J’ai l’habitude sur ce blog de présenter des logiciels qui optimisent la productivité personnelle. Mais en ce qui concerne la gestion des choses à faire, même s’il m’est arrivé ici ou là de présenter des logiciels spécialisés, j’admet que je n’ai pas encore trouvé mieux que d’utiliser un simple fichier texte.

Un fichier texte dépouillé de toute fioriture permet de se concentrer sur l’action. Avec ce format, nous ne sommes entravés par aucun logiciel lourd, juste un petit éditeur de texte basique. Etant donné qu’écrire sur un fichier texte n’a rien de ludique, nous ne sommes pas non plus tentés d’optimiser à longueur de journée les tâches au lieu de travailler. Nous touchons à l’essentiel et rien d’autre.

Je vous propose dans cet article de discuter des avantages et inconvénients de cette solution, et j’en profiterai pour expliquer comment je l’utilise quotidiennement pour organiser mes propres tâches…

Avantages et inconvénients

Voyons d’abord les avantages majeurs d’une liste de choses à faire stockée dans un fichier texte :

• simplicité : gérer une liste de choses à faire au format texte est à la portée de tout le monde. Il suffit d’un simple éditeur de texte comme le bloc notes de windows, de connaître aussi les bons raccourcis clavier pour faire des copier-coller. Et c’est bon, on est prêt à démarrer!
• rapidité : manipuler un fichier texte peut se faire avec des logiciels très légers, qui réagissent au quart de tour. En fait, nous ne sommes limités que par la vitesse de frappe. Et les performances ne se dégradent pas avec le nombre de données stockées. Cette rapidité est agréable car elle permet que nos actes soient en accord avec le flot de notre pensée.
• compatibilité : le format texte basique est utilisé quasiment depuis le début de l’histoire de l’informatique. Autant dire qu’il est complètement “future proof” : dans 10 ans, nous pourrons utiliser exactement le même format si le coeur nous en dit.
• flexibilité : avec un fichier texte, on peut organiser les données de la manière qui nous plaît, au lieu de la manière dont le logiciel l’a prévu. Il est ainsi plus facile de personnaliser les données à nos besoins.
• transportable : on peut facilement copier un fichier texte sur une clé USB, et l’ouvrir ensuite sur n’importe quel ordinateur.

Par contre, l’inconvénient majeur du format texte est son manque de structure. Il en résulte ces quelques désagréments :

• pas de catégories hiérarchisées
• impossible d’obtenir plusieurs vues, par exemple il serait pratique de ne visualiser que la prochaine tâche à effectuer de chaque projet
• impossible d’automatiser des manipulations de données ou des traitements de masse
• impossible de créer des rapports ou de sortir des statistiques

Cependant, je pense qu’on peut se passer de la plupart de ces fonctions avancées, et devenir plus efficace en misant sur la simplicité.

Le format

J’utilise personnellement un format de type agenda, avec des sections datées, de la manière suivante :

———————————–

VEN 20 AOU 2010
============
tâche1
tâche2
tâche3

———————————–

JEU 19 AOU 2010
============
tâche1
tâche2
tâche3

———————————–

Oui, c’est aussi simple que ça! Dans ce format, il n’y a pas de notion de contexte comme le préconise le système GTD. Mais j’utilise deux listes selon l’endroit où je me trouve : la première est réservée à mon lieu de travail (todo-work.txt), et l’autre aux tâches personnelles (todo-perso.txt). Pour les courses, si je dois vraiment les noter j’écris le tout sur papier ou ardoise (pas besoin d’un système hi-tech pour cela ).

En général, je crée la section des tâches du jour le matin même, lors de mon rituel matinal. J’y copie les tâches inachevées de la veille, et les tâches prévues de longue date figurant dans mon agenda papier. Toutefois il m’arrive aussi de préparer la section du jour pendant les jours précédents, lorsque je peux planifier mes tâches à l’avance. Mais si la date est trop avancée dans le temps, je note le tout dans mon agenda papier.

Sachez aussi que j’ai choisi de conserver l’historique de toutes les tâches que je note. C’est à dire que je ne supprime jamais mes tâches, je met juste un “ok” à côté pour indiquer que c’est terminé. A mon sens c’est un point crucial, puisque l’historique des tâches a plusieurs utilités :

• pense-bête : au travail, je dois loguer mes tâches dans le logiciel de gestion de projet de mon entreprise (pour ceux qui connaissent, c’est le logiciel Redmine). J’utilise donc mon fichier todo-work.txt pour me rappeler des tâches que j’ai achevées pendant la journée afin de pouvoir les rentrer dans le système le lendemain matin (car le soir, je suis surtout pressé de rentrer chez moi ).
• motivation : archiver les tâches de manière datée est une bonne manière de se dire qu’on avance dans notre boulot. Notre esprit est content car il voit qu’on termine chaque jour plusieurs tâches.
• sauvegarde : j’ai toujours été anxieux à l’idée de supprimer les tâches terminées, ou des tâches qui ne sont plus d’actualité. On ne sait jamais, peut-être que l’information serait utile plus tard. Conserver les anciennes tâches de manière historisée me permet de me persuader que je n’oublie rien, et donc d’avoir l’esprit tranquille.

Vous aurez remarqué que je n’ai pas encore parlé des tâches en incubation. Les tâches en incubation sont les tâches non programmées. On souhaite simplement les effectuer un jour dans le futur, mais on ne sait pas quand et ce n’est pas certain. Voyons cela de plus près…

Les tâches en incubation

Pour les tâches en incubation, qui par définition ne sont pas datées, il y a deux approches :

1. Les placer au début ou en fin du fichier : si c’est une tâche relativement urgente, elle ira au début du fichier, dans une section sans date. Ainsi, on est amené à la lire plusieurs fois dans la journée, ce qui aide à prendre conscience qu’on devrait la traiter tôt ou tard. Il faut toutefois veiller à ne pas trop remplir le début du fichier. Sinon on risque de se sentir submergé par un trop grand nombre de tâches.

Si les tâches sont moins urgentes, on peut aussi les saisir tout en bas du fichier, en les classant éventuellement par projet. Mais il faut alors veiller à consulter cette liste à intervalles réguliers pour être sûr que les tâches ne tomberont pas dans l’oubli.

2. Les placer dans un journal personnel : j’ai souvent évoqué les bienfaits de maintenir un journal personnel. Pour moi, un journal personnel est bien plus que l’inventaire des choses qui se passent chaque jour. Je m’en sert surtout de réceptacle pour accueillir toutes mes idées quotidiennes. C’est pourquoi je suis amené à y noter de nombreuses idées de tâches à accomplir dans le futur, un jour, peut-être…

Un bon exemple, ce sont les idées d’articles à publier sur C’éclair. En vérité, avant d’écrire un article, j’ai souvent eu déjà deux ou trois idées d’articles. Mais j’approfondi finalement l’idée qui m’inspire le plus. Et c’est seulement cette idée d’article qui sera convertie en tâche. On voit bien ici la notion d’incubation. Certaines tâches doivent  mûrir peu à peu dans mon journal personnel avant que je décide de les mettre en pratique.

Je ne stocke pas mon journal personnel dans un simple fichier texte, mais plutôt dans ce qu’on appelle un outliner (en français : idéateur, et je ne vous cache pas que je viens de trouver cette traduction sur wikipédia ). Un outliner est un logiciel qui permet de gérer du texte dans une hiérarchie de dossiers. Celui que j’ai adopté s’appelle EssentialPIM, et je l’utilise tous les jours depuis trois ans. Il s’exécute très facilement à partir de ma clé USB.

Je suppose que vous aurez compris que j’utilise ces deux approches combinées.

Pourquoi ne pas utiliser un outliner en tant que liste de choses à faire maîtresse?

Certains d’entre vous seront peut-être étonnés que je n’utilise pas l’outliner de mon journal personnel en tant que liste de choses à faire maîtresse.

Mais trois arguments s’y opposent :

• la lenteur : les outliners sont généralement plus lents que des éditeurs tout simples comme le bloc-notes de windows
• la complexité : s’il faut que je réfléchisse même quelques secondes pour savoir dans quel dossier je dois ranger telle ou telle tâche, c’est en général suffisant pour casser le flot de ma concentration sur mon travail
• la tentation : avoir plusieurs onglets à portée de clic menant à d’autres dossiers de texte est une tentation que je préfère éviter. Lorsqu’on travaille sur des tâches difficiles, notre attention peut très facilement diverger. Mieux vaut ne pas se donner des idées d’excuses pour ne pas travailler.

