6 lois à connaître pour mieux organiser son temps de travail

Par | 7 août 2010

Gestion du temps Nous avons beau rédiger nos planning en heures de travail, nous sommes forcés de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. Outre la nature de l’activité, plusieurs facteurs entrent en jeu : le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction.

En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais. Nous passons sans cesse d’une phase de procrastination à une phase de travail dans l’urgence.

Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l’étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail…


1. Loi de Murphy : gardez une marge pour les imprévus

En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : "Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé… :) ).

Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. Elle démontre qu’il faut toujours garder une marge de temps pour les imprévus. Par exemple, lorsqu’on crée un planning, on peut appliquer un coefficient multiplicateur de l’ordre de 50% supplémentaire si c’est une tâche que l’on maîtrise, et de 100% si c’est une tâche nouvelle. Pour les imprévus, prévoir au moins 30% en plus.

2. Loi de Carlson : limitez les interruptions

En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions :

  • fermer la porte de son bureau ou dans le cas d’un open space signaler sa disponibilité par un carton rouge ou vert, ou en mettant des écouteurs
  • mettre son téléphone sur répondeur
  • désactiver le signal sonore signalant l’arrivée des nouveaux emails
  • limiter l’usage de la messagerie instantanée

3. Loi de Pareto : se concentrer sur l’essentiel

L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.

Nous pouvons tirer partie de cette loi de plusieurs manières :

priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.

savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c’est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.

4. Loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Suite à une étude de l’administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus.

5. Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d’un “programme biologique de survie” qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi nous attire vers le bas puisqu’elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

6. Loi d’Illich : prenez des pauses

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment,  ou de s’offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n’est pas à 14h, au moment de la sieste, que l’on sera le plus efficace.

J’espère que vous avez apprécié ce panorama des lois du temps à prendre en compte pour être plus efficace au boulot. N’hésitez pas à en discuter en saisissant un commentaire ci-dessous…

Crédit photo : zoutedrop

35 commentaires sur l'article “6 lois à connaître pour mieux organiser son temps de travail

  1. toto

    une astuce pour travailler optimalement en sequence de 45mn est d utiliser un timer de cuisine qui sonnera au bout de 45mn.

    on peut aussi utiliser un programme sur le pc ou une montre ayant un compte à rebours

    personnellement je suis a la recherche d’un timer de poche vibrant pour utilisation a la bibliotheque.
    Je n’ai trouvé que le motivaider sur internet , mais il est hors de prix.

  2. ProLire

    Merci de rappeler ces lois qui sont d’une grande véracité.
    Les lois de Pareto et Parkinson sont expliquées dans La semaine de 4 heures. La loi de Murphy est la plus connue. Par contre, les deux dernières sont moins connues. Pourtant, le fait de faire des pauses régulièrement et commencer par les tâches les plus difficiles, pour ne pas se laisser distraire par les tâches à faible valeur ajoutée (lire ses e-mails etc…), sont des conseils de base dans la gestion du temps, il me semble.

  3. excelissimo

    Je travaille actuellement sur 2 applications Excel destinées à aider les utilisateurs à mieux gérer leur temps. Elles devraient être opérationnelles d’ici un mois. Pour vous tenir au courant :
    http://trombinoscopefacile.jimdo.com/nouveau/chrono-coach/
    http://twitter.com/ExcelIssimo

    « Chrono Coach » vous aidera à vous fixer des délais pour des programmes d’actions liées à des durées courtes (en secondes, minutes, heures). Il est utile si par exemple, tous les jours vous effectuez la même série de 10 actions. Vous voyez en temps réel toutes les durées liées au déroulement de votre programme et après coup vous pouvez voir toutes les statistiques (écarts entre les durées théoriques et les durées réelles).

    « So what to do » vous aidera à faire sans effort ce que naturellement vous auriez repoussé aux calendes grecques. Vous classez toutes les actions à réaliser par rubriques, vous affectez des coefficients d’importance à chaque rubrique et « So what to do » effectue un tirage au sort pondéré par vos coefficients de l’action que vous avez à réaliser maintenant. Ça paraît absurde dit comme ça mais dans la pratique ça augmente la productivité et ça permet de faire sauter les blocages par rapport à des taches que vous n’avez pas envie de faire « tout de suite ».

