7 astuces pour désencombrer vos données numériques

Par | 29 décembre 2011

Désencombrer vos données numériques

Ca fait déjà depuis une dizaine d’années que je trimballe mes données numériques personnelles d’un ordinateur à l’autre. Parfois je suis courageux, et je fais le tri. D’autres fois je me contente de tout copier sur le prochain ordinateur ou disque amovible.

Je me retrouve donc avec des fichiers qui n’ont plus aucune utilité, mais que je garde "au cas où". Parfois même je ne sais plus du tout dans quel contexte je les ai sauvegardés, alors je n’ose pas les supprimer.

Pour employer une métaphore que Joanne utilise dans son nouveau guide numérique 36 Astuces pour désencombrer, mon disque ressemble à un site archéologique : je dois faire des fouilles pour trouver des choses intéressantes. Ce serait quand même mieux s’il était organisé comme un musée, n’est-ce pas ?

C’est donc sous l’impulsion de ce guide, où Joanne détaille sa méthode pour désencombrer des objets physique, que je me suis décidé à écrire ces quelques conseils pour désencombrer ses données numériques.

Et nous allons voir dans cet article que certaines idées issues du monde physique sont tout autant valables pour les données numériques.

Allez on remonte ses manches, voici la marche à suivre pour y parvenir :

1) Donnez des noms explicites à vos fichiers

Depuis que j’ai lu le livre Getting Things Done, qui conseille de s’acheter une étiqueteuse, j’ai réalisé l’importance d’étiqueter les classeurs, les chemises et autres cahiers. J’utilise même cette technique pour certains objets que je range dans un endroit précis ou dont l’usage n’est pas évident.

Avec les fichiers numériques, l’avantage c’est qu’ils contiennent tous déjà un nom. Mais nous sommes peu nombreux à leur donner un nom réellement explicite. Alors comment trouver le courage de ranger un répertoire rempli de fichiers aux noms aussi évocateurs que "Document1.doc", "bnef06.pdf" ou encore "wlsetup-web.exe" ?

Pour remédier à cela, il est bon de prendre l’habitude de renommer systématiquement les fichiers que vous téléchargez ou que vous créez dont le nom n’est pas satisfaisant. Vous allez voir que le jeu en vaut vraiment la chandelle quand vient le temps de faire un bon ménage de printemps.

2) Datez explicitement vos fichiers

Voilà une autre astuce que j’utilise régulièrement. Il s’agit d’ajouter une date au nom de votre fichier. Ainsi vous savez si le document est tout frais ou s’il est déjà ancien.

Je sais bien que les fichiers contiennent par défaut leur date de création et de dernière mise à jour dans leurs attributs. Mais j’ai tendance à confondre les deux. Et puis suivant les paramètres d’affichage des fichiers, il arrive que ces données soient cachées, ou alors il n’y a que la date de modification qui apparait.

Donc je me suis habitué à accompagner le nom de certains de mes fichiers par une date, en particulier les fichiers texte que j’utilise pour rédiger mes brouillons d’article.

Si en plus vous l’écrivez au format date inversé AAAAMMDD, c’est à dire par exemple 20111228-article-desencombrement-donnees-numeriques.txt (pour un fichier créé le 28 décembre 2011), vous verrez que vos fichiers seront affichés automatiquement par date quand on les trie par nom.

3) Taguez les fichiers qui vous semblent inutiles

Dans le guide de Joanne, il est conseillé de mettre un post-it ou une pastille de couleur sur les objets qui vous semblent inutiles. Puis deux semaines après vous regardez si le post-it est toujours là.

Si vous avez utilisé l’objet pendant ces deux semaines, vous aurez immanquablement retiré le post-it pour vous en servir. C’est donc un très bon moyen de savoir si vous avez utilisé l’objet ou pas. Ainsi vous pouvez plus facilement décider s’il faut vous en séparer ou non.

On pourrait faire la même chose pour les répertoires d’un disque par exemple. Si certains de vos répertoires ne vous semblent pas très utiles, vous ajoutez un petit tiret à la fin du nom suivi d’une date.

Par la suite, si jamais vous avez besoin d’un des fichiers qui se trouve dans ce répertoire vous retirez ce petit tiret.

Après un certain laps de temps, vous faites le bilan : est-ce que le tiret est toujours là ? Si c’est le cas, c’est que vous n’avez pas utilisé les fichiers de ce répertoire. Vous pourrez donc peut-être le supprimer.