Voilà, vous devriez maintenant avoir une idée plus précise de mon environnement de travail à base de fichiers texte. Je vous passe à présent la parole dans les commentaires. N’hésitez pas à nous faire un retour à propos de votre propre système d’organisation, notamment ce qui vous aide le mieux à abattre votre travail du jour .

En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais. Nous passons sans cesse d’une phase de procrastination à une phase de travail dans l’urgence.

Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l’étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail…

1. Loi de Murphy : gardez une marge pour les imprévus

En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : "Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé… ).

Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. Elle démontre qu’il faut toujours garder une marge de temps pour les imprévus. Par exemple, lorsqu’on crée un planning, on peut appliquer un coefficient multiplicateur de l’ordre de 50% supplémentaire si c’est une tâche que l’on maîtrise, et de 100% si c’est une tâche nouvelle. Pour les imprévus, prévoir au moins 30% en plus.

2. Loi de Carlson : limitez les interruptions

En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions :

• fermer la porte de son bureau ou dans le cas d’un open space signaler sa disponibilité par un carton rouge ou vert, ou en mettant des écouteurs
• mettre son téléphone sur répondeur
• désactiver le signal sonore signalant l’arrivée des nouveaux emails
• limiter l’usage de la messagerie instantanée

3. Loi de Pareto : se concentrer sur l’essentiel

L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.

Nous pouvons tirer partie de cette loi de plusieurs manières :

- priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.

- savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c’est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.

4. Loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Suite à une étude de l’administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus.

5. Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d’un “programme biologique de survie” qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi nous attire vers le bas puisqu’elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

6. Loi d’Illich : prenez des pauses

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment,  ou de s’offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n’est pas à 14h, au moment de la sieste, que l’on sera le plus efficace.

J’espère que vous avez apprécié ce panorama des lois du temps à prendre en compte pour être plus efficace au boulot. N’hésitez pas à en discuter en saisissant un commentaire ci-dessous…

Crédit photo : zoutedrop

Les premières heures de la journée, à la fois avant et pendant le travail, donnent le ton de la journée. Si l’on valorise ce moment privilégié pour créer un rituel matinal, propre à cerner et à canaliser l’énergie de la journée, cela se traduira presque automatiquement par une augmentation de sa productivité.

Il faut voir la chose comme les fondations d’un grand bâtiment. Si l’on veut bâtir un gratte-ciel, on ne va pas commencer la construction au niveau du sol. Il faudra pour cela créer des fondations solides bien en-dessous de la surface, et d’autant plus profondément qu’elles doivent soutenir un bâtiment élevé. Ce principe s’applique également à nous-même.

Si l’on veut réaliser de grandes choses dans la journée, cela commence par de profondes fondations personnelles. Et le rituel matinal est un outil de choix pour y parvenir. Nous allons voir cela de plus près dans cet article…

Comment créer un rituel matinal?

Pour créer un rituel matinal, il suffit tout simplement de noter la séquence des tâches à accomplir en début de journée sur un support, quel qu’il soit.

Pour ma part, j’aime utiliser des fichiers texte accessibles via un raccourci sur le bureau windows, mais on peut également noter cela sur un post-it, une ardoise, un agenda, un IPhone, etc. Choisissez la méthode qui fonctionne pour vous. Le tout est de veiller à ce que cet endroit croise votre chemin chaque matin.

Vous pouvez aussi avoir plusieurs rituels, en particulier : un pour le lever du lit, et un pour l’arrivée au boulot.

Les activités du rituel matinal peuvent être extrêmement variées. Mais voici quelques suggestions :

Entraînement physique ou mental :

• Gym
• Footing
• Stretching
• Exercices de respiration
• Exercices d’articulation, d’échauffement de la voix
• Méditation
• Mémorisation (voir aussi mon article sur Anki)
• Visualisation mentale des objectifs
• Boire un bon verre de jus de fruit pressé

S’adonner à une passion ou une tâche inspirante :

• Lire le journal du jour, ou continuer le livre du moment
• Ecrire un article de blog ou avancer sur notre prochain livre
• Dessiner ce qui nous passe par la tête
• Ecouter un livre audio motivant
• Improviser au piano (moi je possède un piano numérique, pour ne pas réveiller les voisins )
• Chanter sous la douche
• Une conversation avec le colocataire ou notre conjoint

Ca peut être aussi des choses plus pratiques, par exemple, mon rituel matinal au boulot contient ces quelques étapes :

• Couper le son de l’ordinateur (j’utilise parfois mon ordinateur professionnel à la maison)
• Sortir mon agenda
• Noter les tâches de la veille dans le système de gestion de mon entreprise
• Faire le point des tâches de la journée qui s’annonce
• Consulter les emails
• Rapport matinal avec mon équipe

Pourquoi ça marche?

Le principal avantage de la matinée est que notre énergie est au top niveau. Tôt le matin, c’est comme une renaissance :

• Notre mémoire contient un minimum de pensées parasites
• Le niveau de stress est au minimum
• Nous sommes reposés, frais et dispos

C’est donc le moment idéal pour agir sur des tâches complexes ou pénibles que nous aurions de la peine à accomplir à la fin de la journée. Par exemple j’avais toujours du mal à renseigner les tâches réalisées pendant ma journée de boulot dans le système de gestion de mon entreprise lorsque je le faisais le soir : à la fin de la journée, on a plutôt envie de rentrer, d’autant plus si l’on reste tard pour une affaire urgente. Désormais depuis que je le fais dans le cadre de ma routine matinale, ce n’est plus une corvée!

L’autre avantage, c’est qu’il y a peu de chance que nous soyons interrompus. En principe, personne n’osera nous déranger par un coup de fil tôt le matin de peur de nous réveiller, même au boulot on évite de déranger un collègue dès 8h. Alors qu’à mesure que la journée progresse, nous sommes détournés de nos tâches et les retards s’accumulent.

Enfin, le fait que le rituel matinal soit répété inculque en nous des habitudes qui vont nous donner un élan. C’est à dire que si chaque jour on avance un peu sur ce qui nous tient à cœur,  on aura vraissemblablement une envie irrésistible de continuer cette activité inachevée. C’est psychologique : l’esprit humain ne peut pas supporter d’abandonner une tâche inachevée

Nous ne sommes pas des militaires!

Même si le rituel matinal implique de la discipline, il laisse cependant la place à une certaine souplesse :

• Pas besoin de se lever très tôt pour établir un rituel matinal : le rituel matinal est valide aussi si l’on commence la journée tard. Et même si l’on se réveille à l’arrache, on peut toujours bénéficier du rituel matinal du boulot.
  Moi par exemple, même s’il m’arrive parfois, selon les envies, de tenter le réveil ultra matinal, je suis plutôt du soir. Je n’irai pas jusqu’à dire que c’est ma nature, mais ça s’accorde avec mon style de vie actuel.
  Par chance ici à l’Ile Maurice, on jouit d’un décalage de trois heures par rapport à la France, ce qui me permet de publier mes articles à 19h heure française le soir, alors qu’il est 22h chez moi
• Sauter un rituel ne met pas en péril l’ensemble du rituel : parfois, les conditions sont telles qu’on ne peut pas mener à bien le rituel habituel. Par exemple il m’arrive qu’au boulot, je sois sollicité dès que j’arrive. Pourtant, cela ne va pas remettre en cause l’existence même du rituel. Au mieux : je rattrape les tâches de mon rituel dès que je suis libre. Au pire : il recommence le lendemain matin.
  Un autre conseil : il vaut mieux ne pas se donner d’objectif chiffré. Si l’on a comme objectif de lire chaque jour 50 pages par exemple, on risque de se décourager. Alors que si l’on se dit simplement qu’on va ouvrir un livre chaque matin, l’objectif est forcément atteint tous les jours!
• On n’est pas obligé de faire la même chose chaque jour : le rituel matinal ne veut pas forcément dire que chaque matinée sera identique à la précédente. On peut varier les tâches de façon à effectuer celles qui sont prioritaires ce matin là. C’est le concept que nous avions énoncé dans l’article sur l’initiative journalière. Par exemple, on peut décider de commencer la journée par rattraper du travail en retard, ou par donner l’impulsion de départ à un tout nouveau projet.

