On reprend tout depuis le début

Par | 27 juillet 2016

Je viens de publier le quatrième épisode du Podcast Tranches d’efficacité, que vous pourrez retrouver sur SoundCloud ici :

Ecouter l’épisode 4 du podcast « Tranches d’efficacité »

Ce dimanche 31 juillet à 18h30, j’animerai aussi une web conférence gratuite intitulée « L’organisateur réinventé » qui va vous permettre de mieux vous organiser en mode papier.

Voici le lien pour réserver votre place :

Participer à la web conférence gratuite de ce dimanche

Adaptation textuelle de ce quatrième épisode :

Bonjour et bienvenue dans cette nouvelle tranche d’efficacité !

Aujourd’hui on reprend tout depuis le début.

Mais avant de commencer à vous raconter l’histoire du jour, eh bien j’aimerais qu’on s’amuse un peu avec la notion d’efficacité.

Vous le savez : mon blog s’appelle “C’éclair ! L’efficacité au quotidien”.

Donc ça serait bien de connaître la définition exacte de l’efficacité.

Je ne sait pas si vous en avez une idée, mais je vous invite à y réfléchir.

Je lance le compte à rebours. Réfléchissez bien et je vous donne ma définition.

5…

4…

3…

2…

1…

Top !

L’efficacité, c’est la capacité à atteindre ses objectifs… de manière efficace !

Ah ! Surprise surprise !

On peut utiliser l’efficacité pour définir l’efficacité.

Mais comment est-ce que ça se fait ?

Eh bien c’est dû tout simplement au fait qu’on peut avoir des objectifs secondaires.

Admettons que vous deviez terminer de rédiger un support de présentation pour demain, un support PowerPoint.

Eh bien le fait d’atteindre l’échéance de demain, ça pourrait être votre premier objectif.

Mais vous pourriez aussi avoir un second objectif qui serait par exemple de raconter une histoire à l’intérieur de votre présentation au lieu de montrer des graphiques barbants pour pouvoir intéresser votre audience et que le message passe plus facilement.

Donc ça pourrait être votre deuxième objectif qui serait du coup de faire en sorte que votre message soit mieux vulgarisé.

Donc vous auriez “la capacité à atteindre votre objectif”, autrement dit de terminer votre présentation pour demain.

Et “de manière efficace”, c’est-à-dire en atteignant le deuxième objectif qui serait de faire une présentation davantage vulgarisée, que les gens vont mieux comprendre.

Maintenant on peut aussi s’amuser avec la notion d’efficacité en définissant quel est le contraire de l’efficacité.

Est-ce que vous connaissez des personnes très très inefficaces ?

Moi je vous donnerais l’exemple de vous quand vous êtes malade.

Si vous avez la grippe par exemple, si vous avez la fièvre, vous pourrez pas faire grand-chose.

À la rigueur, vous pouvez vous asseoir sur votre lit. Vous pouvez boire un verre d’eau et avaler votre pilule. Mais on ne va pas vous demander grand-chose. Et c’est un peu la même chose avec mes migraines en ce moment.

Et donc quelqu’un de malade n’est pas du tout efficace. Et je mettrais ces personnes sur la troisième place du podium de l’inefficacité.

Et sur la deuxième place du podium, devinez qui est-ce qu’on mettrait ? Eh bien moi je mettrais une personne ligotée par exemple.

Une personne qui ne peut pas faire grand-chose, à part peut-être bouger le petit orteil droit. Et encore avec difficulté !

Ca, ce serait pour moi une personne encore plus inefficace que quelqu’un de malade.

Et maintenant quel serait le summum de l’inefficacité ?

Eh bien si vous prenez par exemple le film “Dans la peau de John Malkovich”, je ne sais pas si vous avez vu ce film. Mais tout d’un coup il y a une personne qui se glisse dans le corps du héro de l’histoire, et il ne peut plus rien faire.

Il est comme une marionnette. Tous ses gestes sont dirigés par une autre personne. Et il est seulement spectateur de sa vie. Il n’a aucun impact sur sa vie.

Et je vous laisse imaginer quel cauchemar ce serait !

C’est quand même l’inefficacité à l’état brut !

Et du coup on peut voir que l’efficacité, c’est un prérequis pour le bonheur.

C’est quand même très important d’avoir un impact sur le monde extérieur. Sinon on dépérit, forcément.

Maintenant on va se pencher sur les stars de l’efficacité.

Quelles sont les personnes les plus efficaces que vous connaissez ?

Vous pourriez prendre par exemple des personnes qui ont beaucoup réussi. Des entrepreneurs à succès comme Richard Bronson qui a bâti un véritable empire avec sa marque Virgin : Virgin cola, Virgin Atlantic, Virgin Megastore, Virgin galactique !

Vous imaginez le succès de ce genre de personne. Ca lui apporte probablement beaucoup de bonheur et on ne peut pas nier le fait qu’il est efficace.

Maintenant, sur la marche numéro deux du podium, qui est-ce qu’on pourrait mettre ?

