Maîtrisez vos dépenses de temps avec le budget temps

Par | 15 février 2010

Maîtrisez vos dépenses de temps avec le budget temps On dit souvent que le temps c’est de l’argent. Mais en vérité le temps est bien plus précieux que l’argent puisqu’il n’est pas renouvelable. On ne rattrape jamais le temps. Chaque minute passée s’envole à jamais et se décompte du reste de notre vie. Nous avons donc intérêt à en faire l’usage le plus efficace qui soit par rapport à nos priorités dans la vie si nous voulons réaliser de grandes choses.

Lorsque nous achetons une voiture, une télévision, des chaussures, nous avons tous à peu près à l’esprit la valeur de ce que nous allons dépenser. Arrivés au magasin, nous n’allons pas acheter si le prix semble disproportionné à la valeur qu’a l’objet à nos yeux. De plus si le prix est trop bas, on sait que ce sera probablement une arnaque. Nous savons donc estimer à l’avance quel sera notre budget financier.

Comparons maintenant cela à la manière dont nous dépensons le temps. Vous arrive-t-il parfois de passer des heures à nettoyer et à ranger votre bureau pour qu’il soit le plus net possible? Vous arrive-t-il de vous laisser happer par une émission de télé alors que vous êtes sensé commencer un travail important? Ces deux gaspillages du temps s’appellent dans l’ordre perfectionnisme et procrastination.  Ils sont comparables aux achats compulsifs : dans le feu de l’action nous perdons de vue l’essentiel au profit de dépenses insignifiantes mais plus attrayantes.

Comme avec le budget financier, le budget temps peut améliorer de façon significative notre façon de dépenser le temps pour mieux réaliser nos objectifs. Nous allons voir dans cet article comment faire…


Les dangers de la priorisation à court terme

Nous sommes désormais en février, l’euphorie du nouvel an et des bonnes résolutions qui vont avec est terminée. Alors maintenant il est temps de faire un point et de poser la question qui tue : où en êtes-vous quant à vos bonnes résolutions?

Je pense que la réponse la plus courante sera : “je n’ai pas le temps de m’en occuper”, ou “ça sera pour plus tard” en citant moult imprévus. Si vous êtes chevronné, je ne doute pas que vous ayez travaillé d’arrache pied sur ces nobles causes pendant la première et la seconde semaine de janvier. Mais il est probable que vous les ayez perdues de vue à plus ou moins brève échéance, n’ayant pas priorisé ces activités sur le long terme.

Tout cela vient comme d’habitude de notre nature réactive. On passe d’une activité à l’autre selon l’instinct du moment. On fonctionne en mode crise : notre temps sert à avancer sur la partie de notre vie qui mérite le plus d’attention jusqu’à ce qu’une autre partie de notre vie crie famine et s’impose à nous. On oublie alors la première partie jusqu’à ce qu’elle se manifeste à nouveau, si elle se manifeste un jour! Difficile de maintenir un cap dans ces conditions…

Le budget temps

Une des meilleures solutions pour faire fructifier nos investissements de temps à long terme est alors de créer un budget temps.

Le principe est simple : il s’agit d’allouer à l’avance une certaine quantité de temps pour chaque domaine ou projet de notre vie : famille, sport, socialisation, lecture, hobbies, etc. Nous définissons donc quelle est la quantité idéale de temps que nous devrions dépenser pour chaque activité ou domaine et nous nous efforçons de nous y tenir.

Grâce à ce budget, on sera en mesure de connaître à tout moment ce que nous sommes sensés faire pour avancer dans nos objectifs à long terme. Ce sera comme un guide qui nous aidera à prendre la bonne décision lorsque nous serons tentés de diverger sur des tâches peu constructives.

En mesurant notre consommation de temps, nous pourrons également apprendre à mieux nous connaître : découvrir par exemple pourquoi certaines activités pourtant importantes à nos yeux n’avancent pas. Nous apprendront à peser le pour et le contre lorsqu’il s’agit de s’engager sur un nouveau projet, qui, forcément, retirera du temps dans un autre domaine de notre vie. Et on peut espérer ainsi réduire le nombre de projets inachevés et l’énergie gaspillée que ça engendre.

Création du budget temps

1. Identification des activités à inclure dans le budget

Durant cette première étape, nous allons récapituler les activités ou domaines d’activité que nous désirons planifier. Ici nous pouvons être soit spécifique, soit rester dans un domaine de plus haut niveau.

Par exemple, pour moi, j’ai identifié ces quelques activités : sport, lecture, socialisation, piano, réunions Toastmasters, rédaction d’articles pour C’éclair!, administration de mes sites, films.

