Apprenez à mieux définir vos tâches et objectifs avec la méthode SMART

Aujourd’hui je reçois Grégory, auteur du blog Deviendra Grand, qui va nous expliquer comment définir de façon claire et précise les objectifs d’un projet, et même certaines de vos tâches…

Apprenez à mieux définir vos tâches et objectifs avec la méthode SMART

En tant que lecteur assidu de C’éclair, vous souhaitez améliorer votre productivité et gagner en efficacité.

Je vais vous révéler un grand secret …

Un outil simple est d’être smart. Smart est certes un mot anglais signifiant intelligent. Mais SMART est aussi, et surtout, un acronyme. Assurément l’un des plus utiles qui soit pour quiconque veut être plus efficace.

Avant de vous le présenter puis de vous en proposer 2 usages, permettez-moi de vous expliquer pourquoi avoir un objectif vague est risqué

Les pièges d’un objectif trop vague

Le risque d’un objectif trop vague est de ne pas terminer le projet. Sans même parler de succès ou d’échec.

Et pourquoi donc ?

  1. Trop vague dans la dénomination : pour reprendre des expressions courantes, appelez un « chat » un « chat » et ne mélangez pas les torchons et les serviettes. Si vous ne savez pas ce que vous voulez atteindre, comment voulez-vous l’atteindre ? Le résultat pourrait ne pas vous combler ou carrément vous décevoir.
  2. Trop vague dans la quantification : en ne précisant pas le combien, vous ne saurez pas évaluer correctement la charge de travail ou le temps de réalisation. En ne fixant pas un seuil à partir duquel le projet est réussi, vous pouvez échouer aux portes de la réussite ou continuer à investir pour rien.
  3. Trop vague dans le temps : si vous ne savez pas quand vous voulez accomplir votre projet, il se peut très bien que vous ne le réalisiez jamais car vous ne le commencerez jamais. Ou bien vous vous contenterez de seulement le commencer. À l’inverse, vous pouvez le terminer très rapidement … mais au détriment de bien d’autre projets et domaines de votre vie.

Voilà donc pourquoi il est préférable d’avoir un objectif précis. Mais précis est un terme trop vague …

La solution est d’avoir un objectif SMART.

Un objectif SMART

SMART est un acronyme anglais. Il peut être traduit en français par Spécifique – Mesurable – Accessible – Réaliste – Temporellement défini.

Le principal usage de SMART est de vous indiquer les caractéristiques que doit avoir un objectif pour maximiser, dès le départ, vos chances de réussite. SMART vous fournit donc un cadre de départ pour définir correctement un tel objectif.

Grâce à cela, vous partirez sur de bonnes bases.

Voyons un peu plus dans le détail à quoi tout cela correspond :

  • Spécifique. Un objectif spécifique indique clairement ce que vous souhaitez obtenir. Il est sans ambiguïté : vous ne tergiversez plus et vous visez précisément. Il devient aussi plus facilement mesurable et donc contrôlable.
  • Mesurable. L’objectif doit contenir un critère chiffré que vous devez pouvoir mesurer. Sinon, vous naviguez dans le brouillard, sans carte ni boussole.
  • Accessible. Ne rêvez pas éveillé et gardez les pieds sur terre : seuls les rêveurs décrochent la Lune.
  • Réaliste. Être ambitieux, c’est bien. Mais se fixer des objectifs réalistes, c’est mieux. Il faut être en mesure d’atteindre l’objectif depuis la situation actuelle, avec les ressources dont vous disposez.
  • Temporellement défini. Se fixer une date butoir, un temps maximal de réalisation. Il faut savoir s’accorder suffisamment de temps, pour ne pas trop stresser, sans pour autant s’accorder trop de temps, pour rester performant et ne pas procrastiner.

Accessible et réaliste sont assez proches mais visent 2 idées différentes. Le plus simple est de prendre quelques exemples … « Marcher sur la Lune » n’est pas un objectif accessible contrairement à « courir un marathon ». De même, lorsque vous n’avez pas couru depuis des années, « courir un marathon dans 3 mois » n’est pas un objectif réaliste. Mais « courir un marathon dans 1 an » l’est nettement plus.

Pourquoi votre objectif doit-il viser un objectif mesurable ? Il y a 3 raisons :

  • suivre son avancement et apporter les corrections nécessaires ;
  • déterminer, de façon presque binaire, la réussite ou l’échec ;
  • trouver la motivation supplémentaire pour continuer en constatant sa progression.

