Etes-vous parfois submergé par vos tâches, au point de ne plus savoir où donner de la tête ?

Vous savez, quand ça vient de tous les côtés : les collègues qui viennent vous tanner, votre chef qui demande toujours un coup de main de dernière minute, les appels téléphoniques qui s’enchainent.

On en vient à agir pour celui ou celle qui sait le mieux s’imposer, le collègue qui sait le mieux dramatiser sa situation pour vous amadouer, le client le plus menaçant.

Pas facile de garder toute sa lucidité dans toute cette agitation. On aimerait tant que ça vienne naturellement comme le flot d’une rivière paisible, plutôt que de se faire assommer par intermittence par ce torrent de tâches menaçantes…

Le barrage

Certains pensent avoir trouvé la parade : ils installent une sorte de gros barrage devant chez eux.

Ils ont un casque vissé sur la tête, brandissent un écriteau "sens interdit", jouent les employés furtifs ou sont de mauvais humeur quand il s’agit de rendre un service.

Mais ça, ce n’est pas tout à fait subtil comme solution, surtout quand il s’agit de traiter avec des clients que l’on se doit de servir décemment.

L’open bar

Lorsque j’ai commencé dans la société où je travaille actuellement, on aurait été tenté d’adopter cette approche, tant nous étions importunés par des demandes secondaires ou sans réelle substance.

Il faut dire que certaines personnes avaient tendance à confondre les équipes de développement informatique avec des dépanneurs à qui l’on peut constamment soumettre les soucis logiciels les plus divers.

Le problème, c’est que pour développer un programme informatique, il faut un minimum de concentration. Et on ne peut pas se permettre de réagir tout le temps à la moindre demande simplement parce que la personne est là devant nous.

Autrement nous serions organisés comme un centre d’appel de support informatique, répondant en continu aux sollicitations des clients, indépendamment de l’urgence de leurs problèmes : premier venu, premier servi.

Etablir un tampon

Conscients de cela, nous avons mis en place quelques mesures visant à établir une sorte de tampon pour éviter que les développeurs informatique ne s’éparpillent sur des tâches inappropriées et améliorer leur concentration.

Ainsi, au lieu d’aller voir directement un développeur, les utilisateurs du logiciel que nous développons ont dû s’habituer à saisir systématiquement un ticket de support dans le système de gestion des bugs informatiques.

Ces tickets de support sont ensuite priorisés par notre responsable de projet, en collaboration avec les responsables de compte client afin d’identifier les demandes les plus bloquantes et les plus importantes.

Puis ces demandes sont assignées au fur et à mesure aux développeurs.

De réactif à proactif

Cette mesure nous a permi de passer d’un mode réactif à un mode proactif.

Les développeurs se plaignaient auparavant de ne jamais avoir le temps de réaliser des améliorations logicielles parce qu’ils étaient constamment aux prises de toutes ces demandes de support urgentes.

Mais avec le nouveau mode de fonctionnement, nous avons pu assigner des journées consacrées au "support" et des journées consacrées au "développement" à différents programmeurs, de façon à mieux maitriser le ratio support / développement des équipes.

Cela nous permet d’établir plus facilement des plannings pour les nouveaux lots d’améliorations à réaliser. Ce qui donne des dates de livraison plus précises pour les clients.

Les limites du système

Cela n’empêche pas bien évidemment le responsable de projet de vous interrompre de temps à autre avec une tâche considérée comme "super urgente" parce qu’elle bloque complètement un client.

Certains arrivent aussi à "hacker" le système parce que leur demande ne peut être réalisée que par un unique développeur.

Parfois aussi, certains développeurs reçoivent des appels directs de clients au lieu de passer par le filtre du gestionnaire de compte, pour diverses raisons.

Dans ce cas, pour limiter l’impact de l’interruption, le mieux est de noter précisément ce que nous faisions avant l’arrivée de cette interruption pour pouvoir facilement rebasculer dans ce contexte une fois revenu à une situation normale.

Etes-vous parfois soumis à un torrent de tâches ? Comment réagissez-vous ? Avez-vous réussi à mettre en place votre propre système de priorisation ? Partagez avec nous vos réponses dans les commentaires de cet article…

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Nous voici bientôt à la mi-janvier. Cela veut dire que pour un bon nombre d’entre nous, les bonnes résolutions solennellement prononcées en début d’année commencent à s’effriter.

La vie a repris son cours normal et les faux pas se multiplient :

• Ceux qui voulaient arrêter de fumer s’autorisent une ou deux cigarettes
• Les nouveaux sportifs commencent à sauter certaines séances
• Et les diététiciens en herbe voient le retour du hamburger dans leurs repas

Du coup, nous sommes déjà beaucoup moins sûr de pouvoir honorer nos engagements.

Alors faut-il se dire que "Après tout c’est le cours normal des choses : les bonnes résolutions du nouvel an ne durent jamais bien longtemps" ?

Mais non ! Comme pour toute bonne habitude, il est encore possible de redresser la barre, tant que vous apprenez de vos erreurs et que vous vous organisez pour réussir.

Pour vous aider à y parvenir, je vais vous parler dans cet article d’un outil que j’utilise déjà depuis de nombreux mois et qui m’a beaucoup aidé à me discipliner. Je l’ai appelé le "Calendrier de Performance" et voici le lien pour le télécharger.

Voyons voir maintenant comment il fonctionne…

Comment fonctionne le calendrier de performance ?

Comme vous pouvez le constater sur l’illustration de cet article, le calendrier de performance est un outil très simple d’emploi. Il se présente sous la forme de 2 colonnes : une pour les 15 premiers jours du mois, et une autre pour la deuxième moitié du mois.

Le but est donc de remplir chaque cellule journalière, comme pour un calendrier classique. Sauf qu’on ne l’utilise pas de la même manière.

Habituellement, on rempli un calendrier à l’avance avec les événements et les rendez-vous futurs qu’on ne veut pas oublier.

Avec le calendrier de performance par contre, vous allez remplir chaque cellule au jour le jour, en indiquant simplement quel est votre « performance » concernant la bonne habitude que vous avez choisie de réaliser..

C’est à dire que chaque jour, vous allez indiquer sur votre calendrier à quel point vous avez réussi à tenir votre nouvelle bonne habitude.

Comment calculer votre performance ?

Pour illustrer l’utilisation du calendrier de performance, reprenons les exemples cités au début de l’article :

1er cas : si vous voulez arrêter de fumer, vous pouvez remplir chaque jour votre calendrier avec un petit "V" (comme victoire ) si vous avez réussi à ne pas fumer pendant ce jour, ou un "X" si vous avez moins bien réussi.

2ième cas : si vous voulez faire des abdominaux chaque matin, vous pouvez remplir chaque jour votre calendrier avec plusieurs V : un V pour chaque série d’abdos que vous avez accomplie, un peu comme s’il s’agissait de votre carnet d’entrainement.

3ième cas : si vous voulez mincir, vous pouvez simplement noter chaque jour votre poids sur votre calendrier.

Ne soyez pas trop dur avec vous-même

Je suis sûr qu’en lisant le mot "performance", certains d’entre vous ont dû avoir un haut le coeur. Eh oui, je sais que cela peut renvoyer à des mauvais souvenirs, surtout si vous avez un patron un peu tyrannique.

Notez bien que le but de l’opération n’est pas de vous culpabiliser mais plutôt d’accumuler les petites victoires. Donc au lieu de vous astreindre à un grand exploit chaque jour, choisissez plutôt un objectif plus modeste. Ainsi vous réussirez plus facilement votre pari.

Par exemple si vous voulez arrêter de fumer et que vous êtes un gros fumeur, vous voudrez peut-être dans un premier temps limiter votre consommation à 5 cigarettes maximum chaque jour. Le V signifiera donc que vous avez réussi cet objectif intermédiaire.

Pareil pour les séances de sport. Vous pouvez peut-être vous offrir un V du moment que vous avez terminé vos 10 premiers abdos, ce qui n’empêche pas d’ajouter d’autres V le même jour si vous en faites plus.

De cette manière, vous gagnez à tous les coups !

Stimulez-vous !

Selon les activités que vous allez consigner dans votre calendrier de performance, vous pourrez utiliser plusieurs méthodes pour vous stimuler.

Une des plus efficaces est de travailler en rafales. C’est à dire que vous allez mettre en route votre minuteur pour une durée déterminée, par exemple 10 minutes. Et vous allez vous consacrer pleinement à votre tâche. Puis après chaque séance, vous ajoutez un « V » dans votre calendrier.

Attention tout de même à ne pas utiliser un minuteur avec un son trop strident, ou cela pourrait refroidir vos ardeurs.

Comment j’utilise mon calendrier de performance

Je vous conseille de mettre votre calendrier de performance sur un écritoire à pince, puis de le placer à un endroit stratégique selon l’activité que vous avez choisi de réaliser régulièrement.

Pour mieux comprendre comment il se présente concrètement, voici quelques photos du miens :

(si vous regardez bien sur les captures d’écran, vous remarquerez que je ne note pas mes petites victoires avec des « V » mais avec des notes de musique, je vous dirai pourquoi dans un prochain article)

Vous noterez ici 3 détails importants :

1. L’écritoire se referme, ce qui est bien pratique pour éviter les regards indiscret de vos visiteurs (surtout si vous notez des détails personnels comme votre poids)
2. Un stylo reste en permanence attaché à l’écritoire, afin de ne jamais être à court. Ne négligez pas cet aspect : plus vous vous facilitez la tâche et plus vous serez susceptible de tenir votre calendrier à jour sérieusement.
3. J’écris avec un stylo à 4 couleurs, ce qui me permet d’égayer un peu mon calendrier.

Vous pouvez tout à fait choisir de noter plusieurs bonne habitudes sur votre calendrier. Mais je vous conseille de vous contenter d’une seule si vous voulez maximiser vos chances de succès, sauf peut-être s’il y a des synergies. Par exemple si vous voulez faire du sport et mincir, vous pouvez consigner sur papier vos séances de sport et votre poids.

Pourquoi ça marche ?

Il est assez évident de comprendre pourquoi le calendrier de performance est efficace. Un des facteurs de motivation les plus puissants est de se rendre compte que l’on progresse régulièrement vers notre but.

Alors si vous voyez toute une chaîne de petits succès qui viennent consolider petit à petit votre bonne habitude, vous allez prendre plaisir à ajouter chaque jour vos « V » de victoire. Et vous serez fier du chemin parcouru.

Je pense que cet outil fait sans doute appel aussi au collectionneur intérieur qui sommeille en chacun de nous. D’où le plaisir de voir chaque jour notre collection de petits pictogrammes s’agrandir.

A vous de jouer !

Vous êtes maintenant prêt à utiliser votre propre calendrier de performance.

Pour vous faciliter la tâche, j’ai créé un modèle vierge de calendrier de performance au format PDF que vous pouvez imprimer.

Voici le lien : Téléchargez votre calendrier de performance 2012

J’espère sincèrement que cela vous aidera à créer une chaine vertueuse de petits succès. Ainsi vous formerez petit à petit de solides habitudes qui vous donneront l’élan nécessaire pour réaliser vos projets les plus ambitieux.

Vous m’en direz des nouvelles !

Je vous invite maintenant à discuter de cet article dans les commentaires. Dites-nous par exemple comment vous comptez vous servir de ce calendrier…

Si vous aimez télécharger des vidéos Youtube, et que vous en avez marre de devoir les traiter une à une dans le cas d’une grosse série de vidéos, j’ai pour vous un logiciel gratuit qui va vous faire gagner un temps précieux.

Mais avant de vous le présenter, peut-être ne voyez-vous pas trop quel est l’intérêt de télécharger des vidéos Youtube ?

Alors je vais vous donner 3 raisons :

• D’abord, cela vous fait gagner du temps dans le cas où vous avez une connexion plutôt lente comme moi ici à l’Ile Maurice. Il faut savoir qu’à cause de cela, je ne peux pas regarder les vidéos en streaming d’un seul coup, il faut d’abord que je mette la vidéo en pause pour qu’elle se charge entièrement.
• Vous pouvez regarder les vidéos dans un environnement neutre, c’est à dire sans être tenté par les autres vidéos listées dans Youtube.
• Vous n’êtes plus tributaire des humeurs de l’utilisateur, qui pourrait retirer ses vidéos à tout moment.

Quel est donc ce fameux outil ?

Il s’agit de Free YouTube Download.

Cet outil vous donne la possibilité de télécharger une vidéo ou toute une collection venant d’une playlist, d’une chaîne ou d’un utilisateur particulier.

Il suffit pour cela de copier-coller le lien de la page dans le logiciel, et de sélectionner le format voulu, comme ceci :

Une fois que le fichier est marqué “Ready to download”, vous pouvez cliquer sur l’icône “play”, qui va ainsi télécharger la vidéo sur votre disque :

Vous pouvez aussi copier-coller plusieurs liens de vidéos. Elles se mettront alors automatiquement en liste d’attente.

Personnellement, j’adore télécharger des tutoriels vidéo, je trouve que c’est un très bon moyen d’apprendre. Ce format permet d’expliquer beaucoup plus clairement certaines choses qui auraient été difficiles à saisir au format texte.

Et comme les tutoriels viennent souvent en série, ce logiciel m’a été très utile.

Voici le lien : Télécharger Free Youtube Download

A noter : l’éditeur de ce logiciel propose également toute une panoplie de plus de 40 logiciels gratuits, notamment pour convertir les fichiers multimédia d’un format à l’autre. A découvrir donc.

Pour finir, je vous propose de citer vos chaînes favorites en terme de vidéos pédagogiques/instructives sur Youtube. Vous pouvez les partager avec nous dans les commentaires de cet article…

Avez-vous déjà mis en place dans votre vie un système d’organisation tout beau et bien ficelé, pour vous rendre compte qu’à la première tempête venue, tout a volé en éclat ?

Par exemple vous pourriez avoir eu un gros rush sur une date butoire qui vous a vidé de toutes vos forces.

Ca pourrait être un choc sentimental qui vous a mis le moral à zéro, du coup vous avez laissé s’accumuler vos affaires un peu n’importe où.

Vous avez peut-être été débordé par les évènements, parce qu’un ami est venu séjourner chez vous, ou bien tout simplement parce que vous avez plusieurs gros projets à mener de front à la fois.

Bref vous m’avez compris, les occasions ne manquent pas pour jeter l’éponge.

On finit toujours par décrocher. Et on décroche d’autant plus vite qu’on tarde à en prendre conscience.

Etes-vous un animal à sang froid ?

Laissez-moi introduire ici une métaphore, dont j’ai déjà parlée sur le blog, celle de la vipère de Quinton. Vous verrez ensuite le rapprochement avec le système d’organisation.

René Quinton était un biologiste qui a émis une théorie de l’évolution alternative à celle de Darwin.

En se baladant en forêt. Il tomba sur une vipère toute engourdie par le froid. Il la ramena alors chez lui, puis il la mit près de la cheminée.

Là elle eut tôt fait de reprendre ses esprits et même de montrer des signes d’agressivité.

Il remarqua donc que la vipère fonctionne de manière optimale dans un environnement chaud et faiblit lorsque ces conditions ce dégradent, c’est à dire quand il fait froid.

Or il se trouve que les premières formes de vie seraient apparues dans un environnement beaucoup plus chaud dans lequel elles vivaient en osmose.

Il en déduit donc que lorsque ces conditions optimales à la vie se sont dégradées, certains animaux se seraient adaptés pour garder ces conditions optimales dans leur milieu intérieur, comme les animaux à sang chaud.

Tandis que d’autres ont été condamnés à subir la dégradation de leurs conditions de vie, comme les vipères, animaux à sang froid.

La chaleur n’est qu’un exemple des propriétés à conserver dans le milieu intérieur puisqu’il peut y avoir aussi la salinité, l’acidité, l’humidité, la pression… et même la lumière (dans le cas des organismes des profondeurs des océans).

Bref, ce qu’il faut retenir c’est que les animaux les plus évolués savent garder une certaine intégrité dans leur milieu intérieur, qui leur permet de fonctionner de façon optimale, indépendamment du milieu extérieur.

C’est ce qu’on appelle l’homéostasie : un équilibre dynamique qui nous maintient en vie.

Comment maintenir en vie votre système d’organisation ?

Revenons donc à notre cher système d’organisation.

Il est clair que tout système d’organisation réellement utilisé a besoin d’être régulièrement entretenu pour survivre. Autrement, il tombe en ruine.

C’est ainsi que votre calendrier doit être régulièrement alimenté en nouveaux évènements, tout comme votre agenda. C’est pour cela aussi que vous changez d’agenda ou de calendrier chaque année.

Et il en va de même pour tous les autres éléments de votre système d’organisation.

Or, plus un système est complexe, plus il demandera d’attention.

Et cette attention pose un problème. Parce que vous n’allez pas toujours avoir l’énergie suffisante pour la maintenir, à cause des aléas de la vie qu’on a vus en début d’article.

Instaurer un service minimum

D’où l’idée d’instaurer un service minimum.