Remarquez ici que je n’ai pas inclus mon activité professionnelle. Mon budget ne concernera donc que mon temps libre.

2. Evaluation du poids de chaque activité

Afin que le système soit simple à implémenter, il est conseillé de choisir une unité de temps suffisamment granuleuse. Cependant l’unité doit aussi être précise pour donner des résultats pertinents. Pour moi, j’arrondi habituellement à l’heure mais la précision peut aller jusqu’à la demi-heure.

Ensuite, il va falloir décompter le nombre d’heures disponibles. Pour cela, il faut que vous décidiez de la part planifiable de votre vie, sachant que le reste vous permettra de souffler et de consacrer du temps à des choses improvisées. Il semble que planifier 50% soit en général un bon point de départ.

Pour ma part, je travaille 8h pendant la semaine plus 1h de pause, plus 1h de marge pour les transports. Et j’évalue mon sommeil à 8h par jour. Ca nous donne 24h-10h-8h=6 heures libres restantes. Je sais donc que j’ai 50% x 6 = 3h planifiables pendant mes jours de travail. Pendant le week-end, j’évalue à 7h30 de temps libre par jour. Et nous obtenons donc un total de 3×5 + 7.5×2 = 30h disponibles par semaine.

Le total est ensuite réparti selon les activités. Au début, ça ne sera pas forcément évident de déterminer le temps exact que nécessite chaque activité. Mais au fur et à mesure, on peut affiner pour obtenir un budget réaliste.

3. Action et mesure du temps passé sur chaque activité

Maintenant que nous avons notre budget temps, nous devons nous assurer qu’il est bien respecté. Pour cela, nous allons devoir chronométrer le temps que nous prends chaque tâche. Mais rassurez-vous, il n’est pas nécessaire d’être ultra précis. Pour ma part, j’utilise une pendule murale qui me permet de savoir à peu près le nombre d’heures que je passe sur chaque tâche.

Cette mesure du temps est une des meilleures façons de se motiver puisqu’elle nous permet de prendre conscience que le temps passe et qu’on a intérêt à avancer si on veut respecter notre budget, et donc nos objectifs. C’est un bon remède contre la procrastination et le perfectionnisme.

Bien entendu, on ne va pas forcément tout chronométrer. Par exemple, on ne voudra pas se mettre trop de pression lorsqu’il s’agit de réaliser un travail créatif puisque ça risquerait de nous bloquer. Mais instinctivement on aura toujours grosso modo une petite idée de ce que nous avons dépensé par rapport aux heures prévues sur notre budget.

4. Revue périodique

La revue périodique est l’étape cruciale dans la gestion du budget temps. Elle va permettre d’une part d’ajuster notre manière de dépenser notre temps, et d’autre part d’ajuster le budget lui-même afin qu’il reflète les priorités du moment.

L’exercice consistera donc à additionner les heures notées chaque soir dans le système de prise de notes – pour ma part, je note ça sur mon organiseur papier – et à comparer cela au budget prévu.

A partir de là, on pourra localiser les points à améliorer : Quels sont les domaines où l’on passe trop de temps par rapport à la valeur que ça nous apporte? Quels sont les domaines que l’on a négligé? Est-ce que la part planifiée dans le budget corresponds réellement aux heures planifiables? Est-ce que ces activités nous offrent une vie équilibrée? etc.

Conclusion

Comme on l’a vu, le budget temps nous pousse à formaliser à haut niveau l’investissement en temps que nous sommes prêts à dépenser dans chaque facette de notre vie. On évite ainsi de se disperser sans cesse sur des projets secondaires guidés par des sauts d’enthousiasme intermittants afin de se concentrer sur les plus grosses briques de notre vie.

C’est également un outil personnalisable à souhait puisque chacun peut estimer la part de vie dédiée à l’imprévu par rapport à celle dédiée à des actions planifiées sur une logique à long terme. Cela évite de se sentir étouffé par trop de rigueur.

Pour avoir adopté récemment ce système, je peux vous dire qu’on apprends beaucoup quant à l’utilisation réelle que nous avons de notre temps. Et cela aide à mieux équilibrer le temps que nous dépensons. Je vous recommande donc chaudement cette petite méthode!