Pour avoir un objectif SMART, efforcez-vous de le formuler avec une phrase contenant au moins un verbe, un mot, un nombre et une date. Quelques exemples suivent un peu plus bas …

La méthode SMART vous permet donc de répondre aux pièges d’un objectif trop vague, de les prévenir. Mais elle a aussi quelques effets induits …

Se focaliser sur l’essentiel

En ayant un libellé écrit convenablement, vous indiquez clairement et explicitement ce que vous souhaitez obtenir.

Vous pouvez même éventuellement lister les éléments hors sujet, ceux sur lesquels vous ne souhaitez pas traîner.

La loi de Pareto nous apprend qu’il faut nous concentrer sur les 20% de tout investissement qui nous permettent d’obtenir les 80% de résultat voulu. Les pourcentages ne sont pas toujours respectés à la lettre mais le principe est là.

En écrivant un libellé SMART, vous appliquez la loi de Pareto sans vous forcer.

Se limiter dans le temps

Pour produire le résultat attendu, la méthode SMART vous impose de vous donner une date butoir, ou un temps maximal.

Cela vous oblige à vous concentrer sur l’essentiel et à ne pas perdre de temps sur le superflu, voire le futile.

La loi de Parkinson nous explique que toute action tend à occuper tout le temps qui lui est alloué. Imaginez si vous ne bornez pas ce temps !

Là encore, SMART vient à votre aide et vous permet de respecter la loi de Parkinson sans vous forcer.

Un projet SMART

Le premier usage de la méthode SMART est de définir l’objectif d’un projet.

Un projet est, grosso modo, la succession de plusieurs actions s’étalant dans le temps, pouvant consommer plusieurs ressources (temps et argent n’étant pas les seuls) et impliquer plusieurs personnes, afin de produire un résultat voulu.

Nous avons vu qu’un objectif trop vague et mal défini peut entraîner bien des problèmes (mauvais usage de ressources, mauvais résultat, …) et rendre un projet inutile. Cependant, toutes ces ressources auront été utilisées … et pour rien.

Utiliser SMART pour préparer un projet est donc la meilleure façon d’éviter tous ces fourvoiements, gâchis et autres déceptions.

Quelques exemples …

« Mettre de l’argent de coté » n’est pas suffisant. « Augmenter mon fonds de précaution de 2000€ à la fin de l’année » est nettement mieux.

« Faire du sport » est bien trop vague : vous ne commencerez jamais … « Faire 30 minutes d’exercices physique tous les jours » vous engage. Mais « faire 20 pompes, 20 abdos et 20 minutes de jogging tous les jours » est bien plus précis.

Vous voulez « apprendre l’espagnol » ? Je suis sur que vous pouvez faire mieux. Par exemple « comprendre le journal télévisé espagnol dans 3 mois » ou bien « pouvoir tenir une conversation simple avec un espagnol dans 6 mois ».

Une tâche SMART

Un deuxième usage, moins classique mais terriblement utile, est la définition d’une tâche en respectant les directives SMART.

Vous pouvez en effet vous assurer que votre tâche est SMART. C’est quelque chose que nous faisons naturellement, de façon instinctive et inconsciente.

Cependant, pour certaines tâches particulièrement importantes et conséquentes, le faire de façon réfléchie peut avoir plusieurs bénéfices, tel qu’anticiper des problèmes, gagner du temps, réfléchir de façon pragmatique à l’organisation.

Lorsque nous parlons de tâche, nous parlons d’actions. Nous sommes dans le cœur de l’action. Et il serait fort dommage, alors que vous prévoyez de réaliser une tâche en particulier, de vous apercevoir, au dernier moment, que vous ne pouvez pas la réaliser. Alors qu’un minimum de préparation aurait pu vous éviter ce désagrément et ce retard. Et c’est d’autant plus dommageable lorsque cette action est la toute prochaine action de votre projet

Là encore, la méthode SMART vient à votre secours.

Tout d’abord, définir une tâche SMART a les mêmes effets que définir un projet SMART : vous appliquez les lois de Pareto et de Parkinson simplement et sans effort particulier.

Ne pas être bloqué

Quoi de plus bête que d’être bloqué parce qu’on n’a pas sous la main les outils ou les données nécessaires. Ou bien encore ce numéro de téléphone.

En écrivant une tâche accessible et réaliste, vous pouvez lister tous ces éléments et vous assurer de leur disponibilité. Vous pouvez aussi vous soucier de l’accès à ces éléments et vous organiser en conséquence.

Commencer la planification

En précisant une date butoir de réalisation pour vos tâches, vous engagez 2 processus :

  • tout d’abord un engagement personnel à terminer cette tâche à la date prédéfinie, en plus des contraintes de temps éventuelles ;
  • enfin une planification à rebours et donc la pré-réservation de plages de temps.