On pourrait mettre les personnalités puissantes, par exemple Barack Obama ou bien même les despotes, les dictateurs, par exemple le dictateur de la Corée du Nord.

Sauf que lui est très puissant, mais les gens qu’il gouvernent, ça leur tape un peu sur le système.

On va dire qu’il est très efficace, mais pour lui-même.

Donc ça, ce serait la deuxième marche du podium.

Et maintenant qui est-ce qu’on mettrait sur la première marche ?

Eh bien moi je mettrais le génie de la lampe magique.

Vous savez, quand on peut matérialiser n’importe quel voeux, on est vraiment au summum de l’efficacité.

Parce que finalement c’est ça qu’on veut tous : atteindre ses objectifs, et l’atteindre le plus rapidement possible. Et qu’est-ce qu’il y aurait de mieux que de matérialiser son rêve immédiatement ? Y’a pas mieux.

Donc on rêve tous un peu de ça. Mais c’est pas vraiment réaliste.

Ce qui se rapprocherait le plus du génie, ça serait à la limite les magiciens.

Mais avec les magiciens, on sait qu’ils ont toujours un truc.

Alors moi, quand j’ai commencé à m’intéresser à l’efficacité, je voyais les gens très efficaces comme des magiciens.

Parce que je ne connaissais pas leurs trucs.

J’ai commencé à m’y intéresser en 2006. J’étais à Madagascar et je débutais dans ma carrière de chef de projet dans l’informatique en tant que développeur de logiciels.

Moi j’ai une qualité, c’est que je suis très consciencieux. Je suis capable de travailler beaucoup pour quelque chose dans lequel je crois.

Et il m’est arrivé souvent de travailler jusqu’à minuit, rien que pour livrer un logiciel dans la date d’échéance qui avait été prévue.

Le problème, c’est que c’est terriblement inefficace. Normalement, une personne qui réussit n’a pas ce genre de vie.

Avec du recul, je me suis aperçu que la plupart du temps, je dépensais énormément d’énergie mais sur des tâches accessoires. Et du coup mon énergie était détournée, et comme je commençais à travailler sur les tâches vraiment essentielles trop tard, eh bien j’étais tout le temps en retard sur ces tâches essentielles, qui devenaient de plus en plus urgentes.

Et à force on devient un pompier. On éteint un feu, et après un autre feu se déclare juste à côté. Et ainsi de suite.

C’est quelque chose qui peut devenir absolument addictif parce que vous êtes le héros qui vole au secours de la pauvre victime.

Et moi, j’étais le héros malgré lui, qui venait au secours du pauvre client qui n’allait pas être livré à l’heure.

Mais ça, c’est quelque chose qui vous mine malheureusement.

Vous ne pouvez pas vivre des années et des années dans ce stress permanent.

Donc moi j’ai cherché des solutions pour éviter ce stress, pour être plus serein dans mon travail, et pour pouvoir atteindre mes objectifs plus facilement.

Donc j’ai découvert un blog qui s’appelle LifeHacker en 2006. Il venait à peine de démarrer et il est encore extrêmement populaire. Vous pouvez y accéder sur lifehacker.com

LifeHacker parlait d’une méthode qui s’appelle GTD, qui veut dire “Getting Things Done”. Apparemment c’était la solution miracle, et tout le monde parlait de GTD et de son auteur David Allen.

Ce livre disait simplement que nous avons trop de tâches dans la tête et cela nous rend très anxieux et on n’arrive pas à se concentrer sur la bonne tache.

Et son petit conseil, c’était d’externaliser ça sur une liste de tâches. À ce moment-là, on pouvait beaucoup plus facilement s’y retrouver dans ses priorités. On arrivait à mieux se concentrer sur la tâche qu’on avait en face de soi. Et on avait l’esprit aussi calme que la surface d’un lac de haute montagne. Ca c’était son expression favorite.

Avec cette méthode, on était censé être beaucoup plus efficace.

Alors sa méthode donnait quelques conseils pratiques comme par exemple d’avoir une boîte de réception, le fait d’avoir un tickler file qui est un calendrier où vous mettez des objets à l’intérieur. C’est-à-dire que chaque jour, vous ouvrez une nouvelle pochette avec les objets dont vous avez besoin pour ce jour-là.

Mais à part ça il y avait quand même énormément de place à l’interprétation.

Donc beaucoup de blogueurs ont écrit des articles sur Getting things done, et ont expérimenté pour regarder comment adapter tout ça à leur vie.

Et parmi eux, y’a un blogueur célèbre qui s’appelle Léo Babauta et qui tient le blog Zen Habits.

Lui son truc, c’était la simplicité. Donc il a trouvé que “Getting Things Done”, c’était un peu trop compliqué, et que lui il avait une vie plus simple.

Donc il a simplifié tout ça avec des habitudes qui permettaient de rendre la chose plus facile à maîtriser.

Le problème, c’est que moi avec mon travail de chef de projet, eh bien je ne peux pas simplifier autant que ce que faisait Léo Babauta dans sa vie personnelle.

Donc j’ai ouvert mon blog “C’éclair” en mai 2007. Et j’ai commencé à expérimenter avec des logiciels.