C’est à dire que vous allez identifier les organes vitaux de votre système d’organisation, ceux qui sont les plus importants et qui nécessitent le plus d’attention pour que tout fonctionne bien.

C’est le fameux milieu intérieur de la métaphore. Celui qui ne doit jamais se dégrader, sous peine de tuer le système.

Ca pourrait être par exemple :

• Faire une sauvegarde régulière de mes données personnelles numériques
• Lire mes emails
• Surveiller mes tâches récurrentes
• Etc

Ce service minimum dépendra bien sûr de ce qui est important pour vous, et qui sera peut-être différent pour moi.

Mais une fois que vous l’aurez identifié, il faudra veiller régulièrement à le respecter. C’est pour cela qu’il ne doit pas être trop complexe.

Et c’est seulement une fois que vous êtes sûr que ce service minimum est respecté que vous pourrez enrichir votre système d’organisation à partir de cette base.

Voilà, je vous laisse maintenant appliquer ce concept. Faites-nous part de vos expériences dans les commentaires !

 Crédit photo : subflux

En tant que lecteur assidu de C’éclair, vous souhaitez améliorer votre productivité et gagner en efficacité.

Je vais vous révéler un grand secret …

Un outil simple est d’être smart. Smart est certes un mot anglais signifiant intelligent. Mais SMART est aussi, et surtout, un acronyme. Assurément l’un des plus utiles qui soit pour quiconque veut être plus efficace.

Avant de vous le présenter puis de vous en proposer 2 usages, permettez-moi de vous expliquer pourquoi avoir un objectif vague est risqué …

Les pièges d’un objectif trop vague

Le risque d’un objectif trop vague est de ne pas terminer le projet. Sans même parler de succès ou d’échec.

Et pourquoi donc ?

1. Trop vague dans la dénomination : pour reprendre des expressions courantes, appelez un « chat » un « chat » et ne mélangez pas les torchons et les serviettes. Si vous ne savez pas ce que vous voulez atteindre, comment voulez-vous l’atteindre ? Le résultat pourrait ne pas vous combler ou carrément vous décevoir.
2. Trop vague dans la quantification : en ne précisant pas le combien, vous ne saurez pas évaluer correctement la charge de travail ou le temps de réalisation. En ne fixant pas un seuil à partir duquel le projet est réussi, vous pouvez échouer aux portes de la réussite ou continuer à investir pour rien.
3. Trop vague dans le temps : si vous ne savez pas quand vous voulez accomplir votre projet, il se peut très bien que vous ne le réalisiez jamais car vous ne le commencerez jamais. Ou bien vous vous contenterez de seulement le commencer. À l’inverse, vous pouvez le terminer très rapidement … mais au détriment de bien d’autre projets et domaines de votre vie.

Voilà donc pourquoi il est préférable d’avoir un objectif précis. Mais précis est un terme trop vague …

La solution est d’avoir un objectif SMART.

Un objectif SMART

SMART est un acronyme anglais. Il peut être traduit en français par Spécifique – Mesurable – Accessible – Réaliste – Temporellement défini.

Le principal usage de SMART est de vous indiquer les caractéristiques que doit avoir un objectif pour maximiser, dès le départ, vos chances de réussite. SMART vous fournit donc un cadre de départ pour définir correctement un tel objectif.

Grâce à cela, vous partirez sur de bonnes bases.

Voyons un peu plus dans le détail à quoi tout cela correspond :

• Spécifique. Un objectif spécifique indique clairement ce que vous souhaitez obtenir. Il est sans ambiguïté : vous ne tergiversez plus et vous visez précisément. Il devient aussi plus facilement mesurable et donc contrôlable.
• Mesurable. L’objectif doit contenir un critère chiffré que vous devez pouvoir mesurer. Sinon, vous naviguez dans le brouillard, sans carte ni boussole.
• Accessible. Ne rêvez pas éveillé et gardez les pieds sur terre : seuls les rêveurs décrochent la Lune.
• Réaliste. Être ambitieux, c’est bien. Mais se fixer des objectifs réalistes, c’est mieux. Il faut être en mesure d’atteindre l’objectif depuis la situation actuelle, avec les ressources dont vous disposez.
• Temporellement défini. Se fixer une date butoir, un temps maximal de réalisation. Il faut savoir s’accorder suffisamment de temps, pour ne pas trop stresser, sans pour autant s’accorder trop de temps, pour rester performant et ne pas procrastiner.

Accessible et réaliste sont assez proches mais visent 2 idées différentes. Le plus simple est de prendre quelques exemples … « Marcher sur la Lune » n’est pas un objectif accessible contrairement à « courir un marathon ». De même, lorsque vous n’avez pas couru depuis des années, « courir un marathon dans 3 mois » n’est pas un objectif réaliste. Mais « courir un marathon dans 1 an » l’est nettement plus.

Pourquoi votre objectif doit-il viser un objectif mesurable ? Il y a 3 raisons :

• suivre son avancement et apporter les corrections nécessaires ;
• déterminer, de façon presque binaire, la réussite ou l’échec ;
• trouver la motivation supplémentaire pour continuer en constatant sa progression.

Pour avoir un objectif SMART, efforcez-vous de le formuler avec une phrase contenant au moins un verbe, un mot, un nombre et une date. Quelques exemples suivent un peu plus bas …

La méthode SMART vous permet donc de répondre aux pièges d’un objectif trop vague, de les prévenir. Mais elle a aussi quelques effets induits …

Se focaliser sur l’essentiel

En ayant un libellé écrit convenablement, vous indiquez clairement et explicitement ce que vous souhaitez obtenir.

Vous pouvez même éventuellement lister les éléments hors sujet, ceux sur lesquels vous ne souhaitez pas traîner.

La loi de Pareto nous apprend qu’il faut nous concentrer sur les 20% de tout investissement qui nous permettent d’obtenir les 80% de résultat voulu. Les pourcentages ne sont pas toujours respectés à la lettre mais le principe est là.

En écrivant un libellé SMART, vous appliquez la loi de Pareto sans vous forcer.

Se limiter dans le temps

Pour produire le résultat attendu, la méthode SMART vous impose de vous donner une date butoir, ou un temps maximal.

Cela vous oblige à vous concentrer sur l’essentiel et à ne pas perdre de temps sur le superflu, voire le futile.

La loi de Parkinson nous explique que toute action tend à occuper tout le temps qui lui est alloué. Imaginez si vous ne bornez pas ce temps !

Là encore, SMART vient à votre aide et vous permet de respecter la loi de Parkinson sans vous forcer.

Un projet SMART

Le premier usage de la méthode SMART est de définir l’objectif d’un projet.

Un projet est, grosso modo, la succession de plusieurs actions s’étalant dans le temps, pouvant consommer plusieurs ressources (temps et argent n’étant pas les seuls) et impliquer plusieurs personnes, afin de produire un résultat voulu.

Nous avons vu qu’un objectif trop vague et mal défini peut entraîner bien des problèmes (mauvais usage de ressources, mauvais résultat, …) et rendre un projet inutile. Cependant, toutes ces ressources auront été utilisées … et pour rien.

Utiliser SMART pour préparer un projet est donc la meilleure façon d’éviter tous ces fourvoiements, gâchis et autres déceptions.

Quelques exemples …

« Mettre de l’argent de coté » n’est pas suffisant. « Augmenter mon fonds de précaution de 2000€ à la fin de l’année » est nettement mieux.

« Faire du sport » est bien trop vague : vous ne commencerez jamais … « Faire 30 minutes d’exercices physique tous les jours » vous engage. Mais « faire 20 pompes, 20 abdos et 20 minutes de jogging tous les jours » est bien plus précis.

Vous voulez « apprendre l’espagnol » ? Je suis sur que vous pouvez faire mieux. Par exemple « comprendre le journal télévisé espagnol dans 3 mois » ou bien « pouvoir tenir une conversation simple avec un espagnol dans 6 mois ».

Une tâche SMART

Un deuxième usage, moins classique mais terriblement utile, est la définition d’une tâche en respectant les directives SMART.

Vous pouvez en effet vous assurer que votre tâche est SMART. C’est quelque chose que nous faisons naturellement, de façon instinctive et inconsciente.

Cependant, pour certaines tâches particulièrement importantes et conséquentes, le faire de façon réfléchie peut avoir plusieurs bénéfices, tel qu’anticiper des problèmes, gagner du temps, réfléchir de façon pragmatique à l’organisation.

Lorsque nous parlons de tâche, nous parlons d’actions. Nous sommes dans le cœur de l’action. Et il serait fort dommage, alors que vous prévoyez de réaliser une tâche en particulier, de vous apercevoir, au dernier moment, que vous ne pouvez pas la réaliser. Alors qu’un minimum de préparation aurait pu vous éviter ce désagrément et ce retard. Et c’est d’autant plus dommageable lorsque cette action est la toute prochaine action de votre projet …

Là encore, la méthode SMART vient à votre secours.

Tout d’abord, définir une tâche SMART a les mêmes effets que définir un projet SMART : vous appliquez les lois de Pareto et de Parkinson simplement et sans effort particulier.

Ne pas être bloqué

Quoi de plus bête que d’être bloqué parce qu’on n’a pas sous la main les outils ou les données nécessaires. Ou bien encore ce numéro de téléphone.

En écrivant une tâche accessible et réaliste, vous pouvez lister tous ces éléments et vous assurer de leur disponibilité. Vous pouvez aussi vous soucier de l’accès à ces éléments et vous organiser en conséquence.

Commencer la planification

En précisant une date butoir de réalisation pour vos tâches, vous engagez 2 processus :

• tout d’abord un engagement personnel à terminer cette tâche à la date prédéfinie, en plus des contraintes de temps éventuelles ;
• enfin une planification à rebours et donc la pré-réservation de plages de temps.

Planifier ses journées est une bonne pratique. Il ne s’agit pas de tout chronométrer comme dans une conférence. Mais savoir ce que vous ferez à 15, voire à 30 minutes près a plusieurs avantages. Une tâche SMART est un premier pas vers une telle organisation.

Les écueils

Nous venons de le voir : définir une tâche selon les préceptes SMART nous assure d’éviter simplement certains problèmes et d’être plus efficace.

Cependant, il faut aussi veiller à ne pas trop s’appesantir sur ce point. Le risque principal est d’accorder trop de temps à la formalisation d’une tâche. Et de perdre ainsi tout le bénéfice potentiel qu’on peut tirer de cette pratique. Avec le temps, son usage conscient devient automatique. Un réflexe. Et là, on en tire tout le bénéfice.

De plus, pour certaines tâches, très simples ou évidentes, c’est carrément inutile.

Quelques exemples …

Vous voulez toujours « apprendre l’espagnol » ? La première action pourrait être d’ « avoir les coordonnées de 5 centres de formation demain soir ».

Finalement non ? Vous voulez maintenant apprendre la guitare ? Votre objectif pourrait être de « savoir jouer Money for nothing dans 3 mois ». Et votre première action d’ « avoir les coordonnées de 5 professeurs de guitare demain soir ».

Un exemple concret tiré de mon expérience : je devais appeler le garage pour un problème persistant malgré leur intervention. Je n’ai pas simplement noté, dans ma liste de tâches, « appeler le garage » : les seules informations que j’aurais eu en main, lors de l’appel, auraient été mes souvenirs, bien maigres… J’ai plutôt noté « appeler le garage pour régler le problème du voyant moteur ». Le matin même, en relisant ma liste des tâches du jour, ce libellé m’a fait penser à prendre le dossier complet : j’ai ainsi pu répondre à tous ces arguments et contre-argumenter en ma faveur. Soit près de 500€ d’économie.

Conclusion

Bien que faisant suite à une tendance naturelle, utiliser la méthode SMART à un niveau micro (les tâches) et pas seulement macro (les objectifs et les projets) n’est ni courant ni répandu.

Cependant, cette pratique permet véritablement de mettre en œuvre des techniques et conseils éprouvés (la loi de Pareto entre autres) de façon simple, transparente et efficace.

Appliquez vous la méthode SMART au quotidien ? Quelles sont vos méthodes et techniques pour prévenir les problèmes ? Vos réponses dans les commentaires…

Cet article a été écrit par Grégory, apprenti blogueur de 40 ans. Il sévit depuis 1 an et demi sur Deviendra grand. Ce blog est certes l’outil de son propre développement, mais il est aussi son média pour partager et échanger au sujet de ses expériences et de son expérience : développement personnel, organisation, productivité, efficacité. Mais aussi santé et finance. Toujours avec un souci de simplicité, de sérénité et de pragmatisme.

Crédit photo : kafeole

Ces temps-ci, beaucoup de monde se demande si finalement les méthodes de productivité sont bonnes pour notre santé mentale ou si au contraire elles nuisent à notre bonheur.

Nous en avons parlé dans le forum devperso.org et c’est aussi le cas d’un article récent de Léo Babauta sur le blog Zen Habits. Dans cet article, Léo revient sur tous les conseils en productivité qu’il a enseignés à ses débuts et il propose littéralement de les jeter par la fenêtre

Ce que je crois, c’est que les modes changent. Nous sommes passés de la GTDmania, cette méthode qui conseille de s’organiser méticuleusement avec des listes de tâches contextuelles, à la mode du minimalisme et de la simplicité, où l’on rejette toutes ces lourdeurs pour se concentrer sur l’essentiel.

Mais tout n’est pas si simple. L’un et l’autre sont des extrêmes à prendre avec des pincettes. L’un des grands danger en développement personnel est de vouloir transposer le style de vie d’un expert à son compte, sans tenir compte des différences de cadre de vie entre l’expert et nous-même.

Or il faut bien être conscient que le cadre de vie de Léo a changé depuis ses débuts. Léo est devenu indépendant, il gère seul son emploi du temps sans se soucier d’un chef ou d’une équipe sous sa responsabilité.

Certes il a des clients auxquels il doit rendre des compte (ce sont ses lecteurs). Mais connaissant déjà le succès, il peut se permettre de vivre en mode "freestyle", et d’en faire un peu qu’à sa tête, sans trop se soucier du revenu qu’il en tire.

Certains blogs anglophones se sont permis de lui répondre, et j’ai voulu moi aussi répondre aux points qu’il énonce afin que vous puissiez décider ce qui est bon pour vous-même.

Voici donc les 7 principes que Léo propose de jeter à la poubelle, commentés par mes soins :

1. Soyez organisé

Premièrement, Léo nous conseille de simplifier au lieu d’organiser, ce qui veut dire faire des choix sur ce qui est important, plutôt que d’ignorer cette question et d’essayer de tout caser dans sa journée (et son espace de travail) de manière logique.

Je suis bien d’accord que faire des excès d’organisation est contre-indiqué puisque ça provoque des lourdeurs et qu’on finit par s’occuper de son système d’organisation au lieu de ce qu’on doit faire. Mais trop simplifier est tout aussi toxique, puisqu’on risquerait de sacrifier l’essentiel.

Sur ce point, je dirai qu’un équilibre s’impose. C’est à dire qu’il faut trouver le point où le temps gagné à organiser compense le temps que l’on a passé à entretenir notre système d’organisation. Et effectivement lorsqu’on est obnubilé par l’outil de gestion des tâches, on peut perdre cet équilibre.

Notez bien que cet équilibre change au cours du temps. Si vous êtes dans une phase où vous êtes autonome comme Léo, si vous avez un travail plutôt linéaire, si vous avez un nombre limité de tâches sur le feu, et que vous vous occupez d’un seul projet à la fois, alors vous pourrez peut-être utiliser un système d’organisation très simplifié pour gérer vos tâches. Peut-être même que votre mémoire vous suffira amplement.

Mais si tout d’un coup vous devez gérez une équipe de programmeurs informatique, et que votre patron vous rajoute d’autres projets auxiliaires. Allez-vous dire à votre patron d’aller se faire *** parce que vous voulez vous simplifier la vie ? Non, vous allez vous organiser pour que ce soit possible pour ne pas vous faire remplacer par quelqu’un de plus performant que vous (à condition que votre patron ne vous demande pas l’impossible bien sûr).

Si vous voulez lancer un ou deux projets personnels en parallèle de votre activité de salarié, tels qu’un blog, une communauté web ou des produits à la vente, allez-vous jeter l’éponge et renier vos ambitions pour vous simplifier la vie ? Non plus, si votre cadre de vie vous le permet, vous allez le faire. Vous allez juste adopter un système d’organisation un peu plus élaboré pour que ce soit gérable.

2. Faites des listes d’idées

Léo nous dit que nos meilleures idées sont celles que l’on ne peut pas repousser au lendemain, et que les idées que nous notons sur des listes ne sont pas nos meilleures idées.

Là encore Léo vient de tordre le cou à un des principes fondateurs de la méthode Getting Things Done qui conseille de noter le trop plein de nos idées sur papier pour se libérer l’esprit.

Pourtant ce que conseille Léo n’est pas toujours faisable. Dans l’idéal, je suis d’accord : privilégions la spontanéité et l’intuition en agissant sans attendre sur nos vagues d’inspiration.