Planifier ses journées est une bonne pratique. Il ne s’agit pas de tout chronométrer comme dans une conférence. Mais savoir ce que vous ferez à 15, voire à 30 minutes près a plusieurs avantages. Une tâche SMART est un premier pas vers une telle organisation.

Les écueils

Nous venons de le voir : définir une tâche selon les préceptes SMART nous assure d’éviter simplement certains problèmes et d’être plus efficace.

Cependant, il faut aussi veiller à ne pas trop s’appesantir sur ce point. Le risque principal est d’accorder trop de temps à la formalisation d’une tâche. Et de perdre ainsi tout le bénéfice potentiel qu’on peut tirer de cette pratique. Avec le temps, son usage conscient devient automatique. Un réflexe. Et là, on en tire tout le bénéfice.

De plus, pour certaines tâches, très simples ou évidentes, c’est carrément inutile.

Quelques exemples …

Vous voulez toujours « apprendre l’espagnol » ? La première action pourrait être d’ « avoir les coordonnées de 5 centres de formation demain soir ».

Finalement non ? Vous voulez maintenant apprendre la guitare ? Votre objectif pourrait être de « savoir jouer Money for nothing dans 3 mois ». Et votre première action d’ « avoir les coordonnées de 5 professeurs de guitare demain soir ».

Un exemple concret tiré de mon expérience : je devais appeler le garage pour un problème persistant malgré leur intervention. Je n’ai pas simplement noté, dans ma liste de tâches, « appeler le garage » : les seules informations que j’aurais eu en main, lors de l’appel, auraient été mes souvenirs, bien maigres… J’ai plutôt noté « appeler le garage pour régler le problème du voyant moteur ». Le matin même, en relisant ma liste des tâches du jour, ce libellé m’a fait penser à prendre le dossier complet : j’ai ainsi pu répondre à tous ces arguments et contre-argumenter en ma faveur. Soit près de 500€ d’économie.

Conclusion

Bien que faisant suite à une tendance naturelle, utiliser la méthode SMART à un niveau micro (les tâches) et pas seulement macro (les objectifs et les projets) n’est ni courant ni répandu.

Cependant, cette pratique permet véritablement de mettre en œuvre des techniques et conseils éprouvés (la loi de Pareto entre autres) de façon simple, transparente et efficace.

Appliquez vous la méthode SMART au quotidien ? Quelles sont vos méthodes et techniques pour prévenir les problèmes ? Vos réponses dans les commentaires…

Cet article a été écrit par Grégory, apprenti blogueur de 40 ans. Il sévit depuis 1 an et demi sur Deviendra grand. Ce blog est certes l’outil de son propre développement, mais il est aussi son média pour partager et échanger au sujet de ses expériences et de son expérience : développement personnel, organisation, productivité, efficacité. Mais aussi santé et finance. Toujours avec un souci de simplicité, de sérénité et de pragmatisme.

Creative Commons License Crédit photo : kafeole

Alexandre Philippe est le fondateur du blog C'éclair. Constamment en quête de nouvelles méthodes d'organisation, de motivation et d'apprentissage, il délivre ses éclairs d'efficacité chaque semaine sur ce blog.



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20 commentaires »

  1. Bakou Anne-France RAMAKAVELO said,

    Wrote on octobre 27, 2011 @ 10:28

    Hello Alexandre,

    Merci pour tout ce que tu partages.

    C’est toujours un plaisir de te lire !

    Je te souhaite une excellente journée, avec plein de douceurs !

    A bientôt !

    Bakou Anne

  2. Alexandre said,

    Wrote on octobre 27, 2011 @ 11:06

    Merci Bakou ! Sauf que là pour le coup, c’est Grégory qui était invité pour rédiger l’article :)

  3. Philippe de Aloha - Changer de vie said,

    Wrote on octobre 27, 2011 @ 12:24

    Bonjour Alexandre et merci à Grégory pour cet article complet sur la méthode SMART.

    Pour avoir utilisé une méthode similaire en entreprise, et plus précisément en gestion de projet et en contrôle de gestion, je peux confirmer qu’il est très efficace de borner dans le temps son objectif, de le préciser et de le rendre mesurable…

    En développement personnel, j’utilise la clarification d’objectif issue de la programmation neuro-linguistique tout simplement parce que je n’ai rien trouvé de plus complet (et efficace).
    Elle utilise notamment une notion essentielle, l’écologie de l’objectif, qui consiste à s’assurer que l’objectif ne nuit à personne y compris à soi-même.

