J’ai l’habitude sur ce blog de présenter des logiciels qui optimisent la productivité personnelle. Mais en ce qui concerne la gestion des choses à faire, même s’il m’est arrivé ici ou là de présenter des logiciels spécialisés, j’admet que je n’ai pas encore trouvé mieux que d’utiliser un simple fichier texte.

Un fichier texte dépouillé de toute fioriture permet de se concentrer sur l’action. Avec ce format, nous ne sommes entravés par aucun logiciel lourd, juste un petit éditeur de texte basique. Etant donné qu’écrire sur un fichier texte n’a rien de ludique, nous ne sommes pas non plus tentés d’optimiser à longueur de journée les tâches au lieu de travailler. Nous touchons à l’essentiel et rien d’autre.

Je vous propose dans cet article de discuter des avantages et inconvénients de cette solution, et j’en profiterai pour expliquer comment je l’utilise quotidiennement pour organiser mes propres tâches…

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J’ai le plaisir d’accueillir aujourd’hui mon confrère Nicolas Pène du blog éponyme NicolasPene.fr, qui nous fait un retour sur la méthode qu’il a employée pour apprendre à taper en disposition clavier Dvorak Bépo…

La grande majorité d’entre nous ne connaît et n’utilise malheureusement  qu’une des deux dispositions clavier standardisées : Azerty et son grand frère anglophone Qwerty. Or, nous le savons peu, mais ces dispositions clavier sont totalement contre-intuitives et nullement optimisées pour écrire rapidement.

Datant de la fin du XIXème, ces dispositions clavier furent mises en place afin d’éviter le blocage de tiges sur les premières machines à écrire, d’où un écartement important des lettres les plus utilisées. 

Cependant, en 1932, après plus de 10 ans de recherche, August Dvorak, pédagogue et professeur en psychologie, mit enfin au point une méthode de dactylo optimisée.

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Nous avons beau rédiger nos planning en heures de travail, nous sommes forcés de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. Outre la nature de l’activité, plusieurs facteurs entrent en jeu : le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction.

En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais. Nous passons sans cesse d’une phase de procrastination à une phase de travail dans l’urgence.

Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l’étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail…

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Mardi dernier, j’ai prononcé mon deuxième speech en anglais auprès de mon club Toastmaster, où j’ai évoqué la notion de détrompeur (poka-yoke en anglais). Ce discours reprenais l’article “Quels sont vos détrompeurs?” publié il y a deux semaines sur ce blog, et je l’ai intitulé “Everyday poka-yokes”.

J’ai eu de nombreuses réactions très positives de la part des membres du club, même si j’admet que la présentation était plutôt moyennement délivrée (mais ça fait partie de mon apprentissage ). Donc visiblement le concept semble plaire.

Lors de l’élaboration du discours, mes recherches m’ont mené à de nouveaux éclairages quant à la manière dont sont détectées les erreurs en milieu industriel et m’ont permis de mieux comprendre comment nous pouvons l’appliquer à la vie de tous les jours. Je vous en fait un petit retour dans cet article…

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Tout le monde connaît les détrompeurs mécaniques. Le connecteur USB est un bon exemple. Il est conçu de manière à ce qu’il soit impossible pour notre brave pantin de bois écervelé sur la photo de le brancher à l’envers : une languette de plastique à l’intérieur du connecteur l’en empêche. Le système ne risque donc pas d’être endommagé par une mauvaise utilisation, qu’elle soit intentionnelle ou pas.

Mais le concept du détrompeur ne pourrait-il pas se généraliser au delà du cadre des appareils mécaniques? J’ai la conviction que oui. Nous sommes tous enclins à commettre des erreurs routinières qui auraient pu être évitées si l’on avait travaillé dans un environnement mieux adapté, un environnement fool-proof, anti-crétin si je puis me permettre .

Pourquoi ne pas prendre un moment pour réfléchir à notre environnement de travail afin de prévenir ces erreurs en créant nos propres détrompeurs? On y gagnerait du temps et la qualité de notre travail s’en trouverait renforcée.