Et vous? Avez-vous mis en place un rituel matinal? Depuis combien de temps? Je vous propose d’en parler dans les commentaires de l’article…

Crédit photo : FreeWine

J’ai le plaisir de recevoir aujourd’hui Aurélien du blog R*** Me I’m Famous, qui va nous expliquer comment il se sert de son expérience personnelle pour trouver ses propres méthodes :

Internet regorge de méthodes pour apprendre à devenir mince, à devenir riche, à devenir plus séduisant. On a tous lu des articles ou des conseils qui traitent de ce sujet. Et pourtant on a toujours cette petite bouée, on n’est pas encore passible de l’ISF et je sais pas pour vous mais moi mon dernier râteau remonte à la semaine dernière.

Et pourtant ! Au fil du temps je me suis aperçu que pour faire les choses il y avait une voire deux, mais quand même plus souvent une seule manière de faire les choses qui me réussisse.

En prenant du recul sur les années passées (j’ai 30 ans) je me rends compte que j’ai mis au point une méthode pour apprendre les langues qui m’a permis d’apprendre l’anglais et l’espagnol tout seul, une méthode pour mincir, une méthode pour gérer ses finances personnelles, lorsque j’étais en Australie j’ai même mis au point une méthode pour acheter un véhicule d’occasion alors que je n’y connaissais rien en mécanique ! Bon par contre je n’ai pas encore trouvé de méthode pour devenir riche ou séduisant à coup sur (mais ça va venir ! ).

C’est assez excitant car on se rend compte que les années passant et l’expérience s’accumulant on trouve de plus en plus de techniques et de méthodes qui marchent pour soi et on améliore d’autant ses capacités et son confort de vie.

La vie devient alors comme un jeu vidéo, on accumule des points, on devient plus fort et on peut ensuite passer au niveau supérieur. On a alors l’impression de se bonifier avec le temps, comme le bon vin, et on comprend mieux pourquoi les adultes nous on tellement ressassé la valeur de l’expérience quand nous étions enfants.

Par contre ce que j’ai également appris (à mes dépens) au cours de ces dernières années, c’est que ce qui fonctionne pour quelqu’un d’autre ne fonctionne pas obligatoirement pour soi. J’avais un copain qui en soirée buvait dans les verres des filles pour les aborder, il allait directement les voir et sans même dire un mot, profitant de l’effet de surprise, il prenait leur verre et buvait dedans. C’était une manière très provocante de rentrer en contact avec elles et bien entendu il se prenait des vestes de temps à autres mais la plupart du temps ça marchait et ça lui permettait de démarrer la conversation avec des filles.

Fort de cette découverte j’ai moi aussi essayé de m’y mettre et je ne vous cache pas que le résultat n’a pas été à la hauteur de mes espérances, j’enchainais râteau sur râteau ! J’ai fini par comprendre que CE truc c’était SON truc, c’est à dire que lui était pleinement confiant dans le fait de boire dans le verre d’une inconnue sans avoir obtenu son accord au préalable, du coup il le faisait très naturellement et ça passait comme une lettre à la poste, tandis que moi j’avais voulu le faire non pas parce que je me sentais à l’aise avec cette manière de procéder ou parce que ça me plaisait de le faire mais parce que j’avais vu que ça fonctionnait pour lui, du coup ce n’était pas naturel, ça se sentait et ça ne produisait pas le résultat escompté.

Vous allez me dire qu’il s’agit du domaine de la séduction, oui mais en réalité cela s’applique dans tous les domaines.

Prenez le domaine de la productivité par exemple, la méthode Getting Things Done était très populaire jusqu’à il y a peu, ceux qui l’ont lu savent que c’est une usine à gaz et que cette méthode est très lourde à implémenter, au final ceux qui ont tiré un véritable enseignement de ce livre c’est bien ceux qui ont intégré la méthode dans leur organisation, ceux qui ont su l’adapter et se l’approprier.

Prenez même le domaine du blogging si vous voulez, pour chaque thématique vous avez des blogs leaders et toute une flopée de petits blogs qui essayent de copier les leaders, mais comme ce n’est pas vraiment leur idée, leur projet, ils ne font que ressasser des idées développées sur ces blogs à fort trafic, du coup les lecteurs le ressentent et l’audience de ces blogs ne décolle pas.

Bien sur il est très important d’observer comment font les autres car c’est un bon moyen d’apprendre de nouvelles techniques ou de nouveaux trucs, mais il faudra valider chacune de ces informations pour vérifier qu’elle vous réussit à vous, et au final c’est la collection de toutes ces techniques qui va vous permettre de créer votre méthode.

Si dans un domaine vos performances ne décollent pas demandez-vous toujours si vous avez trouvé votre méthode ou si vous cherchez à appliquer la méthode de quelqu’un d’autre, dans le second cas il ne vous reste plus qu’à vous informer, à tester et expérimenter et croyez-moi, un beau jour vous trouverez VOTRE METHODE !

Aurélien est passionné de développement personnel et de voyages, après avoir passé deux ans en Australie il a refusé un poste bien payé en France et s’est donné un an pour développer une activité sur Internet et continuer de parcourir le monde, suivez ses aventures sur R*** Me I’m Famous.

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de juin 2009 :

• Alcool : peut-on s’en passer?
  Au fait ça fait des mois que j’ai pas bu une goutte d’alcool moi!
• En projet : liste des forums francophones sur le développement personnel
  Le projet est déjà terminé, voir à cette adresse.
• L’art de ne pas travailler
  Ce fût la première fois que je recevais un blogueur externe, merci Cédric!
• L’art de ne pas travailler
  Ce livre reste une de mes références.

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de mai 2009 :

• Agir sans détour avec l’initiative journalière
• Le forum C’éclair! renaît de ses cendres
• Blog anniversaire : C’éclair! a deux ans

Lorsque nous achetons une voiture, une télévision, des chaussures, nous avons tous à peu près à l’esprit la valeur de ce que nous allons dépenser. Arrivés au magasin, nous n’allons pas acheter si le prix semble disproportionné à la valeur qu’a l’objet à nos yeux. De plus si le prix est trop bas, on sait que ce sera probablement une arnaque. Nous savons donc estimer à l’avance quel sera notre budget financier.

Comparons maintenant cela à la manière dont nous dépensons le temps. Vous arrive-t-il parfois de passer des heures à nettoyer et à ranger votre bureau pour qu’il soit le plus net possible? Vous arrive-t-il de vous laisser happer par une émission de télé alors que vous êtes sensé commencer un travail important? Ces deux gaspillages du temps s’appellent dans l’ordre perfectionnisme et procrastination.  Ils sont comparables aux achats compulsifs : dans le feu de l’action nous perdons de vue l’essentiel au profit de dépenses insignifiantes mais plus attrayantes.

Comme avec le budget financier, le budget temps peut améliorer de façon significative notre façon de dépenser le temps pour mieux réaliser nos objectifs. Nous allons voir dans cet article comment faire…

Les dangers de la priorisation à court terme

Nous sommes désormais en février, l’euphorie du nouvel an et des bonnes résolutions qui vont avec est terminée. Alors maintenant il est temps de faire un point et de poser la question qui tue : où en êtes-vous quant à vos bonnes résolutions?

Je pense que la réponse la plus courante sera : “je n’ai pas le temps de m’en occuper”, ou “ça sera pour plus tard” en citant moult imprévus. Si vous êtes chevronné, je ne doute pas que vous ayez travaillé d’arrache pied sur ces nobles causes pendant la première et la seconde semaine de janvier. Mais il est probable que vous les ayez perdues de vue à plus ou moins brève échéance, n’ayant pas priorisé ces activités sur le long terme.

Tout cela vient comme d’habitude de notre nature réactive. On passe d’une activité à l’autre selon l’instinct du moment. On fonctionne en mode crise : notre temps sert à avancer sur la partie de notre vie qui mérite le plus d’attention jusqu’à ce qu’une autre partie de notre vie crie famine et s’impose à nous. On oublie alors la première partie jusqu’à ce qu’elle se manifeste à nouveau, si elle se manifeste un jour! Difficile de maintenir un cap dans ces conditions…

Le budget temps

Une des meilleures solutions pour faire fructifier nos investissements de temps à long terme est alors de créer un budget temps.

