Avez-vous déjà mis en place dans votre vie un système d’organisation tout beau et bien ficelé, pour vous rendre compte qu’à la première tempête venue, tout a volé en éclat ?

Par exemple vous pourriez avoir eu un gros rush sur une date butoire qui vous a vidé de toutes vos forces.

Ca pourrait être un choc sentimental qui vous a mis le moral à zéro, du coup vous avez laissé s’accumuler vos affaires un peu n’importe où.

Vous avez peut-être été débordé par les évènements, parce qu’un ami est venu séjourner chez vous, ou bien tout simplement parce que vous avez plusieurs gros projets à mener de front à la fois.

Bref vous m’avez compris, les occasions ne manquent pas pour jeter l’éponge.

On finit toujours par décrocher. Et on décroche d’autant plus vite qu’on tarde à en prendre conscience.

Etes-vous un animal à sang froid ?

Laissez-moi introduire ici une métaphore, dont j’ai déjà parlée sur le blog, celle de la vipère de Quinton. Vous verrez ensuite le rapprochement avec le système d’organisation.

René Quinton était un biologiste qui a émis une théorie de l’évolution alternative à celle de Darwin.

En se baladant en forêt. Il tomba sur une vipère toute engourdie par le froid. Il la ramena alors chez lui, puis il la mit près de la cheminée.

Là elle eut tôt fait de reprendre ses esprits et même de montrer des signes d’agressivité.

Il remarqua donc que la vipère fonctionne de manière optimale dans un environnement chaud et faiblit lorsque ces conditions ce dégradent, c’est à dire quand il fait froid.

Or il se trouve que les premières formes de vie seraient apparues dans un environnement beaucoup plus chaud dans lequel elles vivaient en osmose.

Il en déduit donc que lorsque ces conditions optimales à la vie se sont dégradées, certains animaux se seraient adaptés pour garder ces conditions optimales dans leur milieu intérieur, comme les animaux à sang chaud.

Tandis que d’autres ont été condamnés à subir la dégradation de leurs conditions de vie, comme les vipères, animaux à sang froid.

La chaleur n’est qu’un exemple des propriétés à conserver dans le milieu intérieur puisqu’il peut y avoir aussi la salinité, l’acidité, l’humidité, la pression… et même la lumière (dans le cas des organismes des profondeurs des océans).

Bref, ce qu’il faut retenir c’est que les animaux les plus évolués savent garder une certaine intégrité dans leur milieu intérieur, qui leur permet de fonctionner de façon optimale, indépendamment du milieu extérieur.

C’est ce qu’on appelle l’homéostasie : un équilibre dynamique qui nous maintient en vie.

Comment maintenir en vie votre système d’organisation ?

Revenons donc à notre cher système d’organisation.

Il est clair que tout système d’organisation réellement utilisé a besoin d’être régulièrement entretenu pour survivre. Autrement, il tombe en ruine.

C’est ainsi que votre calendrier doit être régulièrement alimenté en nouveaux évènements, tout comme votre agenda. C’est pour cela aussi que vous changez d’agenda ou de calendrier chaque année.

Et il en va de même pour tous les autres éléments de votre système d’organisation.

Or, plus un système est complexe, plus il demandera d’attention.

Et cette attention pose un problème. Parce que vous n’allez pas toujours avoir l’énergie suffisante pour la maintenir, à cause des aléas de la vie qu’on a vus en début d’article.

Instaurer un service minimum

D’où l’idée d’instaurer un service minimum.

C’est à dire que vous allez identifier les organes vitaux de votre système d’organisation, ceux qui sont les plus importants et qui nécessitent le plus d’attention pour que tout fonctionne bien.

C’est le fameux milieu intérieur de la métaphore. Celui qui ne doit jamais se dégrader, sous peine de tuer le système.

Ca pourrait être par exemple :

• Faire une sauvegarde régulière de mes données personnelles numériques
• Lire mes emails
• Surveiller mes tâches récurrentes
• Etc

Ce service minimum dépendra bien sûr de ce qui est important pour vous, et qui sera peut-être différent pour moi.

Mais une fois que vous l’aurez identifié, il faudra veiller régulièrement à le respecter. C’est pour cela qu’il ne doit pas être trop complexe.

Et c’est seulement une fois que vous êtes sûr que ce service minimum est respecté que vous pourrez enrichir votre système d’organisation à partir de cette base.

Voilà, je vous laisse maintenant appliquer ce concept. Faites-nous part de vos expériences dans les commentaires !

 Crédit photo : subflux

Voici donc la deuxième partie de notre article sur la méthode de productivité ZTD, par Léo Babauta du blog Zen Habits, qui est devenue une des grandes références en matière de gestion du temps dans la blogosphère anglophone.

Pour rappel, nous avions vus lors de la première partie, les 5 habitudes suivantes :

• Habitude n°1 : Collecter
• Habitude n°2 : Traiter
• Habitude n°3 : Planifier
• Habitude n°4 : Agir
• Habitude n°5 : Un système simple et fiable

Examinons à présent les 5 habitudes restantes…

Habitude n°6 : Organiser

Le meilleur moyen de prédire le futur est de le créer. -Stephen R. Covey

Pour cette habitude, Léo nous conseille simplement de nous rappeler de l’éternel adage : "Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place".

A chaque fois que vous posez quelque chose, demandez-vous : "Est-ce bien sa maison ?". Les clés de la voiture ? Accrochez-les au mur ! Les vêtements sales ? Posez-les dans leur corbeille ! Les boutons de manchettes ? Rangez-les dans leur coffret !

Souvenez-vous également que les choses qui arrivent dans votre vie doivent toutes aller par défaut dans votre boîte de réception. Elles seront traitées ensuite une à une en utilisant l’une des quatre actions suivantes :

• agir si c’est une chose qui prends moins de 2 minutes
• placer dans la liste des choses à faire
• jeter
• ou encore archiver dans votre système de classement

Et voici quelques conseils supplémentaires qui vous aideront à vous organiser :

• Un système de classement simple et efficace : Léo nous conseille de classer par ordre alphabétique, et de ne jamais créer un tiroir "Divers" car ça deviendrait votre tiroir à procrastination . Pour faciliter les choses, il est bon de toujours s’assurer que l’on n’est jamais à court de fournitures de bureau : chemises vides, étiquettes vierges, etc
• Rangez immédiatement : oui je sais, vous avez posé ça là en attendant, au cas où vous en auriez besoin. Mais c’est comme ça que les choses finissent par s’entasser. N’attendez pas et rangez immédiatement les choses à leur place.
• Faites-en une habitude : vous pouvez vous lancer un défi de 30 jours, afin que ranger les choses à leur place devienne automatique.
• Gare aux transitions : une transition est le moment où vous passez d’une tâche à une autre. C’est un moment délicat car vous devez ranger ce que vous venez de faire, mais vous pensez en même temps à la prochaine tâche. Faites donc très attention à vous souvenir de tout ranger AVANT de passer à autre chose.
• Gardez vos surfaces propres : Ne placez rien sur votre table, votre bureau, sur le sol, etc. Jetez la moitié de ce qu’il s’y trouve et trouvez une maison pour le reste. Ah, ça fait du bien non ?
• Etiquetez : votre étiqueteuse est votre meilleure amie, ou à défaut, des étiquettes vierges. Notez sur chaque chose l’endroit où vous le rangez.
• Evaluer : revisitez périodiquement vos espaces de rangement, optimisez l’espace et l’organisation de chaque pièce de votre maison.

Habitude n°7 : Faire le point

Au delà du noble art de faire les choses, il est un art tout aussi noble de laisser les choses inachevées. La sagesse de la vie consiste en l’élimination du superflu. -Lin Yutang

A force d’avoir la tête dans le guidon, nous avons tendance à perdre de vue nos buts, et notre système d’organisation se désagrège peu à peu. Il est donc important de faire le point chaque semaine pour remettre les choses en ordre.

Léo nous conseille pour cela d’organiser une revue hebdomadaire d’une demi-heure chaque semaine, en 6 étapes :

1. Passez en revue votre but à long terme et votre but à court terme : tout d’abord, si ce n’est pas encore fait, listez vos buts de vie. Puis sélectionnez l’unique but que vous désirez réaliser cette année (si vous en choissez plus d’un, vous risquez de vous éparpiller). Assurez-vous que vos tâches sont bien alignées sur ce but. Evaluez aussi votre but à court terme de la semaine passée.
   [durée : initialement 10 à 15 minuts, puis 5 minutes chaque semaine]
2. Passez en revue vos notes : si vous avez suivi l’habitude numéro 1 (collecter), vous devriez avoir pris des notes pendant la semaine qui s’achève. Scannez rapidement vos listes et notez les tâches inachevées.
   [durée : 5 minutes]
3. Passez en revue votre calendrier : sur votre calendrier de la semaine passée, repérez les choses inachevées à repousser, et celles qui génèrent de nouvelles choses à faire. Puis consultez les choses programmées pour la semaine suivante.
   [durée : 5 minutes]
4. Passez en revue vos listes : assurez-vous que vos listes maîtresses sont à jour et barrez toutes les tâches accomplies.
   [durée : 10 minutes]
5. Décidez quel sera votre but à court terme cette semaine, et quelles seront vos grosses pierre. Dans l’étape numéro 1, si vous avez terminé votre but à court terme de la semaine précédente, choisissez-en un nouveau pour la semaine suivante. Décomposez-le en mini-tâches et disposez-les dans votre calendrier, avec vos autres tâches importantes.
   [durée : 5 minutes]

Isolez-vous complètement pendant cette mise au point afin de la réaliser efficacement.

Habitude n°8 : Simplifier

Avant l’illumination, je coupais du bois et je transportais de l’eau; après l’illumination, je coupais du bois et je transportais de l’eau. -dicton Zen

Si vous êtes comme Léo, vous avez sans doute une liste interminable de tâches. Mais en la simplifiant au strict minimum, vous pourrez vous passer d’un système d’organisation complexe.

Comment simplifier :

• Eliminer : mettez un point d’honneur à réduire le nombre de vos tâches. Comment éliminer ? Parfois une tâche devient trop vieille et vous n’avez plus besoin de vous en occuper. Parfois vous pouvez la déléguer.
• Aller à l’essentiel : assurez-vous que toutes vos tâches soient alignées sur vos buts.
• Limitez vos engagements : apprenez à dire non et prenez conscience de la valeur du temps. Restez honnête, admettez simplement que vous avez des projets urgents et que vous ne pouvez plus vous engager outre mesure.
• Faites une diète d’informations : Léo ne regarde plus la télévision, ne lis plus aucun magazine, ne lis plus les journaux et il limite ses flux RSS au sticte minimum.
• Les grosses pierres : programmez vos grosses pierres à divers jours de la semaine et faites-les en premier.
• La valeur de vos tâches : concentrez-vous sur les tâches qui apporteront le plus de valeur à votre vie, génèreront un revenu à long terme et contruibueront à votre bonheur. Ce sont vos grosses pierres.
• Les trois TPI : Concentrez-vous uniquement sur 3 tâches les plus importantes chaque jour. Ce sont généralement les grosses pierres que vous avez programmées.
• Traiter en lot les petites tâches :  en dehors de vos TPIs, vous aurez des petites tâches qui arriveront pendant la journée. Mettez-les à part, et traitez-les en lot une fois que vous avez réalisées vos TPIs.

Habitude n°9 : Mettre en place des routines

Le zen n’est pas une forme d’excitation, mais la concentration sur notre routine quotidienne. -Shogaku Shunryu Suzuki Roshi

La neuvième habitude consiste à créer des routines journalières et hebdomadaires pour ajouter de l’ordre dans votre vie et gagner en sérénité.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Les tâches de votre vie professionnelle : faites une liste de tout ce que vous voulez accomplir dans votre vie professionnelle. Par exemple : la revue de hebdomadaire, un point régulier avec votre supérieur, vider la boîte de réception de votre messagerie, fixer vos trois TPI chaque matin, etc.
• Les tâches de votre vie personnelle : faites la même chose pour vos tâches personnelles. Par exemple : méditer, tenir un journal personnel, lire, faire la lessive, payer les factures, etc.
• Regroupez les tâches similaires pour les traiter en lot : par exemple regroupez toutes vos courses (aller à la banque, à la poste, au supermarché) sur la même liste, tous vos appels, tous vos emails, etc. En limitant les interruptions, vous allez gagner du temps.
• Tâches journalières : maintenant relisez vos listes et déterminez quelles tâches doivent être exécutées chaque jour. Ne planifiez pas chaque minute de votre vie mais réservez-vous certains créneaux pour les réaliser. Vous aurez probablement une ou deux routines matinales (au réveil et à votre arrivée au boulot) et une ou deux routines du soir (au départ du boulot, et au coucher).
• Tâches hebdomadaires : maintenant place aux tâches que vous faites une ou deux fois par semaine, par exemple la lessive, la revue hebdomadaire, etc. Programmez-les pendant la semaine en prenant garde de ne pas dépasser les 3 TPIs par jour.
• Expérimentez : une fois que vous avez fixé vos routines, il est temps de les mettre en place. Essayez de faire tenir vos routines journalières pendant au moins une semaine et les hebdomadaires pendant au moins 2 semaines. Ajustez au besoin.
• Transformez-les en habitudes : une fois que vous avez exécuté vos routines pendant 30 jours elles deviendront des habitudes. Comment tenir 30 jours ? Par un défi de 30 jours, en vous engageant publiquement, en postant vos routines sur vos murs. Et ne vous éparpillez pas trop en tentant de mettre en place plusieurs habitudes à la fois !

Habitude n°10 : Trouver votre passion

Rien de grand n’a été accompli dans le monde sans passion
-Hegel

Cette habitude est probablement la plus cruciale. Si vous voulez vraiment faire quelque chose, vous allez travailler dur pour y arriver. En revanche, un travail qui ne vous plaît pas et où vous traînez des pieds engendre automatiquement de la procrastination.

En étant passionné par votre travail, vous avez une raison de vous lever le matin, vous ne voyez pas les heures passer et vous êtes constamment dans ce légendaire état de concentration optimale appelé l’état de flow.

Comment trouver votre passion ?

• Y’a-t-il quelque chose que vous adorez déjà faire ? Si vous avez un hobby ou quelque chose que vous adoriez faire étant enfant, creusez-vous la tête : il y a probablement un moyen de gagner de l’argent avec et d’en faire votre métier.
• Y’a-t-il un domaine sur lequel vous adorez lire ? Si vous passez des heures à vous documenter et à faire des recherches sur un sujet particulier, ça pourrait bien être pour vous une possiblité de carrière, ne la sous-estimez pas !
• Brainstormez : si rien ne vous vient à l’esprit, prenez une feuille de papier et notez vos idées. Générez vos idées sans aucun esprit critique dans un premier temps. Puis évaluez-les plus tard.
• Demandez autours de vous : démandez à vos proches quelle passion ils se sont découvert. Cela vous donnera matière à réfléchir.
• Expérimentez : dans un premier temps, faites-en un hobby, passez-y du temps en dehors du boulot. Si vous adorez toujours cette activité après quelques mois, vous l’aurez probablement trouvée.
• N’abandonnez pas votre quête : votre hobby n’a pas tenu longtemps ? Ou peut-être que vous avez lancé votre entreprise mais cela n’a pas marché. Qu’importe, continuez à tenter votre chance. Abandonner est le plus sûr moyen d’échouer.