Pourtant les idées arrivent souvent à des moments inadaptés : dans le métro, sous la douche, dans l’ascenseur… Dans ces moments-là, impossible de les appliquer tout de suite. Il nous faut prendre note pour ne pas prendre le risque de les oublier.

D’autre part, ayant l’habitude de noter des idées de sujets pour mes articles, il m’arrive parfois de reprendre la rédaction d’un article resté en suspends depuis un long moment. Le temps et les situations de la vie nous amènent parfois des compléments de réponse qui alimentent le processus créatif. Les bonnes idées démarrent donc parfois par une idée restée en suspends.

3. Fixez-vous plein de buts à atteindre

Léo nous dit qu’il y a cinq ans, il écrivait une longue liste de buts chaque année, et qu’il atteignait la plupart (au moins 50%). Mais maintenant, il n’a plus de buts, et c’est encore mieux. Il a cessé de se concentrer sur le futur, et se concentre plutôt sur ce qui l’inspire et l’enthousiasme à l’instant présent.

Léo Babauta fait bien sûr référence à la pleine conscience et au flow. Se concentrer sur le processus plutôt que l’objectif à atteindre.

Mais il oublie qu’évoquer le but n’est pas tabou. Récemment, je lisais un livre qui s’intitule The Practicing Mind, et qui invite le lecteur à se concentrer sur le moment présent. J’ai beaucoup aimé les enseignements de ce livre.

On y apprends que ce qui est mauvais lorsque nous avons l’esprit tourné vers le futur, c’est que nous n’apprécions pas ce que nous sommes en train de faire, parce que nous repoussons notre bonheur au moment où nous aurons atteint l’objectif. Le livre prends l’exemple des golfeurs débutant qui veulent devenir bons pour leurs affaire et qui ne prennent même pas plaisir au jeu de golf lui-même, et qui sont donc condamnés à rester médiocres.

Mais se concentrer sur le processus n’empêche pas d’avoir un oeil de temps en temps tourné vers le résultat que nous voulons atteindre. C’est même essentiel afin de pouvoir ajuster ce que nous faisons pour arriver à bon port, tout comme nous ajusterions un gouvernail. Le tout est de continuer à apprécier le voyage, sans trépigner d’impatience parce que nous n’avons toujours pas touché terre.

Personnellement ce qui me plaît dans le fait d’écrire des objectifs, c’est l’introspection qui en découle. Récemment, nous avons fait un petit bilan de nos objectifs 2011 sur DevPerso.org. Cela nous a permit de voir combien nous avons changé entre temps. Evidemment, il ne s’agit pas là de s’auto-critiquer mais simplement de prendre connaissance de notre cheminement.

4. Mesurez tous vos progrès

On dit habituellement que pour changer quelque chose, il faut le mesurer pour avoir des résultats rapides. Mais pour Léo, c’est des conneries. Déjà pourquoi avez-vous besoin de résultats aussi rapides ? Et qui a dit que vous deviez mesurer vos progrès pour les avoir.  D’après Léo, on obtient des résultats plus durables et significatifs lorsqu’au lieu de mesurer ses progrès, on se concentre sur le plaisir de l’activité.

Encore une fois, voici une belle idée tirée du moment présent et de la pleine conscience. Et je suis bien d’accord qu’on n’est pas obligé de tout mesurer, notamment ce qui n’est pas mesurable, et surtout si ça génère trop de stress, comme les notes d’examen tirées à la baisse de la prépa par exemple.

A trop se presser le citron, on aura certes travaillé à fond. Mais on aura vidé toute notre énergie et peut-être même triché, en privilégiant le bachotage dans le but d’obtenir le diplôme plutôt que l’envie authentique d’apprendre .

Cependant, il s’agit là encore d’un équilibre à trouver, "ne rien mesurer" est aussi pénalisant que "mesurer à outrance" et se flageller (ou se faire flageller) lorsque les résultats baissent.

Personnellement j’aime beaucoup garder une trace de ce que je fais. Il est vrai que parfois, les statistiques sont biaisées ou mal interprétées, mais d’autres fois elles apportent leur lot de révélations. Là encore, il ne s’agit pas de juger si on est mauvais ou bon, mais de savoir comment ajuster le tir pour que les résultats s’améliorent et pour connaître les dates auxquelles on peut s’attendre à une livraison.

Encore une fois, ça dépendra aussi de l’activité (est-elle est uniquement mécanique ou exige-t-elle de la créativité ?). Un des exemples les plus lamentables étant de noter un livre à son nombre de page, ou pire, évaluer la progression d’un écrivain en lui demandant constamment le nombre de pages qu’il a terminées.

5. Restez productifs lorsque vous patientez

D’après Léo, beaucoup de personnes amènent leur ordinateur portable, leur mobile ou des documents à terminer pour pouvoir travailler lorsqu’ils attendent dans le train, le traffic routier, ou chez le docteur. Mais la philosophie sous-jacente (que chaque minute compte ou elle est perdue), est mauvaise. Car s’assoir dans une salle d’attente, et goûter le silence, ou observer les autres personnes, est une belle façon d’occuper son temps. Tout comme lire un roman dans le train, ou faire une sieste.

Là-dessus, j’aurais tendance à dire que si on est plein d’énergie et qu’on est en plein élan, alors pourquoi le gaspiller en ne faisant rien ?

Je ne rejette pas les vertus de la méditation. Et je conçois que lorsque l’occasion se présente de rencontrer du monde, il serait dommage de jouer les autistes avec un casque vissé sur la tête, les yeux rivés sur son ordinateur.

Mais certains sont tellement passionnés par ce qu’ils font qu’ils veulent avancer. Alors pourquoi ne pas continuer son élan jusque dans les transports en commun ?

Lorsque je suis fatigué, je suis le premier à faire une sieste ou à me satisfaire de ce moment de calme. Mais n’oublions pas que certains ont un mode de vie plus agité et l’apprécient. Laissons-les se dépasser pour poursuivre leurs rêves.

6. Faites des listes de tâches contextuelles

Léo se souvient qu’aux débuts de Zen Habits , en 2007, il gardait une série de listes de tâches contextuelles pour la maison, le travail, les appels à passer, les courses, les choses à faire un jour peut-être etc. C’est devenu trop pour lui, donc au lieu d’organiser, il a simplifié. Il se concentre désormais sur une ou deux choses à faire chaque jour, et s’il réussi, sa journée est d’or.

Je suis bien d’accord que les listes de choses à faire ne doivent pas être trop complexes, sous peine de passer son temps à optimiser ses tâches plutôt qu’à agir.

Pourtant, pour avoir testé un grand nombre de systèmes, je suis convaincu de l’utilité de certains systèmes qui peuvent sembler superflu au commun des mortels, mais qui fonctionnent bien lorsqu’on a un emploi du temps chargé.

Sans compter qu’en entreprise il est souvent vital d’utiliser des logiciels de gestion de projet pour veiller à ce que tous les membre du projet fonctionnent en synergie.

Je n’ai jamais été un grand fan des listes de tâches contextuelles. Préférant utiliser des outils différent pour chaque contexte. Par exemple au boulot, je peux utiliser un logiciel de gestion de projet. Tandis que je peux utiliser une simple feuille de papier dans mon portefeuille pour me rappeler des courses. Et utiliser encore un carnet ou un agenda virtuel sur mon ordinateur à la maison pour planifier mes tâches personnelles.

Donc pour ma part, je crois encore à la personnalisation du système selon les besoins, en faisant attention à ne pas utiliser une tractopelle pour écraser une mouche.

7. Travaillez sur de courtes périodes de temps, ponctuées de pauses fréquentes

Léo conseille de ne pas se forcer à travailler dur sur des tâches qu’on redoute de faire, suivies d’une pause en guise de récompense ou pour se soulager d’un travail pénible. Il faudrait travailler sur des choses qu’on apprécie. De cette manière on est impatient de commencer et les pauses ne sont qu’une manière d’apprécier d’autres choses (une petite promenade, un bon livre, une bonne conversation avec un ami). Travailler dur sur de petites périodes suivies d’une pause, c’est atroce. Travailler sur des choses qu’on aime, c’est de l’art.

Voilà un conseil admirable mais qui manque de réalisme. Tout le monde n’a pas un travail passionnant. Faudrait-il alors se forcer à aimer ce que l’on fait, même si on le fait uniquement parce qu’on manque d’argent et qu’on ne trouve pas mieux ?

Et même si l’on a la chance d’exercer un travail passionnant, il y a toujours ces moments où l’on manque de courage. Parfois on est frustré pour toute sorte de raison, et sans un petit coup de pression, on a du mal à se concentrer.

Notons d’ailleurs que la procrastination n’est pas forcément due à une sorte de répugnance pour les tâches que l’on fait. Il peut arriver que nous soyons bloqués sur quelque chose que nous adorons faire mais qui est complexe à réaliser.

Par exemple un écrivain peut très bien avoir un blocage, alors qu’il adore écrire, et qu’il fait le métier dont il a rêvé depuis tout petit. S’il se force à écrire ce qui lui passe par la tête pendant une heure pour générer des idées, n’est-ce pas une magnifique manière de lui faire lever ce blocage ?

Et si une petite limite de temps permet de gagner un petit succès. Alors pourquoi s’en priver ? Une tension créative est bénéfique. Ce qui génère du stress, c’est d’avoir trop de tension.

Moi-même j’adore m’occuper de mon blog, mais de temps en temps je suis feignant. Alors un petit coup de minuteur suffit parfois pour me replonger dans le fil d’un article pour être à nouveau absorbé par cette activité.

–

Voilà j’espère que cette mise au point aura permit de recadrer les choses et de donner un peu de mesure aux conseils contradictoires que l’on trouve dans la blogosphère du développement personnel.

Je précise que je suis le blog Zen Habits depuis 2007 et que j’ai un profond respect pour le travail de Léo Babauta, dont le style d’écriture reste tout aussi rafraichissant et inspirant qu’à ses débuts.

Simplement, il faut rester conscient que le mode de vie qu’il mène et qu’il préconise maintenant est moins soutenu et plus libre qu’à ses débuts, lorsqu’il n’était pas encore à son compte.

Sur ce, je vous invite sans plus attendre à discuter de tous ces points dans les commentaires de cet article…

Etes-vous du style à ouvrir beaucoup d’onglets dans votre navigateur web ? Si vous êtes comme moi, 50 onglets ouverts est probablement votre lot quotidien. Après tout, c’est tellement bon de se perdre de page en page sur la toile !

L’embêtant, c’est qu’à force, on risque la noyade sous le flot d’informations. Un nombre d’onglets trop important est facteur de stress, et cela pour plusieurs raisons :

• Les tâches inachevées s’accumulent
• On perd du temps à naviguer entre les onglets
• La mémoire de l’ordinateur sature et tout devient plus lent
• On se sent anxieux à l’idée de perdre nos pages favorites si jamais le navigateur plante

Heureusement, j’ai dégoté pour vous deux extensions qui vous permettront de vous discipliner un peu.

Quelles extensions pour limiter le nombre d’onglets ?

Voici les deux extensions que j’utilise :

• Window and Tab Limiter pour Firefox
  …et…

• Controlled multi-tab browsing pour Google Chrome

Leur fonctionnement est très simple : vous paramétrez un nombre maximal d’onglets autorisé. Et on vous prévient gentiment avec un petit message d’avertissement lorsque vous avez dépassé le nombre limite d’onglets.

Voici quelques captures d’écran :

L’extension pour Firefox vous demande de fermer un des
onglets ouvert si vous atteignez le nombre maximal autorisé

L’extension pour Google Chrome se contente de
vous indiquer le nombre d’onglets limite

Du coup, on est obligé de garder un nombre d’onglets raisonnable. Magique c’est-ce pas ?

Est-ce que ça marche vraiment ?

On pourrait douter que ces extensions puissent nous aider à nous discipliner. Et cela pour deux raisons :

• Tout d’abord il est très facile de tricher : il suffit de modifier les options
• Et ensuite, il est possible que vous soyez tellement énervé par ce message que vous ayez envie de le désinstaller

Pourtant après deux mois d’utilisation, j’ai trouvé ce genre d’extension très utile pour enrayer cette manie d’ouvrir trop d’onglets à la fois.

Il est vrai que l’on peut changer à tout moment le nombre maximal d’onglets autorisé. Et d’ailleurs je ne m’en prive pas lorsque j’ai besoin d’un nombre plus élevé d’onglets pour une grosse recherche. Mais ensuite je le remet au niveau normal car je sais très bien que je n’ai aucun intérêt à tricher.

Ensuite, il est vrai que le message peut sembler agaçant. Mais c’est une décision totalement voulue. Le message d’avertissement l’indique bien : “Vous avez décidé de ne pas ouvrir plus de # onglets”. On se rappelle alors qu’un jour on a eu cette résolution lumineuse de ne plus ouvrir trop d’onglets. Et on arrête de broncher.

D’ailleurs en principe, le message d’erreur devrait apparaitre de moins en moins souvent à mesure que vous reprenez la bonne habitude de fermer vos onglets au fur et à mesure que vous en ouvrez d’autres.

Comment se motiver à fermer ses onglets ?

J’ai toujours eu du mal à fermer les pages web au fur et à mesure de mes recherches. Et cela, pour de multiples raisons :

1 - La première raison, c’est tout simplement que mon attention a tendance à dévier vers les liens alléchants qui ne tardent pas à me faire de l’oeil. Du coup j’en oublie complètement de fermer l’onglet où j’étais. Dans ce cas, les extensions présentées ici sont très utiles car elles nous rappellent à l’ordre.

2 – La deuxième raison, c’est que j’ai l’impression que je ne vais plus jamais visiter la page. Et je me dis que c’est dommage parce que les infos qui étaient présentées m’ont bien plu. Dans ce cas, il suffit tout simplement de sauvegarder le lien dans ses favoris (en passant je vous conseille d’utiliser Xmarks pour être sûr de ne pas les perdre), ou bien d’utiliser un outil de capture web tel que le web clipper d’Evernote.

3 – Enfin une page web ouverte peut être utilisée en guise de pense-bête. Ca peut être une tâche que l’on a envie de réaliser. Mais on a décidé de la faire plus tard pour une raison quelconque. Et donc on laisse la page ouverte dans l’espoir d’y penser. Dans ce cas, notez-la plutôt dans votre liste de tâches de la journée ou bien à une date ultérieure dans votre agenda.

Avez-vous tendance, comme moi, à ouvrir beaucoup trop d’onglets dans votre navigateur ? Que pensez-vous de la solution donnée dans cet article ? Avez-vous d’autres pistes ? Je vous propose d’en parler dans les commentaires de cet article…

Savoir mesurer ses progrès est une compétence essentielle pour évaluer le travail restant sur un projet et s’assurer de remplir ses engagements en temps et en heure.

Les indicateurs de progression que nous utilisons dépendent bien évidemment de l’activité concernée. Mais pour les métiers du savoir, l’un des plus populaires est sans aucun doute le nombre de mots.

C’est en particulier le cas lorsque nous avons affaire à des tâches comme :

• l’écriture d’un livre
• l’écriture d’articles
• l’écriture de discours
• l’écriture de scripts de vidéo
• des travaux de traduction ou de saisie
• la lecture de livres

Dans cet article, je vous propose d’explorer l’intérêt du nombre de mots comme indicateur de progression. Et je vous présenterai quelques outils pour compter le nombre de mots dans vos logiciels favoris…

Nombre de mots ou nombre de pages ?

Il est tellement plus facile de compter le nombre de pages d’un document. Alors pourquoi se compliquer la vie en comptant le nombre de mots ?

Tout simplement parce que cela constitue une mesure plus précise. On sait bien par exemple que les éditeurs trichent beaucoup avec la taille des polices et l’écart entre les lignes pour donner du volume a un texte un peu court.

Du temps des machines à écrire, le nombre de mots par pages était beaucoup plus régulier qu’aujourd’hui puisque chaque caractère était en police "courier", avec une largeur fixe. Les manuscrits envoyés aux maisons d’éditions contenaient environ 250 mots par page.

Aujourd’hui, nous pouvons modifier à loisir la police de caractères. Mais le palier de 250 mots par page est resté la norme dans l’industrie. On peut donc se faire déjà une bonne idée en suivant ce tableau de conversion :

Ce tableau est bien sûr donné à titre indicatif. Car suivant la nature des écrits, il y aura plus ou moins de blancs. En particulier selon que le texte comporte plutôt de longues parties narratives ou de dialogues.

Le nombre de mots en tant que mesure pour classifier les oeuvres

Dans les pays anglo-saxons (et aux États-Unis en particulier), on utilise le nombre de mots pour catégoriser les documents. Par exemple l’association Science Fiction and Fantasy Writers of America utilise le tableau suivant pour classifier les oeuvres, afin de décerner son prix "Nebula award" :

histoire courte	moins de 7 500 mots
novelette	entre 7500 et 17 499 mots
nouvelle	entre 17 500 et 40 000 mots
roman	plus de 40 000 mots

                        
Si l’on s’en inspire pour catégoriser les oeuvres de la blogosphère, voilà un tableau qui pourrait correspondre grosso modo aux termes que l’on emploi sur le net :

Le nombre de mots en unités de temps

Afin d’estimer une date butoire pour nos tâches, il peut être intéressant de mesurer le nombre de mots en unités de temps. Voyons ensemble quel est en moyenne le nombre de mots par minute pour les activités les plus courantes…

1. La vitesse de lecture

On considère qu’un adulte lit en moyenne entre 200 et 350 mots par minute. Mais cette vitesse peut beaucoup varier en fonction de l’expérience et de la difficulté du texte. De plus, il faut aussi prendre en compte le taux de compréhension du texte.