Le principe est simple : il s’agit d’allouer à l’avance une certaine quantité de temps pour chaque domaine ou projet de notre vie : famille, sport, socialisation, lecture, hobbies, etc. Nous définissons donc quelle est la quantité idéale de temps que nous devrions dépenser pour chaque activité ou domaine et nous nous efforçons de nous y tenir.

Grâce à ce budget, on sera en mesure de connaître à tout moment ce que nous sommes sensés faire pour avancer dans nos objectifs à long terme. Ce sera comme un guide qui nous aidera à prendre la bonne décision lorsque nous serons tentés de diverger sur des tâches peu constructives.

En mesurant notre consommation de temps, nous pourrons également apprendre à mieux nous connaître : découvrir par exemple pourquoi certaines activités pourtant importantes à nos yeux n’avancent pas. Nous apprendront à peser le pour et le contre lorsqu’il s’agit de s’engager sur un nouveau projet, qui, forcément, retirera du temps dans un autre domaine de notre vie. Et on peut espérer ainsi réduire le nombre de projets inachevés et l’énergie gaspillée que ça engendre.

Création du budget temps

1. Identification des activités à inclure dans le budget

Durant cette première étape, nous allons récapituler les activités ou domaines d’activité que nous désirons planifier. Ici nous pouvons être soit spécifique, soit rester dans un domaine de plus haut niveau.

Par exemple, pour moi, j’ai identifié ces quelques activités : sport, lecture, socialisation, piano, réunions Toastmasters, rédaction d’articles pour C’éclair!, administration de mes sites, films.

Remarquez ici que je n’ai pas inclus mon activité professionnelle. Mon budget ne concernera donc que mon temps libre.

2. Evaluation du poids de chaque activité

Afin que le système soit simple à implémenter, il est conseillé de choisir une unité de temps suffisamment granuleuse. Cependant l’unité doit aussi être précise pour donner des résultats pertinents. Pour moi, j’arrondi habituellement à l’heure mais la précision peut aller jusqu’à la demi-heure.

Ensuite, il va falloir décompter le nombre d’heures disponibles. Pour cela, il faut que vous décidiez de la part planifiable de votre vie, sachant que le reste vous permettra de souffler et de consacrer du temps à des choses improvisées. Il semble que planifier 50% soit en général un bon point de départ.

Pour ma part, je travaille 8h pendant la semaine plus 1h de pause, plus 1h de marge pour les transports. Et j’évalue mon sommeil à 8h par jour. Ca nous donne 24h-10h-8h=6 heures libres restantes. Je sais donc que j’ai 50% x 6 = 3h planifiables pendant mes jours de travail. Pendant le week-end, j’évalue à 7h30 de temps libre par jour. Et nous obtenons donc un total de 3×5 + 7.5×2 = 30h disponibles par semaine.

Le total est ensuite réparti selon les activités. Au début, ça ne sera pas forcément évident de déterminer le temps exact que nécessite chaque activité. Mais au fur et à mesure, on peut affiner pour obtenir un budget réaliste.

3. Action et mesure du temps passé sur chaque activité

Maintenant que nous avons notre budget temps, nous devons nous assurer qu’il est bien respecté. Pour cela, nous allons devoir chronométrer le temps que nous prends chaque tâche. Mais rassurez-vous, il n’est pas nécessaire d’être ultra précis. Pour ma part, j’utilise une pendule murale qui me permet de savoir à peu près le nombre d’heures que je passe sur chaque tâche.

Cette mesure du temps est une des meilleures façons de se motiver puisqu’elle nous permet de prendre conscience que le temps passe et qu’on a intérêt à avancer si on veut respecter notre budget, et donc nos objectifs. C’est un bon remède contre la procrastination et le perfectionnisme.

Bien entendu, on ne va pas forcément tout chronométrer. Par exemple, on ne voudra pas se mettre trop de pression lorsqu’il s’agit de réaliser un travail créatif puisque ça risquerait de nous bloquer. Mais instinctivement on aura toujours grosso modo une petite idée de ce que nous avons dépensé par rapport aux heures prévues sur notre budget.

4. Revue périodique

La revue périodique est l’étape cruciale dans la gestion du budget temps. Elle va permettre d’une part d’ajuster notre manière de dépenser notre temps, et d’autre part d’ajuster le budget lui-même afin qu’il reflète les priorités du moment.

L’exercice consistera donc à additionner les heures notées chaque soir dans le système de prise de notes – pour ma part, je note ça sur mon organiseur papier – et à comparer cela au budget prévu.

A partir de là, on pourra localiser les points à améliorer : Quels sont les domaines où l’on passe trop de temps par rapport à la valeur que ça nous apporte? Quels sont les domaines que l’on a négligé? Est-ce que la part planifiée dans le budget corresponds réellement aux heures planifiables? Est-ce que ces activités nous offrent une vie équilibrée? etc.

Conclusion

Comme on l’a vu, le budget temps nous pousse à formaliser à haut niveau l’investissement en temps que nous sommes prêts à dépenser dans chaque facette de notre vie. On évite ainsi de se disperser sans cesse sur des projets secondaires guidés par des sauts d’enthousiasme intermittants afin de se concentrer sur les plus grosses briques de notre vie.

C’est également un outil personnalisable à souhait puisque chacun peut estimer la part de vie dédiée à l’imprévu par rapport à celle dédiée à des actions planifiées sur une logique à long terme. Cela évite de se sentir étouffé par trop de rigueur.

Pour avoir adopté récemment ce système, je peux vous dire qu’on apprends beaucoup quant à l’utilisation réelle que nous avons de notre temps. Et cela aide à mieux équilibrer le temps que nous dépensons. Je vous recommande donc chaudement cette petite méthode!

Qu’en pensez-vous? Utilisez-vous une autre méthode pour contrôler le temps que vous dépensez? Je serais heureux d’en parler avec vous dans les commentaires…

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de janvier 2009 :

• Ces autodidactes qui réussissent
• Nouvelle année, nouvel organiseur (2/2)
• Nouvelle année, nouvel organiseur (1/2)
• Meilleurs Voeux 2009

Voici ma contribution…

Les livres qui ont le plus influencé ma vie, je les ai naturellement déjà évoqués sur ce blog, il s’agit de :

• Getting Things Done : S’organiser pour réussir de David Allen
• La semaine de 4 heures de Tim Ferriss
• The Game : les secrets d’un Virtuose de la Drague de Neil Strauss

C’est l’ordre chronologique où je les ai découverts, mais ce n’est pas forcément l’ordre de leur impact sur ma vie. Pour cela, je ne saurais trop donner une classification, car tous m’ont servi à mieux atteindre mes buts.

J’ai lu chacun de ces livres il y a déjà plus d’un an maintenant, cet article sera donc une excellente occasion de vous donner mon retour sur l’utilisation que j’ai faite des conseils qui y sont contenus. Je vous parlerai ici des bénéfices apportés par ces livres, mais également des pièges ou incompréhensions qui peuvent nous guetter lorsqu’on essaie de les appliquer…

Getting Things Done : S’organiser pour réussir

Mon premier contact avec la méthode Getting Things Done remonte à cet article du blog américain Lifehacker daté du 12 avril 2006 : Geek to live : list your life in txt. Cela coïncide à peu près avec la période où j’ai découvert la blogosphère anglophone du développement personnel. Et c’est par ce biais que j’ai commencé à percevoir l’influence énorme qu’avaient les blogs sur la toile.

Lifehacker, aujourd’hui 8e blog mondial, a largement inspiré C’éclair! J’avais bâti à l’origine le blog C’éclair! comme un laboratoire de tests pour des outils favorisant l’efficacité personnelle, et c’est exactement ce que fait Lifehacker, bien qu’à une échelle plus “industrielle”. On peut donc voir Getting Things Done et l’engouement de Lifehacker pour cette méthode comme la première étincelle qui m’a poussé à bloguer. Déjà rien qu’avec cela, vous devriez être convaincu de l’importance que ce livre a eu dans ma vie !

