Ca fait déjà depuis une dizaine d’années que je trimballe mes données numériques personnelles d’un ordinateur à l’autre. Parfois je suis courageux, et je fais le tri. D’autres fois je me contente de tout copier sur le prochain ordinateur ou disque amovible.

Je me retrouve donc avec des fichiers qui n’ont plus aucune utilité, mais que je garde "au cas où". Parfois même je ne sais plus du tout dans quel contexte je les ai sauvegardés, alors je n’ose pas les supprimer.

Pour employer une métaphore que Joanne utilise dans son nouveau guide numérique 36 Astuces pour désencombrer, mon disque ressemble à un site archéologique : je dois faire des fouilles pour trouver des choses intéressantes. Ce serait quand même mieux s’il était organisé comme un musée, n’est-ce pas ?

C’est donc sous l’impulsion de ce guide, où Joanne détaille sa méthode pour désencombrer des objets physique, que je me suis décidé à écrire ces quelques conseils pour désencombrer ses données numériques.

Et nous allons voir dans cet article que certaines idées issues du monde physique sont tout autant valables pour les données numériques.

Allez on remonte ses manches, voici la marche à suivre pour y parvenir :

1) Donnez des noms explicites à vos fichiers

Depuis que j’ai lu le livre Getting Things Done, qui conseille de s’acheter une étiqueteuse, j’ai réalisé l’importance d’étiqueter les classeurs, les chemises et autres cahiers. J’utilise même cette technique pour certains objets que je range dans un endroit précis ou dont l’usage n’est pas évident.

Avec les fichiers numériques, l’avantage c’est qu’ils contiennent tous déjà un nom. Mais nous sommes peu nombreux à leur donner un nom réellement explicite. Alors comment trouver le courage de ranger un répertoire rempli de fichiers aux noms aussi évocateurs que "Document1.doc", "bnef06.pdf" ou encore "wlsetup-web.exe" ?

Pour remédier à cela, il est bon de prendre l’habitude de renommer systématiquement les fichiers que vous téléchargez ou que vous créez dont le nom n’est pas satisfaisant. Vous allez voir que le jeu en vaut vraiment la chandelle quand vient le temps de faire un bon ménage de printemps.

2) Datez explicitement vos fichiers

Voilà une autre astuce que j’utilise régulièrement. Il s’agit d’ajouter une date au nom de votre fichier. Ainsi vous savez si le document est tout frais ou s’il est déjà ancien.

Je sais bien que les fichiers contiennent par défaut leur date de création et de dernière mise à jour dans leurs attributs. Mais j’ai tendance à confondre les deux. Et puis suivant les paramètres d’affichage des fichiers, il arrive que ces données soient cachées, ou alors il n’y a que la date de modification qui apparait.

Donc je me suis habitué à accompagner le nom de certains de mes fichiers par une date, en particulier les fichiers texte que j’utilise pour rédiger mes brouillons d’article.

Si en plus vous l’écrivez au format date inversé AAAAMMDD, c’est à dire par exemple 20111228-article-desencombrement-donnees-numeriques.txt (pour un fichier créé le 28 décembre 2011), vous verrez que vos fichiers seront affichés automatiquement par date quand on les trie par nom.

3) Taguez les fichiers qui vous semblent inutiles

Dans le guide de Joanne, il est conseillé de mettre un post-it ou une pastille de couleur sur les objets qui vous semblent inutiles. Puis deux semaines après vous regardez si le post-it est toujours là.

Si vous avez utilisé l’objet pendant ces deux semaines, vous aurez immanquablement retiré le post-it pour vous en servir. C’est donc un très bon moyen de savoir si vous avez utilisé l’objet ou pas. Ainsi vous pouvez plus facilement décider s’il faut vous en séparer ou non.

On pourrait faire la même chose pour les répertoires d’un disque par exemple. Si certains de vos répertoires ne vous semblent pas très utiles, vous ajoutez un petit tiret à la fin du nom suivi d’une date.

Par la suite, si jamais vous avez besoin d’un des fichiers qui se trouve dans ce répertoire vous retirez ce petit tiret.

Après un certain laps de temps, vous faites le bilan : est-ce que le tiret est toujours là ? Si c’est le cas, c’est que vous n’avez pas utilisé les fichiers de ce répertoire. Vous pourrez donc peut-être le supprimer.

4) A jeter, à garder

Pour faire le tri plus facilement, vous pouvez créer deux répertoires : un répertoire "A jeter" et un répertoire "A garder".