Certains adeptes de la lecture rapide évoquent des vitesses de plus de 1 000 mots par minute, mais avec un taux de compréhension de 50 à 60 %. A ce stade, c’est plus du survol que de la vrai lecture, et le danger est aussi de faire des contre-sens.

Ronald Carver, professeur et chercheur en psychologie, affirme que les élèves d’Université les plus rapides peuvent aller au maximum deux fois plus vite que leurs collègues les plus lents, c’est à dire à environ 600 mots par minute.

2. La vitesse d’écriture

D’après Wikipedia, la vitesse moyenne d’écriture manuscrite est de 31 mots par minute pour un texte mémorisé, et de 22 mots par minute pour de la copie de texte.

Sur un clavier, la vitesse de frappe est en moyenne de 37 mots par minute pour un texte mémorisé et de 27 mots par minute pour de la copie de texte, si l’on considère un débutant (ceux qui tapent avec deux doigts).

Quant aux professionnels habitués à taper avec 10 doigts, ils tapent en moyenne 50 à 70 mots par minute. Certains postes exigent même une vitesse de 80 à 95 mots par minute.

3. La vitesse d’élocution

Selon les personnes et le canal de communication utilisé, la vitesse d’élocution varie de 100 à 200 mots par minute.

Par exemple, une présentation avec des diapos a généralement un rythme de 100 mots à la minute. Tandis que les speakers à la télévision ou à la radio s’approchent davantage de 200 mots à la minute.

En vérité, il faut trouver le bon équilibre : pas trop vite afin que l’auditeur comprenne le sens du discours, et pas trop lentement afin que le lecteur ne décroche pas. Ainsi le rythme conseillé pour les livres audio est de 150-160 mots par minute.

Exprimer ses objectifs en nombre de mots

Les auteurs d’oeuvres écrites se donnent souvent des objectifs en terme de mots par jour. Ainsi, le blogueur américain Chris Guillebeau du blog The art of Non-Conformity dont nous avions parlé dans l’article 279 jours pour réussir du jour au lendemain se donne chaque jour un objectif de 1000 mots par jour.

Tandis que mon confrère Jean-Philippe du blog Révolution Personnelle s’est donné le défi plus sage d’écrire 600 mots par jour (il faut dire que le style de Jean-Philippe est très soigné, prenant même parfois des airs de poésie ).

On notera aussi l’existence de certains concours d’écriture dont le but est d’écrire une oeuvre écrite complète en un temps limité. Un des plus connus est le projet d’écriture créative NaNoWriMo (pour National Novel Writing Month). Il consiste à écrire un roman complet de plus de 50 000 mots en un mois. Les participants sont donc amenés à écrire en moyenne 1 667 mots par jour.

Ce concours est un vrai succès puisqu’il a regroupé 200 000 participants lors de la dernière édition durant l’année 2010. Et d’autres projets en sont inspirés tels que le Script Frenzy qui consiste à écrire un script d’au moins 20 000 mots en un mois.

Quelques outils pour compter les mots

Pour finir, voyons quelques moyens pour compter aisément le nombre de mots dans vos logiciels favoris :

• Word Count Tool : si vous ne voulez pas vous casser la tête, ce site vous permet tout simplement de compter le nombre de mots d’un texte en faisant un copier coller sur le formulaire qui s’y trouve.
• Vous pouvez aussi obtenir le nombre de mots d’un texte sélectionné sur une page web en utilisant un bookmarklet. Faites simplement glisser le lien suivant : [ compteur de mots ] sur votre barre de liens. Lorsque vous cliquerez ce lien, le nombre de mots du texte que vous avez sélectionné s’affichera dans une popup.
• Si vous utilisez le navigateur Chrome, vous pouvez aussi utiliser cette extension pour obtenir un bouton qui vous donnera le nombre de mots de la page ou du texte sélectionné (sous firefox, il existe aussi une extension appelée Word Count Plus, mais elle n’est malheureusement pas compatible avec Firefox 4) .
• Text Tally : si vous préférez un outil logiciel offline spécialisé pour compter les mots, Text Tally vous donnera le nombre de mots de chaque texte que vous copierez (pour ceux qui sont sous MAC, il y a aussi l’appli Word Counter).
• Dans Word ou dans OpenOffice, vous pouvez facilement trouver le nombre de mot d’un document en allant dans le menu Outils > Statistiques. Il est possible également pour les versions récentes de l’afficher dans la barre de statut.
• Windows Live Writter : j’utilise ce logiciel pour mettre en forme tous mes articles à publier sur mon blog. C’est un logiciel gratuit et très bien fait que je vous conseille chaleureusement. Il est possible pour ce logiciel d’afficher le nombre de mots dans la barre de statut. Pour activer cette fonction, il suffit d’aller dans les options et de cocher "Show real-time word count in status bar".
• Q10 / FocusWritter : enfin, pour ceux qui souhaitent se concentrer purement sur l’écriture sans aucune distraction, je vous recommande les éditeurs plein écran Q10 et FocusWritter. Ces deux logiciels proposent un compteur de mots un natif. Ils vous permettent aussi de vous fixer un objectif journalier, et d’avoir en permanence sous les yeux le % que vous avez atteint par rapport à votre objectif.

J’espère que cet article vous aura permi de trouver de bons repères et outils pour savoir où vous en êtes dans vos projets d’écriture. Evidemment, tout cela, ça fait beaucoup de critères quantitatifs, et nous n’avons pas beaucoup parlé de qualité. Mais rassurez-vous, je suis le premier à apprécier une oeuvre courte et bien écrite

Avez-vous l’habitude d’utiliser le nombre de mots pour évaluer votre progression sur vos projets d’écriture ? Sur quel repère vous basez-vous ? Avez-vous des logiciels de prédilection ? Je vous propose d’en discuter dans les commentaires de cet article…

 Crédit photo : art_es_sana

Planifier un projet à long terme est un exercice auquel nous sommes souvent confrontés. Mais nous avons rarement le courage d’écrire un plan d’action complet et cohérent de ce que l’on souhaite réaliser.

La plupart du temps, les objectif sont vagues, et l’on se retrouve très vite submergé et découragé par l’ampleur du travail qui nous attends. Alors on traîne des pieds et le projet n’avance pas.

Pourtant, si c’est un engagement à long terme, cela représente probablement un projet conséquent qui vous tient beaucoup à coeur. Aussi est-il important de planifier dans les règles de l’art.

Voici donc une compilation de 50 conseils éprouvés issus de mon expérience, afin de planifier efficacement votre projet.

J’ai choisi de les organiser en 6 questions :

• Pourquoi ?
• Quoi ?
• Où ?
• Qui ?
• Comment ?
• Quand ?

Pourquoi ?

1. Est-ce que ce projet vous ressemble ? Ca paraît tout bête, mais tout d’abord, est-ce que ce projet est vraiment fait pour vous. Où se situe-t-il dans votre vie ? Respecte-t-il vos principes de vie, et ce pour quoi vous vous battez ? Avez-vous envie de consacrer votre énergie à cette cause ?

2. Quelle est votre vision ? Comment imaginez-vous ce projet ? Prenez une feuille de papier et décrivez-le de manière imagée. Incluez tous les détails possibles. Décrivez les bénéfices pour vous, votre équipe et vos partenaires. Indiquez les valeurs qui vous animeront et ce que vous voulez avoir réalisé dans l’idéal.

3. Observez une période de probation : nous avons souvent tendance à nous engager à la hâte. Pourtant, c’est la source de nombreuses erreurs de parcours où l’on perds notre énergie à des choses futile. Pour être sûr que ce projet vous motive sur le long terme, ne vous engagez pas fermement au départ, observez plutôt une période de probation.

4. Les synergies : certains projets sont incompatibles avec notre style de vie. D’autres s’y insèrent à merveille et fonctionneront en synergie avec nos multiples activités. Par exemple, si vous travaillez à l’Ile Maurice (comme moi ), il paraît logique de passer vos examens de plongée.

5. Soyez spécifique : un objectif vague ne permet pas d’avoir une vision claire de ce que vous désirez accomplir. Prenez soin de clarifier vos objectifs pour les rendre plus concrets. Utilisez des chiffres : quel est le chiffre d’affaire que vous voulez réaliser ? Combien cela va vous coûter ? Combien de temps cela va vous prendre pour arriver au but ?

6. Votre projet est-il réaliste ? Avez-vous les ressources nécessaires pour réaliser ce  projet ? Par exemple, si vous êtes endetté et au chômage, il paraît difficile de vous lancer dans l’entreprenariat avant de vous être renfloué. De plus, avez-vous les compétences nécessaires pour y arriver ?

7. Analyser les risques : il serait suicidaire de ne pas voir les obstacles qui se dressent sur votre route. Prenez le temps de les lister sur une feuille de papier et de réfléchir aux stratégies qui vous permettront de les surmonter. Identifiez les risque sous-jacents et établissez des procédures d’urgence afin de répondre rapidement et de manière efficace en cas de crise.

8. Prévoir un plan B : même si l’on met toutes les chances de notre côté, on ne peut jamais être sûr d’arriver au succès. Ne dépensez pas toutes vos ressources dans un projet au risque de vous retrouver à la rue. Ménagez-vous plutôt un fond de secours dans lequel vous pourrez puiser au cas où.

Quoi ?

9. Quel est le périmètre d’application de votre projet ? Définissez clairement ce que vous souhaitez faire, et ce que vous allez laisser de côté. Ceci est crucial en particulier lorsque vous avez affaire à des clients exigeants. En précisant clairement les limites de votre projet, ils seront moins enclins à vous demander sans cesse des améliorations qui pour eux étaient prévues au départ.

10. Analysez : listez et décomposez tous les éléments de votre projet. Pour cela, il sera utile de décrire attentivement la situation présente et ce à quoi doit ressembler votre projet finalisé. Si vous n’avez pas une image très nette de votre produit, vous pourrez trouver de bonnes pistes en analysant les produits des concurrents.

11. Réalisez un diagramme systémique : une fois que vous avez décomposé votre projet en sous-parties, un problème demeure : comment ces différentes parties interagissent entre elles ? Afin de le préciser, initiez-vous à la systémique et prenez le temps de créer le diagramme systémique de votre projet (voir à ce propos cette interview de Florent Fouque, un inconditionnel de la systémique).

12. Brainstormez : afin de générer les idées qui pourront résoudre le problème de votre client, utilisez des méthodes éprouvées de brainstorming, comme les 6 chapeaux de la réflexion, la liste de 100, ou la méthode scamper.

13. Organisez vos idées avec une carte heuristique : lorsque l’on prends des notes, on est souvent gêné par l’aspect statique du texte. Afin de combiner vos idées de manière optimale, utilisez plutôt des outils de mind mapping. Ceux-ci vous aideront à obtenir une vue globale, et à élaborer le squelette de votre projet.

14. Bâtir des spécifications robustes : prenez le temps de créer des spécifications détaillées, abondamment illustrées et sans ambigüité afin de ne pas être sans cesse surpris par des problématiques auxquelles vous n’aviez pas pensé.

15. Lisez : pour mieux maîtriser votre sujet, documentez-vous et achetez des livres sur le sujet. En lisant les leçons apprises par les autres sur des projets similaires, vous mettrez ainsi toutes vos chances de votre côté.

16. Créez un prototype : on a beau avoir toute l’imagination du monde, rien de tel que le concret pour évaluer la faisabilité d’un projet. Vous pourrez créer un projet pilote ou un prototype afin de mieux apprécier la teneur des défis qui vous attendent. De plus, ce sera peut être l’occasion de présenter votre travail à d’éventuels investisseurs et/ou clients.

17. Découpez votre projet en lots : afin que votre projet soit plus digeste, découpez-le en plusieurs lots. Vous pouvez créer plusieurs modules, plusieurs phases de développement, ou encore plusieurs types d’activités. A la fin de chaque lot, prenez soin de bien ranger et de classer les documents qui s’y rapportent avant de passer au lot suivant.

Où ?

18. Où sont vos clients ? Etre en contact continuel avec ses clients, dans toutes les phases du projet, est un avantage stratégique majeur. Ce sont eux qui vous permettront d’avoir les retours nécessaires pour améliorer continuellement vos produits. Trouvez donc un moyen de les contacter très facilement dès les premiers balbutiements de votre projet.

19. Où sont les communautés d’experts ? Débusquez les clubs et organismes de votre région, ou les forums du net où vous pourrez rencontrer les experts de votre domaine. Ainsi vous pourrez vous tenir au courant des dernières tendances du secteur où vous êtes positionné.

20. Où sont vos employés potentiels ? Si vous devez embaucher, il sera bien sûr préférable de trouver des employés dans votre région. Or, chaque région a ses spécificités : langues, établissements universitaires, différences culturelles, niveau de vie. Installez-vous dans la région la plus propice selon les compétences que vous recherchez.

21. Où sont les infrastructures dont vous aurez besoin ? Avez-vous besoin d’un accès internet haut débit ? D’une plateforme logistique performante ? D’une alimentation électrique sans faille ? Tous ces critères joueront également quant au choix du lieu où sera implanté votre projet.

22. Dans quel cadre voulez-vous travailler ? Une fois que vous aurez répondu aux questions précédentes, vous pourrez enfin décider de l’emplacement de votre “quartier général” en fonction de vos préférences personnelles pour trouver un cadre de vie agréable.

Qui ?

23. Qui est votre client ? Il est fondamental de déterminer précisément à qui s’adresse votre projet : vous même ? votre conjoint ? les lecteurs de votre blog ? les clients de votre entreprise ? Si vous avez du mal  les cerner, vous pouvez utiliser les persona pour décrire concrètement quel est leur profil type.

24. Qui sont vos concurrents ? Etudier la concurrence vous permettra de découvrir ce qui se fait de bien et de moins bien dans votre secteur. Un des meilleur moyen de trouver des sites internet concurrents reste encore l’annuaire DMoz. le plus gros annuaire au monde. Vous pourrez ensuite étudier leur traffic avec Alexa ou trouver  des informations sur leur entreprise avec societe.com.

25. Demandez conseil : afin d’augmenter les chances que votre projet aboutisse et pour vous assurer que votre projet parte dans la bonne direction, étudiez les stratégies utilisées par ceux qui ont déjà réalisé ce que vous voulez accomplir. Prenez contact avec ces experts et demandez-leur conseil.

26. Faites-vous accompagner : si vous n’avez pas toutes les compétences requises, ou que vous ne vous sentez pas confiant, pourquoi ne pas vous faire accompagner par un coach ou formateur ? Ainsi vous serez certain de ne pas être bloqué ou découragé en cours de route.

27. Créez votre Mastermind : si vous êtes régulièrement en contact avec des experts confirmés et que vous commencez à développer des affinités avec eux, faites-en donc vos alliés en formant un Mastermind. C’est une sorte de forum privé et restreint où vous vous tenez au courant sur vos stratégies de développement mutuelles. Ces alliés pourront vous servir de levier pour passer au stade supérieur. Afin de resserrer les liens, il sera bon de  les rencontrer de manière physique ou de parler de vive voix par Skype.

28. Déléguez : pour être efficace, concentrez-vous sur la valeur ajoutée de votre produit, et déléguez au maximum les tâches basiques et non stratégiques.

29. Vérifiez la solidité de votre équipe : quelles sont les motivations des membres de votre équipe ? Uniquement l’argent ? Ou bien la soif de connaissances, l’esprit d’aventure, la reconnaissance des clients ? Une source de motivation superficielle telle que l’argent peut très facilement mettre en péril votre projet.

30. Managez par l’exemple : si vous ne daignez pas mettre les mains dans le cambouis de temps en temps, comment voulez-vous que votre équipe vous reconnaisse comme un des leurs. Ne vous appuyez pas sur votre statut au sein de votre équipe. Mais soyez prêt à prouver chaque jour pourquoi vous êtes le leader.

31. Faites-vous épauler par un bras droit : lorsque votre projet prendra de l’ampleur, vous aurez probablement besoin d’un chef de projet afin de réaliser la planification, le suivi et le contrôle des tâches au sein de votre équipe.

32. Un responsable qualité : pour vous assurer que vos procédures sont efficaces et s’améliorent constamment, vous pourrez peut-être vous offrir les services d’un responsable qualité. Cela vous permettra d’obtenir des certifications telles que ISO, qui prouveront votre sérieux auprès de vos clients.

33. Trouvez des bénévoles : votre projet est-il suffisamment attractif pour attirer des bénévoles, des stagiaires, ou pour mettre vos amis dans la combine ? Ne négligez pas ces ressources, qui peuvent vous être d’un grand secours, en particulier lorsque vous démarrez votre entreprise.