  4. Olivier - EtreMeilleur

    Bravo Alexandre pour cet article.
    J’apprécie ton effort de synthèse sur ces lois et leur origine.
    Je mettrai un bémol à la 5ème loi de M.Laborit. Je penserais plutôt qu’il vaut mieux commencer par la tâche la plus importante.

    Olivier

  5. Pingback: 6 lois à connaître pour mieux organiser son temps de travail « Le blog de Jean François Legat

  6. Mestizaje

    Merci pour cet article qui tombe à point nommé en ce qui me concerne : je viens de commencer mon premier emploi et j’ai à la fois une grande autonomie et une mission très (trop!) conceptuelle… Résultat : mon esprit a tendance à divaguer et mon navigateur internet est mon meilleur ami !
    Je suis assez d’accord avec la loi de Parkinson selon laquelle le travail se dilate selon le temps disponible. Problème : j’ai beau me fixer des délais, je sais que je peux les dépasser sans problème, et du coup, je les dépasse…
    Il me reste du boulot je crois !

  7. Row

    Loi 6 est à proscrire pour les carriéristes. Amis aux dents longues, ce qu’on vous demande, ce n’est pas d’être productif mais d’avoir l’air occupé.

    La loi 1 est à nuancer : le problème, ce n’est pas seulement que « quelque chose va mal tourner, tôt ou tard ». Le problème est plutôt que nous sommes souvent trop optimistes

    Excellente sélection. Si on pouvait la faire tourner dans la plupart des boites françaises ^_^

  8. remy66

    Voici un article complémentaire (en anglais) :
    http://bit.ly/8YerTA
    – Respecter son propre temps
    – Planifier la lecture de ses emails
    – Pas de meeting ou appel sans objectif
    – Obliger les personnes à en venir au fait
    – mettre de coté son téléphone
    – Ecouter son horloge interne
    – mettre un minuteur
    – dire non
    – couper les conversations peu intéressantes
    – Ne faire que ce qui est important
    – avoir une vie en dehors du travail
    Bon article également

  9. Mohamed Semeunacte

    Perso la loi de Pareto est celle à laquelle je me réfère le plus dans ma vie mais je dois bien avouer que celle qui me donne le plus d’impact immédiat dans ma vie c’est « faire le plus difficile en premier » c’est vraiment comme cela que j’arrive à avancer dans ma journée.

    Merci Alexandre pour ces rappels importants :-)

  10. Maxime

    Un bon récapitulatif. Un peu ennuyeux de s’y tenir, mais il faut penser aux bénéfices qu’on peut en dégager, tout le temps libre dégagée par une productivité plus importante.
    La loi de Murphy est malheureusement un enfer qui devient très souvent réalité. Tout fini par foirer, il y a toujours des retards sur chaque prévision… Jusqu’à ce que l’expérience nous amène à prévoir ces aléas.

  11. Alexandre Auteur de l'article

    Merci à tous pour vos nombreux commentaires!

    @toto : oui effectivement, les anglophones appellent cela le time boxing. Et une méthode a même été écrit là dessus sur le site http://www.pomodorotechnique.com/

    @Prolire : très juste, Tim Ferriss en parle largement dans la première partie de son livre, dans la phase d’Elimination.

    @Olivier : si tu préfère, on pourrait dire la tâche importante la plus pénible alors :)

    @Jimmy Braun : merci pour la vidéo, je regarde ça qd j’ai un moment

    @remy66 : merci!

    @Oelita : en effet cet article reprends une liste de lois qui a déjà été publiée sur d’autres blogs. Je l’ai simplement reformulée à ma sauce pour mieux m’en imprégnier. J’aurais pu citer les sources mais il y en a tellement que je ne sais pas qui a réellement commencé :)

    @Mestizaje : eh oui, dur dur de se discipliner, pense à te créer une bonne structure de travail capable de te mener dans la bonne direction

    @Row : ah tu veux donc dire prendre des pauses sans en avoir l’air. Je pense qu’on est beaucoup à le faire en vérité :)

    @remy66 : merci pour le complément

    @Mohamed : en effet la loi du moindre effort est très importante, il y a même un livre qui a été écrit là dessus : the path of least resistance. Il faut que je me le procure d’ailleurs.