Puis pour chaque fichier contenu à l’intérieur, demandez-vous :

• Est-ce que j’aime ce fichier ? 
  Peut-être a-t-il une valeur sentimentale, comme par exemple des photos de famille.
• Est-ce que vous avez réellement besoin de ce fichier ?
  Soyez réaliste, vous n’avez sans doute pas besoin de trois outils de capture d’écran différent. De plus, si ce sont des outils gratuits, vous serez toujours en mesure de les télécharger à nouveau au moment voulu.
• Est-ce que vous utilisez ce fichier ?
  Peut-être que vous n’utilisez pas ce fichier mais que vous en avez besoin dans des cas particulier. Par exemple pour ma part, je garde toujours un outil de récupération de données au cas où mes données devenaient illisibles.

Si la réponse est non dans les trois cas, vous pouvez à coup sûr le déplacer dans le répertoire "A jeter". Si l’une des réponses seulement est non, il se peut que vous deviez y réfléchir à deux fois afin de peser le pour et le contre.

5) Le noyau dur de vos données numériques

Depuis que j’utilise une clé USB pour stocker mes données personnelles les plus importantes et que je synchronise le tout dans le Cloud avec Dropbox, je me suis habitué à isoler le noyau dur des fichiers les plus vitaux que je possède.

Ce sont par exemple les scans de documents administratifs, le fichier crypté qui contient tous mes mots de passe, mes brouillons d’article, mon agenda numérique, mes notes personnelles, etc.

A cause de la capacité limitée de ma clé USB et de mon compte Dropbox, ces données critiques doivent faire au maximum 7 Gigas. Je trouve que cette limite est une bonne manière de se forcer à trier ses données numériques.

Demandez-vous donc ce qui vous manquerait le plus si tous vos disques dur venaient à tomber en panne. Puis créez un nouveau répertoire et glissez-y tout ce qui a le plus de valeur à vos yeux.

Veillez ensuite à instaurer un système de backup régulier des données.

6) Utilisez un logiciel de visualisation de l’espace disque

Si votre but est de faire de la place, comme dans le point précédent, vous pouvez utiliser un logiciel tel que WinDirStat pour localiser les fichiers les plus volumineux.

Celui-ci vous donnera un graphique contenant des petits carrés représentants vos fichiers, qui apparaissent en plus ou moins grand selon la taille qu’ils occupent sur le disque :

Au passage, notez aussi que la couleur change suivant le type de fichier : audio, vidéo, programme, etc.

Il suffit alors de supprimer les fichiers volumineux voulus pour limiter la taille de votre archive à un niveau convenable.

7) Utilisez des raccourcis

Il arrive parfois que vous ayez besoin d’avoir un fichier dans deux répertoires différents.

Par exemple si vous avez un projet de webdesign, stocké dans le répertoire "projet-webdesign", vous voudrez peut-être y placer le programme d’installation de Photoshop.

Mais comme c’est un programme, vous l’avez aussi mis dans le répertoire "apps" où sont stockées toutes vos applications.

La solution dans ce cas là c’est d’utiliser un raccourci dans votre répertoire "projet-webdesign", qui pointera vers le dossier où est réellement stocké votre programme, c’est à dire le répertoire "apps/photoshop".

Vous éviterez ainsi toute redondance inutile.

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Vous voilà donc prêt pour votre grand ménage de printemps.

Bien sûr, vous pouvez le faire en plusieurs fois si vous le souhaitez. Dans ce cas, je vous conseille de vous armer de votre minuteur pour vous donner l’impulsion nécessaire.

Chaque jour, réglez-le à 15 minutes, et faites de ce moment votre nouvelle initiative journalière. Vous viendrez ainsi plus facilement à bout de cette tâche fastidieuse.

Avez-vous l’habitude de pratiquer régulièrement un désencombrement de vos données numériques ? Si c’est le cas, je vous propose de partager vos retours d’expérience dans les commentaires de cet article…

Cet article en est la suite logique avec un petit guide pour faire le tour des diverses solutions possibles pour concevoir un hipster PDA. On se basera ici sur les divers modèles que l’on rencontre à travers la toile…

Une petite parenthèse : je me rends compte que je n’ai pas encore clarifié la signification du mot anglais hipster. Apparemment, ce serait l’équivalent de hippie. Donc le hipster PDA est en fait le « PDA hippie ». C’est plutôt bien trouvé comme nom étant données les valeurs de liberté, de retour aux choses simples et même d’écologie qui lui sont rattachées!

