6 lois à connaître pour mieux organiser son temps de travail

7 août, 2010 méthode GTD, productivité, S'organiser

Nous avons beau rédiger nos planning en heures de travail, nous sommes forcés de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. Outre la nature de l’activité, plusieurs facteurs entrent en jeu : le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction.

En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais. Nous passons sans cesse d’une phase de procrastination à une phase de travail dans l’urgence.

Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l’étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail…

1. Loi de Murphy : gardez une marge pour les imprévus

En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : "Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé… ).

Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. Elle démontre qu’il faut toujours garder une marge de temps pour les imprévus. Par exemple, lorsqu’on crée un planning, on peut appliquer un coefficient multiplicateur de l’ordre de 50% supplémentaire si c’est une tâche que l’on maîtrise, et de 100% si c’est une tâche nouvelle. Pour les imprévus, prévoir au moins 30% en plus.

2. Loi de Carlson : limitez les interruptions

En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions :

fermer la porte de son bureau ou dans le cas d’un open space signaler sa disponibilité par un carton rouge ou vert, ou en mettant des écouteurs
mettre son téléphone sur répondeur
désactiver le signal sonore signalant l’arrivée des nouveaux emails
limiter l’usage de la messagerie instantanée

3. Loi de Pareto : se concentrer sur l’essentiel

L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.

Nous pouvons tirer partie de cette loi de plusieurs manières :

- priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.

- savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c’est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.

4. Loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Suite à une étude de l’administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus.

5. Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d’un “programme biologique de survie” qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi nous attire vers le bas puisqu’elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

6. Loi d’Illich : prenez des pauses

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment, ou de s’offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n’est pas à 14h, au moment de la sieste, que l’on sera le plus efficace.

J’espère que vous avez apprécié ce panorama des lois du temps à prendre en compte pour être plus efficace au boulot. N’hésitez pas à en discuter en saisissant un commentaire ci-dessous…

Crédit photo : zoutedrop

Mots-clefs :gestion de projet, gestion du temps, méthode GTD, procrastination, tâches

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19 commentaires »

toto said,

Wrote on août 8, 2010 @ 4:57

une astuce pour travailler optimalement en sequence de 45mn est d utiliser un timer de cuisine qui sonnera au bout de 45mn.

on peut aussi utiliser un programme sur le pc ou une montre ayant un compte à rebours

personnellement je suis a la recherche d’un timer de poche vibrant pour utilisation a la bibliotheque.
Je n’ai trouvé que le motivaider sur internet , mais il est hors de prix.
ProLire said,

Wrote on août 8, 2010 @ 10:21

Merci de rappeler ces lois qui sont d’une grande véracité.
Les lois de Pareto et Parkinson sont expliquées dans La semaine de 4 heures. La loi de Murphy est la plus connue. Par contre, les deux dernières sont moins connues. Pourtant, le fait de faire des pauses régulièrement et commencer par les tâches les plus difficiles, pour ne pas se laisser distraire par les tâches à faible valeur ajoutée (lire ses e-mails etc…), sont des conseils de base dans la gestion du temps, il me semble.
excelissimo said,

Wrote on août 8, 2010 @ 12:00

Je travaille actuellement sur 2 applications Excel destinées à aider les utilisateurs à mieux gérer leur temps. Elles devraient être opérationnelles d’ici un mois. Pour vous tenir au courant :
http://trombinoscopefacile.jimdo.com/nouveau/chrono-coach/
http://twitter.com/ExcelIssimo

« Chrono Coach » vous aidera à vous fixer des délais pour des programmes d’actions liées à des durées courtes (en secondes, minutes, heures). Il est utile si par exemple, tous les jours vous effectuez la même série de 10 actions. Vous voyez en temps réel toutes les durées liées au déroulement de votre programme et après coup vous pouvez voir toutes les statistiques (écarts entre les durées théoriques et les durées réelles).

« So what to do » vous aidera à faire sans effort ce que naturellement vous auriez repoussé aux calendes grecques. Vous classez toutes les actions à réaliser par rubriques, vous affectez des coefficients d’importance à chaque rubrique et « So what to do » effectue un tirage au sort pondéré par vos coefficients de l’action que vous avez à réaliser maintenant. Ça paraît absurde dit comme ça mais dans la pratique ça augmente la productivité et ça permet de faire sauter les blocages par rapport à des taches que vous n’avez pas envie de faire « tout de suite ».
Olivier - EtreMeilleur said,

Wrote on août 8, 2010 @ 22:38

Bravo Argancel pour cet article.
J’apprécie ton effort de synthèse sur ces lois et leur origine.
Je mettrai un bémol à la 5ème loi de M.Laborit. Je penserais plutôt qu’il vaut mieux commencer par la tâche la plus importante.

Olivier
Jimmy Braun said,

Wrote on août 9, 2010 @ 3:41

Très intéressant cet article et tellement nécessaire à remémorer, même lorsqu’on sait… ou croit savoir… gérer son temps. Une courte vidéo avec quelques points en complément http://www.dailymotion.com/video/x78o07_organisation-du-travail-un-chantier_lifestyle comme la confusion entre « manager » et « ingénieur »…
remy66 said,

Wrote on août 9, 2010 @ 10:34

Bonne synthèse, merci Argancel.
Oelita said,

Wrote on août 9, 2010 @ 10:49

Cet article me semble largement inspiré par celui-ci, non ? http://damiencolmant.wordpress.com/2009/01/06/les-6-lois-du-temps-pour-etre-plus-efficace/
Mestizaje said,

Wrote on août 9, 2010 @ 13:58

Merci pour cet article qui tombe à point nommé en ce qui me concerne : je viens de commencer mon premier emploi et j’ai à la fois une grande autonomie et une mission très (trop!) conceptuelle… Résultat : mon esprit a tendance à divaguer et mon navigateur internet est mon meilleur ami !
Je suis assez d’accord avec la loi de Parkinson selon laquelle le travail se dilate selon le temps disponible. Problème : j’ai beau me fixer des délais, je sais que je peux les dépasser sans problème, et du coup, je les dépasse…
Il me reste du boulot je crois !
Row said,

Wrote on août 9, 2010 @ 16:12

Loi 6 est à proscrire pour les carriéristes. Amis aux dents longues, ce qu’on vous demande, ce n’est pas d’être productif mais d’avoir l’air occupé.