Comment vivre de votre passion ?

• Ne quittez pas encore votre travail : si vous trouvez votre passion, ne démissionnez pas du jour au lendemain. Prenez le temps de bâtir votre business en tant que seconde activité. Cela vous permettra de faire des économies dont vous aurez besoin lorsque vous vous lancerez.
• Faites des recherches : cherchez dans votre entourage ou sur l’internet qui a réalisé le travail que vous rêvez de faire. Demandez-leur quelle est leur expérience, comment ils ont obtenu leur emploi, et quels sont les prérequis.
• Quels sont vos obstacles ? : que faut-il faire pour y parvenir ? avez-vous besoin d’un diplôme ? de connaître les bonnes personnes ? de remplir un formulaire ?
• Faites un plan d’action : dressez la liste des étapes pour surmonter chaque obstacle que vous avez trouvé.
• Agissez : n’attendez pas que l’opportunité vienne à vous, mais provoquez votre chance. Travaillez chaque jour sur votre plan d’action et vous y arriverez un jour.
• Pratiquez : ne partez pas sur le marché en tant qu’amateur. Pour gagner de l’argent, vous devez avoir des compétences de professionnel. Devenez bon dans votre domaine, passez-y des heures. Si c’est votre passion, ça ne devrait pas vous poser de problème.
• Persistez : encaissez les échecs sans broncher. Continuez à frapper aux portes, à passer des appels, à soumettre votre CV même si vous être rejeté à chaque fois. La chance sourit aux audacieux.

Si vous trouvez le travail de vos rêves, vous n’aurez peut-être plus jamais besoin de chercher des moyens de vous motiver pour être productif !

Ainsi se termine notre article sur la gestion du temps selon Léo Babauta. Je vous laisse à présent réagir dans les commentaires : dites-nous comment vous vous organisez et si votre méthode se rapproche de celle de Léo

La simplicité est la sophistication suprême -Léonard de Vinci

Ca faisait longtemps que je n’avais pas chroniqué un système de productivité complet sur C’éclair. Le dernier devait être mon résumé du livre Do it tomorrow de Mark Forster.

Retour aux sources donc avec Zen To Done, un livre écrit par Léo Babauta, l’auteur du célébrissime blog Zen habits.

A ses tout débuts, Léo Babauta bloguait beaucoup à propos du système de productivité culte Getting Things Done (connu en France sous le nom S’organiser pour réussir). Pourtant il s’est rendu compte qu’en pratique il n’était pas possible, ni même souhaitable de l’utiliser en entier.

Ce système de productivité avait notamment la fâcheuse tendance d’encourager à passer beaucoup trop de temps sur la gestion des tâches et le perfectionnement de l’outil au lieu d’agir. C’est ainsi que Léo a décidé de créer un système simplifié afin que l’on passe plus de temps sur l’action.

Cet article en est le résumé dont voici la première partie :

Pourquoi trouver une alternative à la méthode Getting Things Done ?

D’après Léo, Zen to Done réponds à 5 travers de la méthode GTD :

1. GTD est trop difficile à assimiler : GTD est un ensemble d’habitudes à implémenter toutes à la fois, ce qui peut paraître trop laborieux pour le lecteur peu habitué aux méthodes de productivité. Avec ZTD, pas la peine d’adopter le système entier en une seule fois, il est possible de développer chaque habitude séparément.
2. GTD n’est pas assez centré sur l’action : avec GTD, on passe plus de temps à saisir des choses dans son système qu’à agir. ZTD conseille plutôt de minimiser le temps passé sur le système pour mieux agir.
3. GTD n’est pas assez structuré : le système GTD n’intègre pas beaucoup d’éléments concernant la planification et la structuration des journées de travail. ZTD y consacre deux habitudes : la planification et les routines.
4. GTD nous pousse à vouloir faire trop de choses : bien que le but soit de travailler sans stress, GTD a souvent l’effet inverse car il nous pousse à vouloir faire trop de choses. Au contraire, ZTD se focalise sur la simplification (ce qui revient un peu à la fameuse étape d’élimination de La semaine de 4 heures).
5. GTD ne met pas assez l’accent sur les buts : GTD est basé sur une approche ascendante, on collecte d’abord les tâches et on en déduit des projets et des buts. En conséquence on en vient à vouloir faire tout ce qui nous passe sous le nez, au mépris des tâches importantes. ZTD propose de passer en revue nos buts et d’identifier les tâches essentiels alignées sur ces buts.

Comment mettre en place les 10 habitudes ?

Ne sous-estimez pas le temps qu’il faut pour mettre en place une habitude. Une habitude prends beaucoup d’énergie, de concentration et de motivation avant qu’elle soit solidement ancrée dans notre vie.

Léo Babauta recommande de s’attaquer à une habitude à la fois. Et ce n’est pas facile car en général on est enthousiaste et on veut les implémenter toutes en même temps.

Si vous êtes déjà bon dans certaines de ces habitudes, vous pouvez toutefois tenter d’en implémenter 2 à 3 à la fois. Par exemple si vous êtes déjà bon en terme de collection, vous pouvez en même temps vous attaquer à la phase de traitement.

Voici quelques pistes pour mettre en place une habitude efficacement :

1. Engagez-vous : rendez votre objectif aussi public que possible (sur ce point, lire aussi mon article : Boostez votre motivation en annonçant haut et fort un objectif ambitieux. Parlez-en donc sur votre blog, dans des forums, autour de vous. Envoyez des rapports journaliers par email à votre famille ou vos amis. Bref, faites en sorte de vous mettre la pression en public de manière positive.
2. Exercez-vous : Pour mettre en place votre habitude, il vous faudra la pratiquer régulièrement. Un des meilleurs moyens est donc de vous donner un défi de 30 jours (là aussi je vous laisse de consulter la page des défis que j’ai annoncés sur C’éclair). Si vous ratez un jour, ne vous fouettez pas . Mais réessayez jusqu’à ce que votre habitude soit bel et bien mise en place.
3. Motivez-vous : sur ce point, Léo conseille de consulter son article sur les 20 habitudes, traduit en français sur cet article : les 20 meilleures astuces pour se motiver.
4. Mesurez-vous : créez un journal pour noter vos progrès dans la mise en place de votre habitude. Remplissez-le avant d’aller vous coucher. Cela vous motivera et vous donnera la pêche lorsque vous jetterez un coup d’oeil à votre progression.
5. Appuyez-vous sur les autres : rejoignez un groupe en ligne, ou mettez en place votre habitude avec un partenaire. Peu importe la manière, faites en sorte que d’autres vous rejoignent sur cette habitude, et cela vous semblera déjà beaucoup plus facile.
6. Récompensez-vous : récompensez-vous régulièrement, à la fin de chacun des trois premiers jours et de chaque semaine. Enfin octroyez-vous une grosse récompense à la fin des 30 jours.
7. Concentrez-vous : trouvez des moyens pour ramener sans cesse votre attention à la mise en place de votre habitude. Accrochez des posters, envoyez-vous des rappels par email, mettez un rappel sur votre fond d’écran. Ainsi vous serez concentré sur votre habitude comme un laser.
8. Positivez : c’est peut être le plus important. Si vous pensez que vous n’en êtes pas capable, il est clair que vous le serez . Anéantissez toutes vos pensées négatives, et remplacez-les par des pensées positives.

Habitude n°1 : Collecter

La majeure partie du stress que les gens perçoivent ne vient pas d’avoir trop de choses à faire, mais de ne pas terminer ce qu’ils ont commencé. – David Allen

Tout comme dans le livre S’organiser pour réussir de David Allen, Léo Babauta nous conseille de transporter en permanence sur soi de quoi noter. Notez toute tâche, idée, projet ou autre information que vous avez à l’esprit.

De cette manière, on évite d’être anxieux à l’idée de les oublier et on peut se focaliser sur l’action. De retour chez soi ou au bureau, transférez au plus tôt ces informations dans votre liste de choses à faire.

De préférence, Léo conseille de se munir d’un carnet ou d’une pile de fiches. Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est un moyen plus rapide et moins pénible de prendre des notes qu’un outil digital portable, où l’on doit naviguer jusqu’à la bonne application, écrire sur un tout petit clavier, sans compter les problèmes de batterie.

Au delà de la prise de note, il est important de fixer une boîte de réception pour chaque chose qui arrive dans votre vie : la paperasse, les numéros de téléphone, les rendez-vous, les emails.

Habitude n°2 : Traiter

Nous avons mieux à faire de la vie que d’en accélérer le rythme. -Ghandi

Une fois que vous avez mis en place vos boîtes de réception, il va falloir les traiter. Pour cela, prenez des décisions rapides sur chacune des choses dont vous les avez rempli. Ne laissez pas les choses s’empiler !

Pour que cela reste gérable, forcément, il faudra limiter le nombre de ces boîtes de réception au minimum. Listez-les et éliminez celles qui n’apportent pas assez de valeur dans votre vie. Par exemple, munissez-vous d’une unique boîte physique pour tous vos papiers entrant, et assurez-vous que vous n’avez qu’une seule boîte email (personnellement j’utilise Gmail pour centraliser tous mes comptes email).

Traitez vos boîtes de réception au moins une fois dans la journée, et plus fréquemment si nécessaire (mais pas de manière obsessionnelle). Voici les différents choix qui s’offrent à vous pour chaque élément :

1. Supprimer : si vous n’en avez pas besoin, éliminez-le.
2. Déléguer : êtes-vous la personne la mieux placée pour vous occuper de cette tâche ? Si ce n’est pas le cas, confiez-la à quelqu’un d’autre.
3. Agir immédiatement : si cette tâche prends moins de 2 minutes, faites-la immédiatement au lieu de l’ajouter à votre liste de choses à faire.
4. Reporter à plus tard : si cette tâche prends plus de 2 minute à faire, écrivez-la sur votre liste de choses à faire pour vous en occuper plus tard.
5. Classer : si cet élément est juste une information que vous avez besoin de garder comme référence, classez-là immédiatement.

Videz vos boîte de réception de haut en bas jusqu’à ce qu’elles soient vides. Et si jamais vous avez empilé trop de choses, mettez les éléments en trop de côté et réservez vous quelques heures pour les traiter dès que possible.

Une fois que vos boîtes sont vides, célébrez votre succès et dégustez le sentiment de libération que cela vous procure !

Habitude n°3 : Planifier

Prenez chaque jour quelques instants pour vous -sa Sainteté le Dalaï Lama

Maintenant que vous avez des listes de choses à faire, il est temps de décider à quel moment vous allez agir sur chacune d’entre elles.

Pour cela, il est important de structurer sa vie et de planifier vos tâches chaque jour et chaque semaine. Sans quoi, vous êtes à la merci de vos envies du moment, de vos réactions, de vos émotions ou celles des autres, et vous perdez de vue l’essentiel.

Chaque semaine, listez vos "grosses pierres". Ce sont les choses les plus essentielles et les plus conséquentes que vous devez faire pour avancer dans la vie et réaliser vos buts. Celles qui doivent être réalisées en priorité. Disposez-les simplement dans votre programme de la semaine. Le terme "grosse pierre" viens du livre Les 7 habitudes des gens qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent. Vous devez les programmer en premier dans votre emploi du temps, car autrement si vous mettez toutes les choses secondaires en premier (les cailloux, le gravier et le sable), il n’y aura plus de place pour les grosses pierres.

Ensuite chaque jour, listez une à trois tâches les plus importantes (T.P.I). Certaines d’entre elles correspondront probablement aux grosses pierres. Faites-les le plus tôt possible dans la journée pour les chasser de votre chemin et assurez-vous qu’elles soient accomplies. Puis admirez avec fierté le beau travail que vous avez réalisé !

Habitude n°4 : Agir

On ne cuit pas le riz avec des mots -Vieux proverbe chinois

L’action est le chaînon manquant de nombreux systèmes de productivité, et pourtant c’est le plus important. Tout le reste, c’est seulement s’occuper au détriment de l’efficacité.

Léo Babauta conseille, comme la plupart des experts, de se concentrer sur une tâche à la fois, et de limiter les interruptions.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

1. Choisir une grosse pierre et s’y tenir : choisissez une de vos tâches les plus importantes et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou pendant une période minimale.
2. S’isoler : avant de commencer à travailler, débarrassez-vous de tout ce qui serait susceptible de vous distraire de vos tâches. Eteignez votre téléphone, internet si possible, et faites le ménage sur votre bureau.
3. Travailler en rafales : mettez un minuteur en marche et travaillez jusqu’à ce qu’il sonne.
4. En cas d’interruption : prenez note de la requête ou de la tâche à accomplir. Puis reconcentrez-vous sur votre tâche. N’essayez pas de faire plusieurs choses à la fois.
5. En cas d’envie soudaine : s’il vous prends l’envie soudaine de lire vos emails ou de passer à autre chose, respirez un bon coup et reconcentrez-vous sur votre tâche.
6. Si vous ne pouvez pas faire autrement : certaines interruptions sont si urgentes qu’elles ne vous donnent pas d’autre choix que de passer à une autre tâche. Dans ce cas, notez ce que vous étiez en train de faire et regroupez les documents correspondant. Ainsi dès que vous le pourrez, il vous sera facile de reprendre votre tâche initiale.
7. Relaxez-vous : respirez profondément, étirez-vous, sortez dehors. Gardez une vie saine.
8. Ahhh : une fois la tâche terminée, récompensez-vous en regardant vos emails, ou en allant lire des blogs. Puis au bout de 10 minutes, repassez à l’action.

Si vous n’avez toujours pas envie d’agir, voici quelques pistes supplémentaires :

1. Un petit morceau ? Dites-vous que vous ne devez travailler que 5 minutes sur votre tâche. C’est moins intimidant.
2. Commencez, tout simplement : Léo parle souvent de son habitude de faire des footings. Pour se motiver, il se dit simplement qu’il va enfiler sa tenue et ses chaussures de sport. Une fois qu’il a commencé, il est irrémédiablement tenté de continuer sur sa lancée. Faites de même pour vos tâches : commencez simplement à taper au clavier !
3. Récompensez-vous : résistez à l’envie de consulter vos emails. Octroyez-vous cette récompense uniquement après avoir avancé sur vos projets.
4. Soyez passionné : trouvez quelque chose d’agréable dans votre tâche. Pensez au revenu, aux opportunités, à la reconnaissance que cela va vous apporter. Si vous n’y arrivez pas, demandez-vous s’il n’est pas préférable d’éliminer cette tâche.
5. Arrêtez de vous focaliser sur les aspects négatifs : trop souvent, on ne pense qu’à la difficulté et aux obstacles qui se trouvent devant nous. A la place, réfléchissez aux opportunités et à la connaissance que ce problème va vous apporter.