    @Maxime : Eh oui la loi de Murphy est dure mais pas forcément implacable. Pour limiter son impact, il suffit de bien se préparer et de tester au maximum ce que l’on doit livrer.

  12. Grégory

    Peut être qu’une liste équivalente a déjà été écrite quelque part, mais celle-ci est de très bonne facture. Et une piqure de rappel de temps en temps ne fait pas de mal.

    Merci Alexandre.

    Pour éviter de les oublier (dans le feu de l’action, c’est tellement facile), j’ai conçu ma propre petite fiche cartonnée avec ces quelques lois et quelques autre « bonnes pratiques ». Je la relis TRES régulièrement.

    Ma piqure de rappel à moi.

  13. Pingback: L’insolite du dimanche pour ceux qui s’ennuient | La simple agence - le blog

  14. vi

    article à graver dans du marbre (mais à la prochaine pause dej)

    toto > j’ai des potes qui ont développé une appli iphone qui fait timer de cuisine, ptet qu’il vibre (ça s’appelle time to cook)

  15. Pingback: Tous les racourcis pour atteindre plus rapidement vos objectifs

  16. histoire érotique

    Merci pour cet article… Je vais essayer de m’y mettre parce que je crois que c’est mon plus gros défaut, incapable de me concentrer sur une tache sans laisser mon esprit s’évader.

  17. Echostechno

    Très bonne sélection « pense bête » mais je prioriserai plutôt de faire les tâches les plus importantes avant d’attaquer celles qui sont de moindre importance. Une hiérarchisation des tâches par priorité puis par difficulté serait à mon avis plus judicieux.

  18. akouloua stephane

    j’ai beaucoup apprécie cet article, je suis sur que sa va beaucoup m’aider dans mon organisation de travaille, je suis en première année dans la filière pétrole et mines, merci a la rédaction

  19. Jeremy Goldyn

    Bonjour Alexandre 😉

    Quel article intéressant. Avoir repris un résumé des différentes méthodologies pour mieux gérer son temps est vraiment une bonne idée.

    Je pense que l’un des conseils les plus importants est de rester focalisé sur ce qu’on fait et d’avoir un plan (aussi basique soit-il) pour accomplir logiquement les tâches qu’on s’impose. Pas besoin de tout faire en même temps,d’ailleurs c’est juste impossible. Mais avoir un plan qui permet de réaliser les tâches dans un ordre qui fera avancer notre projet (la notion de projet est aux ans large, ça peut être quelque chose de tout petit).

    J’ai récemment écrit un article sur la gestion du temps car je me suis retrouvé moi-même bloqué. Dans cet article j’explique les solutions que j’ai mise en place pour mieux gérer mon temps : http://www.roadtoentrepreneur.com/organisation-temps

    Ce n’est pas encore parfait mais disons que c’est beaucoup mieux 😉

    Merci Tim ferris de la semaine de 4 heures et David Allen pour GTD 😉

    Jérémy,

  20. Ghislain Viens

    Merci je commence apliquer les 6 lois, aussi avez vous un système implanter qualité de produit avant livraison du produit final.

    Ghislain

  21. Samia

    Merci pour cet article très intéressant et complet. Pour ma part, j’utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour gérer et organiser mon temps Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu se fait automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants avec une mise en forme professionnelle. Le gain de temps est considérable
    Je recommande Beesy à tous ceux qui organise ou participe souvent à des réunions de travail.
    http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

  22. Anne A Mes Amours

    L’un des articles les plus intéressants que j’ai lu sur le sujet. Merci pour ce partage !

    J’aurais simplement une petite remarque à propos des lois 1 (garder une marge pour les imprévus) et 4 (fixez-vous des délais), sur la difficulté à évaluer les temps nécessaires pour accomplir les tâches.

    Par ailleurs, j’ai opté pour la To Do List informatique, mais pour l’instant je n’ai pas le sentiment qu’elle me soulage, il faut d’abord que je m’habitue à ce nouvel outil.