Et là je me suis heurté à des problèmes. Parce que les logiciels n’étaient pas adaptés à mon utilisation, ou alors je ne les comprenais pas. Peut-être que c’est parce que je ne comprenais pas comment l’auteur avait conçu le logiciel et comment il voulait que je l’utilise.

Ou encore, certains logiciels n’étaient pas très bien conçus et quand on rajoutait trop de tâches à l’intérieur, ils devenaient de plus en plus lents, et on n’avait plus du tout envie de s’en servir parce qu’à chaque fois il fallait attendre beaucoup trop de temps pour que le programme réponde.

Donc j’ai beaucoup galéré avec les logiciels que j’essayais, et je ne trouvais jamais le logiciel qu’il me fallait.

Et un jour j’ai eu un déclic en recevant un commentaire d’un lecteur qui me disait simplement que lui, depuis une dizaine d’années, il s’organisait toujours de la même manière.

C’est-à-dire qu’il notait des tâches sur sa liste de tâches et à la fin de la journée il tirait un trait et il reportait simplement les tâches de la journée au jour suivant les tâches qu’il a vraiment besoin de faire.

Ca a l’air tout bête tout ça, mais c’est extrêmement puissant. Parce que le plus gros problème avec les listes de tâches, c’est qu’on a tendance à les remplir indéfiniment.

On veut faire énormément de choses. C’est normal, c’est humain, on a les yeux plus gros que le ventre. Mais au bout d’un moment, il faut se recentrer sur l’essentiel.

Comment faire ça ?

En tirant ce trait, eh bien on peut faire en sorte que les tâches qui ne sont pas cruciale restent dans le passé, et migrent de plus en plus dans le passé.

Et finalement, on peut arriver à faire le deuil de ses tâches plus facilement grâce à cette technique.

Donc je m’en suis inspiré pour m’organiser avec des logiciels. Je suis vraiment revenu à la base, le truc le plus rudimentaire qui existe, qui est le bloc-notes de Windows.

J’avais un fichier texte et je notais mes tâches toutes à la suite, et à chaque fois je tirais un trait, je notais les tâches du jour suivant, etc.

Après j’ai utilisé un logiciel qui imitait un agenda, et qui s’appelle iDailyDiary pour avoir plus de structure, et du coup c’était un petit peu plus plaisant à utiliser.

Et ensuite, le logiciel qui m’a permis de m’organiser durablement, ça a été le logiciel Todolist sur lequel est basé la formation que j’ai présentée en octobre/novembre dernier, ainsi que d’autres systèmes également.

Ce qui est extraordinaire avec ce logiciel, c’est sa flexibilité.

On peut vraiment l’adapter à notre mode de fonctionnement et il y a énormément de paramétrages qu’on peut faire et qui permettent au fur et à mesure de faire absolument tout ce qu’on veut.

Et ce que je me suis rendu compte, c’est que ce logiciel était compatible avec le papier. C’est-à-dire que la manière de fonctionner de Todolist, je pouvais le faire en mode papier avec un organiseur et un certain nombre d’accessoires et d’outils.

Je pouvais faire exactement la même chose.

Et c’est ce que nous allons faire ensemble ce dimanche, puisque je vous donne rendez-vous pour une Web Conférence à 18h30 et nous allons voir tous ces outils et tous ces accessoires que vous pouvez utiliser avec votre organiseur pour l’enrichir et pour le rendre plus performant de manière à en faire votre assistant personnel.

Je ne sais pas si vous voyez le tableau, mais à tout moment de la journée, vous aurez un système qui vous donnera quelle est la tâche qui a la priorité numéro une. Quelle est la tâche sur laquelle vous devez vous concentrer.

Et ça, c’est extrêmement puissant, parce que nous sommes tous finalement un peu des génies. On a tous la capacité de réaliser des rêves.

Mais pour les réaliser, il nous faudrait énormément de temps. Si on avait tout le temps du monde pour faire les choses, on arriverait à tout accomplir. Mais avec le temps limité qu’on a, il faut qu’on sache où aller, pour prendre des raccourcis.

Et si vous savez exactement quelle est la tâche que vous devez faire en premier pour réaliser chacun de vos rêves, à ce moment-là, vous allez beaucoup plus vite.

Donc voilà, j’ai appelé cette conférence “L’organiseur réinventé”.

Et cet organiseur va vous permettre d’accélérer vos objectifs et finalement d’accélérer la réalisation de vos rêves.

Donc c’est le programme que je vous propose pour ce dimanche. C’est gratuit, et vous pouvez réserver votre place grâce au lien suivant :

Cliquez ici pour réserver votre place pour la web conférence intitulée « L’organiseur réinventé » de ce dimanche

Je compte sur vous et je vous dit à ce dimanche 31 juillet à 18h30.

Salut !

Salut !

Auteur : Alexandre Philippe

Alexandre Philippe est le fondateur du blog C'éclair. Constamment en quête de nouvelles méthodes d'organisation, de motivation et d'apprentissage, il délivre ses éclairs d'efficacité chaque semaine sur ce blog.