    SMART est en quelque sorte la première partie d’une clarification d’objectif et elle est très bien adaptée, à mon sens, dans le cadre de l’entreprise.

  4. Grégory said,

    Wrote on octobre 27, 2011 @ 13:22

    @Alexandre: Merci de bien avoir voulu m’accueillir sur ton blog, et merci pour ta patience.

    Que cet article soit une des douceurs dont parle Bakou, en satisfaisant tes lecteurs.

    @Philippe: Bonjour Philippe.

    Merci pour ton retour d’expérience.

    La méthode SMART n’est certes pas parfaite mais elle a le bon gout de proposer un cadre simple et relativement efficace. Elle incite aussi à se poser de (bonnes) questions.

    Mais à mon sens, ce que tu en dis dans le cadre de l’entreprise est aussi vrai dans le cadre personnel : elle y fonctionne tout aussi bien et est une première étape, plus abordable que la PNL.

    D’ailleurs, ton commentaire confirme un point : me former à la PNL me serait très surement profitable.

  5. Jean-Philippe said,

    Wrote on octobre 27, 2011 @ 14:29

    Merci Grégory pour cet article qui va en aider beaucoup, c’est certain !

    En complément de ton article et si cela peut aider quelqu’un, il faut savoir qu’il y a un petit nombre de personnes qui sont rebelles à cette méthode (dont je fais partie). Je l’ai testée il y a très longtemps sans succès, car étant scanneur, je ne pouvais suivre ses préceptes.

    Personnellement, j’avance – plus doucement et moins vite – avec des objectifs très souples qui correspondent mieux à mon caractère. :)

  6. Alexandre said,

    Wrote on octobre 27, 2011 @ 14:47

    Je crois que ça dépends aussi de la nature de la tâche.

    En général dans les projets informatiques, on attends que le client nous fournisse les spécifications les plus claires possible. Cela évite qu’on sous-estime une tâche, qui devait prendre 1h et finalement a pris une semaine.

    Dans un projet créatif, on est beaucoup plus lâche. On ne sait pas toujours où l’on va et le résultat est parfois complètement différent de ce qu’on avait prévu.

  7. Mat. said,

    Wrote on octobre 28, 2011 @ 17:02

    Merci pour cet article très intéressant.
    La méthode me semble assez intéressante, tant que l’on ne tombe pas dans l’extrême. Un peu comme la méthode GTD (qui me semble complémentaire d’ailleurs…)

  8. Guillaume said,

    Wrote on octobre 29, 2011 @ 10:48

    Très bon article!!!!

    Oui j’utilise la méthode SMART au quotidien et pour m’aider j’écris mes objectifs journaliers sur des fiches bristol qui sont toujours sous mon nez ou dans mon portefeuille.

    Quand la tâche est réalisée, je la stabilote et si le soir je n’ai pas fais tout ce que je voulais faire, je note cette tâche comme prioritaire pour le lendemain.

  9. Axel said,

    Wrote on octobre 29, 2011 @ 11:50

    J’ai utilisé cette méthode dans mon cursus scolaire au sein de plusieurs matières centrées autour du management de projet. En revanche, le A était utilisé dans ce cas pour une autre signification qui est : Accepté. J’ai vu une autre définition du A encore mais je ne m’en souvient plus.

    Dans la version que tu propose, A pour Accessible, je sais qu’il en existe une autre dans la même idée qui est A pour Atteignable. Du coup, je pense que cela dépend en partie du type projet et il est vrai que la notion « d’atteignable » et de « réalistes » sont relativement proches.

  10. Sorin said,

    Wrote on octobre 29, 2011 @ 16:09

    Bonjour,

    Certes, la méthode SMART donne de bons résultats si vous êtes discipliné et si vous n’oubliez pas de l’appliquer régulièrement. En ce qui me concerne je suis du même style que Jean Philippe. Je l’avais déjà testé, mais c’est vrai que je ne l’applique pas en ce moment. Je vous ferais signe dès qu’il y aura du changement.

    Merci à Grégory et à Alexandre pour ce partage !

    Amicalement,

    Sorin

  11. Chris said,

    Wrote on novembre 3, 2011 @ 20:20

    Comme Jean-Philippe et Sorin j’ai toujours eu un peu de mal avec cette méthode que je trouve trop ‘stricte’ quand on est plutôt flexible.

    Mais c’est à tester par tous car ça permet au moins de se faire une idée de son caractère si on ne sait pas encore comment on doit prendre les choses pour être productif (on essaye, ça marche pas => on passe à une méthode plus souple).

