable. Pour un livre par exemple, ce sera l’auteur, l’année, la page. On peut aussi faire référence à des fichiers informatique à condition d’avoir une base personnelle avec des noms de fichier uniques.

La plupart du temps, c’est en lisant qu’on confectionnera des fiches de ce type. Mais je rangerai aussi dans cette catégorie de fiche tout type de mémo du genre carte de métro, horaire des bus, numéros de téléphone d’urgence, etc.

Conclusion

J’espère que ces quelques pistes vous auront inspiré pour organiser vos fiches. L’essentiel étant de les adapter à vos besoins. Pour ceux qui veulent aller plus loin, je ne pourrai que vous conseiller de lire le livre Getting Things Done et d’aller consulter le site de Pile of Index Cards.

Des commentaires?

Cet article en est la suite logique avec un petit guide pour faire le tour des diverses solutions possibles pour concevoir un hipster PDA. On se basera ici sur les divers modèles que l’on rencontre à travers la toile…

Une petite parenthèse : je me rends compte que je n’ai pas encore clarifié la signification du mot anglais hipster. Apparemment, ce serait l’équivalent de hippie. Donc le hipster PDA est en fait le « PDA hippie ». C’est plutôt bien trouvé comme nom étant données les valeurs de liberté, de retour aux choses simples et même d’écologie qui lui sont rattachées!

Refermons la parenthèse et commençons avec un peu d’histoire :

L’ancêtre du hipster PDA

L’ancêtre du hipster PDA pourrait bien être le système de prise de note de Thomas Jefferson.

Pour mémoire, Thomas Jefferson est l’auteur de la Déclaration d’Indépendance en 1776 et fût le 3ème président des Etats-Unis. Il fût aussi partie des élites intellectuelles du Siècle des Lumières. Observateur invétéré, il avait l’habitude de transporter une variété d’instruments portables pour prendre des mesures. Et il notait tout au crayon sur des tablettes en ivoire :

Le soir, il pouvait recopier ces informations dans un de ses 7 livres où il maintenait un historique pour ses finances, ses fermes, etc. Il effaçait ensuite les tablettes en ivoire avec de l’eau.

On se rends donc bien compte que le concept du hipster PDA n’est certainement pas nouveau et séduisait déjà nos ancêtres aux esprits éclairés. Ici, les tablettes en ivoire ont même l’avantage par rapport au papier de ne pas nécessiter de recharge. Si vous êtes tenté par cette antiquité, sachez que vous pouvez vous procurer un ustensile similaire avec crayon intégré sur le site de Jas. Townsend and Son :

Le hipster PDA de Merlin Mann

Certainement moins prestigieux que les tablettes d’ivoire de Thomas Jefferson, le hipster PDA de Merlin Mann a l’avantage de ne coûter presque rien et beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done l’utilisent encore sans aucune modification. Pour le reproduire, vous aurez besoin d’une pince à relier et de fiches :

La pince à relier (binder clip)

La pince à relier est un système simple mais efficace. Inventée en 1911 pour pouvoir relier des documents de façon temporaire – à l’époque on perforait les feuilles pour pouvoir y faire passer un fil – la pince à relier se présente sous la forme d’un « étaux » triangulaire noir qu’on écarte grâce à des leviers en métal. Lorsque la pince se referme, on peut ensuite rabattre les leviers en métal le long des documents maintenus ou carrément les retirer pour former une reliure permanente :

On les préfèrera aux pinces à mâchoires du genre bulldog clip, plus fortes mais dont les leviers ne peuvent pas se rabattre :

On les trouve dans le commerce dans divers format. Merlin Mann affectionne les petites pinces de 0,75 pouces (19mm). Mais je trouve que le format 1,25 pouces (32mm) a l’avantage d’offrir une prise pour y glisser la poignée d’un stylo, la reliure est aussi plus forte.

Les fiches (index cards)

Le hipster PDA original de Merlin Mann est composé de fiches unies au format 3×5 pouces (75x125mm). Ce format offre un bon compris entre portabilité du système et espace disponible pour écrire : on peut glisser facilement un tel hipster PDA dans la poche arrière d’un pantalon et l’espace est suffisant pour écrire des phrases courtes.

Attention : dans le commerce – en France en tout cas – on trouve généralement uniquement les fiches bristol au format A6 (105x148mm), qui rentrent difficilement dans les poches. Au pire vous pourrez les couper en 2 pour arriver à une taille correcte (format A7). Sinon vous pouvez commander en ligne des fiches 75x125mm ici.