4) A jeter, à garder

Pour faire le tri plus facilement, vous pouvez créer deux répertoires : un répertoire "A jeter" et un répertoire "A garder".

Puis pour chaque fichier contenu à l’intérieur, demandez-vous :

  • Est-ce que j’aime ce fichier ? 
    Peut-être a-t-il une valeur sentimentale, comme par exemple des photos de famille.
  • Est-ce que vous avez réellement besoin de ce fichier ?
    Soyez réaliste, vous n’avez sans doute pas besoin de trois outils de capture d’écran différent. De plus, si ce sont des outils gratuits, vous serez toujours en mesure de les télécharger à nouveau au moment voulu.
  • Est-ce que vous utilisez ce fichier ?
    Peut-être que vous n’utilisez pas ce fichier mais que vous en avez besoin dans des cas particulier. Par exemple pour ma part, je garde toujours un outil de récupération de données au cas où mes données devenaient illisibles.

Si la réponse est non dans les trois cas, vous pouvez à coup sûr le déplacer dans le répertoire "A jeter". Si l’une des réponses seulement est non, il se peut que vous deviez y réfléchir à deux fois afin de peser le pour et le contre.

5) Le noyau dur de vos données numériques

Depuis que j’utilise une clé USB pour stocker mes données personnelles les plus importantes et que je synchronise le tout dans le Cloud avec Dropbox, je me suis habitué à isoler le noyau dur des fichiers les plus vitaux que je possède.

Ce sont par exemple les scans de documents administratifs, le fichier crypté qui contient tous mes mots de passe, mes brouillons d’article, mon agenda numérique, mes notes personnelles, etc.

A cause de la capacité limitée de ma clé USB et de mon compte Dropbox, ces données critiques doivent faire au maximum 7 Gigas. Je trouve que cette limite est une bonne manière de se forcer à trier ses données numériques.

Demandez-vous donc ce qui vous manquerait le plus si tous vos disques dur venaient à tomber en panne. Puis créez un nouveau répertoire et glissez-y tout ce qui a le plus de valeur à vos yeux.

Veillez ensuite à instaurer un système de backup régulier des données.

6) Utilisez un logiciel de visualisation de l’espace disque

Si votre but est de faire de la place, comme dans le point précédent, vous pouvez utiliser un logiciel tel que WinDirStat pour localiser les fichiers les plus volumineux.

Celui-ci vous donnera un graphique contenant des petits carrés représentants vos fichiers, qui apparaissent en plus ou moins grand selon la taille qu’ils occupent sur le disque :

windirstat_portable_small

Au passage, notez aussi que la couleur change suivant le type de fichier : audio, vidéo, programme, etc.

Il suffit alors de supprimer les fichiers volumineux voulus pour limiter la taille de votre archive à un niveau convenable.

7) Utilisez des raccourcis

Il arrive parfois que vous ayez besoin d’avoir un fichier dans deux répertoires différents.

Par exemple si vous avez un projet de webdesign, stocké dans le répertoire "projet-webdesign", vous voudrez peut-être y placer le programme d’installation de Photoshop.

Mais comme c’est un programme, vous l’avez aussi mis dans le répertoire "apps" où sont stockées toutes vos applications.

La solution dans ce cas là c’est d’utiliser un raccourci dans votre répertoire "projet-webdesign", qui pointera vers le dossier où est réellement stocké votre programme, c’est à dire le répertoire "apps/photoshop".

Vous éviterez ainsi toute redondance inutile.

Vous voilà donc prêt pour votre grand ménage de printemps.

Bien sûr, vous pouvez le faire en plusieurs fois si vous le souhaitez. Dans ce cas, je vous conseille de vous armer de votre minuteur pour vous donner l’impulsion nécessaire.

Chaque jour, réglez-le à 15 minutes, et faites de ce moment votre nouvelle initiative journalière. Vous viendrez ainsi plus facilement à bout de cette tâche fastidieuse.

Avez-vous l’habitude de pratiquer régulièrement un désencombrement de vos données numériques ? Si c’est le cas, je vous propose de partager vos retours d’expérience dans les commentaires de cet article…

9 commentaires sur l'article “7 astuces pour désencombrer vos données numériques

  1. Joanne Tatham

    Excellents conseils !

    J’utilise déjà les noms de fichiers explicites et les dates, et je garde dans un dossier spécifique synchronisé avec dropbox les documents administratifs et les projets en cours.