Refermons la parenthèse et commençons avec un peu d’histoire :

L’ancêtre du hipster PDA

L’ancêtre du hipster PDA pourrait bien être le système de prise de note de Thomas Jefferson.

Pour mémoire, Thomas Jefferson est l’auteur de la Déclaration d’Indépendance en 1776 et fût le 3ème président des Etats-Unis. Il fût aussi partie des élites intellectuelles du Siècle des Lumières. Observateur invétéré, il avait l’habitude de transporter une variété d’instruments portables pour prendre des mesures. Et il notait tout au crayon sur des tablettes en ivoire :

Le soir, il pouvait recopier ces informations dans un de ses 7 livres où il maintenait un historique pour ses finances, ses fermes, etc. Il effaçait ensuite les tablettes en ivoire avec de l’eau.

On se rends donc bien compte que le concept du hipster PDA n’est certainement pas nouveau et séduisait déjà nos ancêtres aux esprits éclairés. Ici, les tablettes en ivoire ont même l’avantage par rapport au papier de ne pas nécessiter de recharge. Si vous êtes tenté par cette antiquité, sachez que vous pouvez vous procurer un ustensile similaire avec crayon intégré sur le site de Jas. Townsend and Son :

Le hipster PDA de Merlin Mann

Certainement moins prestigieux que les tablettes d’ivoire de Thomas Jefferson, le hipster PDA de Merlin Mann a l’avantage de ne coûter presque rien et beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done l’utilisent encore sans aucune modification. Pour le reproduire, vous aurez besoin d’une pince à relier et de fiches :

La pince à relier (binder clip)

La pince à relier est un système simple mais efficace. Inventée en 1911 pour pouvoir relier des documents de façon temporaire – à l’époque on perforait les feuilles pour pouvoir y faire passer un fil – la pince à relier se présente sous la forme d’un « étaux » triangulaire noir qu’on écarte grâce à des leviers en métal. Lorsque la pince se referme, on peut ensuite rabattre les leviers en métal le long des documents maintenus ou carrément les retirer pour former une reliure permanente :

On les préfèrera aux pinces à mâchoires du genre bulldog clip, plus fortes mais dont les leviers ne peuvent pas se rabattre :

On les trouve dans le commerce dans divers format. Merlin Mann affectionne les petites pinces de 0,75 pouces (19mm). Mais je trouve que le format 1,25 pouces (32mm) a l’avantage d’offrir une prise pour y glisser la poignée d’un stylo, la reliure est aussi plus forte.

Les fiches (index cards)

Le hipster PDA original de Merlin Mann est composé de fiches unies au format 3×5 pouces (75x125mm). Ce format offre un bon compris entre portabilité du système et espace disponible pour écrire : on peut glisser facilement un tel hipster PDA dans la poche arrière d’un pantalon et l’espace est suffisant pour écrire des phrases courtes.

Attention : dans le commerce – en France en tout cas – on trouve généralement uniquement les fiches bristol au format A6 (105x148mm), qui rentrent difficilement dans les poches. Au pire vous pourrez les couper en 2 pour arriver à une taille correcte (format A7). Sinon vous pouvez commander en ligne des fiches 75x125mm ici.

Sur la capture d’écran, on voit que Merlin Mann utilise des fiches de couleur pour établir des catégories. Personnellement je suis contre car cela nécessite de maintenir plusieurs stocks de fiche. Vous pourrez à la place surligner ou noircir le bord de certaines fiches pour les différencier d’un coup d’oeil par rapport aux autres fiches.

Un dernier détail : si vous désirez obtenir un PDA vraiment écologique, vous pourrez utiliser des fiches entièrement recyclées.

Le hipster PDA miniature

Le hipster PDA porte-clef a récemment été évoqué dans un précédent article :

Ce n’est pas vraiment une alternative au hipster PDA de Merlin Mann mais il peut être utile pour stocker vos cartes de visite et écrire des petites notes au dos. Vous pouvez utiliser une pince à relier de format 19mm pour le concevoir ainsi que des morceaux de fiche. L’embêtant avec un tel système est que les clefs et autres accessoires dans vos poches risquent d’abîmer les fiches et de les salir. Utiliser deux fiches renforcées pour la couverture pourra donc s’avérer judicieux.