    Bonne continuation, Anne

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  24. Pingback: Gérer son temps

  25. Samantha

    Oui, être bien organisé permet d’être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité.

  26. Manucyan

    Bonjour,
    C’est un bel article merci de l’avoir partagé.

    La loi de Murphy est évident aux grandes entreprises qui vont par exemple avoir 2/3 accident « rares » par semaine, et également pour ceux qui travaillent dans les assurances.

    Pour bien utiliser la loi de Pareto, il faut aussi avoir un sacré cran : travailler le « 20% », et tronquer et dire « ça suffit, le reste viendra naturellement », certains chefs le font bien mais il faut s’y connaître dans le domaine qu’on travaille.

    Je ne suis pas entièrement d’accord avec la loi de Laborit, au contraire lorsque je fais quelque chose, je commence toujours pas le plus facile, le plus neuneu et évident, car si je commence par le plus difficile, alors j’aurai une grande chance de perdre mon temps et échouer, et m’énerver, et détester le truc.
    Le problème viens par exemple quand on va repasser une habit difficile, la règle demande qu’on repasse d’abord les endroits difficiles (comme les manches, la poitrine) et après les endroits faciles (comme le dos), parce ce que si on commence par le dos, en repassant les endroit difficiles on va refaire des plus sur le dos, et on perd alors du temps.
    Mais il y a beaucoup de domaines où commencer par le facile ou le difficile n’influence rien, et dans ce cas il est préférable selon-moi de commencer par le facile car au moins on a rapidement un résultat à présenter.

    Enfin, la loi d’Ilich, certains disent que Dieu en imposant un jour de repos sur 7 voudrait nous faire comprendre cette loi.

    Merci encore et bonne continuation.

  27. Jean

    Merci pour cet article avec ces 6 lois que je ne connaissais pas. Un autre outil gratuit pour s’aider à mieux organiser ses tâches : http://onliste.com

    Bonne continuation

  28. Vincent du blog Email et Performance

    Bonjour Alexandre,

    C’est tellement vrai !

    On peut aussi compléter ces 6 lois du temps avec la LOI des CYCLE pour ce qu’on fait de notre temps.

    En résumé, les 3 étapes de n’importe quel cycle sont le début, le déroulement et la fin.

    Pour plus de détail, je m’étais d’ailleurs amusé à écrire un truc la dessus sur mon premier blog http://email-facile.blogspot.fr/2014/04/la-loi-des-cycles-vs-gestion-des-mails.html

    Et effectivement, je te rejoint entièrement car bien connaître ces lois et savoir les utiliser permet de décupler ce que l’on devient capable de faire dans n’importe quel domaine !

    J’ai hâte de recevoir ton prochain mail 😉 pour en apprendre encore un peu plus !

    @ toute,
    Vincent

  29. hussein

    ce que vous nous montrez , monsieur Alexander , ce sont des spots necessaires a rappler
    merci beaucoup

  30. Marielle

    Bonjour Alexandre !

    Merci beaucoup pour cet article. En effet bien gérer son temps c’est important pour réaliser des projets et se sentir bien dans sa peau.
    Plus on est efficace et mieux on se sent.
    Je ne connaissais pas toutes ses lois.
    C’est bon à savoir. Notamment le fait de faire une pause toutes les 45 minutes. Je vais le mettre en application.

    Merci

  31. Ludivine

    Merci Alexandre pour cet article.

    En atelier sur le développement personnel, nous avions vu qu’il y avait 7 lois générales dans l’organisation :
    1) Loi de Parkinson : « Une tâche nécessite toujours tout le temps dont on dispose pour l’effectuer »
    2) Loi de Pareto : « L’essentiel prend 20 % du temps, de l’espace… , l’accessoire 80 % »
    3) Loi de Murphy : influence de la pensée négative
    4) Loi d’Illich : « Au delà du seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace » -> concentration optimale
    5) Loi de Carlson : « Faire un travail en continu prend moins de temps qu’en plusieurs fois »
    6) Loi de l’Ecclésiaste : « Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose ! »
    7) Loi de Douglas : « Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur rangement »

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