Comment ?

34. Prévoir des points réguliers : afin de vérifier constamment que votre projet avance dans la bonne direction, faites un point régulier avec votre équipe, vos supérieurs, vos clients et vos formateurs.  Pour les projets d’envergure impliquant des prises de décision au sein de plusieurs divisions de l’entreprise, il peut être judicieux de créer un comité de pilotage.

35. Sachez mesurer vos progrès :  déterminez les indicateurs clés à surveiller tout au long  du projet pour vous assurer que vos objectifs seront atteints.

36. Habitudes et rituels : pour garantir un rythme de travail régulier, créez des habitudes et rituels. Par exemple : un rituel matinal, une réunion hebdomadaire, un rapport de tâches à remplir chaque jour, etc

37. Documentez votre travail à mesure de votre progression : en dehors des spécifications initiales, on a souvent tendance à documenter un projet uniquement en fin de parcours, lorsqu’il faut écrire le manuel du client. Pourtant, cela doit rester un processus continu : mettez à jour régulièrement les spécifications, documentez les leçons apprises, les procédures d’installation des logiciels, etc, Si vous êtes en équipe, vous pouvez créer un wiki afin de rendre aisément consultables vos documents.

38. Des normes et standards de qualité : si tout le monde travaille dans son coin sans prendre en compte le travail des autres, votre projet risque de perdre son intégrité. Pensez donc à rédiger une charte graphique cohérente,  une règle de nommage de fichiers, ou encore des règles de codage uniformes pour les programmeurs.

39. Béta testing : prévoir une période de béta testing à la fin de votre projet vous permettra d’établir un cadre de travail où vous pourrez fignoler les dernières imperfections.

40. Des outils adaptés : n’utilisez pas un lance missile pour tuer une mouche. Par exemple pour un petit projet, utiliser Microsoft Project sera rarement d’une grande aide.

41. Automatisez : minimiser les tâches récurrente basiques peut vous faire gagner beaucoup de temps. Par exemple s’il vous faut lancer 10 commandes pour restaurer une base de données, pourquoi ne pas placer le tout dans un fichier batch qui exécutera tout cela d’une traite ?

42. Les détrompeurs : les détrompeurs peuvent vous aider à prévenir les fautes graves par des mécanismes peu coûteux agissant à la source du problème. En voici quelques uns : accorder les droits d’accès adéquats aux utilisateurs, créer des check-list, mettre en place des alarmes. Pour plus d’infos, consultez mon article sur les détrompeurs.

43. Prévoyez des récompenses tout au long du chemin : il serait bien naïf de croire que l’âne avance toujours avec autant d’entrain s’il n’a pas la chance de temps en temps de croquer la carotte qu’on lui tends. Bien que nous ne soyons pas des ânes, prenez soin de motiver les troupes en prévoyant des récompenses régulières. Ca peut être une sortie à la montagne, un repas d’équipe, ou tout simplement quelques mots d’encouragement et de reconnaissance pour célébrer une petite victoire.

Quand ?

44. Soyez en phase avec le rythme de vos clients : programmez la date de lancement de votre produit au moment le plus opportun. Si vous créez des produits pour les écoliers, mieux vaut lancer votre produit à la rentrée. Si au contraire vous êtes un maître chocolatier, vous serez prêt pour Noël et le jour de Pâques.

45. Priorisez : au lieu de commencer par les choses triviales, déterminez les tâches les plus vitales pour le succès de votre projet, et programmez-les le plus tôt possible dans votre planning.

46. Apprenez à connaître votre capacité de travail : mesurez combien d’heures productives en moyenne vous travaillez chaque jour, et combien d’heures il vous faut pour réaliser chaque partie de votre projet. Pour cela, on peut, tout au moins au départ, chronométrer le temps que nous prends chaque tâche, afin d’avoir une idée sur notre utilisation du temps. Nul besoin d’être précis à la minute près, raisonnez plutôt en terme de blocs de temps (par exemple à raison d’intervalles de 20 minutes).

47. Créez un budget temps : une fois que vous connaissez votre capacité de travail, vous pouvez allouer un nombre d’heures journalier ou hebdomadaire à chaque type d’activités qui composent votre projet. Vous pourrez affiner ce planning à mesure que votre projet avance.

48. Fixez des dates butoires : pour tordre le cou à la loi de parkinson, fixez des dates butoires pour chaque partie de votre projet. Ainsi, les tâches auront moins tendance à  s’éterniser et vous serez moins enclin au perfectionnisme. Bien entendu, les dates butoires proches seront nettement plus précises et plus nombreuses que les dates butoires associées à des parties lointaines du projet.

49. Prévoir une place pour les imprévus : d’après la loi de Murphy, “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner un jour au l’autre”. Prévoyez donc un délai supplémentaire réservé aux imprévus. Vous n’êtes pas obligé de le rendre public. Par exemple, vous pouvez communiquer une date butoire publique qui ne prends pas en compte les imprévus pour motiver les troupes, tout en ayant conscience qu’il faudra probablement la repousser.

50. Prenez en compte les temps de repos et arrêts maladie : planifier en supposant que vous serez à 100% pendant toute la durée du projet est le plus court chemin pour foncer droit dans le mur. Tout le monde a besoin de faire une pause, de se ressourcer et de récupérer lorsqu’une maladie ou un aléas de la vie se présente. Ayez conscience de cela lorsque vous établissez votre planning.

Que pensez-vous de ces 50 conseils ? Avez-vous des pistes supplémentaires ? Je vous propose d’en discuter dans les commentaires de cet article.

 Crédit photo : d’n'c

Dans ces lignes il est question de tous ces objectifs abandonnés en cours de route faute de temps. De toutes ces heures perdues qui ne reviendront jamais. Du seul vrai risque auquel vous faites face : celui de gâcher votre vie.

Vous allez y apprendre, dans l’ordre :

1. Pourquoi la gestion de votre temps devrait être votre priorité.
2. L’erreur à comprendre absolument et comment l’éviter.
3. Trois conseils concrets pour être plus productif.

VOTRE BIEN LE PLUS PRÉCIEUX

Tout commence avec un constat simple qui a pourtant bouleversé ma façon de penser.

Une leçon fondamentale

Parfois je me rends dans des maisons de retraites, partager un moment de vie avec ceux qui n’en ont plus pour très longtemps. Cela permet de gagner en sagesse. De relativiser. De prendre du recul.

Et toutes les personnes âgés vous diront la même chose : ne gâche pas ta vie. C’est ton bien le plus précieux. Autrement dit, ne perd pas ton temps car il passe vite. Ne gaspille pas ton énergie avec des futilités. Sois ambitieux tout en profitant du voyage, et tu seras surpris lorsque tu te retourneras. Tu pourras alors te dire : « Oui, j’ai vécu pleinement. Oui, j’ai apporté ma pierre à l’édifice. Et oui, cela en valait la peine. »

Les questions qui dérangent

Du coup, je me demande souvent si je vis pleinement. Si je profite du moment présent. Si je contribue à des projets ou oeuvres qui en valent la peine, qui survivront après ma mort, qui aident ou aideront les autres.

Ai-je vécu ? Ai-je aimé ? Ai-je compté ? – Brendon Burchard

Souvent les réponses sont négatives. Je ne le cache pas. Alors je revois régulièrement une liste de questions crée pour l’occasion. Pour me rappeler ce qui compte vraiment.

Tout commence avec cette phrase : si je meurs aujourd’hui pourrais-je dire que…

• J’ai tout fait pour me rapprocher de mes rêves et ainsi tenter d’être un exemple ?
• J’ai créé quelque chose qui continuera après ma mort ? Qui relaiera mon message ?
• Je me suis donné à fond pour ce que je crois être « bon » ?
• J’ai apporté du bonheur aux gens que j’aime ?

Les réponses à ces questions sont souvent négatives. Je ne le cache pas. Je ne suis pas parfait. Alors je m’efforce de reprendre ce qui me semble être le bon chemin. De continuer ce qui me semble être une bataille qui en vaille la peine. D’outrepasser les coups durs.

Cela permet de prendre conscience que notre temps de vie est limité. Que malgré tout nous n’avons qu’un seul essai pour tenter d’atteindre nos rêves. Pour profiter de la vie. Pour être heureux, épanoui, accompli. Et contrairement aux jeux vidéos, quand le héros meurt on ne peut pas recommencer la partie. C’est fini.

L’ESSENTIEL SUR LA GESTION DU TEMPS

Prendre conscience de la valeur de notre temps et de notre vie ne suffit pas. Il faut ensuite passer à l’étape suivante. C’est à dire apprendre à bien gérer son temps, justement. Et cela commence par savoir comment ne
pas le gaspiller. Car on peut très bien grimper très vite sur la mauvaise échelle, être super productif et finir par atteindre un résultat que nous ne voulons pas. Lorsqu’on s’en rend compte il est souvent trop tard.

Une grosse erreur

Dans le dur monde de la productivité la compétition est omniprésente. C’est à celui qui en fait le plus. Qui publie le plus d’articles. Qui mène le plus de projets. Et on oublie rapidement un principe clé pour notre épanouissement : mettre la priorité sur notre qualité de vie.

Autrement dit, on se dit « quitte à être occupé autant que je sois efficace ». Alors qu’il faudrait se dire « quitte à être efficace autant que cela me rapproche de ce que je veux réellement ». La nuance est fine, mais essentielle. Voici donc la question prioritaire à laquelle il faudrait répondre une fois
qu’on décide de bien gérer son temps :

Que voulez-vous vraiment ?

En effet trop de gens se demandent comment être plus productifs mais oublient l’essentiel. Ce qui compte d’abord c’est de définir le cap du navire qu’est votre vie. Améliorer sa productivité n’est pas un but en soi. Il est vide de sens s’il n’est pas rattaché à quelque chose de plus signifiant derrière.

Dès lors l’objectif n’est pas de faire le plus de choses le plus rapidement possible. Il y a trop de choix possibles, d’aventures à tenter, de livres à lire, de métiers à faire pour une seule vie. Donc comme nous sommes mortels il faut apprendre à…

Donner la priorité aux priorités

Devant cet multitude de choix plus je disperse mon attention moins je suis efficace pour obtenir un résultat en particulier. Moins j’ai de chance d’atteindre seulement ce qui m’intéresse.

Pourquoi ? Parce que la vie n’est pas une roulette de casino. Ce n’est pas en pariant sur le plus de numéros possibles que je vais obtenir davantage. Multiplier à l’infini les tâches, projets et activités signifie d’abord avoir moins de temps pour faire ce qui est prioritaire.

C’est la différence entre un chercheur touche-à-tout qui ne va jamais au bout des choses, qui n’excelle jamais en rien, et un expert qui se concentre seulement sur un domaine et finit par le maîtriser. L’un reste inconnu, l’autre obtient un prix Nobel.

3 CONSEILS CONCRETS POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS

Evidemment connaitre nos priorités mais attendre la dernière heure de notre journée pour les commencer est idiot. Voilà pourquoi comme tout enseignement il devient puissant une fois mis en application. Pour cela je recommande…

Une idée simple et efficace

Plus vous commencez tôt les actions importantes de votre journée meilleure sera votre productivité. Et plus vous aurez libéré du temps libre pour vous distraire ou démarrer de nouveaux projets.

Mon premier conseil sera donc le suivant : le matin ou la veille au soir identifiez les trois actions majeures de votre journée. Ce seront vos tâches les plus importantes (T.P.I.) – concept popularisé par Leo Babauta. Ne faites rien d’autre avant de les avoir fini et vous décuplerez votre productivité. Ce
n’est pas compliqué, mais ça fonctionne à merveille.

D’ailleurs j’applique moi-même ce conseil en écrivant ces lignes. Je finis les trois actions nécessaires avant de prendre du bon temps. En premier il y a cet article, en second un discours à préparer, en dernier un programme sur la réussite à étudier. Je préfère me reposer et voir mes amis en deuxième
partie de journée, une fois le tout terminé. C’est plus intéressant que de procrastiner des heures devant la TV pour éviter le travail nécessaire, travail que je devrais de toute manière effectuer pour atteindre ce que je vise. Alors autant le faire maintenant.

En outre votre niveau d’énergie, de volonté et de concentration décroit à mesure que les heures passent. Il devient alors beaucoup plus éprouvant de faire le soir les actions qui comptent plutôt qu’au réveil. Encore un bénéfice à prendre en compte.

L’ennemi numéro un de votre productivité

Deuxième conseil, s’éloigner le plus possible des tentations, à défaut de pouvoir les supprimer. Si j’étais sur une île déserte avec seulement une idée d’article, un papier et un stylo il me serait plus facile de le terminer parce personne ne viendrait me déranger.

Du coup pour rédiger cet article j’ai éteint mon portable. Je me suis isolé loin du bruit. Pas de télévision allumée non plus, ni de musique dans les oreilles. Je fais en sorte d’être concentré uniquement sur ces lignes et sur rien d’autre. Cela permet d’avancer plus vite et d’avoir les idées bien plus claires.

Aussi, si je veux être certain d’écrire sans consulter mes emails, blogs ou forums préférés je me rends sur un autre ordinateur, où seul un traitement de texte est ouvert. Pas de Skype ni d’MSN de Facebook ou de Twitter. Et si j’utilise Internet c’est uniquement pour effectuer une recherche utile à la tâche en cours, et non pour procrastiner sur Youtube et ensuite regretter le temps perdu, en me disant que j’aurai déjà très bien pu avoir fini et être en train de bronzer au soleil, ou de pratiquer mon sport favori.

Par conséquent lorsque je me repose je me repose à fond, je profite à fond du moment présent. Mais de la même manière lorsque je travaille je ne fais que ça. Et rien d’autre. Autrement dit je ne fais pas les choses à moitié, et je recommande d’en faire autant.

Dire non au superflu…

…pour dire oui à ce qui compte ! Ce dernier conseil consiste en effet à simplifier au plus possible votre vie pour limiter les choix possibles. Ainsi, si je n’ai pas le choix je vais finir par faire ce qu’il faut. Je suis en quelque sorte « dos au mur ».

Par exemple lorsque je voyage seul dans le train, que j’en ai pour plusieurs heures, je fais en sorte de n’avoir sur moi que le livre que je dois lire. Une fois le trajet entamé le choix est très limité. Soit je dors. Soit je lis le livre. Soit je m’ennuie. Puisque mon temps de sommeil n’est pas infini et que l’ennuie arrive rapidement il ne me reste alors plus qu’une seule solution : travailler.

Or je sais que quelqu’un peut me déranger à tout moment et me faire perdre le fil de mes pensées. Pour cela j’ai trouvé une astuce imparable : avoir un casque éteint sur les oreilles. Plus il est voyant mieux c’est. Les autres ne viendront pas vous parler sauf si c’est extrêmement urgent et important;
parce que vous envoyez deux signaux qui disent « ne me dérange pas je suis occupé ». A savoir le livre et les écouteurs. Certes ceux qui me connaissent savent que je suis quelqu’un de sociable, mais il y a un temps pour tout.

De même pour simplifier votre emploi du temps il faut apprendre à dire non aux engagements qui ne sont pas essentiels. J’appelle cela dire non pour dire oui. On tire un trait sur les activités qui n’apportent pas ce qui est prioritaire pour nous. Les choses qui ne nous plaisent plus ou ce cours de tennis pris pour faire plaisir à un proche. Cela libère du temps pour les vraies valeurs de votre vie. C’est primordial.

Cet article a été écrit par Yoann Romano, expert en motivation.

Voici quelques uns de ses meilleurs articles :

• Ce qu’étudier Donald Trump m’a appris (en 10 leçons)
• Scoop : Olivier Roland dévoile comment il entretient sa motivation
• Les meilleures citations motivantes de tous les temps

A l’occasion de la sortie du livre L’Anti-Bible du Contrôle de Gestion de Florent Fouque sur les métiers du contrôle de gestion et l’efficacité en entreprise, nous avons décidé de nous rencontrer par skype afin de réaliser une interview et d’entendre les conseils de Florent de vive voix.

Même si le contrôle de gestion n’est pas à priori un sujet qui vous passionne, je vous conseille de tendre l’oreille tout de même. Vous verrez que ces conseils s’appliquent aussi à l’efficacité personnelle

Voici le podcast de l’interview de Florent :

Cliquer pour télécharger le MP3

Transcription texte de l’interview :

Argancel : Bonjour à tous, ici Argancel de C’éclair, bienvenue pour cette nouvelle interview. Je reçois aujourd’hui Florent Fouque. Et nous allons parler d’efficacité dans l’entreprise à l’occasion de la sortie de son livre “L’anti-bible du contrôleur de gestion”. Allo Florent, tu es là ?

Florent Fouque : Oui oui je suis là, je t’écoutes. Salut Argancel.

Argancel : Oui bonjour. Alors pourrais-tu te présenter pour les lecteurs qui ne te connaîtraient pas ?