La boîte à fiches

Utiliser une boite pour transporter vos fiches a l’avantage de les protéger efficacement. Sur cette photo trouvée sur Flickr, l’utilisateur Gideon a eu la chance d’en trouver une qui corresponds exactement au format de ses fiches, ni trop large, ni trop étriquée :

Le Zipster PDA

Si vous avez des vieux disques zip qui traînent chez vous, vous pourrez utiliser la boîte pour créer un Zipster PDA. Comme celle-ci protège vos fiches, il ne sera pas nécessaire d’utiliser du papier renforcé. Vous pourrez même les égayer en imprimant les modèles de chez Sanctum Mekkanicum :

Remarquez que la boîte étant transparente, la première fiche sera toujours visible même si la boîte est fermée. En outre, vous pourrez redresser la boîte sur votre bureau pour lire les fiches plus facilement.

Le hipster PDA à anneau

Le problème avec le hipster PDA de Merlin Mann est que vous devez enlever la pince pour consulter les fiches. FullContactGEEK nous propose de résoudre ce problème en les perforant pour les relier par un anneau :

Notez l’élastique pour maintenir les fiches.

Le problème ici, c’est que vous serez quand même obligés d’ouvrir votre anneau si vous devez changer l’ordre des fiches, et il faut alors aligner toutes les fiches pour le remettre.

Le hipster PDA à mousqueton

Voici enfin le hipster PDA à mousqueton présenté par solutionjunkie.com :

Etant donné que le mousqueton épouse la taille de la perforation, on n’est pas forcé d’utiliser un élastique pour maintenir les fiches. Cependant, ce mousqueton est peut-être un peu trop gros pour un organiseur de poche.

D’autres systèmes?

Parmi les autres systèmes, on peut citer la pile de fiches adhésives genre Post-it, le portefeuille de fiches ou le flip flop hipster PDA. A vous de trouver le système qui vous convient!

Quel stylo choisir pour un hipster PDA?

Evidemment, n’importe quel stylo bille de petite taille peut faire l’affaire. Mais on privilégiera surtout un stylo à mine rétractable car on n’est jamais à l’abris d’une perte de bouchon, et donc d’un stylo qui coule.

Ceux qui veulent un stylo de qualité privilégieront le space pen de Fisher, puisqu’il ne fuit pas, dure 3 fois plus longtemps qu’un stylo normal (environ 48km) et écrit dans presque toutes les situations :

Mais au fond, pourquoi s’encombrer d’un stylo cher qu’on regrettera en cas de perte?

Mon choix personnel : un stylo 4 couleurs bic. Vous pourrez ainsi écrire en couleur et en cas d’encre sèche, il vous restera toujours les 3 autres mines!

Levenger : le luxe pour ceux qui peuvent en payer le prix

Pour terminer cet guide, sachez que le site Levenger vends des organiseurs de poche de style hipster PDA assez sympatiques, ainsi que divers autres accessoires relatifs. Cependant, il faut y mettre le prix, et je ne suis pas sûr qu’ils livrent en Europe. Mais leur catalogue est une bonne source d’inspiration.

Conclusion

J’espère que ce petit guide vous a permi de décider quel hipster PDA vous convient le mieux. Personnellement, j’ai conçu le miens avec un petit mousqueton et des fiches au format 75x125mm accompagnées d’un stylo bic 4 couleurs, un élastique permettant de maintenir le tout. J’utilise aussi un hPDA miniature sur mon porte-clefs pour les cartes de visite.

Et pour vous ce sera quoi?

La popularité du hipster PDA est née d’un mouvement de retour aux sources chez certains geeks repantis, qui se sont rendu compte que leur système d’organisation électronique n’a pas amélioré leur productivité. Merlin Mann l’a baptisé hipster PDA en référence au fameux PDA (Personal digital assistant) dont se munissent beaucoup d’adeptes de la méthode Getting Things Done. Et il a renommé l’acronyme PDA en Parietal Disgorgement Aid pour faire référence au lobe du cerveau qui est chargé de la réception et de la corrélation des informations sensorielles.

Si vous ne l’avez pas encore adopté, voici quelques raisons de vous convertir…

C’est un système :

• Flexible et efficace

L’écriture manuelle reste un mode de saisie supérieur à ceux de la plupart des organiseurs électroniques de petit format. Non seulement la saisie est plus rapide, mais vous pouvez inclure facilement toutes sortes d’illustrations, d’équations, de portées musicales, etc. Même si vous reniez les systèmes papier pour cause de mauvaise écriture, dites vous que vous en aurez forcément besoin tout au long de votre vie. Alors autant la maintenir tous les jours.