C’est pourquoi je vous propose d’examiner les moyens d’y parvenir dans cet article. Et comme le titre le suggère, nous essaierons au terme de cet article de bâtir ensemble une bonne liste de détrompeurs grâce aux commentaires que vous pourrez saisir dans le bas de la page…

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Les premières heures de la journée, à la fois avant et pendant le travail, donnent le ton de la journée. Si l’on valorise ce moment privilégié pour créer un rituel matinal, propre à cerner et à canaliser l’énergie de la journée, cela se traduira presque automatiquement par une augmentation de sa productivité.

Il faut voir la chose comme les fondations d’un grand bâtiment. Si l’on veut bâtir un gratte-ciel, on ne va pas commencer la construction au niveau du sol. Il faudra pour cela créer des fondations solides bien en-dessous de la surface, et d’autant plus profondément qu’elles doivent soutenir un bâtiment élevé. Ce principe s’applique également à nous-même.

Si l’on veut réaliser de grandes choses dans la journée, cela commence par de profondes fondations personnelles. Et le rituel matinal est un outil de choix pour y parvenir. Nous allons voir cela de plus près dans cet article…

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Vous sentez-vous submergé par tous les emails que vous recevez chaque jour dans votre messagerie? Si vous êtes membre de beaucoup de médias sociaux tels que facebook et twitter, ainsi que de newsletters, c’est probablement le cas.

Ces services se permettent de nous envoyer une avalanche de notifications alors que nous souhaitons traiter en priorité les emails qui font réellement avancer nos projets.

La solution au problème, c’est tout simplement de créer des filtres qui vont déplacer automatiquement les emails de notification dans des dossiers appropriés. Ces dossiers pourront ensuite être tranquillement consultés pendant notre temps libre, lorsqu’on a terminé de traiter les emails importants.

Pour vous faciliter la tâche, voici un petit tutoriel en images qui va vous montrer comment créer un filtre pour ranger automatiquement vos notifications Facebook dans un dossier “mediasociaux” de votre messagerie :

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Après la loi du Talion progressiste, voici enfin la troisième et dernière partie de notre série sur les vertus de la répétition. Cette fois-ci nous allons voir comment la répétition peut nous aider à prioriser notre travail quotidien.

Prioriser consiste à déterminer quelles sont les prochaines tâches que nous devons accomplir. Pour cela, nous sommes amenés à les placer dans deux catégories  : celles qui sont urgentes et celles qui sont importantes mais à plus long terme. On doit alors veiller à traiter les tâches urgentes au plus vite sans perdre de vue qu’il faut réserver aussi du temps pour les tâches importantes à long terme, puisqu’on ne peut pas se permettre de garder le nez dans le guidon sans penser au développement futur de l’entreprise.

Cependant, malgré nos efforts pour compartimenter d’un côté les tâches urgentes et de l’autre les tâches importantes, nous sommes souvent la proie de nos émotions et notre anxiété peut altérer l’efficacité de notre jugement. Notre entourage peut dans ce cas nous prêter main forte. Cette notion a été appelée priorisation darwinienne par l’auteur du livre Making Ideas Happen. On l’appelle ainsi car elle fonctionne de la même manière que la sélection naturelle : plus on entends parler d’une tâche et plus on a de chance de s’y concentrer. Il s’agit donc de tanner régulièrement quelqu’un pour qu’il fasse quelque chose.

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Je reçois aujourd’hui Florent FOUQUE, qui va nous faire une introduction à la méthode de management “Lean Six Sigma” à l’occasion de la parution de son roman d’entreprise « A la découverte du Lean Six Sigma ».

Pour être un fidèle lecteur du blog c’éclair, je sais qu’une des lignes éditoriales d’Argancel est de présenter des outils pour être plus efficace. Cela tombe bien puisque le Lean Six Sigma est une méthodologie qui intègre une boîte à outils très complète. Pour être plus précis, le Lean Six Sigma est jalonné en 5 grandes étapes : Définir, Mesurer, Analyse, Innover, et Contrôler. Dans chacune de ces étapes, il y a un certain nombre de livrables à établir avant de pouvoir passer aux étapes suivantes. Ces livrables sont des outils de management qui sont issus du Lean, du Six Sigma, mais aussi d’autres horizons de l’excellence opérationnelle.