Habitude n°5 : Un système simple et fiable

Simplifiez, simplifiez, simplifiez -Thoreau

Léo conseille de mettre en place un système d’organisation simple et fiable basé sur des boîtes de réception, un calendrier, des listes et un système de classement.

Comme pour la méthode GTD, ZTD propose de créer des listes de choses à faire contextuelles, mais en nombre limité. Par exemple :

• @Travail : ce que vous devez réaliser au bureau
• @Personnel : vos tâches personnelles
• @Courses : vos courses personnelles
• @Appels : les appels que vous devez passer
• @En attente : les tâches en attente de quelqu’un ou de quelque chose, à surveiller
• @Un jour/Peut-être : les choses que vous ne pouvez ou ne voulez pas encore faire

Attention : ces listes ne sont pas vos tâches du jour. Ce sont des listes maître d’où vous devez puiser pour créer vos tâches du jour.

Il sera également important de trouver le bon outil pour stocker ces listes. Léo conseille d’adopter un outil pas trop compliqué, puisqu’il ne faut pas trop passer de temps à l’utiliser. Il recommande entre autre : Simple GTD, un carnet Moleskine, un hipster PDA, Tadalist ou encore Todoist (mais depuis que le livre a été écrit il y en a bien d’autres !).

Enfin, le plus important dans cette habitude est de réellement utiliser le système. Consultez vos listes au moins le soir et le matin, et bien sûr pour les listes d’appel et de course, à mesure que vous en avez besoin.

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J’espère que vous avez apprécié ces cinq premières habitudes, ne manquez pas la suite dans le prochain épisode !

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Crédit photo : Pavel Timofeev – Fotolia.com

Un fichier texte dépouillé de toute fioriture permet de se concentrer sur l’action. Avec ce format, nous ne sommes entravés par aucun logiciel lourd, juste un petit éditeur de texte basique. Etant donné qu’écrire sur un fichier texte n’a rien de ludique, nous ne sommes pas non plus tentés d’optimiser à longueur de journée les tâches au lieu de travailler. Nous touchons à l’essentiel et rien d’autre.

Je vous propose dans cet article de discuter des avantages et inconvénients de cette solution, et j’en profiterai pour expliquer comment je l’utilise quotidiennement pour organiser mes propres tâches…

Avantages et inconvénients

Voyons d’abord les avantages majeurs d’une liste de choses à faire stockée dans un fichier texte :

• simplicité : gérer une liste de choses à faire au format texte est à la portée de tout le monde. Il suffit d’un simple éditeur de texte comme le bloc notes de windows, de connaître aussi les bons raccourcis clavier pour faire des copier-coller. Et c’est bon, on est prêt à démarrer!
• rapidité : manipuler un fichier texte peut se faire avec des logiciels très légers, qui réagissent au quart de tour. En fait, nous ne sommes limités que par la vitesse de frappe. Et les performances ne se dégradent pas avec le nombre de données stockées. Cette rapidité est agréable car elle permet que nos actes soient en accord avec le flot de notre pensée.
• compatibilité : le format texte basique est utilisé quasiment depuis le début de l’histoire de l’informatique. Autant dire qu’il est complètement “future proof” : dans 10 ans, nous pourrons utiliser exactement le même format si le coeur nous en dit.
• flexibilité : avec un fichier texte, on peut organiser les données de la manière qui nous plaît, au lieu de la manière dont le logiciel l’a prévu. Il est ainsi plus facile de personnaliser les données à nos besoins.
• transportable : on peut facilement copier un fichier texte sur une clé USB, et l’ouvrir ensuite sur n’importe quel ordinateur.

Par contre, l’inconvénient majeur du format texte est son manque de structure. Il en résulte ces quelques désagréments :

• pas de catégories hiérarchisées
• impossible d’obtenir plusieurs vues, par exemple il serait pratique de ne visualiser que la prochaine tâche à effectuer de chaque projet
• impossible d’automatiser des manipulations de données ou des traitements de masse
• impossible de créer des rapports ou de sortir des statistiques

Cependant, je pense qu’on peut se passer de la plupart de ces fonctions avancées, et devenir plus efficace en misant sur la simplicité.

Le format

J’utilise personnellement un format de type agenda, avec des sections datées, de la manière suivante :

———————————–

VEN 20 AOU 2010
============
tâche1
tâche2
tâche3

———————————–

JEU 19 AOU 2010
============
tâche1
tâche2
tâche3

———————————–

Oui, c’est aussi simple que ça! Dans ce format, il n’y a pas de notion de contexte comme le préconise le système GTD. Mais j’utilise deux listes selon l’endroit où je me trouve : la première est réservée à mon lieu de travail (todo-work.txt), et l’autre aux tâches personnelles (todo-perso.txt). Pour les courses, si je dois vraiment les noter j’écris le tout sur papier ou ardoise (pas besoin d’un système hi-tech pour cela ).

En général, je crée la section des tâches du jour le matin même, lors de mon rituel matinal. J’y copie les tâches inachevées de la veille, et les tâches prévues de longue date figurant dans mon agenda papier. Toutefois il m’arrive aussi de préparer la section du jour pendant les jours précédents, lorsque je peux planifier mes tâches à l’avance. Mais si la date est trop avancée dans le temps, je note le tout dans mon agenda papier.

Sachez aussi que j’ai choisi de conserver l’historique de toutes les tâches que je note. C’est à dire que je ne supprime jamais mes tâches, je met juste un “ok” à côté pour indiquer que c’est terminé. A mon sens c’est un point crucial, puisque l’historique des tâches a plusieurs utilités :

• pense-bête : au travail, je dois loguer mes tâches dans le logiciel de gestion de projet de mon entreprise (pour ceux qui connaissent, c’est le logiciel Redmine). J’utilise donc mon fichier todo-work.txt pour me rappeler des tâches que j’ai achevées pendant la journée afin de pouvoir les rentrer dans le système le lendemain matin (car le soir, je suis surtout pressé de rentrer chez moi ).
• motivation : archiver les tâches de manière datée est une bonne manière de se dire qu’on avance dans notre boulot. Notre esprit est content car il voit qu’on termine chaque jour plusieurs tâches.
• sauvegarde : j’ai toujours été anxieux à l’idée de supprimer les tâches terminées, ou des tâches qui ne sont plus d’actualité. On ne sait jamais, peut-être que l’information serait utile plus tard. Conserver les anciennes tâches de manière historisée me permet de me persuader que je n’oublie rien, et donc d’avoir l’esprit tranquille.

Vous aurez remarqué que je n’ai pas encore parlé des tâches en incubation. Les tâches en incubation sont les tâches non programmées. On souhaite simplement les effectuer un jour dans le futur, mais on ne sait pas quand et ce n’est pas certain. Voyons cela de plus près…

Les tâches en incubation

Pour les tâches en incubation, qui par définition ne sont pas datées, il y a deux approches :

1. Les placer au début ou en fin du fichier : si c’est une tâche relativement urgente, elle ira au début du fichier, dans une section sans date. Ainsi, on est amené à la lire plusieurs fois dans la journée, ce qui aide à prendre conscience qu’on devrait la traiter tôt ou tard. Il faut toutefois veiller à ne pas trop remplir le début du fichier. Sinon on risque de se sentir submergé par un trop grand nombre de tâches.

Si les tâches sont moins urgentes, on peut aussi les saisir tout en bas du fichier, en les classant éventuellement par projet. Mais il faut alors veiller à consulter cette liste à intervalles réguliers pour être sûr que les tâches ne tomberont pas dans l’oubli.

2. Les placer dans un journal personnel : j’ai souvent évoqué les bienfaits de maintenir un journal personnel. Pour moi, un journal personnel est bien plus que l’inventaire des choses qui se passent chaque jour. Je m’en sert surtout de réceptacle pour accueillir toutes mes idées quotidiennes. C’est pourquoi je suis amené à y noter de nombreuses idées de tâches à accomplir dans le futur, un jour, peut-être…

Un bon exemple, ce sont les idées d’articles à publier sur C’éclair. En vérité, avant d’écrire un article, j’ai souvent eu déjà deux ou trois idées d’articles. Mais j’approfondi finalement l’idée qui m’inspire le plus. Et c’est seulement cette idée d’article qui sera convertie en tâche. On voit bien ici la notion d’incubation. Certaines tâches doivent  mûrir peu à peu dans mon journal personnel avant que je décide de les mettre en pratique.

Je ne stocke pas mon journal personnel dans un simple fichier texte, mais plutôt dans ce qu’on appelle un outliner (en français : idéateur, et je ne vous cache pas que je viens de trouver cette traduction sur wikipédia ). Un outliner est un logiciel qui permet de gérer du texte dans une hiérarchie de dossiers. Celui que j’ai adopté s’appelle EssentialPIM, et je l’utilise tous les jours depuis trois ans. Il s’exécute très facilement à partir de ma clé USB.

Je suppose que vous aurez compris que j’utilise ces deux approches combinées.

Pourquoi ne pas utiliser un outliner en tant que liste de choses à faire maîtresse?

Certains d’entre vous seront peut-être étonnés que je n’utilise pas l’outliner de mon journal personnel en tant que liste de choses à faire maîtresse.

Mais trois arguments s’y opposent :

• la lenteur : les outliners sont généralement plus lents que des éditeurs tout simples comme le bloc-notes de windows
• la complexité : s’il faut que je réfléchisse même quelques secondes pour savoir dans quel dossier je dois ranger telle ou telle tâche, c’est en général suffisant pour casser le flot de ma concentration sur mon travail
• la tentation : avoir plusieurs onglets à portée de clic menant à d’autres dossiers de texte est une tentation que je préfère éviter. Lorsqu’on travaille sur des tâches difficiles, notre attention peut très facilement diverger. Mieux vaut ne pas se donner des idées d’excuses pour ne pas travailler.

Voilà, vous devriez maintenant avoir une idée plus précise de mon environnement de travail à base de fichiers texte. Je vous passe à présent la parole dans les commentaires. N’hésitez pas à nous faire un retour à propos de votre propre système d’organisation, notamment ce qui vous aide le mieux à abattre votre travail du jour .

En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais. Nous passons sans cesse d’une phase de procrastination à une phase de travail dans l’urgence.

Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l’étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail…

1. Loi de Murphy : gardez une marge pour les imprévus

En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : "Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé… ).

Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. Elle démontre qu’il faut toujours garder une marge de temps pour les imprévus. Par exemple, lorsqu’on crée un planning, on peut appliquer un coefficient multiplicateur de l’ordre de 50% supplémentaire si c’est une tâche que l’on maîtrise, et de 100% si c’est une tâche nouvelle. Pour les imprévus, prévoir au moins 30% en plus.

2. Loi de Carlson : limitez les interruptions

En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions :

• fermer la porte de son bureau ou dans le cas d’un open space signaler sa disponibilité par un carton rouge ou vert, ou en mettant des écouteurs
• mettre son téléphone sur répondeur
• désactiver le signal sonore signalant l’arrivée des nouveaux emails
• limiter l’usage de la messagerie instantanée

3. Loi de Pareto : se concentrer sur l’essentiel

L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.

Nous pouvons tirer partie de cette loi de plusieurs manières :

- priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.

- savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c’est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.

4. Loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Suite à une étude de l’administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus.

5. Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d’un “programme biologique de survie” qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi nous attire vers le bas puisqu’elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

6. Loi d’Illich : prenez des pauses

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment,  ou de s’offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n’est pas à 14h, au moment de la sieste, que l’on sera le plus efficace.

J’espère que vous avez apprécié ce panorama des lois du temps à prendre en compte pour être plus efficace au boulot. N’hésitez pas à en discuter en saisissant un commentaire ci-dessous…

Crédit photo : zoutedrop

Tout le monde connaît les détrompeurs mécaniques. Le connecteur USB est un bon exemple. Il est conçu de manière à ce qu’il soit impossible pour notre brave pantin de bois écervelé sur la photo de le brancher à l’envers : une languette de plastique à l’intérieur du connecteur l’en empêche. Le système ne risque donc pas d’être endommagé par une mauvaise utilisation, qu’elle soit intentionnelle ou pas.

Mais le concept du détrompeur ne pourrait-il pas se généraliser au delà du cadre des appareils mécaniques? J’ai la conviction que oui. Nous sommes tous enclins à commettre des erreurs routinières qui auraient pu être évitées si l’on avait travaillé dans un environnement mieux adapté, un environnement fool-proof, anti-crétin si je puis me permettre .

Pourquoi ne pas prendre un moment pour réfléchir à notre environnement de travail afin de prévenir ces erreurs en créant nos propres détrompeurs? On y gagnerait du temps et la qualité de notre travail s’en trouverait renforcée.

C’est pourquoi je vous propose d’examiner les moyens d’y parvenir dans cet article. Et comme le titre le suggère, nous essaierons au terme de cet article de bâtir ensemble une bonne liste de détrompeurs grâce aux commentaires que vous pourrez saisir dans le bas de la page…

Enjeux et histoire du détrompeur

Le détrompeur est un concept très populaire dans le domaine industriel. Sur les chaînes de montage, un bon système de détrompeurs doit permettre d’éviter les erreurs de fabrication sur un produit. Ainsi le produit fini est sans défaut et ne nécessite aucune vérification. En somme : l’idée est de “faire la qualité” au lieu de “contrôler la qualité”.

Lors de la conception d’un système de détrompeurs, une étude doit être réalisée afin de déterminer précisément les besoins à satisfaire et les restrictions mises en place par les détrompeurs. Les points où l’opérateur peut agir sont analysés afin de minimiser les possibilités d’erreur. Les opérateurs sont généralement mis à contribution puisque c’est eux qui vont réaliser les manipulation potentiellement sources d’erreur.

Ce fût Shigeo Shingō (1909-1990), ingénieur japonais employé chez Toyota qui inventa le système détrompeur "poka-yoke", dispositif mécanique permettant d’éviter une erreur involontaire. Il s’intéressa beaucoup aux moyens d’améliorer la qualité de production des entreprises et de parvenir au fameux “zéro défaut”.

Les trois types de détrompeur

Shigeo Shingō distingue trois sortes de détrompeur :

• Le détrompeur de contact : la configuration de l’environnement de travail contraint l’opérateur à agir de la bonne manière. C’est comme la prise USB : sa forme physique empêche de faire un branchement incorrect.
• Le détrompeur de signalement : l’opérateur est averti de son erreur par un signal sonore désagréable, qui ne cessera que lorsque l’erreur aura été réparée.
• Le détrompeur chronologique : une liste de cases à cocher indique la liste des choses à faire pour que le travail soit bien fait, comme par exemple la vérification effectuée par un pilote d’avion lors de la prise des commandes.