Ma première réaction, en lisant la méthode GTD, a été de rechercher l’outil de prise de note idéal, celui qui serait disponible en toute occasion afin de noter les tâches à faire auxquelles on pense. Une fois l’esprit libéré de ces choses à faire qui trottent dans notre tête, on est en principe plus à même de se concentrer sur l’action.

J’ai d’abord expérimenté les fameuses fiches souvent évoquées dans le livre. Je transportais donc partout avec moi mon hipster PDA. Un hipster PDA n’est rien d’autre qu’un paquet de fiches reliées par une pince. J’en parle abondamment dans plusieurs articles. Cependant, je n’en utilise plus aujourd’hui, car j’ai vite remarqué que je n’arrivais jamais à les garder en ordre, et qu’elles s’abîmaient trop dans les poches.

Depuis j’ai essayé le carnet de notes, qui, à l’inverse, n’offrait aucune modularité. Et enfin un organiseur papier classique, qui me réussi plutôt bien en ce moment, comme l’atteste cet article de janvier dernier : Nouvelle année, nouvel organiseur.

En parallèle à l’utilisation de ces outils de prise de note papier, j’ai passé en revue plusieurs logiciels de prise de note. Comme je suis très souvent sur mon ordinateur, ces logiciels se substituent à merveille au papier et me permettent donc d’éviter tous les inconvénients classiques de la paperasse (place, facilité de tri, de recherche, moins dur à déchiffrer que mon écriture, etc).

J’ai d’abord été un grand fan du logiciel EssentialPIM (et je le suis toujours) car ce logiciel est un des rares à ne pas s’installer. C’est à dire qu’on peut l’exécuter à partir d’une clé USB sur n’importe quel ordinateur sous Windows sans l’installer – un logiciel portable quoi. C’était une exigence critique puisque je voulais y avoir accès à la fois à la maison et au boulot.

J’ai donc commencé à l’utiliser pour noter mes choses à faire. Et puis ça m’a passé. Pourquoi? Eh bien tout simplement à cause de la lenteur d’ouverture du logiciel, qui s’aggrave d’autant plus que le nombre de données augmente. Ce n’est pas très long, mais rien que le fait d’avoir cette coupure au niveau du cheminement de ma pensée me gênait.

Puis j’ai découvert le logiciel Tudumo : un logiciel de liste de choses à faire entièrement contrôlable par raccourcis clavier. Là j’étais aux anges puisque ce logiciel sophistiqué me permettait d’appliquer fidèlement la méthodologie GTD et de façon rapide puisque tout était contrôlable par raccourcis clavier.

Mais cela m’a passé également.  Il est vrai que la vitesse a commencé à dégringoler au fur et à mesure que le nombre de données augmentait, de la même manière que EssentialPIM. Mais cette fois-ci, ce fût plus encore la sophistication du logiciel qui me pénalisait. Le système que j’avais mis en place était tout simplement trop compliqué pour être efficace. C’est comme si je jouais constamment avec au lieu de faire ce que j’avais à faire. Et je suis sûr que même si j’avais simplifié mon utilisation du logiciel, la tentation de “jouer” avec les options avancées aurait été trop grande pour me concentrer sur mes tâches…

Donc finalement  je suis revenu à la simplicité : les fichiers texte. Ceux-ci me servent principalement à noter les choses à faire de mes projets informatiques. Tandis que mon organiseur papier me sers davantage à noter les choses à faire de mes activités “offline”.

Bien sûr, je n’attends pas que ce sentiment d’ “inefficacité” à l’égard des logiciels de listes de choses à faire soit partagé par tous. Car certains d’entre vous arrivent peut-être à trouver un équilibre convenable entre sophistication et simplicité. De même que certains arrivent peut-être à ne pas surcharger leur système jusqu’à le rendre trop lent à utiliser. Mais pour ma part, je fonctionne mieux en ce moment avec de simples fichiers texte. Je dis bien pour l’instant car cela pourrait évidemment évoluer dans le futur.

Par contre je me sers encore abondamment du logiciel EssentialPIM pour tout ce qui est prise de notes en dehors des choses à faire. J’y stocke ainsi mon journal personnel, certaines réflexions personnelles, des mots de passe, des contacts, etc.

–

A présent, j’aimerais tordre le cou à certaines idées reçues qui pourraient venir à l’esprit après avoir lu le livre. Tout d’abord, je crois qu’il ne faut pas croire qu’on peut planifier n’importe quelle tâche. Un exemple typique est l’écriture d’un article d’inspiration personnelle. Je peux très bien me dire : je vais écrire cet article à telle heure, et ça va durer tant de temps. Mais qui me dit que j’aurai l’envie de le faire, que j’aurai l’inspiration et le bon état d’esprit à ce moment précis pour écrire des choses intéressantes? Il faut donc avoir je pense une certaine souplesse et parfois accepter de ne pas être prêt pour telle ou telle tâche qu’on voudrait bien rayer de la liste.

Cela va même plus loin puisqu’à mon humble avis, il est parfois judicieux de laisser place à l’improvisation. Je sais bien que cela est difficile à envisager dans une situation professionnelle, mais dans le cadre d’un projet personnel où la créativité compte beaucoup,  ça peut faire la différence entre un résultat banal et un résultat neuf et rafraîchissant. Par exemple lorsque je travaille sur ce blog, j’abandonne parfois ce que je suis en train de faire si je tombe sur le filon d’une recherche menant à des idées neuves utilisables pour de nouveaux articles.

Un autre piège est de se sentir mal pour rien, à cause de choses à faire qui traînent dans la liste depuis trop longtemps. Je pense au contraire que certaines tâches nécessitent un temps de réflexion pour savoir exactement comment on va les exécuter et que c’est quelque chose de tout à fait naturel. Il arrive aussi qu’on laisse traîner certaines tâches parce qu’elles ne s’alignent plus aux buts que l’on s’est fixés. Et dans ce cas, il est parfaitement correct de les rayer de la liste. Bien sûr je ne dis pas qu’il faut laisser traîner les tâches réellement urgentes, c’est évident…

En ce qui concerne le conseil du livre de noter toutes les choses à faire, il me semble qu’il peut être bon parfois de le modérer. En particulier pour les choses à faire non vitales, comme par exemple la liste des courses. Dans ce cas précis, pourquoi ne pas tout simplement apprendre la liste par coeur? Car la mémoire, c’est quelque chose qu’on ne travaille jamais assez, et c’est une capacité pourtant tellement cruciale!

Enfin il peut être utile de faire une diète de GTD de temps à autre pour se renouveler l’esprit et prendre du recul. A plus forte raison lorsqu’on traverse une phase de basse activité. Car après tout, la méthode a été développée pour les personnes à hautes responsabilité qui ont un agenda bien rempli. Et si on n’est pas très occupé et que ce n’est pas une gêne d’avoir à l’esprit le peu de choses qu’on doit faire, alors pourquoi chercher à se soulager avec la méthode GTD?  .

Voilà, je pense qu’il y aurait beaucoup d’autres points à développer mais je vais m’arrêter là pour ce livre. J’espère que les commentaires de l’article se prêteront à d’enrichissants débats complémentaires. Surtout venant de la part de ceux qui comme moi ont lu le livre Getting Things Done et s’intéressent à sa mise en oeuvre.

Dans la prochaine partie, nous parlons donc du livre La semaine de 4 heures de Tim Ferriss.

Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.

Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.

Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…

L’éternel combat de la raison contre les émotions

Mark Forster commence son livre par une description de l’enjeu central de la gestion du temps : faire les choses de manière organisée et raisonnée, plutôt que chaotique et impulsive, sous l’emprise de nos émotions.

Il apparaît que bien des gens agissent de manière réactive, en réponse aux divers stimuli qui parsèment la vie quotidienne. Tel le lézard, nous nous empressons de céder à une tentation comme un insecte juteux passant à notre portée, tandis que nous prenons nos jambes à notre cou dès qu’une menace comme un prédateur se présente. Ce comportement primitif est utile dans certaines situations d’urgence mettant en jeu notre survie. Mais complètement inadapté à notre vie de tous les jours, où il faut privilégier les actions raisonnées, qui elles seules mènent à des bénéfices à long terme.