    Je procède comme toi pour les dates inversées, c’est vraiment très pratique en particulier pour les photos (je ne renomme pas les fichiers, mais ils sont classés dans des dossiers par mois).

    Aussi, pour les photos (et quelques vidéos) j’archive sur un disque dur ou dvd une ou deux fois par an (il peut me falloir du temps avant de revenir sur une photo pour la retoucher).

    Je ne taggue pas les fichiers potentiellement inutiles, mais je les place dans un dossier spécifique en attendant de décider si je les garde ou non.

    Par contre, le truc auquel je n’avais pas pensé, c’est de créer des raccourcis pour les documents qui peuvent aller dans différents dossier. Merci pour l’astuce 😉

    Bonnes fêtes de fin d’année !

    PS : merci pour la mention de mon guide :)

  2. Alexandre Auteur de l'article

    Merci Joanne, c’est intéressant d’avoir ton avis sur le sujet :)
    C’est vrai que pour les anciens fichiers, on peut créer périodiquement un répertoire d’archivage.
    Par exemple tous les trois mois, on crée un répertoire qui contient tous les vieux fichiers que l’on souhaite garder au cas où. Au moins dans ce cas là, on n’est pas anxieux de perdre quelque chose ! Et ces fichiers ne sont plus en travers de notre chemin. Après il faut avoir assez de place pour se permettre de le faire.

  3. Gino

    Bonjour à vous deux

    Article très intéressant, vous me faites penser que je dois faire un peu de nettoyage aussi mais je me donne une bonne note sur mon classement.

    Je dois jeter un peu plus, je vais donc me créer un répertoire à jeter, que je garderai au cas où. je le garderai sur un autre support pour l’enlever de mon ordi.

    Ton idée des raccourcis est très bonne, j’ai quelques doublons 😉

    Merci pour cet article très précis.

    gino

  4. Romain

    Bonjour Alexandre,

    Connais-tu Zen to Done la version Zen de GTD ? Vu le temps que tu es dans le développement personnel j’imagine que oui. :-)
    Sinon, il est téléchargeable gratuitement ici.
    J’utilise également Dropbox pour tout ce qui concerne la synchronisation des fichiers et pour ne perdre aucune idée, c’est Evernote.

    Voilà pour mes 2 cents 😉

    Romain

  5. Samuel@motivation-au-travail.com

    Bonjour,

    C’est un vrai sujet, le désencombrement des données numériques !

    Il est clair que si on savait mettre à la corbeille les dossiers sans faire de « sentiments » à chaque fois, nos disques durs seraient nettement moins encombrés.

    Petite astuce que je partage : adopter le même système de classement et d’arborescence pour les fichiers numériques et les dossiers physiques. J’ai gagné beaucoup de temps depuis que j’ai adopté cette méthode.

    Bonne année à tous !

    Samuel

  6. Alexandre

    @Gino : bon désencombrement alors !

    @Romain : yes, j’ai même fait deux articles pour résumer Zen to Done (en fait j’ai suivi le parcours de Léo depuis ses débuts). Mais il ne parle pas vraiment de désencombrement de données.

    Evernote je n’aime pas. Trop lourd. Je préfère les solutions de prise de note plus légères. Ca fait 5 ans maintenant que je suis sur Essential PIM. Certes l’outil n’est pas dispo sur les Smartphone. Mais il me convient mieux.

    Cela dit s’ils faisaient une version light et portable (sur clé USB) d’Evernote ou que j’utilisais des smartphone, je changerais peut-être d’avis.

    @Samuel : merci pour cette astuce ! C’est vrai que c’est une bonne idée :)

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  8. samuel

    j’apprécie le fait mettre des noms explicite à nos fichiers.

    Un jour je cherchais un fichier et j’ai mis plus de deux heures à le trouver alors qu’il était important pour moi.

    C’est depuis ce jour que j’avais pris conscience de cette technique.

  9. Patrice Legoux

    Bonjour

    deux liens pour aller dans le sens de cet article et de certains de ses commentaires :

    – Personal Brain, super logiciel de mind mapping (gratuit ou payant suivant fonctionnalités), permet d’inclure, classer et répertorier répertoires et fichiers : http://www.thebrain.com/
    – Pour poursuivre l’idée de l’article ; 28 fiches pratiques pour mettre en place votre système de PKM : http://nouveaumanagementdelinformation.viabloga.com/news/28-fiches-pratiques-pour-mettre-en-place-votre-systeme-de-pkm

    Patrice

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