Dompter l’animal qui est en nous

Vous vous demandez peut-être maintenant : ok c’est bien beau ces considérations industrielles, mais comment puis-je en bénéficier?

Une des applications les plus intéressantes concerne la gestion de nos émotions. Il faut bien avouer qu’un grand nombre de nos émotions sont des sources d’inefficacité : la colère, l’anxiété, la déprime sont par exemple des émotions rarement utiles. Pour bien gérer le flot de nos émotions, nous recourrons tous à une capacité que l’on appelle notre Intelligence Emotionnelle, un concept popularisé dans le livre du même nom par l’auteur Daniel Goleman.

Dans ce livre, l’auteur parle de la manière dont est organisé le cerveau et comment les émotions court-circuitent parfois notre raison.

On avance que notre cerveau a évolué en trois couches :

• Le cerveau reptilien : la partie la plus primaire située à la base de notre cerveau que nous avons hérité des reptiles. Elle est responsable des fonctions vitales telles que la respiration, les battements du coeur et le système moteur.
• Le cerveau limbique : le centre de nos émotions, dévolu aux principaux comportements instinctifs et à la mémoire.
• Le cerveau humain ou néocortex : situé en périphérie, c’est la partie la plus évoluée, responsable des raisonnement logiques et du langage.

Normalement, les stimuli que nous percevons grâce à nos sens dans la partie primaire du cerveau sont d’abord analysés par le néocortex afin que l’on prenne une décision qui va déclencher une réaction émotionnelle dans le cerveau limbique puis le mouvement approprié. Il s’agit du circuit long.

Mais sous le coup d’une menace forte, le signal passe directement dans la partie limbique du cerveau pour déclencher l’émotion automatique qui corresponds à cette menace. Et ce n’est qu’après coup qu’on évalue le réel danger de façon raisonnée. Le signal a emprunté dans ce cas le circuit court, habituellement plus efficace pour des décisions à prendre à la hâte.

L’exemple typique est le cas où l’on perçoit une forme qui ressemble à un serpent sur un chemin. Instinctivement, nous allons nous écarter d’emblée du serpent. Alors qu’à postériori, l’analyse de la forme par le néocortex pourrait bien déterminer qu’il ne s’agissait en réalité que d’un bout de bois.

Il faut bien avouer que dans notre monde moderne, les réactions émotionnelle que nous avons hérité de nos ancêtre sont souvent inadaptées. Pour anticiper ces moments de faiblesse où nos émotions prennent à tort le dessus par rapport à notre raison, nous pouvons utiliser la puissance des détrompeurs. Voyons quelques exemples…

Des exemples!

1/ Les détrompeurs de contact

Je me permet de généraliser les détrompeurs de contact à tous les détrompeurs de type bloquants. En voici une petite liste :

• ne pas avoir de télévision chez soi : ce détrompeur permet d’éviter de regarder machinalement la télévision au lieu de faire avancer nos projets les plus chers. C’est un détrompeur que j’utilise moi-même. C’est peut-être radical mais très efficace!
• ne pas placer son bureau en face d’une fenêtre : comme je suis très curieux, j’aime regarder ce qu’il se passe par la fenêtre. Alors vous imaginez bien que si mon bureau était en face d’une fenêtre, mon boulot n’avancerait plus!
• ne pas acheter de Nutella : bon vous savez maintenant que je suis accroc au nutella. Et pour ne pas mourir d’une overdose, eh bien je n’en achète pas : je n’en mange que chez les autres.
• attacher ma clé USB à mon trousseau de clefs : moi qui suis tête en l’air, j’aurais tôt fait d’égarer ma clé USB dans un coin si je ne l’attachais pas à mon trousseau de clés.
• l’anti-vol de mon vélo : cette fois-ci, voilà un détrompeur dédié aux autres, pour éviter que quelqu’un veuille m’ “emprunter” mon vélo sans mon accord.
• mes mots de passe : une bonne manière de me prémunir de la naturelle curiosité de mes concitoyens.

2/ Les détrompeurs de signalement

• utiliser un minuteur pour commencer un projet : pour vaincre la procrastination, rien de tel que de se dire qu’on va travailler pendant un court laps de temps, disons dix minutes avant que l’alarme ne sonne. Tant qu’on n’est pas arrivé au bout du temps imparti, le tic-tac du minuteur nous rappelle sans cesse que notre temps est compté. Et au bout du temps imparti, la sonnerie nous signale qu’il faut faire une pause… ou bien continuer pour profiter de l’élan. Remarquez qu’ici, notre instinct de compétition arrive à contrebalancer notre fainéantise naturelle.
• s’engager auprès d’autres personnes : voilà une autre arme psychologique de choix. Cette fois-ci, ce sont des personnes qui jouent le rôle de l’alarme. Comme on n’aime pas perdre notre crédibilité, on n’osera jamais rester sans rien faire lorsqu’on s’engage publiquement. Ici, c’est la peur du rejet qui bat notre naturelle fainéantise.
• les posts-it : lorsqu’on a un but très important à réaliser, il est bon de se le rappeler sans cesse en collant un peu partout des post-it qui nous rappelleront que nous nous sommes promis d’y arriver.
• placer de beaux stylos sur la table : si on a comme but d’écrire tous les jours, alors nul doute que placer de beaux stylos sur la table aidera à se donner l’envie de gratter du papier.
• le voyant lumineux de l’essence : je ne sais pas pour vous mais celui-ci m’a déjà rendu de fiers services

3/ Les détrompeurs chronologiques

• le rituel matinal : grâce à une petite liste de choses à faire, je sais chaque matin par quelles actions je dois commencer pour démarrer ma journée du bon pied. Ce fût l’objet d’un précédent article : Le pouvoir du rituel matinal
• les check-lists de choses à amener : lorsque je pars à la plage ou en salle de sport, je sais que j’oublie forcément quelque chose. Alors pour éviter cela, j’ai créé des check-lists qui indiquent les choses que je dois amener.

Voilà tout, je suis sûr que vous avez vous aussi mis en place toute une panoplie de détrompeurs dans votre vie pour être efficaces. Alors pour les partager avec nous, je vous propose de les saisir dans le champ des commentaires ci-dessous. Merci beaucoup!

Crédit photo : julianrod

Il faut voir la chose comme les fondations d’un grand bâtiment. Si l’on veut bâtir un gratte-ciel, on ne va pas commencer la construction au niveau du sol. Il faudra pour cela créer des fondations solides bien en-dessous de la surface, et d’autant plus profondément qu’elles doivent soutenir un bâtiment élevé. Ce principe s’applique également à nous-même.

Si l’on veut réaliser de grandes choses dans la journée, cela commence par de profondes fondations personnelles. Et le rituel matinal est un outil de choix pour y parvenir. Nous allons voir cela de plus près dans cet article…

Comment créer un rituel matinal?

Pour créer un rituel matinal, il suffit tout simplement de noter la séquence des tâches à accomplir en début de journée sur un support, quel qu’il soit.

Pour ma part, j’aime utiliser des fichiers texte accessibles via un raccourci sur le bureau windows, mais on peut également noter cela sur un post-it, une ardoise, un agenda, un IPhone, etc. Choisissez la méthode qui fonctionne pour vous. Le tout est de veiller à ce que cet endroit croise votre chemin chaque matin.

Vous pouvez aussi avoir plusieurs rituels, en particulier : un pour le lever du lit, et un pour l’arrivée au boulot.

Les activités du rituel matinal peuvent être extrêmement variées. Mais voici quelques suggestions :

Entraînement physique ou mental :

• Gym
• Footing
• Stretching
• Exercices de respiration
• Exercices d’articulation, d’échauffement de la voix
• Méditation
• Mémorisation (voir aussi mon article sur Anki)
• Visualisation mentale des objectifs
• Boire un bon verre de jus de fruit pressé

S’adonner à une passion ou une tâche inspirante :

• Lire le journal du jour, ou continuer le livre du moment
• Ecrire un article de blog ou avancer sur notre prochain livre
• Dessiner ce qui nous passe par la tête
• Ecouter un livre audio motivant
• Improviser au piano (moi je possède un piano numérique, pour ne pas réveiller les voisins )
• Chanter sous la douche
• Une conversation avec le colocataire ou notre conjoint

Ca peut être aussi des choses plus pratiques, par exemple, mon rituel matinal au boulot contient ces quelques étapes :

• Couper le son de l’ordinateur (j’utilise parfois mon ordinateur professionnel à la maison)
• Sortir mon agenda
• Noter les tâches de la veille dans le système de gestion de mon entreprise
• Faire le point des tâches de la journée qui s’annonce
• Consulter les emails
• Rapport matinal avec mon équipe

Pourquoi ça marche?

Le principal avantage de la matinée est que notre énergie est au top niveau. Tôt le matin, c’est comme une renaissance :

• Notre mémoire contient un minimum de pensées parasites
• Le niveau de stress est au minimum
• Nous sommes reposés, frais et dispos

C’est donc le moment idéal pour agir sur des tâches complexes ou pénibles que nous aurions de la peine à accomplir à la fin de la journée. Par exemple j’avais toujours du mal à renseigner les tâches réalisées pendant ma journée de boulot dans le système de gestion de mon entreprise lorsque je le faisais le soir : à la fin de la journée, on a plutôt envie de rentrer, d’autant plus si l’on reste tard pour une affaire urgente. Désormais depuis que je le fais dans le cadre de ma routine matinale, ce n’est plus une corvée!

L’autre avantage, c’est qu’il y a peu de chance que nous soyons interrompus. En principe, personne n’osera nous déranger par un coup de fil tôt le matin de peur de nous réveiller, même au boulot on évite de déranger un collègue dès 8h. Alors qu’à mesure que la journée progresse, nous sommes détournés de nos tâches et les retards s’accumulent.

Enfin, le fait que le rituel matinal soit répété inculque en nous des habitudes qui vont nous donner un élan. C’est à dire que si chaque jour on avance un peu sur ce qui nous tient à cœur,  on aura vraissemblablement une envie irrésistible de continuer cette activité inachevée. C’est psychologique : l’esprit humain ne peut pas supporter d’abandonner une tâche inachevée

Nous ne sommes pas des militaires!

Même si le rituel matinal implique de la discipline, il laisse cependant la place à une certaine souplesse :

• Pas besoin de se lever très tôt pour établir un rituel matinal : le rituel matinal est valide aussi si l’on commence la journée tard. Et même si l’on se réveille à l’arrache, on peut toujours bénéficier du rituel matinal du boulot.
  Moi par exemple, même s’il m’arrive parfois, selon les envies, de tenter le réveil ultra matinal, je suis plutôt du soir. Je n’irai pas jusqu’à dire que c’est ma nature, mais ça s’accorde avec mon style de vie actuel.
  Par chance ici à l’Ile Maurice, on jouit d’un décalage de trois heures par rapport à la France, ce qui me permet de publier mes articles à 19h heure française le soir, alors qu’il est 22h chez moi
• Sauter un rituel ne met pas en péril l’ensemble du rituel : parfois, les conditions sont telles qu’on ne peut pas mener à bien le rituel habituel. Par exemple il m’arrive qu’au boulot, je sois sollicité dès que j’arrive. Pourtant, cela ne va pas remettre en cause l’existence même du rituel. Au mieux : je rattrape les tâches de mon rituel dès que je suis libre. Au pire : il recommence le lendemain matin.
  Un autre conseil : il vaut mieux ne pas se donner d’objectif chiffré. Si l’on a comme objectif de lire chaque jour 50 pages par exemple, on risque de se décourager. Alors que si l’on se dit simplement qu’on va ouvrir un livre chaque matin, l’objectif est forcément atteint tous les jours!
• On n’est pas obligé de faire la même chose chaque jour : le rituel matinal ne veut pas forcément dire que chaque matinée sera identique à la précédente. On peut varier les tâches de façon à effectuer celles qui sont prioritaires ce matin là. C’est le concept que nous avions énoncé dans l’article sur l’initiative journalière. Par exemple, on peut décider de commencer la journée par rattraper du travail en retard, ou par donner l’impulsion de départ à un tout nouveau projet.

Et vous? Avez-vous mis en place un rituel matinal? Depuis combien de temps? Je vous propose d’en parler dans les commentaires de l’article…

Crédit photo : FreeWine

Ces services se permettent de nous envoyer une avalanche de notifications alors que nous souhaitons traiter en priorité les emails qui font réellement avancer nos projets.

La solution au problème, c’est tout simplement de créer des filtres qui vont déplacer automatiquement les emails de notification dans des dossiers appropriés. Ces dossiers pourront ensuite être tranquillement consultés pendant notre temps libre, lorsqu’on a terminé de traiter les emails importants.

Pour vous faciliter la tâche, voici un petit tutoriel en images qui va vous montrer comment créer un filtre pour ranger automatiquement vos notifications Facebook dans un dossier “mediasociaux” de votre messagerie :

Cliquez simplement sur l’icône de votre messagerie pour accéder au tutoriel
(pour Outlook express, choisissez Window Live Mail)

Gmail

Gmail est sans conteste le client email le plus puissant, et en particulier pour les filtres : vous pouvez créer autant de filtres que vous le désirez et un grand nombre de critères sont à votre disposition.

Pour accéder aux filtres, nous allons d’abord aller dans les paramètres en cliquant sur le lien Settings en haut à droite de la page principale :

Puis on clique sur Filters pour aller dans la gestion des filtres, et Create  a new filter pour créer un nouveau filtre :

Là nous accédons à une première page de saisie des paramètres du filtre, où nous allons filtrer par email. Notre filtre concernera tous les emails provenant de “@facebook”, ce qui devrait englober tous les emails provenant du site Facebook.

En appuyant sur le bouton “Test Search”, on a un apperçu des messages filtrés :

On clique ensuite sur Next Step et la deuxième page de saisie du filtre nous permet d’indiquer que nous voulons que le message saute la boîte de réception (skip the inbox) et qu’on lui applique le label “mediasociaux” (cliquez sur New label pour créer le label mediasociaux si ce n’est pas déjà fait):

Il n’y plus qu’à valider en cliquant sur le bouton “Create Filter”.

C’est bon maintenant : il suffit de cliquer sur l’étiquette “mediasociaux” que voilà dans la page principale pour visualiser tous les emails venant de facebook :

Remarquez qu’on peut voir entre parenthèse le nombre d’emails non lus.

Yahoo

Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Yahoo Mail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…

Sur la page des options, cliquons sur Filtres :

Nous aboutissons sur la page [Nouveau filtre] où nous allons saisir les paramètres du filtre :

• Nom du filtre : Média Sociaux
• Expéditeur : @facebook
• Déplacer vers le dossier : mediasociaux

(choisissez [Créer un dossier] si vous n’avez pas encore créé ce dossier)

Nous pouvons enfin valider :

A partir de maintenant, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux” sans passer par la boîte de réception.