Malheureusement, je ne pourrais pas vous présenter l’ensemble des outils. Mon livre en compte pas moins d’une trentaine et pourtant il est loin d’être exhaustif ! ;-P Mais je vais vous présenter les inconditionnels que l’on retrouve dans tout projet Lean Six Sigma.

Comme je vous l’ai dit, la première phase d’un projet Lean Six Sigma est la phase Définir. Dans cette étape nous allons définir le projet, c’est-à-dire le problème à résoudre. Cette définition passe entre autres par la rédaction de la charte de projet.

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On dit souvent que le temps c’est de l’argent. Mais en vérité le temps est bien plus précieux que l’argent puisqu’il n’est pas renouvelable. On ne rattrape jamais le temps. Chaque minute passée est perdue à jamais et se décompte du reste de notre vie. Nous avons donc intérêt à en faire l’usage le plus efficace qui soit par rapport à nos priorités dans la vie si nous voulons réaliser de grandes choses.

Lorsque nous achetons une voiture, une télévision, des chaussures, nous avons tous à peu près à l’esprit la valeur de ce que nous allons dépenser. Arrivés au magasin, nous n’allons pas acheter si le prix semble disproportionné à la valeur qu’a l’objet à nos yeux. De plus si le prix est trop bas, on sait que ce sera probablement une arnaque. Nous savons donc estimer à l’avance quel sera notre budget financier.

Comparons maintenant cela à la manière dont nous dépensons le temps. Vous arrive-t-il parfois de passer des heures à nettoyer et à ranger votre bureau pour qu’il soit le plus net possible? Vous arrive-t-il de vous laisser happer par une émission de télé alors que vous êtes sensé commencer un travail important? Ces deux gaspillages du temps s’appellent dans l’ordre perfectionnisme et procrastination.  Ils sont comparables aux achats compulsifs : dans le feu de l’action nous perdons de vue l’essentiel au profit de dépenses insignifiantes mais plus attrayantes.

Comme avec le budget financier, le budget temps peut améliorer de façon significative notre façon de dépenser le temps pour mieux réaliser nos objectifs. Nous allons voir dans cet article comment faire…

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Après le comparatif de Windows et Linux, je vous propose dans cette deuxième partie de nous concentrer davantage sur le leadership, et en particulier l’attitude du leader (autrement dit le chef, le superviseur ou encore le manager) vis-à-vis de ses subordonnés dans une entreprise.

On oppose souvent le leader tyrannique qui impose ses idées à coup de fouet au leader charismatique qui inspire à l’action de façon posée et sereine. Le fait est que nous sommes là encore dans une logique où l’influenceur (le leader) a une position dominante par rapport à ceux qu’il veut influencer (ses subordonnés). Il est donc naturellement tenté d’abuser de sa position dominante pour se faire respecter.

Seulement ici, il faut bien préciser que nous sommes en présence de collaborateurs. Non seulement ce sont des personnes qui ont les mêmes intérêts que le leader, mais en plus ils apportent une partie importante de la matière grise qui donne leur valeur ajoutée aux produits de l’entreprise. L’essor du secteur tertiaire fait que nous ne sommes plus en présence d’hommes “robot” de la révolution industrielle comme dans le film “Les temps modernes” de Charlie Chaplin, mais bien d’être intelligents. Le leader d’aujourd’hui est donc forcé d’agir avec mesure : être assez ferme pour que le travail avance et assez relâché pour que les employés n’étouffent pas autour de leurs chaînes et contribuent intelligemment au développement de l’entreprise.

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En général, quand on parle d’efficacité personnelle, on dit toujours qu’il faut faire une seule chose à la fois pour être productif. Cet article de Michael du blog Esprit Riche expose par exemple bien le raisonnement en faveur de ce point de vue.

Bien que je sois globalement d’accord, je pense qu’on peut néanmoins aller à contre-courant de cette approche. Je vais donc mettre mon grain de sel en affirmant qu’il est parfois possible de faire plusieurs choses à la fois de façon raisonnablement productive.