Florent Fouque : Oui bien sûr donc moi je suis Florent Fouque. Je suis consultant en amélioration des organisations. Et j’intervient donc comme ça auprès des entreprises. A côté de ça j’ai 2 blogs sur internet, qui traitent du Lean Six Sigma et des modélisations systémiques.

Voilà j’ai 31 ans, 2 enfants. Et je suis auteur auto-édité de deux ouvrages maintenant. Le premier qui était un roman d’initiation sur le Lean 6 Sigma : A la Découverte du Lean 6 Sigma, et le deuxième livre que je lance très prochainement qui est l’anti-bible du contrôle de gestion.

Argancel : D’accord et pour rappel, donc y’a un article que j’ai écrit y’a pas longtemps sur A la Découverte du Lean Six Sigma. Pour commencer, est-ce que tu pourrais définir, pour ceux qui ne sont pas très à l’aise avec la gestion d’entreprise, qu’est-ce qu’un contrôleur de gestion ?

Florent Fouque : En fait un contrôleur de gestion c’est la personne qui va faire le lien entre la comptabilité et les opérationnels. C’est à dire que c’est la personne qui va gérer tous les tableaux de bord, qui va gérer tous les reportings, qui va aider les opérationnels à comprendre les indicateurs financiers. Donc voilà c’est la personne qui va faire le lien entre la comptabilité et les indicateurs financiers et les personnes opérationnelles qui gèrent l’exploitation au quotidien.

Florent Fouque : Je sais pas si c’est plus clair ?

Argancel : lol Je pense que oui.

Florent Fouque : Y’a donc toutes les notions de budget, de prévision de vente. toutes ces choses là.

Argancel : Alors le métier de contrôleur de gestion, on a l’impression que c’est un métier assez rigoureux, qui ne change pas beaucoup. Quel a été en fait le déclic de l’écriture de ce livre. Est-ce qu’il y a des choses nouvelles dans ce domaine ? Et en même temps quelle est la relation avec ton premier livre “A la Découverte du Lean Six Sigma” ?

Florent Fouque : Effectivement t’as raison ce n’est pas une discipline qui évolue beaucoup. D’ailleurs moi, dans les différents cursus scolaire que j’ai fait – j’ai fait beaucoup de gestion : un bac de gestion, BTS de gestion, maîtrise de gestion et ensuite j’ai fait une école de commerce. Donc autant de dire que de la gestion j’en ai fait. Et en fait à chaque fois dans chaque cursus, on revenait sur à peu près les mêmes éléments, les mêmes thématiques, on voyait les mêmes outils. Mais par contre à chaque fois on approfondissait un petit peu plus.

Et en fait quand je suis rentré dans l’entreprise je me suis rendu compte que effectivement les outils qui étaient utilisés, c’était les outils qui nous étaient enseignés à l’école, donc effectivement tout ça était assez bien consolidé. Tu vois c’est assez robuste, ça faisait un tout cohérent. Et donc on avait l’impression que le contrôle de gestion est une fonction assez bien posée, assez robuste et établie, sur laquelle on avait le sentiment qu’il était difficile de revenir dessus.

Et donc moi j’ai eu l’idée de ce livre là quand j’ai commencé à me rendre compte que qu’y avaient deux trois anomalies. Notamment dans l’amélioration continue, donc dans le Lean Six Sigma, où on se rends compte qu’il y a des aberrations notamment sur le calcul des coûts de revient. On se rends compte que les décisions qu’on peut être amenés à prendre en faisant le calcul des coûts de revient sont complètement contre-productives et peuvent amener à baisser la rentabilité de l’entreprise plutôt que de l’augmenter. Donc je me suis rendu compte de ça sur l’amélioration continue.

Et puis sur le management de l’innovation qui m’intéresse aussi pas mal, je me suis rendu compte que les budgets pouvaient être assez sclérosant pour les entreprises, pour investir de l’argent sur des projets innovant.

Donc voilà sur ces deux constats là qui étaient assez isolés mais qui partaient de mes connaissances que je maîtrisais, je me suis dit, autant passer en revue 10 grands principes du contrôle de gestion, pour bien comprendre leur fonctionnement et du coup leur disfonctionnement, et voir à droite ou à gauche avec des références bibliographiques, en m’intéressant au sujet si y’avait des outils qui existaient. Et effectivement y’a pas mal d’outils qui existent mais qui sont très très peu utilisés dans les entreprises.

Argancel : et il y a quelques clins d’oeil au premier livre : A la Découverte du Lean Six Sigma …

Florent Fouque : Ah oui forcément. Donc en fait moi quand j’avais fait le premier, ensuite j’avais communiqué sur le fait que j’étais en train d’écrire la suite. D’ailleurs j’écris toujours la suite. Mais j’ai eu un petit peu une perte d’inspiration.

Argancel : Ah

Florent Fouque : Oui ça arrive, même aux plus grands, et donc quand j’ai renvoyé la couverture de l’anti-bible du contrôle de gestion pour la soumettre à mes lecteurs et qu’ils m’aident à la choisir…

Argancel : Ils ont été étonné ?

Florent Fouque : Oui, et puis ils attendaient ça. Ils attendaient le roman à l’intérieur. Donc ce que j’ai fait, c’est que j’ai réintégré à l’intérieur – au début c’était un livre qui était assez théorique – une partie opérationnelle. Et j’ai repris donc un personnage du premier livre qui me permet de positionner l’ensemble des principes et de montrer qu’il vit quelques mésaventures. Ensuite je pars en expliquant pourquoi il vit cette mésaventure.

Argancel : Tous ces commandements de l’anti-bible du contrôle de gestion qui sont remis au goût du jour par rapport aux problèmes que tu cites, ça vise donc à changer la perception traditionnelle de ce métier.

J’aurais aimé savoir donc, dans tes prestations, quand tu vas sur place, si tu as le sentiment que ça rentre peu à peu dans les conscience, ces problématiques. Si finalement le métier est en train de muter, de changer par rapport à ces concepts là.

Florent Fouque : Oui, alors non pas du tout.

Argancel : lol. D’où la publication du livre !

Florent Fouque : Oui parce qu’en fait y’avait pas de livre qui recensait un petit peu tout ça. Mais vraiment c’est malheureux, et puis c’est difficile. C’est tellement établi, c’est tellement mis en place, rodé dans les entreprises : les processus budgétaires, le calcul des coûts de revient. Vraiment tout est basé là-dessus, et c’est quasiment impossible de remettre ça en cause.

Y’a des exemples, même dans l’industrie automobile où ils sont très avancés, où ils continuent encore à faire grossir la taille des lots pour grossir les coûts de revient. Enfin je veux dire c’est catastrophique. Ils font des choses qui vont à l’encontre de leurs performances. Mais pour eux c’est le bon sens quoi. Et c’est pas le bon “bon sens”

Et donc quand on arrive en tant que consultant et qu’ils font aller à nous souvent pour qu’on leur dise ce qu’ils ont envie d’écouter… Nous on essaye d’amener des petites améliorations de manière sporadique. C’est des cachets homéopathiques qu’on essaye de faire mais on peut pas changer toutes les organisations du jour au lendemain.

On part vraiment de très loin. Autant sur l’amélioration continue, les gens commencent à se dire : il faut optimiser les processus. Autant sur le processus budgétaire et tout ce qui concerne la partie gestion, on est loin loin loin de remettre les choses en cause.

Et puis je veux dire, même si tous les contrôleurs de gestion, si tous les financiers se basent sur les cours qu’ils apprennent en université ou en école de commerce : ils ont pas la base. Les outils que je présente moi dans mon livre ne sont pas enseignés, alors que l’amélioration continue on commence un petit peu à l’enseigner. Mais là on part vraiment de rien du tout.

Argancel : Tiens donc.

Florent Fouque : lol

Argancel : Le Lean Six Sigma, c’est une méthode qui est américaine. Est-ce que dans les entreprises, dans les formations, est-ce qu’on l’enseigne un peu plus cette méthode maintenant qu’on la connaît un peu mieux en France ?

Florent Fouque : Je dirais que ça démarre. Le Lean Six Sigma est encore assez récent puisque c’est arrivé dans les années 90 / 2000. Donc en France ça démarre. Dans les écoles ou en université, on commence à l’enseigner. Mais on arrive plutôt à un niveau Master 2, donc c’est vraiment très très tard dans le cursus.

Mais sinon le Lean qui est beaucoup plus vieux, lui est enseigné dans les écoles qui font de la mécanique, ou qui font de la production depuis pas mal de temps maintenant.

Argancel : Ah oui ? Et un peu moins dans les services donc.

Florent Fouque : Oui sur les services ça démarre. Les grandes banques et les grandes société d’assurance s’y sont mis dans ces 4/5 dernières années. Mais ça démarre tout juste.

Argancel : Alors si on revient sur l’anti-bible du contrôleur de gestion. Le livre fait référence dans une large part à l’approche systémique. On voit partout dans le livre que c’est un des concepts centraux qui permet de contrebalancer ce modèle unique de la formation de contrôleur de gestion.

J’aimerais que tu nous en dise quelques mots, que tu nous fasse une petite introduction pour les gens qui ne connaissent pas. Parce que finalement y’a bien peu de monde qui connaît ça. Et puis comment as-tu découvert cette méthode ?

Florent Fouque : Donc moi j’ai découvert la méthode à l’école. En école de commerce y’a 3/4 ans maintenant, où notre prof nous avait fait lire le Macroscope. Et derrière il nous avait demandé de faire une modélisation d’un système sur la base d’une problématique qu’ils définissait.

Donc par exemple la problématique sur laquelle moi j’étais tombé c’était : du jour au lendemain, y’a neuf enfant sur 10 qui naissent qui sont des garçons. Qu’est-ce que devient l’humanité ?

Argancel : lol. Sympa !

Florent Fouque : Pour moi ça a été une vrai révélation. Autant la lecture du livre “Le Macroscope” n’a pas été une révélation, alors que le prof nous disait que ça allait être une révélation. Autant la modélisation du système par rapport à cette problématique là m’a vraiment fait percuter sur l’apport de l’approche systémique.

Donc en fait l’approche systémique, ça consiste à étudier les interactions qui se passent entre les différents éléments d’un système, plutôt que de se focaliser sur chaque partie d’un système pris isolément. Voilà donc on se focalise sur les interactions. En fait moi je suis parti sur ce principe là parce que le contrôle de gestion tel qu’il est fait aujourd’hui est très analytique.

L’analytique c’est vraiment la partie opposée mais complémentaire de l’approche systémique. Dans la partie analytique on va vraiment découper les choses pour mieux les comprendre. C’est Descartes qui disait, en 1637, de souvenir, qu’il fallait décomposer les problèmes en sous-problèmes, et aller au niveau de détails le plus bas, au niveau de problème le plus simple pour pouvoir le résoudre et ensuite remonter aux problèmes plus globaux.

Donc c’était vraiment descendre dans le plus fin pour ensuite remonter au plus compliqué. Et donc l’approche systémique va plutôt regarder les éléments, comment ils interagissent les uns entre les autres. Et dans l’approche systémique on considère qu’on ne peut pas séparer les éléments entre eux.

Donc par exemple l’approche analytique, elle voudrait expliquer à quelqu’un comment faire une pizza juste en lui donnant la liste d’ingrédients. Donc on aurait chaque partie qui serait découpée, qui serait séparée. Forcément c’est impossible : avec une liste d’ingrédients on ne peut pas faire une pizza.

Et par contre l’approche systémique, elle, va expliquer non pas le de quoi c’est fait mais le comment c’est fait. C’est à dire comment les choses se font, comment elles s’emmêlent, comment elles se suivent. Voilà donc c’est plutôt la recette de cuisine pour faire la pizza.

Mais pour faire une pizza il faut une recette, savoir comment on fait, et il faut également des ingrédients. Donc l’idée c’est de jongler entre l’approche analytique pour des fois creuser un sujet et aller dans la spécialisation. Mais toujours en gardant une idée générale et une vue globale sur la problématique que l’on traite.

Argancel : Oui tout à fait

Florent Fouque : Je ne sais pas si c’est plus simple.

Argancel : Non non c’est très compréhensible. lol. D’ailleurs dans le livre on voit de nombreux exemples où l’on utilise l’approche systémique.

Mais j’ai remarqué aussi que tu avais une affection particulière pour une autre notion, qui s’appelle le chemin du moindre effort, et donc l’importance d’un cadre de travail approprié pour agir efficacement.

En te lisant, on a l’impression que d’après toi la structure serait plus importante que la volonté de bien faire des employés.

Florent Fouque : Oui. Bon déjà il faut rappeler un point important, c’est que le chemin de la moindre résistance est une propriété systémique.

Argancel : Ah ! On y revient.

Florent Fouque : Donc c’est une propriété des systèmes. Donc effectivement je suis d’accord avec ce que tu viens de dire, c’est malheureux mais c’est comme ça. Mais il faut bien se mettre dans la tête que si nous devions analyser et prendre une décision sur chacun de nos actes, le cerveau au bout de 5 minutes, il fumerait.

Argancel : lol

Florent Fouque : Je veux dire c’est pas possible. L’ensemble de nos actes dans la journée, 90% /95% de nos actes dans la journée sont faits sur des réflexes comportementaux. Et ces réflexes comportementaux se positionnent par rapport au chemin de la moindre résistance. Et c’est pas de renier la liberté que de dire qu’on suit le chemin de la moindre résistance. Mais c’est simplement de reconnaître que notre cerveau a une capacité limitée, et que tant bien que mal pour survivre avec ça, eh bien on s’appuie sur nos réflexes comportementaux.

A partir de là il faut savoir ça et puis il faut le tourner à notre avantage. Donc structurer les systèmes. Faire une structure du système qui induise un bon comportement.

C’est simple ou pas ?

Argancel : Oui oui, donc c’est trouver un fil directeur pour guider un peu les gens.

Florent Fouque : Voilà, et puis focaliser son attention uniquement sur là où on apporte de la valeur ajoutée. Moi j’ai un exemple qui est très frappant : je me lève très tôt le matin pour écrire ou pour lire. Et donc j’ai un rituel le matin : je me lève, je vais prendre ma douche, ensuite je me fais couler mon café, je me pose sur mon bureau et je bois mon café en même temps que je lis et que j’écris.

Quand c’est comme ça je suis très productif, parce que mon cerveau se focalise uniquement sur le moment où je me pose et là où je dois écrire.  Et tout le reste qui est avant c’est très machinal en fait.

Et je me suis rendu compte l’année dernière quand j’ai déménagé, que pendant 6 mois j’ai pas pu écrire. Parce que pendant 6 mois j’avais perdu tous mes repères en fait.

Argancel : Ah oui ?

Florent Fouque : Oui oui, d’ailleurs j’étais un peu perdu. Il m’a fallu six mois pour reconstruire un chemin de la moindre résistance le matin qui m’amène à écrire comme il faut.

Argancel : Ah c’est intéressant ça !

Florent Fouque : Donc à savoir quand on écrit un livre de ne surtout pas déménager

Argancel : Oui lol

Alors en fait on voit que ce livre n’est pas adressé uniquement aux contrôleurs de gestion ?

Florent Fouque : Après c’est jamais évident de savoir la cible d’un livre. Je sais qu’en ce moment on entends beaucoup dire qu’il faut aller recueillir le besoin de nos lecteurs potentiels pour leur donner le produit qu’ils sont en droit d’attendre.

Moi j’ai plutôt l’approche différente où j’écris un livre parce que j’ai vraiment envie d’écrire un livre et pour moi après l’écriture va toute seule. Effectivement je me pose la question du lecteur. Sur le premier je m’étais complètement gouré parce que je voyais ça pour les managers. Je voyais un livre d’initiation vraiment pour tout le mode et au final je me rends compte que mes lecteurs sont beaucoup d’étudiants et beaucoup de consultants. Mais y’a quand même 2 / 3 autres personnes à côté qui gravitent autours et qui s’intéressent à beaucoup de sujets et qui arrivent dessus par hasard. Et là pour moi c’est très sympa de les avoir comme lecteurs.

Mais voilà c’est pas évident. Celui-là je l’ai écrit pour aider les contrôleurs de gestion à upgrader leur boite à outils. Effectivement je critique les grands commandements tels qu’ils sont donnés aujourd’hui, les grands principes. Mais l’idée c’était quand même d’apporter une solution, une alternative et proposer un guide des meilleurs pratiques du contrôleur de gestion tel qu’on peut l’attendre aujourd’hui.

Donc j’aspire à ce qu’il y ait un maximum de contrôleurs de gestion qui le lisent. Et puis j’aspire à ce que tous ceux qui s’intéressent à l’organisation de l’entreprise puissent découvrir avec l’approche systémique comment comprendre des situations à l’intérieur de l’entreprise avec cet outil là.

Et puis j’ai aussi comme on l’a dit tout à l’heure, j’intègre un personnage qui permet de rendre les choses un petit peu plus accessibles. Je fais aussi pas mal d’analogies. Je pense que tu as dû t’en rendre compte parce que t’es fan de ça.

Argancel : Oui tout à fait.