La loi 1 est à nuancer : le problème, ce n’est pas seulement que « quelque chose va mal tourner, tôt ou tard ». Le problème est plutôt que nous sommes souvent trop optimistes

Excellente sélection. Si on pouvait la faire tourner dans la plupart des boites françaises ^_^
remy66 said,

Wrote on août 9, 2010 @ 16:14

Voici un article complémentaire (en anglais) :
http://bit.ly/8YerTA
- Respecter son propre temps
- Planifier la lecture de ses emails
- Pas de meeting ou appel sans objectif
- Obliger les personnes à en venir au fait
- mettre de coté son téléphone
- Ecouter son horloge interne
- mettre un minuteur
- dire non
- couper les conversations peu intéressantes
- Ne faire que ce qui est important
- avoir une vie en dehors du travail
Bon article également
Mohamed Semeunacte said,

Wrote on août 9, 2010 @ 19:16

Perso la loi de Pareto est celle à laquelle je me réfère le plus dans ma vie mais je dois bien avouer que celle qui me donne le plus d’impact immédiat dans ma vie c’est « faire le plus difficile en premier » c’est vraiment comme cela que j’arrive à avancer dans ma journée.

Merci Argancel pour ces rappels importants
Maxime said,

Wrote on août 10, 2010 @ 11:28

Un bon récapitulatif. Un peu ennuyeux de s’y tenir, mais il faut penser aux bénéfices qu’on peut en dégager, tout le temps libre dégagée par une productivité plus importante.
La loi de Murphy est malheureusement un enfer qui devient très souvent réalité. Tout fini par foirer, il y a toujours des retards sur chaque prévision… Jusqu’à ce que l’expérience nous amène à prévoir ces aléas.
Argancel said,

Wrote on août 10, 2010 @ 12:07

Merci à tous pour vos nombreux commentaires!

@toto : oui effectivement, les anglophones appellent cela le time boxing. Et une méthode a même été écrit là dessus sur le site http://www.pomodorotechnique.com/

@Prolire : très juste, Tim Ferriss en parle largement dans la première partie de son livre, dans la phase d’Elimination.

@Olivier : si tu préfère, on pourrait dire la tâche importante la plus pénible alors

@Jimmy Braun : merci pour la vidéo, je regarde ça qd j’ai un moment

@remy66 : merci!

@Oelita : en effet cet article reprends une liste de lois qui a déjà été publiée sur d’autres blogs. Je l’ai simplement reformulée à ma sauce pour mieux m’en imprégnier. J’aurais pu citer les sources mais il y en a tellement que je ne sais pas qui a réellement commencé

@Mestizaje : eh oui, dur dur de se discipliner, pense à te créer une bonne structure de travail capable de te mener dans la bonne direction

@Row : ah tu veux donc dire prendre des pauses sans en avoir l’air. Je pense qu’on est beaucoup à le faire en vérité

@remy66 : merci pour le complément

@Mohamed : en effet la loi du moindre effort est très importante, il y a même un livre qui a été écrit là dessus : the path of least resistance. Il faut que je me le procure d’ailleurs.

@Maxime : Eh oui la loi de Murphy est dure mais pas forcément implacable. Pour limiter son impact, il suffit de bien se préparer et de tester au maximum ce que l’on doit livrer.
Grégory said,

Wrote on août 11, 2010 @ 16:34

Peut être qu’une liste équivalente a déjà été écrite quelque part, mais celle-ci est de très bonne facture. Et une piqure de rappel de temps en temps ne fait pas de mal.

Merci Argancel.

Pour éviter de les oublier (dans le feu de l’action, c’est tellement facile), j’ai conçu ma propre petite fiche cartonnée avec ces quelques lois et quelques autre « bonnes pratiques ». Je la relis TRES régulièrement.

Ma piqure de rappel à moi.
vi said,

Wrote on septembre 3, 2010 @ 23:24

article à graver dans du marbre (mais à la prochaine pause dej)

toto > j’ai des potes qui ont développé une appli iphone qui fait timer de cuisine, ptet qu’il vibre (ça s’appelle time to cook)
histoire érotique said,

Wrote on décembre 21, 2010 @ 20:42

Merci pour cet article… Je vais essayer de m’y mettre parce que je crois que c’est mon plus gros défaut, incapable de me concentrer sur une tache sans laisser mon esprit s’évader.
Echostechno said,

Wrote on janvier 10, 2011 @ 16:03

Très bonne sélection « pense bête » mais je prioriserai plutôt de faire les tâches les plus importantes avant d’attaquer celles qui sont de moindre importance. Une hiérarchisation des tâches par priorité puis par difficulté serait à mon avis plus judicieux.
akouloua stephane said,

Wrote on décembre 7, 2011 @ 13:53

j’ai beaucoup apprécie cet article, je suis sur que sa va beaucoup m’aider dans mon organisation de travaille, je suis en première année dans la filière pétrole et mines, merci a la rédaction
Damien Colmant said,

Wrote on mars 23, 2012 @ 23:52

Je me permet de lister vos sources puisque vous ne le faites pas:

Source = http://damiencolmant.wordpress.com/2009/01/06/les-6-lois-du-temps-pour-etre-plus-efficace/