Privilégier le mode réflexion/décision/action par rapport au mode stimulus/réaction n’est pourtant pas chose aisée. Et ceux qui croient à la toute puissance de la volonté se font de belles illusions. En fait, la situation est analogue à celle d’un gouvernement : il ne suffit pas de prendre des décisions et de voter des lois pour que la population les applique. Pour cela il faut une structure : une police, des inspecteurs, une cour de justice, des formulaires. Et ce sera de même au niveau de l’individu, qui pour mener à bien un projet devra mettre en place un cadre de travail pour asservir son esprit réactif.

Ordonné et créatif

Mark Forster consacre tout un chapitre au fait d’être ordonné et créatif. On dit souvent que pour être créatif, il faut penser sans aucune limite, ne pas se donner de restriction. Pourtant, ce conseil est presque entièrement faux puisque ce sont précisément ces limites qui encouragent la créativité. On peut voir ça par exemple en poésie, avec la structure des vers, où les poètes déploient des trésors d’ingéniosité pour nous écrire de majestueux alexandrins.

Il existe en réalité une dualité entre ordre et créativité, que Mark laisse transparaître dans la formule suivante :

efficacité = ordre x créativité

L’efficacité ne pourra pas se passer d’ordre, sinon les idées qui nous viennent à l’esprit ne seraient jamais réalisées. Et l’efficacité ne peut pas se passer de créativité, puisque l’ordre ne représente que la forme et non le fond. Cette formule nous apprends donc qu’être organisé est essentiel pour améliorer l’efficacité de toute personne un tant soit peu créative.

Mark Forster nous donne en outre la formule suivante :

efficacité = action – activité

qui nous mène directement au prochain concept :

Faire la part entre occupation et vrai travail

Afin de produire un résultat intéressant, il est important de travailler là où on apporte le plus de valeur. Le problème, c’est que cela nous amène dans des situations inconfortables. C’est le genre de tâches qui impliquent beaucoup de réflexion et de planning. Alors il est facile de dévier et de prétendre travailler en s’occupant avec des tâches triviales. Par exemple, si je butte sur un problème complexe, je peux être tenté de dévier vers un travail plus facile, par exemple ranger ce tiroir qui a l’air particulièrement mal rangé.

Rappelons qu’être organisé, ce n’est pas forcément que tout soit super clean, mais qu’on s’y retrouve afin qu’il soit facile de trouver ce que l’on cherche. Donc éviter d’être trop maniaque au point de passer son temps à ranger. Pas besoin non plus de peaufiner à longueur de journée la liste de choses à faire.

Sans rentrer dans ces cas extrêmes, on se voit souvent accepter des tâches sous-qualifiées, alors qu’on a d’autres services plus précieux à offrir. C’est d’ailleurs un des thèmes central du livre La semaine de quatre heures de Tim Ferriss, qui préconise l’automatisation et l’externalisation pour s’en libérer.

Pour faire la différence entre les tâches d’occupation et le vrai travail, ces six questions vous seront utiles :

• Est-ce que votre travail vous submerge sans pour autant que vous le voyiez comme un défi ?
• Est-ce qu’une grande partie de votre travail ressemble à celui de ceux qui sont sous votre hiérarchie?
• Est-ce qu’il ne vous reste pas des tâches vitales à accomplir sous la main?
• N’avez vous jamais le temps de vous poser pour réfléchir?
• L’horizon de vos actions est-il toujours très court?
• Buttez-vous sans cesse contre le même problème?

S’engager avec précaution/faire une seule chose à la fois

J’ai trouvé très pertinente l’analogie que fait Mark entre la gestion du temps et le restaurant. Lorsqu’on mange au restaurant, on voit tout de suite qu’il va falloir faire un choix. En effet, il est physiquement impossible de manger tout le menu, et cela coûterait de toute façon trop cher. On est donc bien obligé d’accepter que nous ne sommes pas un gouffre infini capable de tout engloutir. Même si tous les plats ont l’air exquis, certains seront forcément laissés de côté. Et ça ne nous empêchera pas d’apprécier ce qu’on a choisi. Par conséquent :

De même qu’au restaurant nous ne pouvons choisir qu’un nombre limité de plats, nous devons faire la fine bouche avec les engagements qu’on prends.

De même qu’au restaurant nous ne mangeons qu’une bouchée à la fois, nous devons travailler sur une chose à la fois, et casser en morceau les tâches trop grosses.

Agir peu mais souvent

J’ai trouvé cette partie tellement passionnante que j’en ai fait un article séparé, que vous avez déjà pu découvrir la semaine dernière. Voici le lien : Agir sans détour avec l’initiative journalière.

La magie des listes fermées

Une liste fermée est une liste à la fin de laquelle on a tracé une ligne, dans le but que rien ne puisse y être ajouté. Simple n’est-ce pas? Pourtant c’est grâce à ce concept fondamental que vous allez comprendre le titre du livre : faites-le demain.

Mark utilise le terme liste fermée pour faire opposition à la liste ouverte, où l’on ajoute constamment des choses. On a souvent l’habitude de travailler avec des listes ouvertes. Par exemple, la boîte de réception des emails est une liste ouverte puisque de nouveaux emails arrivent constamment. Une liste de choses à faire classique est aussi une liste ouverte puisqu’on y ajoute sans cesse de nouvelles tâches à faire.

L’embêtant avec une liste ouverte, c’est que d’une part les nouvelles choses qui arrivent nous distraient, et d’autre part, le boulot n’est jamais terminé. Alors qu’avec une liste fermée, on va pouvoir se mettre à l’abris des interruptions pour terminer un travail quantifiable à l’avance.

J’imagine que vous devez commencer à cerner maintenant le titre du livre. L’application évidente de la liste fermée est de planifier une journée de travail à l’avance et de s’interdire d’y ajouter d’autres tâches pendant ladite journée. En fait, tout le surplus de travail qui arrivera pendant la journée sera reporté sur la liste du lendemain. D’où la maxime : faites-le demain.

Bien entendu, il pourrait y avoir de temps à autre une urgence à faire le jour même, mais ça doit rester un cas exceptionnel. La réponse par défaut lorsqu’on reçoit du boulot sera : “d’accord, je le ferai demain sans faute”, sous-entendu “car mon planning du jour est déjà bouclé”.

Pour que la méthode fonctionne, il faudra rester réaliste lorsqu’on planifie la journée du lendemain. Chaque liste planifiée doit être effectivement terminée. Sinon on ne pourrais jamais dire “j’ai fini mon boulot de la journée, maintenant je peux partir”, ce qui serait un frein à notre motivation. De plus, les personnes auxquelles on a dit “demain sans faute” ne nous feraient plus confiance.

Le concept de liste fermée est applicable à bien d’autres choses. Pour les emails par exemple, on peut s’habituer à  les traiter en lot une à deux fois par jour, en isolant à chaque fois la partie à traiter dans un dossier précis isolé de la boîte de réception. Pour les corbeilles à documents du bureau, on peut se dire que l’une sert de corbeille de réception, et l’autre sert de corbeille de documents à traiter pendant la journée courante.

Pour les connaisseurs, on se rends compte que ce concept de liste ouverte/fermée rejoint le concept de boucle ouverte/fermée cher à la méthode GTD. Comme quoi, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme .

Conclusion

Après deux autres livres sur la gestion du temps, on voit que Mark Forster a amené ses idées à maturation avec le livre Do it tomorrow. Illustré par de nombreux exemples de la vie courante, des métaphores, des tableaux comparatifs et des questions test, je l’ai trouvé particulièrement pratique et facile à lire. Remarquons également la simplicité de la méthode DIT en comparaison avec d’autres méthodes comme Getting Things Done. Comme je l’ai écris plus haut, ce livre m’a apporté de nouvelles réponses dans le secteur de l’efficacité personnelle et je vous le recommande. Il me semble par contre qu’il n’est pas sorti en français. Ce sera donc l’occasion de pratiquer votre anglais!

Après l’agenda, les wish-lists et les routines, nous avons :

Section 4 : Les check-lists

Les check-lists que j’utilise sont des listes de choses à prévoir ou à faire en vue d’un événement particulier. Dans sa forme la plus simple, on peut par exemple créer une check-list pour se rappeler des affaires à amener pour aller à la plage (histoire de ne pas oublier la crème solaire).