Microsoft Live Hotmail

Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Hotmail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…

Dans la page des options, nous cliquons sur le lien Tri automatique des messages :

Puis cliquons sur le bouton Nouveau filtre :

Il n’y a plus qu’à saisir les paramètres du filtre :

• Quels sont les messages? : Adresse qui contient “@facebook”
• Où ces messages doivent être rangés? : Nouveau dossier “mediasociaux”

Enfin il suffit de cliquer sur le bouton “enregistrer” pour valider le filtre.

Les messages venant de Facebook seront désormais déplacés automatiquement dans le dossier “mediasociaux” à leur réception.

Microsoft Live Mail/Outlook Express

Windows Live Mail est le nouveau logiciel de messagerie de Microsoft, successeur d’Outlook Express. Mais tous deux fonctionnent de la même manière pour la gestion des filtres.

Comme j’ai la version en anglais, les captures d’écran concernent la version en anglais mais je vais vous donner le nom des menus françajs dans le texte.

Tout d’abord, créons un dossier en allant dans Fichier > Nouveau > Dossier…

Puis dans la fenêtre Créer un dossier, nous saisissons le nom du dossier qui va contenir nos notifications Facebook : “mediasociaux” :

Une fois que le dossier est créé, nous allons créer une nouvelle règle de message en allant dans Outils > Règles de message > Courrier… 

Puis dans la fenêtre “Nouvelle règle de courrier”, nous paramétrons notre filtre :

• Cocher “Lorsque la ligne De contient des personnes” en tant que condition
• Cocher “Le déplacer vers le dossier spécifié” en tant qu’action
• Cliquez sur le lien “contient des personnes” et saisissez “@facebook” pour filtrer tous les messages venant de Facebook.
• Cliquez sur le lien “dossier spécifié” et saisissez choisissez “mediasociaux” comme répertoire cible.

Une fois que vous aurez sauvegardé, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.

Thunderbird

La création d’un filtre dans le logiciel de messagerie Thunderbird se fait en deux étapes. Tout d’abord, créons un nouveau dossier “mediasociaux” qui accueillera les messages provenant de Facebook :

On nous demande de saisir le nom du dossier :

Une fois ce dossier saisi, nous allons aller dans Outils > Filtres de messages… pour créer le filtre proprement dit :

Cliquons sur le bouton Nouveau… dans la fenêtre des filtres de messages :

Puis nous saisissons les paramètres du filtre.

• Le nom du filtre : Média sociaux
• Le critère de filtrage : ici on veut filtrer tous les message venant de “@facebook”
• L’action à exécuter : nous voulons que ces messages soient déplacés dans le dossier “mediasociaux”

Voilà tout! Les messages provenant de Facebook seront dorénavant automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.

Conclusion

J’espère que cet article vous aura permi de créer votre filtre Facebook, et ainsi de ne plus être ennuyé par vos notifications lorsque vous voulez réellement travailler.

Vous pourrez ajouter bien d’autres filtres. Je vous conseille notamment d’en créer un pour les newsletters. En fait, c’est le premier conseil que je donne dans ma newsletter. Je préfère de loin que les emails que j’envois dans ma newsletter soient consultés dans un moment de temps libre plutôt qu’ils soient perçus comme une source de distraction!

Moi-même, depuis que j’ai créé un filtre pour toutes mes newsletters, je me rends compte que j’en ai une expérience désormais bien plus positive qu’avant.

Et vous? Utilisiez-vous déjà des filtres dans votre messagerie? Faites-nous connaître votre expérience dans les commentaires!

Sorti en 1999, eMindMaps a l’air un peu désuet au premier abord avec ses icônes pixélisés. Mais sa simplicité et sa rapidité en font un outil très agréable à utiliser, notamment lorsqu’on n’a pas besoin des fonctions collaboratives de son successeur. Je l’ai donc adopté et il fait désormais partie intégrante de la boite à outil de ma clé USB, où il occupe à peine 5 mégaoctets.

Cet article sera l’occasion de vous en montrer un aperçu…

Le Mind Mapping, c’est quoi?

Pour ceux qui ne connaissent pas le Mind Mapping (création de cartes heuristiques en bon français), il faut savoir que le concept a été développé par Tony Buzan au début des années 1970s lorsqu’il publia le livre “Une tête bien faire”.

Le Mind Mapping  consiste à disposer des mots clés, des phrases et images diverses à partir d’une idée centrale. La liberté relative avec laquelle on peut arranger les éléments, les nommer et les lier entre eux se prête à merveille à la prise de note visuelle et au brainstorming.

Voici un bel exemple de carte heuristique générée à partir de eMindMaps :

Création d’une nouvelle carte heuristique

Vous pouvez voir ci-dessous l’écran principal du logiciel. A la première ouverture, on vous proposera un petit tutoriel où sont indiquées les principales opérations possibles accompagné d’une carte d’exemple. Vous pouvez ensuite créer une nouvelle carte en cliquant sur le bouton encadré en rouge :

Voici les principales opérations possibles :

• Insertion d’une branche principale ou sous-branche (touche insert)
• Insertion d’une branche voisine (touche espace)
• Ajout d’un smiley (cliquer sur un des icônes à droite)
• Colorer ou sur-ligner une branche (cliquer sur les couleurs à gauche)
• Ré-arranger les branches (déplacer une branche avec la souris ou changer l’ordre en faisant glisser le petit cercle au début de la branche)
• Supprimer une branche (bouton supprime, ctrl-z pour annuler)
• Ajouter un symbole (glisser déposer les images de la barre du bas)
• Redimensionner le diagramme à la taille de la fenêtre (touche F5)

Ajouter un lien

Les liens sont une de mes fonctionnalités préférées dans les logiciels de Mind Mapping. Ici, nous pouvons créer plusieurs types de liens, par exemple :

• Un lien hypertexte : http://ceclair.fr
  Ce lien ouvre une fenêtre de navigateur web
• Un nom de fichier : todo.txt
  Ouvre le fichier todo.txt avec le programme associé aux extensions .txt (en général le bloc notes de windows)
• Un programme :
  C:\Program Files\MSOffice\Excel\Excel.exe D:\Data\Budget.xls
  Démarre le logiciel MS Excel et ouvre le fichier Excel Budget.xls
• Une autre carte heuristique : carte-principale.emm
  Charge une autre carte heuristique dans eMindMaps

Les liens peuvent être créés manuellement ou automatiquement par un glisser-déposer à la souris. Il est possible également de créer des liens relatifs : il suffit pour cela de maintenir la touche alt enfoncée pendant le glisser-déposer.

Les liens vers d’autres cartes heuristiques quant à eux rendent possible la hiérarchisation des cartes. Voici par exemple ma carte heuristique principale à laquelle j’ai lié la plupart de mes autres cartes :

La section “Rédaction Articles” de cette carte me permet notamment de lier à des ébauches de nouveaux articles sous forme de cartes heuristiques, où je note et j’organise au fur et à mesure les idées qui me viennent.

Notons enfin que eMindMaps garde une trace de toutes les cartes heuristiques ouvertes à la fermeture et les rouvre au prochain lancement, ce qui est très utile lorsqu’on utilise fréquemment certaines cartes.

Export

Les fonctionnalités d’export sont la principale faiblesse de eMindMaps, mais comme c’est un des premiers logiciels du genre, on peut comprendre cette limitation.

Trois formats d’export sont possibles :

• Page web
• Image bitmap
• Fichier texte

Contrairement à l’export web de certains logiciels de Mind Mapping comme FreeMind par exemple, la page web ne permet pas de réduire ou de développer les branches du diagramme. Pas contre, l’image est cliquable pour les branches où l’on a inséré un lien.

Rendre le logiciel portable

Un des grands avantages de eMindMaps est qu’on peut l’exécuter à partir d’une clé USB. C’est donc ce qu’on appelle un logiciel portable. Mais pour cela, il faudra d’abord installer le fichier d’installation sur votre disque dur puis copier le répertoire d’installation “eMindMaps” qui se situe habituellement dans C:\Program Files sur la clé USB. Ensuite, vous pourrez l’exécuter sur n’importe quel ordinateur à partir de votre clé USB sans l’installer.

Conclusion

Malgré son ancienneté, on peut dire que eMindMaps a très bien vieilli. Il possède toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer en un clin d’oeil des cartes heuristiques visuellement attrayantes et conformes aux instructions de Tony Buzan.

Par rapport à ses concurrents, il est clairement plus rapide, plus intuitif et prends moins de place en mémoire. FreeMind par exemple est plus lent car c’est un programme écrit en Java, tandis que XMind et MindManager prennent déjà plus de 70 mégas rien que pour leur fichier d’installation!

eMindMaps n’est pas un programme gratuit à proprement parler, mais étant donné que plus personne ne le vends, on peut le considérer comme un “abandonware”. Voici donc une page du site Birmingham City Council qui vous permettra de le télécharger. Profitez-en pendant qu’il en est encore temps!

Ceci est la deuxième partie de l’article sur les 3 livres qui ont changés ma vie, avec ici un retour sur ce que m’a apporté le livre La semaine de 4 heures de Tim Ferriss.

La semaine de 4 heures

Ce fût par un heureux hasard que je suis tombé sur ce livre. Je l’avais vu en publicité sur quelques sites anglophones sur le développement personnel – une chose que l’auteur a su exploiter avec merveille. Et cela avait suffit à éveiller ma curiosité. Je ne savais pas vraiment à quoi m’attendre, mais apparemment le livre était populaire et quelque peu controversé en Amérique. Ca semblait être un bon choix.

J’ai alors tôt fait de réaliser que j’étais tombé sur une vraie perle tant la façon de voir la vie de l’auteur s’accordait bien à la mienne. Tim Ferriss est un grand routard qui attache beaucoup d’importance à s’immerger durablement dans la culture d’un pays. Et c’est quelque chose que j’apprécie également puisque j’ai déjà eu l’occasion de travailler durablement dans divers pays : Etats-Unis, Irlande, Angleterre, Ecosse, Madagascar et à présent l’Ile Maurice.

Cependant il y a une différence fondamentale entre mon mode de vie et celui de l’auteur : Tim Ferriss passe dix fois moins de temps dans son travail que moi! Il est l’un des bienheureux du e-commerce, ayant réussi à monter une affaire lucrative sur le web. La gestion de l’entreprise est gérée presque entièrement par une équipe de prestataires de services indiens. Et Tim ne passe plus que 4 heures par semaine pour suivre de loin son affaire et prendre les décisions importantes.

Grâce à l’entreprise qu’il a montée, il peut s’offrir les moyens de s’adonner à des choses plus enrichissantes que celles qui ont pour seul but la génération de revenu. C’est ainsi qu’il passe beaucoup de temps à se perfectionner dans ce qu’il aime, en particulier la maîtrise des langues et la pratique d’activités physiques telles que les arts martiaux et le tango. Bref ce gars passe son temps à vivre ses rêves plutôt qu’à rêver sa vie. Quoi de plus inspirant dans un monde où beaucoup vivent par procuration devant leur poste de télévision? (eh oui je suis aussi un grand fan de Jean-Jacques Goldman ).

Tim Ferriss propose une philosophie de la vie qui me plaît beaucoup et que je me remémore constamment : l’idée qu’on ne peut être heureux que dans la diversité sans cesse renouvelée, l’excitation de la découverte, le fait de ressentir la constante dynamique des tensions entre nos états émotionnel. C’est le contraire de l’ennui, défini comme le fait de s’enfermer dans la routine, voire le repos éternel de la mort…

Cette vision des choses marque une rupture franche avec l’idéal religieux classique : c’est à dire le fait d’atteindre le Nirvana, la paix et l’harmonie de l’esprit. Ici la priorité est plutôt dans l’action, et non la contemplation de la vie qui frétille autours de nous sans oser y participer.

Pour vivre à fond le moment présent et faire de belles découvertes, Tim nous propose de nous libérer en utilisant deux types de richesse qu’on a trop souvent tendance à négliger : le temps et la mobilité. C’est à dire que pour Tim, quelqu’un qui gagne plusieurs millions de dollars dans un boulot qu’il n’apprécie pas particulièrement et qui l’empêche d’avoir du temps libre et de voir du pays, ce n’est pas quelqu’un de réellement riche.

Je trouve que cette vision des choses met en exergue une intuition qu’on a chacun au fond de nous-même. C’est cette petite voix qu’on essaye d’oublier et qui nous dit qu’on aurait tant aimé faire autre chose dans la vie. Mais il est trop tard, car il faut gagner de l’argent pour vivre. On a des dettes, des engagements, des gens proches qui dépendent de nous. Pour le moment, on doit servir et plus tard, peut-être, on pourra faire ce qu’on veut. C’est ainsi que tout le monde attends l’El Dorado de la retraite!

Se libérer. Facile à dire mais comment faire? N’est-ce pas une nécessité de devoir travailler 40 heures ou plus pour gagner raisonnablement sa vie?

Eh bien non, pas si on apprends à mieux gérer son temps. Pas si on apprends à générer du cash grâce aux outils d’automatisation qui s’offrent à nous. Pas si on sait déléguer tout travail sous qualifié ou peu rentable à de la main d’oeuvre bon marché. Et Tim Ferriss se fait une joie de nous apprendre toutes les ficelles du métier.

Alors maintenant vous allez me dire : “Si ce livre a changé ta vie, c’est que tu dois avoir monté ton propre business?” En fait je dois admettre que je suis loin du compte, puisque seul ce blog m’offre quelques sources de revenu auxiliaire. Et j’y passe bien trop d’heures pour qu’on puisse considérer cela comme une source de revenu automatique! Mais c’est déjà un premier pas dans la bonne direction puisque j’y suis mon propre patron. Sans compter que c’est aussi beaucoup de plaisir.

Par ailleurs je pense constamment à des idées de business qui pour l’instant restent à l’état de projet mais mûrissent peu à peu. Ce sont surtout des idées de site internet. Certaines seront amenées je l’espère à se concrétiser, d’autres non. Mais ce qui est sûr, c’est que je garderai toujours à l’esprit l’idée du site automatisable.

Les idées de Tim confortent avec beaucoup de force certains de mes principes :

• Je savais déjà que le temps a de la valeur puisque j’ai beaucoup blogué sur les méthodes de gestion du temps. Mais désormais j’aime encore moins faire des heures supp ou gaspiller une journée parce que j’ai trop bu la veille.
• Je savais déjà que la mobilité est importante puisque j’ai vécu dans plusieurs pays et que ma spécialité actuelle – l’informatique – me permet de trouver du travail dans quasiment n’importe quel pays. Mais l’aventure de Tim Ferriss me donne envie de m’immerger encore plus dans la culture de nouveaux pays, toujours plus exotiques.
• J’étais déjà sensibilisé à l’idée de vivre dans l’instant présent, notamment quand je vois le plaisir que j’ai à improviser au piano. Mais j’envie Tim Ferriss et son rythme de vie effréné.

Et puis tout simplement, quand je pense aux exploits de Tim, aux personnalités qu’il a rencontrées, aux destinations qu’il a pu visiter, tout ça pour arriver à un âge proche du miens, je me dis que la vie a beaucoup plus de potentiel que ce qu’elle m’a apporté jusqu’à maintenant. Et tout ce que j’ai à faire pour lui emboiter le pas, c’est de m’activer et de me dépasser comme il l’a fait.