Sur la capture d’écran, on voit que Merlin Mann utilise des fiches de couleur pour établir des catégories. Personnellement je suis contre car cela nécessite de maintenir plusieurs stocks de fiche. Vous pourrez à la place surligner ou noircir le bord de certaines fiches pour les différencier d’un coup d’oeil par rapport aux autres fiches.

Un dernier détail : si vous désirez obtenir un PDA vraiment écologique, vous pourrez utiliser des fiches entièrement recyclées.

Le hipster PDA miniature

Le hipster PDA porte-clef a récemment été évoqué dans un précédent article :

Ce n’est pas vraiment une alternative au hipster PDA de Merlin Mann mais il peut être utile pour stocker vos cartes de visite et écrire des petites notes au dos. Vous pouvez utiliser une pince à relier de format 19mm pour le concevoir ainsi que des morceaux de fiche. L’embêtant avec un tel système est que les clefs et autres accessoires dans vos poches risquent d’abîmer les fiches et de les salir. Utiliser deux fiches renforcées pour la couverture pourra donc s’avérer judicieux.

La boîte à fiches

Utiliser une boite pour transporter vos fiches a l’avantage de les protéger efficacement. Sur cette photo trouvée sur Flickr, l’utilisateur Gideon a eu la chance d’en trouver une qui corresponds exactement au format de ses fiches, ni trop large, ni trop étriquée :

Le Zipster PDA

Si vous avez des vieux disques zip qui traînent chez vous, vous pourrez utiliser la boîte pour créer un Zipster PDA. Comme celle-ci protège vos fiches, il ne sera pas nécessaire d’utiliser du papier renforcé. Vous pourrez même les égayer en imprimant les modèles de chez Sanctum Mekkanicum :

Remarquez que la boîte étant transparente, la première fiche sera toujours visible même si la boîte est fermée. En outre, vous pourrez redresser la boîte sur votre bureau pour lire les fiches plus facilement.

Le hipster PDA à anneau

Le problème avec le hipster PDA de Merlin Mann est que vous devez enlever la pince pour consulter les fiches. FullContactGEEK nous propose de résoudre ce problème en les perforant pour les relier par un anneau :

Notez l’élastique pour maintenir les fiches.

Le problème ici, c’est que vous serez quand même obligés d’ouvrir votre anneau si vous devez changer l’ordre des fiches, et il faut alors aligner toutes les fiches pour le remettre.

Le hipster PDA à mousqueton

Voici enfin le hipster PDA à mousqueton présenté par solutionjunkie.com :

Etant donné que le mousqueton épouse la taille de la perforation, on n’est pas forcé d’utiliser un élastique pour maintenir les fiches. Cependant, ce mousqueton est peut-être un peu trop gros pour un organiseur de poche.

D’autres systèmes?

Parmi les autres systèmes, on peut citer la pile de fiches adhésives genre Post-it, le portefeuille de fiches ou le flip flop hipster PDA. A vous de trouver le système qui vous convient!

Quel stylo choisir pour un hipster PDA?

Evidemment, n’importe quel stylo bille de petite taille peut faire l’affaire. Mais on privilégiera surtout un stylo à mine rétractable car on n’est jamais à l’abris d’une perte de bouchon, et donc d’un stylo qui coule.

Ceux qui veulent un stylo de qualité privilégieront le space pen de Fisher, puisqu’il ne fuit pas, dure 3 fois plus longtemps qu’un stylo normal (environ 48km) et écrit dans presque toutes les situations :

Mais au fond, pourquoi s’encombrer d’un stylo cher qu’on regrettera en cas de perte?

Mon choix personnel : un stylo 4 couleurs bic. Vous pourrez ainsi écrire en couleur et en cas d’encre sèche, il vous restera toujours les 3 autres mines!

Levenger : le luxe pour ceux qui peuvent en payer le prix

Pour terminer cet guide, sachez que le site Levenger vends des organiseurs de poche de style hipster PDA assez sympatiques, ainsi que divers autres accessoires relatifs. Cependant, il faut y mettre le prix, et je ne suis pas sûr qu’ils livrent en Europe. Mais leur catalogue est une bonne source d’inspiration.

Conclusion

J’espère que ce petit guide vous a permi de décider quel hipster PDA vous convient le mieux. Personnellement, j’ai conçu le miens avec un petit mousqueton et des fiches au format 75x125mm accompagnées d’un stylo bic 4 couleurs, un élastique permettant de maintenir le tout. J’utilise aussi un hPDA miniature sur mon porte-clefs pour les cartes de visite.