Florent Fouque : L’idée aussi c’est de rendre accessible le contrôle de gestion, qui paraît comme ça un métier un peu rigoureux et un peu terne. L’idée c’était aussi de rénover ça, apporter une image un petit peu plus sympa, un petit peu plus punchy quoi.

Je ne sais pas si ça a réussi. Est-ce que toi, tu connaissais le métier de contrôleur de gestion ? Le métier ?

Argancel : Alors moi non pas du tout. En fait je pensais même que dans le premier livre le personnage principal était le contrôleur de gestion. A un moment du livre, j’ai vu qu’il y avait une autre personne qui était un contrôleur de gestion. Mais je pensais que le métier n’existait pas encore dans cette entreprise et que ça allait être donc le héro du livre qui allait être le premier.

Donc je ne connaissais pas du tout mais finalement on arrive à se cultiver un peu sur le fonctionnement de l’entreprise. Parce qu’on voit aussi beaucoup comment fonctionnent les différents départements entre eux.

Et puis ce que je dirais aussi, c’est que tes livres parlent non seulement d’efficacité en entreprise, mais il y a des choses aussi qui sont transposables dans l’efficacité quotidienne personnelle. D’ailleurs y’avait un exemple dans le premier roman.

Peut-être que tu pourrais nous dire quelques trucs dans ton dernier livre que tu expliques dans ton dernier livre que tu appliques aussi dans ta vie quotidienne ?

Florent Fouque : Alors, des trucs que j’applique dans ma vie quotidienne ? Le chemin de la moindre résistance, oui ça c’est comme tu l’as dit tout à l’heure. Donc effectivement j’essaie de structurer ce qui m’environne pour que je fasse les choses naturellement.

Y’a la tension créative aussi, qui est aussi une autre propriété systémique. C’est à dire qu’il faut créer une tension pour être amené à faire les choses. Donc d’ailleurs c’est toujours dans le même livre du chemin de la moindre résistance. Par exemple moi je me fixe des objectifs bien sûr. Mais je sais que j’écris plus facilement et plus vite quand je dois écrire pour quelqu’un au niveau professionnel.

Donc j’ai eu la chance qu’on me demande d’écrire des articles pour différentes publications. Et donc dans ces moments là j’écris j’écris j’écris et du coup je peux réutiliser derrière les textes différemment, les tourner autrement et je profite de ça pour écrire.

Argancel : C’est un peu se mettre au pied du mur…

Florent Fouque : Voilà c’est exactement ça. Sinon c’est la procrastination qui prends le dessus quoi. Si c’est juste pour nous… C’est la grande différence qu’il y a entre un amateur et un professionnel. C’est que l’amateur il va le faire pour le plaisir et donc il va remettre au lendemain assez facilement. Alors que le professionnel il a une contrainte de temps. Il faut le faire, il y a un donneur d’ordre qui attends, y’a un client qui attends. On ne se pose même pas la question.

Argancel : Et il faut gagner son pain

Florent Fouque : C’est ça. Et du coup on dépense plus d’énergie à faire pour les autres ce qu’on pourrait faire pour soi-même. Donc moi j’essaye quand j’écris de me mettre en position de professionnel. Je me dis : quel est mon client ?

Argancel : C’est un peu ce qu’on dit : les cordonniers sont les plus mal chaussés. Ils font mieux pour leur client que pour eux-même.

Florent Fouque : Voilà et puis sinon moi l’approche systémique je l’utilise dans l’ensemble du livre. C’est vraiment une façon de percevoir le monde. Donc tout ce que je fais au quotidien je le réfléchis en fonction de l’approche systémique.

Après ça ne parle peut-être pas mais je vois beaucoup d’interactions quand je discute avec quelqu’un. Quand je vois qu’on s’emporte dans la discussion, je vois qu’il y a une boucle de rétroaction positive qui se remet en place. Donc je change tout ça. C’est vraiment une perception du monde qui change.

Argancel : Alors finalement est-ce qu’il y aura bientôt un livre sur la systémique ?

Florent Fouque : Oui, je vais répondre à ta question. Mais toi qui est plutôt porté sur l’efficacité personnelle, comment tu perçois l’utilisation de la systémique sur l’efficacité personnelle ? Comment tu te projette sur cette idée ?

Argancel : Justement je m’y intéresse de plus en plus. Surtout en ayant lu tes livres, et en ayant lu aussi l’anti-bible du contrôle de gestion. Alors moi je suis toujours sur les outils informatiques, donc j’aimerais bien trouver un logiciel qui me permette de le faire assez vite, et que hop je le met sur ma clé USB, et que quand j’ai envie de faire un graphique je le fais.

Je ne sais pas si tu connais des outils pour le faire ?

Florent Fouque : Non il y a des outils mais ils sont trop tordus et c’est des outils de dynamique des systèmes qui sont pas du tout dans l’esprit mindmap que moi je fais en fait. Donc oui au sujet de ta question. J’imagine que tu cherches un livre sur d’initiation sur la systémique.

Argancel : Voilà c’est ça.

Florent Fouque : Alors en fait si tu veux, il m’arrive d’envoyer régulièrement des formulaires pour savoir ce que les gens pensent de mon livre, et puis ce qu’ils cherchent comme livre. Et effectivement il se trouve que beaucoup de mes lecteurs recherchent des livres d’initiation à la systémique. Donc c’est pour ça, je suis pas devin, tu rentres dans une population bien identifiée.

Effectivement c’est mon projet qui est un petit peu en cours et où je suis à cours d’inspiration. En fait c’est la suite du premier, qui donc porte entièrement sur la systémique. Donc ce sera un livre d’initiation à la systémique et il sera aussi sous forme de roman.

Ce qui est plus compliqué pour moi, c’est que la méthodologie du Lean Six Sigma est très carrée, très établie. Et donc moi j’avais juste à prendre la méthode, présenter un projet et comment ça se déroule.

Sur l’approche systémique, y’a vraiment des dizaines, des centaines voire des milliers de références bibliographiques sur ce thème là et c’est très difficile d’aller prendre à droite, à gauche, et de composer et de comprendre. En fait c’est très vaste. Et donc y’a de la théorie, y’a de la pratique, y’a des outils. J’ai mis beaucoup de temps à cerner quels étaient les différents outils. Quels étaient les différents niveaux d’outils : théoriques, de modélisation et les outils d’action.

Voilà j’arrive aujourd’hui à avoir bien cartographié tout ça. J’ai fait le démarrage de mon histoire. Il me manque des idées pour construire le scénario. Mais l’idée c’est ça, de faire un livre d’initiation à l’approche systémique en balayant des outils pour que les gens comprennent concrètement comment ça se passe. Mais les outils peuvent pas être utilisés tant qu’on ne connaît pas un petit peu de théorie. Donc c’est pour ça qu’au début j’essaie d’introduire de la théorie sur l’approche systémique mais de manière romancée. J’ai écrit un tiers du livre. Là il m’en reste deux tiers.

Argancel : On attends avec impatience donc ce nouvel opus. Bon je crois qu’on va terminer sur cette petite note cette interview. Je te remercie pour toutes ces réflexions qui je suis sûr vont faire réfléchir nos lecteurs.

Et pour finir, si vous êtes intéressé par le livre sur le contrôle de gestion et l’efficacité en entreprise qu’est l’anti-bible du contrôle de gestion, je vous invite donc à cliquer sur le lien en-dessous pour acheter le livre. Et j’espère que vous l’apprécierez autant que moi-même je l’ai apprécié. Et que ça vous permettra d’avoir non seulement une meilleur vision du métier de contrôleur de gestion, et également d’améliorer votre efficacité personnelle ou en entreprise.

Merci Florent. Je te dis à bientôt !

Florent Fouque : Merci à toi Argancel. A plus. Ciao !

–

Voici donc le lien pour acheter le livre :
L’Anti-Bible du Contrôle de Gestion

Et je vous invite comme d’habitude à réagir dans les commentaires à cette interview…

En avril dernier, Florent Fouque était venu nous présenter son livre A la Découverte du Lean Sigma sur ce blog. Et je vous avais promis que je vous donnerais mon avis personnel, voici donc ma propre chronique, avec un peu de retard je vous l’accorde.

Pour rappel, A la découverte du Lean Six Sigma est un livre qui initie à une méthode communément utilisée pour optimiser les procédures d’entreprise en vue d’améliorer la satisfaction des clients et la qualité des produits. Elle est basée dans une large mesure sur des concepts statistiques, où 6 sigma corresponds à 3.4 défauts sur un million de cas.

Là je vous vois déjà vous exclamer intérieurement  : "Quoi ? Mais c’est super barbant un bouquin sur la qualité et les procédures d’entreprise !". Il est vrai que beaucoup de livres consacrés à ce type de méthodologie sont décevants car ils passent beaucoup de temps à expliquer des théories accompagnées d’exemples trop simplistes et superficiels.

C’est pourquoi Florent Fouque a écrit cet ouvrage sous la forme d’un roman d’initiation, qui plonge le lecteur au coeur d’une grande entreprise, en l’occurance un fabricant d’outils de jardinage. On partage ainsi la vie, les relations privées, et les émotions du héro principal, qui découvre comme nous l’ensemble des facettes du Lean Six Sigma.

Peut-être avez-vous déjà entendu parler de la formule du roman d’initiation ? Le livre les plus célèbre est The Goal de Eliyahu Goldratt qui initie à la théorie des contraintes, une méthode visant à identifier et supprimer les goulots d’étranglement qui limitent les performances d’une chaîne de production.

J’ai trouvé ce format très agréable. Loin d’être soporifique, le livre nous offre quelques touches de suspens, de rebondissements et une pincée d’amour pour saupoudrer le tout. On se prends clairement d’affection pour ce manager propulsé presque malgré lui au devant d’un défi de taille : enrayer le départ d’un des principaux clients du groupe.

Heureusement, Bernard n’est pas tout seul puisqu’il bénéficie de l’aide précieuse d’une mentor talentueuse, qui loin de lui donner des solutions prédigérées, l’encourage à réfléchir dans la bonne direction tout au long des 5 étapes que constituent le DMAIC :

1. Définir (la voix du client, le ou les indicateurs clé)
2. Mesurer (l’indicateur, évaluer l’instrument de mesure)
3. Analyser (trouver les causes profondes du problème)
4. Innover (proposer des pistes d’amélioration, et déterminer les plus pertinentes)
5. Contrôler (s’assurer que les solutions envisagées sont effectives et Efficaces)

Petit à petit, Florent saisie chaque occasion pour nous présenter les divers outils utilisés dans le milieu, à grand renfort de diagrammes étonnement agréables à parcourir, tels que :

• La matrice de Kano, afin de trouver les fonctionnalités qui favorisent le plus la satisfaction client
• Le SIPOC (Suppliers, inputs, process, outputs, customers) visant à obtenir une carte de haut niveau des procédures
• La Value Stream Map pour évaluer le temps de traitement à valeur ajoutée et les temps d’attente entre les différentes manipulations
• Les cartes heuristiques
• Les diagrammes de Pareto, pour isoler les éléments étudiés qui comptent le plus
• La méthode des 6 chapeaux de la réflexion ainsi que la méthode ASIT pour la créativité
• La matrice faisabilité/efficacité
• Les poka yoke (à ce sujet, voir mes articles sur les détrompeurs, ici et là)

Et bien sûr la systémique, qui est utilisée au terme de l’analyse du problème pour générer une vue globale du système sur lequel on souhaite trouver des améliorations, afin de faciliter la phase d’innovation. A ce propos, si vous n’êtes pas encore initié à la systémique, je vous encourage à visiter le blog Analyse Systémique de Florent.

Pour expliquer certains concepts un peu avancés, Florent fait appel à quelques analogies qui permettent de fixer les idées. Par exemple, les 5 étapes sont expliquées par le biais du voyage Appolo 11 où Neil Armstrong mit le premier pas sur la Lune. J’ai eu le plaisir aussi de retrouver certains principes qui me rappellent les métaphores que j’avais lues dans le livre La grenouille qui ne savait pas qu’elle était cuite comme la cire et l’eau chaude (la force de la première impression), la limaille et l’aimant (il ne suffit pas d’agir sur les symptômes pour résoudre un problème) ou encore la vipère de Quinton (l’homéostasie).

Enfin, le côté psychologique du livre m’a beaucoup plus. Afin de ne pas choquer les susceptibilités, certains dialogues sont des perles de diplomatie. Difficile en effet de faire prendre conscience à un responsable que son service nécessite des améliorations sans qu’il perçoive la chose comme une critique à son égard. Et j’imagine que de telles situations arrivent fréquemment dans le travail quotidien de Florent

J’ai par contre une petite réserve par rapport au passage sur l’explication de la courbe normale sensée définir quel sera notre niveau d’exigence sur l’indicateur clé. Je dois avouer que je n’ai pas tout compris… peut-être donc qu’un peu plus d’explications auraient été utiles (Florent si tu m’entends). A part ça, la plupart des outils sont facilement compréhensibles.

Au final, voici donc un livre qui plaira tant aux adeptes de l’efficacité, qu’aux curieux désirant agrandir leur culture générale du petit monde de l’entreprise. Le livre contient même une application du Lean Six Sigma à l’amélioration de soi dans la vie privé, mais je ne vous dirai pas dans quel domaine… pour ça il faudra lire le livre Comme quoi on peut très bien utiliser la méthode au quotidien pour son propre développement personnel !

Allez je vous redonne le lien pour acheter le livre, où vous bénéficierez de 4 euros de réduction en utilisant mon code de réduction que voici : « AFFCECLAIR ».

Et restez connectez car prochainement vous découvrirez sur C’éclair une présentation du nouveau livre de Florent Fouque : l’anti-bible du contrôle de gestion.

Savez-vous que les employés de chez Google sont encouragés à passer 20% de leur temps de travail sur des projets personnels ? Oui c’est exact, ils sont payés pour faire ce qui leur plaît pendant 20% de leur temps de travail. Google a baptisé cela : "innovation time off" ou "temps libre novateur". Et certains produits phares de la société en sont issus tels que Google Adsense et Gmail.

Certes cela fait rêver, puisque le commun des mortels n’a pas cette chance. Nos managers sont davantage occupés à nous empêcher de flâner en rond qu’à nous offrir du temps libre pour développer les idées révolutionnaires qui viennent chatouiller nos neurones.

Faut-il alors se résigner devant cet état de fait ? Ah je vous vois venir… Eh bien non, je ne vais pas vous encourager à grapiller en douce quelques minutes par-ci par-là sur votre temps de travail.

L’idée de cet article est plutôt de se lever au petit matin pour passer les heures les plus productives de la journée sur les projets qui nous tiennent le plus à coeur, juste avant de partir au boulot. Si l’on y passe un peu plus d’1 heure 30 par jour, cela représente 20% du temps que l’on passe au bureau, ce qui devrait être suffisant pour éveiller le génie qui sommeille en nous.

Je sais bien que certains d’entre vous vont me prendre pour un fou, un acharné du travail, un disciple fondamentaliste du Sarkosisme, fidèle à la maxime : travailler plus pour gagner plus…  …sans toutefois gagner plus?!

Laissez-moi donc étayer mes propos.

Tout d’abord, peut-on appeler ça du travail ? Plancher sur quelque chose qui nous passionne devrait au contraire allumer des petites flammes dans nos yeux et à leur tour un feu d’artifice d’idées fusant l’une après l’autre à travers nos neurones.

Certes tout projet comporte une part de travail ingrat ainsi qu’une sorte de traversée du désert avant que le projet soit finalisé. Mais l’essentiel est bien que chaque petite étape nous rapproche vers un rêve qui tout d’un coup semble à portée de main. Voilà donc une excellente façon de commencer la journée et de gonfler à bloc notre motivation.

Cette petite incursion vers l’inconnu aura en plus l’effet bénéfique de nous sortir des chemin battus. Si nous n’y prenons pas garde, à force de nous vautrer dans la routine, nous devenons de moins en moins flexibles. Pourtant il est essentiel de développer un large panel de compétences dans ce monde qui progresse à vive allure.

Enfin, le fait de travailler tôt le matin est un moment privilégié puisque d’une part les interruptions sont limitées au minimum, et d’autre part, nous avons une heure butoire très bien définie, étant donné que nous ne voulons pas arriver en retard au boulot. Voilà donc un cadre de travail déjà très appréciable que l’on pourra adapter à loisir pour optimiser notre productivité.

Revenons à Google à présent…

Savez-vous à quoi j’ai consacré mon temps novateur matinal récemment ? Eh bien j’ai été contacté récemment par un recruteur de Google pour aller travailler au siège à Mountain View – pour les curieux, il m’a trouvé dans la liste des diplômés de mon école d’ingé. Oui Google, une des entreprises où rêvent de bosser tout programmeur un brin passionné par le web !

Et vous savez quoi ? J’ai raté mon entretien technique…  bon voilà c’est dit… Allez c’est pas non plus un drame, surtout que j’y était presque.

Il faut dire que j’étais bien préparé, pendant 2 semaines, j’ai travaillé pendant 1h30 à 2 heures chaque matin pour m’exercer en vue de cet entretien technique. Et il s’en est fallu de peu pour que je décroche mon billet pour la Silicon Valley.