Mais on peut aussi rajouter plus de détails, comme ce qui doit se passer pendant et après l’événement. L’exemple le plus courant étant la check-list pour organiser une réunion, qui peut se rédiger de la façon suivante :

Avant :
-Envoyer un email de rappel au groupe des intervenants, en précisant la date, l’heure, le sujet et les documents que chacun devra fournir
-Vérifier la disponibilité du projecteur pour le jour J
etc…

Pendant :
-Rappeler l’ordre du jour
-Faire les présentations entre les intervenants si nécessaire
etc…
-Préciser la date de la prochaine réunion

Après :
-Rédiger un compte rendu de la réunion

Tout ceci permet d’être plus relax et de s’assurer contre les imprévus pour un résultat plus professionnel. Evidemment, l’exemple des réunions n’est pas très complexe, contrairement à ce que ça donnerait pour un mariage ou une conférence.

Comme on peut le voir, la rédaction des check-lists n’est pas très différente des routines, on aurait pu les mettre dans la même section en fait. La différence notable étant que pour les check-list, on parle d’événements plus ponctuels, donc moins enclins à entrer dans la catégorie des habitudes.

Section 5 : Idées inspirantes

Dans cette section, je note toutes les idées qui m’interpellent ou qui correspondent à mes valeurs. Il peut s’agir de :

-Situations ou réflexions marrantes : j’aime bien me rappeler de ces moments de franche rigolade où tout le monde est plié de rire. Les noter, c’est une façon pour moi d’étudier le processus humoristique et de m’inspirer pour créer des dérivés. A Madagascar, quelques situations insolites, bien que dramatiques, m’avaient ainsi marquées, parmi lesquelles :
-Les plaques d’égoût en pleine route sont souvent dérobées pour être revendues aux ferrailleurs et jamais remplacées, du coup, il arrive que les voitures tombent à l’intérieur, surtout en saison des pluies
-Il n’est pas rare de voir des camions attendre patiemment dans une rue étroite que le pousse-pousse de devant (évidemment chargé comme un mulet) arrive tout doucement à la prochaine intersection

-Citations : par citation, je veux dire une façon d’exprimer une idée de manière concise et efficace. Donc ce sera non seulement des citations qu’on trouve classiquement dans les livres ou les discours, mais aussi de certaines personnes de mon entourage. Par exemple voici quelques euphémismes capables d’éviter bien des tensions dans le monde professionnel :
« Tout le monde n’est peut-être pas de cet avis » – pour atténuer le refus d’une affirmation de quelqu’un qui la présente comme une évidence
« Ce n’est pas un problème, c’est une affaire à traiter. » – pour dédramatiser la difficulté inhérente à un problème
« Je ne l’apprécie pas » – pour dire : je ne le supporte pas…
« Je vais un peu te bousculer » – pour dire : toutes les spécifications du projet sur lequel tu travaille sont à revoir

-Mantras (ou crédo) : les mantras sont des règles de vie en accord avec nos valeurs qu’on aime à appliquer chaque jour. Par exemple, moi qui suis plutôt fonceur, je suis plutôt en accord avec les quelques citations suivantes :
« Si tout semble sous contrôle, alors vous n’allez certainement pas assez vite » -Mario Andretti
« Pour éviter les concours de circonstances, je crée des opportunités » – Bruce Lee

-Anecdotes et leçons de vie : ici, je note comment certaines règles de sagesse s’appliquent dans la vie réelle. Parfois ce sont des histoires lues dans des livres, ou bien des choses qui me sont arrivées ou qui sont arrivées à d’autres.

Ainsi récemment, je lisais un petit fascicule sur l’estime de soi qui citait le bowling comme évaluation grandeur nature du niveau d’estime de soi des enfants. Les plus confiants savaient prendre du recul sur un mauvais tir et savaient même en rire. Tandis que d’autres le prenaient tout de suite personnellement et déclinaient les parties suivantes, préférant être spectateurs.

Section 6 : Dreamstorming

J’ai créé cette section un peu comme un exercice de créativité. Il s’agit d’imaginer ce qu’il se passerait dans des situations extrêmes. Un peu comme un écrivain de fiction, j’y décris les conséquences bonnes ou mauvaises de cette nouvelle façon de voir le monde, et je regarde dans la société actuelle ce qui se rapproche le plus de cette situation. Ca me permet de mieux comprendre certaines questions éthiques actuelles.

J’y aborde par exemple le thème futuriste de la téléportation :

Imaginez qu’on puisse se rendre n’importe où quand on le veut, ce serait fantastique! On pourrait aller acheter les meilleurs produits là où ils se trouvent, se faire un week-end sur une île paradisiaque ou à Pampelune pour faire la fête. Mais en même temps, les guerres seraient aussi beaucoup plus dures à gérer… Quant au plus proche équivalent actuel : ça pourrait bien être les jets privés.

Section 7 : Idées de projets

Chacun de nous a de temps en temps un petit éclair de génie (ou crois en avoir un ) : des moments d’inspiration où on a l’impression d’avoir découvert quelquechose de nouveau, un nouveau produit, un nouveau business, etc. Il est important alors de bien s’en rappeler pour que ça ne reste pas qu’un coup de tête. Le projet ne sera sans doute pas mâture tout de suite et nécessitera de nombreux raffinement et de nombreuses recherches sur l’internet. Mais tant que l’euphorie de la découverte nous inspire, autant noter les idées qui nous passent par la tête!

Donc dans cette partie, je note précisément ce que serait ce projet, le contenu qui serait proposé, et le nom du site qui en découlerait. Parfois je regarde si le nom de domaine est disponible, quels mots clef s’y rapportent et s’il y a déjà des concurrents. J’en parle aussi un peu autours de moi. Mais pour être franc, il est rare que j’aille plus loin (étude du marché, création d’une maquette, etc), surtout faute de temps…

Section 8 : Collections

Je me sers de cette section pour regrouper des collections d’astuces autour d’un même thème, glanées au fur et à mesure de mes recherches sur l’internet, ou de mes expériences dans la vie réelle. C’est une façon d’alimenter ma créativité. Ensuite, lorsque je suis chez moi, je peux au choix structurer tout cela sous forme de cartes mentales (mind maps) ou garder la liste telle quelle.

Ce brainstorming me sert assez régulièrement pour l’écriture d’articles.

Section 9 : Mémorisation

Pour entraîner ma mémoire, je consigne ici des textes à apprendre par coeur. Ce peut être des chansons, des sketches, des histoires ou des affirmations motivantes. Ce sont souvent des textes courts en raison de la taille limitée des pages et pour ne pas trop surcharger l’organiseur.

Section 10 : Buts / Objectifs

Avoir toujours avec soi la liste des buts qu’on a dans la vie est une bonne manière de vérifier que chacune de nos activités est alignée avec nos priorités à long terme. Pour chacun des buts on pourra indiquer les divers moyens qui permettent de le réaliser : les activités à pratiquer et les connaissances à acquérir. Et en fonction du contexte où on vit, on pourra choisir tel ou tel moyen en fonction des ressources qu’on a à disposition. Parfois, certains buts resteront au point mort : par exemple si je veux devenir un champion de surf, pas facile de m’entraîner en habitant à Nice . Cette liste sera donc très pratique pour se remettre en question et décider éventuellement d’aller vivre ailleurs.

Section 11 : Carnet d’adresses

A la fin de l’organiseur se trouve un carnet d’adresses classique avec un index par ordre alphabétique. Je m’efforce de le synchroniser plus ou moins régulièrement avec mon téléphone pour ne pas être pris au dépourvu en cas de perte.

Conclusion

Voilà, vous savez tout à propos de mon organiseur. Finalement, comme vous pouvez le voir, il va bien au delà des classiques fonctions d’organisation qu’on peut trouver dans la méthode Getting Things Done, puisqu’il incorpore des fonctions de prise de note, d’introspection, d’entraînement à la créativité et à la mémorisation. Evidemment, cette structure qui fonctionne pour moi devra sans doute être adaptée en fonction de vos besoins.

A présent, vous pouvez partager vos réactions dans les commentaires, et je serais intéressé d’en savoir plus sur votre système d’organisation : Utilisez-vous un organiseur papier ou électronique? Quelle méthodologie suivez-vous? Comment se présentent vos sections?

Avec cette nouvelle année viennent de nouveaux rêves, de nouveaux objectifs, de nouveaux projets. C’est un bon moment pour prendre de nouvelles habitudes qui aideront à s’améliorer dans les grandes directions qu’on s’est fixées et à poursuivre les nobles résolutions solennellement énoncées lors du passage à l’an 2009.