Et vous? Le livre La semaine de 4 heures vous a-t-il interpellé? Avez-vous réussi à concrétiser les idées évoquées dans votre vie et votre travail? Je vous invite à en discuter dans les commentaires…

A suivre : la dernière partie de l’article avec un retour sur le 3e livre qui a changé ma vie : The Game : Les secrets d’un virtuose de la drague.

Voici ma contribution…

Les livres qui ont le plus influencé ma vie, je les ai naturellement déjà évoqués sur ce blog, il s’agit de :

• Getting Things Done : S’organiser pour réussir de David Allen
• La semaine de 4 heures de Tim Ferriss
• The Game : les secrets d’un Virtuose de la Drague de Neil Strauss

C’est l’ordre chronologique où je les ai découverts, mais ce n’est pas forcément l’ordre de leur impact sur ma vie. Pour cela, je ne saurais trop donner une classification, car tous m’ont servi à mieux atteindre mes buts.

J’ai lu chacun de ces livres il y a déjà plus d’un an maintenant, cet article sera donc une excellente occasion de vous donner mon retour sur l’utilisation que j’ai faite des conseils qui y sont contenus. Je vous parlerai ici des bénéfices apportés par ces livres, mais également des pièges ou incompréhensions qui peuvent nous guetter lorsqu’on essaie de les appliquer…

Getting Things Done : S’organiser pour réussir

Mon premier contact avec la méthode Getting Things Done remonte à cet article du blog américain Lifehacker daté du 12 avril 2006 : Geek to live : list your life in txt. Cela coïncide à peu près avec la période où j’ai découvert la blogosphère anglophone du développement personnel. Et c’est par ce biais que j’ai commencé à percevoir l’influence énorme qu’avaient les blogs sur la toile.

Lifehacker, aujourd’hui 8e blog mondial, a largement inspiré C’éclair! J’avais bâti à l’origine le blog C’éclair! comme un laboratoire de tests pour des outils favorisant l’efficacité personnelle, et c’est exactement ce que fait Lifehacker, bien qu’à une échelle plus “industrielle”. On peut donc voir Getting Things Done et l’engouement de Lifehacker pour cette méthode comme la première étincelle qui m’a poussé à bloguer. Déjà rien qu’avec cela, vous devriez être convaincu de l’importance que ce livre a eu dans ma vie !

Ma première réaction, en lisant la méthode GTD, a été de rechercher l’outil de prise de note idéal, celui qui serait disponible en toute occasion afin de noter les tâches à faire auxquelles on pense. Une fois l’esprit libéré de ces choses à faire qui trottent dans notre tête, on est en principe plus à même de se concentrer sur l’action.

J’ai d’abord expérimenté les fameuses fiches souvent évoquées dans le livre. Je transportais donc partout avec moi mon hipster PDA. Un hipster PDA n’est rien d’autre qu’un paquet de fiches reliées par une pince. J’en parle abondamment dans plusieurs articles. Cependant, je n’en utilise plus aujourd’hui, car j’ai vite remarqué que je n’arrivais jamais à les garder en ordre, et qu’elles s’abîmaient trop dans les poches.

Depuis j’ai essayé le carnet de notes, qui, à l’inverse, n’offrait aucune modularité. Et enfin un organiseur papier classique, qui me réussi plutôt bien en ce moment, comme l’atteste cet article de janvier dernier : Nouvelle année, nouvel organiseur.

En parallèle à l’utilisation de ces outils de prise de note papier, j’ai passé en revue plusieurs logiciels de prise de note. Comme je suis très souvent sur mon ordinateur, ces logiciels se substituent à merveille au papier et me permettent donc d’éviter tous les inconvénients classiques de la paperasse (place, facilité de tri, de recherche, moins dur à déchiffrer que mon écriture, etc).

J’ai d’abord été un grand fan du logiciel EssentialPIM (et je le suis toujours) car ce logiciel est un des rares à ne pas s’installer. C’est à dire qu’on peut l’exécuter à partir d’une clé USB sur n’importe quel ordinateur sous Windows sans l’installer – un logiciel portable quoi. C’était une exigence critique puisque je voulais y avoir accès à la fois à la maison et au boulot.

J’ai donc commencé à l’utiliser pour noter mes choses à faire. Et puis ça m’a passé. Pourquoi? Eh bien tout simplement à cause de la lenteur d’ouverture du logiciel, qui s’aggrave d’autant plus que le nombre de données augmente. Ce n’est pas très long, mais rien que le fait d’avoir cette coupure au niveau du cheminement de ma pensée me gênait.

Puis j’ai découvert le logiciel Tudumo : un logiciel de liste de choses à faire entièrement contrôlable par raccourcis clavier. Là j’étais aux anges puisque ce logiciel sophistiqué me permettait d’appliquer fidèlement la méthodologie GTD et de façon rapide puisque tout était contrôlable par raccourcis clavier.

Mais cela m’a passé également.  Il est vrai que la vitesse a commencé à dégringoler au fur et à mesure que le nombre de données augmentait, de la même manière que EssentialPIM. Mais cette fois-ci, ce fût plus encore la sophistication du logiciel qui me pénalisait. Le système que j’avais mis en place était tout simplement trop compliqué pour être efficace. C’est comme si je jouais constamment avec au lieu de faire ce que j’avais à faire. Et je suis sûr que même si j’avais simplifié mon utilisation du logiciel, la tentation de “jouer” avec les options avancées aurait été trop grande pour me concentrer sur mes tâches…

Donc finalement  je suis revenu à la simplicité : les fichiers texte. Ceux-ci me servent principalement à noter les choses à faire de mes projets informatiques. Tandis que mon organiseur papier me sers davantage à noter les choses à faire de mes activités “offline”.

Bien sûr, je n’attends pas que ce sentiment d’ “inefficacité” à l’égard des logiciels de listes de choses à faire soit partagé par tous. Car certains d’entre vous arrivent peut-être à trouver un équilibre convenable entre sophistication et simplicité. De même que certains arrivent peut-être à ne pas surcharger leur système jusqu’à le rendre trop lent à utiliser. Mais pour ma part, je fonctionne mieux en ce moment avec de simples fichiers texte. Je dis bien pour l’instant car cela pourrait évidemment évoluer dans le futur.

Par contre je me sers encore abondamment du logiciel EssentialPIM pour tout ce qui est prise de notes en dehors des choses à faire. J’y stocke ainsi mon journal personnel, certaines réflexions personnelles, des mots de passe, des contacts, etc.

–

A présent, j’aimerais tordre le cou à certaines idées reçues qui pourraient venir à l’esprit après avoir lu le livre. Tout d’abord, je crois qu’il ne faut pas croire qu’on peut planifier n’importe quelle tâche. Un exemple typique est l’écriture d’un article d’inspiration personnelle. Je peux très bien me dire : je vais écrire cet article à telle heure, et ça va durer tant de temps. Mais qui me dit que j’aurai l’envie de le faire, que j’aurai l’inspiration et le bon état d’esprit à ce moment précis pour écrire des choses intéressantes? Il faut donc avoir je pense une certaine souplesse et parfois accepter de ne pas être prêt pour telle ou telle tâche qu’on voudrait bien rayer de la liste.

Cela va même plus loin puisqu’à mon humble avis, il est parfois judicieux de laisser place à l’improvisation. Je sais bien que cela est difficile à envisager dans une situation professionnelle, mais dans le cadre d’un projet personnel où la créativité compte beaucoup,  ça peut faire la différence entre un résultat banal et un résultat neuf et rafraîchissant. Par exemple lorsque je travaille sur ce blog, j’abandonne parfois ce que je suis en train de faire si je tombe sur le filon d’une recherche menant à des idées neuves utilisables pour de nouveaux articles.

Un autre piège est de se sentir mal pour rien, à cause de choses à faire qui traînent dans la liste depuis trop longtemps. Je pense au contraire que certaines tâches nécessitent un temps de réflexion pour savoir exactement comment on va les exécuter et que c’est quelque chose de tout à fait naturel. Il arrive aussi qu’on laisse traîner certaines tâches parce qu’elles ne s’alignent plus aux buts que l’on s’est fixés. Et dans ce cas, il est parfaitement correct de les rayer de la liste. Bien sûr je ne dis pas qu’il faut laisser traîner les tâches réellement urgentes, c’est évident…

En ce qui concerne le conseil du livre de noter toutes les choses à faire, il me semble qu’il peut être bon parfois de le modérer. En particulier pour les choses à faire non vitales, comme par exemple la liste des courses. Dans ce cas précis, pourquoi ne pas tout simplement apprendre la liste par coeur? Car la mémoire, c’est quelque chose qu’on ne travaille jamais assez, et c’est une capacité pourtant tellement cruciale!

Enfin il peut être utile de faire une diète de GTD de temps à autre pour se renouveler l’esprit et prendre du recul. A plus forte raison lorsqu’on traverse une phase de basse activité. Car après tout, la méthode a été développée pour les personnes à hautes responsabilité qui ont un agenda bien rempli. Et si on n’est pas très occupé et que ce n’est pas une gêne d’avoir à l’esprit le peu de choses qu’on doit faire, alors pourquoi chercher à se soulager avec la méthode GTD?  .

Voilà, je pense qu’il y aurait beaucoup d’autres points à développer mais je vais m’arrêter là pour ce livre. J’espère que les commentaires de l’article se prêteront à d’enrichissants débats complémentaires. Surtout venant de la part de ceux qui comme moi ont lu le livre Getting Things Done et s’intéressent à sa mise en oeuvre.

Dans la prochaine partie, nous parlons donc du livre La semaine de 4 heures de Tim Ferriss.

Ceux qui s’intéressent comme moi à la gestion du temps auront tous entendu parler de best-sellers tels que S’organiser pour réussir de David Allen, plus connu en anglais sous le nom de GTD : Getting Things Done, ou La semaine de quatre heures du très célèbre Tim Ferriss.

Après les avoir lus, on pourrait s’imaginer avoir fait le tour de la question. Mais le livre que je viens de lire, au nom provocateur de Do it tomorrow ou “Faites-le demain” est un complément très appréciable qui apporte une bonne dose d’idées neuves dans le domaine. Un livre qui sent le vécu et que j’ai savouré, tandis qu’il répondait à de nombreuses problématiques trottant encore dans ma tête.

Le présent article sera l’occasion de vous donner un avant-goût des concepts clés du livre, afin de vous donner je l’espère l’envie de vous y plonger…

L’éternel combat de la raison contre les émotions

Mark Forster commence son livre par une description de l’enjeu central de la gestion du temps : faire les choses de manière organisée et raisonnée, plutôt que chaotique et impulsive, sous l’emprise de nos émotions.

Il apparaît que bien des gens agissent de manière réactive, en réponse aux divers stimuli qui parsèment la vie quotidienne. Tel le lézard, nous nous empressons de céder à une tentation comme un insecte juteux passant à notre portée, tandis que nous prenons nos jambes à notre cou dès qu’une menace comme un prédateur se présente. Ce comportement primitif est utile dans certaines situations d’urgence mettant en jeu notre survie. Mais complètement inadapté à notre vie de tous les jours, où il faut privilégier les actions raisonnées, qui elles seules mènent à des bénéfices à long terme.

Privilégier le mode réflexion/décision/action par rapport au mode stimulus/réaction n’est pourtant pas chose aisée. Et ceux qui croient à la toute puissance de la volonté se font de belles illusions. En fait, la situation est analogue à celle d’un gouvernement : il ne suffit pas de prendre des décisions et de voter des lois pour que la population les applique. Pour cela il faut une structure : une police, des inspecteurs, une cour de justice, des formulaires. Et ce sera de même au niveau de l’individu, qui pour mener à bien un projet devra mettre en place un cadre de travail pour asservir son esprit réactif.

Ordonné et créatif

Mark Forster consacre tout un chapitre au fait d’être ordonné et créatif. On dit souvent que pour être créatif, il faut penser sans aucune limite, ne pas se donner de restriction. Pourtant, ce conseil est presque entièrement faux puisque ce sont précisément ces limites qui encouragent la créativité. On peut voir ça par exemple en poésie, avec la structure des vers, où les poètes déploient des trésors d’ingéniosité pour nous écrire de majestueux alexandrins.

Il existe en réalité une dualité entre ordre et créativité, que Mark laisse transparaître dans la formule suivante :

efficacité = ordre x créativité

L’efficacité ne pourra pas se passer d’ordre, sinon les idées qui nous viennent à l’esprit ne seraient jamais réalisées. Et l’efficacité ne peut pas se passer de créativité, puisque l’ordre ne représente que la forme et non le fond. Cette formule nous apprends donc qu’être organisé est essentiel pour améliorer l’efficacité de toute personne un tant soit peu créative.

Mark Forster nous donne en outre la formule suivante :

efficacité = action – activité

qui nous mène directement au prochain concept :

Faire la part entre occupation et vrai travail

Afin de produire un résultat intéressant, il est important de travailler là où on apporte le plus de valeur. Le problème, c’est que cela nous amène dans des situations inconfortables. C’est le genre de tâches qui impliquent beaucoup de réflexion et de planning. Alors il est facile de dévier et de prétendre travailler en s’occupant avec des tâches triviales. Par exemple, si je butte sur un problème complexe, je peux être tenté de dévier vers un travail plus facile, par exemple ranger ce tiroir qui a l’air particulièrement mal rangé.

Rappelons qu’être organisé, ce n’est pas forcément que tout soit super clean, mais qu’on s’y retrouve afin qu’il soit facile de trouver ce que l’on cherche. Donc éviter d’être trop maniaque au point de passer son temps à ranger. Pas besoin non plus de peaufiner à longueur de journée la liste de choses à faire.

Sans rentrer dans ces cas extrêmes, on se voit souvent accepter des tâches sous-qualifiées, alors qu’on a d’autres services plus précieux à offrir. C’est d’ailleurs un des thèmes central du livre La semaine de quatre heures de Tim Ferriss, qui préconise l’automatisation et l’externalisation pour s’en libérer.

Pour faire la différence entre les tâches d’occupation et le vrai travail, ces six questions vous seront utiles :

• Est-ce que votre travail vous submerge sans pour autant que vous le voyiez comme un défi ?
• Est-ce qu’une grande partie de votre travail ressemble à celui de ceux qui sont sous votre hiérarchie?
• Est-ce qu’il ne vous reste pas des tâches vitales à accomplir sous la main?
• N’avez vous jamais le temps de vous poser pour réfléchir?
• L’horizon de vos actions est-il toujours très court?
• Buttez-vous sans cesse contre le même problème?