Travailler ainsi, tôt le matin, aura été très appréciable et je vous le conseille chaleureusement. En vérité, ça en devient même addictif au bout d’un moment. On est content d’être rempli d’énergie pour attaquer la journée magistralement sur les projets qu’on aime.

Bien sûr, certains d’entre vous seront peut-être réfractaires à l’idée de se lever tôt. Si vous n’y arrivez pas, je vous conseille de lire un guide sur le sujet, tel que le Guide du Réveil Matinal, écrit sous la plume de mon confrère Jean-Philippe de RevolutionPersonnelle.com.

Avec ça, vous devriez être paré pour avancer dans vos projets personnels au petit matin !

Avez-vous l’habitude de travailler sur vos projets personnels tôt le matin ? Ou peut-être préférez-vous plutôt le silence de la nuit tardive ? Je vous propose d’en parler dans les commentaires…

Comme vous pouvez le voir sur la photo, l’écran est monochrome. Et lorsqu’on change de page, il y a un petit délai d’une fraction de secondes pour changer de page. Bref, amateurs de vidéos, veuillez passer votre chemin, cet appareil n’est pas fait pour gérer le contenu multimédia.

Par contre, si vous voulez lire sans vous ruiner les yeux toute votre collection de livres où que vous soyez, le Kindle est une excellente solution !

Voici une petite description de mon expérience du Kindle…

Points forts / points faibles

Au rayon des points forts de cet appareil, citons :

• Une consommation très faible : autonomie d’un mois sans wireless ou 3 semaines  avec
• L’écran peut se lire même en plein soleil
• Lis les fichiers PDF, ainsi qu’une panoplie de divers autres formats d’ebook
• La possibilité de trouver la définition d’un mot simplement en déplaçant le curseur sur ce mot, ou de surligner des passages et ajouter des annotations (on peut voir aussi les passages qui a ont été le plus surlignés par les autres utilisateurs de kindle)
• L’achat direct de livres sur le site Amazon (plus de 800 000 bouquins), téléchargeable en moins d’une minute après l’achat
• A 139 $ (189 $ en version 3G), c’est une des liseuses les moins chères du marché

L’appareil a une capacité de 4 gigas ce qui corresponds à des milliers de livres. Il remplacera donc avantageusement une collection de livres papier encombrante !

Bien sûr, il y a quelques défauts :

• A ma connaissance, Amazon ne propose pas encore de livres en français au format électronique (ou si peu)
• On peut être un peu frustré par le mode de navigation des pages, qui se feuillettent quand même plus lentement qu’un vrai livre si on veut tourner de nombreuses pages
• Parfois, la largeur d’écran est un peu trop petite pour la lecture des PDFs et on doit alors changer l’orientation de l’écran pour que ce soit lisible (si vous voulez éviter cela, je vous conseille d’opter plutôt pour un Kindle DX, mais le prix s’en ressent…)
• L’écran n’est pas tactile, il faut donc utiliser un curseur pour la navigation

Ca vous tente ?

Si vous désirez vous en procurer un il faudra l’acheter via le site Amazon.com, puisqu’il n’est pas encore disponible sur Amazon.fr. Je vous conseille donc d’acheter en même temps l’adaptateur secteur pour prise française. Il faut prévoir aussi le montant de la taxe française, que vous devrez payer à la réception du colis.

En principe lorsque vous recevrez votre Kindle, il sera automatiquement lié à votre compte Amazon. Et si c’est un cadeau, il faudra donc le désenregistrer de votre compte, et le lier au compte de l’heureux nouveau possesseur du Kindle.

A noter que j’ai eu quelques problèmes avec mon compte Amazon.com. Bizarrement, j’ai deux comptes Amazon.com associés au même email. Je ne le savais pas au moment de l’achat mais selon le mot de passe que je saisis, je tombe sur l’un ou l’autre compte.

Or sur l’un des comptes j’avais déjà acheté 3 livres au format Kindle, et sur l’autre j’ai acheté le kindle proprement dit. Lorsque j’ai reçu mon Kindle, mes livres ne se sont donc pas chargés sur mon Kindle et j’étais très déçu. Mais j’ai vite compris le problème en téléphonant au support Amazon

Convertir vos fichiers en format Kindle

Amazon propose une solution très simple pour convertir les livres électroniques. Il suffit tout simplement de les envoyer à une adresse spéciale pour qu’ils soient automatiquement convertis et envoyés sur le Kindle associé au compte. Il paraît que ça fonctionne même avec des PDFs de livres scannés !

Si toutefois le convertisseur avait des difficultés à convertir votre document, il existe également certains logiciels gratuits pour le faire, comme Calibre ou PdfRead. Vous trouverez même une liste complète de convertisseurs sur le wiki de mobileread.com. Et en cas de problème certaines informations peuvent être trouvées également sur le forum Kindle Boards.

Comment trouver des livres gratuits ?

Il existe de nombreux sites proposant des livres gratuits. Certains livres payants sur Amazon sont parfois en promotion avec un rabais de 100%, ce qui fait qu’on peut les télécharger gratuitement. Voici par exemple une requête google qui permet de les localiser :

intitle:kindle site:amazon.com "you save * (100%)"

(au fait pour bénéficier de ces offres, il faut se faire passer pour un américain, en précisant une adresse américaine dans la section « Manage my kindle » de son compte Amazon)

En faisant une petite recherche, on trouve aussi les sites suivants :

• ebooksgratuits.com
• Le projet Gutenberg (livres en français)
• Freedbooks (livres en français)
• Manybooks.net (livres en français)

Si vous en connaissez d’autres, je vous propose de les citer dans les commentaires, histoire de compiler une liste complète pour un prochain article.

L’alternative de la Fnac

Pour être complet, je citerai également le FnacBook, une alternative plus chère (199 euros), mais avec un écran tactile, et plus de facilité pour télécharger des titres français par l’intermédiaire de la bibliothèque de livres numériques de la Fnac.

Que pensez-vous des liseuses d’ebooks ? Etes-vous intéressé par le format électronique ou êtes-vous un inconditionnel du papier, quitte à trimbaler de lourds volumes? Je vous propose d’en parler dans les commentaires…

1. Mangez sainement

Il faut savoir que notre alimentation est l’un des responsables de nos coups de barre, et autres moments de déconcentration. Manger sainement nous permet de les éviter. Pizza–coca n’est pas votre allié, croyez-moi!

Evitez les sucres, surtout les sucres blancs. Si vous devez manger des féculents préférez les féculents de type pâtes ou riz complet. Mangez les pâtes Al-Dente, de cette façon la diffusion des sucres sera encore plus longue. Cela vous évitera de provoquer un pic d’insuline et une retombée de votre glycémie trop forte.

Préférez les légumes, le vert, et le tout à son état naturel. Bien sûr il faut aussi choisir les bonnes graisses. Evitez les beurres et margarines, pensez plutôt à l’huile d’olive ou de colza!

Boire du coca toute la journée non plus n’est pas un bon point. Ne mangez pas trop de viande, plus difficile à digérer. Pensez aussi au poisson, beaucoup moins gras que la viande, et riche en oméga-3.

Tout ça augmente notre productivité, mais c’est aussi bon pour la santé.

Depuis que je me documente sur l’alimentation, j’essaye de changer petit à petit. Ca ne sera pas forcément évident de tout changer (enfin tout dépends de votre alimentation actuelle). Mais en général j’y vais par petit pas. Fini les coups de barre de 14h!

2. Respectez votre sommeil

Il est dit que les heures avant minuit sont les plus réparatrices. Je ne sais pas si c’est vrai, mais une chose est sûre, il faut respecter son rythme de sommeil. Si vous êtes salarié et que vous devez vous lever à une certaine heure, alors faites attention à vous coucher à une heure décente. Le sommeil est découpé en cycles d’environ 1h30. Si vous vous réveillez en plein cycle, alors vous allez vous lever fatigué. Le mieux, c’est donc de calculer en fonction de l’heure à laquelle on se lève.

Pourquoi? Car en fait, dans chaque cycle, il y a plusieurs phases. La dernière étant le sommeil paradoxal, la phase pendant laquelle on récupère, et notamment pendant laquelle on rêve. On se réveille fatigué quand on est dans cette phase. Le mieux c’est de se réveiller juste après pendant la phase de sommeil léger. Votre réveil sera optimal, et vous serez en pleine forme!

Vous pouvez aussi envisager de faire une courte sieste de 20 à 30 minutes. Pas plus sinon vous indiquez à votre corps que la nuit est partie alors que ce n’est pas vrai. Vous allez commencer un cycle et serez donc plus fatigués après.

Personnellement, je ne fais pas de sieste, mais je calcule mon heure de coucher par rapport à l’heure à laquelle je me lève. En général, je compte 7h50 : 5 cycles de 1h30 + 20 min pour le temps de m’endormir afin de me laisser une marge! Il m’arrive de faire un écart, dans ce cas-là je me rattrape le lendemain. Un autre conseil : essayez d’avoir les mêmes heures de sommeil autant que possible.

3. Dépensez-vous!

C’est bête à dire, mais il faut se fatiguer pour mieux dormir. Si votre travail n’est pas physique, alors il est important chaque jour de se dépenser et de se vider la tête. Ne serait-ce que ¼ d’heure. Allez courir, marcher, nager …

J’essaye de faire du sport tous les jours, et même mieux le matin. Il paraît en plus que cela stimule la créativité! Depuis que je fais ça, mon énergie a considérablement augmenté.
Il m’arrive parfois de ne pas m’y tenir, ce n’est pas grave pour autant. Le tout c’est d’adopter un rythme.

4. Faites des pauses

Ca peut paraître paradoxal dans un article sur la productivité, mais il est plus que nécessaire de faire des pauses. Là encore, il faut suivre son rythme. Certaines personnes arrivent à rester concentrées 2h et d’autres moins. La durée de concentration optimale serait de 45 min. Ayez donc des pauses régulières mais pas trop longues.

Profitez de celles-ci pour changer d’air, vous dépenser, vous vider la tête, boire, méditer, etc. L’activité doit être toute autre. Mieux vaut faire une pause toutes les 45 min et revenir en pleine forme plutôt que de vouloir rester acharné sur son travail, et mettre 3 fois plus de temps à le finir.

Surtout si vous vous prenez la tête sur quelque chose. En général, on ne voit pas la solution. Passer à autre chose et revenir ensuite permet de tout de suite trouver la solution.

1h30 est un temps de travail qui me va bien. Après ma concentration s’échappe, donc toutes les 1h30 je me lève, fais un tour, bois un coup, … etc pendant environ 10 min. Après je peux revenir travailler avec efficacité!

5. Evitez toute interruption possible

Enfermez-vous dans votre bureau. Si vous ne pouvez pas, écoutez des bruits blancs ou de la musique si la pièce dans laquelle vous travaillez n’est pas calme (il faut savoir que les musiques n’ayant pas de parole ne font pas perdre de concentration, pour les autres c’est à vous de voir si ça vous déconcentre ou non). Si vous travaillez pour vous, sur ordinateur, créez-vous une session de travail Windows où tous vos favoris distrayant ne sont pas là, et les programmes non plus. Cela réduira la tentation. Prenez une bouteille d’eau pour boire si jamais vous avez soif afin de ne pas avoir à aller la chercher.

J’ai une session de boulot, là où il y a tous les logiciels tels que Filezilla, mes favoris de travail, etc. Et une autre où ce n’est que distraction. Comme ça toute tentation est évitée.

6. Ne commencez pas par les choses « distractives »

On a tous tendance à aller directement voir ses mails, son lecteur RSS. Puis on va lire quelques articles. Ensuite on prend un café, … etc. Si bien qu’au bout d’une heure seulement (voire plus) on commence à travailler. Bref, au lieu de commencer à 8h, vous allez commencer à 10h.

C’est ce que j’avais tendance à faire au début, et je n’écrivais quasiment pas sur vie explosive. Je ne me préoccupais pas du référencement, alors que je lisais des articles sur ce sujet. En supprimant toutes les distractions, j’ai pu trouver mon rythme. Une fois que j’ai fait ce que je voulais (ou quand je fais une pause), je vais me distraire.

7. Organisez votre journée

Avoir un plan d’action est primordial. Vous devez savoir précisément ce que vous allez faire. Ainsi au début, au lieu d’aller sur votre lecteur RSS par exemple, prenez une feuille et un crayon (ou vous pouvez aussi faire ça sur PC si vous avez un logiciel de prédilection, tel que Remember The Milk ou encore le bloc-notes) et notez les tâches à faire ainsi que les priorités.

Avant toute chose faites directement ce qui prend moins de deux minutes. On a souvent tendance à laisser trainer, et au final, on ne les fait jamais.

Après faites les plus urgentes. Puis pour les moins urgentes faites ensuite les plus compliquées, celles qui vous rebutent le plus.

Au début de chaque journée, je me fais mon emploi du temps. J’écris tout ce que j’ai à faire et je le mets par ordre de priorité. J’écris précisément ce que je dois faire par exemple : « créer un site internet » n’est pas suffisamment précis, je mets plutôt « Acquérir un nom de domaine, Faire une maquette du site, Créer la page contact » par exemple. Il faut vraiment que les étapes soient détaillées, c’est très important sinon on perd beaucoup de temps à réfléchir à chaque fois, on ne fait pas les choses au bon moment…

Depuis que je blogue, je me suis considérablement amélioré en terme de productivité et j’ai maintenant mon organisation qui – certes a ses failles – me permet de beaucoup mieux gérer mon travail sur le blog (qui est un travail assez conséquent). J’ai tel jour où j’écris, tel jour où je référence mon blog, etc…

8. Soyez ordonné

On peut être organisé, et pas ordonné. Pour être plus productif, il faut être plus ordonné. Rangez directement ce dont vous n’avez plus besoin à la bonne place. Pareil pour vos documents numériques. Rangez les dans les bons dossiers, au bon endroit. Comment trouver un document rapidement s’il est parmi plein d’autres? Prenez l’habitude de bien créer un dossier avec un nom parlant bien sûr dès qu’un nouveau type de document est traité. A vous de voir comment vous aimez vous organiser. Pareil pour votre bureau, allez retrouver la feuille volante sous une grosse pile!

Personnellement, je crée un nouveau dossier pour chaque projet. Sur mon bureau je n’ai quasiment rien.

N’oubliez pas non plus de sauvegarder souvent et sur plusieurs support les documents importants : par exemple sur un espace en ligne comme Dropbox, sur votre clé USB ou disque dur externe.

Dropbox est un petit utilitaire qui permet de synchroniser un dossier avec un serveur online. Le tout est fait automatiquement, pratique non? En plus de ça, vous pourrez avoir accès à vos données importantes de partout (à condition que Dropbox soit installé). Vous avez droit à 2 Go gratuits. 50 Go et 100 Go sont payants.

Si vous gérez des sites internet, trouvez un utilitaire pour faire des sauvegardes de votre base de données!

9. Fixez-vous un délai

La loi de Parkinson affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». De ce fait si vous n’avez pas prévu une durée précise pour votre tâche, vous allez vous étaler, et … la finir en 3 fois plus de temps qu’il vous en faut réellement.
Bien sûr, on ne se blâme pas à ne pas la finir, mais il faut quand même que ça soit important pour vous : se fixer une durée pour une tâche, et être à l’aise avec le fait de ne pas respecter la deadline est inutile.

J’ai tendance à laisser une légère marge pour prévoir tout contretemps. Si jamais il n’y en a pas, dans ce cas je suis content, j’ai fini avant.

10. Pensez à la loi de Pareto

La loi de Pareto, si vous ne connaissez pas, affirme que 20% des causes entrainent 80% des résultats. Ainsi 20% des pays génèrent 80% des richesses. Ici 20% de vos tâches vous rapportent 80% de résultats. Cherchez lesquels. Identifiez-les, et externalisez le reste ou passez-le à la trappe. Ainsi quand je prépare un gros projet, j’essaye de déléguer les choses que je ne sais pas – ou peu – faire, ce qui me permet de me concentrer pleinement à ce que je maîtrise.

Attention toutefois quand on délègue, il faut que ça soit à la bonne personne, c’est donc le point le plus difficile à mon sens à mettre en place. En général, je délègue à des personnes que je connais, à qui je peux faire confiance.

Aussi n’oubliez pas que nous restons humains et qu’il est normal d’avoir des baisses de régime. On mise beaucoup sur la productivité, mais il ne faut pas stresser pour autant. On doit aussi savoir se pardonner ces heures perdues… à condition qu’elles ne soient pas trop nombreuses! :p

Cet article a été écrit par Charles de Vie Explosive. Charles est passionné de développement personnel, et a décidé de partager autour de sa passion sur son blog. Créateur d’une entreprise, il est aussi très axé sur le côté finances personnelles et entrepreneuriat. Il a décidé de poursuivre sa vie à l’étranger l’an prochain.

Voici quelques uns de ses meilleurs articles :

• Confiance en soi
• Le cheminement d’une idée
• 10 commandements que j’applique à ma vie