Qu’en pensez-vous? Utilisez-vous une autre méthode pour contrôler le temps que vous dépensez? Je serais heureux d’en parler avec vous dans les commentaires…

13 commentaires sur l'article “Maîtrisez vos dépenses de temps avec le budget temps

  1. Julien

    Ca me paraît être une très bonne idée. Cela étant, je proposerais une légère modification. En effet, si j’effectue également ce même calcul, voila ce que ça donne: 8h30 de travail, 1h de pause, 3h de « voyage » entre mon domicile et mon travail (aller-retour), 6 heures de sommeil. J’arrive donc à 5.5 heures de disponible, auxquelles il faudrait encore soustraire les heures passées à ranger,nettoyer,faire la cuisine, etc. Ce qui ne fait plus beaucoup au final!
    Je proposerais donc de considérer les heures de transport entre le domicile et le lieu de travail comme des heures à disposition, au cours desquelles on peut lire ou rédiger un article de blog par exemple!
    Il est vrai que tous n’ont pas la chance d’avoir un trajet « uniforme » (je ne change de moyen de transport qu’une seule fois) et en transport public, mais je pense que c’est une possibilité à envisager pour la création d’un budget temps.

  2. André

    Encore faut il y adhérer. Cela veut dire en être convaincu, et là c’est autre chose.
    Je connais quelques personnes qui ont adoptés ce principe depuis longtemps (Le temps c’est de l’argent).
    Mais pour en faire quoi au bout ? Un compte bien rempli, voyagé, acheté ? Si vous me dites que tout est valable, alors pourquoi le monde part en c…. ?
    Personnellement, je laisse venir les choses à moi, c’est à dire j’entreprends des choses, mais en passant de l’un à l’autre dés que j’en ai envie, et surtout je ne gène pas pour ne rien faire, et c’est à ces moments là que j’ai évolué.
    Je propose donc que toute personne à le droit de ne rien faire, et de réfléchir d’où elle vient, où elle en est, et surtout, ou elle veut aller, et là, ne rien faire sert à quelque chose.
    André

  3. Alexandre

    @Julien : En effet, les heures de transport sont des heures que tu peux utiliser pour écrire tes articles. Pour ma part, j’inclue dans les 1h de marge le temps que je met pour me préparer à aller au boulot, plus les une demi-heure de trajet quotidien aller-retour, que j’effectue en voiture (donc ce ne sont pas des heures où je peux rédiger un article, comme toi).

    @André : tout dépends de tes activités bien sûr. C’est certain que si tu veux passer toute ta vie à méditer, tu n’auras peut-être pas besoin d’un budget temps. Mais même dans ce cas, ne préfèrerais-tu pas avoir une vie équilibrée avec du sport et du temps pour ta famille? C’est à ça que sert le budget temps : à ne pas passer ton temps dans une unique direction mais à équilibrer tes activités.
    Cette méditation dont tu parles peut aussi parfaitement passer dans les heures informelles. Tu planifieras simplement un pourcentage moins important de ta vie.
    Si tu inclue tes heures de médition dans le budget, tu peux prévoir par exemple 20min de méditation chaque jour, ce qui est un bon début d’après Matthieu Ricard.
    La chose la plus importante à comprendre je crois, c’est que cet outil ne doit pas être vu comme une forme rigide d’emploi du temps, où à chaque minute tu ne peux pas faire ce que tu veux mais ce que tu dois faire. C’est juste un guide indicatif qui t’aide à avancer dans ce qui compte vraiment dans ta vie. Tu peux parfaitement te dire un jour : aujourd’hui je vais improviser entièrement ma journée. Moi parfois il m’arrive aussi de ne rien faire après une journée stressante au boulot, ou de carrément dormir toute la soirée! :)

  4. agathe

    Bonsoir,

    Et bien moi aussi, je compte mes heures et je fais des budgets « temps » depuis mon bac, c’est à dire depuis plus de 25 ans. Il faut dire que j’ai du mener de front études/travail/maternité. Tout est rentré, en 24h! Mais il a fallu tirer sur la corde. Maintenant que mes études sont terminées et que mes enfants ont grandi, j’ai conservé mes budgets temps en les allouant à d’autres occupations plus ludiques. Par contre, je souhaite ne plus avoir de contraintes horaires. Alors une fois décomptées les heures de travail et de transport ( ce dernier budget temps, je l’agrémente aussi de musique et lecures), mon téléphone est programmé sur un air que j’aime et qui me signale que mon temps m’appartient. A partir de ce moment, je suis libre: c’est un peu comme la cloche qui sonne la fin des cours… Alors, je pioche au hasard, dans une enveloppe, une fiche bristol parmi une dizaine d’autres. Sur chaque fiche, j’ai décrit les activités plaisantes que je souhaite entreprendre, mes loisirs. Cela va de « téléphoner à une amie » à  » faire un resto » en passant par « prendre un bain » « surfer »  » poursuivre tel projet d’écriture », « m’adonner à ma passion ». Ainsi, pas de contrainte. Si je n’ai pas envie de piocher, je ne pioche pas et profite de ce que ma famille m’offre. Si j’ai une envie précise, je fonce sans passer par la pioche.Et si je souhaite l’effet de surprise, je pioche!
    C’est assez amusant et lorsque j’arrive à piocher 2 ou 3 fois par semaine, j’ai un moral d’acier.
    Le bristol pioché est de suite mélangé aux autres. Ainsi, je peux tomber deux fois de suite sur la même activité. Voilà un système qui m’évite la routine et me convient bien.
    Ce soir, j’avais pioché « surfer ». Ce qui explique ma présence sur ce blog.
    Bonne gestion temps à tous et profitez bien.