S’engager avec précaution/faire une seule chose à la fois

J’ai trouvé très pertinente l’analogie que fait Mark entre la gestion du temps et le restaurant. Lorsqu’on mange au restaurant, on voit tout de suite qu’il va falloir faire un choix. En effet, il est physiquement impossible de manger tout le menu, et cela coûterait de toute façon trop cher. On est donc bien obligé d’accepter que nous ne sommes pas un gouffre infini capable de tout engloutir. Même si tous les plats ont l’air exquis, certains seront forcément laissés de côté. Et ça ne nous empêchera pas d’apprécier ce qu’on a choisi. Par conséquent :

De même qu’au restaurant nous ne pouvons choisir qu’un nombre limité de plats, nous devons faire la fine bouche avec les engagements qu’on prends.

De même qu’au restaurant nous ne mangeons qu’une bouchée à la fois, nous devons travailler sur une chose à la fois, et casser en morceau les tâches trop grosses.

Agir peu mais souvent

J’ai trouvé cette partie tellement passionnante que j’en ai fait un article séparé, que vous avez déjà pu découvrir la semaine dernière. Voici le lien : Agir sans détour avec l’initiative journalière.

La magie des listes fermées

Une liste fermée est une liste à la fin de laquelle on a tracé une ligne, dans le but que rien ne puisse y être ajouté. Simple n’est-ce pas? Pourtant c’est grâce à ce concept fondamental que vous allez comprendre le titre du livre : faites-le demain.

Mark utilise le terme liste fermée pour faire opposition à la liste ouverte, où l’on ajoute constamment des choses. On a souvent l’habitude de travailler avec des listes ouvertes. Par exemple, la boîte de réception des emails est une liste ouverte puisque de nouveaux emails arrivent constamment. Une liste de choses à faire classique est aussi une liste ouverte puisqu’on y ajoute sans cesse de nouvelles tâches à faire.

L’embêtant avec une liste ouverte, c’est que d’une part les nouvelles choses qui arrivent nous distraient, et d’autre part, le boulot n’est jamais terminé. Alors qu’avec une liste fermée, on va pouvoir se mettre à l’abris des interruptions pour terminer un travail quantifiable à l’avance.

J’imagine que vous devez commencer à cerner maintenant le titre du livre. L’application évidente de la liste fermée est de planifier une journée de travail à l’avance et de s’interdire d’y ajouter d’autres tâches pendant ladite journée. En fait, tout le surplus de travail qui arrivera pendant la journée sera reporté sur la liste du lendemain. D’où la maxime : faites-le demain.

Bien entendu, il pourrait y avoir de temps à autre une urgence à faire le jour même, mais ça doit rester un cas exceptionnel. La réponse par défaut lorsqu’on reçoit du boulot sera : “d’accord, je le ferai demain sans faute”, sous-entendu “car mon planning du jour est déjà bouclé”.

Pour que la méthode fonctionne, il faudra rester réaliste lorsqu’on planifie la journée du lendemain. Chaque liste planifiée doit être effectivement terminée. Sinon on ne pourrais jamais dire “j’ai fini mon boulot de la journée, maintenant je peux partir”, ce qui serait un frein à notre motivation. De plus, les personnes auxquelles on a dit “demain sans faute” ne nous feraient plus confiance.

Le concept de liste fermée est applicable à bien d’autres choses. Pour les emails par exemple, on peut s’habituer à  les traiter en lot une à deux fois par jour, en isolant à chaque fois la partie à traiter dans un dossier précis isolé de la boîte de réception. Pour les corbeilles à documents du bureau, on peut se dire que l’une sert de corbeille de réception, et l’autre sert de corbeille de documents à traiter pendant la journée courante.

Pour les connaisseurs, on se rends compte que ce concept de liste ouverte/fermée rejoint le concept de boucle ouverte/fermée cher à la méthode GTD. Comme quoi, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme .

Conclusion

Après deux autres livres sur la gestion du temps, on voit que Mark Forster a amené ses idées à maturation avec le livre Do it tomorrow. Illustré par de nombreux exemples de la vie courante, des métaphores, des tableaux comparatifs et des questions test, je l’ai trouvé particulièrement pratique et facile à lire. Remarquons également la simplicité de la méthode DIT en comparaison avec d’autres méthodes comme Getting Things Done. Comme je l’ai écris plus haut, ce livre m’a apporté de nouvelles réponses dans le secteur de l’efficacité personnelle et je vous le recommande. Il me semble par contre qu’il n’est pas sorti en français. Ce sera donc l’occasion de pratiquer votre anglais!

Après l’agenda, les wish-lists et les routines, nous avons :

Section 4 : Les check-lists

Les check-lists que j’utilise sont des listes de choses à prévoir ou à faire en vue d’un événement particulier. Dans sa forme la plus simple, on peut par exemple créer une check-list pour se rappeler des affaires à amener pour aller à la plage (histoire de ne pas oublier la crème solaire).

Mais on peut aussi rajouter plus de détails, comme ce qui doit se passer pendant et après l’événement. L’exemple le plus courant étant la check-list pour organiser une réunion, qui peut se rédiger de la façon suivante :

Avant :
-Envoyer un email de rappel au groupe des intervenants, en précisant la date, l’heure, le sujet et les documents que chacun devra fournir
-Vérifier la disponibilité du projecteur pour le jour J
etc…

Pendant :
-Rappeler l’ordre du jour
-Faire les présentations entre les intervenants si nécessaire
etc…
-Préciser la date de la prochaine réunion

Après :
-Rédiger un compte rendu de la réunion

Tout ceci permet d’être plus relax et de s’assurer contre les imprévus pour un résultat plus professionnel. Evidemment, l’exemple des réunions n’est pas très complexe, contrairement à ce que ça donnerait pour un mariage ou une conférence.

Comme on peut le voir, la rédaction des check-lists n’est pas très différente des routines, on aurait pu les mettre dans la même section en fait. La différence notable étant que pour les check-list, on parle d’événements plus ponctuels, donc moins enclins à entrer dans la catégorie des habitudes.

Section 5 : Idées inspirantes

Dans cette section, je note toutes les idées qui m’interpellent ou qui correspondent à mes valeurs. Il peut s’agir de :

-Situations ou réflexions marrantes : j’aime bien me rappeler de ces moments de franche rigolade où tout le monde est plié de rire. Les noter, c’est une façon pour moi d’étudier le processus humoristique et de m’inspirer pour créer des dérivés. A Madagascar, quelques situations insolites, bien que dramatiques, m’avaient ainsi marquées, parmi lesquelles :
-Les plaques d’égoût en pleine route sont souvent dérobées pour être revendues aux ferrailleurs et jamais remplacées, du coup, il arrive que les voitures tombent à l’intérieur, surtout en saison des pluies
-Il n’est pas rare de voir des camions attendre patiemment dans une rue étroite que le pousse-pousse de devant (évidemment chargé comme un mulet) arrive tout doucement à la prochaine intersection

-Citations : par citation, je veux dire une façon d’exprimer une idée de manière concise et efficace. Donc ce sera non seulement des citations qu’on trouve classiquement dans les livres ou les discours, mais aussi de certaines personnes de mon entourage. Par exemple voici quelques euphémismes capables d’éviter bien des tensions dans le monde professionnel :
« Tout le monde n’est peut-être pas de cet avis » – pour atténuer le refus d’une affirmation de quelqu’un qui la présente comme une évidence
« Ce n’est pas un problème, c’est une affaire à traiter. » – pour dédramatiser la difficulté inhérente à un problème
« Je ne l’apprécie pas » – pour dire : je ne le supporte pas…
« Je vais un peu te bousculer » – pour dire : toutes les spécifications du projet sur lequel tu travaille sont à revoir

-Mantras (ou crédo) : les mantras sont des règles de vie en accord avec nos valeurs qu’on aime à appliquer chaque jour. Par exemple, moi qui suis plutôt fonceur, je suis plutôt en accord avec les quelques citations suivantes :
« Si tout semble sous contrôle, alors vous n’allez certainement pas assez vite » -Mario Andretti
« Pour éviter les concours de circonstances, je crée des opportunités » – Bruce Lee

-Anecdotes et leçons de vie : ici, je note comment certaines règles de sagesse s’appliquent dans la vie réelle. Parfois ce sont des histoires lues dans des livres, ou bien des choses qui me sont arrivées ou qui sont arrivées à d’autres.

Ainsi récemment, je lisais un petit fascicule sur l’estime de soi qui citait le bowling comme évaluation grandeur nature du niveau d’estime de soi des enfants. Les plus confiants savaient prendre du recul sur un mauvais tir et savaient même en rire. Tandis que d’autres le prenaient tout de suite personnellement et déclinaient les parties suivantes, préférant être spectateurs.

Section 6 : Dreamstorming

J’ai créé cette section un peu comme un exercice de créativité. Il s’agit d’imaginer ce qu’il se passerait dans des situations extrêmes. Un peu comme un écrivain de fiction, j’y décris les conséquences bonnes ou mauvaises de cette nouvelle façon de voir le monde, et je regarde dans la société actuelle ce qui se rapproche le plus de cette situation. Ca me permet de mieux comprendre certaines questions éthiques actuelles.

J’y aborde par exemple le thème futuriste de la téléportation :

Imaginez qu’on puisse se rendre n’importe où quand on le veut, ce serait fantastique! On pourrait aller acheter les meilleurs produits là où ils se trouvent, se faire un week-end sur une île paradisiaque ou à Pampelune pour faire la fête. Mais en même temps, les guerres seraient aussi beaucoup plus dures à gérer… Quant au plus proche équivalent actuel : ça pourrait bien être les jets privés.

Section 7 : Idées de projets

Chacun de nous a de temps en temps un petit éclair de génie (ou crois en avoir un ) : des moments d’inspiration où on a l’impression d’avoir découvert quelquechose de nouveau, un nouveau produit, un nouveau business, etc. Il est important alors de bien s’en rappeler pour que ça ne reste pas qu’un coup de tête. Le projet ne sera sans doute pas mâture tout de suite et nécessitera de nombreux raffinement et de nombreuses recherches sur l’internet. Mais tant que l’euphorie de la découverte nous inspire, autant noter les idées qui nous passent par la tête!

Donc dans cette partie, je note précisément ce que serait ce projet, le contenu qui serait proposé, et le nom du site qui en découlerait. Parfois je regarde si le nom de domaine est disponible, quels mots clef s’y rapportent et s’il y a déjà des concurrents. J’en parle aussi un peu autours de moi. Mais pour être franc, il est rare que j’aille plus loin (étude du marché, création d’une maquette, etc), surtout faute de temps…

Section 8 : Collections

Je me sers de cette section pour regrouper des collections d’astuces autour d’un même thème, glanées au fur et à mesure de mes recherches sur l’internet, ou de mes expériences dans la vie réelle. C’est une façon d’alimenter ma créativité. Ensuite, lorsque je suis chez moi, je peux au choix structurer tout cela sous forme de cartes mentales (mind maps) ou garder la liste telle quelle.

Ce brainstorming me sert assez régulièrement pour l’écriture d’articles.

Section 9 : Mémorisation

Pour entraîner ma mémoire, je consigne ici des textes à apprendre par coeur. Ce peut être des chansons, des sketches, des histoires ou des affirmations motivantes. Ce sont souvent des textes courts en raison de la taille limitée des pages et pour ne pas trop surcharger l’organiseur.

Section 10 : Buts / Objectifs

Avoir toujours avec soi la liste des buts qu’on a dans la vie est une bonne manière de vérifier que chacune de nos activités est alignée avec nos priorités à long terme. Pour chacun des buts on pourra indiquer les divers moyens qui permettent de le réaliser : les activités à pratiquer et les connaissances à acquérir. Et en fonction du contexte où on vit, on pourra choisir tel ou tel moyen en fonction des ressources qu’on a à disposition. Parfois, certains buts resteront au point mort : par exemple si je veux devenir un champion de surf, pas facile de m’entraîner en habitant à Nice . Cette liste sera donc très pratique pour se remettre en question et décider éventuellement d’aller vivre ailleurs.

Section 11 : Carnet d’adresses

A la fin de l’organiseur se trouve un carnet d’adresses classique avec un index par ordre alphabétique. Je m’efforce de le synchroniser plus ou moins régulièrement avec mon téléphone pour ne pas être pris au dépourvu en cas de perte.

Conclusion

Voilà, vous savez tout à propos de mon organiseur. Finalement, comme vous pouvez le voir, il va bien au delà des classiques fonctions d’organisation qu’on peut trouver dans la méthode Getting Things Done, puisqu’il incorpore des fonctions de prise de note, d’introspection, d’entraînement à la créativité et à la mémorisation. Evidemment, cette structure qui fonctionne pour moi devra sans doute être adaptée en fonction de vos besoins.

A présent, vous pouvez partager vos réactions dans les commentaires, et je serais intéressé d’en savoir plus sur votre système d’organisation : Utilisez-vous un organiseur papier ou électronique? Quelle méthodologie suivez-vous? Comment se présentent vos sections?

Avec cette nouvelle année viennent de nouveaux rêves, de nouveaux objectifs, de nouveaux projets. C’est un bon moment pour prendre de nouvelles habitudes qui aideront à s’améliorer dans les grandes directions qu’on s’est fixées et à poursuivre les nobles résolutions solennellement énoncées lors du passage à l’an 2009.

Si vous avez un peu d’imagination, alors la tâche aura l’air énorme, presque impossible : il y a tant de travail à réaliser, par où commencer? Il nous faudra donc un plan, construire un agenda afin de découper tout ça en sections et en étapes surmontables. Et pour ça, notre meilleur ami est bien sûr l’organiseur!

Dans cet article, je vais donc vous parler de mon système d’organisation, qui a ses défauts et qualités, mais qui je l’espère, vous donnera des idées et aidera à faire avancer le schmilblick…

Il y a quelques mois donc, j’ai craqué pour un organiseur du commerce tout neuf (voir première photo de l’article). Je m’étais jusque là méfié de ce genre d’accessoires, qui nécessitent d’acheter sans cesse des recharges papier de la marque comme celles-ci :

(en général difficiles à trouver), qui ont des broches fragiles et qui sont aussi plus encombrants que les blocs notes de poche. Mais la modularité qu’offrent ces mini-classeurs est très appréciable : d’une part les intercalaires permettent de diviser le tout en plusieurs sections, et d’autre part, on peut facilement détacher les anciennes pages pour les archiver. En fait, l’avantage principal des organiseurs par rapport aux blocs notes est qu’ils sont eux-même… organisables!

De ce fait, mon organiseur est devenu mon principal allié pour mon efficacité quotidienne. Ce n’est pas mon seul moyen de prise de notes : lorsque j’ai beaucoup à écrire, je le complète par un carnet de poche et, si j’ai accès à un ordinateur, par le logiciel Essential PIM, où je tiens mon journal personnel. Mais j’utilise de préférence l’organiseur lorsqu’il s’agit de gérer les tâches, les contacts, et capturer des idées à la volée.