Evidemment les femmes ne trouveront pas l’idée très nouvelle. Elles qui jonglent nonchalamment avec la préparation du repas, le soin de leurs bambins et la gestion de la paperasse (entre autre). Mais dans l’article d’aujourd’hui, je voudrais aller au delà de ce cliché, et trouver de nouvelles façons de jongler avec les tâches. Et j’encourage tous les lecteurs à réagir dans les commentaires en donnant leurs exemples de tâches combinables.

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Ca y est! La “Croisée des Blogs” fête ses 1an d’existence! Pour rappel, la Croisée des Blogs est un événement inter-blog mensuel qui consiste à écrire un article sur un sujet donné chaque mois. Le récapitulatif des articles étant publié ensuite chez le blog organisateur du mois.

Ce mois-ci, chaque blogueur participant évoque les 3 livres qui ont le plus changés sa vie. Et c’est Olivier Roland, l’auteur du blog Des Livres pour Changer de Vie qui est l’organisateur.

Voici ma contribution…

Les livres qui ont le plus influencé ma vie, je les ai naturellement déjà évoqués sur ce blog, il s’agit de :

• Getting Things Done : S’organiser pour réussir de David Allen
• La semaine de 4 heures de Tim Ferriss
• The Game : les secrets d’un Virtuose de la Drague de Neil Strauss

C’est l’ordre chronologique où je les ai découverts, mais ce n’est pas forcément l’ordre de leur impact sur ma vie. Pour cela, je ne saurais trop donner une classification, car tous m’ont servi à mieux atteindre mes buts.

J’ai lu chacun de ces livres il y a déjà plus d’un an maintenant, cet article sera donc une excellente occasion de vous donner mon retour sur l’utilisation que j’ai faite des conseils qui y sont contenus. Je vous parlerai ici des bénéfices apportés par ces livres, mais également des pièges ou incompréhensions qui peuvent nous guetter lorsqu’on essaie de les appliquer…

Getting Things Done : S’organiser pour réussir

Mon premier contact avec la méthode Getting Things Done remonte à cet article du blog américain Lifehacker daté du 12 avril 2006 : Geek to live : list your life in txt. Cela coïncide à peu près avec la période où j’ai découvert la blogosphère anglophone du développement personnel. Et c’est par ce biais que j’ai commencé à percevoir l’influence énorme qu’avaient les blogs sur la toile.

Lifehacker, aujourd’hui 8e blog mondial, a largement inspiré C’éclair! J’avais bâti à l’origine le blog C’éclair! comme un laboratoire de tests pour des outils favorisant l’efficacité personnelle, et c’est exactement ce que fait Lifehacker, bien qu’à une échelle plus “industrielle”. On peut donc voir Getting Things Done et l’engouement de Lifehacker pour cette méthode comme la première étincelle qui m’a poussé à bloguer. Déjà rien qu’avec cela, vous devriez être convaincu de l’importance que ce livre a eu dans ma vie !

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Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.

Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.

Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…

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L’état de flow est un état de concentration intense où l’individu se sent complètement absorbé par ce qu’il fait. C’est comme si le flot d’une rivière le portait presque sans effort vers l’objectif donné. Il perçoit alors cette activité comme particulièrement plaisante et atteint une productivité optimale.

Ce concept de flow a été énoncé pour la première fois par Mihály Csíkszentmihályi, un professeur et chercheur en psychologie d’origine hongroise ayant émigré aux Etats-Unis. D’après Mihály, le flow est l’état le plus propice au bonheur. D’où l’idée de chercher à le provoquer le plus souvent possible.

Afin de mieux le connaître, Mihály a utilisé un procédé appelé “Experience Sampling Method” (ESM), qu’on pourrait traduire par “Méthode d’échantillonnage de l’expérience”. Le principe est de soumettre une personne à un questionnaire sur l’activité en cours au signal d’une alarme qui a lieu aléatoirement dans chaque créneau horaire de deux heures de la journée. On obtient ainsi un film virtuel de témoignages pris sur le vif.

De cette expérience, il en ressort 8 caractéristiques pouvant décrire le flow :

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