Si vous avez un peu d’imagination, alors la tâche aura l’air énorme, presque impossible : il y a tant de travail à réaliser, par où commencer? Il nous faudra donc un plan, construire un agenda afin de découper tout ça en sections et en étapes surmontables. Et pour ça, notre meilleur ami est bien sûr l’organiseur!

Dans cet article, je vais donc vous parler de mon système d’organisation, qui a ses défauts et qualités, mais qui je l’espère, vous donnera des idées et aidera à faire avancer le schmilblick…

Il y a quelques mois donc, j’ai craqué pour un organiseur du commerce tout neuf (voir première photo de l’article). Je m’étais jusque là méfié de ce genre d’accessoires, qui nécessitent d’acheter sans cesse des recharges papier de la marque comme celles-ci :

(en général difficiles à trouver), qui ont des broches fragiles et qui sont aussi plus encombrants que les blocs notes de poche. Mais la modularité qu’offrent ces mini-classeurs est très appréciable : d’une part les intercalaires permettent de diviser le tout en plusieurs sections, et d’autre part, on peut facilement détacher les anciennes pages pour les archiver. En fait, l’avantage principal des organiseurs par rapport aux blocs notes est qu’ils sont eux-même… organisables!

De ce fait, mon organiseur est devenu mon principal allié pour mon efficacité quotidienne. Ce n’est pas mon seul moyen de prise de notes : lorsque j’ai beaucoup à écrire, je le complète par un carnet de poche et, si j’ai accès à un ordinateur, par le logiciel Essential PIM, où je tiens mon journal personnel. Mais j’utilise de préférence l’organiseur lorsqu’il s’agit de gérer les tâches, les contacts, et capturer des idées à la volée.

A la base, cet organiseur était divisé en 5 sections : Agenda, Communication/Réunions, Projets, Dépenses et Buts. Mais comme vous le voyez sur la photo précédente, les recharges incluent des intercalaires. J’en ai donc profité pour créer de nouvelles sections, et j’ai détourné quelque peu l’utilisation qui était prévue pour les sections d’origine.

Je vous propose maintenant de détailler l’utilisation que je fais de chacune des sections :

1re section : les listes de choses à faire et l’agenda

C’est la partie où sont consignées toutes mes tâches. A la base, les pages de cette section se présentent de 3 manières différentes : vue journalière, vue hebdomadaire, ou vue mensuelle :

Mais dans la pratique, j’utilise principalement la vue hebdomadaire pour mes tâches datées, tandis que la vue journalière me sert de conteneur pour noter pêle-mêle des listes de tâches non datées.

Cette section est cruciale et doit être consultée régulièrement tout au long de la journée pour être efficace. J’ouvre donc par défaut mon organiseur à la semaine du jour dès que je m’assoie pour travailler, que je me couche le soir ou que je me lève le matin.

2e section : les wishlists

Cette section est réservée à des listes de choses. D’abord, on y trouve la liste des courses et des choses que j’aimerais acheter un jour mais qui ne sont pas urgentes. Je l’ouvre en général lorsque je me trouve dans les boutiques ou au supermarché. En général, ce ne sont pas des listes de fournitures quotidiennes, car j’ai encore assez de mémoire pour m’en rappeler par moi-même, et ce serait trop fastidieux de créer une liste chaque jour. Mais ce sont plutôt des choses à acheter ponctuellement. Par exemple en ce moment, je sais qu’il faut que je m’achète un duplicateur de ports USB/un masque et un tuba/une centrifugeuse/etc.

Ensuite, j’ai noté des wishlist catégorisées : les films à voir, les albums à écouter, livres à lire… etc. Je remplie ces listes à chaque fois qu’on me conseille quelquechose. Ou alors lorsque j’entends une chanson que j’aime, je note les paroles, et je m’en vais chercher l’artiste et le titre plus tard lorsque j’ai accès à l’internet.

Enfin, j’ai créé une liste des choses prêtées/empruntées. Pour chaque chose, je sais ainsi exactement depuis quand et à qui je l’ai prêtée ou empruntée.

3e section : les habitudes et routines

Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment déménagé à l’île Maurice. Or un déménagement amène toujours un grand bouleversement au niveau de notre mode de vie. Il faut trouver ses repères dans son nouveau logis, dans son nouveau boulot, au niveau des modes de transport, des activités annexes, etc.

D’autre part, comme je vis encore seul, je ne peux compter que sur moi pour les tâches ménagères, et il faut donc que je sois un minimum efficace pour que le chaos ne s’invite pas dans mon logis. D’où l’établissement de nouvelles habitudes et nouvelles routines pour se discipliner un peu. En garder une trace écrite m’a beaucoup aidé dans cette entreprise.

Dans cette section, je note donc principalement des routines. Ce sont des tâches à exécuter de préférence toujours dans la même séquence, à un moment donné. Par exemple je vous ai récemment parlé de ma routine matinale, mais j’ai créé aussi une routine du soir, une routine des premières tâches que je fais quand j’arrive au boulot, etc. Ce sont des choses très simples, mais qui m’aident à agir vite et bien.

Par exemple pour la routine d’arrivée au boulot, ça donne ce genre de chose :
-ouvrir l’organiseur à la page du jour sur le bureau => ça me rappelle qu’il faut que je lise mes tâches du jour
-brancher ma clé USB => car ma clé USB contient toute mes notes saisies avec le logiciel EssentialPIM
-brancher mon téléphone => pour ne pas être en panne de batterie
-fermer mes applications => car chaque soir, j’éteins mon ordinateur en mode hibernation, ce qui conserve mes applications ouvertes
-redémarrer l’ordinateur => il est important de redémarrer un ordinateur chaque jour pour la rapididé d’exécution
-remplir ma bouteille à la fontaine d’eau => évite les va-et-viens à la machine à café et me permet de faire quelque chose d’utile pendant que ma machine redémarre

Par ailleurs, j’ai ajouté aussi une liste d’habitudes qui ne dépendent pas d’un moment de la journée, par exemple : « se tenir droit« .

Voilà, comme l’article commence à être long, je vous propose de découvrir la suite dans le prochain opus.

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de janvier 2008 :

• La semaine de 4 heures de Tim Ferriss (2/2)
• La semaine de 4 heures de Tim Ferriss (1/2)
• 21 annuaires de tutoriels vidéos
• Une astuce pour ouvrir vos fichiers avec le bon programme
• Productivité des français : une des meilleures du monde?
• Une minuterie logicielle pour booster votre productivité
• Voyage aux Tsingy de Bemaraha : la descente de la Tsiribihina
• De quoi aura l’air l’organiseur du futur?
• Things : une todo-liste très prometteuse
• Transformez un site en livre électronique
• Un magnifique calendrier 2008 au format Excel
• Meilleurs Voeux 2008

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de novembre 2007 :

• Le comble pour une annonce Google Adsense
• Gardez le contrôle de vos tâches récurrentes avec Sciral Consistency
• AutoHotKey : contrôlez Windows grâce à vos propres raccourcis clavier
• Tudumo : une todo-list entièrement contrôlable par raccourcis clavier
• Exportez la liste des fichiers d’un répertoire au format texte sous Windows
• La productivité, c’est quoi au juste?

Pour ceux qui n’ont pas suivi ce blog depuis ses débuts, je vous propose donc chaque mois un récapitulatif des articles qui ont été publiés l’année passée à cette période.

Voici le récapitulatif du mois de septembre 2007 :

• L’importance d’une signature sympatique dans vos emails
• 5 raisons pour lesquelles je blogue
• Petite escapade aux Tsingy de Bemaraha
• David Allen, le saint patron de la méthode GTD publiera un article hebdomadaire
• EssentialPIM : le logiciel ultime pour organiser vos infos personnelles
• Comment garder un oeil sur ce que nous réserve Google?
• Affichez le calendrier Windows en survolant l’heure avec la souris
• C’est la rentrée : qui veut un modèle d’emploi du temps?
• Plus de 350 blogs sur le thème du développement personnel
• Accédez instantanément aux dossiers fréquemment utilisés (la suite)
• David Allen : comment est-il devenu le roi de la productivité sans stress?
• Dossier hipster PDA (3e partie) : Comment organiser vos fiches?