Et pour vous ce sera quoi?

La popularité du hipster PDA est née d’un mouvement de retour aux sources chez certains geeks repantis, qui se sont rendu compte que leur système d’organisation électronique n’a pas amélioré leur productivité. Merlin Mann l’a baptisé hipster PDA en référence au fameux PDA (Personal digital assistant) dont se munissent beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done. Et il a renommé l’acronyme PDA en Parietal Disgorgement Aid pour faire référence au lobe du cerveau qui est chargé de la réception et de la corrélation des informations sensorielles.

Si vous ne l’avez pas encore adopté, voici quelques raisons de vous convertir…

C’est un système :

• Flexible et efficace

L’écriture manuelle reste un mode de saisie supérieur à ceux de la plupart des organiseurs électroniques de petit format. Non seulement la saisie est plus rapide, mais vous pouvez inclure facilement toutes sortes d’illustrations, d’équations, de portées musicales, etc. Même si vous reniez les systèmes papier pour cause de mauvaise écriture, dites vous que vous en aurez forcément besoin tout au long de votre vie. Alors autant la maintenir tous les jours.

La modularité du hipster PDA rends le système extrêmement flexible. Vous pourrez changer la taille des fiches, leur couleur. Des modèles pourront être employés pour certains types de fiches. Vous pourrez aussi organiser les informations à votre guise sur chaque fiche et établir un système de catégories.

Adieu aussi la frustration engendrée par l’ergonomie bancale, les lenteurs ou la rigidité qui caractérisent souvent les systèmes électroniques.

• Economique

Cela va sans dire, le hipster PDA ne coûte presque rien et peut être facilement remplacé. Vous n’hésiterez donc pas à l’emporter n’importe où, même s’il s’agit d’une soirée où vous avez des chances de le perdre ou de vous le faire voler – remarquez que la tentation sera moins grande avec un hipster PDA

• Convivial

Le hipster PDA est accessible aux non initiés. Ils comprendront assez aisément comment fonctionne le système et voudront même éventuellement le reproduire. De plus, vous pourrez facilement partager une fiche avec un collègue qui travaille sur le même sujet que vous.

• Fiable

Avec le hipster PDA, vous êtes certain de ne jamais être pris au dépourvu et de retrouver ainsi une certaine sérénité. Un hipster PDA ne tombe pas en panne, ne dépends pas d’une alimentation électrique, encore moins de l’internet. Bien sûr votre stylo peut vous jouer des tours ou vous pouvez être à cours de fiches mais vous trouverez facilement un remplacement. En outre, vous ne serez pas lié aux constructeurs, qui cherchent généralement à vous faire abandonner votre ancien modèle pour adopter le plus récent. Pas de risque de perte d’information non plus (à part bien sûr si vous perdez vos fiches ou si votre maison prends feu…).

• Authentique

En choisissant le hipster PDA, vous renouez avec des valeurs plus humaines. Votre hipster PDA ne sonnera jamais pour vous notifier qu’un nouvel email est arrivé, vous ne ferez plus figure d’extra-terrestre auprès des non-geek, vous aurez l’air plus accessible, peut-être même plus décontracté. Certains apprécieront aussi l’odeur du papier. En outre, je vois difficilement un vieux sage muni d’un PDA, pas vous?

• Branché

En sortant votre bloc de fiches en réunion, vous passerez plus facilement pour une personne organisée. Vous pourrez aussi remanier le look de votre hipster PDA à votre guise pour refléter votre personnalité.

Conclusion

J’espère que cette introduction vous aura permi de considérer l’adoption du hipster PDA.

Evidemment, les adeptes les plus convaincu du PDA ne manqueront pas de me contredire, brandissant tous les avantages de la numérisation. Ceux-là pourront éventuellement utiliser les 2 systèmes en même temps, afin de combiner les avantages de chacun.

Prochain épisode : un guide pour concevoir votre propre hipster PDA

C’est une pile de fiches qu’on insère dans une pince, et qui permet de prendre des notes en toute occasion lorsqu’on se déplace.

Je viens de trouver une version qui permet de rendre le système encore plus compact, puisqu’il a le format d’un porte-clef. L’auteur l’a logiquement baptisé hipster PDA keychain.

Voici un tutoriel en images pour le fabriquer :

Ensuite, il reste à savoir si vous écrivez assez petit pour qu’il vous soit utile…

Pour plus d’info, je vous invite à consulter le site original :

The Hipster PDA Keychain