    Agathe

  5. Damien

    Bonjour,

    J’affectionne tout particulièrement ce blog.

    De plus cet article correspond à ma problématique du moment.Et peut-être que quelqu’un pourra me répondre.

    Je recherche un logiciel qui me permet d’automatiser la planification annuelle de mon activité quotidienne en allouant des ressources et des contraintes d’avancement différentes pour chaque projet ?

    Par exemple, je travaille 1400h/an

    Projet 1 : 20 % de mon temps de travail annuel soit 280h
    Projet 2 : 50 %
    Projet 3 : 30%

    Tout en appliquant des contraintes

    Projet 1 (280h/an)
    P.1.1 Janvier à février 30% soit 84h
    P.1.2 Mars à juin 60% soit 168h
    P.1.3 Jun à décembre 10% soit 28h

    Projet 2(700h)
    P.2.1 janvier à septembre 10% soit 70h
    P.2.2 septembre à décembre 90% soit 630H

    Etc…..

    J’aimerai que le programme me calcul le temps de travail a passé par projet, voire me propose un calendrier hebdomadaire et me propose de régler les éventuels conflits de charge.

    Janvier : projet 1 50% du temps de travail mensuel
    projet 2 10%
    projet 3 40%

    J’espère avoir été clair. Merci pour vos réponses.

  6. Alexandre Auteur de l'article

    Merci pour vos commentaires très constructifs, j’apprécie beaucoup!

    @Agathe : ton expérience sur le long terme est très inspirante. J’aime bien l’idée des petites fiches pour se faire plaisir. Mine de rien, c’est vrai que dans le feu de l’action on ne pense pas forcément à ce qui nous fait le plus plaisir quand on a du temps à dépenser de façon ludique! Saisir les 24h de ta journée, ça a dû être assez pénible quand même. Ou alors tu faisais ça à la louche?
    Est-ce qu’on peut savoir quel outil tu utilisais pour saisir les tâches? Est-ce que tu les notais dans ton agenda?

    @Damien : justement je suis en train de voir plusieurs solutions là. Voici les trois qui me plaisent le plus pour le moment :
    toggl : c’est un tracker en ligne. Ils proposent aussi une petite application pour te chronométrer offline si tu en as besoin, c gratuit pour les options basiques puis payant pour les options avancées, ils ont même une petite application pour iphone!
    TimePanic : voici la version portable d’un logiciel qui me paraît tout à fait pertinent, c’est une version d’évaluation 30 jours
    klok : une petite application assez simple d’utilisation qui propose de voir ta semaine de façon visuelle par projet, et c gratuit pour la version de base, mais l’application n’est pas portable apparemment

  7. agathe

    Bonsoir,

    Non, il n’a pas été difficile de saisir les 24h de la journée.En décomptant les heures de boulot , de transport et de sommeil, l’hygiène personnelle et l’entretien de son home sweet home, les repas familiaux et les devoirs, au final, il ne reste plus tant de temps à répartir! Une heure ou deux par jour de 21h à 23h et encore. Puis, c’est comme tous les budgets, c’est l’analyse des besoins qui est la plus longue, il faut un temps d’observation assez long,plus de deux mois, pour ne pas oublier de prendre en compte des impondérables comme la voiture à emmener au garage. Alors avant de se lancer, il faut noter au jour le jour ce qu’on a fait et en combien de temps. Pas question d’oublier une activité sous peine de se retrouver au bout d’une mois à passer une demie journée à repasser le tas de vêtements oublié car non pris en compte..Passée cette phase d’observation, vient le moment des budgets et de leur agencement dans le temps.
    A l’époque où j’ai dû composer les budgets temps très serrés, j’avais un simple agenda, une page par semaine et ….un compte minutes! Je traçais des traits comme sur un emploi du temps d’écolière sauf que mes plages horaires s’étalaient jusqu’à 22 ou 23h. Chaque activité avait sa couleur. Lorsque je démarrais une activité, je lançais le compte minutes: pas très agréable mais efficace. Stressant certes, mais je préférais être stressée par moi même et voir ce stress déboucher sur un diplôme que de faire plus relax et d’échouer sans débouchés. Chaque semaine, je traçais les traits de la semaine suivante ce qui me permettait de faire le point: juste quelques traits à tracer , une quinzaiine de minutes: c’était le bilan. Maintenant, seul fonctionne mon téléphone portable avec son alarme qui signale le début de MON temps. Si je constate que mes projets personnels n’avancent pas parce que je laisse mon temps s’envoler, je me dis que je devais en avoir besoin puis je ressors mon agenda-semainier-papier. ALors, je recommence mes traits. Je n’ai pas envie d’informatiser. Cela m’empêcherait d’avoir à préparer ma semaine suivante. Et préparer, c’est aussi reporter, ré-ajuster,anticiper pour au final, mieux m’investir dans la semaine à venir. Le compte minute est simplement remplacé par l’alarme de mon téléphone que je programme sur une musique que j’aime.
    Je vous souhaite un bon week end et retourne piocher dans ma boite une nouvelle fiche..
    Bon temps!