A la base, cet organiseur était divisé en 5 sections : Agenda, Communication/Réunions, Projets, Dépenses et Buts. Mais comme vous le voyez sur la photo précédente, les recharges incluent des intercalaires. J’en ai donc profité pour créer de nouvelles sections, et j’ai détourné quelque peu l’utilisation qui était prévue pour les sections d’origine.

Je vous propose maintenant de détailler l’utilisation que je fais de chacune des sections :

1re section : les listes de choses à faire et l’agenda

C’est la partie où sont consignées toutes mes tâches. A la base, les pages de cette section se présentent de 3 manières différentes : vue journalière, vue hebdomadaire, ou vue mensuelle :

Mais dans la pratique, j’utilise principalement la vue hebdomadaire pour mes tâches datées, tandis que la vue journalière me sert de conteneur pour noter pêle-mêle des listes de tâches non datées.

Cette section est cruciale et doit être consultée régulièrement tout au long de la journée pour être efficace. J’ouvre donc par défaut mon organiseur à la semaine du jour dès que je m’assoie pour travailler, que je me couche le soir ou que je me lève le matin.

2e section : les wishlists

Cette section est réservée à des listes de choses. D’abord, on y trouve la liste des courses et des choses que j’aimerais acheter un jour mais qui ne sont pas urgentes. Je l’ouvre en général lorsque je me trouve dans les boutiques ou au supermarché. En général, ce ne sont pas des listes de fournitures quotidiennes, car j’ai encore assez de mémoire pour m’en rappeler par moi-même, et ce serait trop fastidieux de créer une liste chaque jour. Mais ce sont plutôt des choses à acheter ponctuellement. Par exemple en ce moment, je sais qu’il faut que je m’achète un duplicateur de ports USB/un masque et un tuba/une centrifugeuse/etc.

Ensuite, j’ai noté des wishlist catégorisées : les films à voir, les albums à écouter, livres à lire… etc. Je remplie ces listes à chaque fois qu’on me conseille quelquechose. Ou alors lorsque j’entends une chanson que j’aime, je note les paroles, et je m’en vais chercher l’artiste et le titre plus tard lorsque j’ai accès à l’internet.

Enfin, j’ai créé une liste des choses prêtées/empruntées. Pour chaque chose, je sais ainsi exactement depuis quand et à qui je l’ai prêtée ou empruntée.

3e section : les habitudes et routines

Comme vous le savez peut-être, j’ai récemment déménagé à l’île Maurice. Or un déménagement amène toujours un grand bouleversement au niveau de notre mode de vie. Il faut trouver ses repères dans son nouveau logis, dans son nouveau boulot, au niveau des modes de transport, des activités annexes, etc.

D’autre part, comme je vis encore seul, je ne peux compter que sur moi pour les tâches ménagères, et il faut donc que je sois un minimum efficace pour que le chaos ne s’invite pas dans mon logis. D’où l’établissement de nouvelles habitudes et nouvelles routines pour se discipliner un peu. En garder une trace écrite m’a beaucoup aidé dans cette entreprise.

Dans cette section, je note donc principalement des routines. Ce sont des tâches à exécuter de préférence toujours dans la même séquence, à un moment donné. Par exemple je vous ai récemment parlé de ma routine matinale, mais j’ai créé aussi une routine du soir, une routine des premières tâches que je fais quand j’arrive au boulot, etc. Ce sont des choses très simples, mais qui m’aident à agir vite et bien.

Par exemple pour la routine d’arrivée au boulot, ça donne ce genre de chose :
-ouvrir l’organiseur à la page du jour sur le bureau => ça me rappelle qu’il faut que je lise mes tâches du jour
-brancher ma clé USB => car ma clé USB contient toute mes notes saisies avec le logiciel EssentialPIM
-brancher mon téléphone => pour ne pas être en panne de batterie
-fermer mes applications => car chaque soir, j’éteins mon ordinateur en mode hibernation, ce qui conserve mes applications ouvertes
-redémarrer l’ordinateur => il est important de redémarrer un ordinateur chaque jour pour la rapididé d’exécution
-remplir ma bouteille à la fontaine d’eau => évite les va-et-viens à la machine à café et me permet de faire quelque chose d’utile pendant que ma machine redémarre

Par ailleurs, j’ai ajouté aussi une liste d’habitudes qui ne dépendent pas d’un moment de la journée, par exemple : « se tenir droit« .

Voilà, comme l’article commence à être long, je vous propose de découvrir la suite dans le prochain opus.

(voir aussi cette vidéo : Eric Brenn, Plate Spinning Wizard pour observer un jongleur en action)

Ceci rejoint en partie ce que pratique Sébastien Night dans son entreprise et dont nous avons parlé dans l’article précédent, le moment est donc bien choisi pour développer le sujet.

L’idée derrière la métaphore des assiettes tournantes est de maintenir un maximum de projets en rotation dans l’air, avec le moins d’effort possible. Le plus pénible étant de réaliser l’élan initial qui va donner sa stabilité à chaque projet pour qu’il continue à tourner tout seul sans vaciller et tomber par terre. MindTweaks s’en est inspiré pour bâtir une sorte de pseudo-méthode, ou plutôt un certain état d’esprit qui remet au goût du jour le concept du multitâche…

Le multitâche, c’est mal

On lis souvent dans les méthodes de productivité qu’il faut éviter le multitâche comme la peste. Certaines études confirment d’ailleurs que faire plusieurs choses en même temps nous rends moins efficace. Il a même été démontré que le cerveau n’est pas équipé pour se concentrer sur plus d’une tâche à la fois, et que dans le cas où celui-ci est forcé au multitâche, une sorte de goulot d’étranglement nerveux se produit qui fait que les choses sont traitées plus lentement.

Sauf que dans le cas des assiettes tournantes, le jongleur ne va réaliser que du pseudo-multitâche. Car il va s’occuper de chaque assiette qui commence à vaciller l’une après l’autre, de manière séquentielle et non parallèle, tandis que les projets eux continueront à tourner de manière parallèle. La stabilité du système entier sera maintenue avec un minimum d’effort puisqu’on va simplement raviver la rotation des projets vacillants. Et il y aura du temps libre à chaque fois que toutes les assiettes ont suffisamment d’élan, bien qu’une vision périphérique soit nécessaire pour surveiller de temps en temps l’état de rotation des assiettes.

Qui a besoin de la méthode des assiettes tournantes?

Cette méthode est particulièrement indiquée pour les esprits créatifs qui préfèrent travailler dans l’inspiration du moment plutôt que selon un planning précis. Le genre de personne qui fourni le meilleur travail lorsqu’il s’immerge dans le processus de création, et qui a besoin de temps libre informel pour ruminer, réfléchir, expérimenter et prendre du recul face à ses obsessions.

L’approche des assiettes tournantes se distingue des méthodes traditionnelles, où l’on finit toujours par se concentrer sur la méthode elle-même, au lieu des projets qu’on était supposé organiser. D’ailleurs même si on échappe à ce piège, on finit généralement immergé dans un projet obsédant qui nous fait oublier tout de la méthode qu’on était supposé utiliser.

Avec les assiettes tournantes, le but n’est pas de faire les choses, de les organiser et de les planifier. Il est plus simple : appliquer un élan suffisant derrière chaque projet pour qu’il continue à tourner tout seul.

L’idée est de minimiser le temps de maintenance des projets pour libérer le temps, l’énergie et la concentration pour s’immerger dans l’action du moment, passer du temps avec les autres, ou tout simplement contempler son plafond.

Les assiettes tournantes ne remplaceront pas votre liste de choses à faire. Vous n’aurez pas besoin de refondre votre système de productivité ni d’acheter des fournitures. C’est une sorte de plugin qui s’ajoute au système que vous affectionnez.

La méthode des assiettes tournantes

Voici un extrait de la méthode telle qu’elle est décrite sur le blog MindTweaks :

1/ Pour commencer

-1ère étape : Définir vos assiettes tournantes

Listez sept de vos projets ou catégories de tâches. Ce seront vos « assiettes » à faire tourner. Ne détaillez pas trop votre liste, et n’essayez pas de la prioriser.

Si vous en avez beaucoup plus que sept, regroupez-en certaines en catégories.

-2e étape : Notez celles qui semblent *fragiles*

Les assiettes fragiles sont celles qui se casseraient si elles cessaient de tourner et perdaient votre attention. Ce sont toutes les tâches qui requièrent une attention constante (par exemple : nourir le bébé). Typiquement, tout ce qui a une date limite, ou qui aurait un coût financier / émotionnel important si on l’ignore.

-3e étape : Marquez les assiettes selon leur statut de rotation

Le statut de rotation est l’équivalent du statut du projet. Ne passez pas trop de temps à décider quel est le statut de chaque projet. Répondez simplement de manière intuitive aux questions suivantes :

• Est-ce qu’il est actif, qu’il progresse, que vous l’avez à l’esprit? Est-ce que vous le sentez bien? Si oui, vous pouvez le marquer comme projet en Rotation

• Est-ce que la tâche a été reléguée au fond de votre boîte de réception, où elle menace de s’écraser et de s’arrêter sous le poids des autres tâches auquelles vous avez été occupé récemment? Si oui, vous pouvez marquer le projet comme Vacillant

• Est-ce que le projet s’est complètement arrêté, a perdu tout élan, et a basculé hors de votre conscience, de telle façon que si vous y pensez (si vous y pensez), c’est avec un sentiment de regret? Si oui, marquez-le en tant que projet Ecrasé

• Est-ce que certaines de ces tâches ne tournent pas encore mais sont à un stade de planification/recherche de ressources? Marquez ce type de tâche en tant que tâche Prep

2/ En pratique

Il est temps de faire tourner vos assiettes/projets. Le truc est de prioriser, non pas par ordre d’importance, mais de façon à garder suffisamment de rotation sur chaque projet pour qu’il ne s’écrase pas, même ceux où vous n’êtes pas concentré en ce moment. Maintenir ou corriger la rotation d’un projet prends moins d’effort/de temps comparé au fait de créer l’élan initial.

Voici donc quelles sont les priorités à appliquer :

-Priorité 1 : S’occuper des projets vacillant

Vous ne devez pas passer trop de temps ou d’effort ici. Vous appliquerez juste assez de « rotation » pour raviver le projet, pour vous le remettre en tête et vous assurer que votre inconscient y travaille aussi. Ceci peut prendre juste cinq minutes mais ne devrait pas prendre plus de 2 heures (notez aussi qu’un projet *fragile* peut aussi interrompre un projet vacillant).

-Priorité 2 : S’occuper des projets *fragile*

Même s’ils ne vacillent pas encore, les projets *fragile* ont besoin d’un peu plus de rotation et d’attention que les autres, afin qu’ils restent dans la zone de sûreté. Vous ne pouvez pas vous permettre de les voir s’écraser. Concernant le temps qu’on doit y passer, ça va dépendre du type de tâche donnée.

Clairement, les assiettes vacillantes/fragiles sont les plus importantes. Ne laissez pas une assiette *fragile* vaciller. Si vous vous rendez compte que vous avez tendance à faire ça, alors mettez les projets *fragile* en top priorité.

-Priorité 3 : Tout le reste, pour remplir les intervalles de temps

Si vous avez regardé la video, vous noterez que Mr Brenn a beaucoup de temps libre entre les moments où il applique une rotation à ses assiettes. Il a le temps de préparer et de réaliser des tours, et aussi de préparer et de donner l’élan initial à de nouvelles assiettes sur les bâtonnets, et sur la table. On voit bien que s’il n’avait pas eu l’intention de réaliser de nouveaux tours, il aurait pu se vautrer dans un fauteuil, lire le journal et méditer sur l’état du monde, avant de se lever et de faire tourner à nouveau les assiettes.

Ceci constitue donc des intervalles de temps libre, de la place pour respirer et décider sur quoi on va travailler. Vous pouvez ainsi vous consacrer à n’importe quel projet qui vous inspire, ou qui vous obsède. Vous avez le temps de redémarrer des projets qui se sont « écrasés », préparer de futurs projets, ou bien vous relaxer ou ruminer.

Si vous voulez vous plonger dans un projet prenant, vous pourrez préalablement donner aux autres assiettes un élan supplémentaire pour être sûr qu’elles gardent leur élan. Et tandis que les assiettes tournent vous aurez le temps nécessaire pour choisir vos projets préférés et vous amuser.

3/ La revue continue de l’avancement des projets (votre vision périphérique)

C’est sans doute la partie la plus épineuse des assiettes tournantes : apprendre à garder dans votre « vision périphérique » les assiettes et leur statut. Cette partie est si délicate qu’elle n’a pas encore été décrite sur l’article de MindTWEAKS. On y suggère juste que la capacité à surveiller le statut des assiettes tournantes s’acquiert naturellement, sans effort conscient ni anxiété.

4/ La revue formelle (sur papier ou ordinateur)

Périodiquement, vous vous assierez pour réaliser la revue formelle du statut des assiettes en revenant à l’étape n°1. Vous enlèverez les projets terminés et ceux qui ne sont plus à l’ordre du jour, ajouterez de nouveaux projets, et noterez les assiettes vacillantes et *fragiles*.

Si des projets se sont écrasés, vous examinerez pourquoi ils se sont écrasés : Aviez-vous trop d’assiettes à la fois? Vous êtes-vous rendu compte lorsqu’elles étaient vacillantes? Y’a-t-il eu une force extérieure qui a causé le crash?

Le moment et la fréquence où vous réalisez cette revue dépends de la durée des tâches programmées, de la proximité de leur date d’échéance et aussi de la manière dont vous vous immergez dans vos projets. Vous pourriez les revoir chaque jour, ou tous les deux jour. A long terme, une revue hebdomadaire serait certainement une bonne pratique. On peut aussi faire une revue lorsque quelquechose a brisé le rythme de travail, et que la rotation est compromise -typiquement après 2 ou 3 jours sur un projet intense. Avec un peu de pratique, vous trouverez votre propre rythme.

Conclusion

Il y a beaucoup de chances que cette méthode vous semble triviale et que vous l’appliquiez déjà d’une certaine façon. En tout cas c’est mon sentiment. Cependant il faut lui reconnaître certains avantages par rapport aux méthodes traditionnelles :

-La métaphore : la métaphore avec les assiettes tournantes permet de fixer les idées et de s’approprier plus facilement les concepts décrits.

-La simplicité : comparé à une méthode comme Getting Things Done, il semble beaucoup plus simple de la mettre en oeuvre puisque les projets/tâches sont limitées à sept. Il est donc aussi plus facile de la maintenir.

-L’accent est porté sur l’action : là où des méthodes comme GTD préconisent de détailler au maximum les tâches, favorisant du coup le recours trop courant aux listes de choses à faire, la méthode des assiettes tournantes conseille plutôt de s’immerger complètement sur le projet en cours. Il y a ainsi moins de risque qu’on joue avec ses outils d’organisation au lieu de travailler.

Je rajouterai que cette manière de pensée n’est pas sans me rappeler la gestion des tâches récurrentes dans Sciral Consistancy. Peut-être y aurait-il moyen de formaliser le tout dans un logiciel similaire?