  12. Errera said,

    Wrote on novembre 8, 2011 @ 16:23

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour cette méthode!
    Je viens de découvrir votre blog et compte le lire souvent!
    j’ai l’intention d’appliquer vos précieux conseils car j’ai de gros soucis d’organisation concernant le travail.(j’ai créé mon entreprise l’année dernière et de ce fait difficile pour moi de planifier mes journées!)
    Je teste et reviens vers vous.

    Très belle journée

    Sofi Errera

  13. Fructueux Victorien NOUDEKE said,

    Wrote on novembre 10, 2011 @ 16:25

    Votre article est clair et facile à assimiler.Je l’ai imprimé et cela me servira de document de base pour la formation dans un club que j’anime.
    Je vous félicite et vous remercie pour cette contribution au progrès en général

  14. amin @ Le Développement Personnel said,

    Wrote on novembre 14, 2011 @ 22:47

    Oui en effet le fait de se définir des objectifs grâce à cette méthode permet de gagner en efficacité.

    Si fixer des objectifs c’est bien, les atteindre c’est beaucoup mieux !

  15. RIO said,

    Wrote on novembre 24, 2011 @ 15:19

    Merci pour ce blog que je decouvre tout juste, je crois que je vais le suivre de pres, ca me fera du bien (entre autre) en terme d’organisation ! (c’est un peu la cata pour moi…)

  16. Meltanan said,

    Wrote on mai 12, 2012 @ 23:03

    comment eviter la tyrannie des emails? j’en recois des centaines par jour et cela m’empeche de me concentrer

  17. Alexandre said,

    Wrote on mai 13, 2012 @ 8:34

    @Meltanan : un bon point de départ, c’est de créer des filtres. J’en ai déjà parlé dans l’article suivant : Triez automatiquement vos emails grâce aux filtres

  18. Yvan said,

    Wrote on juin 19, 2012 @ 0:09

    Après quelques semaines à essayer de respecter mes objectifs/taches, je dois dire que comme certains c’est très dur de s’y tenir… mais le gain en efficacité est flagrant.

    En tout cas très bon guide à garder sous la main pour le faire partager à ses collaborateurs.

  19. Grégory@Deviendra grand said,

    Wrote on décembre 19, 2012 @ 10:51

    @Jean-Philippe: Donc cet article en aide beaucoup :-) … mais pas toi :-(

    Pourtant, en tant que grand scanneur que tu es, les méthodes de cet article peuvent t’aider dans ta scan-attitude.

    Mais l’essentiel est d’avoir une approche et une méthode qui nous correspondent. Car au delà de la productivité, il y a le plaisir.

    @Alexandre: La nature de la tâche ou du projet est effectivement importante. De toute façon, il faut savoir aussi s’accorder du temps pour simplement réfléchir, essayer, créer, … sans but précis aussi précis qu’avec SMART.

    @Mat.: GTD et SMART sont certes complémentaires. Mais elles s’attaquent surtout à domaine différent. GTD est d’abord une méthode d’organisation et, un peu, de productivité. Elle t’aidera à mener les projets et tâches que tu auras clairement définies avec SMART.

    @Guillaume: Merci !

    C’est kiffant, de stabilotter une tâche accomplie !

    @Axel: J’allais justement te faire la remarque de la proximité de « atteignable » et de « réaliste » :-)

    J’ai effectivement déjà lu d’autres significations pour le « A » ou le « R ». Mais je pense que l’esentiel est dans l’article :-)

  20. Grégory@Deviendra grand said,

    Wrote on décembre 19, 2012 @ 11:02

    @Sorin: @Chris: Se respecter est important. Et une même méthode ne peut pas fonctionner pour tout le monde.

    Mais je persiste : SMART n’est pas une méthode d’organisation ou de productivité. C’est simplement un guide pour définir clairement une tâche ou un projet. À mon sens, elle peut convenir à tout le monde.

    Mais rien ne remplacera le test et le ressenti :-)

    @Errera: Si tout cela pet t’être utile, j’en seras le premier ravi :-)

    @Victorien: Merci :-)

    @amin: Cette méthode ne permet pas, directement, d’être productif ou efficace. Mais elle prépare le terrain d’une telle performance récurrente …

    @Meltanan: Ta question est un peu hors sujet par rapport au propos de l’article. Mais il est vrai que la gestion des mails est un obstacle à la productivité.

    Je pense qu’Alexandre t’a donné une bonne première piste.

    @Yvan: Comme toute méthode, c’est une question de pratique puis d’habitude à respecter. Si tu vois des résultats positifs, je pense que cela t’incitera à persévérer. Non?


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