  8. Strat

    Article vraiment très intéressant, pour moi qui essaie d’optimiser mon temps disponible afin de passer des certifications, développement personnel, musique, etc

    Par contre le problème est toujours le même, je m’évade très facilement, au boulot comme à la maison, du coup j’ai du mal à tenir le temps que je veux, ou alors je le trouve trop long, il me manque , et peut être serait-ce un futur article ici même, ce qu’on appelle motivation et discipline.

    Revenons au sujet du topic, pour ceux qui sont devant un bureau je pense qu’on peut aussi se donner un peu de temps pour des recherches ou planning à créer. Ce n’est certes pas très productif pour votre employeur mais plus pour vour !

  9. Alexandre Auteur de l'article

    @Agathe : je vois, tu as réellement du mérite pour réussir à t’imposer une telle discipline. Et ça a dû avoir un grand impact sur ta force de travail. Je n’ai pas ton expérience mais je vais voir ce que ça donne sur le long terme et je vous ferai un petit bilan!

    @Strat : ah oui c’est pas toujours facile de rester concentré sur une tâche. Mais je pense que si tu penses vraiment à ce que cette tâche va t’apporter de bon dans ta vie, ou alors aux désagréments que tu auras si tu ne la réalise pas, tu auras une motivation supplémentaire.
    Une bonne solution aussi(je le répète) est de se donner une limite de temps bien précise, ou alors de s’engager sur une tâche auprès de quelqu’un, qui nous mettra la pression.

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  12. Mestizaje

    Bonjour Alexandre,
    Article très intéressant que j’ai découvert par le biais de ton récap « un an après ».
    Je ne suis pas très douée pour gérer un budget financier mais je trouve l’idée de tenir un budget temps excellente. A défaut d’être THE solution à la procrastination, cela permet au moins de prendre conscience du temps que l’on a et que l’on gaspille parfois bêtement et éventuellement de le rebasculer sur une activité qui nous importe plus.
    Bref, pour 2011, je vais essayer de mettre un tel système en place en m’inspirant de l’exemple d’Agathe : tenir sur 25 ans, waw! (et le coup des petites fiches est une très bonne idée également)

  13. Isabelle

    Très bonne idéee Alexandre de faire un récap de l’année dernière, on profite un peu plus de tous tes articles.
    Mon blog n’a pas encore un an (loin s’en faut 4,5 mois :) ) mais si il se maintient, j’aurais bien envie de t’imiter :) (avec ta permission :) )
    Cet article sur la gestion du temps est intéressant et aussi très « occidental » dans sa vision du temps il y a des cultures ou « l’efficacité » ou le fait de ne pas perdre une minute pour l’optimiser est moins prégnante, ou carrément très différente.
    N’oublions pas peut-être d’être ouvert à l’inattendu : un ami nous appelle pour aller l’aider, nou croisons dans la rue une personne qui a besoin que l’on prenne du temps avec elle…. etc
    le temps cela peut-être la gratuité aussi de la « non-plannification » qui nous ouvre aux autres sinon on est rivé sur son planning, le nez sur son portable, son agenda electronique, ses fiches …:) ses sonneries :) :)
    Alors cool …. et si les peuples premiers avaient quelque chose à nous dire aussi sur la gestion du temps ? :)
    j’aime bien apporter un angle différent mais cela ne veut pas dire que je ne crois pas aussi aux vertus de la plannification dans la vie quotidienne :)

    à bientôt

    isabelle

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