La modularité du hipster PDA rends le système extrêmement flexible. Vous pourrez changer la taille des fiches, leur couleur. Des modèles pourront être employés pour certains types de fiches. Vous pourrez aussi organiser les informations à votre guise sur chaque fiche et établir un système de catégories.

Adieu aussi la frustration engendrée par l’ergonomie bancale, les lenteurs ou la rigidité qui caractérisent souvent les systèmes électroniques.

• Economique

Cela va sans dire, le hipster PDA ne coûte presque rien et peut être facilement remplacé. Vous n’hésiterez donc pas à l’emporter n’importe où, même s’il s’agit d’une soirée où vous avez des chances de le perdre ou de vous le faire voler – remarquez que la tentation sera moins grande avec un hipster PDA

• Convivial

Le hipster PDA est accessible aux non initiés. Ils comprendront assez aisément comment fonctionne le système et voudront même éventuellement le reproduire. De plus, vous pourrez facilement partager une fiche avec un collègue qui travaille sur le même sujet que vous.

• Fiable

Avec le hipster PDA, vous êtes certain de ne jamais être pris au dépourvu et de retrouver ainsi une certaine sérénité. Un hipster PDA ne tombe pas en panne, ne dépends pas d’une alimentation électrique, encore moins de l’internet. Bien sûr votre stylo peut vous jouer des tours ou vous pouvez être à cours de fiches mais vous trouverez facilement un remplacement. En outre, vous ne serez pas lié aux constructeurs, qui cherchent généralement à vous faire abandonner votre ancien modèle pour adopter le plus récent. Pas de risque de perte d’information non plus (à part bien sûr si vous perdez vos fiches ou si votre maison prends feu…).

• Authentique

En choisissant le hipster PDA, vous renouez avec des valeurs plus humaines. Votre hipster PDA ne sonnera jamais pour vous notifier qu’un nouvel email est arrivé, vous ne ferez plus figure d’extra-terrestre auprès des non-geek, vous aurez l’air plus accessible, peut-être même plus décontracté. Certains apprécieront aussi l’odeur du papier. En outre, je vois difficilement un vieux sage muni d’un PDA, pas vous?

• Branché

En sortant votre bloc de fiches en réunion, vous passerez plus facilement pour une personne organisée. Vous pourrez aussi remanier le look de votre hipster PDA à votre guise pour refléter votre personnalité.

Conclusion

J’espère que cette introduction vous aura permi de considérer l’adoption du hipster PDA.

Evidemment, les adeptes les plus convaincu du PDA ne manqueront pas de me contredire, brandissant tous les avantages de la numérisation. Ceux-là pourront éventuellement utiliser les 2 systèmes en même temps, afin de combiner les avantages de chacun.

Prochain épisode : un guide pour concevoir votre propre hipster PDA

C’est une pile de fiches qu’on insère dans une pince, et qui permet de prendre des notes en toute occasion lorsqu’on se déplace.

Je viens de trouver une version qui permet de rendre le système encore plus compact, puisqu’il a le format d’un porte-clef. L’auteur l’a logiquement baptisé hipster PDA keychain.

Voici un tutoriel en images pour le fabriquer :

Ensuite, il reste à savoir si vous écrivez assez petit pour qu’il vous soit utile…

Pour plus d’info, je vous invite à consulter le site original :

The Hipster PDA Keychain

C’est ce que vous propose le site decluttered.com grâce à un ingénieux système à base de planche perforée.

Les bricoleurs y trouveront toutes les explications pratiques ainsi que des photos des lecteurs qui ont franchi le pas.

Des mémos à portée de main, n’est-ce pas une façon efficace de ne jamais être pris au dépourvu?

Dans la série des mémos donc, en voici un sur les noeuds de cravates.

Tellement de gens ne savent pas nouer correctement leur noeud de cravate. Et pour cause, il faut s’exercer un peu avant de faire un noeud bien équilibré. Il y en a même qui font des études mathématiques sur les noeuds de cravate.

Pour commencer, il suffit tout simplement d’un bon schéma comme celui-ci :

Il faut savoir qu’il n’existe pas un mes des noeuds de cravate : simple, double-simple, demi-windsor, windsor, …

Je vous propose de retrouver les 4 principaux noeuds de cravate sur le mémo du site lecravatier.com au format PDF :

Plus d’infos :

• Un site entièrement dédié à la cravate : Le Cravatier.com
• Le livre « Les mathématiques naturelles » de Marc Chemillier (Auteur)